Типичные ошибки в языке и стиле документов реферат

Обновлено: 10.06.2023

Работая с официальными документами, секретарь должен знать и владеть не только языковыми, но и стилистическими нормами, присущими официально-деловому стилю — функциональной разновидности русского литературного языка, используемой в качестве средства общения в сфере административного управления.
Ежегодно в стране составляется свыше 60 млрд. управленческих документов, из них только организационно-распорядительных более 6 млрд.

Файлы: 1 файл

реферат.docx

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигаются сжатость и лаконизм текста.

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.

4. Структурные помехи

Источником структурных помех является неверное построение текста служебного документа, не соразмеренное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Не следует указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, проставленном на документе.

Судя по многочисленным ошибкам, встречающимся в текстах служебных документов, следует рассмотреть подробно вопрос: по какому критерию делится текст на абзацы?

Дело в том, что изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Новую тему или новый поворот темы следует также выделять красной строкой. Разбивая текст документа на абзацы, мы облегчаем его восприятие.

Лингвисты считают, что типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем пойдет речь дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части подводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: поэтому, таким образом, в этой связи, в результате этого и т. д. Однако формальные границы между частями абзаца провести не всегда представляется возможным. Здесь большую роль играет интуиция составителя документа.

Считается, что средняя длина абзаца 4 — 6 предложений. Однако встречаются абзацы, состоящие из одного предложения, преимущественно в многоаспектных документах.

Часто в служебных документах информация, место которой в приложении, попадает целиком в сам документ. Такие документы занимают порой не один десяток страниц. Отметим, что служебный документ не должен дублировать другой, уже тестированный документ, скажем, техническое задание или перспективный план. Информация, которая не может быть выражена в жанре письма, должна составить содержание приложения к нему. В отличие от письма объем приложения не ограничен. Чтобы достичь оптимального эстетического эффекта при восприятии текста документа, рекомендуется использовать параллельные языковые конструкции.

5. Технические помехи

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целости текста при передаче — надрывы, склеивания с конвертом и т. д. Основная причина возникновения технических помех — составительская небрежность.

Здесь целесообразно рассмотреть механические воздействия, результат которых — опечатки и ошибки. Для того чтобы уменьшить их количество, по-видимому, существует лишь один путь.

6. Грамматические помехи

Орфография и пунктуация служебных документов должны в целом строго соответствовать ныне действующим правилам. Незнание этих правил и является источником грамматических помех.

Нельзя забывать, что отклонения от общелитературных норм языка допустимы только в отдельных видах документов и в отдельных их частях. Так, наблюдается тенденция к утрате знаков препинания: запятых, точки с запятой, кавычек, тире и др. Например, прямая речь, как правило, уже не употребляется в протоколах, используется косвенная речь, а чаще вариант прямой речи без кавычек, например:

Сидельников: Коллегия комитета рекомендует.

Белкина: Рекомендации Коллегии, несомненно, станут предметом обсуждения на ближайшей конференции.

Как видим, здесь прямая речь дана без кавычек и не поставлены инициалы.

Другим примером утраты знаков препинания является так называемая открытая пунктуация в написании адреса, например:

Москва, Раушская наб., 4

директору т. Кедровскому О. В.

В многоаспектных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях, ведомственных нормативных актах и др.) каждый абзац начинается с прописной буквы, хотя в конце предыдущего абзаца и стоит точка с запятой или запятая.

После обращения, как правило, ставится восклицательный знак. Однако работники сферы внешних сношений вместо восклицательного знака ставят запятую и начинают текст документа со строчной буквы. Эту практику, по нашему мнению, следовало бы сделать нормой для любого служебного письма. Обязательна запятая, а не восклицательный знак в официальных письмах с выражением сочувствия и, конечно, соболезнования. В поздравительных адресах уместен только восклицательный знак (один или три).

В наименованиях различных учреждений первое слово пишется с прописной буквы.( Всесоюзная торговая палата.)

Если в состав наименования учреждения входят собственные имена или названия других организаций, то они пишутся так же, как и при самостоятельном употреблении. (Главстройпроект при Госстрое СССР).

