Ошибки секретарей при оформлении документов

ОШИБКА 1: СЕКРЕТАРЬ РЕГИСТРИРУЕТ ВСЕ ДОКУМЕНТЫ

При учете входящей и исходящей корреспонденции секретарь не различает регистрируемые и нерегистрируемые документы. Он относит к входящим письмам проекты договоров, первичную бухгалтерскую документацию и другую корреспонденцию, которая поступила в организацию без сопроводительного письма. На каждую накладную секретарь ставит штамп «Вх. №__», сканирует ее и заносит в базу данных.

Исправляем ошибку

Поступающие документы делят на регистрируемые и нерегистрируемые. Приведем примерный перечень нерегистрируемых документов:

Если перечисленные документы поступают в организацию без сопроводительного письма, их нужно передавать в соответствующие структурные подразделения.

ОШИБКА 2: СЕКРЕТАРЬ РЕГИСТРИРУЕТ ДОКУМЕНТЫ ДВАЖДЫ

Секретарь совершает ошибку, если создает в организации несколько одинаковых регистрационных форм: например, переписывает информацию из электронного журнала в бумажный и наоборот. Иногда это делают ради безопасности информации. Но это совсем не безопасно. Бумажный журнал могут непоправимо испортить или похитить. Это может стать причиной утечки информации. Электронный журнал или, тем более, систему электронного документооборота обычный пользователь со своего рабочего места не сможет удалить безвозвратно.

Помимо этого, часто дополнительно регистрируют документы, передавая их на подпись директору или коллегам: чтобы не потерялись. Секретарь должен понимать, когда присваивать документу индекс, а когда просто фиксировать информацию. Повторно присвоить индекс – бесполезно потратить время. Если документ все же потеряется, то очередной номер никак не поможет ему найтись.

Исправляем ошибку

Документы регистрируют один раз. Информацию о движении документации фиксируют без присвоения им индексов. Если коллеге нужны для работы какие-либо бумаги, зафиксируйте факт их передачи в журнале передачи документов (Пример 1).

Создайте элементарную табличную форму на бумажном носителе, где записывайте дату передачи, какой документ и кому передаете. Получив документ, получатель должен поставить свою подпись в соответствующей ячейке. Информацию вносят кратко, но точно. Поставив свою подпись в журнале, работник возьмет на себя ответственность за сохранность документа.

Если вы должны передать документы директору на рассмотрение и подпись, то он, конечно, не должен ставить подпись в журнале. Как же учитывать такую документацию?

Документы, которые директор рассматривает и подписывает при секретаре, следует отмечать в обычном блокноте. Учитывать нужно только те документы, которые руководитель хочет изучить получше. В этом случае секретарь может составить таблицу наподобие таблицы для учета передачи документов коллегам. Только вместо подписей нужно ставить отметку – знак того, что документ вернулся с рассмотрения.

ОШИБКА 3: СЕКРЕТАРЬ УЧАСТВУЕТ В ЧУЖИХ ПРОЦЕССАХ

Иногда секретарь (по своей инициативе или по сложившейся традиции) участвует в процессах, к которым не имеет никакого отношения. Вот фрагмент одного из вопросов читателя. «Входящую финансовую документацию учитываю я – помощник директора. Составив реестр, я передаю документы согласно визам в соответствующие службы. После визирования их передают мне, чтобы я отдала их на подпись директору. Подписанные финансовые документы я передаю в бухгалтерию, а договоры – экономистам на регистрацию. Они сами передают их в бухгалтерию. На проход документов уходит около 3 дней… Я не могу сама определять, что в документах могут быть ошибки, а когда они доходят до бухгалтерии, оказывается, что они есть».

Исправляем ошибку

Секретарь должен заниматься управленческими документами, изредка – кадровыми, но не бухгалтерскими, юридическими или производственными. Он не оценивает и не учитывает их. Этим должны заниматься профильные подразделения, они же обязаны обеспечивать сохранность документов, за которые несут ответственность. Если документ на своем маршруте попадает в руки непрофильного специалиста, это только тратит время.

Чтобы понять, что на маршруте документа есть лишние остановки, его нужно представить визуально. Маршрут можно изобразить в виде таблицы (Пример 2).

Проанализируем маршрут заявки. Во-первых, ее согласует должностное лицо, которое не имеет никакого отношения ни к ремонту, ни к оборудованию – это начальник службы безопасности. Во-вторых, подписанием и обработкой исходящего документа занимается приемная генерального директора, хотя в организации есть техническая дирекция.

Менять что-либо пока рано. Сначала нужно понять, почему все происходит именно так. Никто не может объяснить, почему начальник службы безопасности согласовывает такие заявки? Оказалось, что подписывать такой документ может не только генеральный, но и технический директор? В этом случае препятствий для изменения маршрута нет. Регистрировать и отправлять заявку будет секретарь или ответственный за делопроизводство технической дирекции. Это позволит сократить маршрут документа сразу на две остановки, а по временным затратам – минимум на два дня.

Фразы «У нас так принято» или «Это записано в локальном нормативном акте» – не причина, которая позволит организации иметь неэффективные маршруты. Отменять вредные традиции и вносить изменения в любой локальный нормативный акт можно и нужно.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2019.

Как оформить документы-основания в приказе

Как указывать документы в преамбуле приказа,
во исполнение которых он издается. И как перечислить документы-основания ниже распорядительных пунктов приказа для подтверждения обоснованности принятых решений. Показываем примеры возможных вариантов оформления. Как это делается в унифицированных формах (серии Т) приказов по личному составу, утвержденных Госкомстатом России. И как оформить блок с документами-основаниями в приказе по основной деятельности. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Надо ли ставить точку между номером раздела (пункта) и заголовком (текстом)?

При составлении каких документов надо
ставить точку после номера пункта (раздела) для его отделения от текста, а в каких документах этого делать не стоит. Почему для разных документов эти правила различаются (рассматриваем стандарты, организационно-распорядительные документы, конструкторскую документацию и общие правила русского языка). Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

Валентина Янковая

канд. ист. наук, доцент Российского государственного
гуманитарного университета

График отпусков: актуализируем в течение года

По какой форме составлять график отпусков
(и как можно модифицировать гос­комстатовскую унифицированную форму № Т-7). Какие организации могут его не издавать. После утверждения графика отпусков на следующий год этот план сталкивается с реальностью. На примерах показываем, как отразить в графике: перенос, продление, отзыв из отпуска, замену денежной компенсацией, изменение сведений о работнике (фамилия, должность, подразделение). Как можно оформить приложение к графику отпусков в середине года с отпусками новых сотрудников, принятых в текущем году.

