Как исправить ошибки в 6-НДФЛ, чтобы избежать штрафов и проверок налоговых органов? Этот вопрос интересует бухгалтеров в связи с подготовкой расчета по форме 6-НДФЛ. Ошибки могут быть обнаружены в отчете за любой квартал, поскольку разъяснения налоговиков по заполнению расчета поступают довольно часто.
Штрафы за некорректные данные в расчете: как избежать
Начнем с того, что если налоговый агент предоставил расчет с некорректными данными, то, согласно ст. 126.1 НК РФ, на него налагается штраф 500 руб. за 1 документ. Однако если агент успел подать исправленный документ раньше, чем ошибка была обнаружена налоговиками, наказание применено не будет. В связи с этим целесообразно подать уточненный расчет, чтобы избежать не только штрафа, но и вопросов проверяющих.
Напомним, что при подаче уточненного расчета в графе «Номер корректировки» указывается 001, если это первый уточняющий расчет, 002 — если второй и т. д. Форма должна быть заполнена полностью, ошибочная информация заменяется на правильную. Разберем основные проблемы заполнения расчета, которые могут повлечь корректировки и подачу уточненки.
Форма 6-НДФЛ была в очередной раз обновлена с отчетности за 1 квартал 2023 года благодаря вступлению в силу Приказа ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. Вы можете скачать бесплатно бланк и образец актуальной формы 6-НДФЛ, кликнув по картинке ниже:
6-НДФЛ с 2023 года
Скачать
Как корректно внести данные в новый бланк? Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс и получите пошаговый алгоритм внесения данных в формуляр. А если вам нужен образец 6-НДФЛ за 2 квартал (полугодие) 2023 год, переходите по этой ссылке.
Как проверить 6-НДФЛ на наличие ошибок, мы рассказали в этом материале.
Какие могут быть ошибки в 6-НДФЛ?
Ошибка в реквизитах
Во-первых, ошибка может быть в заполнении реквизитов на титульном листе. Например, некорректный ИНН или название организации. В этом случае меняем реквизиты, остальные данные заполняем так же, как в первый раз.
Не выделены строки 110–190 для каждой ставки налога
При заполнении раздела 2 может быть не учтено, что для каждой ставки налога строки 110–190 заполняются отдельно. В уточненном расчете добавляем строки 110–190 для каждой ставки.
Ошибки в отражении зарплаты, выплачиваемой в следующем отчетном периоде
Данные по строкам 140 и 160 не должны быть равны. Особенно актуально это было в прошлые периоды, когда организация выплачивала зарплату в следующем месяце, и НДФЛ удерживала тоже в следующем, но начисляла в текущем. В настоящий момент равенство этих строк также не введено в контрольные соотношения. Налоговые органы давали разъяснения по заполнению строк раздела 2 — их нужно заполнять с начала отчетного периода и до самого его конца, т.е. для отчетности за 1 квартал — с 1 января по 31 марта. А вот в разделе 1 указывают НДФЛ, удержанный в период с 1 января по 22 марта. Налог, который удержали с 23 по 31 марта в расчета за 1 квартал не попадет.
Ошибка в количестве физлиц
Исправлению также подлежит некорректное количество физлиц по строке 120. Один и тот же сотрудник не может учитываться дважды, даже если он был уволен и опять принят в штат.
Ошибка в заполнении строк 021–024
НДФЛ должен быть перечислен не позднее 28-го числа в зависимости от периода осуществления выплаты и ссоответственно периода удержания. Так, например, если выплата производится с 1 января по 22 января, то срок перечисления налога — 28 января — в декларации за 1 квартал это первый срок перечисления, сумма должна попасть в строку 021. Если выплату произвели в период с 23 января по 22 февраля, то сумма должна попасть в строку 022, поскольку срок уплаты налога придется на 28 февраля, что соответствует второму сроку перечисления налога для расчета за 1 квартал 2023 года. Таким образом налоговый агент должен четко отслеживать, когда происходят выплаты и когда налог с них перечисляется в бюджет, чтобы верно заполнить указанные строки расчета.
Как заполнить уточненку, узнайте из этой статьи.
Кроме того, всю актуальную информацию и новости по заполнению расчета ищите в разделе нашего сайта «Расчет 6-НДФЛ».
Итоги
Чтобы избежать ответственности за нарушения, сделанные при составлении отчета, необходимо подать уточненную форму до того, как налоговый орган проверит изначальный документ. Необходимо учитывать все поступающие разъяснения налоговиков, отследить которые можно в новостях нашего сайта.
В 2023 году бухгалтер может столкнуться с необходимостью подачи корректирующего (уточненного) 6-НДФЛ. Исправить ошибки в 6-НДФЛ или уточнить данные нужно по инструкции от ФНС. Тогда проблем с этим не возникнет. Мы обобщили основные данные про подачу корректирующей формы 6-НДФЛ и рассказываем на что именно обратить особое внимание в 2023 году.