Особые затруднения вызывают случаи с употреблением названий предприятий, организаций, учреждений. Работники аппарата управления склонны давать их в сокращенном виде. Это создает определенные удобства, тем более, когда полное название оказывается очень длинным. Но следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сложносокращенные наименования, образованные частично из начальных букв, частично из усеченных слов, пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными, например:(НИИхим-маш, ВНИИдормаш).

В названиях высших союзных и республиканских партийных, советских, профсоюзных и комсомольских органов все слова пишутся с прописной буквы.

Составители служебных, документов далеко не всегда учитывают принципиальное различие между действительным и страдательным залогами, между совершенным и несовершенным видами глагола. Замена действительного залога страдательным, а страдательного — действительным обусловливает определенное изменение смысла документа.

В тех случаях, когда необходимо подчеркнуть, что факт свершения действия имеет большее значение, чем указание на лицо, свершившее его, прибегают к страдательному залогу.

Действительный залог придает динамизм изложению и употребляется в тех случаях, когда необходимо указать конкретное лицо как источник предпринимаемых действий.

Подмена совершенного вида глагола несовершенным и наоборот также приводит к помехам.

Работник метрополитена сообщил:

В ближайшее время будут устанавливаться эскалаторы. Правильно: будут установлены.

Здесь важно подчеркнуть не процесс, а результат.

Частая ошибка — неправильное использование предлогов. Административные работники нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.

В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение о и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога о, что создает языковые помехи.

Как известно, деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д.Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного административного решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу.

Учитывая. Считая. Принимая во внимание. Руководствуясь. и т.д.

В служебных документах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно- следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами: что, который, если, вследствие того что, при условии, чтобы, где, как. Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет.

Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом. Например:

В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие.

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, то различаются два случая. Оно ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного,, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконичность текста.

Причастный оборот может следовать за определяемым словом (тема, выполненная институтом) или предшествовать ему ( выполненная институтом тема). Наиболее распространено расположение причастного оборота после определяемого слова.

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Синонимичны по значению различным придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными, например: после установления, согласно договоренности, по окончании. в соответствии с указанием. в связи с расширением.

7. Искусственное удлинение речи

Язык и стиль служебных документов. Структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические ошибки и помехи. Употребление архаизмов, выявление возможных ошибок в употреблении слов-синонимов. Искусственное удлинение речи.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Типичные ошибки в языке и стиле документов

Язык и стиль служебных документов

Язык служебных документов — это разновидность современного литературного языка, которая используется при составлении документов.

Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают следующие функциональные стили: публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допуская двусмысленности.

Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Официально-деловому стилю присуща стилистическая строгость, объективность изложения, в нем не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренно книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические ошибки и помехи

Структурные ошибки

Источником структурных ошибок является неверное построение документа, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Например, не следует текст документа начинать с повторения того, что уже отражено в других реквизитах. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже отражено на бланке.

Синтаксические ошибки

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении

В русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения. Рассмотрим три примера:

В первом предложении содержится информация о том, когда состоится выставка; во втором констатируется то, что выставка будет проведена; в третьем предложении указывается, какая именно фирма проводит выставку.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что; который; если; вследствие того, что; при условии, что; где; как. Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Распространенной ошибкой является неоправданное усложнение текста документа: насыщение сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами. Упростить усложненные синтаксические построения можно путем прямого сокращения текста или путем его переработки, например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки

1. Согласование определений

Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

2.Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

«Данная задача при сложившемся

3. Ошибки при употреблении количественных имен числительных

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в конкурентах письма — телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т.д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи.

Как уже отмечалось, в текстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:

Приведем формы косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать трудности:

Имен. три четыре пять сорок девяносто сто

Родит. трех четырех пяти сорока девяноста ста

Дат. трем четырем пяти сорока девяноста ста

Винит. три четыре пять сорок девяносто сто

Твор. тремя четырьмя пятью сорока девяноста ста

Предл. трех четырех пяти сорока девяноста ста

Имен. двести тысяча полтора(-ы)

Родит. двухсот тысячи полутора

Дат. двумстам тысяче полутора

Винит. двести тысячу полтора(-ы)

Твор. двумястами тысячей (тысячью) полутора

Предл. (о) двухстах тысяче полутора

Лексические ошибки

1. Неправильное использование слов и терминов

Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов:

Можно ли, исходя из такого документа, принять грамотное решение?

Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин. При чтении отчетов встречаем:

Или, например, письмо:

2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение:

Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии.

В следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:

Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях … . Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

5. Ошибки в употреблении слов — паронимов

Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неверное употребление слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный — гарантированный; поместить — разместить; проводить — производить; оплатить — заплатить и т.д.

Ошибки в употреблении слов-синонимов

7. Сочетаемость слов

Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно.

Приведем некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

контроль — возлагается на кого-либо; осуществляется

должностной оклад — устанавливается

архив — создают, обрабатывают

вакансию — имеют, замещают

совещание — готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят,

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Содержание

Введение 3
Глава 1. История делового письма 4
Глава 2. Классификация деловых писем 5
Глава 3. Виды деловых писем 6
3.1. Виды некоммерческих деловых писем 6
3.2. Виды коммерческих деловых писем 6
3.3. Электронные письма 7
Глава 4. Правила оформления и структура деловых писем 8
Глава 5. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции 10
Заключение 12
Список литературы 13

Работа содержит 1 файл

Этика.docx

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

2. Собственно текст письма.

Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

* Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации- адресата.

* Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

* Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

* Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

3. Область подписи.

Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

— Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

— Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

— Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально- деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

— Неправильное использование слов и терминов.

— Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

— Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

— Ошибки в употреблении слов- синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

Составление текста делового письма — всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было — регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции — задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Не зная элементарных правил, при составлении деловых писем работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени и допускают притом немало ошибок. Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизованный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией. Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс.

В связи с тем, что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

3.1. Лексические ошибки

Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, — это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления и документационного обеспечения управления.

Правильность и стабильность употребления терминов устанавливают терминологические словари и стандарты, которые способствуют упорядочению терминологии.

Употребляя термины в деловой документации, необходимо предусматривать, что термин должен быть понятен и автору, и адресату, и при необходимости раскрывать содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

ü дать официальное определение термина;

ü расшифровать его словами нейтральной лексики;

ü заменить термин общепонятным словом или выражением.

Нередки случаи неправильного употребления терминов в текстах документов чаще всего в связи с незнанием их значения. Трудности в употреблении терминов объясняются еще и постоянным изменением системы терминов: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления; один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.

Существует и такое явление, как омонимия терминов, при которой два термина или более совпадают по звучанию, но обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко.

Профессионализмы возникают в двух случаях:

ü специальная область деятельности не имеет своей терминологии (охота, рыболовство, ремесла и др.);

ü слово становится неофициальным заменителем термина (например, трансплантация — пересадка, карданное устройство — кардан и др.).

Область употребления профессионализмов — это, как правило, устная речь. Использование профессионализмов в текстах документов крайне нежелательно.

Профессиональная жаргонная лексика — это форма профессионального просторечия (например, наличка, нал, безнал, дострой и др.). Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу.

Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 200 руб.

Можно ли исходя из этих документов принять толковое решение? Кому выплатить премию?

Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин. При чтении отчетов встречаем:

Освободители освободили 400 вагонов с арбузами.

На заводе произошел анонимный случай: кто-то бросил окурок и в результате этого возник пожар.

Вот, например, письмо:

Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательпая расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: редуктор в химической промышленности означает приспособление для снижения давления газа, а в машиностроении — приспособление, снижающее скорости вращения валов.

Для неискушенного в зоотехнике человека непонятным является термин деловые поросята, для незнающего строительное дело — комнатность, деревянность и т. д.

В одном из приказов находим:

Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов. Зачем понадобилось отглагольное существительное приглашение?

В служебных письмах очень много отглагольных существительных с окончанием -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например: несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов, как недополучение, недовыполнение или (это уже просто из ряда вон выходящее слово) недоперевыполнение? Как, например, понять такой приказ:

За допущенные грубые ошибки и игнорирование их, не исправление, а наоборот, допущение неисполнения в сторону улучшения, прораба М. понизить в должности.