Светлана Зимина

консультант по кадровому делу и трудовому
праву

Какие кадровые приказы стали необязательны

Рассказываем о приказах о приеме на работу,
о переводе, о предоставлении отпуска: почему их можно не издавать; что нужно взвесить и на что обратить внимание, чтобы понять, как лучше действовать вашей организации – продолжить их оформлять или отказаться. Аналогично рассматриваем и ряд других кадровых документов.

Елена Кожемякина

управляющий партнер юридической компании
BLS

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал
правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Лариса Доронина

к.э.н., эксперт Национальной ассоциации
офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным
правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Быкова Т.А.

доцент кафедры документоведения РГГУ,
кандидат исторических наук

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный
протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех
реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Валентина Янковая

канд. ист. наук, доцент Российского государственного
гуманитарного университета

Ошибки иногда случаются как с новичками, так и с опытными работниками секретариата, какие они бывают и как вовремя остановиться — разберем подробнее далее.

Недопустимые ошибки секретарей в работе и не только

Ошибки совершают все, так как идеальных людей не бывает. Мы же люди, а не роботы. И не ошибается только тот, кто даже не пытается что-то делать. Логично.

Главное учиться на ошибках — своих или чужих, делать правильные выводы и стремиться стать лучше. Системные ошибки любого специалиста влияют на его карьеру, окружение и начальство, поэтому нужно стараться избегать таких проблем.

Конечно, секретарь — это не хирург или физик-ядерщик, но и его ошибки могут стать причиной неудач в бизнесе и даже миллионных убытков компании.

Рассмотрим самые недопустимые ошибки секретарей, которые они часто совершают.

1. Верность.

Казалось бы, причем тут какая-то верность, если работа связана в основном с бумагами и звонками. А вот именно приверженность и лояльность к своему руководителю, преданность и верность даже важнее стрессоустойчивости и стопки дипломов.

Любой король держится на троне только из-за верных соратников вокруг него. Секретарь руководителя обязан во всем поддерживать своего босса, хранить его тайны и поддерживать деловую репутацию изо всех сил.

Если секретарь лоялен к своему начальнику, то это заметно. Так как такой специалист не будет обсуждать с коллегами решения руководителя или его вкусовые пристрастия, жаловаться на сверхурочные или смеяться над внешним видом шефа.

Отсюда вытекает вторая главная ошибка секретарей.

2. Болтливость.

Образ вечно болтающей с подругами по телефону секретарши уже давно ушел в прошлое. Теперь секретарь это супер-профессионал высокого класса, стильно одетый и модно причесанный, сдержанный и воспитанный.
Но иногда все же секретари возвращаются к тому образу болтливой секретарши и этим серьезно портят жизнь себе и начальнику.

С болтливостью нужно бороться, иначе есть вероятность, что такой специалист разболтает всем и вся не только подробности личной жизни директора, но и конфиденциальную информацию о компании. А где болтливость, там и ложь. 

Если за секретарем есть такой грешок, то его проще заменить менее болтливым. Либо записать в книжный или дискуссионный клуб.

3. Забывчивость.

Проблема серьезная, так как отличная память важнейший навык секретарей. Им нужно помнить многое: где лежат папки с документами, когда нужно позвонить и кому, какие встречи назначены или нужно запланировать, а также знать в лицо каждого сотрудника из офиса и пр.

Из-за этого забывчивость всегда связанная с рассеянностью, не собранностью, неряшливостью и не пунктуальностью. Забывчивый секретарь — одна большая ошибка руководителя. Хуже и представить невозможно.

Помогут с забывчивостью специальные упражнения, ведение записей, шпаргалки и современные технологии (смартфоны, диктофоны, облачные хранения, календари и т. д.).

Как стать идеальным секретарем? Пройти обучение у лучших и начать работать над собой.
Например, в Школе персональных ассистентов Марины Егоровой.

А если вы руководитель и ищете надежного и компетентного персонального секретаря, то вам тоже помогут в Smart & Talented и подберут лучшего из лучших. Гарантированно!

Отправляйте заявки на почту: kam@smart-and-talented.ru

Smart & Talented

Ошибки в документах

«Трудовое право», 2010, N 3

В течение рабочего дня секретарю и офис-менеджеру приходится оформлять большое количество самых разных документов, от служебных записок до трудовых договоров. Часто компании задумываются о выстраивании системы работы с документами лишь после того, как «получат щелчок» от контролирующих или судебных органов. Однако гораздо дешевле не допускать досадных ошибок в документах, чем платить высокую цену за их исправление.

Структурирование работы с документами

В любой организации со временем возникает необходимость в структурировании работы с документами. Чтобы организовать работу с документами именно в вашей организации, желательно разработать инструкцию по делопроизводству. Ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями делопроизводства. Закрепив особенности оформления документов в локальном акте, вы создадите условия, при которых вероятность появления ошибок в подготовке и согласовании документов стремится к нулю. Таким образом, инструкция по делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются:

  • перечень документов, необходимых для выполнения того или иного действия;
  • шаблоны документов, используемых в организации;
  • очередность их оформления;
  • порядок прохождения документов внутри организации;
  • порядок согласования и исполнения.

Основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается инструкция по делопроизводству:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536);

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утв. руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., изменен Решением Росархива 27.10.2003);

Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).

Другим способом закрепления принятых в компании стандартов делопроизводства является разработка и принятие регламентов. Разработку системы регламентов необходимо начинать с проведения своеобразного исследования: найти проблемные точки, выявить ключевые области. Затем, изучив результаты, следует прописать четкие регламенты. Регламенты также позволяют избежать многих ошибок, связанных с согласованием и регистрацией документов. В организации могут быть составлены регламенты: согласования и подписания документов, использования рабочего времени, направления в служебную командировку и т.п.

Регламенты нужно обсудить и согласовать с руководителями служб предприятия, которые имеют отношение к обеспечению выполнения этих регламентов. Регламенты утверждаются руководителем предприятия и являются обязательными для исполнения всеми работниками организации.

Совет! Согласуйте работу по разработке регламентов с руководством компании и заручитесь поддержкой первого лица, так как позиция первого лица оказывает определяющее влияние на успех всех проводимых мероприятий.

Внутренняя переписка

В организации в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу. А для этого они должны быть правильно оформлены и зарегистрированы. Именно на документы внутренней переписки приходится основная часть ошибок, которые впоследствии могут дорого стоить организации.

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

  • письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, либо носит характер информирования другой стороны;

является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска, направления в служебную командировку, наложения дисциплинарного взыскания и других кадровых процедур;

  • служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюдать следующие условия.

Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.

Документ должен иметь регистрационный номер по журналу регистрации.

