Типичные ошибки при расчете с поставщиками и подрядчиками

В процессе финансово — хозяйственной деятельности у организаций возникают расчетные отношения, отражающие взаимные обязательства, связанные с получением или продажей материальных ценностей, выполнением работ или оказанием услуг друг другу, с расчетами с бюджетом по налогам, с банками по кредитам, органами социального обеспечения и страхования по отчислениям, а также с другими юридическими и физическими лицами по расчетам, вытекающим из норм, установленных законодательством или условиями договоров по взаимным услугам.

Производственные запасы материалов, сырья и оборудования, необходимые для обслуживания производственных процессов, ведения хозяйственной деятельности, пополняются за счет их поставок организациями-поставщиками или прочими организациями.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками является важным элементом в системе бухгалтерского учета.

Основными задачами учета расчетов являются:

— формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

— обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

— контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности; своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности;

— своевременное и правильное документирование первичных документов и операций по движению денежных средств и расчетов;

— контроль за правильными и своевременными расчетами с покупателями и поставщиками;

— контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

— обеспечение контроля за правильностью оформления договоров и иных документов, регулирующих и регламентирующих взаимоотношения между предприятиями, организациями, учреждениями, физическими лицами;

— ликвидация просроченных задолженностей и недопущение задолженностей с истекшими сроками исковой давности.

Счет 60 кредетуется на стоимость счетов — фактур, поступивших от поставщиков и подрядчиков, а дебетуется на суммы поступивших денежных средств в оплату счетов — фактур или взаиморасчетов.

На счете 60 организации учитывают также свои расчеты с поставщиками поступивших на склад материальных ценностей, по которым счета — фактуры еще не получены, — так называемые, не отфактурованные поставки. В этом случае поступившие на склад материальные ценности приходуются на основании акта о приемке материалов по договорным ценам и условиям предусмотренных в договорах, по видам материалов и по поставщикам, а в бухгалтерском учете делается проводка. При поступлении расчетных документов ранее сделанная запись сторнируется, черными чернилами делается запись на сумму, указанную в этих документах. Если же договоров между поставщиком и покупателем нет, а материалы поступили, организация не имеет права ни использовать запасы для собственных нужд, ни приходовать их по балансовому счету — поступившее имущество принимается на ответственное хранение и учитывается за балансом — на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Организация обязана также вести на счете 60 учет оплаченных, но не поступивших на склад материальных ценностей, находящихся в пути, по которым к ней перешло право собственности.

Проводя аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, аудитор должен знать о возможных ошибках и нарушениях, свойственных данному разделу учета. Наиболее типичные из них сгруппированы следующим образом:

— отсутствие договоров с поставщиками или неправильное их оформление;

— уничтожение подлинных документов;

— ненадлежащее ведение учета (недостоверность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т.д.);

— не правильное оформление и предъявление претензии по договорам;

— отражение на счетах бухгалтерского учета не реальной дебиторской и кредиторской задолженности;

— не соответствие данных в счетах поставщиков данным учета предприятия;

— не правильное или не правомерное отражение на счетах учета сумм НДС, выделенных в счетах поставщиком;

— не корректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета;

— неоприходование ТМЦ полученных от поставщиков;

— подделка документов и составление фиктивных обязательств для обеспечения неверных кассовых выплат;

— несоответствие данных в счетах поставщиков данным учета предприятия;

— счетные ошибки при отражении расчетов с поставщиками и подрядчиками (при изменении количества, веса, размеров и т.п.);

— регистрация хозяйственны операций в документах неунифицированной формы;

— отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу;

— отсутствие графика документооборота;

— ошибки при регистрации документа, несовременная регистрация документа в учетном регистре;

— нарушение срока хранения документации в архиве;

— уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению;

— перекрытие задолженности одного контрагента авансами, выданными другому контрагенту;

— несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности;

— необоснованное отражение налогового вычета по НДС (по неотфактурованным поставкам, по поставкам, обеспеченными данными организацией собственными векселями и т.д.);

— отсутствие корректировки по списанным на затраты ТМЦ (работам, услугам), ранее отраженным как неотфактурованные поставки, документы по которым поступили и имеют несоответствия с ранее отраженными в учете;

