Типичные ошибки в учете товаров

6.1. К типичным ошибкам в учете затрат на производство и в исчислении себестоимости товаров (работ, услуг) относятся:

отнесение на себестоимость товаров (работ, услуг) расходов, не подтвержденных первичными документами;

отражение в себестоимости товаров (работ, услуг) затрат, относящихся к выданным авансам по невыполненным работам (отсутствуют акты о выполненных работах);

необоснованное включение в себестоимость командировочных и представительских расходов, расходов на рекламу, подготовку и обучение персонала при отсутствии подтверждающих документов;

нарушение порядка ведения регистров аналитического и синтетического учета затрат;

отнесение на себестоимость завышенной величины начисленной амортизации по ОС и НМА производственного назначения;

отнесение на себестоимость затрат по приобретенным ценностям без оприходования ТМЦ на склад и их списания;

отнесение на себестоимость стоимости похищенных ТМЦ;

отнесение на себестоимость расходов по процентам за кредиты на приобретение инвестиционных активов;

включение в себестоимость затрат, относящихся к расходам будущих периодов (подписки на следующий за отчетным год и др.);

списание на себестоимость всей арендной платы за год (полугодие, квартал), а не по частям за отчетный месяц;

отнесение на себестоимость расходов по индивидуальным подпискам, личным мобильным телефонам;

отнесение на себестоимость оплаты дополнительных (сверх предусмотренных законодательством) отпусков и начислений страховых взносов с них во внебюджетные фонды;

отнесение на себестоимость командировочных расходов лиц, не состоящих в штате объекта проверки и не являющихся совместителями (оформленных по договорам подряда) или по командировкам не производственного назначения;

неотражение себестоимости НП в бухгалтерском учете и отчетности;

неточное распределение затрат между выпущенной готовой продукцией и НП;

необоснованное изменение принятого в учетной политике метода учета затрат и калькулирования себестоимости;

неточное распределение сумм накладных расходов по объектам калькуляции;

несоответствие применяемых объектом проверки статей калькуляции отраслевым методическим рекомендациям;

необоснованное применение базы распределения косвенных расходов;

отнесение на себестоимость затрат, которые следовало относить на прибыль, остающуюся в распоряжении объекта проверки;

отнесение на себестоимость товаров (работ, услуг) пеней, штрафов, неустоек, уплаченных объектом проверки;

отнесение на себестоимость расходов, связанных с приобретением НМА, ОС, осуществлением капитальных вложений;

отнесение на себестоимость средств, связанных с благотворительной деятельностью, расходы на осуществление спортивных мероприятий, мероприятий культурно-просветительного характера;

необоснованное включение в себестоимость расходов, не связанных с исполнением государственного контракта, контракта (договора), соглашения.

Ошибка №1 — Закупка слишком сложного оборудования

Одна из самых популярных ошибок заключается в стремлении сделать все как можно лучше, что приводит к закупке излишне дорогого и сложного в использовании оборудования.
Например, для организации складского учета закупают вместо простых сканеров терминалы сбора данных с цветными экранами, множеством кнопок и огромным количеством настроек.

Недостатки таких терминалов:

В результате дорогое и «проблемное» оборудование пылится на полках и не используется.

Как избежать проблем:

Кто знает, как вы будете строить свой бизнес через несколько лет, какие идеи по
оптимизации и развитию будут реализованы и какие технологии появятся? Также стоит помнить, что любое оборудование – не вечно. И вам все равно придется через какое-то время его обновлять. Не стоит тратить лишние средства и усложнять внедрение, если можно выгодно и в сжатые сроки начать пользоваться простыми и удобными решениями.

Для организации склада оптимальный выбор – простой сканер штрих-кодов с подключением к информационной системе или автономный терминал, который сможет считать штрих-код и хранить данные о количестве каждого наименования до передачи данных в систему.

Ошибка №2 — Отсутствие плана автоматизации

Без четкого планирования любые, даже лучшие, начинания в бизнесе обречены на провал, и автоматизация склада – не исключение. Как ни странно, такая, казалось бы, очевидная ошибка очень распространена. Люди начинают закупку оборудования, информационных систем, какие-то действия по автоматизации без четкого планирования и выделенного бюджета. В итоге работы бесконечно затягиваются , а перебои в финансировании еще больше тормозят процесс. И тут встает большой вопрос, достигнет ли компания результата, и будет ли он соответствовать ожиданиям.

Как избежать проблем:

Четкое планирование и бюджетирование – важнейшие составляющие успеха.

Ошибка №3 — Перенос остатков без инвентаризации

Часто переход на новую информационную систему проводят без инвентаризации, просто переносят существующие остатки на момент перехода.Доработка существующей системы с подключением нового оборудования или новых типов документов также должна сопровождаться инвентаризацией.

Казалось бы, проблем при таком варианте быть не должно. Но здесь необходимо учитывать человеческий фактор:

Как избежать проблем:

Всегда проводите своевременную инвентаризацию. Этот документ будет подтверждением корректного переноса остатков, от него можно будет «плясать» при поиске ошибок в текущих документах или действиях сотрудников. Вы получаете основу, на которую можно опираться при выявлении причин недостачи или других разночтений. Кроме того, актуализация остатков еще никому не вредила, в то время как перенос неточных данных тянет за собой множество лишних проблем.

Ошибка №4 — Необученный персонал

Руководитель лично изучает работу сканеров или другого оборудования, и приходит к выводу, что все очень просто и учиться нечему. Аналогичная ситуация возможна при внедрении изменений в информационную систему или даже при внедрении новой. Казалось бы, тот же склад, номенклатура товаров, суть работы не изменилась. И даже сами сотрудники подтверждают, что справятся без обучения.

На практике оказывается, что многие нюансы были не учтены, и как с ними работать, никто не знает. Сотрудники переоценили свои силы или подтвердили готовность работать без обучения из личных интересов (страх увольнения, карьерные амбиции и т.д.).

Результаты оказываются печальными:

В итоге продажи «тормозятся», поставщики возмущаются из-за несвоевременного приема товара, количество конфликтов в коллективе растет.

Самый очевидный вывод – продажи здесь и сейчас важнее, поэтому иногда можно и отказаться на время от новых инструментов. Как известно, нет ничего более постоянного, чем временное. Из-за плохо обученного персонала успешные решения оказываются на полке, автоматизация не состоялась.

Как избежать проблем:

Не пренебрегайте своевременным обучением персонала. Даже если люди убеждены, что они все знают и умеют, повторение никому не помешает. Более того, так персонал сможет подтвердить на практике свою компетенцию. После этого саботаж или массовые ошибки минимизируются, так как сотруднику придется отвечать за них в связи с недостаточной компетенцией, а это уже риск увольнения.

Ошибка №5 — Слишком большая нагрузка на людей

Автоматизацию проводят по разным причинам, но одна из самых распространенных – стремление снизить нагрузку на сотрудников. Руководство считает, что автоматизация уменьшит нагрузку на персонал, и люди смогут работать больше и эффективнее.

На самом деле, автоматизация повышает точность работы и снижает затраты времени сотрудников на выполнение определенных рутинных операций. При этом нагрузка на человека может даже возрасти. Для выполнения текущей работы необходимо усвоить новые знания, отточить навыки, возможно, придется даже выполнять больше операций.

Яркий пример ошибочного подхода – автоматизация в пик сезона продаж. Сотрудники и без того работают в такие периоды практически на пределе. Но из-за несвоевременного решения руководства им приходится одновременно изучать что-то новое и отрабатывать навыки работы в непривычной системе. В итоге люди переутомляются, и число ошибок начинает расти вопреки ожиданиям.

Как избежать проблем:

Всегда принимайте во внимание человеческий фактор, в том числе выносливость и допустимый предел взятых на каждого сотрудника обязанностей. Не перегружайте сотрудников и выбирайте для автоматизации спокойный период, а лучше всего, низкий сезон.

Ошибка №6 — Не предусмотрено запасное оборудование

В целях экономии средств руководство закупает оборудование четко по количеству рабочих мест, забывая о необходимом резерве. Но любая техника может выйти из строя, выявляется брак, возникают поломки при эксплуатации, иногда требуется сервисное обслуживание.

Итог неразумной экономии – в процессе работы приходится перераспределять нагрузку на оставшиеся рабочие места или возвращаться к выполнению каких-то операций вручную. Это снижает эффективность всей системы.

Как избежать проблем:

Помните о необходимости наличия резервного оборудования. Бесперебойная работа склада полностью окупит такие вложения.

Ошибка №7 — Отсутствие понятных инструкций

При внедрении автоматизации вы, скорее всего, хотите четко понимать: что вы получите, как это будет работать и как этими инструментами будут пользоваться ваши сотрудники. Но важно, чтобы все аспекты работы понимали не только вы, но и ваши сотрудники, каждый — в меру своей компетенции.

