Типичные ошибки руководителя в использовании своего времени

Почему одних руководителей уважают, а других нет? Как хорошему начальнику удается найти общий язык со всеми и создать настоящую команду? Мы уже писали про качества настоящего лидера — но это только полдела. Еще важно не допускать распространенных ошибок, которые сильно портят авторитет. Что это за ошибки — давайте разбираться.

Смертельная ошибка № 1 — некомпетентность и непрофессионализм

Руководитель, который не разбирается во всех тонкостях процесса — как дирижер оркестра, не знающий нотной грамоты. Вы обязаны знать, как все работает, причем в деталях. Подчиненные вечно бегают к начальству с вопросами. А как сделать тут, а что предпринять здесь и так далее. На большинство рабочих вопросов начальник должен отвечать навскидку. Не думать полдня, советуясь с коллегами и мониторя интернет, а сразу.

Недаром в советское время директоров выращивали с низов. Так человек проходит весь путь от работника до руководителя высшего звена. Только зная все тонкости работы, можно ставить адекватные и выполнимые задачи подчиненным.

Пример

Вы открываете магазин. Нанимаете администратора и даете поручение найти поставщиков и требуете, чтобы товар был на полках к завтрашнему утру. Это нереально. Если бы разбирались в вопросе, то знали бы, что такие вещи не делаются по щелчку пальца. Поставщиков надо для начала найти, потом заключить с ними договора поставок, обменяться реквизитами, согласовать детали доставки и оплаты. И только потом делать заказ, который еще надо привезти. Упс, а вы-то и не знали. И поставили администратору невыполнимую задачу. Догадайтесь, что он о вас теперь думает? Если, конечно, еще не сбежал от такого хозяина.

Понятно, что все знать невозможно. Если не можете сразу ответить подчиненному, возьмите небольшую паузу. Прямо так и скажите: “Навскидку не отвечу, надо уточнить детали”. И в кабинет — читать книжку или искать информацию в других источниках.

Смертельная ошибка № 2 — неумение делегировать полномочия

Каждый второй руководитель попадается на эту удочку. Причина в том, что они считают, что могут сделать все лучше работников. Да а кто спорит-то? Но вы здесь не для этого! Ваша задача — руководить процессом. Каждый должен заниматься своим делом. Усвойте простое правило: не делайте того, что можно поручить другому. Директор должен подписывать бумаги, заниматься стратегией и глобальными вопросами, менеджер — звонить клиентам, а водитель — рулить. А если в вашей компании, как в известном стихотворении, “рыбы по полю гуляют, жабы по небу летают”, то получится вот что:

• без вас ничего не будет работать. Сотрудники будут ждать, что босс придет и все сделает за них;
• у вас ни на что не будет хватать времени;
• вы потеряете авторитет у подчиненных. Начальник отдела, меняющий туалетную бумагу в уборной, уважения не вызывает.

Пример из жизни

Был такой замдиректора, который никому не доверял. Вечно боялся, что менеджер прихватит пачку бумаги, когда пойдет на склад, и унесет ее домой. Поэтому выдавал бумагу сам. Когда бухгалтер уходила в отпуск, он лично раздавал листочки с месячной зарплатой. А то поручишь кому-то — узнают о зарплате начальства и разболтают всем, вот такая была логика. По непонятным причинам зам обзванивал клиентов, хотя это вполне можно было поручить любому менеджеру. В результате бедолага регулярно “получал” от директора за то, что не успевал выполнять свою непосредственную работу. А сотрудники хихикали за спиной.

Смертельная ошибка № 3 — нарушение субординации

Простое человеческое желание быть ближе к коллективу может принести серьезные неприятности. Подчиненные должны четко чувствовать дистанцию. Иначе сядут на шею. Человеческая натура такова, что как только работники почувствуют вас “своим”, они почему-то станут считать, что им позволено нарушать дисциплину, не особо усердствовать на работе и им за это ничего не будет.

Если вы стали руководителем нового коллектива, это проще. Нет эмоциональных связей с сотрудниками — стройте отношения с чистого листа так, как считаете нужным. Если вас повысили — поставили руководить теми, с кем вы еще вчера ходили на обеденный ланч — будет намного сложнее. Придется перестраивать отношения. Однако это неизбежно, если вы хотите эффективно руководить.