На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя, например в виде резолюции.

Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель — в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются, если нужно обмениваться официальными сообщениями не только между работниками, но также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть внутренней переписки осуществляется по электронной почте. Безусловно, это очень удобный и быстрый способ общения, однако и самый проблемный с точки зрения делопроизводства. Например, крайне сложно доказать, что тот или иной электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта оформляйте документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрируйте через секретаря, отвечающего за регистрацию документов. Электронной переписке можно придать юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а секретарь их зарегистрирует.

Совет! Закрепите в инструкции по делопроизводству или регламенте этот способ обмена информацией в качестве рабочего механизма общения в компании.

Заявления

Самым распространенным документом, с помощью которого работник обращается к работодателю, является заявление. Во многих организациях типичной ошибкой является отсутствие резолюции руководителя, которому оно адресовано. Заявление просто кладут в личное дело работника, руководствуясь принципом «чтобы было». Другой распространенной ошибкой является то обстоятельство, что в организации не ведется регистрация заявлений работников.

Для того чтобы заявление имело юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты.

  1. Название документа — «Заявление».
  2. Адресат — кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.
  3. Составитель — от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.
  4. Текст заявления.
  5. Подпись составителя заявления.
  6. Дата составления заявления.
  7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения — при необходимости). Так как этот реквизит не является обязательным, то его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.
  8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или журналу регистрации заявлений работников), где указан номер, дата принятия документа и подпись ответственного лица (например, секретаря).
  9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или которое уполномочено решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную

подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение, и (при необходимости) даты, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

  1. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя. Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.
  2. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.

Пример 1.

    Отделу кадров                                    Генеральному директору
В приказ ООО "Звезда"
Уволить 01.07.2009 Смирнову П.А.
Смирнов от бухгалтера
17.06.2009 Левиной Е.В.

Заявление

Прошу уволить меня 1 июля 2009 г. по собственному желанию.

    16 июня 2009 г.                          Левина             Левина Е.В.
Не возражаю
Главный бухгалтер
Сидорова Сидорова А.В.
16.06.2009
Издан приказ
от 01.07.2009 N 254
В дело N 05-213
Инспектор ОК от 16.06.2009 N 174
Петрова Петрова Т.А. Секретарь Паньшина
03.07.2009 Паньшина

Уведомления

Работодатель оформляет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем ежегодном отпуске согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником прекращается (ст. 79 ТК РФ), и т.д.

Уведомления необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка. Работник подтверждает факт получения данного уведомления на самом же документе, ставя свою подпись. В уведомлении должны быть следующие реквизиты.

  1. Название документа — «Уведомление».
  2. Адресат — кому направляется заявление, с указанием должности и Ф.И.О. работника.
  3. Регистрационный номер уведомления. Номер присваивается документу согласно журналу исходящей документации (или журналу регистрации уведомлений), где указан номер, дата принятия документа и подпись ответственного лица (например, секретаря).
  4. Дата составления уведомления.
  5. Текст заявления.
  6. Подпись составителя уведомления.
  7. Подпись адресата.

Мнение. Екатерина Шестакова

Если вам сформулировали неясный приказ или указание, лучше повторить его еще раз и уточнить у руководителя, правильно ли вы его поняли. То же в случае возникновения сомнений по поводу путей его исполнения, сроков и полученных результатов. С точки зрения делового общения это правило обязательной обратной связи, которое позволяет уточнить информацию при неверном ее истолковании. Это правило считается одним из основных для взаимопонимания.

Установление конкретных сроков выполнения задач является одной из основных задач производственного процесса. Постановка конкретных сроков позволяет решить следующие вопросы:

  • выделить круг сотрудников, хорошо (не очень хорошо) справляющихся со своими обязанностями;
  • ориентироваться на конечный результат выполнения работ;
  • предусмотреть возможность исправления ошибок, возможных недочетов в работе;
  • наиболее эффективно решить поставленные задачи.

И для работника, и для начальника это способ установления меры ответственности за проделанную работу.

Сроки выполнения работ могут обозначаться календарными датами или периодом времени. При этом необходимо письменно зафиксировать срок выполнения работ в целях установления четкого регулирования данного вопроса. Следует также отметить, что промежуточные сроки, соответствующие этапам выполнения работ, не являются существенными, но их необходимо обозначить, чтобы иметь возможность применить правовые последствия нарушения сроков. Путем установления конкретных этапов выполнения работ руководитель может регулировать конечный срок работ, выявлять сбои в сроках и в случае необходимости подключать других работников при их нарушении.

После выполнения задачи нужно хотя бы временно забыть о ней. В случае необходимости ваш руководитель сам укажет вам на то, что необходимо вернуться к поручению. Осмысление сильных и слабых сторон проделанной работы может привести только к невыполнению иных поручений руководства, сказаться негативно на качестве другой выполняемой работы. При этом нецелесообразно бросать задачу на полпути, браться за несколько дел сразу, постоянно переключаться с одной работы на другую. Это приводит также к снижению качества выполняемой работы.

Типичной ошибкой при подготовке и вручении уведомлений является несоблюдение сроков, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Другой распространенной ошибкой является отсутствие даты получения работником уведомления, которая проставляется работником собственноручно. Поэтому при вручении всех видов уведомлений секретарю необходимо подготовить уведомление с учетом требований трудового законодательства и проследить, чтобы работник не только расписался в уведомлении, но и проставил дату. Такие ошибки могут впоследствии «больно аукнуться» работодателю, например, при судебном разбирательстве.

Пример 2.

ООО «Звезда»

Уведомление

от 13.07.2009 N 25

Менеджеру по логистике

Сивилеву В.А.

Об увольнении по сокращению численности работников организации

На основании приказа ООО «Звезда» от 10.07.2009 N 10, руководствуясь ч. 2 ст. 180 Трудового кодекса Российской Федерации, уведомляем Вас, что трудовой договор от 04.05.2008 N 25 будет расторгнут с Вами 15 сентября 2009 г. по п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации в связи с сокращением численности работников организации.

При увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ Вам будут предоставлены гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, в виде выплаты выходного пособия и сохранения среднего месячного заработка на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

В ООО «Звезда» отсутствуют вакантные должности, соответствующие Вашей квалификации, а также вакантные нижестоящие и нижеоплачиваемые должности.

Вы вправе расторгнуть трудовой договор и до истечения двухмесячного срока со дня вручения настоящего уведомления как по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ), так и в порядке перевода на работу к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ).

В течение срока действия уведомления Вы обязаны исполнять функциональные обязанности по замещаемой должности и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие в ООО «Звезда».