Одной из причин плеоназмов (от греч. pleonasmos — излишество) является неправильное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми закреплен уже русский эквивалент. Например, пишут: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместо представить.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы. Слово лимит означает предельная норма. Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых ведутся те или другие расходы.

Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция — условие, экстраординарный — особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.

Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии. Например, часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове индустрия уже заключено понятие промышленная); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать— и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение).

А в следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:

Современная витражная продукция Рижского радиозавода известна во всем мире.

Сообщаем наши реквизиты: Москва, 123298, ул. Народного ополчения.

Новый станок — настоящий ас среди своих собратьев.

Во время испытаний станок ДР-1 сохранял свой приоритет.

Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Лексическим изъяном является и тавтология — смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной и затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Иногда составители деловых писем путают многозначные глаголы представить и предоставить. Глагол представить имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника) . Глагол предоставить имеет значение: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово).

Ошибки в употреблении слов-синонимов.

Составители служебных документов нередко злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс изучения документа. Трудно догадаться, что аббревиатура потетери означает потенциальные потери, что ЛУ на БВ — это линейный ускоритель заряженных частиц на бегущей волне. Подобная аббревиатура недопустима в деловом письменном общении.

По происхождению аббревиатуры могут быть лексическими (кожимит — имитация кожи) и структурными (главк—главное управление). Часто аббревиатуры настолько прочно входят в язык, что употребляются как самостоятельные слова, например: комсомол.

Остановимся на правилах аббревиации, которые не встречают возражения ни со стороны лингвистов, ни со стороны практических работников из сферы делопроизводства:

2. Сокращение должно быть обратимым, т. е. таким, чтобы его можно было всегда развернуть в полное наименование, эквивалентом которого оно является. Однако это правило не распространяется на сокращения, которые уже стали самостоятельными словами, типа лавсан, прораб, загс.

4. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ

И СТИЛЕ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Язык и стиль служебных документов

Язык служебных документов – это разновидность современного литературного языка, которая используется при составлении документов.

Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают следующие функциональные стили: публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии – основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допуская двусмысленности.

Официально-деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Официально-деловому стилю присуща стилистическая строгость, объективность изложения, в нем не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренно книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

4.2. Структурные, синтаксические, морфологические,

лексические, стилистические, технические ошибки и помехи

Источником структурных ошибок является неверное построение документа, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Например, не следует текст документа начинать с повторения того, что уже отражено в других реквизитах. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже отражено на бланке.

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении

В русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения. Рассмотрим три примера:

В первом предложении содержится информация о том, когда состоится выставка; во втором констатируется то, что выставка будет проведена; в третьем предложении указывается, какая именно фирма проводит выставку.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов

Ошибки, возникающие в результате

незнания структуры сложного предложения

При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что; который; если; вследствие того, что; при условии, что; где; как . Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Распространенной ошибкой является неоправданное усложнение текста документа: насыщение сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами. Упростить усложненные синтаксические построения можно путем прямого сокращения текста или путем его переработки, например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки

Согласование определений

Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

2.Ошибки при употреблении полной

и краткой форм имен прилагательных

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Неправильно: Правильно:

«Данная задача при сложившемся

Неправильно: Правильно:

«Каждый член бригады

3. Ошибки при употреблении количественных имен числительных

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в конкурентах письма – телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т.д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи.

Как уже отмечалось, в текстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:

Приведем формы косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать трудности:

Имен. три четыре пять сорок девяносто сто

Родит. трех четырех пяти сорока девяноста ста

Дат. трем четырем пяти сорока девяноста ста

Винит. три четыре пять сорок девяносто сто

Твор. тремя четырьмя пятью сорока девяноста ста

Предл. трех четырех пяти сорока девяноста ста

Имен. двести тысяча полтора(-ы)

Родит. двухсот тысячи полутора

Дат. двумстам тысяче полутора

Винит. двести тысячу полтора(-ы)

Твор. двумястами тысячей (тысячью) полутора

Предл. (о) двухстах тысяче полутора

Неправильное использование слов и терминов

Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов:

Можно ли, исходя из такого документа, принять грамотное решение?

Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин. При чтении отчетов встречаем:

Или, например, письмо:

Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение:

Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии.

В следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления .

Читайте также:

  

• Отличительные особенности государственных и муниципальных организаций реферат

  

• Роль отечественных ученых в становлении и развитии мировой органической химии реферат

  

• Музейная педагогика в россии и за рубежом реферат

  

• Проблемы современного состояния физической культуры в сибирском регионе реферат

  

• Составьте аннотацию и реферат по тексту чтение

Справочные материалы Типичные ошибки в языке деловых бумаг

Лексические ошибки

1. Неправильное
использование слов-терминов.

Например: Доставленные
заготовки зубчатых колес не имеют
маркировки и свидетелей
(из делового письма).

Термин образцы-свидетели
используется узким кругом специалистов,
поэтому текст не был понят получателем
документа.

2. Неоправданное
употребление иностранных слов. Например:
Срок выполнения задания может быть
пролонгирован
(продлен).

Нет смысла
использовать иностранное слово, если
есть русский термин, обозначающий данное
понятие. Употребление иностранной
лексики должно быть обусловлено
требованием необходимости, уместности
и точности словоупотребления.

3. Употребление
архаизмов.

К числу слов и
оборотов, исторически свойственных
деловой письменной речи, но в настоящее
время ощущаемых как архаичные следует
отнести: при
сём (при
этом); на
предмет
(для); каковой
(который); отношение
(письмо); в
настоящем..
(в этом…); вышепоименованный
(указанный выше) и т.п.

4. Плеоназм и
тавтология. Плеоназм (от греч. pleonasmas
– избыток, чрезмерность) – один из видов
многословия; проявляется в употреблении
в речи близких по смыслу и потому
логически излишних слов.

Например:
Израсходовано 150 рублей денежных
средств.

Тавтология (от
греч. tauto
– то же самое, logos
– слово) – один из видов многословия;
заключается в повторении однокоренных
слов или одинаковых морфем. Например:
Следует
учитывать следующие
факторы.

5. Неразличение
паронимов, например: Командировочный
прибыл в указанное время.

Слово командировочный
(образованное от существительного
командировка)
употребляется как прилагательное и
существительное, используется в
литературном языке по отношению к
неодушевленным «предметам» –
документам, денежным средствам,
полагающимся лицам, отправляемым в
командировку: командировочное
удостоверение, получить командировочные.
Слово командированный
(образованное от глагола командировать)
имеет значение ‘находящийся в командировке’
и, в отличие от слова командировочный,
употребляется только по отношению к
людям. Например: Я поселился в маленьком
доме для командированных.

6. Ошибки в
употреблении синонимов. Например:
Высылаем в ответ на Ваше требование от
12.05.95.

В данном случае в
официально-деловом стиле преимущественно
употребляется синонимичное слово
запрос,
а не требование.

Грамматические ошибки

1. Ошибки в управлении
(то есть в постановке зависимого слова
не в той падежной форме, которую требует
управляющее слово). Например: следует
писать –
согласно,
благодаря, вопреки
(чему?) соответствующему
положению
(а не
положения).

Запомните:
руководитель,
начальник (чего?)
отдела,
центра; заведующий
(чем?) отделом,
кафедрой.

2. Ошибки при
употреблении полной и краткой форм
прилагательных. Например: Изменение
графика отпусков работников отдела
нежелательное (нежелательно).

В официально-деловой
речи краткие формы имен прилагательных
в качестве сказуемого более употребительны,
чем полные. Полные формы в подобных
фразах воспринимаются как разговорные
и даже просторечные.

3. Ошибки при
употреблении количественных имен
числительных. Например: Депутат
встретился с шестьюстами шестьдесят
шестью рабочими завода
(Правильно: шестьюдесятью).

Несклонение или
неполное склонение сложных и составных
числительных является нарушением
общелитературной нормы.

4. Нарушение правила
употребления деепричастных оборотов.

Стандартные фразы
многих документов начинаются с
деепричастных оборотов, например:
Учитывая…;
Считая…; Принимая во внимание…;
Руководствуясь…
и т.п.