Человек, который будет работать с новыми инструментами, должен четко понимать:

Даже обученные сотрудники могут что-то забыть или не запомнить, особенно, если речь идет о внештатных ситуациях. Но ведь вы будете нанимать новых сотрудников, и учить их будут уже по ходу работы.

Как избежать проблем:

Здесь на помощь приходят инструкции – максимально подробные и написанные понятным языком.

Техническая документация от поставщика оборудования или разработчика системы вашим сотрудникам не подойдет. Здесь нужны краткие и четкие правила. Иногда подобные инструкции в виде перечня действий можно увидеть даже в виде распечаток на стенах офисов, например, «Как сделать скан-копию документа» (над офисным сканером) или «Правила проведения инвентаризации» (в качестве напоминания офисному персоналу).

Разработка подобных инструкций для сотрудников поможет вам и руководителям подразделений максимально глубоко понять особенности системы автоматизации. Можно доверить их написание подрядчику, но даже в этом случае вы как руководитель компании обязательно контролируете результат, и пока не поймете и не одобрите каждый этап, инструкции не утверждаются. Так вы получите полное понимание обновленных процессов по результатам автоматизации, а ваши сотрудники – четкие знания, что и как правильно делать.

Перейти к основному содержанию

✅ Ошибки и ответственность за них 

Ошибка в бухгалтерском учете или в бухгалтерской отчетности – неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности. 

Об ошибках и их исправлении есть специальное ПБУ – ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (утв. Приказом Минфина № 63н от 28.06.2010, далее – ПБУ 22/2010). 

❗ Все выявленные ошибки и их последствия нужно обязательно исправлять. При этом следует разграничивать ошибки и неточности (пропуски), выявляющиеся при получении новой информации. 

Пример: поставщик сообщает, что в представленных им документах неверно указана цена продукции, а вы уже отразили операцию поступления в учете. Это не будет ошибкой для вашей организации, это неточность, новая информация для вас, в учете будет отражен новый факт хозяйственной жизни (исправленный УПД). 

В ПБУ 22/2010 перечислены причины появления ошибок в учете:

*️⃣ неправильное применение бухгалтерского законодательства;

*️⃣ неправильное применение учетной политики организации;

*️⃣ неточности в вычислениях;

*️⃣ неправильная классификация или оценка фактов хозяйственной жизни;

*️⃣ недобросовестные действия должностных лиц организации и др. 

Есть и специфические ошибки составления бухгалтерской отчетности:

*️⃣ производится необоснованный зачет между статьями активов и пассивов, между дебиторской и кредиторской задолженностью, между прочими доходами и расходами;

*️⃣ выручка в отчете о финансовых результатах не показывается отдельно по видам деятельности (см п. 18.1 ПБУ 9/99 «Доходы организации»: «Выручка, прочие доходы (выручка от продажи продукции (товаров), выручка от выполнения работ (оказания услуг) и т. п.), составляющие 5 и более процентов в общем объеме доходов организации за отчетный период, должны показываться в Отчете по каждому виду в отдельности»);

*️⃣ предоплата за весь срок действия договора отражается на счете 97 как расходы будущих периодов;

*️⃣ нарушение методики формирования показателей и оценки статей бухгалтерского баланса (основные средства – по остаточной стоимости, товары – по покупной стоимости и др., п. 32-38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации») и др. 

За ошибки в учете и отчетности установлены санкции в НК РФ и в КоАП РФ.

Так, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (отсутствие документов (как первичных, так и регистров), неправильное их отражение в учетной системе организации (на счетах бухучета, в налоговых регистрах, в отчетности) предусмотрены штрафы от 10 000 до 30 000 руб. плюс 20 % от неуплаченных по причине ошибок налогов. 

В КоАП РФ тоже предусмотрены санкции за грубые нарушения (ст.15.11 КоАП РФ). Понятие грубых нарушений в КоАП включает в себя не только отсутствие документов и неверные записи в бухучете, но и занижение сумм налогов не менее чем на 10 % по причине учетных ошибок, искажения показателей отчетности не менее чем на 10 %; регистрацию мнимых и притворных сделок. Штрафы на должностных лиц составляют от 5 000 до 10 000 руб., при повторных случаях – от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет. Но есть возможность избежать санкций – все исправить и пересдать отчетность без ошибок до даты утверждения отчетности собственниками. 

✅ Как исправлять будем? 

Порядок исправления ошибок в бухучете зависит от существенности ошибки и от периода ее обнаружения.

Уровень существенности нужно установить самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 7.4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», п. 3 ПБУ 22/2010).

Ранее Минфин устанавливал общий уровень существенности (пп. 1 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, приказ Минфина № 67н от 22.07.2003  – «существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5 %». Но начиная с отчетности за 2011 год положения этого приказа не применяются (приказ Минфина № 108н от 22.09.2010). 

Зачастую организации утверждают в своей учетной политике уровни существенности ошибок в интервале от 5 до 10 %. Верхний уровень – 10 % – ориентация на ст. 15.11 КоАП (см. выше).

Несущественные ошибки прошлых периодов, выявленные после подписания годовой бухгалтерской отчетности, исправляются записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» (п. 14 ПБУ 22/2010) в месяце выявления ошибки. Несущественные ошибки отчетного года исправляются записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета (п. 5, п. 6 ПБУ 22/2010) в месяце выявления. 

С существенными ошибками процесс усложняется.

Если ошибка выявлена до даты подписания отчетности руководителем – ее исправляют декабрем года, за который составляется отчетность. Если ошибку нашли после даты подписания годовой отчетности руководителем, но до даты утверждения ее собственниками – ошибка исправляется заключительными записями декабря, исправленная отчетность заново представляется в ГИР БО¹ и пр. (не позднее чем через 10 рабочих дней со дня, следующего за днем внесения исправления в отчетность либо за днем утверждения отчетности (ч. 5 ст. 18 Закона о бухучете)). 

¹ ГИР БО – государственный информационный ресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Если существенные ошибки выявляются уже после утверждения годовой бухгалтерской отчетности собственниками, отчетность исправлению не подлежит, но в последующей отчетности проводится ретроспективный пересчет. В этом случае ошибки исправляются записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде в корреспонденции со счетом нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) (сч. 84). 

Организации, имеющие право на упрощенные способы ведения бухгалтерского учета (упрощенную бухгалтерскую отчетность), любые ошибки, даже существенные, могут исправить в периоде обнаружения бухгалтерской записью по соответствующему счету (на котором отражена ошибочная информация) в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы», без пересчета показателей бухгалтерской отчетности предыдущих отчетных периодов (п. 9 и п. 14 ПБУ 22/2010). Но нужно закрепить такой порядок исправления в учетной политике. 

✅ Практические ситуации 

1️⃣ ООО – субъект малого предпринимательства. В 2019 году ООО подлежало обязательному аудиту по сумме активов (более 60 млн руб.), поэтому бухгалтерская отчетность была сформирована в полном объеме. С увеличением критериев обязательного аудита с 2020 г. (свыше 400 млн руб. активы и свыше 800 млн руб. доходы, ст. 5 Закона № 307-ФЗ) ООО получило право не проводить обязательный аудит и формировать упрощенную бухгалтерскую отчетность (бухбаланс и отчет о финансовых результатах). В 2021 г. ООО выявило существенную ошибку за 2019 г. Должна ли организация исправлять ошибку ретроспективным методом (вносить изменения в показатели 2019 г.)? Ответ – нет, не должна. Поскольку организация относится к субъектам малого предпринимательства и имеет право формировать упрощенную отчетность, любые ошибки, даже существенные, можно исправить периодом обнаружения ошибки бухгалтерской записью по соответствующему счету (на котором отражена ошибочная информация) в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы», без пересчета показателей бухгалтерской отчетности предыдущих отчетных периодов (п. 9 и п. 14 ПБУ 22/2010). Но нужно закрепить такой порядок исправления в учетной политике ООО. 

2️⃣ В 2019 г. в организацию проходила выездная налоговая проверка, были доначислены налоги, пени, штрафы в сумме, превышающей уровень существенности, установленный учетной политикой. Однако в бухучете организации решение ФНС по проверке ошибочно не отражено, что было выявлено в 2021 г. Как исправить ошибку?

Исправление осуществляется в соответствии с п. 9 ПБУ 22/2010: Дт 84 «Нераспределенная прибыль» Кт 68 (соответствующие субсчета по налогам), основание – бухгалтерская справка. Также нужно пересчитать показатели отчетности за 2019, 2020 г. и текущий баланс за 2021 г. составить так, как если бы результаты проверки были отражены своевременно. На указанные даты будет уменьшен показатель стр. 1370 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и увеличена кредиторская задолженность в части долга перед бюджетом по строке 1520. Согласно п. 10 ПБУ 22/2010 отчетность за 2019-2020 г. повторно представлять не нужно, но в пояснительной записке к отчетности за 2021 г. нужно раскрыть характер исправленной ошибки и ее влияние на показатели отчетности. Если организация – субъект малого предпринимательства, то см. рекомендации п.1. 

3️⃣ Организация применяет общую систему налогообложения (ОСН). В декабре 2020 г. по ошибке занижены показатели реализации, ошибка несущественна, обнаружена 01.03.2021, бухгалтерская отчетность на 01.03.2021 еще не подписана руководителем и не утверждена собственниками, декларация по НДС за 4-й квартал 2020 г. представлена, декларация по налогу на прибыль за 2020 г. еще не сдана. Порядок исправления ошибки:

– в бухгалтерском учете исправить ошибку записями за декабрь 2020 г., отчетность сформировать с учетом исправления ошибки без раскрытия информации об этом в пояснительной записке;

– в налоговом учете (налог на прибыль) ошибку нужно исправить в регистрах налогового учета за 2020 г., в декларации за 2020 г. выручка должна отражаться с учетом этих исправлений;

– по НДС нужно представить уточненную декларацию за 4-й квартал 2020 г. 

4️⃣ Предприятие осуществляет производственную деятельность. Ежемесячно в 2021 г. в соответствии с учетной политикой создается резерв на выплату вознаграждения по итогам года в одинаковом размере (1/12 от суммы годового вознаграждения) (предусмотрено коллективным договором). В связи с тем, что по итогам восьми месяцев 2021 года финансовый результат за 2021 год на предприятии ожидается убыточным, возможно ли отсторнировать ранее созданный резерв и не создавать до конца отчетного года во избежание убытка?

Ответ – нет, нельзя. Начисление резерва – не ошибка, появились новые обстоятельства (ухудшение финансового состояния). Сторнировать резерв можно было бы, если в коллективном договоре имелось бы условие о невыплате (неполной выплате) работникам вознаграждения по итогам за период, определяющий выплату премии (вознаграждения) в случае получения предприятием убытка по итогам отчетного года. При этом о факте невыплаты своевременно нужно было издать распорядительный документ (приказ). Поскольку ничего этого сделано не было, начисление резерва должно продолжаться до конца 2021 года. 

5️⃣ Организация применяет ОСН. Должник организации в периоде между отчетной датой и датой подписания бухгалтерской отчетности погасил сомнительную задолженность. Будет ли это погашение событием после отчетной даты? Нужно ли формировать бухгалтерскую отчетность с учетом такого погашения и создавать на эту дату резерв сомнительных долгов?

Если у организации была твердая уверенность в погашении долга и под это погашение ранее не создавался резерв по сомнительным долгам, по итогам года такой резерв не создается.

Погашение должником задолженности в периоде между отчетной датой и датой подписания бухгалтерской отчетности будет событием после отчетной даты.

В случае, если сумма погашения будет существенной, организация составит бухгалтерскую отчетность с учетом такого погашения и раскроет этот факт в пояснительной записке. Если сумма будет не существенной для организации, погашение будет отражено в бухгалтерской отчетности текущего периода. 

6️⃣ В организации, применяющей ОСН, в 2020 г. сервер стоимостью в 300 000 руб. ошибочно оприходовали как материал и списали, ошибку обнаружили в августе 2021 г. Организация хочет продать сервер. Сумма ниже установленного в учетной политике порога существенности. Как исправить ошибку?

Согласно п. 14 ПБУ 22/2010 такую ошибку исправляют в августе 2021 г. Нужно составить бухгалтерскую справку, определить срок полезного использования сервера и амортизацию, которую нужно доначислить:

Дт 01 Кт 91/1 – восстановлена первоначальная стоимость ошибочно списанного сервера, 300 000 руб.;

Дт 91/2 Кт 02 – отражена сумма амортизации сервера с учетом амортизационной группы и срока полезного использования;

Дт 20 (26 и т.д.) Кт 02 – начислена сумма амортизации за 2021 г.

Далее оформляются бухгалтерские записи по продаже. 

✅ Не допустить ошибок в заполнении и сдаче отчетных документов поможет Такском

Во-первых, вам не придется следить за новостями об обновлениях – все формы отчетности, представленные в сервисах Такском, актуальны и отвечают последним изменениям законодательства. 

Во-вторых, при заполнении форм отчетности вы видите текстовые подсказки по их заполнении – очень удобно, чтобы не обращаться за помощью к дополнительным интернет ресурсам. 

В-третьих, во всех сервисах Такском для отчетности через интернет встроена автоматическая система проверки на ошибки, которая не даст вам отправить некорректно заполненный отчет или отчет с пропущенными полями. 

Узнать подробнее о преимуществах электронной отчетности и подобрать тарифный план вы можете по ссылке.