    Генеральный директор                   Малышев             Малышев В.А.

С уведомлением ознакомлен, экземпляр уведомления получил:

    Сивилев                Сивилев В.А.                          14.07.2009

И.В.Погодина

Доцент

кафедры гражданского права

и процесса

факультета права и психологии

ГОУ ВПО «Владимирский

государственный университет»

ОШИБКА 1: СЕКРЕТАРЬ РЕГИСТРИРУЕТ ВСЕ ДОКУМЕНТЫ

При учете входящей и исходящей корреспонденции секретарь не различает регистрируемые и нерегистрируемые документы. Он относит к входящим письмам проекты договоров, первичную бухгалтерскую документацию и другую корреспонденцию, которая поступила в организацию без сопроводительного письма. На каждую накладную секретарь ставит штамп «Вх. №__», сканирует ее и заносит в базу данных.

Исправляем ошибку

Поступающие документы делят на регистрируемые и нерегистрируемые. Приведем примерный перечень нерегистрируемых документов:

Если перечисленные документы поступают в организацию без сопроводительного письма, их нужно передавать в соответствующие структурные подразделения.

ОШИБКА 2: СЕКРЕТАРЬ РЕГИСТРИРУЕТ ДОКУМЕНТЫ ДВАЖДЫ

Секретарь совершает ошибку, если создает в организации несколько одинаковых регистрационных форм: например, переписывает информацию из электронного журнала в бумажный и наоборот. Иногда это делают ради безопасности информации. Но это совсем не безопасно. Бумажный журнал могут непоправимо испортить или похитить. Это может стать причиной утечки информации. Электронный журнал или, тем более, систему электронного документооборота обычный пользователь со своего рабочего места не сможет удалить безвозвратно.

Помимо этого, часто дополнительно регистрируют документы, передавая их на подпись директору или коллегам: чтобы не потерялись. Секретарь должен понимать, когда присваивать документу индекс, а когда просто фиксировать информацию. Повторно присвоить индекс – бесполезно потратить время. Если документ все же потеряется, то очередной номер никак не поможет ему найтись.

Исправляем ошибку

Документы регистрируют один раз. Информацию о движении документации фиксируют без присвоения им индексов. Если коллеге нужны для работы какие-либо бумаги, зафиксируйте факт их передачи в журнале передачи документов (Пример 1).

Создайте элементарную табличную форму на бумажном носителе, где записывайте дату передачи, какой документ и кому передаете. Получив документ, получатель должен поставить свою подпись в соответствующей ячейке. Информацию вносят кратко, но точно. Поставив свою подпись в журнале, работник возьмет на себя ответственность за сохранность документа.

Если вы должны передать документы директору на рассмотрение и подпись, то он, конечно, не должен ставить подпись в журнале. Как же учитывать такую документацию?

Документы, которые директор рассматривает и подписывает при секретаре, следует отмечать в обычном блокноте. Учитывать нужно только те документы, которые руководитель хочет изучить получше. В этом случае секретарь может составить таблицу наподобие таблицы для учета передачи документов коллегам. Только вместо подписей нужно ставить отметку – знак того, что документ вернулся с рассмотрения.

ОШИБКА 3: СЕКРЕТАРЬ УЧАСТВУЕТ В ЧУЖИХ ПРОЦЕССАХ

Иногда секретарь (по своей инициативе или по сложившейся традиции) участвует в процессах, к которым не имеет никакого отношения. Вот фрагмент одного из вопросов читателя. «Входящую финансовую документацию учитываю я – помощник директора. Составив реестр, я передаю документы согласно визам в соответствующие службы. После визирования их передают мне, чтобы я отдала их на подпись директору. Подписанные финансовые документы я передаю в бухгалтерию, а договоры – экономистам на регистрацию. Они сами передают их в бухгалтерию. На проход документов уходит около 3 дней… Я не могу сама определять, что в документах могут быть ошибки, а когда они доходят до бухгалтерии, оказывается, что они есть».

Исправляем ошибку

Секретарь должен заниматься управленческими документами, изредка – кадровыми, но не бухгалтерскими, юридическими или производственными. Он не оценивает и не учитывает их. Этим должны заниматься профильные подразделения, они же обязаны обеспечивать сохранность документов, за которые несут ответственность. Если документ на своем маршруте попадает в руки непрофильного специалиста, это только тратит время.

Чтобы понять, что на маршруте документа есть лишние остановки, его нужно представить визуально. Маршрут можно изобразить в виде таблицы (Пример 2).

Проанализируем маршрут заявки. Во-первых, ее согласует должностное лицо, которое не имеет никакого отношения ни к ремонту, ни к оборудованию – это начальник службы безопасности. Во-вторых, подписанием и обработкой исходящего документа занимается приемная генерального директора, хотя в организации есть техническая дирекция.

Менять что-либо пока рано. Сначала нужно понять, почему все происходит именно так. Никто не может объяснить, почему начальник службы безопасности согласовывает такие заявки? Оказалось, что подписывать такой документ может не только генеральный, но и технический директор? В этом случае препятствий для изменения маршрута нет. Регистрировать и отправлять заявку будет секретарь или ответственный за делопроизводство технической дирекции. Это позволит сократить маршрут документа сразу на две остановки, а по временным затратам – минимум на два дня.

Фразы «У нас так принято» или «Это записано в локальном нормативном акте» – не причина, которая позволит организации иметь неэффективные маршруты. Отменять вредные традиции и вносить изменения в любой локальный нормативный акт можно и нужно.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2019.

Американский социолог, исследователь профессий и рабочих процессов Эверетт Хьюз в своих работах отмечал, что с ошибками и неудачами неизбежно сталкиваются все люди, независимо от специальности. В чем причины ошибок, что делать руководителю, если подчиненные их совершают, и как не навредить мотивации персонала — читайте в статье преподавателя Русской Школы Управления, консультанта по организационному развитию и HR Анны Мирсковой.

Под ошибками мы понимаем непреднамеренные действия, например, отсутствие результата, невыполнение поставленной задачи. И не берем во внимание ситуацию намеренного противодействия — ее необходимо рассматривать отдельно. 

Причины ошибок сотрудников

Как реагировать и что делать, если ваш подчиненный совершил ошибку? В первую очередь разберитесь, что было тому причиной: 

  • Некорректно поставленная руководителем задача.
  • Неправильные действия самого подчиненного при ее выполнении. 

На практике встречаются оба этих случая. Иногда руководители сами, обладая гораздо большим объемом информации по сравнению с подчиненным, ставят задачу, не разъясняя некоторые значимые аспекты. Например, менеджер «забывает» уточнить, в каком виде должен быть представлен результат, или какие предполагаются процедуры контроля, или к кому сотрудник может обращаться за информацией во время выполнения работы.

