Расхождение РСВ и СЗВ-СТАЖ может возникнуть как по объективным причинам, так и в результате допущенных бухгалтером ошибок. РСВ (Расчет по страховым взносам) подается страхователем в налоговый орган — эта отчетность составляется по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев и года. СЗВ-СТАЖ заполняется только по истечении года и подается в ПФР. Также в Пенсионный фонд ежемесячно надо отправлять сведения по форме СЗВ-М. Показатели этих трех форм отчетности не должны противоречить друг другу.
Сверка РСВ и СЗВ-СТАЖ
При самостоятельной проверке заполненной отчетности страхователь должен сопоставить данные ежемесячного СЗВ-М и квартального РСВ, а по завершении года надо сверить сведения годовых форм РСВ и СЗВ-СТАЖ. При выявлении несоответствий и ошибок уже после сдачи форм отчетности в контролирующие органы, надо подать «уточненку». Если нарушений нет, и расхождения возникли по объективным причинам, страхователю придется дать пояснения.
Расхождение РСВ и СЗВ-СТАЖ по численности застрахованных лиц проявляется, если не совпадают сведения в графе 1 строки 010 подраздела 1.1 приложения 1 к разделу 1 Расчета с итоговым значением числа застрахованных в разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ. При сличении отчетных форм могут сложиться два типа несоответствия:
1. В СЗВ-СТАЖ работников больше, чем в РСВ – в такой ситуации запрос на уточнение данных к страхователю поступит от налоговиков.
2. В РСВ содержатся данные о большем числе застрахованных лиц, чем в СЗВ-СТАЖ – в этом случае пояснения придется давать в ПФР.
Сверяется и идентичность персональных данных по каждому застрахованному.
После сдачи страхователем отчетности проводится межведомственная сверка (Письмо ФНС России № БС-4-11/8702@, ПФ РФ № ЛЧ-08-24/8824 от 08.05.2018 г.). В соответствии со ст. 17 Федерального закона о персонифицированном учете от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, по всем обнаруженным ошибкам в отчетности, подаваемой в ПФР, страхователю направляется уведомление об устранении недочетов (на исправление данных отводится 5 рабочих дней).
Расхождения СЗВ-М и РСВ, а также между СЗВ-СТАЖ и РСВ устраняются путем внесения исправлений в неверно составленный отчет. Если ошибка допущена при составлении налогового отчета РСВ, необходимо подать корректирующую форму:
- на титульной странице указывается номер корректировки;
- при исправлении персональных данных составляется раздел 3 в отношении физлиц, по которым вносятся изменения. Раздел заполняется дважды: сначала с неправильными данными в блоке 3.1 (как в исходном варианте), указанием признака аннулирования «1» по строке 010 и нулевыми значениями в блоке 3.2, а затем оформляется раздел 3 с корректными сведениями и признаком аннулирования «0»;
- если требуется отменить ранее поданные сведения, заполняется только один раздел 3.1 с данными, которые внесены ошибочно (с признаком аннулирования «1» по стр. 010).
При устранении недочетов в СЗВ-СТАЖ могут быть поданы формы:
- СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Дополняющая» (добавляются сведения о «забытых» застрахованных лицах, их персональные данные);
- отменяющая или корректирующая форма СЗВ-КОРР, если ранее поданные неверные сведения уже разнесены Пенсионным фондом по лицевым счетам.
Например, если в СЗВ-СТАЖ забыли включить сотрудника, на него подается дополняющая форма СЗВ-СТАЖ. Если же по сотруднику были поданы сведения СЗВ-СТАЖ, где неверно указан период его работы – по нему нужно заполнить форму СЗВ-КОРР с типом сведений «КОРР».
Расхождение СЗВ-М и РСВ – пояснение
При отсутствии ошибок в заполненных отчетах расхождения по численности могут быть следствием объективных причин. Например, выплаты пособий по больничному листу или премиальных застрахованному лицу после даты его увольнения приводят к тому, что получатель дохода будет фиксироваться в РСВ, но не войдет в численность СЗВ-М. В такой ситуации необходимо дать письменные разъяснения, вследствие чего произошла нестыковка в отчетных формах, к пояснениям рекомендуется приложить копии оправдательных документов.
Наличие действующих договоров с подрядчиками-физлицами, которым не выплачивается денежное вознаграждение – также возможная причина несоответствий в отчетности. Если выявлено расхождение СЗВ-М и РСВ, пояснения должны быть даны на то количество застрахованных лиц, которое не отражено в соответствующей форме.
