Исправление в личном деле учащегося школы
Положение о ведении личных дел учащихся школы
1.Общие положения.
Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.
2. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.
Ребенок в конце своего учебного года может покинуть школу, если он / она не проинформировал начальника школы заранее. В таком случае родитель должен обеспечить получение ребенка другим лицом, имеющим право на его получение. Если школа не получает информацию о способности родителя отложить, он или она свяжутся с родителем ребенка. В это время ребенок находится на попечении учителя или директора школы в комнате учителя. Если контакт с родителем невозможен, школа свяжется с другим лицом, предоставленным родителем, чтобы связаться с регистрационной формой.
2.1. Личные дела учащихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.
Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:
- заявление на имя директора;
- копия свидетельства о рождении (заверяется директором учреждения при предоставлении оригинала);
- свидетельство о регистрации по месту жительства (форма 8);
- договор об образовании между образовательной организацией и родителями (законными представителями) обучающихся;
2.2. Для поступления во 2-9-ые классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:
Посещение ее оплачивается и добровольно. Однако, если родители решат зачислить своего ребенка на объект, они, как ожидается, будут знакомы с Школьными правилами и будут следовать его рекомендациям. В результате директор школы ожидает, что в первую очередь для безопасности учащихся образовательного учреждения родители будут информировать школу о любом отсутствии ребенка в школе и оправдать отсутствие. В случаях, когда ребенок отсутствует в школе и когда возникает проблема безопасности детей, школа будет стремиться связаться с родителями.
- заявления на имя директора школы;
- личного дело ученика;
- выписки текущих оценок по всем предметам, заверенной печатью школы (при переходе в течение учебного года);
- медицинской карты;
- договора об образовании между образовательной организацией и родителями (законными представителями) обучающихся;
- согласие на обработку персональных данных.
Для учащихся, достигших возраста 14 лет, обязательным является предоставление копии паспорта.
2.3. Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей.
С этой целью родители подписывают устное заявление. Забота о здоровье. В случае, если ребенок получил ранения, родители будут они немедленно сообщаются. В случае незначительных травм ребенок будет обеспечен контролирующим родителем, обученным учителем первой помощи. Травмы, требующие медицинской помощи, будут называться скорой помощью. Преподаватели, директора школ, преподаватели Помощники не дают лекарства детям. Фотографирование — заявление родителя.
Подозрение пренебрежения или сексуального домогательства ребенка. Если обнаружены какие-либо отметки о том, что ребенок пренебрегает или подвергается психологическому или физическому вреду, школа будет относиться к ним очень серьезно. В этой ситуации школа будет следовать инструкциям Совета по образованию.
2.4. Личное дело учащихся ведется на всем протяжении учебы (с момента поступления его в школу и до ее окончания).
2.5. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
Родители должны придерживаться Кодекса дорожного движения при прибытии и подборе детей. Родители и воспитатели детей обязаны выполнять указания лица, осуществляющего надзор за порядком на школьной автостоянке. Запрещается останавливаться у входных ворот «на короткое время» на пешеходных переходах в окрестностях школы. Родителям и детям предлагается поддерживать порядок в школьных помещениях. Родителям не разрешается оставаться в школьных зданиях, за исключением родителей, которые дежурят в школьный день или во время школьных каникул.
2.6. В личное дело ученика заносятся:
- общие сведения об обучающемся;
- итоговые отметки успеваемости в классах, заверенные подписью классного руководителя и печатью школы;
- заявление родителей (законных представителей) о приеме в школу с обязательной записью об ознакомлении с Уставом школы (приложение 1),
- о переводе в другой класс (заявление пишется лично одним из родителей (законных представителей) только от руки; печатные формы не допускаются!);
- копия свидетельства о рождении, заверенная руководителем ОУ; заявление о согласии на обработку персональных данных; аттестат (для учащихся 10, 11 классов).
Законные представители детей – сирот и детей, находящихся под опекой, дополнительно должны предоставить документы, удостоверяющие их полномочия в отношении данного ребенка.
2.7. На титульный лист личной карты обучающегося приклеивается фотография учащегося.
Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся с указанием соответствующей литеры (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
Фамилия, имя, отчество обучающегося на титульном листе вносится в родительном падеже (например, Иванова Ивана Ивановича).
Наименование образовательного учреждения вносится строго в соответствии с Уставом ОУ (допускаются сокращения, предусмотренные уставом).
Месторасположения ОУ – в именительном падеже (например: г. Новочеркасск, Ростовская обл.).
2.8. На левой стороне разворота личной карты обучающегося фамилия, имя, отчество ребенка вносятся в именительном падеже в точном соответствии со свидетельством о рождении. Особое внимание следует обращать на слова, содержащие букву «Ё».
Дата рождения проставляется в формате: «в 2001 году в январе месяце 01 числа», с обязательным проставлением «0» перед однозначным числом даты. Написание наименования месяца в цифровом формате (арабскими или римскими цифрами) не допускается
Сведения о родителях (законных представителях) вносятся на основании данных, предоставленных ими. Сведения о родителях в свидетельстве о рождении не всегда совпадают с теми же сведениями на момент поступления ребенка в школу. Для того, чтобы убедиться в правильности написания фамилии, имени и отчества, а также, чтобы удостовериться в том, что данное лицо является законным представителем ребенка, руководитель ОУ или лицо, ответственное за заполнение личной карты обучающегося, может визуально ознакомиться с документами, удостоверяющими личность.
В графе «где воспитывался до поступления в 1 класс» возможны варианты: «в детском саду» и т.п., запись «в семье» возможна в том случае, когда ребенок не посещал учреждение коллективного пребывания детей.
Домашний адрес указывается, со слов родителей (законных представителей), где ребенок фактически проживает, а не место регистрации родителей.
Для получения более полной информации, необходимой классному руководителю и администрации ОУ для заполнения другой школьной документации, родители могут заполнить анкету (приложении 2)
2.9. Личные дела учащихся хранятся в кабинете секретаря в строго отведённом месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В папке личных дел класса находится список учащихся с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения, номера личного дела и заверяется подписью классного руководителя. Список меняется ежегодно. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся, на основании письменного заявления, родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.
2.10. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по УВР и директором МБОУ.
Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.
Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел учащихся.
2.11. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами учащихся директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.
3. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.
3.1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
3.2. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
3.3. На титульный лист личного дела приклеивается фотография ученика. Вновь прибывшие учащиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение двух недель со дня прибытия.
В личное дело ученика заносятся: общие сведения об ученике, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.
3.4. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием фамилии, имени, номера личных дел, домашний адрес и номер телефона, данные о родителях, а также Ф.И.О. классного руководителя. Список меняется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указывается номер приказа.
3.5. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.
3.6. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.
3.7. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
3.9. В личное дело обучающегося вносится справка, если ему рекомендовано обучение по программе специальных (коррекционных) образовательных учреждений VII вида психолого-медико-педагогической комиссией.
4. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из школы.
4.1. Выдача личного дела родителям учащегося производится делопроизводителем при наличии приказа «О выбытии».
4.2. При выдаче личного дела делопроизводитель вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители или законные представители учащегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.
4.4. Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия учащегося из школы.
1. Общие положения
1.1. Личное дело учащегося представляет собой
индивидуальную
папку, в которой находится личная карта
обучающегося (типографский бланк личного дела) и
вложенные в личную карту обучающегося иные
документы.
1.2. Личное дело учащегося является обязательным
документом, которое оформляется на каждого
ученика с момента поступления в школу и ведется
до её окончания.
1.3. При поступлении ребенка в первый класс
образовательного учреждения заполняется личная
карта учащегося. В папку вкладываются иные
документы в определенном порядке согласно
данному положению.
1.4. Личное дело имеет номер, соответствующий
номеру в алфавитной книге записи учащихся
(например, № К-5 означает, что учащийся записан в
алфавитной книге на букву «К» под № 5).
1.5. Личные дела учащихся ведутся классными
руководителями.
1.6. Заместитель директора по учебной или
учебно-воспитательной работе обязан обеспечить
хранение личных дел и систематически
осуществлять контроль за правильностью их
ведения.