— счетные ошибки при исчислении курсовых разниц;

— отражение суммовых разниц на счетах учета прочих доходов и расчетов, а не на счетах учета запасов и затрат;

— списание безнадежного долга на счет прочих доходов и расходов при наличии ранее образованного резерва под эту задолженность;

— неправомерное признание задолженности безнадежным и ее списание за счет резерва по сомнительным долгам либо за счет прочих расходов;

— отсутствие аналитического учета по поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам, по неотфактурованным поставкам, по авансам выданным и т.п.;

— не своевременное предъявление претензий поставщиками и др.

Для того чтобы наметить направление проверки, области углубленного контроля, аудитору необходимо получить предварительное представление о состоянии расчетов на предприятии и исследовать имеющиеся факторы риска. Поэтому он должен установить наличие на предприятии необходимой нормативной базы, перечень применяемых первичных документов, порядок их выполнения, состояние аналитического учета и технологии обработки первичных документов по учету расчетных операций. Тесты позволяют установить, на сколько контроль расчетных операций отвечает современным требованиям, а их учет выполняет поставленные перед ним задачи. Они позволяют аудитору более подготовлено подойти к проведению основных аудиторских процедур по данному разделу учета, а также обоснованно определить объемы выборки и способы отбора элементов в проверяемой совокупности.

Особое внимание аудитора должно быть обращено на то, что зачастую скрытую материальную ценность списывают на счет 76 «Расчеты по претензиям». В последнем случае необходимо установить реальность сумм претензий, а так же то, обусловлены ли претензии: несоответствием цен и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара(услуг) стандартам или техническим условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.

Основной типичной бухгалтерской ошибкой при расчетных отношениях с другими предприятиями может служить, в качестве примера, неверно составленный счет-фактура при покупке товара у поставщиков. Это может привести к тому, что суммы НДС, возмещенные из бюджета не будут приняты налоговыми органами.

Большое количество ошибок допускается при проведении взаимозачетов, составлении актов сверки, перевода долга, товарообменных операций. Поскольку такие операции достаточно распространенные и количество ошибок ведения бухгалтерского учета по ним велико.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

2. Нигматуллина Г.Р., — Методический инструментарий аудита и его место в системе контроля экономических субъектов — В сборнике: Молодежная наука и АПК: проблемы и перспективы материалы IV Всероссийской научно-практической конференции молодых ученых. Министерство сельскогохозяйства РФ, Министерство сельского хозяйства РБ, Министерство образования РБ, Башкирский государственный аграрный университет, Совет

молодых ученых университета. 2011. С. 185-188.

3. Парушина Н.В., Суворова С.П. Аудит: практикум: учебное пособие. — М.: ИД «ФОРУМ», 2011, 424 с.

4. Розенберг А. М., Основы аудита, Ростов на Дону.: Свет, 2008г.

5. Аудит: теория и практика: учеб. для вузов / под ред.В.С. Карагода. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Юрайт, 2012. — 666 с.

