Ошибка в процессе подготовки переговоров и бесед относятся

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Вопрос 1. К ошибкам в процессе подготовки переговоров и бесед относится.
1.    не готовиться к переговорам вообще;
2.    полагаться на импровизацию;
3.    поиск решения в процессе переговоров/беседы;
4.    учет мельчайших деталей встречи;
5.    все перечисленное. (*ответ к тесту*)
Вопрос 2. Подготовка к переговорам включает следующие этапы:
1.    выявление области взаимных интересов;
2.    установление рабочих отношений с партнером;
3.    решение организационных вопросов (повестка дня, место и время встречи);
4.    формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемым вопросам;
5.    все перечисленное. (*ответ к тесту*)
Вопрос 3. К правилам, позволяющим заинтересовать собой и заинтересоваться тем, с кем общаешься относится:
1.    выбор общеинтересной темы;
2.    использование шуток и острот;
3.    форма возражений, типа «Мне кажется, Вы ошибаетесь», «По-видимому, Вы неверно информированы»;
4.    замена односложных ответов «да – нет» на обороты: «К сожалению, это невозможно»;
5.    все перечисленное. (*ответ к тесту*)
Вопрос 4. Умение слушать состоит, по мнению специалистов в этой области, из следующих слагаемых:
1.    внимание; (*ответ к тесту*)
2.    дружелюбие; (*ответ к тесту*)
3.    активность; (*ответ к тесту*)
4.    компетентность;
5.    доброжелательность.
Вопрос 5. Насколько значимы в переговорном процессе существующие национальные различия?
1.    Национальные особенности не имеют значения;
2.    Степень значимости национальных особенностей различна в каждом конкретном случае; (*ответ к тесту*)
3.    Национальные особенности влияют на деловые отношения только при конфликте сторон;
4.    Интенсивность делового общения в современном мире приводит к «размыванию» национальных границ, формированию единых норм и правил;
5.    Имеют значение только различия западных и восточных культур.

Это ошибка несет с собой много проблем. В процессе разговора вы внимательно слушали и кивали, но не задавали вопросов. Клиент рассказал все, кроме того, что важно. В итоге заказ есть, но нет никакой полезной информации. А если вы не знаете потребности клиента и его проблему, то как собираетесь ее решать?

Важно!
Выяснить, что за бизнес у заказчика и какие проблемы он хочет решить с помощью вашего продукта. Для этого задавайте открытые вопросы, на которые можно подробно ответить.

Примеры вопросов:

• Чем занимается ваша компания?
• Какую цель вы хотите достичь, сделав сайт/приложение?
• Какая у вас целевая аудитория?
• Кого вы считаете своими основными конкурентами?

Вы так увлеклись, слушая клиента, что забыли рассказать о преимуществах компании. Кажется, вы были предельно внимательны и ничего не упустили. А собеседник не понял, чем ваша компания отличается от других, как ему кажется, точно таких же. Если у конкурентов нужные клиенту услуги стоят дешевле, то он уйдет туда, где можно заплатить меньше.

Важно!
Клиент ничего о вас не знает, помогите ему. Расскажите кратко об особенностях компании. Почему нужно заказать сайт именно у вас?

Понятно, что клиент хочет в самом начале узнать, во сколько ему обойдется та или иная услуга. Вам кажется, что если не озвучить цену сразу, то он уйдет.

Тут нужно объяснить, что сможете рассчитать примерную стоимость только если будете понимать, чего конкретно хочет заказчик.

В разработке программного обеспечения трудно в самом начале предсказать стоимость проекта. Она зависит от количества функций и сложности ПО. Пока у вас слишком мало информации, чтобы понять, сколько будет стоить конечный продукт.

Важно!
Рассказать клиенту, что для разработки ПО этап аналитики обязателен. Только так вы сможете создать продукт, который ему нужен.

Если озвучить примерную стоимость, пока вы еще ничего не поняли про проект, то она может начать стремительно расти после выяснения потребностей. Чем больше функций у будущего сайта, тем выше его стоимость.

Вы общались с заказчиком и договорились, например, что макет сайта будет готов через три недели. Что начать нужно с каталога товара и корзины, а фото продукции взять не со старого сайта, а сходить по специальной ссылке, которую прислал клиент. Вы поговорили, но не записали важную информацию. Потом навалилось много текущих дел, и вы не учли никаких договоренностей, когда ставили задачи команде.

Работа над проектом началась, команда сделала макет. Но когда заказчик его посмотрел, оказалось, что все не так. Вы пытаетесь объяснить ситуацию, но никто не хочет слушать оправдания. Команда потратила силы и время зря, а теперь переделывает все после работы, но клиент недоволен. Не очень приятная ситуация, правда?

Важно!
Записывайте все договоренности и дублируйте заказчику по электронной почте. Это хороший способ ничего не потерять и не запутаться.

Казалось бы, обо всем договорились, все зафиксировали и начали работать. Что еще не так? Все так, но ровно до тех пор, пока вы не презентуете готовый проект клиенту. Оказалось, что вы все неправильно поняли: он хотел сайт в смелых тонах, чтобы было ярко и динамично. Вы не уточнили, что конкретно это значит, и сделали, как поняли. А теперь проект завершен, клиент недоволен.

Важно!
Уточняйте все в самом начале. Проговорите по пунктам все, что собираетесь делать по проекту.

Примеры вопросов:

• Я правильно понимаю, что вы хотите сайт с возможностью покупки и оплаты товара?
• Мы делаем сначала главную страницу, а потом все остальное, верно?
• Хотите сайт в смелых тонах? Есть какие-то примеры? Может, как на этом сайте?

Вы позвонили клиенту, чтобы задать уточняющие вопросы. И сразу перешли к делу. Все детали обсудили и попрощались. Но при следующем разговоре выяснили: он вообще не помнит, что вы о чем-то договорились неделей раньше. Так получилось, что клиент в этот момент был на отдыхе, но не сказал вам об этом. Пока вы говорили, он не слушал внимательно: думал о своем.

Важно!
Всегда думайте о контексте клиента. Спросите, удобно ли ему сейчас разговаривать и уточните, сколько это займет времени.

Возможно, вы находитесь в разных городах или даже странах. Тогда нужно учитывать и разницу во времени. Уточните местоположение клиента раньше, чем предложите ему встретиться для обсуждения деталей.

Примеры вопросов:

• Вам удобно сейчас разговаривать? Это займет всего десять минут.
• Вам удобно будет встретиться завтра в 14:00, чтобы обсудить детали по проекту?

Вы долго вели переговоры и вот, наконец, подписали долгожданный договор. Все, можно считать, что отстрелялись. Заказ получили и прекратили общаться с клиентом. А что, разве нужно что-то еще?

Важно!
Продолжать общение с заказчиком. Не прекращать задавать вопросы по ходу работы. Так вы снижаете риск полностью закончить и сдать проект, который никто не заказывал. Потребности клиента могут меняться и это надо учитывать.

Мы рассмотрели основные ошибки, которые часто совершают новички. Теперь вы знаете, как вести переговоры с клиентом и на что обращать внимание, чтобы получать в работу классные проекты. Лучший способ научиться чему-то или выйти на новый уровень развития — постоянная практика. Идеально — это происходит под присмотром опытных наставников. Сейчас это просто, как никогда: спасибо скоростному интернету в вашем смартфоне. Выбираете онлайн-курс, делаете несколько кликов и получаете новую профессию.

При подготовке и
ведении деловой беседы и переговоров
нередки следующие типичные ошибки:

1.Подготовке к
беседе не уделяется должного внимания.
Участники полагают, что на самих
переговорах легче будет решить все
вопросы. На самом деле подготовка к
беседе, переговорам, по данным ряда
исследователей, должна занимать до 80%
и даже более от общего времени (т. е.
времени, отведенного на подготовку и
ведение переговоров);

Коммуникационные
ошибки

1. Ошибка № 1 –
   невнимательность. Во время беседы
   многие люди часто невнимательно слушают
   собеседника. В уме у них уже крутятся
   мысли о том, что они сами через минуту
   будут говорить в ответ. Если же вы будете
   внимательно слушать все, что вам говорят,
   вы уловите гораздо больше информации,
   зачастую весьма любопытной. А это даст
   вам еще больше новых тем для разговора.
   Говорите с собеседником в первую очередь
   о том, что его интересует. Как сказал
   Вильям Кинг: « Сплетник – это тот, кто
   говорит с вами о других. Зануда – это
   тот, кто говорит с вами о самом себе.
   Виртуоз общения – это тот, кто говорит
   с вами о вас».

2. Ошибка № 2 –
   слишком много вопросов. Если начать
   засыпать рассказчика вопросами, то
   разговор становится похожим на допрос.
   Тем более что назойливыми вопросами
   можно сбить собеседника с мысли и увести
   разговор в сторону.

3. Ошибка № 3 –
   затянувшаяся пауза. Каждый знает, как
   бывает неудобно в ситуации, когда
   необходимо продолжать общение, а
   говорить уже не о чем – все обычные
   темы уже исчерпаны. Прежде чем начать
   нервно перебирать в уме все события, о
   которых говорилось в последнее время
   в газетах или по телевизору, подумайте
   о том, что может послужить более
   интересной темой для продолжения
   разговора. Например, расскажите об
   интересной книге, которую вы недавно
   прочитали, или обсудите эпизоды из
   последней серии вашего любимого сериала
   (конечно, сначала нужно убедиться, что
   этот сериал нравится и вашему собеседнику).
   Можно поговорить о том, что вызывает
   интерес у вас обоих – о музыке,
   архитектуре, фигурном катании… Главное
   – не дать повиснуть долгой, неловкой
   паузе. Потому что потом наладить контакт
   будет еще тяжелее.

4. Ошибка № 4 –
   монотонность речи. Иногда бывает не
   столь важно, что вы говорите, сколь
   важно, как вы говорите. Если вы говорите,
   меняя интонацию, сопровождаете речь
   жестами, то именно это может сделать
   запоминающимся ваш рассказ. А если
   бубнить что-то на одной ноте? Представьте
   себе, что кто-то извлекает из пианино
   одну и ту же ноту пять, десять, пятнадцать
   минут подряд… Вам же просто убить его
   захочется! Другой важный фактор успеха
   рассказчика – четкая и не слишком
   быстрая (хотя и не слишком медленная!)
   речь.

5. Ошибка № 5 –
   угрюмое или сердитое выражение лица.
   Права пословица, что «с улыбкой все
   становится краше»; а что касается
   разговора, то это вдвойне верно. Улыбка
   не только облегчает установление
   контакта, она имеет и еще один удивительный
   эффект: она помогает привлекать и
   удерживать внимание окружающих. Еще
   улыбка помогает быстрее урегулировать
   споры и конфликты. «Сердитый кулак не
   бьет по улыбающемуся лицу», утверждал
   Конфуций.

6. Ошибка № 6 –
   привычка перебивать других. Каждый
   участник разговора должен иметь
   возможность спокойно высказать свою
   мысль. Нельзя перебивать говорящего,
   чтобы перетянуть внимание на свою
   персону. Умение находить баланс между
   тем, чтобы говорить и тем, чтобы слушать,
   является не только одним из принципов
   эффективного общения, но и вопросом о
   достойности ваших манер.

7. Ошибка № 7 – «я
   никогда не ошибаюсь!» Целью нашего
   общения не должно становиться желание
   во что бы то ни стало отстоять свою
   точку зрения. Такая непримиримость и
   неумение уважать точку зрения другого
   человека приведет к тому, что разговор
   потеряет свою непринужденность, и дело
   может дойти даже до конфликта.

8. Ошибка
   № 8 – разговор на негативные темы.
   Плохое самочувствие, проблемы в семье,
   неприятности на работе – это вовсе не
   то, о чем было бы интересно услышать
   вашему собеседнику, если только он не
   ваш личный врач или психотерапевт.
   Для придания разговору непринужденности
   лучше рассказывать не о своих интимных
   проблемах, а о смешных случаях из вашей
   жизни. Можно рассказать что-то интересное
   о том, чем вы увлекаетесь в свободное
   время. Если вы покажете свое чувство
   юмора и легкость вашего нрава, то
   окружающие, безусловно, и впредь будут
   стремиться к общению с вами.

9. Ошибка № 9 – скука.
   Иногда люди даже не замечают, что говорят
   о том, что другим не интересно. Разве
   можно слушать с интересом, например,
   восторженный рассказ мужчины о
   преимуществах своего нового автомобиля,
   который длится уже полчаса, да еще и в
   преимущественно женской аудитории? Вы
   должны быть готовы в такой ситуации
   спокойно перевести разговор на другую,
   интересную для всех тему. И сами никогда
   не говорите с другими о том, что может
   быть интересно только вам. Не совершайте
   подобные ошибки в общении и не заставляйте
   других считать вас скучной собеседницей!

10. Ошибка № 10 –
    безразличие. Если кто-то делится с вами
    своими переживаниями, не стесняйтесь
    сказать о том, что вы чувствуете по
    этому поводу. Если вы будете просто
    стоять и молча слушать, то создастся
    впечатление, что вам безразличен и сам
    собеседник, и то, о чем он говорит. Не
    будьте пассивны во время разговора,
    иначе люди начнут избегать общения с
    вами.

Специфические
ошибки при ведении переговоров

1. За столом
переговоров возникают споры внутри
делегации (ведутся «внутренние
переговоры»), что недопустимо. Если
какие-то вопросы остались несогласованными
внутри делегации или возникли новые
проблемы, следует предложить партнеру
сделать перерыв;

2. В ходе переговоров
участники не достаточно внимания уделяют
тому, как конкретно могут быть реализованы
их предложения. Прорабатывая предложения,
обязательно решите вопросы возможной
их реализации;

3. В делегацию
включают тех, кто не обладает достаточным
уровнем профессионализма. Это может
отрицательно повлиять на имидж;

4. Нередко завышается
количественный состав делегации, что
ведет к снижению эффективности работы
на переговорах. Старайтесь обойтись
«меньшими силами», но они должны
быть высококвалифицированными;

5. Не учитываются
особенности делового общения и этикета
партнера из другой страны, что ведет к
взаимонепониманию на переговорах.

Овладение основами
общения дает возможность руководителю,
искренне желающему иметь повседневный
успех в своей деятельности, эффективнее
решать задачи сегодняшнего дня. В
современных условиях ситуации общения
руководителя настолько многообразны,
что нет возможности предложить готовые
рецепты на все случаи жизни. Выбрать же
оптимальное решение — является задачей,
над которой руководящий работник должен
трудиться ежедневно.

Итак, учитывая все
вышеизложенное, рассмотрим основные
рекомендации по процессу деловой беседы
и переговоров, исходя из их общей
трехэтапности (подготовка, ведение,
анализ после завершения).

I. При подготовке
к переговорам определите состав делегации
и ее руководителя.
Внимание: типичная ошибка для российских
участников переговоров — слишком большой
количественный состав делегаций;
помните, что делегация должна работать,
как единая команда.

Установите рабочие
отношения с предполагаемым партнером:
выразите всю заинтересованность от
участия в переговорах, запросите (если
необходимо) дополнительную информацию
(например, техническую документацию).

Согласуйте с
партнером организационные моменты
предстоящих переговоров: уровень ведения
переговоров (кто глава делегации:
руководитель предприятия, его заместитель
и т. д.?):

место проведения
переговоров;

количественный
состав делегации (сколько человек примет
участие в переговорах?).

Дайте ваши
предложения по повестке дня (какие
вопросы и в какой последовательности
вы намерены обсуждать). II.
Ведение. Рассадка:

глава делегации
садится в центре, напротив него – глава
партнерской делегации;

справа от главы —
второе лицо в делегации, слева — переводчик.

Применение
правил вербальной и невербальной
обратной связи.

Требования к
характеру беседы:

по ходу беседы
применяйте правила вербальной и
невербальной обратной связи (Таблица
6);

Таблица 6 – Техника
обратной связи в деловых коммуникациях

Используйте
спокойный тон, даже в том случае, если
партнер раздражен или агрессивен,
необходимо внимательно выслушивать
собеседника до конца, не перебивая.

Через 5–7 минут
после начала подается чай, кофе.

Через час беседы
чай, кофе предлагается вторично.

По окончании
переговоров (подписания протокола о
намерениях, контракта, договора)
устраивается протокольное мероприятие
(например, прием).

Этапы ведения
переговоров:

Первый этап —
уточнение интересов, позиций, целей и
т. д. участников переговоров.

Внимание: как бы
хорошо ни была проведена подготовка,
всегда остается ряд невыясненных
моментов.

Второй этап —
обсуждение позиций; главное на этом
этапе аргументация предлагаемых решений.

Третий этап –
согласование позиций.

Целесообразно
сначала согласовать общие контуры
соглашения (выработать общую формулу),
затем обсудить детали. Эта тактика
экономит время. Однако, прежде чем
следовать ей, необходимо получить на
это согласие партнера. На заключительном
этапе стороны приступают к редактированию
текста.

Все
ошибки и упущения в деловой беседе
раскрыть и описать довольно трудно.
Главное, о чем вы должны помнить и что
должны сделать – это обдумать основные
цели вашего делового общения и действия,
необходимые для поддержания этих целей.

Соседние файлы в предмете Экономика

• #
• #