1.7. Записи в личной карте необходимо вести четко,
аккуратно и только синими чернилами.
1.8. Подпись директора школы и печать ставятся на
следующие документы в личном деле:
на характеристику учащегося,
на табель успеваемости учащегося,
на личную карту по итогам года и на первую
страницу.
1.9. При выбытии учащегося из школы личное дело
выдаётся на основании письменного заявления
родителей или лиц, их заменяющих, при наличии
запроса о выдаче личного дела из учреждения, в
которое переходит учащийся. Директор делает
отметку в графе «Отметка о выбытии из школы»
личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет
свою подпись печатью. Личное дело может быть
отправлено по почте при наличии письменного
запроса из образовательного учреждения, в
которое выбыл учащийся.
1.10. По окончании школы личное дело учащегося
хранится в архиве школы 3 года.
2.1. В личном деле находятся документы о приеме
ребенка в школе:
оригинал заявления от родителей (законных
представителей) с просьбой принять в школу;
оригинал заявления от родителей (законных
представителей) с просьбой принять в 10 класс;
ксерокопия свидетельства о рождении или
паспорта учащегося;
договор с родителями (законными
представителями);
ксерокопия аттестата об основном общем
образовании;
согласие родителей (законных представителей) на
обработку персональных данных ребенка.
В личном деле детей с ограниченными
возможностями здоровья, кроме выше указанных
документов находятся:
оригинал путёвки учредителя;
оригинал выписки из протокола ПМПК.
табеля успеваемости за каждый год обучения;
характеристики за каждый год обучения;
заключения узких специалистов (логопед,
психолог, социальный педагог, дефектолог);
итоговые контрольные работы по русскому языку и
математике, творческие работы учащихся;
справка с места жительства;
справка с места работы родителей;
документы о социальном статусе учащегося (копия
справки МСЭ об установлении инвалидности,
распоряжение о лишении родительских прав и т.д.);
копия программы индивидуальной программы
развития.
3. Порядок оформления личных дел
3.1. Если ребёнок ранее не учился в
образовательном учреждении, классный
руководитель заполняет личную карту учащегося:
наклеивается на первую страницу личной карты
учащегося
фотография учащегося (лицо должно составлять не
менее 60% площади фотографии);
записывает общие сведения об обучающемся;
располагает документы в соответствии с
настоящим положением;
3.2. Если учащийся прибыл из другого
образовательного учреждения, классный
руководитель:
вклеивает фотографию учащегося в личную карту,
если её нет;
располагает документы в личном деле в
соответствии с данным положением;
проверяет личное дело на наличие всех документов
в соответствии с данным положением. При
отсутствии необходимых в личном деле документов,
принимает меры к их восполнению.
3.3. Классный руководитель следит за актуальным
состоянием документов в личном деле учащегося.
3.4. В конце учебного года классный руководитель
заполняет и вкладывает в личное дело табель
успеваемости учащегося за год, итоговые
контрольные и творческие работы, характеристику.
3.5. Последнюю страницу личной карты учащегося,
классный руководитель заполняет в конце
учебного года, записывает итоги года, ставит под
ними свою подпись. По окончании каждого года под
графой «подпись классного руководителя»
проставляется печать школы.
4. Порядок хранения личных дел
4.1. Все личные дела класса хранится в папке, либо
в вертикальном лотке.
4.2. Оформляет папку или вертикальный лоток с
личными делами класса классный руководитель.
4.3. На торцевой стороне лотка, либо верхней
обложке папки составляет список класса в
алфавитном порядке с указанием номера личного
дела, записывает фамилию, имя, отчество классного
руководителя, учебный год. Располагает личные
дела в алфавитном порядке. Если в учебном году
учащийся выбывает – личное дело передаёт
заместителю директора по УВР, а в списке класса
отмечает дату выбытия.
4.4. Папки с личными делами хранятся в кабинете у
заместителя директора по учебной или
учебно-воспитательной работе.
4.5. Личное дело на ребенка сироту хранится
отдельно от ученического личного дела.