Ошибки	Документ, НПА	Рекомендации
Отсутствие договоров с поставщиками и подрядчиками или неправильное их оформление	Договор купли-продажи( при покупке ТМЦ, товаров)	Выявить, почему отсутствуют договора, исправить ошибки по оформлению документов
Уничтожение подлинных документов	Первичные документы(накладные счета-фактуры и т.д.), контракты.	Выяснить в связи с каким требованием происходит уничтожение документов.
Ненадлежащее ведение учета (недостоверность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов).	ФЗ «О бухгалтерском учете» №402 от 6 дек. 2011 г.	Откорректировать бух. проводки, провести тщательную проверку по ведению бух. учета на предприятии.
Отражение на счетах бух. учета не реальной дебиторской и кредиторской задолженности	Бухгалтерская отчетность	Сделать исправительные записи и указать ошибки.
Не соответствие данных в счетах поставщиков данным учета предприятия	Счета-фактуры, накладные	Обратить внимание на правильность данных учета , как поставщиков, так и предприятия и исправить ошибки.
Не правильное или не правомерное отражение на счетах учета сумм НДС, выделенных в счетах поставщиков.	План счетов бухгалтерско-финансовой деятельности.	Откорректировать бух. проводки в соответствии с законодательством.
Некорректная корреспонденция счетов бух. учета.	План счетов бухгалтерско-финансовой деятельности.	Исправить ошибки и правильно отразить их в бух. учете.
Неоприходование ТМЦ полученных от поставщиков.	Счета-фактуры, расходный кассовый ордер, авансовый отчет, книга покупок	Обратить внимание на правильность оприходования полученных ТМЦ и отразить данные в бух. учете.
Подделка документов в составление фиктивных обязательств для обеспечения неверных кассовых выплат.	Счета-фактуры, авансовый отчет, накладные	Проверить правильность составления обязательств по кассовым выплатам и в случае выявления подделки, принять меры в соответствии с законодательством.
Счетные ошибки при отражении расчетов с поставщиками и подрядчиками( при изменении количества, веса, размеров)	Счета-фактуры, накладные, акты сверок,	Выявить с каким умыслом сделаны ошибки и принять соответствующие меры, сделать исправительные записи.
Регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы.	Накладные, акт выполненных работ, доверенность, счета-фактуры.	Сделать исправительные записи и в дальнейшем обращать внимание на правильность отражения операций в неунифицированных формах.
Отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юр.силу.	Акты сверок, накладные и контракты т.д.	Исправить ошибки по отсутствию реквизитов и в дальнейшем обращать на это внимание.
Отсутствие графика документооборота.	Учетная политика	Выявить по какой причине отсутствует график документооборота и сделать соответствующий вывод.
Ошибки при регистрации документа, несвоевременная регистрация документа в учетном регистре.	Акцептованные счета поставщиков, накладные и т.д.	Сделать исправительные ошибки
Нарушение срока хранения документации в архиве	Бухгалтерская отчетность.	Определить какие сроки хранения документации допустимы и в соответствии с требованиями принять решение.
Несвоевременное списание задолженности с истекшим сроком исковой давности	Бухгалтерская отчетность.	Исправить ошибки и определить на каком основании была сделана операция списания задолженности.
Счетные ошибки при исчислении курсовых разниц.	Счета -фактуры, накладные и т.д.	Откорректировать проводки с точки зрения законодательства и исправить ошибки по курсовым разницам.
Отсутствие аналитического учета по поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам.	Накладные , расходные ордера и т.д.	Провести внутрифирменную проверку и выявить причину отсутствия.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Как вести взаиморасчеты с контрагентами?

Сотрудничество с контрагентами ─ неотъемлемая составляющая работы любого бизнеса. Налаженный и четкий процесс расчетов с подрядчиками и поставщиками позволит избежать различных ошибок, поэтому крайне важно вести учет взаиморасчетов правильно. Однако в случае больших оборотов товаров и материалов вероятность ошибиться и упустить важные детали достаточно высока. Чтобы предотвратить подобные ситуации, предлагаем более подробно ознакомиться с понятием «контрагент” и с тем, как вести учет взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и клиентами.

Принципы и способы ведения расчетов с контрагентами

Сперва выясним, кто же такой контрагент. Простыми словами ─ это деловой партнер организации, с которой его связывают договорные отношения. Им может быть как поставщик, так и покупатель; как юридическая организация, так и физическое лицо. 

Основная функция контрагента ─ приносить прибыль компании

Финансовый расчет с контрагентами осуществляется в бухгалтерском учете согласно одной или ряду ведомостей. Отдельно для каждого подрядчика и поставщика создается документ, куда в дальнейшем вносится информация о всех финансовых операциях, которые проводятся между сторонами. После окончания сотрудничества бухгалтерия обязана выполнить свои денежные обязательства перед контрагентом, выплатив ему оговоренную сумму. Все данные об этом также фиксируются документально.

Взаиморасчеты с подрядчиками и поставщиками: в чем отличие

Процесс ведения взаиморасчетов с подрядчиками и поставщиками отличается друг от друга. В первом случае весь учет документации ведется в бухгалтерии, и второй стороне положены лишь заранее оговоренные выплаты. Дальше ведомость закрывается (задолженность в таком случае возникает крайне редко). 

