Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2019.
Несмотря на то, что оформлять отпуска для сотрудников приходится регулярно, многие кадровики допускают ошибки. Если конфликта с работником нет, то на них никто не обращает внимания, но если появляется спорная ситуация, они могут стать проблемой для работодателя. Автор собрал девять типичных ошибок, о которых стоит знать.
Несмотря на то, что оформлением отпусков кадровики занимаются постоянно, ошибок, которые они делают, меньше не становится. В преддверии сезона отпусков мы собрали наиболее типичные нарушения, которые из раза в раз делают работодатели.
1. Неуведомление о начале отпуска
Начнем с весьма распространенной ошибки: отсутствие уведомления о начале отпуска.
Многие кадровики считают, что достаточно за несколько дней до отпуска работника издать соответствующий приказ и подписать его у отпускника. Забывая при этом, что о времени отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Формы и способы выполнения указанного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы, ведомости, проекты приказов и т.д. (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если в компании применяется унифицированная форма № Т-7, то ее можно дополнить графами 11, 12. В одной из них работник будет расписываться в том, что дата отпуска ему известна, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Неучет мнения особых категорий работников
Распространенная ситуация: к директору подходит работник с просьбой предоставить внеочередной отпуск. Большинство работодателей отказывает таким сотрудникам. Ведь в соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ утвержденный график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и работниками.
При этом многие забывают о том, что существуют категории сотрудников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так что следовало разобраться, относится ли к такой категории данный работник.
К примеру, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по желанию в удобное время:
- мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
- женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- лицам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- лицам, работающим по совместительству (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе1, ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
- супругам военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих») и пр.
2. Непредоставление отпуска в полном размере по истечении полугода работы
Право на основной оплачиваемый отпуск за первый год работы сотрудника все трактуют по-разному, что ведет к возникновению конфликтных ситуаций. По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Разберемся в данной норме.
Во-первых, минимальный период работы для получения права на ежегодный оплачиваемый отпуск составляет шесть месяцев2. Так что работодатель не просто имеет право, а обязан при наличии желания соответствующего работника предоставить ему отпуск.
Во-вторых, ТК РФ не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (вне зависимости от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т.е. обычной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
3. Ошибки при расчете продолжительности отдыха
Будьте внимательны при расчете дней отпуска. Чаще всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Причем работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на количество дней отдыха (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).
Однако некоторым категориям работников полагается отпуск иной длительности.
Сотрудникам, занятым на сезонных работах либо заключившим трудовые договора на срок до двух месяцев отпуск рассчитывают исходя из двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).
Некоторые работники могут претендовать на так называемые удлиненные отпуска. К примеру, лицам до 18 лет полагается отпуск длительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – 30 дней3 и т.д.
Также может кому-то из сотрудников полагаться ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ) и т.д.
4. Отказ предоставить отпуск на небольшое количество дней (до 5)
Учитывая, что количество дней отпуска ограничено, каждый работник пытается «растянуть» время отдыха на наибольшее количество дней. В этом случае наиболее выгодным является исключение из отпуска всех выходных дней (при пятидневке – это субботы и воскресенья). Некоторые сотрудники и вовсе хотят разделить отпуск по одному – два дня, тем самым ставя работодателя в тупик о законности такого отдыха.
Так вот, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней4 (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). При этом законодательство не устанавливает, на сколько частей допускается деление оставшихся от 14-дневной части дней отдыха. К примеру, это может быть 1 день, 2 дня, 3 дня и т.д. Причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
5. Ошибка с расчетом отпуска в рабочих днях
Обратим внимание на ошибку, допускаемую кадровиками при определении продолжительности отпусков, исчисляемых в рабочих днях.
Дело в том, что при расчете общей длительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). При этом ошибку совершают, когда один из отпусков установлен в календарных днях, а второй в рабочих днях.
Приведем алгоритм действий, если длительность основного отпуска определена в календарных днях, а дополнительный отпуск определен в рабочих (письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ):
- от начала отпуска отсчитать количество дней основного отпуска в календарных днях;
- далее отсчитать количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
- определить общее количество календарных дней с даты начала отпуска и заканчивая датой последнего дня отпуска (нерабочие праздничные дни не учитывают).