Личное дело ученика: требования и рекомендации по оформлению
Приближается новый учебный год и наступает пора работы с личными делами школьников. Рассказываем, как проверить и подготовить личные дела своего класса, каких принципов работы придерживаться, а также какие документы запрашивать.
28 августа 2020
Формируем личное дело
На каждого ученика, который зачислен в первый класс или переведен в вашу школу, необходимо составить личное дело. В личное дело включается карточка ученика и пакет документов, предоставляемый родителями при зачислении. Если документы составлены на иностранном языке, вы обязаны потребовать предоставить их нотариально заверенный перевод.
Родителей также необходимо ознакомить с Политикой об обработке персональных данных и назвать сотрудников, которые будут иметь доступ к личным делам детей. Личные дела может вести секретарь, делопроизводитель, классный руководитель или другой уполномоченный сотрудник, согласно Положению об обработке персональных данных. Сотрудник должен быть проинформирован об ответственности за разглашение персональных данных и подписать обязательство о неразглашении. Личные дела зачисленных в 1 класс необходимо оформить до начала нового учебного года. С образцом обязательства, а также памяткой по формированию личного дела ознакомьтесь в приложении к статье.
Скачайте памятку, чтобы проверить себя
Оформляем правильно документы прибывающих и выбывающих
Получение личных дел из других школ оформляют по акту приема-передачи. Оригинал подписывают только если предоставлены все документы. В случае, если каких-то документов не хватает, это необходимо отметить в акте.
В личное дело, которое составила прежняя школа, необходимо включить согласие родителей на перевод, приказ о зачислении, заявление о приеме в порядке перевода, выписку из журнала с текущими оценками, заявление о выборе языка образования. В личные дела как «новых», так и «старых» учеников не нужно включать грамоты и другую информацию о достижениях.
Если родители забирают личное дело в связи с переводом в другую школу, то требовать справку о зачислении в другую школу не нужно. Об этом нам говорит ч. 4 ст. 44 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-03 о правах, обязанностях и ответственности в сфере образования родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся, где прописывается, что мамы и папы несут ответственность за получение образования ребенком. Таким образом, личное дело необходимо выдать по требованию заявителя.
Федеральный государственный образовательный стандарт основного общего образования
Текст Федерального государственного образовательного стандарта основного общего образования приведён в редакции Приказа Минобрнауки России от 29 декабря 2014 г. № 1644. Переработанное издание.
Купить
Ведем и храним личное дело
Требования о порядке оформления, ведения и хранения личных дел необходимо установить в локальном акте школы. Даже если какие-то из этих требований не прописаны явно или не указаны вовсе, нужно придерживаться главного принципа ведения личного дела: наличие исчерпывающего списка документов и хронологический порядок подшивания (по мере предоставления документов родителями). В случае необходимости внести исправление (правку, однако, можно вносить только в те документы, которые оформляла школа) неверные данные нужно зачеркнуть и проставить подпись «Исправленному верить», заверенную печатью.
Личные дела учеников одного класса помещают в общую папку и размещают в алфавитном порядке. К папке также необходимо приложить список учеников с соответствующими номерами личных дел. В случае запроса личного дела, его можно выдать только под подпись. Личные дела необходимо хранить в запирающемся шкафу. Дела выбывших и выпускников передаются в архив, где хранятся три года, затем они подлежат уничтожению.
-
-
October 2 2018, 14:14
- Образование
- Cancel
Как исправить ошибку в личном деле?
Если ученик переходит в новую школу, личное дело передается туда со всеми сопутствующими документами. Как правило, личному делу присваивают новый номер, а старый аккуратно зачеркивают. Такой метод исправления в личном деле прописан в Положении о ведении личных дел учащихся и не является ошибкой.
Для нотариального заверения верности копии документа, в нем не должно быть зачеркнутых слов и других исправлений. Если такие имеются в документе, нотариус вправе отказать в заверении копии.
Таким образом мы приходим к выводу, что для выполнения первого шага консульской легализации, необходимо устранить исправления в личном деле ученика, либо поменять сам документ. Но есть и другие, альтернативные варианты, рассмотрим их ниже.
Чтобы нотариус снял нотариальную копию с такого документа, нужно воспользоваться одним из вариантов:
- Другой нотариус.
На практике часто бывает так, что один нотариус соглашается заверять документы, которые другой не принимает на заверение. Поэтому, если повезет, вы сможете заверить личное дело в том виде, в каком забрали его из школы. - Техническая копия.
Техническая или наборная копия документа — это копия, набранная вручную, а не с помощью копирования на ксероксе. Нотариус заверяет техническую копию, после чего её можно использовать для дальнейшей консульской легализации. - Штамп «Исправленному верить».
Напротив зачеркнутого старого номера личного дело можно поставить штамп «Исправленному верить» с печатью школы и подписью директора. Таким образом исправление в лично деле будет «обоснованным» и нотариус сможет заверить документ. - Дубликат личного дела.
Дубликат необходимо запрашивать в последнем месте обучения. При обращении в школу упомяните, что исправлений в личном деле не должно быть, так как его будет заверять нотариус.
Есть ли другие способы исправления, смотрите на нашем блоге: https://blog.dokument24.ru/?p=9333/?from=lj
Оставить заявку по тел: +7 (499)-350-24-07
Написать: www.dokument24.ru
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Личная карточка и личное дело
Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.
Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.
В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.
Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).
Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!
Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.
В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Пример 1. Журнал регистрации личных дел
Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.
На обложке личного дела по центру и на корешке указывают его номер: «Личное дело № 1» (отмечено цифрой «5» в Примере 3).
Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:
- на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
- на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
- т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).
Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)
Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.
Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.
Мнение эксперта
Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.
На обложке личного дела по центру и на корешке указывают его номер: «Личное дело № 1» (отмечено цифрой «5» в Примере 3).
Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:
- на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
- на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
- т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).
Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)
Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.
Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.
Мнение эксперта
Ольга Меньшикова, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»
Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).
Номер личного дела из Журнала переносится:
- в обязательный учетный документ – личную карточку (раньше для ее заполнения использовалась форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, теперь многие продолжают ею пользоваться, просто утвердив ее легитимность на своей территории) и
- на обложку личного дела (см. «5» в Примере 3).
Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения). Правда в этой форме самыми крупными буквами написано «Дело №___ Том №___ », а личные дела редко составляют несколько томов, потому уже давно эти сведения принято заменять на «Личное дело №___ » (см. отметку «1» в Примере 3). На место заголовка дела вписывается Ф.И.О. работника полностью в именительном падеже (цифра «2» там же).
Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.
Датой начала личного дела (см. цифру «3») является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.
Индекс дела (цифра «4») переносится из текущей номенклатуры дел. В организации в 2018 году будет как минимум 2 разных дела:
- с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
- с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).
Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!
Номер дела (цифра «5» в Примере 3) переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников.
Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.
Номер фонда и наименование архивного учреждения (цифры «6» и «7» там же) заполняются, только если ваша организация является источником его комплектования. Количество листов («8») и номер описи по личному составу («9»), в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение 3 лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения («10») лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).
Пример 3. Обложка личного дела
После увольнения работника передаем документы в архив
В день увольнения работник расписывается не только в трудовой книжке, но и в собственной личной карточке. После этого документ на свое прежнее место уже не вернется, а будет помещен в группу «Личные карточки уволенных работников». Эти карточки точно так же хранятся в запирающемся на ключ шкафу, но отдельно от других, чтобы со временем быть переданными в архив организации.
Если компания практикует ведение личных дел, то после закрытия личной карточки закрывается личное дело: в него помещается копия приказа о расторжении (прекращении) трудового договора и оригинальный экземпляр заявления на увольнение либо иного документа (или его копия), послужившего основанием для прекращения трудовых отношений. Затем документы личного дела тоже отправятся в особую группу «Личные дела уволенных работников», где будут ждать передачи в архив.
Личные дела и личные карточки учитываются по годам увольнения работников.
Пример 4
Личная карточка работника Петрова, уволившегося в 2017 году, будет помещена в дело за 2017 год, несмотря на то что Петров поступил на работу в 2010 году. А личная карточка Иванова, который был принят в том же 2010 и уволился в 2016, войдет в аналогичное дело за 2016 год. Даже если личные карточки Иванова и Петрова были одновременно сданы в архив организации, храниться они будут отдельно друг от друга, каждая в томе за «свой» год, кроме того, они попадут в разные годовые разделы описи дел по личному составу.
При увольнении работника в Журнале регистрации (и Алфавитной книжке, если она ведется) указываются дата и номер приказа об увольнении. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.
Пример 5
На практике сталкивались с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но там была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровики забирали дело такого человека из архива и продолжали его вести. На некоторых работников было по 3–4 тома, объединенных в 1 дело. Но это не типичная ситуация.
Итак, архивист смотрит опись дел по личному составу за названный кадровиком год увольнения и находит дело. Архивист ищет личное дело уже по своим номерам: по описи дел по личному составу и архивному номеру (это порядковый номер внутри описи).
Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении. На архивном штампе указывают номер дела в соответствии с порядковым номером дела по описи.
Следует отметить, что работники отдела кадров, когда передают дела в архив организации, должны проставлять на обложке порядковый номер по описи только карандашом! В дальнейшем, когда будут составлять годовые разделы описи по личному составу всей организации, в нее еще внесут бухгалтерские документы по личному составу: лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и т.п. Поэтому при переработке описей (из структурных в годовые разделы организации) архивные номера изменятся.
Согласно п. 4.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) структурные подразделения должны передавать документы по личному составу «в архив организации не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве».
Конечно, желательно, чтобы все структурные подразделения передавали законченные делопроизводством документы своевременно – ежегодно и по согласованному графику. Особенно это касается документов постоянного хранения и по личному составу, т.к. в дальнейшем в архиве будут на основании описей дел структурных подразделений составлять годовые разделы описей дел организации. Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно. Эта работа отложится до тех пор, пока все документы по личному составу за соответствующий год не будут сданы в архив.
Если работа по передаче документов из кадровой службы в архив в организации не налажена, то в рабочих кабинетах дела могут копиться несколько лет, пока они влезают в имеющиеся шкафы и пока руки до них не доходят. А когда пространства для жизни уже не остается, начинают расчищать завалы, передавая дела в архив сразу за несколько лет. Например, в отделе кадров накопились документы за 2014–2016 годы, тогда сейчас, в 2018 году, все их можно поместить в единую опись дел по личному составу данного подразделения (показана в Примере 6). Поясним, как ее составить:
- целесообразно нумеровать описи дел по личному составу так:
- сначала указывать код подразделения (в Примере 6 это 04, см. «!»),
- а потом через дробь порядковый номер данной описи среди всех описей дел по личному составу этого подразделения за все время его существования (в Примере 6 это 7);
- в заголовке описи указываем годы, за которые документы по ней передаются в архив (в Примере 6 «за 2014–2016 годы»);
- а табличная часть описи будет построена по следующей логике:
- сначала вставляют заголовок отдельной строкой «2014 год» и включают в опись документы за 2014 год (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки и т.п.),
- затем аналогично за 2015 год с такой же систематизацией внутри
- и далее за 2016 год.
Но это должно быть скорее исключение, чем правило. В организации необходимо четко установить график передачи дел из структурных подразделений в архив.
Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела за соответствующий год (см. примечание <1> к ст. 248 Перечня):
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД)
Пример 6. Опись дел по личному составу отдела кадров (в нестандартном случае передачи документов в архив сразу за несколько лет)
Хранить личные карточки можно как объединяя в 1 дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий.
Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.
Пример 7. Тома дела с личными карточками уволенных в конкретном году (фрагмент описи дел по личному составу)
То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:
а) сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные. Этого требует п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», согласно которому «хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом». Поэтому в личном деле нужно оставить только оригиналы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании;
б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);
в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;
г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см. Пример 8).
Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см. Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:
- лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
- а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).
Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу.
Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10). Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде. Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;
д) какой бы способ систематизации документов в дела вы ни выбрали, в процессе их подшивки в тома нужно пронумеровать все листы карандашом в верхнем правом углу (нумерация листов каждого тома дела начинается с единицы). Эти сведения о каждом томе потом заносятся в лист-заверитель и во внутреннюю опись документов тома (Пример 10), а также в опись передаваемых в архив дел в графу «Количество листов» (см. Примеры 6–9). У каждого тома обложка должна быть оформлена полностью (Пример 3). Это стандандартные правила полного оформления дел, под которые подпадают все дела по личному составу, передаваемые из подразделений в архив организации.
Пример 8. Личные дела уволенных в конкретном году, если они не объединяются в единое дело (наряд), в описи дел по личному составу
Пример 9. Личные карточки и личные дела уволенных работников, если они объединяются в дело (наряд) по году увольнения, в описи дел по личному составу
Пример 10. Опись личных дел, уволенных в определенном году, включенных в конкретный том (фрагмент)
Прокомментируем особенности написания дат в описи дел. В личных карточках указывают только год увольнения (см. Примеры 7 и 9). В силу того, что карточки сформированы по алфавиту, а даты увольнения у всех разные, установить начальную дату и конечную довольно сложно, а указывать формально «01.01.2016 – 31.12.2016» не имеет смысла. Лучше указать только год «2016».
В личных делах, сформированных в наряды, также следует в описи указывать только год увольнения (Пример 9).
А в личных делах, сформированных на каждого работника отдельно, следует указывать дату приказа о приеме на работу и дату приказа об увольнении (Пример 8).
Каковы плюсы и минусы формирования личных дел разных работников в наряд (общее дело по году увольнения)?
В наряды их формируют те организации, в которых личные дела работников состоят из минимального количества документов (от 4 до 20 и не более) в целях экономии средств и места хранения.
В организациях, где создается много документов по личному составу, как правило, личные дела достаточно объемные – от 50 и выше документов в деле. Такие документы лучше оставлять в отдельных личных делах для каждого работника.
Необходимо отметить, что личные дела содержат персональные данные работников. Сохранность информации в отдельных делах значительно выше, чем в нарядах. Из нарядов «утечка информации» происходит чаще. Например, кто-то получил разрешение руководства ознакомиться с личным делом уволенного работника Смирнова П.А., но в наряде были подшиты еще 15 личных дел. Таким образом «любопытный исследователь» может без проблем «изучить» еще дополнительно 15 личных дел уволенных в том же году.
Есть еще причина, по которой лучше формировать личные дела работников не в наряды, а отдельно. Согласно ст. 656 а) ПТУД личные дела руководителей организации и других «привилегированных» категорий работников должны храниться постоянно, а не 75 или 50 лет, как у остальных. Конкретный человек сегодня, допустим, – санитар в больнице, студент медицинского вуза, а через 30 лет он станет выдающимся врачом. О нем, возможно, будут писать книги и ставить фильмы. Его личное дело будет востребовано для исследований. А если оно будет подшито в наряд, то это создаст определенные неудобства. Аналогично может произойти с любым стажером: со временем он может стать известным актером или политиком. Сегодня – рядовой работник, а завтра – легенда!
А вот личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих формируются только в отдельные дела на каждого работника.
Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников? При небольшом объеме, допустим, делим на 2 тома:
Пример 11
- 1 том. Личные карточки уволенных работников на «А – К»;
- 2 том. Личные карточки уволенных работников на «Л – Я».
Указывать следует только те буквы, которые действительно есть в томе. Если в нем нет личных карточек на фамилии, начинающиеся с букв А, Л, Щ, Э, Ю и Я, то их и не надо указывать. Тогда деление на буквы будет таким:
Пример 12
- 1 том. Личные карточки уволенных работников на «Б – К»;
- 2 том. Личные карточки уволенных работников на «М – Ш».
Когда документы фамилий одной буквы целиком входят в том, то только эту букву и указывают, поэтому стараются, чтобы «вся буква» вошла в 1 том. Но если фамилий на конкретную букву так много, что документы по ним превысят установленную толщину тома (4 см или 250 листов), только тогда «при делении самой буквы» мы переходим на обозначение в томе тремя буквами тех фамилий, что в него вошли, например:
Пример 13
- 1 том. Личные карточки уволенных работников на «АБА – АДУ»;
- 2 том. Личные карточки уволенных работников на «АЗА – АЛИ»;
- 3 том. Личные карточки уволенных работников на «АМУ – АСТ»;
- 4 том. Личные карточки уволенных работников на «Б – В»;
- 5 том. Личные карточки уволенных работников на «ГАВ – ГОР»;
- 6 том. Личные карточки уволенных работников на «ГРИ – ГУР»;
- 7 том. Личные карточки уволенных работников на «Д – И» и так далее.
Обратите внимание, что в Примере 13:
- на букву А оказалось много личных карточек – пришлось поделить их на 3 тома и в наименовании этих томов фигурируют 3 буквы («АБА – АДУ», «АЗА – АЛИ» и «АМУ – АСТ») вместо одной («А»),
- при этом карточек на фамилии, начинающиеся на буквы Б и В мало, их можно объединить в 1 том. Для облегчения восприятия описи укажем тут только первые буквы фамилий «Б – В».
Аналогично поступаем далее, т.е. не надо стремиться у всех томов указывать по 3 буквы или только по одной. К этой задаче можно подходить дифференцированно. Обычно при больших объемах приходится делить личные карточки на буквы А, Г, К, С и объединять в 1 том личные карточки на Б–В, Д–З, Н–О, У–Ф (фамилий на эти буквы гораздо меньше).
Если у вас нет личных карточек уволенных на какие-то буквы (например, А, Е, З, И, Ш, Щ, Э, Ю, Я) и всего 1 том дела, то в заголовке нужно указать только первую и последнюю из реально вошедших букв:
Пример 14
Личные карточки уволенных работников на «Б – Ч».
Если в деле всего до 5 карточек, то следует указать конкретные буквы фамилий уволенных. Например:
Пример 15
Личные карточки уволенных работников на «А, К, Н, С, Т».
В общем порядке законодательство РФ не устанавливает для организаций обязательного требования ведения личных дел работников. Необходимость ведения личных дел работников определяется организацией самостоятельно, а перечень документов, которые должны храниться в личном деле работника, устанавливается работодателем в локальном нормативном акте.
В любом случае в личное дело работника могут включаться документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника. К таким документам относятся:
— заявление о приеме на работу;
— трудовой договор;
— приказ о приеме на работу;
— договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
— личная карточка (унифицированная форма Т-2 или самостоятельно разработанная форма);
-·анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником;
— подписанные работником соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной, согласие на обработку персональных данных;
— дополнительные соглашения к трудовому договору;
— приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
— документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.);
— заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.
Согласно п. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных.
В исключительных случаях обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных в связи с реализацией международных договоров РФ о реадмиссии, в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, в связи с проведением обязательной государственной дактилоскопической регистрации, а также в случаях, предусмотренных законодательством РФ об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством РФ, законодательством РФ о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, о гражданстве РФ, законодательством РФ о нотариате.
При этом нужно учитывать, что в соответствии с ч. 5 ст. 5 Федерального закона «О персональных данных» содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
Из вышеизложенного следует, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства ИНН, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках и их персональных данных по сравнению с требуемой действующим законодательством РФ.
Однако для отдельных категорий работников и служащих нормативными правовыми актами установлены дополнительные требования по ведению личных дел.
В частности, в отношении государственных и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», п. 5 ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).
Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, содержащее перечень документов, которые должны храниться в личном деле гражданского служащего. Согласно п. 16 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела к личному делу гражданского служащего приобщаются:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;
в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
д) копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством РФ порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии);
е) копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
ж) копии решений о награждении государственными наградами РФ, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы РФ;
п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
х) копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.
Таким образом, хранение в личных делах работников копий паспорта, СНИЛС, ИНН допускается только в отношении отдельных категорий работников и государственных гражданских служащих. Работник школы к вышеуказанным категориям не относится.