С поставщиками же ситуация обстоит иначе. Здесь есть возможность заключить договор по выплате товара в рассрочку, либо же на других, заранее оговоренных условиях. Расчеты с поставщиками могут быть реализованы в следующих формах: 

• Платежное поручение. Используется в случае отсутствия каких-либо проблем с выплатами со стороны получателя товара или услуг. 
• Расчеты по инкассо. При возникновении затруднений с оплатой товара распространенная практика использовать так называемые расчеты по инкассо. Что это значит? Это расчетная операция, которая дает право банку (на основании платежного требования от поставщика) перевести оговоренную в договоре сумму на счет должника без его согласия.
• Чеки. Существует два вида чеков: для безналичного и наличного расчетов.
• Аккредитивы представляют собой некую гарантию от банка, что вне зависимости от обстоятельств поставщик получит обещанный платеж. Предварительно обе стороны заключают договор, где фиксируются все условия, при которых поставщик сможет получить деньги.
• Вексельная форма оплаты используется в том случае, если плательщик не может выполнить свои денежные обязательства перед поставщиком. Таким образом, вексель ─ это некое долговое обязательство плательщика перед поставщиком. 

Типичные ошибки при расчетах с поставщиками

От ошибок не застрахован никто. Предлагаем рассмотреть самые распространенные оплошности, которые могут возникнуть при работе с поставщиками.

1. Нарушение условий поставок. Сюда можно отнести: недопоставку товара или ненадлежащее его качество. 
2. Нарушение сроков поставки. Многократное нарушение сроков поставки дает получателю право в одностороннем порядке расторгнуть договор с поставщиком. 
3. Превышение объема поставляемого товара. В таком случае у получателя есть два варианта: принять излишки товара с доплатой или отправить их обратно поставщику (все транспортные расходы берет на себя поставщик).

Основные трудности ведения учета с поставщиками, подрядчиками и клиентами

Не секрет, что взаиморасчеты с контрагентами ─ это не только дорогостоящий процесс, но и времязатратный. Так, специалисты международного агентства PricewaterhouseCoopers выяснили, что в среднестатистической компании регулярно делают 19 копий одного документа, из чего вытекают затраты на:

• $20 ─ человеческий ресурс;
• $120 ─ поиск потерянного документа и работа над последствиями (1 из 20 доков в процессе теряются);
• до 8 часов ─ восстановление файла.

Плюс ко всему этому, стоит добавить расходы на хранение и транспортировку документов, решение спорных моментов с контрагентами, оплату штрафов по просроченным платежам и многое другое. Причиной возникновения такого рода ошибок является тот факт, что 59% всех счетов имеют бумажный формат. В таком случае бумаги проходят через разные отделы, из-за чего возникает риск потери, дублирования или неуплаты счетов. 

Какое решение?

Автоматизированная система ведения учета с контрагентами позволит контролировать и анализировать все затраты. Тем самым, предоставив вам отличную базу для планирования и сокращения затрат. 

Согласно исследованию международной компании Aberdeen Group ─ предприятия, которые в работе с контрагентами используют автоматизированную систему расчетов, на 40 ─ 60% сокращают свои затраты на осуществление всех этих процессов.

Надеемся эта информация была полезной для вас. Также хотим сообщить, что совсем скоро появится учет балансов и взаиморасчетов с контрагентами в RemOnline. А пока вы можете познакомиться с другими возможностями сервиса: управлением заказами, складским учетом, дашбордом руководителя и т.д. Так что подписывайтесь на обновления Академии RemOnline. Будьте в курсе всех важных новостей.

comments powered by

Любой бизнесмен приобретает товары или услуги, а значит — взаимодействует с их поставщиками. Отражение расчетов с контрагентами — важная часть учета компании. Контроль в этой области позволяет не только повысить качество работы бухгалтеров, но и существенно снизить риски для бизнеса в целом. Рассмотрим, как следует проводить аудит учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Цель и задачи аудита

Цель любой аудиторской проверки — подтверждение достоверности учетных данных. Но в каждой проверяемой области присутствуют индивидуальные особенности. В данном случае — постоянная работа в тесном контакте с контрагентами. Кроме того, стоимость приобретаемых ТМЦ и услуг непосредственно влияет на финансовый результат и расчет налогов, исчисляемых от оборота.

Учитывая изложенное, аудиторская проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками решает следующие задачи:

1. Проверка договоров и другой документации, относящейся к расчетам с контрагентами.
2. Контроль первички.
3. Проверка достоверности отражения расчетов в бухгалтерском и налоговом учете.
4. Проверка обоснованности возникновения дебиторской и кредиторской задолженностей.
5. Контроль за соблюдением сроков возврата долгов.
6. Анализ цен на приобретаемые материальные ценности и услуги.

Основные категории организаций, которые обязаны проводить аудиторскую проверку, перечислены в ст. 5 закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Это, например, крупные компании, финансовые учреждения, акционерные общества или организации, реализующие свои акции на бирже.

Как выбрать аудиторскую компанию

Однако даже небольшому ООО, не имеющему отношения к финансовым рынкам, необходим регулярный самоконтроль всех существенных областей учета. К таковым, несомненно, относятся и расчеты с контрагентами.

Провести проверку организация может как своими силами, так и с привлечением внешней консалтинговой фирмы. У крупных и некоторых средних компаний обычно имеются подразделения внутреннего аудита. Однако и они нередко в сложных ситуациях пользуются помощью извне.

Что же касается небольших организаций, то они, как правило, не имеют возможности содержать аудиторов в штате и поэтому, решив провести проверку, обращаются к профессиональным консультантам.

Применяемые методы

Для подтверждения соответствия фактических и учетных данных в первую очередь нужно произвести инвентаризацию расчетов, направив всем контрагентам акты сверки.

Проверку первички и сопоставление данных из документов с учетными регистрами можно проводить сплошным, выборочным или комбинированным методом.

Сплошную проверку обычно используют в небольших компаниях, работающих с незначительным числом поставщиков.

Если же организация крупная, то целесообразнее использовать комбинированный метод. При этом полностью проверяются только расчеты по отдельным контрагентам. Это могут быть крупные поставщики, а также те из них, сверка расчетов с которыми показала расхождения.

Также при аудите расчетов используются и аналитические методы. Проверяющие рассматривают структуру задолженности, распределяют ее по периодам, выделяют просроченную и т.п.

Программа аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками

Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками состоит из следующих этапов:

Изучение общих документов компании, регламентирующих эту сферу

Здесь речь в первую очередь идет об учетной политике. Она должна отражать все существенные аспекты ведения учета в организации, в т.ч. и в части расчетов. Также в компании могут быть и другие внутренние нормативные акты, регулирующие работу с контрагентами. Например, порядок отбора поставщиков на основе ценовых или иных критериев.

Анализ договоров

Строго говоря, заключение договоров при каждой поставке или оказании услуг не является обязательным. Статья 161 ГК РФ предусматривает обязательную письменную форму заключения сделок между юридическими лицами. Но это не обязательно должен быть договор в стандартном понимании.

Но на практике в большинстве случаев компании заключают договоры даже при разовых поставках. Это позволяет избежать многих проблем как с самими контрагентами, так и с налоговиками. Например, чтобы возместить НДС с перечисленного аванса, необходим договор, предусматривающий авансирование. А иногда наличие контракта является обязательным, в частности — при закупках по импорту.

Как правильно указать НДС в договоре

При проверке договоров нужно обращать внимание на их оформление: срок действия, наличие существенных условий сделки, реквизиты и подписи сторон и т.п.

Контроль оформления первичных документов

Большинство видов первички предприятия могут разрабатывать самостоятельно. Это относится и к бланкам, служащим для оформления расчетов с контрагентами: счетам, накладным, актам выполненных работ и т.п.

Однако такая свобода не означает, что порядок заполнения первичных документов вообще ничем не регламентирован. Все используемые бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете»: наименование, дата, подпись и т.д.

Но не все документы можно заполнять в произвольном формате. Например, бланк счета-фактуры утвержден постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. И если документ будет оформлен с отклонением от этих правил, то налоговики при проверке откажут компании в праве на возмещение НДС.

Впрочем, чаще всего организации не изобретают велосипед, а используют для всех первичных документов типовые формы, утвержденные Госкомстатом или другими ведомствами.

Проверка достоверности учетных данных

Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются на счетах 60 и 76. Порядок отнесения того или иного контрагента на соответствующий счет предприятие определяет самостоятельно. В большинстве случаев на 60 счете отражают расчеты, связанные с основной деятельностью компании, а на 76 счете — вспомогательные или разовые закупки.

На данном этапе важно подтвердить состояние расчетов со всеми контрагентами. Для этого с ними следует провести сверку и подписать соответствующие акты

Если возникают расхождения, то нужно с особым вниманием проверить правильность переноса данных первички этого поставщика в учетные регистры. Но совсем не обязательно, что отклонение появилось из-за ошибки в проверяемой компании — возможно, что причиной стали сбои в учете контрагента.

Отдельно следует проанализировать учет НДС. Во-первых, нужно проверить правильность оформления всех входящих счетов-фактур. Кроме того, часть поставщиков организации может работать без НДС, например — использовать спецрежимы. В этом случае сумма закупки должна с 60 (76) счета полностью переноситься на «затратные» счета, без задействования счета 19.

Также нужно проверить и то, как в организации ранее осуществлялись инвентаризации расчетов. Полная сверка с контрагентами должна проводиться минимум раз в год — перед составлением бухгалтерского отчета. Кроме того, есть и дополнительные «особые» случаи, например, реорганизация компании. Результаты каждой инвентаризации должны быть оформлены актом, а если выявлены отклонения — их следует отразить в учете.

Выявление просроченной задолженности

Иногда задолженность не закрывается в установленные договорами сроки. Причины могут быть разные — от недостатка средств до банальной невнимательности. Это не только отрицательно влияет на финансовое положение компании, но и требует дополнительного отражения в учете.

Во-первых, под просроченную дебиторскую задолженность нужно создавать резервы. Причем в бухучете это обязательно, а в налоговом учете — остается на усмотрение компании. Т.е. при определенных условиях могут возникнуть и налоговые разницы.

Контроль закупочных цен

Контроль цен поставщиков не относится напрямую к проверке достоверности учета. Ведь если все документы заполнены верно, то с формальной точки зрения все равно, какая именно цифра стоит в графе «цена».

Но для оценки общей эффективности и безопасности бизнеса анализ закупочных цен очень важен. Поэтому контроль расчетов с поставщиками и подрядчиками обычно включает в себя и этот раздел.

Какие ошибки могут быть выявлены в ходе аудита

В результате ревизии расчетов с поставщиками могут быть выявлены следующие нарушения:

Отсутствие договоров или искажения при их заполнении

Хотя в общем случае типовой договор и не является обязательным, но есть ситуации, когда требуется его наличие: например, при закупках по импорту или работе с государственными компаниями.

Некоторые категории договоров подлежат обязательной государственной регистрации. Это в первую очередь касается различных сделок с недвижимостью: купля-продажа, долгосрочная аренда и т.п. Незарегистрированный должным образом договор не имеет юридической силы, поэтому делать записи в учете на его основании нельзя.

Нарушения порядка оформления первички

Здесь возможны два варианта: использование нестандартных бланков, если их форма регламентирована, или отсутствие обязательных реквизитов в документах, разработанных самой компанией. В обоих случаях затраты организации или входной НДС не могут быть приняты к учету.

Оформление первичных бухгалтерских документов

Ошибки при начислении НДС

Нарушения в этой области могут быть связаны как с формой документов, так и с неверным отражением налога на счетах бухучета.

В первом случае налоговики могут отказать в возмещении НДС, если от поставщика получен счет-фактура, не соответствующий утвержденной форме.

Ошибки по выделению НДС связаны с тем, что контрагенты компании могут как являться плательщиками этого налога, так и работать без него. Кроме того, ряд товаров и услуг облагается НДС по льготной ставке 10%.

Также важно учесть, что с 01.01.2019 года ставка НДС выросла с 18% до 20%. Поэтому налог, выделенный в документах, должен соответствовать ставке, действующей на дату их оформления.

Доплата НДС 2% в 2019 году

А специалист по учету, работая по шаблону, иногда может везде выделить стандартный НДС, что, естественно приводит к ошибкам.

Неверное отражение состояния расчетов

Расхождения с контрагентами, выявленные при сверке, могут возникать по разным причинам. Иногда документы теряются при доставке или вследствие невнимательности сотрудников бухгалтерии. Возможны и технические ошибки (опечатки) при переносе данных.

Но важно помнить, что подобные ситуации могут возникнуть и у контрагента, поэтому не следует по умолчанию считать, что в расхождении виновны именно сотрудники проверяемой компании.

Отсутствие актов инвентаризации

Проверка всех расчетов должна проводиться не реже одного раза в год и оформляться актами. Если таких документов нет, то достоверность отчетности организации вызывает серьезные сомнения. Поэтому периоды, когда взаиморасчеты не подтверждены актами сверки, нужно проверить особенно тщательно.

Наличие просроченных задолженностей

В договорных документах указываются сроки оплаты, а также поставок продукции или оказания услуг. Если они нарушаются проверяемой компанией, то возможны санкции со стороны контрагентов. Если же в неисполнении договора виновен поставщик, то в документах должна быть информация о принятых мерах: запросы, претензии, судебные иски и т.п.

Нарушения ценовых регламентов

Каждая организация стремится сокращать свои затраты и производить закупки по минимальным ценам. Для этого коммерческие службы должны придерживаться внутренних регламентов. Нарушения ценовой политики при закупках возникают как по невнимательности, так и по причине недобросовестных действий сотрудников. Выявить их можно при анализе цен на приобретаемые ТМЦ или услуги и сопоставлении их с рыночными.

Аудит проведен — что дальше?

Действия по итогам проверки зависят от того, какие именно нарушения были выявлены.

Если речь идет о технических опечатках или отсутствии части реквизитов, то во многих случаях достаточно просто запросить у контрагента правильно оформленный документ.

При неверном отражении суммы расчетов уже приходится вносить изменения в бухучет.

Часто ошибки в расчетах с контрагентами влекут за собой искажение налоговой базы. Обычно страдают НДС, налог на прибыль или специальные налоги, привязанные к оборотам (УСН, ЕСХН).

В этом случае необходимо внести изменения в налоговый учет и сдать уточненную декларацию. Если сумма налога была занижена, то придется заплатить еще и пени. Если же ошибка привела к завышению облагаемой базы, то нужно быть готовым отвечать на запросы налоговиков по поводу уменьшения начислений в новой декларации. А при существенных корректировках суммы налога возможен и вызов в ФНС на комиссию.

Просроченную задолженность любого вида с истекшим сроком исковой давности (три года) следует списать. Дебиторка также подлежит списанию и при невозможности взыскания по иным причинам (ликвидация должника, доказанное отсутствие у него имущества и т.п.).

Однако, если речь идет о дебиторке, то после списания организация не «забывает» о ней вовсе. Такая задолженность еще в течение 5 лет должна числиться на забалансовом счете 007. Все это время следует периодически проверять, не появилась ли возможность все-таки взыскать долг.

Нарушения порядка проведения закупок на бухучет не влияют. Поэтому, если они были выявлены, то изменения в учетные данные не вносятся. В этом случае производят только организационные мероприятия: перестраивается система закупок, а если выявлены виновные, то на них налагаются дисциплинарные взыскания.

Если определена сумма ущерба, то его можно взыскать с виновных лиц. Но при этом следует помнить, что в общем случае сумма взыскания не может превысить среднемесячной зарплаты сотрудника.

Как избежать ошибок в учете

При учете расчетов с поставщиками может возникнуть немало ошибок. Нарушения возможны на каждом этапе — от обработки первички до формирования бухгалтерской и налоговой отчетности.

Вывод

Безошибочное отражение расчетов с поставщиками влияет не только на достоверность отчетности, но и на безопасность бизнеса в целом. Поэтому учет в этой области следует регулярно проверять на соответствие законодательству и внутренним регламентам компании.