Составители деловых
бумаг часто допускают ошибки, не учитывая,
что оба действия, называемые как
глаголом-сказуемым, так и деепричастием,
в предложении должны относиться к одному
и тому же субъекту (к одному и тому же
подлежащему). Например: Проработав
два месяца, у него возникли осложнения
с начальником цеха.
Правильный вариант: Проработав
два месяца, он испортил отношения с
начальником.

5. Неправильное
использование предлогов.

В деловой речи
широко распространены как производные,
так и непроизводные предлоги, например:
согласно
постановлению…,
вопреки
решению…, по
отношению
к…, в течение
указанного
срока…, вопрос о
доверии (кадрах), по
решению (суда)… и т.п.

Ошибки возникают
в случае:

1. неправильного
   выбора предлога: Рабочие опоздали, и
   через
   них машина простаивала (вместо,
   из-за них);

2. неправильного
   выбора падежа: Согласно постановления
   правительства… (вместо Согласно
   постановлению
   правительства…);

3. злоупотребления
   предлогами (употребления их там, где
   не нужно, например: Директор завода
   отметил о
   важности
   поставленной проблемы. Правильно:
   отметил
   важность…

6. Ошибки, связанные
с неправильным порядком слов в предложении.
Например: Для определения фонда оплаты
в конце года
уточняются расценки на продукцию.

В письменной речи
информационная роль порядка слов
возрастает к концу предложения, поэтому
в данной фразе непонятно: расценки
уточняются в конце года
или расценки
уточняются для определения фонда оплаты.
По-видимому, это предложение должно
быть составлено так: Для
определения фонда оплаты расценки за
продукцию уточняются в конце года.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

4. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ
В ЯЗЫКЕ

И СТИЛЕ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Язык и стиль
служебных документов

Язык служебных
документов
– это разновидность современного
литературного языка, которая используется
при составлении документов.

Стиль
– это
особенность языка, проявляющаяся в
отборе, сочетании и организации языковых
средств в связи с задачами общения.
Различают следующие функциональные
стили: публицистический, научный,
художественно-литературный,
разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация
нуждается в языке, на котором она будет
зафиксирована, передана и воспринята.
Этот сложный процесс может быть
осуществлен с помощью специальной
терминологии – основного компонента
любого функционального стиля. Стиль
официально-делового общения сложился
под влиянием необходимости излагать
факты с предельной точностью, краткостью,
конкретностью, не допуская двусмысленности.

Официально-деловой
стиль – это
такая функциональная разновидность
языка, которая обслуживает сферу
официальных деловых отношений
преимущественно в письменной форме.
Официально-деловому стилю присуща
стилистическая строгость, объективность
изложения, в нем не должно быть
эмоциональности, субъективной оценочности
и разговорности. Именно это приближает
стиль деловых бумаг к умеренно книжному,
научному стилю, но обезличенность манеры
изложения является характерным признаком
языка документов.

4.2.
Структурные, синтаксические,
морфологические,

лексические,
стилистические, технические ошибки и
помехи

Структурные
ошибки

Источником
структурных ошибок является неверное
построение документа, несоразмерное
расположение его частей. Важно, чтобы
каждый аспект содержания занимал
определенное место в логической структуре
документа и не совпадал с другим аспектом.
Несоблюдение этого условия приводит к
длинным введениям и сложным системам
мотивировок.

Например,
не следует текст документа начинать с
повторения того, что уже отражено в
других реквизитах. Нет необходимости
указывать наименование предприятия
рядом с должностью лица, подписавшего
документ, поскольку это уже отражено
на бланке.

Синтаксические
ошибки

Ошибки,
связанные с неправильным порядком слов
в предложении

В
русской письменной речи информационная
роль порядка слов возрастает к концу
предложения. Рассмотрим три примера:

Фирма
«Сокол» проводит выставку продукции
восьмого июля 2012 года.

Восьмого
июля 2012 года фирма «Сокол» проводит
выставку продукции.

Восьмого
июля 2012 года проводит выставку продукции
фирма «Сокол».

В
первом предложении содержится информация
о том, когда состоится выставка; во
втором констатируется то, что выставка
будет проведена; в третьем предложении
указывается, какая именно фирма проводит
выставку.

Нарушение
специфики употребления деепричастных
оборотов

Деепричастный
оборот служит средством передачи
действия, происходящего одновременно
или в связи с другим действием. Пользуясь
деепричастным оборотом, можно
сформулировать причины, послужившие
основанием для принятия того или иного
управленческого решения. Деепричастным
оборотом следует начинать, а не завершать
фразу. Например: «Учитывая…», «Считая…»,
«Принимая во внимание…», «Руководствуясь…»
и т.д.

Обязательным
условием употребления деепричастных
оборотов является то, что два действия,
одно из которых выражено глаголом-сказуемым,
а другое 
деепричастием, должны осуществляться
одним и тем же лицом (или относиться к
одному и тому же лицу). Например, ошибочной
будет формулировка: «Проработав всего
два месяца, у него возникли осложнения
с начальником отдела». Правильный
вариант: «Проработав всего два месяца,
он испортил отношения с начальником
отдела».

Ошибки, возникающие
в результате

незнания
структуры сложного предложения

При
построении сложных предложений следует
учитывать, что наиболее употребительны
сложные предложения с союзами что;
который; если; вследствие того, что; при
условии, что; где; как.
Место придаточного предложения зависит
от того, какой член главного предложения
оно поясняет. Распространенной ошибкой
является неоправданное усложнение
текста документа: насыщение
сложноподчиненными предложениями с
однотипными придаточными частями,
длиннейшими перечислениями, сложно
построенными вставными конструкциями,
развернутыми цитатами. Упростить
усложненные синтаксические построения
можно путем прямого сокращения текста
или путем его переработки, например,
разбивкой сложного текста на отдельные,
простые по составу и построению фразы.

1. Согласование
   определений

Если определение
относится к имени существительному,
имеющему при себе приложение, оно
согласуется с главным словом сочетания:
новый вагон-лаборатория, универсальная
лебедка-автопогрузчик. Главное слово
в таких сочетаниях обычно стоит на
первом месте.

Если
определение относится к сочетанию
личного имени и приложения типа «директор
завода Иванова», определение обычно
согласуется с ближайшим именем
существительным: «наш начальник цеха
Петрова»; «старший инженер Яковлева»;
«новый лаборант Серова».

Отступление
от этого правила наблюдается в тех
случаях, когда определение выражается
причастием: «выступившая на собрании
заместитель декана по научной работе
доцент Сидорова» …; «принимавшая участие
в разработке проекта старший научный
сотрудник Алексеева» …

2.Ошибки
при употреблении полной

и
краткой форм имен прилагательных

Составителям
деловых писем следует учитывать, что
краткие формы имен прилагательных более
употребительны в официально-деловой
речи. Полные формы прилагательных (в
форме именительного падежа) в подобных
текстах оказываются неуместными,
ощущаются как разговорные и даже
просторечные.

Неправильно:
Правильно:

3.
Ошибки при употреблении количественных
имен числительных

При
употреблении количественных числительных
в деловых письмах, а также в конкурентах
письма – телефонном разговоре, деловой
беседе, при чтении деловых текстов в
официальной обстановке следует помнить,
что все количественные имена числительные
склоняются; при этом изменяются все
части сложных и составных числительных:
до шестисот шестидесяти рублей, с
шестьюстами шестьюдесятью шестью
рублями и т.д. Несклонение или неполное
склонение сложных и составных числительных,
распространенное в устной речи, является
нарушением норм официально-деловой
письменной речи.

Как
уже отмечалось, в текстах количественные
имена числительные, как правило,
записываются цифрами. Поэтому, чтобы
избежать возможных речевых ошибок в
текстах, предназначенных для чтения
или произнесения в официальной обстановке,
наряду с цифровыми обозначениями следует
давать их словесные варианты, разумеется,
в соответствующих падежных формах:

«На завод было
доставлено до 656 т (шестисот пятидесяти
шести тонн) металлолома».

«Депутат
встретился с 656 (шестьюстами пятьюдесятью
шестью) рабочими завода».

Приведем
формы косвенных падежей числительных,
склонение которых может вызвать
трудности:

Имен. три
четыре пять сорок
девяносто сто

Родит. трех
четырех пяти сорока
девяноста ста

Дат. трем
четырем пяти сорока
девяноста ста

Винит. три
четыре пять сорок
девяносто сто

(трех)
(четырех)

Твор. тремя
четырьмя пятью сорока
девяноста ста

Предл. трех
четырех пяти сорока
девяноста ста

Имен.
двести тысяча
полтора(-ы)

Родит.
двухсот тысячи
полутора

Дат.
двумстам тысяче
полутора

Винит.
двести тысячу
полтора(-ы)

Твор.
двумястами тысячей
(тысячью) полутора

Предл.
(о) двухстах тысяче
полутора

Лексические ошибки

1. Неправильное
   использование слов и терминов

Основное
количество ошибок в деловых письмах
относится к лексическим. Природа их
кроется в ряде случаев в недостаточной
грамотности некоторых адресантов:

«Отметить хорошее
состояние ул. Витебское шоссе с
присуждением ей денежной премии 200 руб.»

Можно ли, исходя
из такого документа, принять грамотное
решение?

Порой авторы
документов не считают нужным подобрать
правильный термин. При чтении отчетов
встречаем:

«На
заводе произошел анонимный
случай: кто-то бросил окурок, и в результате
возник пожар».

Или, например,
письмо:

«Частично
доставленные заготовки зубчатых колес
не имеют маркировки и свидетелей.
Прошу принять меры к обеспечению».

Просьба
не была выполнена в срок: работникам
снабженческой организации, куда
адресовалось письмо, пришлось долго
выяснять, что понимал адресант под
словом «свидетели». Оказалось, что это
макеты деталей, прилагаемых к партии.
Эти макеты правильно именуются
«образцами-свидетелями» и включают
целый комплект деталей.

Отдельные
термины и профессиональные жаргонные
слова знакомы лишь узкому кругу лиц
определенной профессии, поэтому требуется
обязательная расшифровка их в тексте.
Расшифровать нужно и термины, которые
в разных отраслях промышленности имеют
различное значение, например: «редуктор»
в химической промышленности означает
«приспособление для снижения давления
газа», а в машиностроении – «приспособление,
снижающее скорость вращения валов».

Стремление
придать словам большую значимость
выливается в «терминологическую игру»,
приводящую к разнообразным ошибкам.
Часто встречаются обороты, которые в
стилистике именуются расщеплением
сказуемого: вместо «премировать» пишут
«производить премирование», вместо
«монтировать» – «производить монтаж»,
вместо «внедрить» – «осуществить
внедрение».

В
деловых письмах очень много отглагольных
существительных с окончанием на «-ание»,
«-ение», придающих речи ярко выраженный
канцелярский характер. Нередко также
встречаются образованные по их образцу
слова с отрицанием, которые особенно
затрудняют восприятие текста, например,
несогласование, некомандирование,
недополучение, недовыполнение и даже
недоперевыполнение.

1. Неуместное или
   неоправданное употребление иностранных
   слов

Часто
в деловой язык попадают иностранные
слова, обозначающие понятия, за которыми
уже закреплен русский эквивалент.
Например, пишут: «срок выполнения может
быть пролонгирован» вместо «продлен»;
«репрезентовать» вместо «представить».

При использовании
иностранного слова необходимо точно
знать его смысл. Например, неверно
предложение:

«Эффективность
режима экономии во многом зависит от
того, насколько лимитируются финансовые
расходы».

Слово
«лимит» означает «предельную норму».
Лимитируются средства, а не расходы,
т.е. дается предельная норма денежных
средств, в пределах которых ведутся те
или иные расходы.

Неправильное
употребление иноязычной лексики, как
правило, ведет к тавтологии.

В
следующих примерах иностранные слова
привносят нежелательные ассоциации:

«Новый
станок – настоящий ас среди своих
собратьев».

«Во время испытаний
станок ДР-1 сохранял свой приоритет».

Заимствование
иностранных слов – закономерный путь
обогащения всякого языка. Однако нет
смысла использовать иностранное слово,
если есть русский термин, обозначающий
данное понятие. Употребление иностранной
лексики должно быть обусловлено тремя
обстоятельствами, тесно связанными
между собой: необходимостью,
уместностью и точностью словоупотребления.