Типичные ошибки человека в использовании времени

Управление временем – один из самых важных навыков в жизни современного человека. Именно поэтому сегодня можно найти огромное количество методик, которые ему обучают. Однако в процессе тайм-менеджмента люди совершают разные ошибки, не позволяющие получить от практики действительно хороший результат. Возможно, их совершаете и вы, и если вам удастся искоренить их, у вас появится больше времени для важных дел. Недостаток отдыха, мультизадачность, отсутствие системы приоритетов – все это характерно и для самых продуктивных людей. Но теперь вы узнаете, как исправить свои недочеты.

1

Вы прокрастинируете

Мы все подвержены прокрастинации. Согласитесь, это куда приятней – посмотреть еще одно чрезвычайно интересное и познавательное видео на YouTube, чем наконец-то сесть за работу над новым проектом. В результате вы теряете время и не получаете никакой существенной пользы.

С прокрастинацией сложно бороться, но способы есть. Просто пообещайте себе сделать только один маленький шаг. Например, открыть Google Docs, где вы работаете над статьями. Это ведь ни к чему вас не обязывает, не так ли? Но это незначительное действие позволяет оторваться от бесполезных занятий. В итоге вам уже гораздо проще сделать следующий шаг – продолжить работу над текстом.

2

У вас слишком мало перерывов и отдыха

Вы все-таки смогли преодолеть прокрастинацию и решили дать жару своей работе. Проходит час, другой, третий, но что-то идет не так. Вы все равно не успеваете сделать то, что запланировали. Что происходит?

Люди не могут работать постоянно. Отсутствие перерывов приводит к падению производительности и повышает уровень стресса. Многочисленными исследованиями доказано, что наш ум не может ясно мыслить дольше 90 минут. По истечению этого срока внимание рассеивается и вы просто не способны сфокусироваться на чем-то одном.

Для достижения наилучших результатов делайте перерыв на 15-20 минут на каждые 50-90 минут работы. При этом очень важно действительно оторваться от работы и переключиться на что-то совершенно другое. Если вы заняты сидячим умственным трудом, займитесь физической активностью, к примеру, сделайте зарядку или прогуляйтесь.

3

Вы работаете в режиме мультизадачности

Делать одновременно несколько задач – это кажется таким продуктивным! Но так только кажется. Наш мозг в принципе не способен концентрироваться на двух вещах сразу. Так что вы не делаете много дел сразу – вы просто очень быстро переключаетесь между ними. И если для каких-то несложных задач (вроде уборки квартиры и одновременного приготовления еды) это еще работает, то для сложной умственной работы такой подход уже не подходит.

Исследования показывают, что люди, которые практикуют многозадачность, с большей вероятностью отвлекаются и делают больше ошибок. Наш совет: работайте только над одной задачей в течение одного цикла (между двумя перерывами). Планируйте свой рабочий процесс таким образом, чтобы минимально переключаться между разнотипными задачами.

4

Вы не отслеживаете свое время

Как много драгоценных минут вы тратите на утренний душ, проверку электронной почты в течение дня или пустые поболтушки в соцсетях? А сколько времени вам нужно на совершение того или иного типа повседневной работы? Как часто вы ошибаетесь, планируя слишком мало времени на ту или иную задачу?

Если вы не можете уверенно ответить на эти вопросы, вы тоже подвержены этой ошибке тайм-менеджмента. В результате вы тратите слишком много времени на ненужные дела и чересчур мало на существенные. Отслеживайте свое время и анализируйте полученные результаты. Подумайте, на чем можно сэкономить, а на что нужно выделить больше времени.

5

Вы не умеете ставить приоритеты

Многие люди не осознают важности ранжирования при планировании своего дня. Существуют не только срочные дела или те, что могут подождать, но еще и важные и несущественные. Правильно расставляя приоритеты, вы будете уверены, что тратите время с пользой на то, что реально приближает вас к вашим целям.

Самым простым способом ранжирования дел является матрица Эйзенхауера. Разделите все дела по двум критериям: важности и срочности. После этого расчертите лист бумаги на 4 части и поместите каждую задачу в соответствующую ячейку:Порядок выполнения дел будет следующим:

1. Важные и срочные.
2. Не важные и срочные.
3. Важные и не срочные.
4. Не важные и не срочные.

Действуя так, уже через несколько дней вы заметите, что стали больше успевать, а дела перестали накапливаться.

6

Вы берете на себя слишком много работы

Тайм-менеджмент не означает работать много. Он означает работать, при этом чувствуя себя человеком, а не рабом на галере. К тому же перегруженность снижает производительность. Спешка и постоянный страх не успеть повышают активность симпато-адреналовой системы, которая мешает мыслить ясно и увеличивает уровень стресса.

Не берите на себя слишком много, а если берете, выделяйте для этого достаточно времени. Проанализируйте вашу предыдущую работу. Определите свой уровень комфортной загруженности и не заходите слишком далеко за его рамки. Это как спортивные тренировки: если вы начнете тренироваться день и ночь, то будете выглядеть как узник концлагеря, а не атлет.

7

Вы слишком много отвлекаетесь

Думаем, что не ошибемся, если скажем, что ошибка множества людей состоит в том, что они попросту отвлекаются от каких-то чрезвычайных дел. Хорошо, если эти отвлечения позволяют чему-то научиться, но зачастую мы просто теряем время: на звонки, сообщения, мемы и смешные видео и кучу других вещей. Это не только отбирает время, но еще и снижает продуктивность: мозг переходит в режим многозадачности и фокус внимания сбивается.

Сделайте недоступными отвлекающие факторы: выключите уведомления, отложите телефон в сторону. Если же вдруг обнаруживаете себя листающим ленту инстаграма или занимающимся чем-то другим не менее «полезным», постарайтесь вспомнить, каковы ваши истинные цели, и что нужно делать, чтобы достичь их.

Резюме

Чтобы тайм-менеджмент работал на вас и делал вашу жизнь лучше, возьмите на заметку все, о чем мы поговорили. Резюмировать сказанное можно так:

• Начинайте с малого, чтобы победить прокрастинацию.
• Делайте перерывы не реже чем каждые 50-90 минут.
• Отслеживайте, на что вы тратите свое время, и ищите возможность его сэкономить.
• Планируйте свое время так, чтобы вам не приходилось слишком быстро переключаться между разными задачами.
• В первую очередь делайте самые важные и срочные дела.
• Берите на себя столько работы, сколько вы действительно можете осилить.
• Избавьтесь от всего, что вас отвлекает.

Эти нехитрые правила помогут вам в разы повысить свою продуктивность и перестать терять драгоценные минуты. Начните пользоваться ими сегодня, и уже завтра вы будете довольны собой. Желаем удачи!

Вы всерьез занялись планированием времени, но его все равно не хватает на выполнение важных дел? Пришло время выявить ошибки тайм-менеджмента и заняться их исправлением. 

Основные ошибки управления временем и способы их устранения

Основоположники тайм-менеджмента утверждают, что если вы умеете управлять своим временем, значит, вы можете управлять своей жизнью. Время как и пространство имеет границы. Приемы тайм-менеджмента помогают в отведенное время решить большее число задач.

Распределение времени должно опираться на ваши личные особенности и помогать в достижении целей. Если этого не происходит, налицо проблема использования времени. Ваша задача — проанализировать имеющий место неправильный подход к планированию, обнаружить свои ошибки и устранить их.

Ошибки в распределении времени делятся на три группы:

• технические;
• влияние внешних факторов;
• психологические препятствия.

Технические ошибки в тайм-менеджменте — это проблема применяемых методов. Ее решение — заменить методы, которые у вас не работают.

Влияние внешних факторов — то, что расположено за пределами вашего контроля. Ваша задача — научиться сводить их к минимуму.

Психологические препятствия — ваши негативные убеждения, которые мешают добиваться своих целей и часто становятся причинами прокрастинации.

Основные ошибки тайм-менеджмента представлены в таблице:

Большинство проблем распределения времени связаны с ошибками сразу нескольких уровней. 

Грамотное управление временем — ценный навык топ-менеджера. Для организации успешной командной работы необходимо проанализировать причины потери времени руководителя, проранжировать по степени важности и заняться работой по устранению.

Чтобы выявить, исправить и не повторять свои ошибки в планировании времени, необходимо еще раз повторить основные принципы эффективного тайм-менеджмента и наметить точки личностного роста. В этом вам помогут статьи в разделе «Коучинг».

• Кажется, будто времени на то, чтобы закончить всё необходимое, попросту нет.
• Многие люди обращаются за помощью к определённым техникам тайм-менеджмента, но некоторые из них лишь усугубляют проблему отсутствия времени.
• Вот несколько ловушек тайм-менеджмента, в которые вы можете попасться, а заодно способы их избежать.

Вы испытываете чувство, словно вы постоянно работаете, но это не приносит результатов, которых вы хотите? Вы не одиноки. Это проблема, которую должны преодолеть практически все талантливые предприниматели. К сожалению, многие люди в отчаянии пытаются применять техники тайм-менеджмента, которые лишь усложняют проблему отсутствия времени.