У подчиненных могут возникать психологические сложности с тем, чтобы уточнить стоящую перед ними задачу, обратиться за разъяснениями. Особенно, если починенный — новичок или просто не очень смелый человек.

«Книжная полка РШУ» — подкаст о классике мировой бизнес-литературы.
Слушайте обзоры книг от наших экспертов.

Как избежать ошибок

Чтобы избежать ошибок, можно вспомнить практику, которая существовала во времена парусного флота. Тогда для передачи приказов использовали репетичного (от лат. repetere — повторять) судна. Во время боя оно могло двигаться между другими кораблями и передавать флажками приказы флагмана. Перед тем как этот приказ выполнять, каждый из линейных кораблей должен был его продублировать (так же, флажками), после чего репетичное судно давало знак: приказ понят точно.

Как этот подход можно использовать сегодня в практике компаний:

  1. Во-первых, сам руководитель, отдав распоряжение, может уточнить у подчиненного: «Как вы меня поняли?», выслушать ответ и сопоставить корректность восприятия информации. 

  2. Во-вторых, сам сотрудник, получив задание от руководителя, может спросить: «Правильно ли я вас понял?» и повторяет все сказанное. 

Независимо от того, кто выступит инициатором уточнений, задание будет понятно верно.

Что делать, если подчиненный ошибся

Но что делать, если сотрудник все-таки ошибается: наказывать его или нет, разбирать ли с ним промахи? Важно понимать ситуацию, в каком контексте это произошло:

Во-первых, каков уровень личностной зрелости сотрудника — не все люди могут признавать собственные ошибки, часто они психологически к этому не готовы. А на воспитание подчиненного вам потребуется много времени.

Во-вторых, каковы особенности организационной культуры компании или субкультуры подразделения. Ведь отношение к ошибкам закладывается и на уровне организаций. Например, в компании не принято конструктивно говорить об ошибках, обсуждать их, извлекать из них полезный опыт, а принято ошибки скрывать, потому что за них ругают и наказывают. И руководитель, неспособный признавать свои ошибки, задает модель поведения, которую потом копируют подчиненные.

Если вы хотите, чтобы сотрудник правильно принимал критическую обратную связь и после нее был мотивирован исправлять или не допускать ошибки, выполняйте несколько правил:

  1. Прежде всего, вы сами, как руководитель, должны быть открыты обратной связи, способны обсуждать с подчиненными результаты не только их, но и своей работы.

  2. Обратную связь сотрудникам формулируйте корректно, по существу, без перехода на личности.

  3. Анализ и исправление ошибок поощряйте и подкрепляйте (речь идет о нематериальной мотивации и особенностях организационной культуры).

  4. Выстраивайте каналы коммуникаций в компании (сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали) и открытую доверительную атмосферу.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Ошибки иногда случаются как с новичками, так и с опытными работниками секретариата, какие они бывают и как вовремя остановиться — разберем подробнее далее.

Недопустимые ошибки секретарей в работе и не только

Ошибки совершают все, так как идеальных людей не бывает. Мы же люди, а не роботы. И не ошибается только тот, кто даже не пытается что-то делать. Логично.

Главное учиться на ошибках — своих или чужих, делать правильные выводы и стремиться стать лучше. Системные ошибки любого специалиста влияют на его карьеру, окружение и начальство, поэтому нужно стараться избегать таких проблем.

Конечно, секретарь — это не хирург или физик-ядерщик, но и его ошибки могут стать причиной неудач в бизнесе и даже миллионных убытков компании.

Рассмотрим самые недопустимые ошибки секретарей, которые они часто совершают.

1. Верность.

Казалось бы, причем тут какая-то верность, если работа связана в основном с бумагами и звонками. А вот именно приверженность и лояльность к своему руководителю, преданность и верность даже важнее стрессоустойчивости и стопки дипломов.

Любой король держится на троне только из-за верных соратников вокруг него. Секретарь руководителя обязан во всем поддерживать своего босса, хранить его тайны и поддерживать деловую репутацию изо всех сил.

Если секретарь лоялен к своему начальнику, то это заметно. Так как такой специалист не будет обсуждать с коллегами решения руководителя или его вкусовые пристрастия, жаловаться на сверхурочные или смеяться над внешним видом шефа.

Отсюда вытекает вторая главная ошибка секретарей.

2. Болтливость.

Образ вечно болтающей с подругами по телефону секретарши уже давно ушел в прошлое. Теперь секретарь это супер-профессионал высокого класса, стильно одетый и модно причесанный, сдержанный и воспитанный.
Но иногда все же секретари возвращаются к тому образу болтливой секретарши и этим серьезно портят жизнь себе и начальнику.

С болтливостью нужно бороться, иначе есть вероятность, что такой специалист разболтает всем и вся не только подробности личной жизни директора, но и конфиденциальную информацию о компании. А где болтливость, там и ложь. 

Если за секретарем есть такой грешок, то его проще заменить менее болтливым. Либо записать в книжный или дискуссионный клуб.

3. Забывчивость.

Проблема серьезная, так как отличная память важнейший навык секретарей. Им нужно помнить многое: где лежат папки с документами, когда нужно позвонить и кому, какие встречи назначены или нужно запланировать, а также знать в лицо каждого сотрудника из офиса и пр.

Из-за этого забывчивость всегда связанная с рассеянностью, не собранностью, неряшливостью и не пунктуальностью. Забывчивый секретарь — одна большая ошибка руководителя. Хуже и представить невозможно.

Помогут с забывчивостью специальные упражнения, ведение записей, шпаргалки и современные технологии (смартфоны, диктофоны, облачные хранения, календари и т. д.).

Как стать идеальным секретарем? Пройти обучение у лучших и начать работать над собой.
Например, в Школе персональных ассистентов Марины Егоровой.

А если вы руководитель и ищете надежного и компетентного персонального секретаря, то вам тоже помогут в Smart & Talented и подберут лучшего из лучших. Гарантированно!

Отправляйте заявки на почту: kam@smart-and-talented.ru

Smart & Talented

Почему одних руководителей уважают, а других нет? Как хорошему начальнику удается найти общий язык со всеми и создать настоящую команду? Мы уже писали про качества настоящего лидера — но это только полдела. Еще важно не допускать распространенных ошибок, которые сильно портят авторитет. Что это за ошибки — давайте разбираться.

