Работник выходит на пенсию, поэтому заблаговременно обратился с документами в Пенсионный фонд России (далее — ПФР). Однако специалист ПФР указала на ошибки в трудовой книжке, из-за которых могут отказать в назначении пенсионных выплат. Какие ошибки в трудовой книжке считаются критическими и могут повлиять на размер будущей пенсии? Кто и как может их исправить?
КТО ИСПРАВЛЯЕТ ОШИБКИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ?
Трудовая книжка — основной документ, который подтверждает стаж работника, необходимый для назначения страховой пенсии.
Действительно, перед назначением выплат специалисты Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР) сверяют данные о периодах работы с трудовой книжкой работника, несмотря на то, что ПФР с 2001 года ведет на каждого гражданина индивидуальные пенсионные счета. В ходе таких проверок специалисты могут обнаружить существенные ошибки в трудовой книжке (вкладыше в нее), которые не должны негативно повлиять на назначение пенсии, поскольку первичными являются данные персонифицированного учета, тем не менее, на практике подобное происходит.
Такие конфликты успешно решаются в суде в пользу граждан, однако желательно, чтобы нашим работникам не приходилось обращаться в суд, чтобы получить заслуженную пенсию.
При внесении и проверке записей в трудовых книжках следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкцией по заполнению трудовых книжек .
Это правило распространяется и на работодателя, являющегося индивидуальным предпринимателем. В случае реорганизации прежнего работодателя исправление в трудовую книжку вносит его правопреемник, а при ликвидации — работодатель по новому месту работы (п. 28 Правил).
ОШИБКИ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ
Перечислим ошибки, которые могут повлиять на назначение пенсии:
-
имеются ошибки или отсутствуют сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения;
-
отсутствует подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки;
-
отсутствует печать организации, которая оформила работнику трудовую книжку впервые.
Если ошибка сделана и выявлена непосредственно при оформлении новой трудовой книжки, то такой бланк трудовой книжки считается испорченным и его необходимо уничтожить (п. 42 Правил), а работнику завести новую трудовую книжку.
В случае если ошибка на титульном листе трудовой книжки допущена в фамилии, имени или отчестве работника, то необходимо зачеркнуть неправильную запись одной линией так, чтобы ее можно было прочесть, а на внутренней стороне обложки сделать соответствующую пометку об исправлении и заверить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации (при ее наличии) (п. 2.3 Инструкции).
Роструд в письме от 28.08.2008 № 0807-1 определяет порядок действий при отсутствии на титульном листе трудовой книжки печати организации.
ОШИБКИ В РАЗДЕЛЕ «СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ» ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Ошибки в названии организации (графа 3):
- отсутствует название организации в заголовке;
- указано только полное или только сокращенное наименование организации;
- название организации указано с ошибками;
- организация переименована, а запись не внесена;
- наименование организации в заголовке не совпадает с оттиском печати.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2018.
Перед началом проверки определите конкретного работника, в отношении которого будете проводить проверку.
Для прохождения предпроверки по теме «Проверка соблюдения требований порядка ведения трудовых книжек» положите перед собой следующие документы (при наличии) или их копии (при наличии), которые запросил бы настоящий инспектор труда, а сейчас будет проверять Электронный инспектор:
— трудовой договор работника со всеми изменениями и дополнениями к нему;
— трудовую книжку;
— приказ о приеме на работу;
— приказ о переводе на другую постоянную работу;
— приказ о прекращении трудового договора;
— приказ о присвоении квалификации;
— приказ о награждении;
— личную карточку.
Перед ответом на вопрос Электронного инспектора убедитесь, что именно этот факт или обстоятельство отражены в ваших документах.
Читать далее
Этап 1.
Выберите категорию работодателя
*Деятельность гражданина в качестве индивидуального предпринимателя трудовой деятельностью по смыслу трудового законодательства не является. Следовательно, индивидуальный предприниматель не может вести трудовую книжку в отношении себя.
Этап 2.
Ведение трудовой книжки работника*
*В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца, а также ранее установленных образцов (утв. Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 «О введении трудовых книжек», Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»), которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат. Трудовые книжки иностранных государств не могут вестись работодателем на территории Российской Федерации.
Этап 3.
Причины, по которым трудовая книжка не ведется
Этап 4.
Оформление записей в трудовой книжке
А. Записи дат произведены арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными)
Б. Запись в трудовой книжке соответствует приказу (распоряжению)
В. Записи произведены без сокращений
Г. Записи в пределах одного раздела имеют свой порядковый номер
Д. Записи о дисциплинарных взысканиях (кроме увольнения) не внесены
Е. Записи произведены аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета
Ж. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» отсутствует зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей
З. Записи о работе по гражданско-правовому договору не внесены
Этап 5.
Ознакомление работника с внесенной в трудовую книжку записью под подпись
Этап 6.
Государственный язык
Этап 7.
Государственный язык заполнения трудовой книжки
Этап 8.
Иные случаи использования языков для заполнения трудовой книжки
Этап 9.
Статус трудовой книжки
*Если у работника уже есть трудовая книжка, работодатель должен вносить записи именно в нее, а не заводить новую
Этап 10.
Специальные знания или специальная подготовка работника
Этап 11.
Сведения о работнике, которые вносятся в трудовую книжку
А. Фамилия, имя и отчество
Б. Дата рождения
В. Запись об образовании
Г. Профессия/ специальность
Д. Иные сведения
Этап 12.
Образование работника
Этап 13.
Порядок внесения сведений о работнике
А. Данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения внесены на основании документа, удостоверяющего личность
Б. Сведения об образовании, профессии и специальности внесены на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов
В. На первой странице трудовой книжки после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверил правильность внесенных данных
Г. На первой странице трудовой книжки присутствует подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек
Д. Первая страница трудовой книжки заверена печатью работодателя (при наличии печати)
Этап 14.
Порядок внесения сведений о работнике
А. Данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения внесены на основании документа, удостоверяющего личность
Б. Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.)
В. На первой странице трудовой книжки после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверил правильность внесенных данных
Г. На первой странице трудовой книжки присутствует подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек
Д. Первая страница трудовой книжки заверена печатью работодателя (при наличии печати)
Этап 15.
Сведения о работнике, которые вносятся в трудовую книжку
А. Фамилия, имя и отчество
Б. Дата рождения
В. Иные сведения
Этап 16.
Порядок внесения сведений о работнике
А. Данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения внесены на основании документа, удостоверяющего личность
Б. На первой странице трудовой книжки после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверил правильность внесенных данных
В. На первой странице трудовой книжки присутствует подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек
Г. Первая страница трудовой книжки заверена печатью работодателя (при наличии печати)
Этап 17.
Выберите вид записи/действие
А. Внесение записи о работе по совместительству
Б. Внесение записи об увольнении с работы по совместительству
В. Изменение сведений о работнике
Г. Признание недействительной записи об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода и восстановления на прежней работе
Д. Изменение записи о приеме на работу
Е. Изменение формулировки причины увольнения
Ё. Оформление дубликата трудовой книжки в случае ее утраты
Ж. Оформление дубликата трудовой книжки в случае признания недействительной записи об увольнении или переводе на другую работу
З. Оформление дубликата трудовой книжки в случае, если она пришла в негодность
И. Оформление дубликата трудовой книжки в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств)
Й. Оформление дубликата трудовой книжки или выдача трудовой книжки* в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее*
К. Оформление дубликата трудовой книжки или выдача трудовой книжки в случае ее порчи не по вине работника
Л. Оформление вкладыша в трудовую книжку
М. Внесение записи о приеме на основную работу
Н. Внесение записи о присвоении нового разряда (класса, категории и т.п.)
О. Внесение записи о присвоении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации
П. Внесение записи об изменении наименования организации-работодателя
Р. Внесение записи о невключении времени работы в период отбытия наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж
С. Внесение записи о восстановлении непрерывного трудового стажа
Т. Внесение записи о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений
У. Внесение записи о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями
Ф. Внесение записи об объявлении благодарности
Х. Внесение записи о выдаче премии**
Ц. Внесение записи о награждении ценным подарком
Ч. Внесение записи о награждении почетной грамотой
Ш. Внесение записи о представлении к званию лучшего по профессии
Щ. Внесение записи о других видах поощрения, предусмотренных коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставом и положением о дисциплине
Ы. Внесение записи об увольнении с основного места работы
Э. Внесение записи о времени военной службы, о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах
Ю. Внесение записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров
*В случае обнаружения ошибки при первичном заполнении трудовой книжки испорченный бланк уничтожается, а взамен выдается новый.
Если ошибка обнаружена при последующем внесении записей в трудовую книжку, работодатель должен оформить ее дубликат.
**Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Этап 18.
Изменяемые сведения о работнике
Этап 19.
Запись о приеме на основную работу
Этап 20.
Прием на работу в порядке перевода от другого работодателя
Этап 21.
Порядок внесения записи о приеме на работу по основному месту работы в порядке перевода
А. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указано полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии)
Б. Ниже в графе 1 указан порядковый номер записи
В. В графе 2 указана дата приема на работу
Г. В графе 3 сделана запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования*, наименования должности (работы)**, специальности, профессии с указанием квалификации с указанием на то, что работник принят (назначен) в порядке перевода
Д. В графу 4 внесена дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу
*Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного.
**Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или соответствующим положениям профессиональных стандартов.
Этап 22.
Порядок внесения записи о приеме на работу по основному месту работы
А. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указано полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии)
Б. Ниже в графе 1 указан порядковый номер записи
В. В графе 2 указана дата приема на работу
Г. В графе 3 сделана запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования*, наименования должности (работы)**, специальности, профессии с указанием квалификации
*Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного.
**Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или соответствующим положениям профессиональных стандартов.
Д. В графу 4 внесена дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу
Этап 23.
Запись о присвоении нового разряда (класса, категории и т.п.)
Этап 24.
Порядок внесения записи о присвоении нового разряда (класса, категории и т.п.)
А. В графе 1 раздела «Сведения о работе» указан порядковый номер записи
Б. В графе 2 указана дата присвоения нового разряда (класса, категории и т.п.)
В. В графе 3 сделана запись о присвоении нового разряда (класса, категории и т.п.)
Г. В графе 4 указана дата и номер приказа (распоряжения) работодателя
Этап 25.
Запись о присвоении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации
Этап 26.
Порядок внесения записи о присвоении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации
А. В графе 1 раздела «Сведения о работе» указан порядковый номер записи
Б. В графе 2 указана дата установления второй профессии и последующей профессии, специальности или иной квалификации
В. В графе 3 сделана запись об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации
Г. В графе 4 указано соответствующее удостоверение, его номер и дата
Этап 27.
Основание внесения записи о работе по совместительству
А. Работник обратился к работодателю с просьбой (письменной или устной) о внесении записи о работе по совместительству
Б. Работник представил документы, подтверждающие работу по совместительству
Этап 28.
Запись о работе по совместительству на основании обращения работника с заявлением
Этап 29.
Запись о работе по совместительству на основании представленных документов, подтверждающих работу по совместительству
Этап 30.
Прием на работу по совместительству в порядке перевода от другого работодателя
Этап 31.
Порядок внесения записи о работе по совместительству в порядке перевода
А. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указан порядковый номер записи
Б. В графе 2 указана дата приема на работу в качестве совместителя
В. В графе 3 сделана запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования*, наименования должности (работы)**, специальности, профессии, квалификации с указанием на то, что работник принят (назначен) в порядке перевода
Г. В графе 4 указано наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер
*Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного.
**Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или соответствующим положениям профессиональных стандартов.
Этап 32.
Порядок внесения записи о работе по совместительству в иных случаях
А. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указан порядковый номер записи
Б. В графе 2 указана дата приема на работу в качестве совместителя
В. В графе 3 сделана запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования*, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации
Г. В графе 4 указано наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер
*Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного.
Этап 33.
Запись об изменении наименования работодателя
Этап 34.
Порядок внесения записи об изменении наименования организации-работодателя
А. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки сделана запись об изменении наименования работодателя
Б. В графе 4 проставлено основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер
Этап 35.
Запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж
Этап 36.
Порядок внесения записи о невключении времени работы в период отбытия наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж
А. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в графе 1 указан порядковый номер записи
Б. В графе 2 указана дата внесения записи
В. В графе 3 сделана запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж»
Г. В графе 4 указано основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер
Этап 37.
Представление работником документов о восстановлении трудового стажа
Этап 38.
Запись о восстановлении непрерывного трудового стажа
Этап 39.
Порядок внесения записи о восстановлении непрерывного трудового стажа
А. В графу 3 раздела «Сведения о работе» внесена запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года»
Б. В графе 4 сделана ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер
Этап 40.
Запись о награждении
Этап 41.
Порядок внесения сведений о награждении
А. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указано полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии)
Б. Ниже в графе 1 указан порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника)
В. В графе 2 указана дата награждения
Г. В графе 3 записано, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой
Д. В графе 4 указано наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер
Этап 42.
Срок внесения записи в трудовую книжку
Этап 43.
Запись об увольнении*
*Для проверки соблюдения требований законодательства при оформлении прекращения трудового договора обратитесь к проверочному листу «Проверка соблюдения порядка оформления прекращения трудового договора».
Этап 44.
Порядок внесения записи об увольнении
А. В графе 1 указан порядковый номер записи
Б. В графе 2 указана дата увольнения (прекращения трудового договора)*
*Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.
В. В графе 3 сделана запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации **
**При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.
При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься)
Г. В графе 4 указано наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер
Д. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при ее наличии), а также подписью самого работника***
***За исключением случаев, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.
Этап 45.
Срок внесения записи об увольнении в трудовую книжку
Этап 46.
Документ, подтверждающий стаж службы
Этап 47.
Порядок внесения записи о времени военной службы, о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах
А. В графе 1 указан порядковый номер записи
Б. В графе 2 указана дата внесения записи
В. В графу 3 внесена запись о службе в точном соответствии с формулировкой, указанной в документе, на основании которого работодателем был издан приказ (распоряжение)
Г. В графе 4 указана ссылка непосредственно на документ, подтверждающий время службы работника, с указанием даты, номера и наименования (наименования вида документа)
Этап 48.
Документ, подтверждающий время обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров
Этап 49.
Порядок внесения записи о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров
А. В графе 1 указан порядковый номер записи
Б. В графе 2 указана дата внесения записи
В. В графу 3 внесена запись о периоде обучения
Г. В графе 4 указаны дата и номер документа, подтверждающего внесенные сведения
Этап 50.
Основание внесения записи об увольнении с работы по совместительству
А. Работник обратился к работодателю с просьбой (письменной или устной) о внесении записи об увольнении с работы по совместительству
Б. Работник представил документы, подтверждающие увольнение с работы по совместительству
Этап 51.
Запись об увольнении с работы по совместительству по заявлению работника
Этап 52.
Запись об увольнении с работы по совместительству на основании представленных документов
Этап 53.
Порядок внесения записи об увольнении с работы по совместительству
А. В графе 1 указан порядковый номер записи
Б. В графе 2 указана дата увольнения (прекращения трудового договора)*
*Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.
В. В графе 3 сделана запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации**
**При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.
При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься)
Г. Запись об основании и о причине прекращения трудового договора точно соответствует формулировкам Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона
Д. В графе 4 указано наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер
Этап 54.
Порядок изменения сведений о фамилии, имени, отчестве или дате рождения
А. Работник представил документы, подтверждающие изменение указанных сведений (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т.п.)
Б. Прежние сведения зачеркнуты одной чертой и внесены новые данные
В. На внутренней стороне обложки трудовой книжки указана ссылка на дату и номер документа-основания
Г. Запись заверена работодателем/уполномоченным лицом и печатью (при ее наличии)
Этап 55.
Порядок изменения/ дополнения сведений об образовании, профессии, специальности
А. Имеющаяся запись без зачеркивания дополнена новыми сведениями
Б. Новые сведения внесены в соответствующие строчки без зачеркивания имеющихся записей
В. Ничего из вышеперечисленного
Этап 56.
Работодатель имеет документ, подтверждающий незаконность увольнения/ перевода работника
Этап 57.
Порядок внесения записи о признании недействительной записи об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода и восстановления на прежней работе
А. В графе 1 раздела «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указан последующий порядковый номер
Б. В графе 2 указана дата внесения записи
В. В графе 3 сделана запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе»
Г. В графе 4 сделана ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе
Этап 58.
Порядок внесения записи об изменении записи о приеме на работу
А. В графе 1 раздела «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указан последующий порядковый номер
Б. В графе 2 указана дата внесения записи
В. В графе 3 сделана запись: «Запись за номером таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)»
Г. В графе 4 указана дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись
Этап 59.
Изменение формулировки причины увольнения
А. В графе 1 раздела «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указан последующий порядковый номер
Б. В графе 2 указана дата внесения записи
В. В графе 3 сделана запись «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (далее новая формулировка)»
Г. В графе 4 сделана ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя об изменении формулировки причины увольнения
Этап 60.
Документы, необходимые для выдачи дубликата трудовой книжки
А. Заявление работника работодателю по месту последней работы о выдаче дубликата трудовой книжки
Б. Оригиналы документов, подтверждающих сведения о предыдущих местах работы
В. Ничего из вышеперечисленного
Этап 61.
Срок выдачи дубликата трудовой книжки
А. В течение 15 дней со дня подачи работником заявления работодателю по месту последней работы
Б. В иной срок
Этап 62.
Порядок оформления работодателем по месту последней работы дубликата трудовой книжки
В том случае, когда документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
А. На титульном листе дубликата трудовой книжки сделана запись «Дубликат»
Б. В разделе «Сведения о работе» в графе 3 внесена запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже* работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами**
*Общий трудовой стаж указывается суммарно.
**В случае если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал.
В. В графе 4 указано наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате
Г. Запись, признанная недействительной, в дубликат трудовой книжки не внесена
Этап 63.
Порядок внесения записи о приеме на предыдущую работу в дубликат трудовой книжки
А. Ниже в графе 2 указана дата приема на работу
Б. В графе 3 записано наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник
В. В графе 4 указано наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате
Этап 64.
Документы, подтверждающие перевод работника на предыдущей работе
Этап 65.
Порядок внесения записи о переводе на предыдущей работе в дубликат трудовой книжки
А. В графе 2 указана дата перевода
Б. В графу 3 внесена запись о переводе
В. В графе 4 указано наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись в дубликате
Этап 66.
Документы, подтверждающие награждение работника на предыдущей работе
Этап 67.
Порядок внесения записи о награждении на последнем месте работы в дубликат трудовой книжки
А. В графе 2 указана дата награждения
Б. В графу 3 внесена запись о награждении
В. В графе 4 указано наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись в дубликате
Этап 68.
Документы, подтверждающие причину (основание) увольнения работника с предыдущей работы
Этап 69.
Порядок внесения в дубликат трудовой книжки в случае ее утраты записи об увольнении с предыдущего места работы
А. В графе 2 указана дата увольнения (прекращения трудового договора)
Б. В графе 3 указана причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные
В. В графе 4 указано наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате
Этап 70.
Акт комиссии по установлению стажа, созданной органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации
Этап 71.
Порядок заполнения дубликата трудовой книжки в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств)
А. На титульном листе дубликата трудовой книжки сделана запись «Дубликат»
Б. В разделе «Сведения о работе» в графе 3 внесена запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами
В. Ниже сделаны записи о работе на основании акта комиссии по установлению стажа или решения суда
Г. В графе 4 указано наименование, дата и номер акта комиссии по установлению стажа или решения суда
Этап 72.
Плата за приобретение бланка трудовой книжки
Этап 73.
Документы, необходимые для выдачи дубликата трудовой книжки
А. Заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки
Б. Трудовая книжка, подлежащая замене
В. Ничего из вышеперечисленного
Этап 74.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки
А. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки написано: «Взамен выдан дубликат» – с указанием его серии и номера
Б. На титульном листе дубликата трудовой книжки сделана запись «Дубликат»
В. В разделе «Сведения о работе» в графе 3 внесена запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже* работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами**
*Общий трудовой стаж указывается суммарно.
**В случае если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал.
Г. Ниже перенесены записи, сделанные в предыдущую трудовую книжку
Д. В графе 4 указано наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате
Е. Запись, признанная недействительной, в дубликат трудовой книжки не внесена
Этап 75.
Основание выдачи вкладыша в трудовую книжку
Этап 76.
Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку
А. Вкладыш вшит в трудовую книжку
Б. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке поставлен штамп с надписью «Выдан вкладыш»
В. В трудовой книжке указаны серии и номера всех вшитых в нее вкладышей
Г. Ничего из вышеперечисленного
Этап 77.
Ошибки при первичном заполнении вкладыша в трудовую книжку
Этап 78.
Плата за приобретение бланка вкладыша в трудовую книжку
Этап 79.
Выдача трудовой книжки
Этап 79.1.
Хранение трудовой книжки/ее дубликата, не полученных при увольнении
Этап 80.
Подтверждение получения трудовой книжки при увольнении
А. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписался в личной карточке
Б. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписался в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Этап 81.
Основание выдачи дубликата трудовой книжки, утраченной без вины работника
*За исключением неправильного первичного заполнения трудовой книжки/ вкладыша в нее.
Этап 82.
Плата за приобретение бланка трудовой книжки/вкладыша в нее/ее дубликата, утраченной без вины работника
Этап 83.
Плата за приобретение бланка трудовой книжки/вкладыша в нее/ее дубликата, утраченной по иным причинам
Акт о результатах самопроверки
«Проверка соблюдения требований порядка ведения трудовых книжек»
Сервисом «Электронный инспектор» проверено соблюдение требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в отношении {{company}}.
Продолжительность самопроверки:
Нарушений не выявлено
Акт о результатах самопроверки
«Проверка соблюдения требований порядка ведения трудовых книжек»
Сервисом «Электронный инспектор» проверено соблюдение требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в отношении {{company}}.
Продолжительность самопроверки:
Выявлены следующие нарушения обязательных требований:
ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | КАДРОВЫЙ ОТВЕТ
Левищева Ю. А.,
юрисконсульт Кредитного потребительского кооператива «Кредитный союз «ВКБ-кредит»
Аудит трудовых книжек
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Неточности и ошибки, отсутствие в ней обязательных сведений или информации о внесении изменений могут привести к негативным последствиям как для работодателя, так и для работника. Поэтому своевременная проверка правильности хранения и ведения трудовых книжек является немаловажным вопросом.
Несмотря на то что согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, Правительство России неоднократно возвращается к вопросу об отмене трудовых книжек по причине нецелесообразности их дальнейшего ведения и утраты актуальности. В этом случае возникает обоснованный вопрос: с чем связано такое мнение чиновников? Дело в том, что с введением в системе государственного пенсионного страхования персонифицированного учета трудовая книжка утратила свое основное предназначение – быть источником сведений о трудовом стаже, без которого в советское время невозможно было оформить трудовую пенсию.
ВАЖНО В РАБОТЕ
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
ВАЖНО В РАБОТЕКроме того, с 2002 г. расчет трудовой пенсии производится исходя не из трудового стажа, а из периода, в течение которого на индивидуальный лицевой счет гражданина в Пенсионном фонде РФ поступали страховые взносы.
Вместе с тем на основании «Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденного постановлением Минтруда РФ и ПФР от 27.02.2002 № 16/19па, специалисты Пенсионного фонда РФ при оформлении трудовой пенсии в обязательном порядке запрашивают трудовую книжку.
Требование о предъявлении трудовых книжек при оформлении трудовых пенсий обосновано тем, что пенсионная реформа в России началась лишь в 1997 году. Первым ее шагом стало введение персонифицированного учета, предполагающего обязательную регистрацию граждан в Пенсионном фонде РФ в качестве застрахованных лиц в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в результате чего у всех застрахованных граждан сейчас есть лицевые счета, на которых фиксируется информация о стаже, заработной плате и размерах уплаченных страховых взносов.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Единственным источником сведений о трудовом стаже до 01.01.2002 является форма СЗВ-К, представленная далеко не всеми работодателями и не на всех работников. Поэтому на основании п. 6 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору.
Безусловно, в ближайшее время отмены трудовых книжек, о которой так много говорят, не произойдет. Этому должен предшествовать определенный переходный период. Чтобы избежать нежелательных проблем с подтверждением трудового стажа в дальнейшем, рекомендуем кадровым работникам уже сегодня задуматься о необходимости проведения аудита трудовых книжек работников в компании.
Процедура проверки трудовых книжек
Первое, что необходимо сделать, прежде чем приступить к самой проверке, – создать комиссию или назначить ответственного за проверку трудовых книжек. Поскольку унифицированной формы приказа или распоряжения законодательством не предусмотрено, составить его можно в произвольной форме.
Общество с ограниченной ответственностью «Литера»
Приказ
13.10.2014 № 69-к
г. Иркутск
О создании комиссии по проверке трудовых книжек.
В целях проверки соответствия бланков и записей трудовых книжек требованиям законодательства РФ и выявления возможных нарушений
приказываю:
1. Создать комиссию по проверке трудовых книжек работников ООО «Литера» в следующем составе:
председатель комиссии: Павлов Иван Иванович – начальник отдела кадров;
члены комиссии:
Иванова Ольга Сергеевна – ведущий юрисконсульт;
Паршина Марина Петровна – специалист по кадрам.
2. Комиссии по проверке трудовых книжек работников ООО «Литера»:
2.1. Провести проверку трудовых книжек в полном объеме в срок до 31.10.2014, в том числе:
- соответствие бланков трудовых книжек установленным образцам;
- порядок приобретения и учета организацией трудовых книжек и вкладышей в них, условий хранения;
- наличие документов кадрового делопроизводства ООО «Литера», подтверждающих страховой стаж работников;
- правильность расчета страхового стажа работников;
- соответствие сведений о Ф.И.О., дате рождения работников в трудовых книжках паспортным данным;
- наличие сведений о документах, на основании которых внесена каждая запись о работе, с указанием даты и номера;
- правильность внесения сведений о награждениях;
- отсутствие помарок, неточностей, исправлений, не соответствующих установленным требованиям;
- оформление вкладышей в трудовую книжку (при их наличии) в соответствии с установленными требованиями;
- правильность внесения сведений об изменении наименования организации, реорганизации и т. п.;
- наличие оттисков печатей, удостоверяющих соответствующие записи и исправления в записях;
- правильность указания наименования должностей (работы), специальностей, профессий с указанием квалификации;
- наличие записей об увольнении при прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.
2.2. Результаты проверки оформить протоколом.
2.3. В случае выявления в трудовых книжках нарушений или сомнительных для подтверждения страхового стажа периодов уведомить работников о необходимости исправлений или получения подтверждающих данный стаж документов.
Директор С А Ш К О В А. А. Сашков
Далее выявляем в организации лицо, ответственное за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей. Так как мы проводим внутренний аудит самостоятельно, то, конечно же, знаем, кто и за что у нас отвечает. Однако одного знания недостаточно, необходимо наличие соответствующих документов.
В настоящее время в обороте используются трудовые книжки образца 2003 г., форма которых утверждена постановлением Правительства РФ № 225.
По общему правилу таковым лицом является руководитель организации (п. 45 постановления № 225). Однако руководитель вправе возложить данную обязанность на специальное уполномоченное лицо. Назначение осуществляется по приказу (распоряжению) руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Если же такое лицо не назначено, ответственность возлагается на руководителя организации, индивидуального предпринимателя. Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек может выглядеть следующим образом:
Общество с ограниченной ответственностью «Литера»
Приказ
09.01.2014 № 10
г. Иркутск
О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них.
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225,
приказываю:
1. Назначить с 09.01.2014 ответственным за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них инспектора по кадрам Власову Т. В.
2. В период временного отсутствия Власовой Т. В. ответственной за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек назначается руководитель отдела кадров Жаркова Е. Д.
3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Директор С А Ш К О В Сашков А. А.
С приказом ознакомлены:
руководитель отдела кадров Ж А Р К О В А Жаркова Е. Д.
инспектор по кадрам В Л А С О В А Власова Т. В.
Далее переходим непосредственно к проверке трудовых книжек. При проверке трудовых книжек необходимо обратить внимание на следующие моменты:
- соответствие бланка трудовой книжки установленному образцу;
- порядок приобретения и учета организацией трудовых книжек и вкладышей к ним, условий хранения;
- наличие документов, подтверждающих страховой стаж работников;
- правильность расчета страхового стажа работников;
- соответствие сведений о Ф.И.О., дате рождения работников в трудовых книжках паспортным данным;
- соответствие записей в трудовых книжках формулировкам приказов (распоряжений). Наличие сведений о документах, на основании которых внесена каждая запись о работе, с указанием даты и номера. Правильность внесения сведений о награждениях;
- отсутствие помарок, неточностей, исправлений, не соответствующих установленным требованиям;
- оформление вкладышей в трудовую книжку (при их наличии) в соответствии с установленными требованиями;
- правильность внесения сведений об изменении наименования организации, реорганизации и т. п.;
- наличие оттисков печатей, удостоверяющих соответствующие записи и исправления в записях;
- правильность указания наименования должностей (работы), специальностей, профессий с указанием квалификации;
- наличие записей об увольнении при прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие статьи ТК РФ, иных федеральных законов.
В отношении вкладышей в трудовую книжку действуют те же правила, что и для трудовых книжек.
При оформлении трудовых пенсий в Пенсионном фонде РФ трудовые книжки тщательно изучаются. В связи с этим наличие неточностей и ошибок в заполнении, отсутствие необходимых сведений и печатей зачастую служит причиной нехватки оснований для подтверждения стажа граждан, в результате чего возникает необходимость представления дополнительных документов.
Оформляя новую трудовую книжку, в нее можно внести сведения об общем и(или) непрерывном стаже работы сотрудника суммарно, без уточнения работодателей, периодов и должностей, подтвержденных соответствующими документами.
— Письмо от 30.04.2008 № 1026-6.
Постановлением Правительства № 555 определено, что при отсутствии трудовой книжки, а также если в ней содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, для подтверждения периодов работы принимаются:
- письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения данных правоотношений;
- справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
- выписки из приказов;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
Кроме того, в качестве подтверждающих документов можно использовать иные документы (военный билет, выписку из индивидуального лицевого счета гражданина, предоставленную территориальным органом ПФР, и т. д.).
При выявлении несоответствия трудовой книжки установленной форме на момент приема на работу сотруднику можно оформить на основании его письменного заявления новую трудовую книжку или направить к предыдущему работодателю для оформления дубликата.
Однако, как показывает практика, нередки случаи, когда граждане не могут восстановить свои периоды работы дополнительными документами по различным причинам: утрата документов работодателями, ликвидация работодателей, отсутствие необходимых документов в архивных учреждениях. Поэтому крайне важной задачей сотрудников кадровых служб является проверка трудовых книжек на соответствие их правилам нормативных правовых актов и исправление допущенных при заполнении ошибок.
На что следует обратить внимание при проверке соответствия трудовой книжки установленному образцу?
Во-первых, форма бланка должна соответствовать той форме, которая действовала на момент оформления трудовых отношений с работником. Во-вторых, бланк должен быть отпечатан в типографии. В-третьих, нумерация страниц не должна быть нарушена. В-четвертых, серия и номер должны быть одинаковыми на каждой странице.
Как исправить выявленные ошибки на титульном листе?
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь (п. 27 постановления № 225).
Способ исправления ошибки будет зависеть от того, кем была допущена ошибка (к примеру, ошибка может быть допущена бывшим работодателем), и возможности ее исправления.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Часть пятая ст. 65 ТК РФ.
Вариант 1. Ошибка допущена действующим работодателем. При внутренней проверке трудовых книжек обнаружена ошибка в дате рождения. В данной ситуации работнику кадровой службы необходимо зачеркнуть одной чертой прежнюю запись и внести новую (п. 23 Инструкции № 69). Далее на внутренней стороне обложки трудовой книжки внести запись следующего содержания:
При написании даты рождения допущена ошибка. Запись «06.11.1988» изменена на «06.11.1989» на основании паспорта, серия 18 09 номер 654789, выданного УФМС г. Иркутска.
Запись должна быть заверена подписью руководителя организации или уполномоченного лица и скреплена печатью.
Вариант 2. Ошибка допущена предыдущим работодателем. Согласно п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если данные в трудовой книжке не совпадают с данными паспорта даже в одной букве, при оформлении трудовой пенсии это может вызвать сомнение в принадлежности трудовой книжки фактическому владельцу.
Однако иногда обратиться к предыдущему работодателю достаточно затруднительно по объективным причинам. Например, предыдущий работодатель находится в другом городе, реорганизован или вовсе ликвидирован. В случае, когда предыдущий работодатель находится в другом городе, работник может обратиться к нему с письменным запросом на дачу разрешения исправить ошибку. На основании такого разрешения действующий работодатель может исправить ошибку вышеописанным способом. В случае реорганизации работнику необходимо заручиться справкой о прошедшей реорганизации. А вот в случае ликвидации предыдущего работодателя процедура усложняется. В данном случае работнику необходимо обратиться в суд в порядке особого производства для установления принадлежности ему этой трудовой книжки (гл. 28 ГПК РФ). На основании положительного судебного решения действующий работодатель вносит необходимые исправления. На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо внести запись со ссылкой на паспорт и судебное решение.
Как исправить выявленные ошибки в разделе «Сведения о работе»?
Процедура исправления ошибок в сведениях о работе отличается от процедуры исправления ошибок на титульном листе. Так, в соответствии с п. 30 постановления № 225 в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Принимая трудовую книжку для рассмотрения, специалисты ПФР в обязательном порядке проверяют все записи в ней. При возникновении сомнений по каким-либо вопросам, в том числе и по надлежащему оформлению трудовых книжек и вкладышей в них, ПФР вправе требовать от граждан документы о стаже, необходимые для назначения пенсии.
В соответствии с п. 1.2 Инструкции № 69 при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Пример 1.
Работник принят в организацию на должность кладовщика. Однако в трудовой книжке ему ошибочно записали «сторож». Как правильно внести исправления?
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
|---|---|---|---|---|---|
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 3 | 09 | 01 | 2014 | Общество с ограниченной ответственностью «Литера» (ООО «Литера») | |
| Принят на должность «сторож» | Приказ от 09.01.2014 | ||||
| № 10-к | |||||
| 4 | 09 | 01 | 2014 | Запись за номером 3 недействительна | Приказ от 09.01.2014 |
| Принят на должность кладовщика | № 10-к |
Пример 2.
Предыдущий работодатель допустил ошибку в разделе «Сведения о работе» – неправильно указал должность. Вместе с тем новый работодатель уже внес запись о приеме на работу. Как правильно внести исправления?
В инструкции № 69 указано, что запись о признании записи недействительной вносится после соответствующей последней в данном разделе. Однако, по нашему мнению, такая запись может быть внесена в любой момент, в том числе и после других записей. Как отмечалось ранее, исправление неправильной записи производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Следовательно, исправить такую запись возможно двумя способами.
1-й способ – отправить работника за официальным запросом к предыдущему работодателю. Например, если ошибка была допущена в наименовании должности, у предыдущего работодателя необходимо запросить справку о наименовании должности с приложением копии приказа о приеме на работу.
2-й способ – выдать трудовую книжку работнику на руки, для того чтобы он обратился к предыдущему работодателю с заявлением о внесении изменений в трудовую книжку. Однако данный способ связан с определенными рисками, поскольку единственный случай получения работником трудовой книжки на руки – это увольнение (п. 41 постановления № 225, часть четвертая ст. 84.1 ТК РФ). В случае утери работником трудовой книжки ответственность будет лежать на работодателе. Поэтому мы рекомендуем использовать на практике 1-й способ.
Трудовая книжка пришла в негодность
При проверке трудовых книжек может обнаружиться, что некоторые трудовые книжки пришли в негодность. В данном случае работодателю необходимо позаботиться об оформлении дубликатов таких трудовых книжек. Если трудовая книжка пришла в негодность, работник должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Обязанность по выдаче дубликата закреплена в п. 33 постановления № 225, в соответствии с которым, если трудовая книжка или вкладыш к ней пришли в негодность, то работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат. Титульный лист дубликата заполняется в общеустановленном порядке. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.
Если организация, допустившая ошибку или неточность в трудовой книжке, ликвидирована, подтверждающие документы следует запрашивать из архивов; если реорганизована – обязательно наличие подтверждающей этот факт справки от правопреемника.
Не забудьте в дубликате отразить сведения (п. 34 постановления № 225):
- об общем и(или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
- о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Прежде всего вносится запись об общем и непрерывном трудовом стаже работника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
— Пункт 7.2 Инструкции № 69.
После этого общий и непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
|---|---|---|---|---|---|
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общий трудовой стаж составил 2 года 10 дней | |||||
| 1 | 10 | 01 | 2013 | Принят в общество с ограниченной | Справка ООО «Дождь» |
| ответственностью «Дождь» | от 01.10.2014 | ||||
| сторожем | |||||
| 2 | 27 | 12 | 2013 | Трудовой договор расторгнут | Справка ООО «Дождь» |
| по инициативе работника, пункт 3 | от 01.10.2014 | ||||
| части первой статьи 77 Трудового | |||||
| кодекса Российской Федерации | |||||
| 3 | 28 | 12 | 2013 | Принят в общество с ограниченной | |
| ответственностью «Литера» | Приказ | ||||
| кладовщиком | от 28.12.2013 № 36-п |
Если трудовая книжка утеряна
В соответствии с п. 31 постановления № 225 лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Форма такого заявления может выглядеть следующим образом:
Генеральному директору ООО «Литера»
Сашкову А. А.
от кладовщика Степанова В. В.
Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой.
В связи с утратой трудовой книжки на основании п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.
С Т Е П А Н О В В. В. Степанов
15.10.2014