Избегайте следующих 11 распространённых ловушек тайм-менеджмента, в которые попадается большинство предпринимателей. Узнайте способы, которые помогут вам решить проблему плохого управления временем, и вы избавитесь от этой головной боли навсегда.

1. Отрицание факта, что у вас есть проблемы, связанные с тайм-менеджментом

Порой я говорил себе: «Будь у меня больше времени, я бы справился с X, Y и Z». Разумеется, мы не можем иметь в своём распоряжении больше 24 часов в сутки, так зачем тратить нашу ментальную энергию на пустые жалобы?

«Жалобы на то, что времени всегда не хватает, никак не смогут добавить вам времени. Они лишь на момент заставляют вас почувствовать себя лучше», — пишет Джон Машни в своей статье на Medium. «Но это чрезвычайно вредная тактика. Жалоба на недостаток времени не даёт вам осознать реальность: что-то работает неправильно».

Перестаньте говорить о том, что у вас недостаточно времени на завершение ваших задач. Вместо этого признайте, что вам необходимо лучше управлять своим временем и начать экспериментировать с техниками, которые помогут вам в достижении своих целей.

2. Пренебрежение планированием

«Важно планировать ваш день для максимальной эффективности. Не обязательно расписывать каждую минуту своего времени, но постарайтесь установить ежедневные цели, включая задачи, которые вы хотите завершить, а затем расположите их в порядке важности», — предлагает Шонсе Мэддокс из Calendar, которая рекомендует подготовку и мозговой штурм для экономии времени и энергии.

Потратьте несколько минут своего вечера на то, чтобы выложить свою одежду и приготовить еду на завтра. Просмотр календаря подготовит вас психически, сэкономит время утром и снизит усталость от решений. Вне зависимости от того, используете ли вы специальное приложение-календарь или сами набрасываете на бумаге список дел, планирование вашего дня предоставляет вам структуру, которая позволяет избавиться от постоянных мыслей о том, что делать дальше.

3. Позволять «срочному» взять верх над «важным»

Проведение границы между «срочным» и «важным» — это вызов для большинства предпринимателей. Как вы можете тушить пожар, если спешите на встречу с инвестором?

Я использую матрицу Эйзенхауэра, чтобы помочь себя расставить задачи в порядке приоритета, чтобы я не позволял срочности захватить контроль над моим распорядком. Возьмите все свои задачи и расположите их в четырёх квадратах:

• Сделать первым делом. Это самые важные обязанности, с которыми вы должны закончить сегодня или завтра.
• Запланировать. Важные задачи, которые не требуют срочности, поэтому вы можете разместить их в своём календаре.
• Делегировать. Если у вас есть необходимые задачи, которые вам не важны, то вы можете поручить их другим людям.
• Не делать. Какие задачи не важны и не требуют срочности? Удалите их из своих списков и добавьте их в список «можно заняться, если будет возможность».

4. Неправильный подход к делегированию

Предприниматели гордятся званием мастеров на все руки, но вам не обязательно участвовать в каждом этапе своего бизнеса. Будьте в курсе происходящего, но оставьте своё эго за дверью и делегируйте нужные задачи подходящим для этого людям.

Если у вас нет персонала, отдайте определённую работу фрилансерам на аутсорс. Например, вы можете нанять личного ассистента, чтобы он управлял вашим календарём, электронной почтой, профилями в социальных сетях или блогом. Личные ассистенты также могут позаботиться о личных поручениях, рекрутинге, бронировании билетов на самолёты и номеров в отелях для грядущих деловых поездок.

5. Необходимость рано просыпаться

Уделите время тому, чтобы прочитать другие статьи о тайм-менеджменте. Вы обнаружите, что один из самых распространённых советов, которыми делятся их авторы – просыпаться пораньше. Как человек, который сам практикует эту привычку, я полностью понимаю её смысл. Давайте представим, что вы проснулись на час раньше. Вы можете использовать это время для работы со своим календарём, для занятий спортом, здорового завтрака, чтения или очистки вашей электронной почты, не отвлекаясь на внешние факторы.

Но вот в чём загвоздка. Одной установки будильника на четыре утра недостаточно для тайм-менеджмента. Весь секрет здесь в том, чтобы достигнуть пиковой продуктивности и выделять временные блоки для концентрации на приоритетных задачах. Думайте об этом именно так. Если вы сова, вы будете несчастны, если начнёте просыпаться в какое-то невероятное время.

Планируйте свои дни так, чтобы работать над самыми важными задачами, когда у вас есть максимум энергии и концентрации. Если ваш пик приходится на закат, то вы должны выделять это время для концентрации на самых важных задачах. Это куда более эффективная стратегия, чем пустая борьба с внутренними часами вашего организма.

6. Отсутствие гибкости

Вне зависимости от того, насколько тщательно вы планируете свой день, вас обязательно будут отвлекать. Вот почему так важно, чтобы ваш календарь оставлял место для гибкости. Например, в какой-то день всё идёт точно по плану, пока после обеда перед вами не появляется важный клиент, сообщающий о технической проблеме с их программным обеспечением.

Мне и моей команде пришлось бы перестать работать над тем, чем мы занимались, но, к счастью, обычно у меня есть свободный час после обеда – и он всегда чем-то заполняется. В большинстве случаев работа на этот час находится во время чтения электронных писем, разговоров с командой или для того, чтобы втиснуть в этот час важного клиента, который не назначал встречу. Так или иначе, благодаря этому свободному времени в моём календаре я способен реагировать на проблемы клиентов, не перестраивая своё расписание и задачи в моём списке дел.

7. Быть «идеальным»

Все мы стремимся делать свою работу качественно, но постоянное стремление к идеальности – это нереалистично. Очень часто давление, которые мы оказываем на себя в попытке «быть идеальными», приводит нас к тому, что мы давим на других людей из-за их проблем. Оно того не стоит.

Приведём в пример Стива Джобса. Хотя его перфекционизм позволил ему создать одни из самых культовых продуктов в современной истории – это также приводило к тому, что на разработку продуктов уходило больше времени, а споры с сотрудниками возникали чаще. Будучи предпринимателем, вы уже знаете, что вы не можете позволить себе оттягивать разработку продуктов или услуг безгранично. Если вы будете откладывать выполнение работы, то будьте уверенны, что рано или поздно найдётся тот, кто вас обойдёт.

8. Чрезмерное и недостаточное выделение времени

Мы склонны неверно оценивать время, требуемое нам для выполнения задачи. Мы оцениваем, что какая-то задача займёт лишь час, в то время как эта цифра оказывается ближе к двум часам. Порой происходит наоборот, но в любом случае это вносит сумятицу в наш распорядок. Всё, что предполагалось сделать сегодня, должно быть отложено до завтра.

Не всегда легко определить, сколько замёт завершение той или иной задачи – но обычно она занимает больше времени, чем вы могли бы подумать. Лучшее решение в этой ситуации – вести учёт времени хотя бы в течение недели, чтобы увидеть, на что вы тратите своё время. Вы можете заниматься этим вручную, используя блокнот, или воспользоваться программами для отслеживания времени.

9. Ежедневно очищать ваше рабочее пространство

Значит ли это, что вы должны оставлять обёртки от еды у себя на столе? Нет. Должны ли вы брать файл или какой-то инструмент, а затем никогда не возвращать его на место? Разумеется, нет. Первое – это просто негигиенично, в то время как отказ возвращать вещи на свои места приводит к постоянному поиску нужных вещей там, где им быть не положено.

Что я имею в виду, так это то, что вполне нормально иметь лёгкий беспорядок на рабочем столе. Одно исследование обнаружило, что неубранный стол способен приводить к росту креативности. Поэтому, если у вас нет времени, нет необходимости напрягать себя из-за небольшого беспорядка. Лично я выделяю последний послеобеденный час пятницы для очистки и организации своего рабочего пространства. Конец недели обычно утомляет, а эта простая продуктивная задача позволяет мне заканчивать свою рабочую неделю на высокой ноте.

10. Работать без остановки

Масса предпринимателей гордится собой за то, что они работают невероятное количество часов в своих стартапах. Например, Илон Маск известен тем, что работает по 80 часов в неделю. Истина заключается в том, что, сколько бы вы не пытались на себя взвалить, всем людям необходимы перерывы для восстановления. Мне и самому приходилось отрабатывать 80 часов в неделю. Это жёстко и для вас, и для всех остальных.

Ваш перерыв может быть 10-минутной прогулкой, но старайтесь отсоединяться и проводить часы вне работы. Серьёзно, заставляйте себя брать перерывы и отсоединяться – купите подвижный стол и двигайте его туда и обратно по паре раз в день. Ходите на прогулки, пока вы проводите совещания по телефону – здесь всё будет полезным.

11. Никогда не искать систему тайм-менеджмента, которая работает лично для вас

Недостатка стратегий и хитростей тайм-менеджмента явно нет, но нет никакого универсального подхода для управления временем. Что работает для одного предпринимателя, может оказаться неподходящим для вас.

Экспериментируйте с разными техниками тайм-менеджмента, пока вы не найдёте систему, которая работает лучше всего для вас. Это потребует ряда проб и ошибок, но пока вы эффективно управляете своим временем, вы способны победить часы.