Смертельная ошибка № 1 — некомпетентность и непрофессионализм

Руководитель, который не разбирается во всех тонкостях процесса — как дирижер оркестра, не знающий нотной грамоты. Вы обязаны знать, как все работает, причем в деталях. Подчиненные вечно бегают к начальству с вопросами. А как сделать тут, а что предпринять здесь и так далее. На большинство рабочих вопросов начальник должен отвечать навскидку. Не думать полдня, советуясь с коллегами и мониторя интернет, а сразу.

Недаром в советское время директоров выращивали с низов. Так человек проходит весь путь от работника до руководителя высшего звена. Только зная все тонкости работы, можно ставить адекватные и выполнимые задачи подчиненным.

Пример

Вы открываете магазин. Нанимаете администратора и даете поручение найти поставщиков и требуете, чтобы товар был на полках к завтрашнему утру. Это нереально. Если бы разбирались в вопросе, то знали бы, что такие вещи не делаются по щелчку пальца. Поставщиков надо для начала найти, потом заключить с ними договора поставок, обменяться реквизитами, согласовать детали доставки и оплаты. И только потом делать заказ, который еще надо привезти. Упс, а вы-то и не знали. И поставили администратору невыполнимую задачу. Догадайтесь, что он о вас теперь думает? Если, конечно, еще не сбежал от такого хозяина.

Понятно, что все знать невозможно. Если не можете сразу ответить подчиненному, возьмите небольшую паузу. Прямо так и скажите: “Навскидку не отвечу, надо уточнить детали”. И в кабинет — читать книжку или искать информацию в других источниках.

цикл развития

Смертельная ошибка № 2 — неумение делегировать полномочия

Каждый второй руководитель попадается на эту удочку. Причина в том, что они считают, что могут сделать все лучше работников. Да а кто спорит-то? Но вы здесь не для этого! Ваша задача — руководить процессом. Каждый должен заниматься своим делом. Усвойте простое правило: не делайте того, что можно поручить другому. Директор должен подписывать бумаги, заниматься стратегией и глобальными вопросами, менеджер — звонить клиентам, а водитель — рулить. А если в вашей компании, как в известном стихотворении, “рыбы по полю гуляют, жабы по небу летают”, то получится вот что:

  • без вас ничего не будет работать. Сотрудники будут ждать, что босс придет и все сделает за них;
  • у вас ни на что не будет хватать времени;
  • вы потеряете авторитет у подчиненных. Начальник отдела, меняющий туалетную бумагу в уборной, уважения не вызывает.

Пример из жизни

Был такой замдиректора, который никому не доверял. Вечно боялся, что менеджер прихватит пачку бумаги, когда пойдет на склад, и унесет ее домой. Поэтому выдавал бумагу сам. Когда бухгалтер уходила в отпуск, он лично раздавал листочки с месячной зарплатой. А то поручишь кому-то — узнают о зарплате начальства и разболтают всем, вот такая была логика. По непонятным причинам зам обзванивал клиентов, хотя это вполне можно было поручить любому менеджеру. В результате бедолага регулярно “получал” от директора за то, что не успевал выполнять свою непосредственную работу. А сотрудники хихикали за спиной.

причины не делегирования

Смертельная ошибка № 3 — нарушение субординации

Простое человеческое желание быть ближе к коллективу может принести серьезные неприятности. Подчиненные должны четко чувствовать дистанцию. Иначе сядут на шею. Человеческая натура такова, что как только работники почувствуют вас “своим”, они почему-то станут считать, что им позволено нарушать дисциплину, не особо усердствовать на работе и им за это ничего не будет.

Если вы стали руководителем нового коллектива, это проще. Нет эмоциональных связей с сотрудниками — стройте отношения с чистого листа так, как считаете нужным. Если вас повысили — поставили руководить теми, с кем вы еще вчера ходили на обеденный ланч — будет намного сложнее. Придется перестраивать отношения. Однако это неизбежно, если вы хотите эффективно руководить.

Пример

Вы были менеджером, а теперь стали руководителем отдела продаж. Буквально — начальником своих друзей. Придется выбирать — быть хорошим другом или хорошим боссом. Лучшее, что можно сделать, — это провести четкую грань: работа/досуг. Объясните коллективу, что с 9 до 18 вы их начальник. Вы общаетесь с руководством, обедаете с другими начальниками отделов. А вне работы все остается по-старому: дружеские посиделки, футбол-кино, разговоры и все дела.

правила субординации

Смертельная ошибка № 4 — излишняя мягкость

Босс должен уметь карать и миловать. Мямля, который не может наказать провинившегося сотрудника, — плохой руководитель. Это часть работы: наказывать нарушителей, штрафовать и лишать премий. К сожалению, без отрицательной мотивации никуда. Иначе эффект будет, как в предыдущем пункте: коллектив расслабится и станет работать хуже. Это часть воспитательной работы — прямо как с детьми.

Тем более нельзя быть мягкотелым с контрагентами, банком, арендодателем и прочее. Одно из главных качеств крутого топ-менеджера — умение жестко вести деловые переговоры, не поступаясь интересами компании. Торгуйтесь об уменьшении аренды до последнего. Выбивайте у поставщиков скидки и не соглашайтесь с базовыми ценами. Штрафуйте подрядчиков, если те накосячили.

Смертельная ошибка № 5 — не следовать новым веяниям

“Мы всегда так делали” — худшее, что может сказать руководитель. Непрерывное и быстрое развитие — вот залог успеха современного бизнеса. Новые тенденции и тренды появляются чуть ли не каждый день. Тот, кто держит нос по ветру и своевременно внедряет новшества, получает конкурентные преимущества.

Потому руководитель должен обучаться сам и прокачивать своих сотрудников. Все новые приемы работы сразу внедрять в дело. Ну или, по крайней мере, пробовать. Лучше сделать и пожалеть, чем не сделать и пожалеть. Попробовал одно, не пошло — пробуем по другому. Не мытьем, так катаньем. А если работать по старинке и не развиваться — рано или поздно вас обойдут конкуренты. Причем скорее рано, чем поздно.

обучение персонала

Пример

Сейчас в моде интернет-маркетинг — продвижение товаров и услуг через всемирную паутину. Любая компания должна иметь свой сайт, группы в социальных сетях, каналы в мессенджерах. Но и этого уже мало. Вести и продвигать эти ресурсы должны специальные агентства, иначе в поисковой выдаче они будут так далеко, что пользователь их просто не найдет. Так вот, если не следовать этой тенденции, об успехе в бизнесе можно забыть.

Смертельная ошибка № 6 — никого не слушать

Модель “Я начальник, ты — дурак” заведомо проигрышная. А вот многие руководители так не считают и вовсю применяют авторитарный стиль общения. Или думают, что если они прислушаются к мнению подчиненных и сделают так, как те предлагают, это пошатнет их авторитет. Это ошибка.

Советуйтесь с работниками по вопросам, в которых сомневаетесь. Особенно с опытными. К новичкам тоже стоит прислушаться. У них свежий взгляд на вещи — это помогает видеть то, что вы давно перестали замечать. Уважения коллектива это только добавит. Подчиненные будут знать, что их начальник не упертый баран, который принимает решения не потому что так лучше, а потому, что он так сказал. Но не увлекайтесь. Многие настолько привыкают советоваться, что уже не могут принять решения сами. Отсюда — следующая ошибка.

Смертельная ошибка № 7 — боязнь нести ответственность

Принимать решения и брать ответственность на себя — прямая обязанность любого начальника. Это работник может кивнуть головой на босса и сказать, что он приказал так делать. И часто руководители ответственности боятся. Это приводит к печальным последствиям:

  • решение вопроса затягивается;
  • высшее руководство начинает сомневаться в вашей компетенции;
  • работники перестают обращаться по рабочим вопросам. Толку то, если босс будет думать неделю.

Чтобы с уверенностью принимать правильные решения, надо быть профессионалом. Отчего возникают сомнения? Обычно от незнания. Видите, как ошибки и их последствия переплетены между собой? Учитесь, будьте компетентным профи — и самые сложные решения будут даваться легко. А ответственность будет только в виде премий и удовлетворения.

ответственность

Смертельная ошибка № 8 — выделять любимчиков и изгоев

Ко всем членам коллектива относитесь одинаково. Если за одни и те же провинности с одного дерут в хвост и в гриву, а другого гладят по головке — в команде быстро произойдет раскол. И она развалится. Любимчиков не любят. С таким никто не захочет работать в паре. Может дойти и до подсиживаний с подставами. Подробнее об этих ситуациях можно почитать в нашей статье про токсичных сотрудников.

Поэтому главное правило в этом контексте такое: “Если что-то можно, то можно всем. Если нельзя — нельзя никому”

Единственное исключение из правил — новички. Им позволительны мелкие провинности, но только в работе. Ну не может человек с первого дня делать все правильно и вовремя. Ему нужно какое-то время, чтобы научиться — мы писали об этом в статье про адаптацию новичка в коллективе. А вот к дисциплине приучайте сразу. Небольшие опоздания, незапланированные перекуры и прочие мелочи могут быстро превратиться в привычку. Такие вещи надо пресекать.

Смертельная ошибка № 9 — раздолбайство

Это можно описать так: делегировал-делегировал, да переделегировал. Можно настолько увлечься распределением полномочий, что перестать работать вообще. К сожалению директор, спихнувший все на заместителей и появляющийся в офисе на часок после обеда, — явление не единичное.

В целом главное здесь — чувствовать грань. С одной стороны, у идеального начальника все работает его непосредственного участия. С другой — нужно всегда держать руку на пульсе: знать, как идут дела, принимать ключевые решения, планировать основные направления развития.

Еще важно принимать участие в неформальной жизни команды. Не отстраняйтесь от новогодних корпоративов и выездов на природу, посещайте выступления вашей спортивной команды, если она есть. Словом, не игнорьте движуху вне офиса.

Смертельная ошибка № 10 — неумение планировать время

Вечно ничего не успеваете, опаздываете на важные деловые встречи, остаетесь после работы что-то доделывать? Это явные признаки провала в тайм-менеджменте. Последствия могут быть ужасными, и это не шутка:

  • вы будете срывать важные сделки и упускать выгодные контракты;
  • потеряете доверие партнеров. Слово бизнесмена должно быть твердым, как пармезан. Простите, как камень. С тем, кто обещал перезвонить и не сделал этого, работать не будут;
  • сотрудники будут брать с вас пример. Если босс все время опаздывает, не успевает позвонить, забывает о поручениях — коллектив быстро скопируют такое поведение. Помните, что работники во многом берут пример с руководителя.

Поэтому научитесь планировать свое время. Если у вас нет прирожденной пунктуальности — придется учиться. Успокоим: планирование — это вопрос привычки. Сначала будет даваться нелегко, а потом все пойдет как по маслу.

Выбирайте любой способ: модные приложения-органайзеры, бумажный ежедневник, напоминалки на телефоне — и вперед. Главное, составляйте план на некоторое время вперед и строго придерживайтесь его.

Если вы нашли у себя хотя бы одну такую ошибку — это повод задуматься. Но не переживайте — такое встречается практически у всех. Теперь вы знаете, что нужно делать. Предупрежден — значит вооружен! Удачи в бизнесе!

Возможно вам также будет интересно:

Каждый руководитель время от времени сталкивается с промахами подчиненных. От его реакции на эти проблемы зависит его репутация в коллективе и продуктивность всей команды. Александр Шульгин, управляющий партнер агентства Purrweb, рассказывает, как работать с такими ситуациями, чтобы из неприятных случайностей они превратились в инструмент развития бизнеса.

Почему происходят факапы

Сотрудники совершают ошибки по нескольким причинам. Если это происходит из-за нехватки знаний и soft skills, человеку нужно дать ментора и план обучения. Если ему не хватает ресурсов — пересмотреть загрузку и бюджет проекта, если желания и настойчивости — проверить систему мотивации. Но эти инструменты сработают, только если сотрудник готов меняться.

У нас был менеджер, который считал, что если ему недостаточно ясно поставили задачу, он не обязан ничего уточнять. Как в баскетболе: там тоже виноват тот, кто плохо подал пас, а не тот, кто не смог его принять.

К счастью, сотрудник был готов пересмотреть свою позицию. Вместе с ним мы вывели проектный менеджмент на новый уровень меньше чем за год. 

Но бывают и более сложные ситуации: например, особо ценные сотрудники намеренно не выполняют общие требования — скажем, талантливый программист отказывается перемещать свои задачи в таск-трекере. Такие звезды часто преподносят свои факапы как особые права. Это плохо действует на весь коллектив: разрушаются проверенные процессы, портится дисциплина. Встречаются сотрудники, которые не только не признаются в своих ошибках, но и пытаются свалить вину на других. С такими лучше не работать.

photoShutterstock/retrorocket

Почему покер-фейс так же вреден, как и грубый разнос

Большинство руководителей понимают, что бурная реакция с криками, а тем более оскорблениями и угрозами — это плохо, но сдержаться удается не всегда. В сложные моменты у человека могут сработать поведенческие паттерны, заложенные еще в детстве. Если вы сорвались на подчиненного больше трех раз подряд — это уже не случайность, а паттерн. Чтобы его победить, нужна осознанная работа.

Чтобы не срываться, можно взять за правило не реагировать на сообщение об ошибке сразу. Лучше отложить разговор, особенно если вы чувствуете усталость и раздражение.

Полностью скрывать свои эмоции тоже не стоит — это может сработать только в минус. Совершив ошибку, человек ожидает определенной реакции со стороны начальства. Если руководителю сообщают о провале, а он сидит с каменным лицом, это обескураживает и пугает еще больше. Лучше открыто, но корректно выразить свое огорчение и предложить сотруднику вместе подумать, как исправить ошибку. 

Чему учат провалы

Вот несколько важных вещей, которые мы поняли после столкновения с разнообразными негативными ситуациями. 

1. Не вините людей за ошибки, а мобилизуйте их для работы над проблемой

Как-то раз у нас сильно упали продажи. Я не стал искать виноватых, вместо этого собрал продажников и сказал: ребята, в этом месяце может случиться кассовый разрыв. Давайте вместе подумаем, почему у нас нет сделок.

И ответ нашелся: мы вспомнили, что некоторое время назад начали искусственно замедлять процесс продаж (дольше вести переговоры с клиентами, откладывать подписание договоров), потому что наше производство не справлялось с растущим объемом заказов. С тех пор наша команда выросла и начала спокойно справляться с загрузкой, но продажи по-прежнему шли медленно. Когда мы это осознали, проблема решилась мгновенно. В тот месяц мы заключили рекордное количество контрактов.

2. Учите сотрудников сообщать о факапах как можно раньше

Иногда сотрудники скрывают ошибки до последнего, надеясь разобраться самостоятельно. Вот к чему это может привести.

Николай Петелин, сооснователь банка «Точка», руководитель направления МСБ банка «Восточный»:

Однажды при запуске услуги по регистрации ИП я нанял на это направление перспективного, как мне показалось, сотрудника и отпустил вожжи. А через несколько месяцев выяснилось, что все это время он вместо упрощенной системы налогообложения оформлял клиентам общую, где размер налога выше в разы. Из-за того, что режим налогообложения можно менять только раз год, клиенты компании целый год бы платили повышенные налоги. 

Я исповедую принцип, что если клиент пострадал из-за твоих действий, в том числе финансово, ты должен ему все возместить. Сумма возмещения быстро росла и по первичным подсчетам могла дойти почти до 3 млн рублей. Все это время сотрудник знал о своей ошибке, но не приходил и не сознавался.

О проблеме мы узнали от клиента. Мне пришлось оперативно нанять более опытного бухгалтера из старой гвардии. Она, успев переоформить части клиентов документы, снизила сумму возмещений почти в пять раз. Наши потери были бы меньше, если бы сотрудник рассказал о проблеме вовремя.

3. Конфликты в коллективе повышают риск провалов

Задача руководителя — вовремя заметить проблемы в отношениях между сотрудниками и перевести ситуацию из эмоционального русла в рациональное. 

Федор Борщев, ex-руководитель проектов «Студии Артемия Лебедева», ex-CTO «ГдеМатериал», консультант-CTO iGooods: 

Когда-то я с партнером пришел руководить командой, в которой все программисты были на ножах и между собой, и с бизнес-заказчиком. Продукт каждую неделю падал, причем каждый раз по новой причине. Каждое обсуждение превращалось в эмоциональную перепалку. Вместо того, чтобы системно разбирать и чинить проблемы, люди винили друг друга: каждый факап воспринимался как предательство, а плохо написанный код — как личная лень программиста.

Мы договорились писать после каждого серьезного фейла Post mortem — документ, в котором рассказывается, почему ошибка случилась, как она развивалась, какие системы защиты не сработали и как ее предотвратить в будущем. 

На проекте был большой технический долг, поэтому договорились с бизнес-заказчиком, что будем разбираться с ним параллельно с разработкой новых функций. За три-четыре месяца спокойно его закрыли. Продакшн перестал падать, в команде наступил мир. Она до сих пор успешно приносит бизнесу деньги.

4. Важно научить команду сверяться с видением заказчика

Многие провалы происходят из-за дискоммуникации между начальством и сотрудниками. 

Николай Петелин: 

В банке разрабатывали дизайн приложения. Ответственный за этот проект руководитель полгода показывал стейкхолдеру банка отдельные элементы дизайна, а когда за месяц до релиза дизайн продукта был презентован целиком, то неожиданно выяснилось, что весь стиль этой работы руководству не нравится. Для разработки этого дизайна нанимали стороннюю команду, потратили много времени и денег, а теперь все это полетело в корзину. Произошло это из-за того, что стейкхолдер, не видя весь дизайн целиком, дорисовывал себе совершенно другую картину, а сотрудник не учитывал этот момент.

И последнее. Чтобы сотрудники не боялись сообщать о своих ошибках и проблемах, руководитель всегда должен быть открыт для беседы. Если нет времени обсуждать каждую мелочь, нужно дать людям больше полномочий — тогда в случае обнаружения ошибки они остановят проблемный процесс сами, не тратя драгоценное время на согласования. 

Как достичь максимума

  • Реакция на ошибку сотрудника должна зависеть от ее причины. Если ему не хватает знаний или ресурсов, это не его ошибка. Если он не согласен с перечнем своих обязанностей, нужно искать компромисс. И только в случае твердого нежелания меняться с сотрудником лучше расстаться.
  • Не допускайте появления в коллективе звезд, которые подают свою небрежность в работе как особые права. Это плохой пример для остального коллектива. 
  • Не отвечайте на сообщение об ошибке сразу, если чувствуете усталость или раздражение, — отложите разговор на час или на следующий день. 
  • Грубость и угрозы в рабочем общении неприемлемы, но и полное отсутствие реакции со стороны руководителя может сработать в минус. Не скрывайте, что вы расстроены из-за ошибки, предложите сотруднику выработать план по ее устранению. 
  • После каждой неудачи пишите Post mortem — документ с объяснением, почему произошла ошибка и как ее избежать в будущем. 
  • Учите сотрудников сообщать о проблемах как можно раньше — это поможет минимизировать убытки от провала. 
  • Отслеживайте конфликты в коллективе — они часто мешают конструктивной работе и усугубляют последствия ошибок.
  • Иногда неудачи происходят из-за того, что сотрудник вынужден долго ждать обратной связи от руководства. Чтобы избежать этого, будьте открыты для общения с подчиненными или дайте им больше полномочий. 


Фото на обложке: Shutterstock/retrorocket

Возможно, вам также будет интересно:

  • Ошибки рынка и ошибки государства
  • Ошибки рынка в чем проявляется
  • Ошибки русской речи в сми
  • Ошибки русского языка самый лучший
  • Ошибки русского языка какие бывают языки

  • Понравилась статья? Поделить с друзьями:
    0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии