5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Пример
5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Пример
|
Коммерческая тайна Экз. N 2 |
5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
Пример
|
Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И.О. |
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Пример
|
Федеральное архивное агентство |
|
|
или |
|
|
Росархив |
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Пример
|
Федеральное архивное агентство |
|
|
Отдел государственной службы, кадров и наград |
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Пример
|
АО «Профиль» |
|
|
Руководителю договорно- правового отдела Фамилия И.О. |
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Пример
|
г-ну Фамилия И.О. |
|
|
или |
|
|
г-же Фамилия И.О. |
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.
Пример
|
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» |
|
|
или |
|
|
Руководителям управлений Росархива |
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Пример
|
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку) |
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Пример
|
Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела |
|
|
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
Пример
|
Фамилия И.О. |
|
|
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Люберцы, Московская обл., 301264 |
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Пример
|
Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела |
|
|
mail@vniidad.ru |
5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример
|
УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального архивного агентства |
|||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Пример
|
(Регламент) |
УТВЕРЖДЕН приказом АО «Профиль» от 5 апреля 2016 г. N 82 |
||
|
или |
|||
|
(Правила) |
УТВЕРЖДЕНЫ приказом АО «Профиль» от 6 апреля 2016 г. N 83 |
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Пример
|
(Положение) |
УТВЕРЖДЕНО Советом директоров АО «Профиль» (протокол от 12.12.2016 N 12) |
5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.
5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.
(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)
(см. текст в предыдущей редакции)
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);
— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
— вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
— заключительная этикетная фраза:
С уважением, …
(Измененная редакция, Изм. N 1).
5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
— если приложение названо в тексте:
|
Приложение: |
на 2 л. в 1 экз. |
— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
|
Приложение: |
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. |
|
2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз. |
— если приложение (приложения) сброшюровано:
|
Приложение: |
отчет о НИР в 2 экз. |
— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
|
Приложение: |
письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. |
— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);
— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Пример
|
Приложение N 2 к приказу АО «Профиль» от 15.08.2015 N 112 |
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Пример
|
Приложение 1 |
|
|
УТВЕРЖДЕНО приказом АО «Профиль» от 18.05.2015 N 67 |
5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
— на последнем листе документа под текстом;
— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Пример
|
СОГЛАСОВАНО Директор ВНИИДАД |
||
|
(подпись) Дата |
И.О. Фамилия |
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.
Пример 1
|
СОГЛАСОВАНО Советом директоров АО «Профиль» (протокол от _________ N ____) |
Пример 2
|
СОГЛАСОВАНО письмом Росархива от _________ N ____ |
5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Пример
|
Руководитель юридического отдела |
||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Пример
|
Замечания прилагаются. Руководитель юридического отдела |
||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.
5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Пример
|
Генеральный директор |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример
|
Генеральный директор АО «Профиль» |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Пример
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример
|
Директор института |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Главный бухгалтер |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Пример
|
Заместитель директора по финансовым вопросам |
Заместитель директора по административным вопросам |
|||
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
Подпись |
И.О. Фамилия |
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Пример
|
Председатель комиссии |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии |
Подпись Подпись Подпись |
И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Пример
|
И.о. генерального директора |
Подпись |
И.О. Фамилия |
или
|
Исполняющий обязанности генерального директора |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Пример
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌──────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ │
│ │ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │ │
│ Наименование│ │ │
│ должности │ Сертификат 1а111ааа000000000011 │ Н.Н. Николаев │
│ │ Владелец Николаев Николай Николаевич │ │
│ │ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │ │
│ └──────────────────────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.
Пример
|
Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru |
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Пример
|
Верно Инспектор службы кадров Дата |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Пример
|
Фамилия И.О. Прошу подготовить предложения к 10.11.2016. Подпись Дата |
5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Пример
|
В дело N 01-18 за 2016 г. Зав. отделом корпоративных проектов |
||
|
Подпись |
Дата |
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
Вопрос:
Пожалуйста, подскажите, как правильно указать дату при регистрации документа: при цифровом способе оформляем число с нулем, если число до 10, а если словесно-цифровой способ, то можно ли число оформлять без нуля, например, 5 ноября? Если да, то в каком документе это обозначено? Если в тексте идет ссылка на дату, какой вариант правильно использовать: «5 ноября 2019 г.», «05.11.2019» или «5.11.19 г.»?
Ответ:
Правила оформления реквизита «Дата документа» установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В соответствии с пунктом 5.10 ГОСТ оформлять дату от 1 до 9 дня месяца словесно-цифровым способом не просто можно, но и нужно без нуля:
5 ноября 2019 г.
При цифровом способе оформления ноль ставится, а «г.» или «год» нет:
05.11.2019
В тексте документа дата оформляется по усмотрению составителя документа, любым из предложенных способов. /Кожанова Евгения Николаевна
19.12.2019, 11:02
Текущий год таит подвох, который нужно учитывать при проставлении дат на юридически значимых документах.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащим требования к оформлению документов, дату на них нужно прописывать в последовательности «день, месяц, год» одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой — 01.01.2020;
- словесно-цифровым способом — 1 января 2020 г.
Однако указанный стандарт применяется коммерческими структурами в добровольном порядке. Поэтому допускаются и иные варианты написания дат — закону они не противоречат. В том числе и сокращенное указание года, состоящее из двух цифр. То есть вместо 31.12.2019 можно указать 31.12.19. Такое написание нередко используется при оформлении различных внутренних документов.
Но именно в текущем году следует воздержаться от такого написания — это может повлечь искажение дат в документах. Причина кроется в комбинации цифр «2020». Например, дата 01.01.2020 при сокращении года до двух последних цифр превратится в 01.01.20. Риск тут в том, что дата 01.01.20 без труда превращается в другую, если дописать к ней 2 цифры. Например, 01.01.2018 или 01.01.2023.
Дата — важный реквизит практически любого документа. Ее искажение может привести к самым разным последствиям. Например, может быть изменен день, когда должен быть исполнен договор, или после наступления которого при невыполнении обязательств начисляются пени. Это может повлечь споры с контрагентами и даже судебные разбирательства.
Законодательство не содержит общих норм, которые обязывают указывать в документе дату его составления — это обязательно лишь для некоторых типов бумаг. Однако во избежание путаницы и негативных последствий дату указывать необходимо, причем в 2020 году без сокращений.
Также по теме:
- Регистрация ИП
- Регистрация ООО
Мы в соцсетях: Телеграм, ВКонтакте, Дзен — анонсы статей, новости по регистрации и ведению бизнеса
Вы, наверное, смотрите на заголовок и думаете: «А что можно вводить дату как-то неправильно?». Дата документа — пожалуй, один из самых недооценённых реквизитов. При этом его заполнение влияет на большое количество факторов.
Например, если ошибиться с датой при вводе документа «Поступление (акты, накладные, УПД)», то расходы могут лечь на некорректный период. А при ошибке в дате полученной счёт-фактуры вы получите требование от налогового органа с просьбой внести корректировки.
Чаще всего пользователи ошибочно вводят год документа. Вместо 2021 можно встретить 0221, 2001, и даже 2221.
Но если вы будете вводить дату документа по алгоритму, описанному ниже, то сможете минимизировать свои опечатки.
Итак, для ввода даты, приходящейся на текущий месяц и текущий год, достаточно набрать число в графе «Дата» и после этого нажать на кнопку «Enter».
Центр обучения «Клерка» приглашает на бесплатный вебинар по работе с дебиторской задолженностью 25 августа. Зарегистрироваться можно прямо сейчас.
Программа автоматически и безошибочно подставит текущий месяц и текущий год в вашу дату.
Если же вы вводите в базу документ датированный предыдущими месяцами текущего года, то в графе дата следует набирать число и месяц.
После нажатия на кнопку «Enter», текущий год автоматически будет заполнен в графе «Дата».
Если же необходимо внести документ, датированный годом, отличным от текущего, то придется вводить всю дату полностью.
Исправление первички
Какие ошибки исправлять
Не ошибается, коллеги, только тот, кто ничего не делает. Потому никакая первичка не застрахована от огрехов. Но все ли из них нужно исправлять? Давайте будем честны: главное, что нас волнует, — примут ли бумагу, точнее расходы и вычет по ней, налоговики. А значит, ориентироваться нужно на их подход.
Так вот, по мнению Минфина, если ошибка в первичке несущественная, то ее можно не исправлять, так как это не делает документ дефектным для целей налогообложения.
К несущественным Минфин относит ошибки, не препятствующие идентификацииПисьма Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 18.04.2019 № 03-03-06/1/27940:
— продавца;
— покупателя;
— наименования и стоимости товаров, работ или услуг.
Как видите, подход к несущественным ошибкам в документах, подтверждающих расходы, диктуется подходом к ошибкам в счетах-фактурах. Причем одно из писем Минфина, в котором высказана эта позиция, размещено на сайте ФНС в качестве разъяснения, обязательного для применения налоговикамип. 2 ст. 169 НК РФ.
Таким образом, ни вам, ни контрагентам вовсе не обязательно звонить во все колокола, стремясь исправить любую ошибку в первичке. Особенно в унифицированных формах, которые очень перегружены лишней информацией.
Зачеркиваем неправильное
В первичные документы можно вносить исправления, если это не запрещено законами или нормативными правовыми актами в сфере бухучета. Пока нельзя вносить исправления только в кассовые документы (ПКО, РКО) и платежные банковские документы. В остальную же первичку вносить исправления можно и нужноч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; п. 18 ФСБУ 27/2021; п. 2.5 Правил, утв. Положением ЦБ от 29.06.2021 № 762-П.
Способы исправления документов вы вправе установить сами, но обязательно с учетом требований нового ФСБУ 27/2021, который как раз изменил устоявшиеся правила корректировки.
С 2022 г. бумажную первичку можно исправлять только корректурным способом. То есть зачеркнуть ошибочный текст или сумму так, чтобы их все равно можно было прочесть, сделать надпись «Исправлено», указать дату исправления. Такое исправление надо заверить подписями тех же лиц, которые этот документ составили, с указанием их ф. и. о. и должностейп. 21 ФСБУ 27/2021.
Соответственно, если в составлении документа участвовали представители нескольких контрагентов, то все они должны заверить исправления своей подписью.
Заменяем документ на новый
Зачеркивание в первичке в XXI веке выглядит архаикой, потому некоторые компании и ИП пользуются другим способом исправления — составляют новый правильный документ с теми же реквизитами.
В этом случае все делают вид, что бумаги с ошибками вообще не было. Для применения этого способа исправлений нужно, чтобы выполнялись три условия:
1) все экземпляры изначального документа должны быть уничтожены. Иначе один и тот же факт хозяйственной жизни организации будет зафиксирован в двух бумагах с разным содержанием, а это может привести к путанице и спорам;
2) в новом документе должны расписаться те же лица, которые составляли изначальный документ;
3) бумага с ошибкой не должна попасться на глаза налоговикам, а новый бланк не должен светиться белизной на фоне пожелтевших документов за тот же период времени.
Однако, по мнению Минфина, исправление в бумажном первичном учетном документе путем составления нового, исправленного документа не допускается. Хотя в самом ФСБУ именно такой фразы нет. В нем сказано, цитирую дословно: «исправления в виде подчисток (в частности, замазывания, стирания…) не допускаются»подп. «г» п. 8 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.
Если говорить о налоговом учете, то против замены неверного документа исправленным выступает и ФНС. Но опять же, если замена случилась до налоговой проверки и ошибка недавняя, обнаружить, что исходную первичку подменили, весьма проблематичноПисьмо ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264.
Составляем исправление к исходной бумаге: как это было до 2022 г.
Итак, формально менять изначальный документ на новый нельзя, а корректурный способ не всегда возможен. Ведь с момента составления документа до внесения в него исправлений много воды может утечь, и некоторые люди, участвовавшие в оформлении бумаги, могут занимать уже другие должности или попросту уволиться из организации.
И естественно, возникает вопрос: как исправить документ в этом случае? До 2022 г., если документ был подписан лицами, которые не могут принять участие в его исправлении, мы используем третий способ приведения исходной бумаги в порядок.
Он заключается в составлении корректировочного документа, то есть бумаги, в которой мы фиксируем, что в изначальном документе допущена ошибка, и указываем, какие сведения являются правильными.
Ближайшая аналогия — внесение исправлений или корректировок в счета-фактуры. А так как корректировочный документ по сути является новым документом, то и составить его могут не те люди, которые представили изначальный документ, а те, кто нашел в нем ошибку. Исправительные документы должны иметь последовательную нумерацию в строго хронологическом порядке.
Этот способ предложила ФНС и согласовала его с Минфином. И пока его можно применять независимо от того, как составляется документ — в бумажном или электронном видеПисьма ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@.
Пример. Составление исправления к изначальному документу
/ условие / В первоначально оформленную накладную на отпуск материалов от 11.10.2021 № 35 была неправильно вписана общая сумма с учетом НДС: было указано 6808,00 руб. вместо 6608,00 руб.
К дате выявления ошибки и внесения исправлений 11.11.2021 главный бухгалтер Л.Ю. Смирнова уволилась и на эту должность приняли новую работницу Е.А. Никанорову, которая и составила исправление к исходной накладной.
/ решение / Исправление к накладной на отпуск материалов может выглядеть так.
НАКЛАДНАЯ № 35 от 11.10.2021
НА ОТПУСК МАТЕРИАЛОВ
Исправление № 1 от 11.11.2021
Составляем исправление к исходной бумаге: как это будет с 2022 г.
Итак, до 2022 г. исправление к бумажному документу — обычная и привычная практика. Но при буквальном прочтении ФСБУ 27/2021 получается, что ей конец. В Стандарте для бумаги один вариант корректировки — зачеркивать и подписывать вновь. Причем должны совпадать и должности, и ф. и. о. лиц, которые изначально завизировали документп. 21 ФСБУ 27/2021; подп. «б» п. 8 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.
Мне сложно сказать, почему так произошло и как в XXI веке в документ попали нормы из века XX. Неясна судьба Писем ФНС по исправлениям к бумажной первичке. Они прямо ссылаются на Закон о бухучете, но теперь вдруг выясняется, что он ничего такого не подразумевал, иначе откуда взяться ФСБУ 27/2021?
Мой прогноз такой: с приходом 2022 г. практика составления исправлений сохранится до тех пор, пока ФНС не отзовет разъяснения. Все дружно будут делать вид, что в этой части ФСБУ 27/2021 не существует.
Особенно в ситуации, когда подписанты исходной бумаги ушли со своих должностей — тут вообще налицо пробел нормативного регулирования. Если ориентироваться на Стандарт, исправить такой документ невозможно в принципе. А значит, организация вправе разработать свой способ (читай — продолжать пользоваться методом от ФНС). Надо только в учетной политике об этом написатьп. 7.1 ПБУ 1/2008.
Исправляем электронные документы
Закон № 402-ФЗ уравнял в правах первичные учетные документы на бумаге и в электронном виде. А вот исправлять их согласно ФСБУ 27/2021 придется по-разномуч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Для электронных документов Стандарт предусматривает только один способ исправления — с помощью нового документа. И это логично по следующим причинамподп. «в» п. 8 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33:
— форматы электронных документов обычно просто не допускают внесения исправлений в созданные и подписанные документы;
— в некоторых случаях нормативные акты прямо запрещают вносить исправления в электронные документы;
— даже если исправление возможно, то фактически это приводит к уничтожению изначального документа.
Новый документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с указанием их должностей, ф. и. о. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначальногоп. 20 ФСБУ 27/2021.
Читать далее