Суть пояснений для ПФР сводится к объяснению причин, по которым отчетность не может быть составлена иначе. Например:
В ГУ ПФР № 7 по г. Москве
От ООО «Людмила»
(ИНН 7722123456)
Исх. № 111 от 19.04.2021
Пояснения о причинах расхождений в отчетности
В ответ на поступившее в адрес ООО «Людмила» требование № 1234 от 15.04.2021 г. о предоставлении пояснений сообщаем, что указанные в отчете СЗВ-М за январь 2021 г. сведения корректны. Несоответствие по численности застрахованных лиц данным «Расчета по страховым взносам» за 1 квартал 2021 г. обусловлено начислением и выплатой премии по итогам 2020 года в январе 2021 года, в том числе работникам, с которыми трудовые договоры были расторгнуты в декабре 2020 года (Маркина Светлана Ивановна, Полынцов Артемий Игоревич).
Премии начислены в соответствии с «Положением о премировании» компании, в «Расчете по страховым взносам» вознаграждения в пользу уволенных сотрудников и начисленные по ним страховые взносы отражены. В СЗВ-М за январь 2021 года сведения по уволенным в декабре 2020 года отсутствуют, так как на момент выплаты премии этим лицам у компании не было действующих заключенных с ними трудовых или гражданско-правовых договоров.
Копии приказов об увольнении прилагаются
Генеральный директор Павлов Павлов В.С.
Из нашей статьи вы узнаете:
РСВ — это ежеквартальный отчёт по страховым взносам всех видов: на пенсионное, социальное и медицинское страхование. Его сдают все организации и ИП с сотрудниками, даже если нерегулярно уплачивают взносы. Расчёт направляют в ФНС. Он содержит данные по уплаченным взносам и сведения о застрахованных сотрудниках. Если в каком-то из разделов допущена ошибка, её нужно исправить. Расскажем, как сдать корректировку по РСВ.
РСВ — не единственный отчёт, который содержит данные о сотрудниках и выплатах. С полным перечнем отчётности по сотрудникам в 2022 году вы можете ознакомиться в нашей статье.
Когда нужна корректировка РСВ
Подать уточнённый расчёт по страховым взносам нужно в случае, если вы обнаружили в уже отправленном расчёте следующие ошибки:
- не указаны какие-либо сведения о сотрудниках или указаны не полностью;
- допущены ошибки, которые привели к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате.
Есть также правила заполнения РСВ, при нарушении которых необходимо подать корректировку (п. 7 ст. 431 НК РФ). Расчёт признают непредставленным, если неверно заполнен хотя бы один из следующих показателей в подразделе 3.2:
- сумма выплат и иных вознаграждений за каждый из последних трёх месяцев отчётного или расчётного периода (строка 210 — в РСВ за 2019 год, либо строка 140 — в РСВ 2020-2022 годов);
- база для исчисления пенсионных взносов в рамках предельной величины за эти же месяцы (строка 200 (за 2019 год) или 150 соответственно);
- сумма исчисленных пенсионных взносов в рамках предельной величины за эти же месяцы (срока 210 (за 2019 год) или 170).
Строка 061 приложения 1 раздела 1 расчёта должна быть равна суммам строк 170 раздела 3 расчёта.
Ошибка в указании личных данных работников (Ф. И. О., СНИЛС, ИНН) также приводит к тому, что отчёт признают непредставленным, о чём плательщику взносов налоговый орган должен направить уведомление. В то же время ФНС выпустила разъяснение, согласно которому указание в отчёте неактуальных персональных данных физического лица не препятствует приёму отчёта, если не мешает его идентифицировать (письмо ФНС РФ от 16.01.2018 № ГД-4-11/574).
Корректирующий расчёт по страховым взносам нужен в случае занижения взносов как в целом по организации, так и по отдельным физлицам. Также необходимо уточнить расчёт, если физлицо невозможно идентифицировать. В остальных случаях исправление ошибок — это право, а не обязанность страхователя. Например, если ошибка привела не к занижению, а к завышению взносов, страхователь может сдать корректировку, а может не делать этого.
Что входит в состав уточнённого расчёта РСВ
Корректировка РСВ за год сдаётся по форме, которая действовала на момент подачи первичного расчёта с ошибкой. С 2020 года применялась форма, утверждённая приказом ФНС от 18 сентября 2019 года № ММВ-7-11/470@. А начиная с 1 квартала 2022 года применяется новая редакция РСВ, утверждённая приказом ФНС России от 6 октября 2021 года № ЕД-7-11/875@.
Бланк уточнённого отчёта отличается от первичного номером корректировки в специальном поле. В первичном расчёте на титульном листе в качестве номера корректировки указывают ноль, а уже в уточнённом расчёте — 1, 2, 3 и так далее в зависимости от того, в какой раз подаётся форма.
В уточнённый расчёт включают ранее поданные разделы и приложения к ним с учётом внесённых изменений. Исключение составляет раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» — его нужно включать только по физлицам, по которым произошли изменения.
В уточняющем расчёте указывают только новые корректные показатели. Не надо указывать суммы, на которые уменьшились или увеличились данные первичного отчёта.
Как заполнить уточнённый расчёт РСВ
Как скорректировать данные в РСВ, зависит от конкретной ситуации.
Если нужно скорректировать данные по взносам
Это ситуация, когда необходимо изменить сведения в разделе 1 или 2 с приложениями и подразделами. При этом корректировка РСВ в разделе 3 не нужна.
На титульном листе укажите номер корректировки. Включите в отчёт раздел 1 или 2 с приложениями и подразделами, где указаны правильные данные, а раздел 3 не включайте в отчёт.
Если забыли включить сотрудника в исходный отчёт
Следует подать корректировку РСВ даже по одному сотруднику. Забытого сотрудника нужно включить в раздел 3. В 1 разделе и приложениях к нему данные необходимо исправить с учётом выплат забытому сотруднику.
Если включили сотрудника в расчёт по ошибке
Нужно отправить корректировку с разделом 3 этого сотрудника с признаком аннулирования сведений о застрахованном лице в строке 010, удалив в его карточке Подраздел 3.2. Таким образом обнулятся данные по нему в базе ФНС.
Затем нужно уменьшить количество застрахованных лиц в строках 010 и 020 (015) Приложений 1 и 2. Суммы в Разделе 1 и Приложениях 1 и 2 к Разделу 1 меняются с учётом этого сотрудника, то есть уменьшаются.
Если включили одного сотрудника вместо другого
В 3 раздел корректировки нужно добавить информацию об обоих работниках. По сотруднику, которого внесли в расчёт ошибочно, в поле 010 раздела 3 нужно указать тип аннулирования сведений «1». В подразделе 3.2 строки под номерами 130-170, 190-210 заполнять не нужно. В 1 разделе и приложении к нему следует пересчитать суммы. Количество застрахованных лиц при этом не изменится.
Если допущена форматная ошибка в данных физлица
Если допущена опечатка или другая форматная ошибка, ФНС не сможет идентифицировать застрахованное лицо. В этом случае может прийти отказ в приёме всего отчёта или только по одному лицу, в чьи данные закралась ошибка.
Если не принят весь РСВ, исправьте данные сотрудника и снова отправьте отчёт. Поскольку исходный РСВ не принят, номер корректировки не указывайте, повторно отправляйте первичный отчёт.
Если отчёт принят по всем физикам, кроме одного, необходима корректировка.
На титульном листе укажите номер корректировки, разделы 1 или 2 оставьте без изменений. В раздел 3 включите только одного сотрудника, чьи данные не приняла ФНС. В поле «Признак аннулирования» оставьте прочерк, заполните правильные данные, включая суммы.
С 2020 года для исправления персональных данных используется новый реквизит «Признак аннулирования». Создайте две карточки для одного физлица.
В одной из них укажите сведения в полях 020 – 060, как в исходном отчёте, то есть с ошибкой. Поставьте единицу в поле «Признак аннулирования». В строках 130 – 170, 190 – 210 поставьте прочерки.
Во второй карточке в поле «Признак аннулирования» поставьте прочерк. Заполните правильные данные во всех строках: и персональные сведения в полях 020 – 060, и суммы в полях 130 – 170, 190 – 210.
Когда и как сдавать корректировку РСВ
Сроки сдачи уточнённого расчёта не закреплены в законе. Но следует учитывать некоторые нюансы.
Сдать корректировку можно в сроки представления первичного расчёта. Допустим, вы сдали РСВ за девять месяцев в начале октября. А в середине октября обнаружили ошибку. Если отправить корректировку до конца октября, то можно избежать штрафа.
В ситуации, когда ошибку обнаружили сразу после отправки РСВ или на следующий день, не следует торопиться. Лучше дождаться, пока ФНС зарегистрирует у себя первичный расчёт — только после этого она сможет принять уточнённый.
Если срок сдачи первичного РСВ уже истёк, сдавайте корректировку сразу, как только найдёте ошибку. Если успеть исправить неточность до того, как её обнаружат налоговики, штрафов не будет.
Уточнёнку сдают в ФНС по месту учёта. Если в компании 10 или менее сотрудников, можно сдать её на бумаге или в электронном виде. Если численность сотрудников превышает эту цифру, то ФНС примет только электронный отчёт.
«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
Что сверяет ПФР
Работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников. Для этого предусмотрены три отчетные формы:
- СЗВ-ТД — где компания показывает движение персонала: кто и когда принят на работу, уволен или переведен с одной должности на другую;
- СЗВ-М — перечень сотрудников, которые числились в отчетном месяце по трудовым и гражданско-правовым договорам;
- СЗВ-СТАЖ — сведения, когда сотрудник работал, а когда нет и по какой причине, указываются, например, особенности местности работы (Крайний Север и др.).
Требования к заполнению этих форм различаются, при этом рабочие и нерабочие периоды по каждому сотруднику при наложении этих отчетов друг на друга должны совпадать. Вот это ПФР и проверяет. Ведь предоставленные работодателем сведения фонду нужны для того, чтобы правильно рассчитать стаж человека, что впоследствии будет играть роль при назначении пенсии.
Кроме того, СВЗ-М сравнивают с расчетом по страховым взносам.
Может ли работодатель свериться с ПФР самостоятельно?
Аналогично сверке с ФНС, свериться с ПФР не получится. Обмен информацией с фондом не предусматривает актов сверки, да и предмет сверки не расчеты, а корректность представленных вами данных о периодах работы. Поэтому скорее эта сверка будет носить односторонний характер.
Но способ получить сведения так, как их видит фонд есть: запросите у работников сведения о трудовой деятельности, выгруженные из личного кабинета на сайте Пенсионного фонда. Полученные справки сравните с поданными в фонд СЗВ-ТД.
Но у такого способа свериться есть минусы:
- работодатель самостоятельно эти справки получить не может, а работники могут их не представлять;
- если численность штата большая, то сверка займет много времени.
Да и далеко не каждый бухгалтер или кадровик займется такой трудоемкой работой, пока не случился прецедент. Как правило, сверять данные начинают, когда от ПФР поступило соответствующее уведомление.
Как отвечать на запросы ПФР
Для ответа на поступивший от фонда запрос у работодателя есть пять рабочих дней (ч. 1.2 ст. 8 256-ФЗ). Это относится и к пояснениям и к подаче корректирующих отчетов. А что все-таки направлять — зависит от каждой конкретной ситуации.
Онлайн-Спринтер — удобный сервис не только для сдачи отчетности. но и для общения с госструктурами. Онлайн-сервис позволит ответить на запрос в любое время, без нарушения срока.
Подключить тест-драйв электронной отчетности на 30 дней бесплатно
Расхождения между СЗВ-М и РСВ
Причины
- Доход и страховые взносы работника показаны в РСВ в том месяце, когда в СЗВ-М сотрудник не включен, и прежде подана СЗВ-ТД об увольнении.
- Исполнитель по договору ГПХ на протяжении несколько месяцев, попадал в СЗВ-М, но в РСВ доходы за эти месяцы отсутствуют.
Что делать
На запрос по первой причине поясните, что, например, выплата после увольнения — это премия, рассчитанная и выплаченная по итогам какого-либо периода. Другое объяснение таких выплат — больничный принесенный после увольнения. Взносами он не облагается, но в доходы в РСВ попадет.
Кроме того, сотруднику могли выплатить зарплату или компенсацию за неиспользованный отпуск с опозданием.
В случае с исполнителями по гражданско-правовым договорам в СЗВ-М нужно отражать работника во всех месяцах, начиная с месяца заключения договора, и заканчивая месяцем расторжения или окончания срока его действия. При этом доходы и взносы могут начисляться и попадать в РСВ по мере сдачи работ и подписания актов. Таким образом, например, одна выплата раз в три месяца — явление нормальное. Так и опишите причину расхождений в ответном письме.
Расхождения между СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД
Проявляются эти расхождения в разрыве стажа в форме СЗВ-СТАЖ без указания причины и отсутствии информации об увольнении и приеме в форме СЗВ-ТД.
Причины
- Сотрудника уволили, через день-два приняли обратно, но в СЗВ-ТД эти движения не показаны. Такое часто бывает при работе с иностранцами по патенту, днем окончания патента их увольняют, когда патент приобретен — принимают вновь.
- Сотрудник работал весь год, но в СЗВ-СТАЖ стоит разрыв. При этом СЗВ-ТД также не подавалась. Да она здесь и не требуется. Такое случается, например, когда сотрудник выходит на больничный, но не сразу. День сотруднику дают поболеть «за свой счет», отлежаться, в расчете на быстрое выздоровление и возвращение в строй: «Выйдешь — занесешь заявление». Но вместо скорого выздоровления последовал затяжной больничный, и все уже забыли, что отпуск без оплаты толком то и не оформили.
Чтобы свести к минимуму такие осечки, переходите на Такском-КЭДО. Сотрудники смогут подавать заявления, согласовывать отпуска, сообщать о выходе на больничный прямо из дома.
Что делать
В первом случае — подать СЗВ-ТД с отражением всех движений. Без последующего штрафа сделать это не удастся. Кроме того, ПФР может передать сведения о ваших нарушениях в ГИТ. Трудинспекция в свою очередь может наказать компанию не только предупреждением, но и рублем: штраф 300 — 500 рублей за каждую ошибку по ст. 15.33.2 КоАП.
Во втором — нужно закрыть разрыв в стаже. Чтобы в СЗВ-СТАЖ все сошлось, получите у работника заявление об отпуске без сохранения заработка. В форме они отображаются в графе 11 отметкой «НЕОПЛ». Для решения сложившейся проблемы подайте форму СЗВ-КОРР — именно она предусмотрена для корректировки данных о стаже.
Расхождения в сведениях между СЗВ-М и СЗВ-ТД
Самые распространенные расхождения. Такие уведомления ПФР рассылает регулярно, особенно тем работодателям, которые активно сотрудничают с нештатными работниками.
Причины
- Компания приняла на работу сотрудника, по итогам месяца включила его в СЗВ-М, но не показала прием в СЗВ-ТД.
- Компания уволила сотрудника, в СЗВ-М за месяц увольнения включила, в дальнейших — нет, а СЗВ-ТД с данными от увольнении в ПФР не подала.
- Компания отразила прием в СЗВ-ТД, но не внесла в СЗВ-М по итогам месяца трудоустройства.
- Компания направила «увольняющую» СЗВ-ТД, а в СЗВ-М за месяц, в котором он уволен, не включила.
- Компания показала увольнение в СЗВ-ТД, но в СЗВ-М включала сотрудника и в месяцы, следующий за месяцем увольнения.
- Компания показала в отчетном месяце физлицо-исполнителя по договору ГПХ, а прием в СЗВ-ТД не показан и другие.
Что делать
При расхождениях по причинам № 1 и 2 работодатель нарушил срок предоставления СЗВ-ТД. Для приемов и увольнений дедлайн — день, следующий за днем издания приказа о кадровом событии. Вам придется сдать этот отчет, но готовьтесь к штрафу 500 рублей за каждого человека, на которого своевременно не подали сведения.
В случаях с причинами № 3 и 4 штрафов тоже не избежать, но в этом случае корректировать придется СЗВ-М. На пропущенных работников подайте форму с признаком «дополняющая».
Если расхождения вызваны причиной № 5, то кадровик действительно ошибся. В этом случае нужно подать форму СЗВ-М (отменяющая) на «лишнего» работника за все месяцы, когда он попадал в отчет по ошибке.
Проанализируйте, какие расхождения, имеют место у вас. Если речь, о причине № 6, то нарушений в этом нет. Ведь на исполнителей по договорам ГПХ компания-работодатель форму СЗВ-ТД не оформляют. Их нужно показывать только в СЗВ-М. В ответ на запрос ПФР в этом случае напишите: «Отсутствуют основания предоставления СЗВ-ТД, работники заключали договора гражданско-правового характера».
Отчетность через Онлайн-Спринтер
По всем направлениям, гибкие тарифы для групп компаний, нулевая отчетность от 117 рублей в месяц.
Такском дарит скидки!
Подключитесь до 31 августа и получите скидку на продукты экосистемы Такском. Оставьте заявку, подберем решение для вас: