Журнал кассира операциониста как исправить ошибку

При продажах товаров (работ, услуг) за наличный расчет организации и предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику . Данные о поступившей выручке фиксируются в журнале кассира-операциониста. При заполнении журнала возникает немало вопросов. Отвечаем на наиболее актуальные из них.

Журнал нужно зарегистрировать в налоговой инспекции

(?) Мы впервые завели журнал кассира-операциониста. Подскажите, как правильно его оформить и нужно ли его регистрировать в инспекции? М.А. Кремнева, г. Астрахань

Ответ

Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4)  перед началом использования нужно обязательно зарегистрировать в налоговой инспекции, причем еще до того, как в него будет внесена первая запись. Перед тем как нести его на регистрацию, пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его. На последней странице сделайте запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов», заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера . Помимо самого журнала, с вас могут потребовать и другие документы. Причем тут у каждой инспекции свои требования, поэтому лучше заранее уточните в своей инспекции, что ей будет нужно. Чаще всего просят представить:

— заявление, подписанное руководителем организации (или индивидуальным предпринимателем), с просьбой о регистрации нового журнала;

— доверенность, если документы в инспекцию будут представляться не руководителем (или не самим предпринимателем);

— карточку регистрации ККТ;

— старый журнал кассира-операциониста, взамен которого вы регистрируете новый.

В большинстве инспекций процедура регистрации проходит достаточно быстро, инспекторы заверяют журнал в тот же день.

Предпринимателям безопаснее вести журнал кассира-операциониста

(?) Я — предприниматель, наемных работников у меня нет. Нужно ли мне вести журнал кассира-операциониста? Ведь как-то странно: я сам его заполняю, сам заверяю, сам себя контролирую. Зачем мне эта лишняя работа? А.Ю. Кромкин, г. Омск

Ответ

Журнал кассира-операциониста — это первичный учетный документ по бухгалтерскому учету денежных средств. И если посмотреть, кто обязан его вести, то выяснится, что это только юридические лица . То есть на предпринимателей не распространяется обязанность иметь и заполнять такой журнал. Это неоднократно подтверждали и суды в ситуации, когда налоговики пытались оштрафовать предпринимателя за отсутствие журнала или его незаполнение .  

Вместе с тем известны случаи, когда суд придерживался иной точки зрения, согласно которой никаких исключений для предпринимателей в отношении ведения журнала нет . Так что лучше не дразнить налоговиков и журнал заполнять.

Журнал ведется до тех пор, пока он не закончится

(?) В нашей компании наличные расчеты — дело нечастое. Имеющийся журнал ведется у нас уже давно — с 2008 г. Может, уже пора завести новый? Е.А. Брыксина, г. Орел

Ответ

Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении прежнего . И не нужно заводить отдельный журнал на каждый календарный год. Однако иногда от этого правила можно и отступить. Но только, как говорится, по показаниям. Например, при сильной изношенности журнала или его повреждении.

На несколько ККТ можно иметь один журнал

(?) У нас небольшой магазинчик, имеющий несколько отделов, в каждом из которых установлен свой кассовый аппарат. Скажите, можем ли мы вести один журнал и регистрировать в нем данные всех машин? И.Ю. Сухорук, г. Пермь

Ответ

Да, вести один журнал кассира-операциониста при использовании нескольких кассовых аппаратов можно . В таком случае записи в него вы должны вносить в порядке нумерации всех касс (N 1, 2, 3 и т.д.) с указанием заводского номера кассовой машины. Если в отдельные дни работали не все кассы, то записи в журнале тем не менее делаются по всем кассовым аппаратам. При этом показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т.п.) и заверяются подписью представителя администрации предприятия.

Ответственности за неправильное ведение журнала нет

(?) Я недавно устроилась на работу главным бухгалтером в новую организацию. Стала принимать дела и увидела, что журнал кассира-операциониста там ведется кое-как. Заполнялись не все графы, а иногда и вовсе данные за несколько дней не вносились. Чтобы привести его в нормальное состояние, придется потратить уйму времени. Скажите, если все оставить как есть, то чем это чревато? Л.С. Санкина, Вологодская обл.

Ответ

Ответственности за само по себе неправильное ведение журнала кассира-операциониста нет. Но только если это не повлияло на оприходование выручки. Если в кассовой книге и в бухучете выручка отражена своевременно и в правильной сумме, то оштрафовать ни организацию, ни ее должностных лиц нельзя . А вот если выручка не оприходована надлежащим образом, то сумма штрафа может составить для организации от 40 000 до 50 000 руб., а для руководителя — от 4000 до 5000 руб.  Но этот штраф смогут взыскать, только если с момента неоприходования выручки еще не прошло 2 месяца .

В журнале фиксируется только выручка

(?) В связи с нехваткой средств на оплату текущих расходов учредитель предоставил заем. Деньги вносятся наличными в кассу. Нужно ли эту сумму отражать в журнале кассира-операциониста? Е.А. Брыксина, г. Орел

Ответ

В журнале кассира-операциониста отражаются только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. При получении займов контрольно-кассовая техника не применяется, чек не пробивается . На такие суммы оформляется приходный кассовый ордер (форма N КО-1) . А раз кассовый аппарат не применяется, то и в журнале кассира-операциониста такие поступления не отражаются.

При круглосуточной торговле журнал заполняют по окончании смены

(?) Наш магазин работает круглосуточно. Смены длятся по 12 часов (с 9 утра до 9 вечера и с 9 вечера до 9 утра). Скажите, каким днем нужно приходовать выручку за ночную смену, фактически приходящуюся на 2 дня? И.Ю. Сухорук, г. Пермь

Ответ

Z-отчет кассир снимает после окончания рабочей смены . При этом рабочая смена работы на ККТ может не совпадать с календарными сутками (как в вашем случае). Тогда, несмотря на то что часть выручки по ночной смене фактически поступила в операционную кассу вчера, все записи, связанные с поступлением денег (отражение в журнале кассира-операциониста, в кассовой книге и на счетах бухгалтерского учета), нужно делать сегодня — датой окончания смены . 

Не снятый вовремя Z-отчет — не повод учитывать выручку позже

(?) В конце рабочего дня кассир нашей организации забыл снять Z-отчет. Что делать в такой ситуации и как лучше все исправить? И.В. Клеменцова, г. Новгород

Ответ

Тот факт, что Z-отчет не был снят после окончания рабочей смены, конечно, является нарушением , однако ответственности за это нет. А вот за несвоевременное оприходование выручки компанию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб.  Чтобы избежать этого, вам необходимо отразить выручку в учете правильной датой. Для этого первое, что вам нужно сделать, — снять Z-отчет. Если новая смена еще не открыта (выручка текущего дня еще не поступала в кассу), то все просто. На основании этого отчета вы отразите выручку в журнале кассира-операциониста и в учете, но сделать это нужно не датой «запоздалого» Z-отчета, а днем, когда она получена.

Если же отсутствие Z-отчета вы обнаружили уже после открытия новой смены, то тут несколько сложнее. Придется вычислять выручку прошлого дня по контрольной ленте.

Примечание. О привлечении к административной ответственности при несвоевременном оприходовании выручки читайте в ГК, 2009, N 20, с. 75.

Если касса не открывалась, то в журнале ничего не пишут

(?) В нашей компании, занимающейся оптовой торговлей, расчеты за товар, как правило, проводятся по безналу. Но иногда мы принимаем и наличные. Скажите, нужно ли делать запись в журнале кассира-операциониста, если наличная выручка в кассу за день не поступала? Г.А. Туркин, г. Ханты-Мансийск

Ответ

С одной стороны, записи в журнале кассира-операциониста ведутся ежедневно . Это вроде бы обязывает заполнять журнал даже по выходным и по праздничным дням. С другой стороны, основанием для внесения записи в этот журнал является Z-отчет, снимать который нужно после окончания рабочего дня (смены) . Соответственно, за те дни, когда смена по кассе не открывалась, Z-отчет будет отсутствовать, а раз так, то и журнал кассира-операциониста заполняться не будет. Вывод: запись в журнал должна заноситься каждый раз, когда открывалась смена по кассе (даже если наличные деньги в кассу за день и не поступили).

Отметим, что на одних моделях ККТ смена открывается автоматически при включении питания, на других для этого нужно выполнить определенные процедуры (например, пробить первый, «нулевой», чек).

В вашем случае, когда поступление наличной выручки в кассу происходит не постоянно, а лишь от случая к случаю, можно поступить следующим образом. Приказом установите, что в связи с минимальным объемом продаж за наличный расчет смена на кассовом аппарате открывается при получении первой наличной выручки за день. Тогда вам не придется ежедневно вносить в журнал «нулевую» информацию.

