Ошибка в сзв м забыли сотрудника

Инструкция по корректировке СЗВ-М

Можно ли сдать корректировку по СЗВ-М и как внести корректировку в СЗВ-М? С такими вопросами рано или поздно сталкиваются все специалисты, в обязанности которых входит ежемесячное оформление и представление этого отчета в ПФР.

Если у вас появилась необходимость подправить данные СЗВ-М, предлагаем следующую последовательностью действий:

Шаг 1: предварительный

Прежде чем решать, как сделать корректировку СЗВ-М, убедитесь, что данные персонифицированного учета, которые вы собираетесь корректировать, приняты в ПФР:

Ранее мы рассказывали, какими способами можно представить СЗВ-М.

Шаг 2: выбор типа формы

Если вы убедились, что исходный отчет принят фондом, можно приступать непосредственно к корректировочным процедурам.

Корректировка СЗВ-М в 2022 году производится по тем же правилам, что действовали в предыдущие периоды.

Сначала определите, что следует сделать:

• дополнить сведения в исходном СЗВ-М;
• отменить (обнулить) сведения из представленного в ПФР отчета.

В зависимости от этого выбирайте необходимый тип формы СЗВ-М для корректировки:

Тип формы «Дополняющая» выбирается в том случае, когда вы забыли отразить в исходном СЗВ-М данные по застрахованному лицу (или нескольким лицам), а все остальные сведения исходного отчета верны (не содержат ошибок).

Тип формы «Отменяющая» применяется при обнаружении в исходном СЗВ-М:

• лишних данных (например, указаны данные по сотруднику, который давно уволен);
• ошибочной/неточной информации (к примеру, неверные персональные сведения сотрудников).

Шаг 3: заполнение корректировочной формы

После того как вы определились с объемом исправлений и выбрали нужный тип формы, можно приступать к оформлению корректировочной СЗВ-М.

Для корректировки используйте тот бланк, на котором подавали исходный отчет:

• с мая 2021 года — утв. постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п;
• по апрель 2021 года — постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п.

В уточненке:

• в разделах 1 и 2 заполните реквизиты страхователя и отчетный период аналогично исходному СЗВ-М, который корректируете;
• в разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте выбранный тип формы (например, вам нужно отменить ранее представленные сведения):

Корректировка сведений в СЗВ-М в части персональных данных застрахованных лиц производится в разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах». В этом разделе укажите сведения, которые нужно отменить. К примеру, так выглядит раздел 4 корректировочного отчета, если в исходный СЗВ-М включен лишний сотрудник:

В такой ситуации следует продублировать данные о лишнем сотруднике из исходного СЗВ-М.

Скачайте образец корректирующей СЗВ-М

Если же необходимо исправить ошибочные данные о сотруднике, сначала нужно представить форму СЗВ-М с типом «Отменяющая» (аналогично представленному выше образцу), а затем — форму СЗВ-М с типом «Дополняющая», в которой указать верные сведения. Так следует поступать, к примеру, если причиной оформления корректировки СЗВ-М явилась ошибка в фамилии застрахованного лица.

В корректирующую форму СЗВ-М включаются сведения только по тем, сотрудникам, данные по которым подлежат исправлению. Сведения по остальным сотрудникам, включенным в исходную СЗВ-М и изначально указанные верно, повторно вносить не нужно.

Посмотрите, как и какие ошибки можно исправить в отчете СЗВ-М.

Как сдать корректировочный СЗВ-М и в какой срок

После заполнения корректирующей формы отчета возникает следующий вопрос: как сдать корректировку СЗВ-М? Она представляется по тем же правилам, что и исходный отчет — в электронной или бумажной форме (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ):

Узнайте, как поступить, если файл электронного СЗВ-М не соответствует XSD-схеме.

Сроки представления корректировочного СЗВ-М законодательно не регламентируются, но лучше не затягивать с этим мероприятием и представить его сразу после обнаружения ошибок, иначе можно нарваться на штраф.

Наказание за корректировку

Работодатель может обнаружить ошибки сам или узнать о них из уведомления ПФР. Он готов скорректировать сведения, но у него могут возникнуть опасения: возможна ли корректировка СЗВ-М без штрафа.

Информация, представленная на рисунке, поможет разобраться с этим вопросом:

Как видите, штраф за корректировку СЗВ-М существует, но назначается он только при определенных обстоятельствах. При этом важным явлется и тип корректировки. За отменяющую форму штрафа не будет. За дополняющую будет штраф, если форма СЗВ-М представлена позже установленного срока. Размер финансовых санкций зависит от количества застрахованных лиц, чьи сведения вы не включили в СЗВ-М или не откорректировали вовремя — из расчета 500 руб. за каждое лицо (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

В течение какого времени ПФР может привлечь работодателя к ответственности за ошибку в СЗВ-М? Ответ на этот вопрос смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Посмотрите, по каким реквизитам перечислить штраф по СЗВ-М.

Работодатель ликвидирован — кто корректирует данные?

Вносить корректировки в СЗВ-М необходимо при выявлении в исходных данных неточностей и ошибок. Если этого не сделать, персонифицированные сведения, формируемые на лицевых счетах застрахованных лиц, будут недостоверными.

Право работодателей как страхователей дополнять и уточнять сведения из СЗВ-М закреплено в ст. 15 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Работодатели уточняют сведения в СЗВ-М после того, как самостоятельно обнаружат неверные или неполные сведения в исходном СЗВ-М, либо после получения из ПФР уведомления об устранении выявленных специалистами фонда при проведении проверки СЗВ-М расхождений.

Неполные или недостоверные сведения в персонифицированных сведениях подлежат обязательной корректировке даже в том случае, если на момент их обнаружения работодатель уже ликвидирован или его деятельность прекращена по причинам, предусмотренным законодательством. В таких случаях уточнения в персонифицированные сведения вносят специалисты Пенсионного фонда (п. 17 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 15.10.2019 № 519п).

Итоги

СЗВ-М с неверными, неполными или отсутствующими данными необходимо скорректировать. Сделать это следует на обычном бланке отчета, проставив в разделе 3 нужный тип формы: дополняющая или отменяющая. При этом в разделе 4 отражаются данные о застрахованных лицах, которые подлежат корректировке. За представление в ПФР корректировочного отчета финансовые санкции не предусмотрены, если работодатель выявил и устранил ошибки самостоятельно или не позднее 5 рабочих дней с момента получения от фонда уведомления. Это касается отменяющих сведений.

Ошибки в форме СЗВ-М различаются по степени критичности. Одни ошибки чреваты крупными штрафами и сложно исправляются. Другие исправить достаточно легко. А некоторые неточности могут быть вообще несущественны. Об этом – в нашей статье.

Общие правила сдачи СЗВ-М

Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.

Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.

Форму можно сдать:

• на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
• только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.

СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить

Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».

Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.

Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.

Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:

• сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
• сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.

Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Ответственность

По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:

• если он сдаст отчет позже срока;
• если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
• если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР. Также санкций не будет, если страхователь выявит и исправит ошибки самостоятельно, до того, как их обнаружит ПФР.

Такие выводы следуют из части 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и п. 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.

Еще один штраф предусмотрен за то, что организация, которая обязана сдавать СЗВ-М в электронном виде, представила его на бумаге. В этом случае страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Виды и коды ошибок в СЗВ-М

После сдачи СЗВ-М страхователем, программа ПФР проверяет, корректно ли составлен отчет. В результате такой проверки компания может получить протокол со статусом «Документ принят», «Документ принят частично» или «Документ не принят».

Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:

• коды 10 и 20 – предупреждение. СЗВ-М с такой неточностью считается принятым. То есть отчет примут, несмотря на ошибку. Однако указанная в отчете информация требует разъяснений либо проверки. Получив такое предупреждение, страхователю нужно еще раз проверить правильность представленных сведений и в случае необходимости внести соответствующие исправления;
• коды 30 и 40 – ошибка. Это означает, что отчет с ошибкой примут, но частично. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, штрафов не избежать;
• код 50 – грубая ошибка. Наличие такого кода в протоколе означает, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчете, не приняты и считаются не представленными. В этом случае страхователю необходимо устранить все ошибки и повторно сдать СЗВ-М.

Далее остановимся на каждом из видов ошибок более подробно.

Грубые ошибки в СЗВ-М (код ошибки – 50)

Таким ошибкам соответствует код 50, а форма СЗВ-М при их наличии считается непредставленной. То есть – отчет не принят, нужен новый исходный отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными данными об организации-страхователе (ИНН, регистрационный номер, электронная подпись и т.п.). В таких случаях СЗВ-М необходимо сформировать заново (с кодом «исхд»).

Вот примеры таких ошибок.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет примут частично (код ошибки 30-40)

Таким ошибкам соответствуют коды 30-40. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой частично. Это означает – отчет принят, но нужен корректирующий отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными или неполными данными о застрахованных лицах.

Вот примеры таких ошибок.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет уточнять необязательно (код ошибки 10-20)

Таким ошибкам соответствуют коды 10-20. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой. Это означает – отчет принят, уточнять необязательно.

Самые распространенные ошибки такого типа:

• не указан ИНН застрахованного лица;
• указан неверный ИНН сотрудника.

Если ИНН не указан по причине его отсутствия у человека, то этот недочет исправлять не нужно – идентификационный номер не является критичным для пенсионного отчета.

Однако ошибку лучше исправить, если:

• ИНН у человека есть, но его просто забыли включить в отчет;
• ИНН сотрудника указан с опечатками.

Выводы

«Забывчивость» или невнимательность бухгалтера, ответственного за СЗВ-М, может обернуться для компании немалыми суммами штрафов. Ведь размер санкций зависит от числа застрахованных лиц, а в крупных организациях штат сотрудников достаточно большой. При грубой ошибке в СЗВ-М отчет считается непринятым полностью. И, соответственно, если ее не исправить вовремя – штрафные 500 руб. умножаются на количество всех сотрудников. Однако проконтролировать всю отчетность, чтобы выловить ошибку, и исправить ее за невнимательного подчиненного главбуху нереально.

Высокая квалификация наших специалистов и автоматизированный контроль позволят избежать вашей компании ошибок и штрафов, а вашему главному бухгалтеру – освободить рабочее время от рутинных операций и сосредоточиться на решении стратегических задач.

Отменяющая и дополняющая СЗВ-М

Отменяющая и дополняющая СЗВ-М заполняются по стандартной форме, утвержденной постановлением Правления от 15 апреля 2021 года № 103п. При заполнении отличается третий пункт: дополняющая обозначается кодом «доп», а отменяющая — «отмн».

«Доп» нужна для дополнения ранее поданных сведений, а «отмн» — для аннулирования неверных. В некоторых случаях (например, внесение неправильных данных по действующим сотрудникам) одновременно используют обе формы.

Формы объединяют назначение — они нужны предпринимателям и организациям, чтобы самостоятельно исправлять допущенные ошибки. Это позволяет избежать штрафа за нарушение сроков сдачи документа.

Как в СЗВ-М добавить сотрудника

Рассмотрим на конкретном примере, как в СЗВ-М добавить сотрудника. Допустим, бухгалтер ООО «ДочкинДом» забыл внести сведения о нанятом 31 октября 2022 года работнике:

1. Берем исходную форму СЗВ-М. В первом пункте указываем реквизиты организации: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП.

СЗВ-М

2. Отчетный период и год должны быть такими же, как в уже отправленном документе (в нашем случае — «10» и «2022»).

СЗВ-М

3. Тип формы — «доп». Мы дополняем уже отправленные в ПФР данные.

4. Вносим неуказанные данные по недавно трудоустроенному работнику: ФИО, СНИЛС и ИНН.

СЗВ-М

Важно! Сведения по другим работникам указывать не нужно. В форму вносят только пропущенные сведения.

Ограничений по количеству добавляемых сотрудников нет. Если бухгалтер забыл указать информацию о 5 работниках, то в дополняющей форме делает пять записей.

Как в СЗВ-М внести изменения по одному сотруднику

Рассмотрим ситуацию, когда данные по всем сотрудникам ООО «ДочкинДом» отправлены, но у одного неправильно указан ИНН:

Воспользуйтесь сервисом интернет-бухгалтерии от «Моё дело» для быстрой подготовки документов. Он автоматически вносит сведения по всем сотрудникам и не допускает ошибок.

Сроки подачи корректирующих СЗВ-М

Строгих сроков по сдаче дополняющей и/или отменяющей формам в законодательстве нет. Мы рекомендуем не затягивать с отправкой документов: делайте это сразу после обнаружения ошибок, чтобы снизить вероятность получения штрафа.

Если пенсионный фонд сам находит ошибки или неточности в полученных данных, отправляет предпринимателю или организации уведомление с кодом ошибки. Если исправить неточности в течение 5 рабочих дней с момента получения требования от ПФР, оснований для штрафа не будет. В противном случае пенсионный фонд имеет право применить санкции.

Штрафы за корректировки в СЗВ-М

Штрафы за несвоевременную корректировку СЗВ-М выписывают на организацию и ответственное лицо: 500 рублей за каждого сотрудника, по которому не предоставлены правильные данные и 300-500 рублей бухгалтеру или руководителю (тому, кто готовит и сдаёт отчётность).

Важно! Отправляйте СЗВ-М заранее (8-10 числа), чтобы при необходимости было время внести исправления и отправить дополняющую и/или отменяющую формы в ПФР до 15 числа. Тогда у ведомства не будет никаких оснований для назначения штрафа.

Например, если компания не включила в документ сведения по 7 сотрудникам, ПФР выпишет штраф на 3 500 рублей и 300-500 рублей на ответственное лицо.

Если вы считаете, что требования Пенсионного фонда России незаконны, имеете право обратиться в суд для отмены штрафа. В практике есть много примеров, когда требование предпринимателей или организаций были удовлетворены, а санкции отменены.

Например, оспорить санкции в свою пользу удалось организации «Газпром межрегионгаз Дальний Восток». В июне 2016 года в отчетности не указали сведения о 9 сотрудниках, а корректировку отправили только 20 сентября. ПФР выписал штраф на 4 500 рублей. Арбитражный суд поддержал ведомство.

А Верховный суд РФ признал действия пенсионного фонда незаконными и отменил штраф в полном объеме.

Но есть и противоположный пример АО «Третий парк». С апреля по октябрь 2016 года компания отправляла в ПФР отчеты не по всем сотрудникам. Спустя три месяца направила ведомству «дополняющие» формы за указанный период. Организации выписали штраф и она обратилась в суд для оспаривания претензии, но ее оставили в силе.

Отменяющая и дополняющая формы нужны для исправления ошибок в исходном документе. Если бухгалтер забыл указать одного сотрудника, в ПФР сдают документ с кодом «доп». Отменяющую отчётность используют, чтобы аннулировать ранее отправленные данные. В некоторых ситуациях требуется отправка обеих форм.

За несвоевременное предоставление документа ПФР выписывает штраф на работодателя в размере 500 рублей за каждого сотрудника, по которому данные отсутствуют или указаны неверно, и на ответственное за формирование отчетности лицо (бухгалтера, руководителя и т.п.) — 300-500 рублей.

Чтобы не допускать ошибок и своевременно сдавать документацию, советуем пользоваться интернет-бухгалтерией «Моё дело». Сервис автоматизирует подготовку отчетности и удаленно отправит в необходимые ведомства.

Если организация сдала дополняющую СЗВ-М на физлиц, сведений о которых не было в первоначальном отчете, до того, как об этой оплошности стало известно сотрудникам ПФР, штрафные санкции неправомерны.