Для исправления любых ошибок в 6-НДФЛ сдайте в ИФНС уточненный расчет по той же форме, что и первоначальный, указав порядковый номер корректировки. В расчет включите все показатели – и исправленные, и те, что были верны.
Уточненный расчет за год сдавайте без справок о доходах, если в них не было ошибок. Если ошибки допущены в справках о доходах, сдайте уточненный 6-НДФЛ только с теми справками, в которые внесены изменения. В поле “Номер справки” укажите номер первичной справки.
Как составить уточненный 6-НДФЛ
На титульном листе уточненного расчета 6-НДФЛ в поле «Номер корректировки» укажите «1—», если исправляете расчет впервые, «2—», если во второй раз, и т. д. (п. 2.2 Порядка, утв. приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected]). В полях, где допустили ошибки, укажите верные значения. В остальных полях укажите те же данные, что и в первичном расчете.
Срок подачи «уточненки» 6-НДФЛ
Уточненный 6-НДФЛ сдайте в ИФНС, в которую подали первичный расчет. Способ сдачи — в электронном виде или на бумаге в зависимости от численности физлиц, которым налоговый агент выплатил доход. Конкретных сроков для сдачи корректирующего расчета 6-НДФЛ нет. Его желательно подать до того, как ошибку найдут проверяющие налоговой. Так вы сможете избежать штрафа за предоставление недостоверных сведений (п. 2 ст. 126.1 НК).
Примеры исправлений (корректировок) 6-НДФЛ
Например, после сдачи первичного расчета выявили ошибки в доходах, вычетах, налоге, КПП, ОКТМО, персональных данных, пересчитали НДФЛ за истекший год. В уточненный расчет включите все показатели — и исправленные, и те, что были верны. Как именно исправить ошибку и заполнить уточненный 6-НДФЛ, зависит от вида самой ошибки. Приведем несколько примеров с комментариями.
Представьте уточненный расчет, если ошиблись в КПП или ОКТМО.
Расчет с ошибочным КПП или ОКТМО придется аннулировать. Для этого подайте уточненку с этим же КПП или ОКТМО, а во всех цифровых показателях проставьте нули. Это необходимо для того, чтобы убрать из лицевого счета ошибочные начисления.
Одновременно с нулевой уточненкой представьте первичный расчет с правильными КПП и ОКТМО. В нем заполните все показатели расчета. То есть перенесите их из расчета с ошибочным КПП или ОКТМО в новый с правильными кодами.
Ошибка в стандартном вычете
Ошибка в стандартном вычете исказит сумму НДФЛ. Например, при предоставлении лишнего вычета налоговый агент недоудержит налог с сотрудника. Как исправить такую ошибку и заполнить 6-НДФЛ, зависит от того, когда обнаружили ошибку и доудержали налог.
Налог доудержали до подачи расчета за период, в котором допустили ошибку
Если бухгалтер обнаружил ошибку до того, как представил расчет, отразите в разделах 1 и 2 правильные суммы удержанного НДФЛ с учетом перерасчета.
Ошибку исправили в следующих отчетных периодах
Если ошибку обнаружили после сдачи расчета, придется подать уточненный. В уточненном расчете скорректируйте разделы 1 и 2. В разделе 1 и полях 110–115, 130, 140 и 160 укажите правильные суммы с учетом пересчета, как будто ошибки не было.
В поле 160 отражают удержанный налог в периоде, когда организация фактически удерживает налог с выплаты. В нашем случае отдельной выплаты или доплаты не было. Организация лишь исключила лишний вычет и пересчитала налог с зарплаты, которую ранее выплатили. Поэтому отдельно доудержание налога в 6-НДФЛ не показывают, а корректируют периоды, в которых допустили ошибки.
НДФЛ может быть удержан в излишней сумме, например, из-за ошибки в начисленных доходах. Уменьшение дохода и исчисленного НДФЛ в расчете 6-НДФЛ отдельно отражать не нужно. Покажите сразу правильные суммы либо в первичном отчете, либо в уточненном — зависит от того, когда обнаружили ошибку.
Ошибку обнаружили до подачи расчета
Если ошибку обнаружили до подачи расчета, уточнять ничего не придется. В расчете 6-НДФЛ за отчетный период укажите:
- в полях 020–024 — удержанные суммы НДФЛ без уменьшения на возвращенный налог;
- полях 030–032 — возвращенный налог;
- полях 110, 112 и 115 — «правильную» сумму начисленного дохода с учетом пересчета;
- полях 140, 142 — «правильную» сумму исчисленного НДФЛ с учетом пересчета;
- поле 160 — удержанный НДФЛ без уменьшения на излишне удержанные и возвращенные суммы;
- поле 180 — сумму излишне удержанного НДФЛ, если излишне удержанный налог не вернули;
- поле 190 — сумму НДФЛ, которую вернули с начала года.
Ошибку обнаружили после подачи расчета
Если ошибку обнаружили после того, как отчитались за квартал, скорректируйте расчеты за все периоды начиная с того, к которому относится ошибка. Например, ошибку допустили в январе, а нашли ее после того, как сдали 6-НДФЛ за девять месяцев. Тогда подайте уточненные расчеты за I квартал, полугодие и девять месяцев.
В уточненных расчетах покажите:
- в полях 020–024 — удержанные суммы НДФЛ без уменьшения на возвращенный налог;
- полях 110, 112 и 115 — «правильную» сумму начисленного дохода с учетом пересчета;
- полях 140, 142 — «правильную» сумму исчисленного НДФЛ с учетом пересчета;
- поле 160 — удержанный НДФЛ без уменьшения на излишне удержанные и возвращенные суммы;
- поле 180 — сумму излишне удержанного НДФЛ, которая числится на последний день отчетного периода.
Возвращенный налог включите в поля 030–032 раздела 1 и поле 190 раздела 2 расчета за период, в котором его вернули. Поле 180 раздела 2 скорректируйте на сумму возвращенного налога.
Ошибка в неудержании налога
Если вы ошибочно не удержали НДФЛ при выплате дохода, налог нужно удержать при следующей выплате. Доход покажите в полях 110–115 за период, к которому он относится. Сумму НДФЛ включите в раздел 1 и поле 160 раздела 2 в периоде, когда ее должны были удержать.
Пересчет материальной помощи
В некоторых случаях организация обязана пересчитать матпомощь, которую выплатила сотруднику. Например, организация выплатила матпомощь за полностью отработанный календарный год досрочно, а сотрудник уволился до конца рабочего года. Матпомощь за неотработанное время пересчитывают. Излишне выплаченную материальную помощь удерживают из последней зарплаты с учетом 20-процентного ограничения.
Расчеты 6-НДФЛ, в которые вошла первоначальная сумма матпомощи, уточните. В расчете за текущий период отразите последнюю зарплату без уменьшения на удержанную сумму. Излишне удержанный налог отразите в поле 180 раздела 2. Необлагаемую часть матпомощи отразите в поле 130.
Кому уточнить 6‑НДФЛ за 2022 год и за I квартал 2023 года
Компания выдала зарплату за декабрь 2022 года в январе 2023-го. Зарплату за декабрь и исчисленный с нее НДФЛ бухгалтер отразил в 6-НДФЛ за 2022 год. Тогда стоит уточнить годовой 6-НДФЛ и отчет за 1-й квартал 2023 года. Из 6-НДФЛ за 2022 год надо убрать выплату и налог, которые относятся к январю, а в отчет за 1-й квартал, наоборот, включить.
Заметим, что в декабре—январе ФНС давала противоречивые разъяснения насчет декабрьской зарплаты. В письме от 11.01.2023 № ЗГ-3-11/125 чиновники объяснили, что зарплата, выданная в январе, и НДФЛ с нее относятся к 1-му кварталу. Значит, должны попасть в квартальный 6-НДФЛ.
Однако “на местах” налоговики отмечали, что тем, кто все включил в отчет за 2022 год, беспокоиться не о чем. Такой вариант отражения декабрьской зарплаты, выданной в январе, и налога с нее чиновники называли допустимым. Но теперь они поменяли свою позицию, хотя и официальных разъяснений по этому вопросу пока не давали.
Как показать удержанный налог в разделе 1 формы 6-НДФЛ за I квартал
Как детализировать доходы и налог в 6-НДФЛ за I квартал
Дата публикации: 19.09.2018 13:37
Согласно пункту 6 статьи 81 Налогового кодекса РФ при обнаружении налоговым агентом в поданном им в налоговый орган расчете сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, по форме 6-НДФЛ факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, налоговый агент обязан внести необходимые изменения и представить в налоговый орган уточненный расчет в порядке, установленном вышеназванной статьей.
В соответствии с пунктом 2.2 раздела II Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС России от 14.10.2015 №ММВ-7-11/450@, по строке «Номер корректировки» при представлении налоговым агентом в налоговый орган первичного расчета проставляется «000», при представлении уточненного расчета указывается номер корректировки («001», «002» и так далее); в строках указываются верные значения вместо ошибочных, в остальных строках указываются те же данные, что и в первичном расчете.
По строке «КПП» для организаций указывается КПП по месту нахождения организации, а в случае заполнения формы расчета 6-НДФЛ организацией, имеющей обособленные подразделения, по строке «КПП» указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.
Согласно пункту 1.10 раздела I Порядка, расчет заполняется по каждому ОКТМО отдельно. Если при заполнении расчета налоговым агентом допущена ошибка в части указания КПП или ОКТМО, то при обнаружении данного факта налоговый агент представляет в налоговый орган по месту учета два расчета, а именно:
— уточненный расчет к ранее представленному с указанием соответствующих КПП или ОКТМО и нулевыми показателями всех разделов расчета;
— первичный расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО.
При этом, если расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО налоговым агентом представлен после срока, установленного абзацем 3 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ, то, учитывая положения статей 81, 111 Налогового кодекса РФ, мера ответственности за совершение налогового правонарушения, предусмотренная пунктом 1.2 статьи 126, не применяется. Сроков для представления корректирующего расчета Кодексом не предусмотрено.