В журнале отражаются только возвраты наличных денег в день покупки

(?) Покупатель расплатился кредитной картой, но в тот же день вернул товар. Скажите, нужно ли отражать такой возврат в журнале? И если нужно, то как? И.В. Клеменцова, г. Новгород

Ответ

Сразу напомним, что вернуть деньги в такой ситуации наличными вы не можете — сумму необходимо перечислить покупателю в безналичном порядке на его карту . В журнале кассира-операциониста такие возвраты не отражаются. В графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» заносятся только те возвраты, которые, во-первых, сделаны в день покупки, а во-вторых — в наличной форме, то есть когда деньги возвращаются покупателю из ящика кассового аппарата .

Секционные продажи можно отражать по-разному

(?) Скажите, как правильно заносить в журнал продажи, пробитые по кассе по разным секциям, — единой суммой или по каждой секции отдельно? М.А. Кремнева, г. Астрахань

Ответ

Здесь все зависит от того, по какой причине вы делили продажи по секциям. Если это связано с какими-то организационными моментами (например, у вас одна касса, но в магазине несколько отделов), тогда в журнале кассира-операциониста вы можете делать запись на общую сумму выручки одной строкой. Если деление продаж по секциям связано с необходимостью соответствующего разделения выручки в учете (например, при продажах, облагаемых по различным ставкам НДС, или при применении разных режимов налогообложения), обороты по каждой секции лучше отражать отдельно. Тогда в дальнейшем у вас не возникнет трудностей с ведением раздельного учета.

Журнал исправляют так же, как первичку

(?) При заполнении журнала кассира-операциониста мы допустили ошибку. У нас две секции, но, делая разноску по отделам, мы дважды занесли в журнал данные по секции N 1. Подскажите, как нам исправить ситуацию? Е.Г. Гилязова, г. Подольск

Ответ

Достаточно просто. Но, как и при исправлении любого другого первичного документа, здесь необходимо соблюсти определенные правила. При корректировке нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная надпись зачеркивается одной чертой, причем таким образом, чтобы исправленное можно было прочитать. Рядом делается отметка «исправлено» с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера .

——————————-

п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 (далее — Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации)

Постановления ФАС ПО от 17.02.2009 N А55-16939/2008, от 16.01.2009 N А55-9928/2008, от 22.02.2007 N А65-19248/06-СА3-36; ФАС СКО от 31.08.2006 N Ф08-3853/2006-1651А

Постановления ФАС ДВО от 06.09.2007 N Ф03-А51/07-2/3500, от 13.09.06 N Ф03-А73/06-2/2800

Письмо ФНС России от 12.04.2006 N 06-9-10/126@

п. 3.6 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.93 N 104 (далее — Типовые правила)

Постановления ФАС ЗСО от 08.07.2008 N Ф04-4164/2008(7761-А75-32); ФАС ВСО от 18.02.2009 N А19-11731/08-39-Ф02-273/09

ст. 15.1 КоАП РФ

ст. 4.5 КоАП РФ

п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ

утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88

п. 6.1 Типовых правил

Постановление ФАС УО от 22.12.2009 N Ф09-10179/09-С3

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации

п. 6.1 Типовых правил

п. 3 Официального разъяснения ЦБ РФ от 28.09.2009 N 34-ОР; Письмо УФНС России по г. Москве от 15.09.2008 N 22-12/087134

п. 4.2 Типовых правил

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации; п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.83 N 105; п. 3.6 Типовых правил 

Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» N 18, 2010

Главная → Статьи → Ошибка кассира-операциониста при применении онлайн-кассы: как исправить

Ошибка кассира-операциониста при применении онлайн-кассы: как исправить

Каков порядок исправления ошибки кассира-операциониста при применении онлайн-касс? Можно ли использовать форму акта КМ-3 с приложением объяснения сотрудника и ошибочно пробитого чека, или же необходимо провести возврат денежных средств по контрольно-кассовой машине?

С момента перехода на использование онлайн-касс применение унифицированных форм первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132, не требуется (письма Минфина России от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, письма ФНС России от 03.04.2017 № ЕД-4-20/6181@, от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@).

В соответствии с п.п. 1, 2 ст. 1.2, п. 6 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” (далее – Закон № 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (ККТ) применяется при осуществлении всех упомянутых в данном законе видов расчетов (за отдельными исключениями). В частности, как следует из абзаца восемнадцатого п. 2 ст. 1.1, п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ, ККТ применяется в обязательном порядке при возврате денежных средств покупателю.

Отметим, что на сегодняшний день финансовое ведомство фактически не разделяет возврат средств клиенту в день их уплаты или в последующие дни (смотрите письмо Минфина России от 24.05.2017 № 03-01-15/31944). Следовательно, с переходом к применению онлайн-касс возврат денежных средств покупателю вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента поступления денежных средств, в любом случае должен осуществляться с одновременным пробитием кассового чека.

Реквизиты кассового чека определены в п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ, а также в приказе ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@, утвердившем дополнительные реквизиты фискальных документов и форматы фискальных документов, обязательные к использованию.

К обязательным реквизитам фискального документа относится “Признак расчета”, который может принимать одно из значений (п. 30 форматов фискальных документов, утверждённых указанным Приказом, п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ):
“1” – получение средств от покупателя (клиента) – приход;
“2” – возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, – возврат прихода;
“3” – выдача средств покупателю (клиенту) – расход;
“4” – получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, – возврат расхода.

В письмах Минфина России от 24.05.2017 № 03-01-15/31944, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622 разъясняется, что при осуществлении возврата денежных средств на кассовом чеке (БСО) необходимо указывать признак “возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, – возврат прихода”.

Исходя из вышеизложенного, в случае ошибки кассира-операциониста, например, при завышении суммы чека, пользователи онлайн-касс не обязаны заполнять утвержденные ранее унифицированные формы КМ-1-КМ-9, включая КМ-3 “Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам”. В данном случае в настоящее время пробивается и выдается покупателю новый чек на правильную сумму с признаком расчета “приход”, а также чек на сумму ошибочно пробитого чека с признаком “возврат прихода”.

Кроме того, нужно иметь в виду, что в Приказе № ММВ-7-20/229@ также предусмотрена возможность формирования чека коррекции в случае выявления ошибки пользователя. Перечень реквизитов кассового чека коррекции (БСО коррекции) приведен в табл. 30 п. 35 форматов фискальных документов, утверждённых вышеуказанным Приказом. Реквизит “Признак расчета” в кассовом чеке коррекции (БСО коррекции) может принимать следующие значения: “1” (коррекция прихода, операция, при которой пользователь вносит денежные средства) и “3” (коррекция расхода, операция, при которой пользователь изымает денежные средства) (п. 30, примечание 1 к табл. 30 п. 35 форматов фискальных документов, утверждённых вышеуказанным Приказом).

Причем, в случае самостоятельного выявления организацией ошибки, реквизит “Тип коррекции” принимает значение “0” – самостоятельная операция, в случае же получения организацией сообщения от налоговых органов о выявлении нарушения законодательства о применении ККТ с предложением добровольно исправить данное нарушение – значение “1” – операция по предписанию (примечание 3 к табл. 30 п. 35 форматов фискальных документов, утверждённых вышеуказанным Приказом).

В заключение обращаем внимание, что изложенная точка зрения является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений и материалов судебной практики по рассматриваемому вопросу мы не обнаружили. В связи с этим рекомендуем обратиться за соответствующими письменными разъяснениями в ФНС России (п. 1 ст. 7 Закона № 54-ФЗ, п. 1, пп. 6.3 п. 6 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506).

Ответ подготовил: Елистратова Наталья, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Барсегян Артем, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС? Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >>

Во многих нишах бизнеса за реализацию товара или оказание услуги ведётся два варианта расчёта с клиентом — наличными деньгами и безналичным способом. Для того чтобы осуществлять принятие наличных средств почти всегда используется контрольно-кассовая техника. Такие аппараты, называемые сокращённо ККМ или ККТ фиксируются при установке в налоговом ведомстве. Причём фиксация происходит как самой машинки, так и его контрольной ленты (ЭКЛЗ), которая потом будет пригодна для считывания информации. Подробнее о правилах регистрации ККМ вы можете прочитать в другой статье на нашем сайте.

А вот данные по приходу и расходу с помощью контрольного аппарата записываются как раз в журнал кассира-операциониста. Записи эти делаются ежедневно, исключая те дни, когда операций совершено не было. В дальнейшем этот документ будет проверяться сотрудниками налогового управления.

Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН

• Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
• Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
• В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).

При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.

Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.

Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:

• Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
• Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
• Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
• Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.

• В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).

Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.

Порядок учёта кассовых данных

На каждый ККМ ведётся свой журнал кассира-операциониста. Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается. После этого заводится новая книга учёта.

Что нужно, чтобы поменять журнал кассира-операциониста

Понадобятся документы, которые примет налоговое ведомство и оформит процедуру смены журнала. В пакет входят:

1. Журнал, который подлежит замене на новый
2. Новая книга. Журнал будет пустой, но предварительно его нужно прошить и заверить по всем правилам (На титульном листе нового журнала обязательно следует указать данные кассового аппарата).
3. Паспорт вашей ККМ.
4. Карточка учёта.
5. Договор с компанией, которая занимается обслуживанием кассовой машинки.
6. Последний Z-отчёт (отчёт закрытия кассы за последний день). При этом оставшиеся средства не будут переноситься на начало следующего дня.

Если документы предоставляет сотрудник фирмы, нужно будет к пакету документации приложить также и доверенность на него. Причём если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то доверенность нужно обязательно нотариально заверять. А организации могут предоставлять документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник состоит в штате.

Что касается пакета документов для замены журнала, то лучше предварительно уточнять его состав в конкретном отделении налоговой инспекции, так как существуют небольшие региональные отличия по списку нужной документации.

Менять журнал по окончанию года необязательно. По крайней мере, нет законодательных предписаний, которые это регламентировали бы.

Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом

В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:

• Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
• Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
• Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
• Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.

Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.

Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).

Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.

Требования при ведении журнала кассира-операциониста

Прошивка. Возможны два варианта — либо прошивать листы, либо — весь журнал.

Подпись руководителя. Ставится на контрольном листе с расшифровкой. Когда фирма или предприниматель использует печать, то она ставится на подпись (должна попасть и на листок).

Нумерация. Номер ставится на каждом листе. При этом нет необходимости ставить номера страниц, достаточно нумеровать сами листы.

Запись в конце. Делается она на последнем листе, при этом часть попадает на контрольный листок. Запись должна звучать примерно так: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (если есть печать, то пишем „и печатью“) такое-то количество листов». Естественно вместо «такое-то» пишем итоговую цифру количества листов.

Требования к кассиру, который заполняет журнал

• Писать чернилами тёмного цвета.
• Придерживаться хронологического порядка.
• Брать данные согласно Z-отчёту из ленты ККМ.
• Конечную сумму подсчитывать на калькуляторе (не самостоятельно).
• Использовать разные строки в журнале, если за день было снято два отчёта.
• Подписывать каждый день записи. Также это должен делать руководитель, либо другое лицо с полномочиями.
• Не имеет права на ошибки, затёрки уже написанного и исправления. Поэтому в случае, когда была допущена ошибка, запись зачёркивают. Правильные данные пишут рядышком, или чуть сверху. И обязательно указывают дату, когда исправления были сделаны. После того, как ошибка исправлена, снова ставится заверительная подпись кассира, который ранее эту ошибку допустил, а также руководителем.

Только в том случае, если исправления будут оформлены верно, наказания не предусматривается.

Титульный лист

Заполнять его нужно у нового журнала, как уже писалось выше, до того как вы будете сдавать его в пакете документов в ФСН. Указывать там нужно данные о фирме, а также информацию о ККМ, которую придётся взять их паспорта аппарата.

Также титульник должен иметь инфорацию о начале и окончании журнала. Указывается и ответственное за заполнение данных лицо. Стандартно этим лицом назначается кассир, который управляет ККМ.

Примечание: ответственность лица указывается и в его трудовом договоре. А в дополнение к нему подписывается документ о материальной ответственности назначенного сотрудника.

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста

• Первая запись — проверочная сумма. Берётся она из нулевого чека, начинающего Z-отчёт и акт начала использования ККМ.
• Контрольная сумма — 1, 11 рублей — вписывается в столбец номер шесть.
• Остаток в конце смены также составит 1,11 рублей.
• В конце последующей рабочей смены аппарата кассиру нужно будет сократить сумму поступлений как раз на размер контрольной суммы.
• Столбцы в кассовом журнале:
• Дата смены.
• Порядковый номер отдела или секции (не нужно вписывать, если нет разделения на секции).
• Фамилия заполняющего кассира с инициалами. Если журнал заполняется одним кассиром постоянно, можно вписывать только вначале страницы. В остальных строчках уже используется знак «-/-».
• Порядковый номер отчёта фискальной памяти ККМ. Брать его следует также из отчёта Z.
• Показания контрольного счётчика. Это значение обозначает количество совершённых продаж. Эту графу следует заполнять в случаях, когда кассовый аппарат отправляется в ремонт. Первые данные будут внесены сотрудником фирмы, которая осуществляет ремонт. В последующем кассир просто дублирует информацию. Чаще всего графа будет пустовать.
• Информация о нарастающем итоге, который выводится на начало смены.
• Подпись кассира.
• Подпись старшего смены, либо администратора.
• Информация накопительного счётчика на конец дня (отчёт-Z).
• Выручка за текущий день. Здесь требуется учитывать как наличные средства, так и суммы безналичного расчёта. Но вычитать при этом суммы возвратов, в случаях, когда они есть. Эту сумму можно рассчитать собственноручно, либо воспользоваться отчётом.
• Наличка, которая сдана в кассу фирмы. Чтобы определить цифру, нужно из суммы вырученных средств вычесть эквайринговый приход и возвратные суммы.
• Количество совершённых платежей совершённых с использованием документации.
• Сумма безналичной оплаты.
• Наличные средства, внесённые в кассу фирмы.
• Сумма возвратных средств по заявлениям покупателей
• Подписи кассира (столбец номер 16), администратора (17), руководителя (18).

Особенности заполнения кассового журнала

В случае возврата наличных

Основное, что нужно помнить — средства, которые получаются от клиента с использованием аппарата кассы уходят в кассу фирмы или индивидуального предпринимателя.А соответственно не хранятся дольше одно смены, и уж тем более не могут быть использованы в другую смену.

Поэтому, когда приходит клиент с желанием оформить возврат, нужно обязательно смотреть на истекший срок.Когда всё происходит в рамках одного кассового дня, то деньги за возврат кассир выдаёт из кассы ККМ. При этом оформляется акт по форме КМ-3.

В остальных случаях, когда покупатель приходит в другую кассовую смену, средства возвращаются только из кассы предприятия, а не ККМ.

Важные моменты:

• Клиент имеет полное право на возвращение товара, в случае если ему он не подошёл по одному из параметров (ассортимент, размер, цвет).
• Регламентирующий возвратные операции закон — «О защите прав потребителей».
• Существует перечень товаров, которые возврату уже подлежать не могут.
• Если клиент хочет вернуть денежные средства за товар, то ему следует написать заявление на имя руководителя фирмы. Далее у фирмы есть 14 дней, чтобы это заявление было рассмотрено, а деньги возвращены.

Эквайринг

Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.

Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.

Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.

Утеря кассового журнала

Необходимость ведения журнала по операциям эквайринга такая же, как и в случае с наличными. А отклонение от этой необходимости ведёт к крупным штрафным санкциям в отношении как кассира, так и всей организации. Также штрафы накладываются при утере журнала.

Восстановление журнала после потери можно совершить только при помощи отчётов кассира или X-отчётам. А подобные отчёты могут предоставить лишь сотрудники обслуживающей кассовую технику фирмы.

Итог

Мы разобрали основы ведения журнала кассира-операциониста. Главный вывод, который можно сделать из всего вышесказанного — заполнение журнала — это очень скрупулёзная и ответственная работа. Хотя при некоторой тренировке и практике, она не вызовет сложностей. Однако, если вы планируете поручить это занятие конкретному человеку, убедитесь, что он обладает достаточными качествами и навыками. Потому что в ином случае, мелки недочёты и ошибки в заполнении приведут к штрафам со стороны проверяющих органов.

Евгений Звягин
Главный редактор каталога франшиз Businessmens.ru

Автор статьи

Для любой компании, работающей с наличными деньгами, ведение бухгалтерского учета является необходимостью. Один из основных инструментов бухгалтерского учета — кассовая книга, которая является своеобразной дневником всех кассовых операций.

С появлением новых форм налогообложения, таких как УСН или РКО, требования к ведению кассовой книги изменились. Кроме того, сейчас актуальна тема онлайн-касс, требующих от кассира-операциониста своевременного оформления кассового чека. Несоблюдение правил и требований ПКО может привести к штрафам и недопущению к выходу на рынок в будущем.

В этой статье мы разберемся с правилами и требованиями, которые необходимо соблюдать при ведении касовой книги для онлайн-касс. В статье вы найдете инструкцию по оформлению журнала операций, а также понятный алгоритм как заполнять формы кассовых операций.

Ведение журнала кассира-операциониста при онлайн-кассе: инструкция от Первого Бита

Оформление журнала

Журнал кассира-операциониста — это книга учета кассовых операций, которая должна соответствовать требованиям федерального законодательства и Приказа ФНС от 28.12.2012 №№КМ-1―КМ-9.

Книга должна быть заполнена четко, без исправлений, иметь нумерацию и общую форму.

Ведение журнала

Каждая кассовая операция должна быть зарегистрирована с указанием номера операции, даты, суммы, наименования товара или услуги, номера чека и ФН. Необходимо также указать форму оплаты (например, наличные или безналичные средства).

Для отмены кассовой операции необходимо заполнить специальную запись в журнале с указанием причины отмены и даты операции.

Учет операций

Кассовый ордер или кассовый чек, который выдается клиенту, должен содержать номер операции, дату, сумму, наименование товара или услуги, номер чека и ФН. Эту же информацию необходимо занести в книгу учета кассовых операций.

Важно следить за соответствием суммы наличных денег в кассе и данных в журнале, проводить сверки и подтверждения со стороны бухгалтерской службы.

РКО и ПКО

При проведении РКО или ПКО необходимо заполнить отдельную запись в книге учета кассовых операций, указав дату, сумму и назначение платежа.

Если организация работает по упрощенной системе налогообложения, то необходимо также вести учет РКО и ПКО по отдельной форме.

Необходимость ведения журнала кассира-операциониста

Бухгалтерский учет операций, проводимых кассиром-операционистом, является обязательным требованием касательно кассовой дисциплины. В соответствии с Правилами кассовой дисциплины при использовании онлайн-кассы необходимо вести журнал кассира-операциониста.

Для регистрации операций кассир-операционист должен пользоваться книгой учета операций, а также формами №КМ-1—КМ-9, кассовой книгой (если учет ведется по УСН 6% или по УСН 15%). Журнал кассира-операциониста может быть оформлен в виде таблицы или использовать формы ПКО, РКО в качестве основы.

В журнале кассира-операциониста должны отображаться дата, наименование товара/услуги, их стоимость, вид оплаты, сумма, фискальный номер ЭКЛЗ, номер, дата и наименование первичного и вторичного документов, подтверждающих налоговые обязательства.

Журнал кассира-операциониста должен быть своевременно, четко и правильно заполнен, а также быть доступным для проверки налоговыми инспекциями. Кроме того, он должен быть веден в соответствии со всеми установленными требованиями, включая правила в случае отмены операций.

Инструкция по ведению журнала кассира-операциониста

Для ведения кассовых операций при использовании онлайн-кассы и учета их в бухгалтерской отчетности требуется вести журнал кассира-операциониста (ПКО).

Для оформления журнала необходимо соответствовать требованиям, установленным законодательством и налоговыми органами. ПКО должен содержать номера строк ПКО и документов, которые лежат в его основе.

• Для кассира-операциониста на УСН без работников существует форма №КМ-1.
• Для кассира-операциониста, работающего на ОСН и УСН с работниками, используются бланки форм №№КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8 и КМ-9.

Для ведения подробного учета операций с наличными деньгами, кассовая книга должна содержать форму РКО (расходный кассовый ордер).

Для отмены или исправления ошибок в журнале используются следующие формы: КО-1 (отменительный кассовый ордер), КО-2 (корректирующий кассовый ордер) и КО-4 (корректирующий кассовый ордер на возврат получателю).

Форма кассовой книги	№	Назначение	Особенности
КМ-1	1	Кассовый ордер	Для кассира-операциониста на УСН без работников
КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9	2-9	Кассовые ордеры	Для кассира-операциониста, работающего на ОСН и УСН с работниками
РКО	—	Расходный кассовый ордер	Для ведения подробного учета операций с наличными деньгами

Основные правила ведения журнала кассира-операциониста при онлайн-кассе

Ведение книги учета является одним из <<минусов>> системы онлайн-касс. Кассиру-операционисту требуется вести книгу учета кассовых операций, в которой должны отображаться все произведенные потребителем покупки и возвраты. Это может быть как бухгалтерский учет, так и учет для УСН.

Оформление журнала довольно важно и должно соответствовать требованиям Российского Федерального закона. Оформление книги учета находится под прицелом РКО и других контрольных органов. В связи с этим, правильность соблюдения формы книги существенна для успешного прохождения последующих проверок.

Требования к ведению журнала очень строгие. В нем должны быть отражены все операции по продаже товаров или оказанию услуг, а также суммы налогов, в том числе НДС и необходимые отметки о корректировке документов.

• Ведение журнала в кассовой форме. В кассовой книге учета должны содержаться сведения об источниках поступления и их использовании: зачисления наличных иностранных денежных средств, зачисление безналичных в национальной валюте и другие перемещения. В книге обязательно указываются ФИО и номер паспорта покупателя.
• Ведение журнала в форме ПКО. В форме ПКО происходит учет всех кассовых операций, от начисления до списания, и прибыли. В книге учета должны быть отражены все денежные средства, поступившие в кассу и выбывшие из неё.

Отмена операций также должна быть правильно отражена в книге учета. Журнал ведения кассовых операций должен иметь отдельную колонку, в которой проставляются отметки об отмене операции и следующие суммы возврата. Операции должны быть пронумерованы от 1 до №№км-1―км-9, в соответствии с номерами форм Рабочей книги кассира-операциониста.

• Нумерация книг и заполнение их производится в порядке расчетного периода. Начинается он с первого числа месяца.
• Состав подотчетных лиц и право подписи устанавливается руководителем организации. Количество сотрудников, допущенных к работе с кассовой книгой, должно быть минимальным.

Хранение журнала кассира-операциониста

Требования кведению журнала кассира-операциониста устанавливаются бухгалтерской книгой учета кассовых операций (№№КМ-1―КМ-9). Эта книга должна соответствовать форме кассовой книги. В журнале кассира-операциониста необходимо проводить учет кассовых операций, в том числе по РКО, приходу, расходу и отмене операций.

Ведение кассового журнала не является обязательным для всех предприятий, но если ваша компания уплачивает налог на общих основаниях, то вам необходимо вести кассовую книгу. Если вы работаете по УСН, то можете не вести книгу учета кассовых операций, однако при этом необходимо иметь документы на каждую кассовую операцию.

Оформление журнала кассира-операциониста должно соответствовать установленным формам и требованиям. Он должен иметь заполненные поля по каждой операции, включая дату, описание операции, сумму операции, номер кассового ордера и операциониста. Необходимо также проставлять подписи операциониста и ответственного лица.

Учет кассовой книги должен осуществляться строго в соответствии с установленными требованиями. Все записи должны быть четко проведены и подтверждаться соответствующими документами.

Сохранять кассовую книгу необходимо в течение минимум 5 лет. Она должна храниться в безопасном месте, предназначенном для хранения бухгалтерской и налоговой документации.

Для лучшей организации и контроля над данными, можно вести журнал кассира-операциониста в электронном виде. В этом случае необходимо обеспечить надежность сохранения данных и сохранять их в течение установленного законодательством срока.

Ошибки, которые необходимо избегать при ведении журнала кассира-операциониста

При ведении журнала кассира-операциониста необходимо соблюдать все требования, выделенные для этого. В первую очередь, ведение журнала необходимо проводить в специальной книге, оформленной согласно бухгалтерским формам и требованиям.

Ошибки, которые допускать нельзя при ведении журнала, включают отмену или переписывание операций в кассовой книге, использование двойных номеров документов и кассовых чеков, а также некорректное оформление документов.

Важно также следить за правильностью заполнения форм №№КМ-1―КМ-9. Нельзя пропускать даже мелкие операции и необходимо вести учет всех денежных средств, поступающих и расходующихся в кассе.

При возникновении различных ситуаций, связанных со сторно операций и изменением их статуса, необходимо соблюдать ПКО и проводить все процедуры в соответствии с установленными правилами и требованиями.

Не следует допускать ошибки при ведении журнала кассира-операциониста, так как они могут привести к серьезным последствиям и проблемам при дальнейшей работе с кассой.