Пример

Вы были менеджером, а теперь стали руководителем отдела продаж. Буквально — начальником своих друзей. Придется выбирать — быть хорошим другом или хорошим боссом. Лучшее, что можно сделать, — это провести четкую грань: работа/досуг. Объясните коллективу, что с 9 до 18 вы их начальник. Вы общаетесь с руководством, обедаете с другими начальниками отделов. А вне работы все остается по-старому: дружеские посиделки, футбол-кино, разговоры и все дела.

Смертельная ошибка № 4 — излишняя мягкость

Босс должен уметь карать и миловать. Мямля, который не может наказать провинившегося сотрудника, — плохой руководитель. Это часть работы: наказывать нарушителей, штрафовать и лишать премий. К сожалению, без отрицательной мотивации никуда. Иначе эффект будет, как в предыдущем пункте: коллектив расслабится и станет работать хуже. Это часть воспитательной работы — прямо как с детьми.

Тем более нельзя быть мягкотелым с контрагентами, банком, арендодателем и прочее. Одно из главных качеств крутого топ-менеджера — умение жестко вести деловые переговоры, не поступаясь интересами компании. Торгуйтесь об уменьшении аренды до последнего. Выбивайте у поставщиков скидки и не соглашайтесь с базовыми ценами. Штрафуйте подрядчиков, если те накосячили.

Смертельная ошибка № 5 — не следовать новым веяниям

“Мы всегда так делали” — худшее, что может сказать руководитель. Непрерывное и быстрое развитие — вот залог успеха современного бизнеса. Новые тенденции и тренды появляются чуть ли не каждый день. Тот, кто держит нос по ветру и своевременно внедряет новшества, получает конкурентные преимущества.

Потому руководитель должен обучаться сам и прокачивать своих сотрудников. Все новые приемы работы сразу внедрять в дело. Ну или, по крайней мере, пробовать. Лучше сделать и пожалеть, чем не сделать и пожалеть. Попробовал одно, не пошло — пробуем по другому. Не мытьем, так катаньем. А если работать по старинке и не развиваться — рано или поздно вас обойдут конкуренты. Причем скорее рано, чем поздно.

Пример

Сейчас в моде интернет-маркетинг — продвижение товаров и услуг через всемирную паутину. Любая компания должна иметь свой сайт, группы в социальных сетях, каналы в мессенджерах. Но и этого уже мало. Вести и продвигать эти ресурсы должны специальные агентства, иначе в поисковой выдаче они будут так далеко, что пользователь их просто не найдет. Так вот, если не следовать этой тенденции, об успехе в бизнесе можно забыть.

Смертельная ошибка № 6 — никого не слушать

Модель “Я начальник, ты — дурак” заведомо проигрышная. А вот многие руководители так не считают и вовсю применяют авторитарный стиль общения. Или думают, что если они прислушаются к мнению подчиненных и сделают так, как те предлагают, это пошатнет их авторитет. Это ошибка.

Советуйтесь с работниками по вопросам, в которых сомневаетесь. Особенно с опытными. К новичкам тоже стоит прислушаться. У них свежий взгляд на вещи — это помогает видеть то, что вы давно перестали замечать. Уважения коллектива это только добавит. Подчиненные будут знать, что их начальник не упертый баран, который принимает решения не потому что так лучше, а потому, что он так сказал. Но не увлекайтесь. Многие настолько привыкают советоваться, что уже не могут принять решения сами. Отсюда — следующая ошибка.

Смертельная ошибка № 7 — боязнь нести ответственность

Принимать решения и брать ответственность на себя — прямая обязанность любого начальника. Это работник может кивнуть головой на босса и сказать, что он приказал так делать. И часто руководители ответственности боятся. Это приводит к печальным последствиям:

• решение вопроса затягивается;
• высшее руководство начинает сомневаться в вашей компетенции;
• работники перестают обращаться по рабочим вопросам. Толку то, если босс будет думать неделю.

Чтобы с уверенностью принимать правильные решения, надо быть профессионалом. Отчего возникают сомнения? Обычно от незнания. Видите, как ошибки и их последствия переплетены между собой? Учитесь, будьте компетентным профи — и самые сложные решения будут даваться легко. А ответственность будет только в виде премий и удовлетворения.

Смертельная ошибка № 8 — выделять любимчиков и изгоев

Ко всем членам коллектива относитесь одинаково. Если за одни и те же провинности с одного дерут в хвост и в гриву, а другого гладят по головке — в команде быстро произойдет раскол. И она развалится. Любимчиков не любят. С таким никто не захочет работать в паре. Может дойти и до подсиживаний с подставами. Подробнее об этих ситуациях можно почитать в нашей статье про токсичных сотрудников.

Поэтому главное правило в этом контексте такое: “Если что-то можно, то можно всем. Если нельзя — нельзя никому”

Единственное исключение из правил — новички. Им позволительны мелкие провинности, но только в работе. Ну не может человек с первого дня делать все правильно и вовремя. Ему нужно какое-то время, чтобы научиться — мы писали об этом в статье про адаптацию новичка в коллективе. А вот к дисциплине приучайте сразу. Небольшие опоздания, незапланированные перекуры и прочие мелочи могут быстро превратиться в привычку. Такие вещи надо пресекать.

Смертельная ошибка № 9 — раздолбайство

Это можно описать так: делегировал-делегировал, да переделегировал. Можно настолько увлечься распределением полномочий, что перестать работать вообще. К сожалению директор, спихнувший все на заместителей и появляющийся в офисе на часок после обеда, — явление не единичное.

В целом главное здесь — чувствовать грань. С одной стороны, у идеального начальника все работает его непосредственного участия. С другой — нужно всегда держать руку на пульсе: знать, как идут дела, принимать ключевые решения, планировать основные направления развития.

Еще важно принимать участие в неформальной жизни команды. Не отстраняйтесь от новогодних корпоративов и выездов на природу, посещайте выступления вашей спортивной команды, если она есть. Словом, не игнорьте движуху вне офиса.

Смертельная ошибка № 10 — неумение планировать время

Вечно ничего не успеваете, опаздываете на важные деловые встречи, остаетесь после работы что-то доделывать? Это явные признаки провала в тайм-менеджменте. Последствия могут быть ужасными, и это не шутка:

• вы будете срывать важные сделки и упускать выгодные контракты;
• потеряете доверие партнеров. Слово бизнесмена должно быть твердым, как пармезан. Простите, как камень. С тем, кто обещал перезвонить и не сделал этого, работать не будут;
• сотрудники будут брать с вас пример. Если босс все время опаздывает, не успевает позвонить, забывает о поручениях — коллектив быстро скопируют такое поведение. Помните, что работники во многом берут пример с руководителя.

Поэтому научитесь планировать свое время. Если у вас нет прирожденной пунктуальности — придется учиться. Успокоим: планирование — это вопрос привычки. Сначала будет даваться нелегко, а потом все пойдет как по маслу.

Выбирайте любой способ: модные приложения-органайзеры, бумажный ежедневник, напоминалки на телефоне — и вперед. Главное, составляйте план на некоторое время вперед и строго придерживайтесь его.

Если вы нашли у себя хотя бы одну такую ошибку — это повод задуматься. Но не переживайте — такое встречается практически у всех. Теперь вы знаете, что нужно делать. Предупрежден — значит вооружен! Удачи в бизнесе!

Возможно вам также будет интересно:

Умение правильно распределять и расходовать такой драгоценный ресурс как время — одно из самых важных. Расскажем о некоторых полезных фишках тайм-менеджмента и секретах продуктивности, подсмотренных в книге «Организованный ум».

Ошибка № 1. Многозадачность

Мозг «в каждый момент времени способен воспринимать относительно небольшой объем информации», утверждает нейробиолог Массачусетского технологического института Эрл Миллер. Это только кажется, что данные о происходящем поступают в мозг непрерывным потоком, — в реальности он «выбирает и пытается предугадать, о чем важно подумать в следующее мгновение, то есть на что обратить особое внимание».


Организованный ум

Поэтому многозадачность требует энергозатрат. Скажем, одновременное чтение электронной почты и разговор по телефону или обмен сообщениями в социальной сети во время чтения книги. Люди, способные организовать день так, чтобы позволить себе фокусироваться лишь на одной задаче, не только успевают сделать гораздо больше, но и не сильно устают и расходуют не очень много необходимых мозгу веществ.

При многозадачности основная часть энергии расходуется на переключение внимания, и гораздо меньше — на собственно деятельность.

Мозг способен эффективно переключаться между состояниями

— задумчивости,

— концентрации внимания

— и активной деятельности,

благодаря чему успевает восстановить силы.

При работе в режиме многозадачности времени на такое восстановление не остается. Говоря о ком-то: «Он полностью сфокусирован на работе», — мы чаще всего имеем в виду, что этот человек занят конкретной задачей и не тратит времени ни на внешние, ни на внутренние отвлекающие факторы.

Ошибка № 2. Не разбивать процесс на этапы

Во время Второй мировой войны руководство немецкой армии долгое время считало, что их противники не смогут развернуть наступление в Нормандии без материалов и войск, доставленных по морю. Союзникам же удалось незаметно для немцев переправить в этот район колоссальный объем вооружения и армии и соорудить искусственные переносные гавани в Сен-Лоран-сюр-Мере и Арроманше.

Для этих гаваней, получивших название «Малберри», потребовалось 417 000 м3 бетона, 66 000 тонн стальной арматуры, 43 000 м3 древесины, около 400 000 м2 фанеры, 156 км стального каната; в строительстве были заняты 20 000 человек, и все это должно было прибыть на место в определенном порядке и вовремя.

Предыдущий абзац из-за обилия цифр даже читать сложно, а ведь эти искусственные гавани удалось построить и транспортировать в Нормандию, не вызвав подозрений у разведчиков. Этот эпизод вошел в историю как одна из выдающихся военных побед и признаётся теперь шедевром планирования.

Секрет успешного планирования исторической высадки в Нормандии заключался в том, что проект, как и все задачи, которые поначалу кажутся невероятно сложными, был разделен на тысячи относительно небольших этапов. Этот принцип работает независимо от масштаба цели: если вам предстоит серьезное и непростое дело, обязательно разбейте его на самостоятельные и реализуемые по отдельности части. Тогда управлять работой станет гораздо проще, ведь в каждый момент нужно будет думать лишь об одном из сегментов.

Ошибка № 3. Частая смена фильтров внимания

Выполнение работы и планирование — это разные виды деятельности, требующие вовлечения определенных зон мозга. Чтобы быть и начальником, и исполнителем, необходимо сформировать и умело использовать многие фильтры внимания. Когда мозг в состоянии активной деятельности, вы можете заметить, что пол стал грязным: чтобы поставить задачу «вымыть пол», нужно посмотреть на ситуацию глазами руководителя.

А затем вы переходите к роли исполнителя — и беретесь за мытье. В первом амплуа вы обращаете внимание лишь на то, чтобы работа была сделана, причем хорошо, и для этого находите швабру, подходящее ведро и моющее средство. Приступая ко второй задаче, вы намачиваете тряпку, моете, вовремя меняете воду на чистую.

Переключаясь между уровнями детализации, то есть ролями начальника и исполнителя, а также по-разному фокусируясь на деталях, мы каждый раз уникальным образом используем систему внимания, и это требует от мозга дополнительных энергозатрат. Именно поэтому на хорошей ручной автомойке одну машину обслуживают двое, а то и трое специалистов: один быстро намыливает авто и затем смывает; после этого другой осматривает корпус более пристально и выискивает оставшиеся пятна, а также очищает колеса и бампер. А еще есть босс, который контролирует процесс и следит, чтобы никто не спешил и не халтурил, но и не затягивал работу.

При таком разделении ролей у одного сотрудника задействуется своя система внимания, а не все три, и каждый может сфокусироваться на конкретной роли. Стоит взять этот подход на вооружение, ведь всем приходится хотя бы иногда оказываться в роли исполнителя.

С точки зрения эффективности правильнее объединять схожие рутинные дела и выполнять их одно за другим.

Если нужно оплатить счета, соберите их и займитесь этим, не отвлекаясь на серьезные вопросы, скажем, на выбор новой машины. Если запланировали уборку, не пытайтесь в это же время починить ступеньки крыльца или навести порядок в шкафу. Старайтесь фокусироваться на одной задаче и использовать соответствующую ей систему внимания.

Ошибка № 4. На крючке необязательных увлечений

Способность эффективно управлять временем в значительной мере связана с умением избегать всего, что отвлекает и не дает работать. Как ни обидно, мы нередко страдаем именно из-за того, к чему стремимся: рыба попадается на крючок, так как хочет съесть приманку, а мышь жаждет сыра и оказывается в мышеловке. Но безрассудное поведение животных хотя бы объясняется тем, что им нужна еда.

Для человека же это чаще всего не так: соблазны, которые отвлекают нас от дела, никак не связаны с жизненно важными потребностями. Это просто прихоть. В конце концов, для нас азартные игры, чтение почты или новостей в социальных сетях не необходимость. Но заметить, что увлечение вышло из-под контроля, крайне непросто.

Все не дающее сосредоточиться надолго, чтобы выполнить работу, нужно рассматривать как препятствие на пути к успеху.

Центры мозга, реагирующие на новизну и изменения, стимулируют выработку веществ, вызывающих ощущение вознаграждения, даже если вы одолели пустяковое дело. Зависимость от социальных сетей, электронной почты, мессенджеров и прочих новомодных штучек основывается на регулярной выработке определенных веществ центром удовольствия мозга, так как мы вроде заняты важным делом, и от этого возникает настоящая физиологическая зависимость.

Надо помнить, что мы получим гораздо более серьезное чувство удовлетворения, завершив проект, для которого потребовалось сконцентрироваться и приложить усилия. Вряд ли кто-нибудь найдет повод для гордости в том, что смог вместо настоящей работы отправить тысячу сообщений или несколько сотен раз проверил новости в социальной сети.

Ошибка № 5. Полагаться во всем на память

Самый эффективный метод преодоления внутренних отвлекающих факторов — умение освобождать мозг от ненужной информации. Если перед вами сложная задача, то для эффективной работы нужно не меньше 50 минут, так как мозгу нужно настроиться на работу, чтобы действовать с максимальной концентрацией.

Наиболее эффективный способ управления временем — записывать все, что попадает или должно попасть в зону внимания.

Важно не перегружать мозг проектами и делами, но при этом не упускать никаких ценных идей, для чего и нужно перекладывать нагрузку с фронтальной доли на внешние ресурсы. А когда будет время, можно оценить список с позиции наблюдателя.

Ошибка № 6. Игнорирование небольших дел при занятости большим проектом

Когда близится срок сдачи большого и важного проекта, на который мы потратили много дней, а то и недель, многие совершают одну и ту же ошибку: откладывают прочие задачи и полностью посвящают себя исключительно этому проекту, как будто и правда на счету каждая минута.

Но в результате многие мелкие дела оказываются несделанными, то есть вскоре мы гарантированно получим новые проблемы.

Вы, конечно, понимаете, что и мелочевкой нужно заняться, об этом и внутренний голос напоминает, да и список дел вы наверняка составили — а потому приходится предпринимать серьезные усилия, чтобы этот поток мелких задач временно не замечать. Мозг пытается достучаться до вашего сознания и напомнить об отложенных делах, и вы тратите гораздо больше сил, чтобы НЕ заниматься ими, чем потребовалось бы на то, чтобы все их переделать.

В качестве решения используйте «правило пяти минут»: если задачу можно снять минут за пять или быстрее, делайте это прямо сейчас. Если в вашем списке уже двадцать проблем и на решение каждой нужно не больше пяти минут, а свободного времени всего полчаса, выделите наиболее приоритетные, а остальные либо обязательно сделайте завтра, либо делегируйте. Суть в том, чтобы как можно быстрее расправляться с короткими несложными нуждами и не копить их.

Ошибка № 7. Незнание стоимости своего времени

Многие успешные люди неплохо умеют субъективно определять стоимость времени для себя. Совершенно не обязательно, что так же их время оценит и рынок или что важность их работы определяется исходя из этой оценки, хотя размер зарплаты или гонорара можно принять в расчет.

Но сейчас речь об определении ценности времени для самих людей. Решая, к примеру, взяться за пылесос и вычистить ковры или кого-нибудь пригласить для этой работы, можно прикинуть, как еще потратить время, необходимое для уборки. Если редко выдается выходной и вы предпочли бы использовать его на велосипедную прогулку или вечеринку с друзьями, стоит подумать, не лучше ли заплатить кому-нибудь, кто пропылесосит ковры за вас.

Когда вы оцените стоимость собственного времени, будет проще принимать решения, так как не придется взвешивать каждую новую ситуацию.

Просто следуйте собственному правилу: «Если я могу потратить ХХ долларов и сэкономить час времени, я это сделаю». Конечно, это применимо лишь к тем делам, которые не доставляют вам особого удовольствия. Для мелких дел, не вызывающих восторга, его применять вполне разумно.

В контексте анализа стоимости и ценности вашего часа важно и еще одно соображение: на принятие решения не нужно тратить больше времени, чем стоит само решение. Представим, что вы пришли в магазин и нашли там рубашку, которая вам очень понравилась, и стоит она ровно столько, сколько вы решили потратить. Продавец показывает другую рубашку, которая вам тоже нравится. В этой ситуации вы готовы потратить некоторое время, чтобы выбрать одну из двух, так как ограничены в средствах.

А если продавец предложит купить обе, доплатив за вторую всего пять долларов, вы наверняка используете это предложение, ведь разница в цене одной и обеих, в сущности, ничтожна, и не стоит тратить времени на раздумья.

По материалам книги «Организованный ум».
Изображения: источник.

Серия статей, посвященная ошибкам руководителей, которые могут привести к гибели всю компанию. Мы рассмотрим три самые типичные ошибки руководителей, расскажем о том, чем угрожает каждая из этих ошибок и как вовремя выявить угрозу компании, а также дадим советы по предотвращению трагедии.

Тайм-менеджмент или управление временем — это чрезвычайно важный для любого руководителя навык. Время необратимо, его запас всегда ограничен, а успеть нужно так много: спланировать, проконтролировать, обсудить, утвердить, договориться, обдумать, воплотить, делегировать… И так до бесконечности. Но, бесконечности, к сожалению, нет ни у одного руководителя.

Если директор компании или начальник отдела не умеет распоряжаться своим временем, то вряд ли ему удастся сделать бизнес успешным. Да и когда ему этим заниматься, ведь у него не хватает на это времени!

И это очередная типичная ошибка руководителя под названием «Неумение управлять временем».

В чем проявляется неумение управлять временем

Руководитель, имеющий проблемы с тайм-менеджментом, не ценит свое время, утопает в долгих переписках и нескончаемых планерках, отвечает на все вопросы подчиненных, помогает каждому кто попросил о помощи и большую часть проблем сотрудников решает самостоятельно.

Как вовремя обнаружить угрозу

По правде говоря, подобную ошибку в той или иной мере совершает каждый руководитель. Но если директор «живет» в переговорной, к нему всегда стоит очередь из сотрудников с «маленькими вопросами», он постоянно занят решением этих самым вопросов или чьих-то проблем — можно быть уверенным, что существует прямая угроза всему бизнесу.

Руководитель, не знающий, что такое тайм-менеджмент и эффективное управление собственным временем, отбирает задачи у подчиненных, потому что «быстрее и проще сделать все самому» и имеет явные проблемы с делегированием полномочий.

Чем грозит неумение руководителя управлять временем

Неспособность руководителя найти время на решение действительно важных вопросов и стратегических задач напрямую угрожает будущему всей компании. Неправильный тайм-менеджмент и постоянный бег по кругу, как правило, приводят к летальному исходу бизнеса.

Подобные руководители приступают к своей настоящей работе только лишь под конец рабочего дня, когда они «наконец разгребли навалившееся», в результате чего постоянно задерживаются на работе, копят усталость и раздражение, и, наконец, выгорают под гнетом объема работы и нерешенных проблем.

Как следствие: дезорганизация, хаос, разруха, полный крах.

Как предотвратить угрозу компании

Проблемы с тайм-менеджментом возникают из-за того, что руководитель неспособен оценить реальную стоимость своего времени. Сделать это самостоятельно довольно непросто. С такой проблемой безотлагательно стоит обратиться к психологу или опытному бизнес-тренеру, который поможет оценить реальную стоимость времени и научит грамотно им распоряжаться.

Однако недостаточно просто получить ряд рекомендаций. Необходимо осознать важность своей проблемы и тщательно проработать ее под руководством опытных людей на специальных курсах или тренингах по управлению собственным временем.

Вы всерьез занялись планированием времени, но его все равно не хватает на выполнение важных дел? Пришло время выявить ошибки тайм-менеджмента и заняться их исправлением. 

Основные ошибки управления временем и способы их устранения

Основоположники тайм-менеджмента утверждают, что если вы умеете управлять своим временем, значит, вы можете управлять своей жизнью. Время как и пространство имеет границы. Приемы тайм-менеджмента помогают в отведенное время решить большее число задач.

Распределение времени должно опираться на ваши личные особенности и помогать в достижении целей. Если этого не происходит, налицо проблема использования времени. Ваша задача — проанализировать имеющий место неправильный подход к планированию, обнаружить свои ошибки и устранить их.

Ошибки в распределении времени делятся на три группы:

• технические;
• влияние внешних факторов;
• психологические препятствия.

Технические ошибки в тайм-менеджменте — это проблема применяемых методов. Ее решение — заменить методы, которые у вас не работают.

Влияние внешних факторов — то, что расположено за пределами вашего контроля. Ваша задача — научиться сводить их к минимуму.

Психологические препятствия — ваши негативные убеждения, которые мешают добиваться своих целей и часто становятся причинами прокрастинации.

Основные ошибки тайм-менеджмента представлены в таблице:

Ошибки тайм-менеджмента	Как исправить
Технические ошибки
Отсутствие конкретного времени выполнения задач	Когда вы составляете список того, что нужно сделать, сразу отвечайте на вопрос: когда вы это сделаете? И записывайте время в ежедневник.
Неподходящее время для выполнения задачи	Учитывайте ваши особенности, ваши циклы продуктивности, активности и наполненности энергией. На пики продуктивности стоит запланировать важные и трудные задачи.
Ошибки в расчетах времени	Реалистично оценивайте проблемные ситуации и время, которое требуется для их разрешения. Сокращайте время на выполнение задач, которые не ведут к достижению ваших целей.
Ошибки в выборе задач	Если есть человек, способный решить задачу лучше и быстрее, делегируйте ему ваши полномочия.
Плохая организация рабочего пространства	Наведите порядок на рабочем месте, на рабочем столе компьютера, в ежедневник, в системе хранения информации и т.д.
Внешние факторы
Огромный объем работы	Пересмотрите перечень работ, удалите ненужные в данный момент задачи, делегируйте все, что возможно, другим людям.
Проблемы со здоровьем	Проконсультируйтесь с врачом. Возможно, вам нужно отдохнуть, на некоторое время сменить ритм жизни. В случае болезни не стоит откладывать лечение.
Полоса перемен в жизни	Вам стоит пересмотреть цели, сроки достижения, учитывая происходящие изменения. Вносите коррективы до тех пор, пока ситуация не стабилизируется.
Обстановка с высоким уровнем помех	Вам необходимо предусмотреть резерв времени для того, чтобы успевать реагировать на непредвиденные обстоятельства.
Неорганизованные партнеры	Четко определите общие цели. Помогите партнеру разобраться в основах планирования времени. Постарайтесь найти компромисс.
Психологические препятствия
Неумение правильно ставить цели	Изучите техники постановки целей и научитесь применять их на практике.
Неправильная расстановка приоритетов	Заполняйте матрицу Эйзенхауэра. Это поможет сделать важное и не тратить время на то, что не нужно.
Страх вынужденного бездействия	Выявите свои внутренние проблемы и конфликты. Это о них вы не хотите думать, когда выдается свободное время. Решите проблемы — изменятся ваши цели и приоритеты.
Помощь другим в ущерб себе	Научитесь говорить «нет», а также позволяйте другим людям оказывать помощь вам.
Страх перед возможной неудачей	Сформируйте правильное отношение к неудачам. Ведь это в первую очередь опыт, которые поможет вам двигаться по пути к цели.
Боязнь успеха	Часто связана с теми изменениями, которые успех может принести в вашу жизнь. Разрешите себе быть успешным. Окружите себя успешными людьми, чтобы почувствовать вкус успеха.

Большинство проблем распределения времени связаны с ошибками сразу нескольких уровней. 

Грамотное управление временем — ценный навык топ-менеджера. Для организации успешной командной работы необходимо проанализировать причины потери времени руководителя, проранжировать по степени важности и заняться работой по устранению.

Чтобы выявить, исправить и не повторять свои ошибки в планировании времени, необходимо еще раз повторить основные принципы эффективного тайм-менеджмента и наметить точки личностного роста. В этом вам помогут статьи в разделе «Коучинг».

Гайд «3 действенных инструмента для самокоучинга для достижения целей»

Скачать бесплатно