6. Перенос отпуска без согласия сотрудника
График отпусков составлен, согласован с работниками и утвержден директором. Через какое-то время компания получает срочный заказ. Руководитель переносит отпуска нужных сотрудников на более поздний срок, объясняя данную ситуацию производственной необходимостью. Это грубейшее нарушение трудового законодательства.
Даже если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, все переносы отпуска осуществляются только с согласия работника. Причем указанный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
В то же время, работодатель обязан перенести отпуск в следующих ситуациях (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
- исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей (военные сборы5, дни сдачи крови6, вызов на допрос в качестве свидетеля7 и т.д.);
- в случае болезни сотрудника во время отпуска;
- при пропуске работодателем срока оплаты отпуска8 или срока предупреждения работника о времени начала отпуска.
В остальных случаях просьба работника о переносе запланированного отдыха не является обязательной к исполнению работодателем.
7. Отзыв из отпуска без учета мнения работника
Лежит сотрудник, нежится на солнышке вдалеке от родины и тут звонок шефа: «Срочно приезжай, производственная необходимость». Речь здесь идет о процедуре отзыва из отпуска.
Так вот, какая бы ни была производственная необходимость, работник не обязан прерывать свой законно заработанный отдых. Абсолютно любой отзыв из отпуска допускается только с согласия самого сотрудника. Неиспользованная часть отдыха предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединяется к отпуску за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
При этом не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. И здесь без разницы, согласны ли они прервать свой отдых (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).
8. Замена отпуска денежной компенсацией
До сих пор наиболее распространенной ошибкой работодателей является неправомерная замена отпуска денежной компенсацией. Кстати, чаще всего о такой замене просит сам сотрудник, чтобы получить и зарплату, и отпускные выплаты. Работодатели идут на поводу своих работников, забывая, что штрафы за такое нарушение существенные.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Между тем, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней9, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Причем такая замена является правом, а не обязанностью работодателя (письма Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0 и от 08.06.2007 № 1921-6).
Для некоторых категорий работников установлен законодательный запрет на замену отпуска компенсацией (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- дополнительные отпуска работникам, занятым на работах с вредными условиями труда10, за работу в соответствующих условиях.
Некоторые работодатели считают нормальным увольнять работников во время их отпусков. Указанная ситуация является грубейшим нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
Данное правило касается и руководителей, увольняемых собственниками организации11.
Однако кадровикам следует знать, что увольнение сотрудника во время отпуска по соглашению сторон либо по собственному желанию работника законно.
Судебная практика
При рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагается на работодателя (п. 23 постановления Пленума ВС РФ № 2).
В ситуации предоставления отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника отозвать заявление на увольнение посредине отпуска невозможно. В то же время сотрудник вправе осуществить отзыв заявления до дня начала такого отпуска, и увольнение в этом случае не производится при условии, что на его место в письменной форме не приглашен другой работник (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).
За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Однако в отличие от общих правил, отпуск на число дней болезни не продлевается (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
В ЗУП 3.1 имеется ошибка – при исправлении отпуска меняется рабочий год по предоставленному отпуску.
Это зарегистрированная ошибка — Ошибка 10235109. Она возникает при создании документа-исправления Отпуск (Кадры – Отпуска), если меняется общий период отпуска сотрудника. В этом случае ошибочно меняется рабочий год, за который был предоставлен отпуск. Ошибка также проявляется и в печатной форме приказа на отпуск.
Сроки исправления ошибки не определены разработчиками. Пока для ее обхода потребуется вручную корректировать рабочий год в документе-исправлении Отпуск.
Смоделируем ошибку на примере.
Сотруднику предоставлен отпуск с 16 мая по 13 июня 2022 года за рабочий год 16.11.2021 – 15.11.2022.
Во время отпуска сотрудник заболел, период болезни – с 30 мая по 8 июня 2022 г.
Продлим отпуск на дни болезни и проверим заполнение рабочего года в документе-исправлении Отпуск.
Создадим Отпуск-исправление по ссылке Исправить Отпуск в документе Больничный лист (Кадры – Больничные листы). При создании документа-исправления на вопрос о продлении отпуска ответим Да.
При автоматическом заполнении Отпуска-исправления:
После изменения даты окончания отпуска в документе-исправлении Отпуск ошибочно изменится рабочий год – вместо 16.11.2021 – 15.11.2022 будет заполнен период 16.11.2022 – 15.11.2023. Продолжительно отпуска не изменилась, поэтому на учет остатков отпусков исправление отпуска влиять не должно. Изменение рабочего года в документе – ошибка.
Ошибочный рабочий год будет попадать в печатную форму приказа на отпуск.
Чтобы обойти ошибку, скорректируем рабочий год в документе-исправлении Отпуск вручную. Тогда в печатную форму приказа период работы, за который предоставлен отпуск, также будет попадать верно.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Оцените публикацию
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка…
Назад к статье
Новости и изменения
Назад к статье
Дополнительные материалы
Назад к статье
Топ-вопросов
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 августа 2019 г.
Содержание журнала № 16 за 2019 г.
Работодатель не может насильно отправлять сотрудников в отпуск, если, допустим, по каким-то обстоятельствам работник не может пойти в отпуск по графику. Если перенос отпуска по просьбе работника не скажется негативно на работе компании, руководство вправе разрешить перенос и внести изменения в график отпусков. Но вот следить за тем, чтобы предоставляемое время отдыха было правильно разбито на части, обязан именно работодатель.
Отпуска: делим, продлеваем, оформляем
Отпуск никогда не сгорает
У сотрудников накопились отпуска за предыдущие годы по 18—22 дня. Как правильно поступить: отпустить их в текущем рабочем году только на 28 календарных дней, а остатки предоставить при увольнении? Или выплатить деньги за неотгулянные отпуска (так руководитель предлагает), чтобы они не сгорели?
— Неверны оба варианта, потому что:
•работодатель обязан предоставить работнику весь отпуск продолжительностью 28 календарных дней в годуст. 115 ТК РФ; Решение Пензенского облсуда от 15.12.2016 № 7-505/2016;
•ни один день отпуска не сгорает независимо от того, сколько лет назад он должен был быть предоставленПостановление КС от 25.10.2018 № 38-П;
•по общему правилу, деньгами можно заменить только часть отпуска, превышающую за год 28 календарных дней. Например, если у работника есть дополнительный отпуск за ненормированный рабочий деньстатьи 126, 119 ТК РФ;
•при увольнении работник не обязан отгуливать оставшиеся дни, он вправе получить компенсацию за оставшиеся дни любого отпуска деньгами.
Следите за тем, чтобы у работников не накапливалось много неотгулянных отпусков. Ведь их все равно придется предоставить. Либо выплатить крупную компенсацию при увольнении за все неиспользованные дни отпуска
Кроме того, все отпуска уже должны были быть запланированы у всех «старых» работников в графике отпусков, составляемом заранее до начала очередного календарного годаст. 123 ТК РФ. Если у вас его нет или он не заполнен в части запланированных отпусков по всем числящимся у вас сотрудникам — это нарушение трудового законодательства, за которое трудинспектор оштрафуетч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Наиболее приемлемый вариант сейчас — это предоставлять отпуска частями, чтобы как можно быстрее отдать работникам долги по отпускам. Для этого:
•возьмите у работников письменные заявления, содержащие указание на длительность и время предоставления отпусков. Допустим, отпуск летом на 28 дней, затем зимой на 20 дней;
•внесите указанные в заявлениях даты и периоды отпусков в график в графы 5 (количество календарных дней отпуска) и 6 (запланированная дата отпуска);
•заполните графу 7 (фактическая дата отпуска), когда работник уйдет в отпуск в реальности. При этом, если новым заявлением кто-то из работников изменит продолжительность или дату начала отпуска по сравнению с теми, которые вы ранее внесли в график, заполните графы 8 и 9 (основание перенесения отпуска и дата предполагаемого отпуска) графика. Допустим, сотрудник возьмет 21 день летом и 12 дней зимой.
Оставшиеся дни отпуска не забудьте перенести в график отпусков на 2020 г.
Работодатель обязан отслеживать, на какие части разбивается отпуск
В случае когда сотрудник уходит в непрерывный отпуск на 12 дней, а не на 14, может ли нас оштрафовать трудовая инспекция, если он сам захотел уйти в отпуск на столько дней? При этом остальные дни отпуска раздробятся, но все части будут меньше 14 дней.
— Да, вас могут оштрафовать. Норма о длительности одной из частей отпуска не менее 14 дней обязательна и для работника, и для работодателяст. 125 ТК РФ. Поэтому вы обязаны следить, чтобы:
•в график отпусков при дроблении отпуска была внесена хотя бы одна часть не менее 14 дней;
•заявление о предоставлении отпуска работник писал на такое же количество дней.
Вы вправе требовать от работника соблюдения норм закона, поэтому настаивайте на том, чтобы он:
•переписал заявление на отпуск исходя из его продолжительности 14 дней;
•на 2 календарных дня раньше ушел в отпуск или позже вернулся из него. Выплатите отпускные за 14 дней и в табеле проставьте отпуск такой же продолжительности. Если сотрудник, допустим, явится на рабочее место через 12 календарных дней без вашего согласия, он еще 2 дня будет считаться находящимся в отпуске.
В приказе об отпуске рабочие годы можно объединить
У сотрудника за период работы с 02.05.2017 по 01.05.2018 осталось 4 дня, за период с 02.05.2018 по 01.05.2019 — 3 дня. Он сейчас собирается в отпуск на 21 день. Как в приказе по форме Т-6 отразить, что отпуск состоит из нескольких частей за разные годы?
— В вашей ситуации отпуск предоставляется работнику за 3 рабочих года, следующих подряд. Поэтому укажите в приказе о предоставлении отпуска такой единый период в строке «за период работы».
за период работы с «02» мая 2017 г. по «01» мая 2020 г.
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 21 календарных дней
с «05» августа 2019 г. по «25» августа 2019 г.
Если рабочие годы, за которые работник берет отпуск, следуют не друг за другом, можно записать их, например, каждый отдельной строкой. Ошибкой это не считается.
Два заявления для одного отпуска подходят не всем
В июле сотрудник написал заявление на отпуск на 30 календарных дней с 29 июля 2019 г. За 4 дня до отпуска я посчитала и выплатила отпускные и провела их июлем. А позже увидела, что случайно сделала приказ и оплатила не 30, а 28 дней по привычке. Как мне теперь исправить эту ошибку? Сотрудник в отпуске 30 дней, и раньше выходить он не будет.
— Самый безопасный вариант такой:
•издать приказ об отпуске на 30 календарных дней;
•оформить в свободной форме бухгалтерскую справку об ошибке;
•выплатить недостающую сумму отпускных и компенсацию, рассчитанную исходя из этой суммы начиная с 25 июля (с крайнего дня, когда должны были быть выплачены отпускные к отпуску, начавшемуся с 29 июля).
Вместе с тем если у вас не скандальный сотрудник и он не работает в каких-то особых условиях (например, на вредной или опасной работе с вероятностью травматизма на производстве), то можно попробовать договориться с ним. Скажите, что вы сейчас доплатите сумму отпускных, а от него потребуется переписать заявление — написать два заявления на отпуск:
•на 28 календарных дней;
•на 2 дня.
При согласии сотрудника действуйте так.
Если вы обнаружили ошибку не позднее 22 августа (не позднее чем за 3 календарных дня до второго двухдневного отпуска), то:
•издайте приказ о предоставлении отпуска с 26 августа на 2 календарных дня;
•выплатите отпускные за них.
Если вы обнаружили ошибку уже позднее, то можно оформить такой же приказ об отпуске, но отпускные за 2 календарных дня безопаснее выплатить с компенсацией за их задержку.
Не забудьте при этом внести в график отпусков даты обоих отпусков сотрудника по вашим приказам.
Исключаемые периоды не меняют длительность расчетного периода для отпускных
Сотрудник пойдет в отпуск в августе 2019 г. на 17 дней. Август, сентябрь и октябрь 2018 г. он был в оплачиваемом отпуске (текущий отпуск + отгуливал за прошлые периоды). За полностью отработанные 9 месяцев у него заработано 270 000 руб. Расчетным периодом будут 9 месяцев?
— Нет. Расчетный период, как и в общем случае, у вас 12 месяцев (с 1 августа 2018 г. по 31 июля 2019 г.). Но поскольку он отработан не полностью, вы должны действовать так.
Шаг 1. Посчитайте средний дневной заработок с учетом отработанного времени. То есть по формулепп. 5, 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922:
Средний дневной заработок вашего работника составляет 1 023,89 руб. (270 000 руб. / (29,3 х 9 мес.)).
Шаг 2. Посчитайте отпускные в общем порядке. У вашего работника они будут равны 17 406,13 руб. (1023,89 руб. х 17 календ. дн.).
Выход из «детского» отпуска делает требование об отпуске «в удобное время» необязательным
Сотрудница после отпуска по уходу за ребенком вышла на работу 5 августа, поработала неделю, затем ушла на больничный на неделю, вышла с больничного и собирается в отпуск с 26 августа. Какой расчетный период брать для расчета отпускных?
— По общему правилу, для отпуска, начинающегося в августе 2019 г., расчетным периодом является время с 1 августа 2018 г. по 31 июля 2019 г. включительно. Но ваша сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком все это время, дохода для отпускных у нее не было.
Поэтому смотрите, в каком последнем месяце у сотрудницы были отработанные дни и зарплата. Например, это календарный месяц перед месяцем, в котором она ушла в отпуск по беременности и родам. Тогда расчетным периодом будут 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором женщина оформила отпуск по беременности и родамп. 6 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922; Письмо Минтруда от 25.11.2015 № 14-1/В-972.
Кстати, обратите внимание, был ли предусмотрен отпуск сотрудницы графиком отпусков или нет. Если она не является матерью троих или более детей в возрасте до 12 лет и в график при его составлении ее отпуск еще не включали, то вы не обязаны предоставлять отпуск по требованию работницы. Ведь матери одного или двоих детей вы обязаны дать отпуск только непосредственно после окончания:
•или отпуска по беременности и родам;
•или отпуска по уходу за ребенкомстатьи 260, 262.2 ТК РФ.
А ваша сотрудница уже вышла на работу после таких отпусков. Поэтому отдых в удобное для нее время по ее желанию ей теперь не положен.
Продление оплачиваемого отпуска может сокращать «детские» отпуска
Работница находится в ежегодном отпуске со 2 по 26 июля включительно. Ей выписали больничный с 9 июля до 7 августа включительно. При продлении ее отпуска на дни больничного она должна будет выйти 26 августа. Но с 22 августа у нее больничный по беременности и родам. Что делать с 4 днями оплаченного отпуска, которые попадают на отпуск по беременности и родам?
— Наиболее простой вариант — это продлить оплачиваемый отпуск работницы:
•или после больничного по нетрудоспособности, то есть попросить ее написать заявление на отпуск по беременности и родам не с 22 августа, а с 26 августа;
•или после отпуска по беременности и родам (перед отпуском по уходу за ребенком до полутора лет). То есть попросить ее написать заявление на отпуск по уходу за ребенком по прошествии 4 дней с даты окончания отпуска по беременности и родам.
В обоих случаях вам не нужно ничего пересчитывать. Но «детские» отпуска сократятся на 4 дня, и работница не обязана соглашаться на такое продление оплачиваемого отпуска. Хотя бы из-за того, что, к примеру, пособие по беременности родам за 4 дня может оказаться больше суммы отпускных за 4 дня. Настаивать вы не вправе.
При несогласии работницы и с учетом того, что отпускные ей были начислены и выплачены в июне, вам нужно будет:
•попросить ее написать заявление такого содержанияПисьмо Минтруда от 20.09.2016 № 14-2/В-899:
В связи с тем что за период с 02.07.2019 по 22.08.2019 я использовала 21 календарный день ежегодного основного отпуска из заявленных мною и оплаченных 25 календарных дней, прошу перенести 4 дня неиспользованного отпуска на период после окончания отпуска по уходу за ребенком.
•выплатить пособие по беременности и родам за вычетом суммы отпускных, выплаченных сотруднице за 4 дня;
О возврате переплаты по НДФЛ и взносам в связи с выплатой отпускных за неотгулянный отпуск читайте:
2018, № 1
•пересчитать НДФЛ и взносы с переплаченной суммы отпускных за 4 дня;
•подать уточненный расчет 6-НДФЛ и расчет по взносам, указав за июнь сумму налога и взносов за минусом суммы, полагающейся за 4 дня неотгулянного отпуска.
Когда работница определится с переносом оставшихся 4 дней отпуска, рассчитайте за них отпускные заново, исходя из другого расчетного периода.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Отпуска
2023 г.
2022 г.
2021 г.
По ошибке работнику неправильно оформлен отпуск и рассчитаны отпускные. Как дооформить отпуск на два дня и сделать перерасчет отпускных?
Вопрос: По ошибке работнику неправильно рассчитаны и выплачены отпускные: вместо 16 дней по его заявлению отпуск оформлен на 14 дней по графику отпусков, при этом он отгулял 16 дней. Как дооформить отпуск на два дня и сделать перерасчет отпускных? Можно ли оформить отдельный приказ на отпуск на два дня?
Ответ: Оформление отдельного приказа на отпуск на два дня допускается, если одна из частей этого отпуска составляет не менее 14 календарных дней. Тем не менее, по нашему мнению, дооформить отпуск на два дня правильнее будет путем издания приказа о внесении изменений в предыдущий приказ о предоставлении оплачиваемого отпуска в части изменения продолжительности отпуска с указанием количества дней и доначисления отпускных за два дня.
Обоснование: В соответствии со ст. 114 Трудового кодекса РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Статья 125 ТК РФ предусматривает, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
В соответствии со ст. 2 ТК РФ одним из основных принципов правового регулирования трудовых отношений является сочетание государственного и договорного регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.
Из буквального толкования указанных норм следует, что договориться об использовании отпуска по частям, в том числе и об изменении количества дней отпуска, можно как до составления графика отпусков, так и после его составления. Если соглашение между работником и работодателем достигнуто, то, соответственно, отпуск должен быть предоставлен согласно достигнутому соглашению. При этом законодательство не содержит требований к форме соглашения о делении отпусков и не регламентирует, когда именно должно быть заключено соответствующее соглашение.
Пересмотреть соглашение о предоставлении отпуска можно также только по договоренности. В общем случае стороны не вправе отказываться от него в одностороннем порядке.
В рассматриваемой ситуации можно предположить, что соглашение между работником и работодателем об изменении количества календарных дней отпуска на основании заявления работника достигнуто, поскольку в формулировке вопроса имеется указание именно на ошибку. В данной ситуации имеет место неправильное оформление документов о предоставлении количества дней отпуска исходя из достигнутого соглашения сторон трудового договора об увеличении продолжительности отпуска.
По документам отпуск оформлен на 14 дней и расчет отпускных произведен бухгалтерией в соответствии с оформленными документами.
В данном случае оформление отпуска на 14 дней противоречит достигнутому между работником и работодателем соглашению о предоставлении отпуска на 16 дней, тем самым нарушено положение ч. 1 ст. 125 ТК РФ, согласно которой порядок разделения отпуска устанавливается по соглашению сторон.
В силу ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни.
Соответственно, если между сторонами трудового договора на основании заявления работника было достигнуто соглашение о предоставлении отпуска продолжительностью 16 дней и работник в силу указанного соглашения отгулял данное количество дней, работодатель в рамках требования трудового законодательства обязан документально оформить и оплатить работнику отгулянные два дня отпуска (ст. 114, ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»).
Указанные дни можно оформить отдельным приказом о внесении изменений в предыдущий приказ с формулировкой, например: «Прошу внести изменения в п. 1 Приказа N 1 от 01.12.2017 в части продолжительности оплачиваемого отпуска. Продолжительность отпуска считать в количестве 16 календарных дней (с ___ по ___ число). Основание — заявление работника. Бухгалтеру произвести расчет и начислить отпускные за два календарных дня».
Тем не менее формально работодатель ввиду допущенной ошибки нарушает требования ч. 9 ст. 136 ТК РФ об оплате отпуска не позднее чем за три дня до его начала, норма которой является императивной (обязательной) и других вариантов не допускает. Невыплата в срок причитающихся сумм отпускных повлечет за собой обязанность их возмещения с процентами по правилам ст. 236 ТК РФ. Оплатить два дня отпуска работодателю следует в ближайшее время. Работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Предоставление работнику двух дней в виде отдельного отпуска ТК РФ не запрещено, если одна из частей этого отпуска составляет не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Следовательно, оформление отдельного приказа на отпуск на два дня допускается. Однако в рассматриваемом случае, по нашему мнению, целесообразней оформить приказ о внесении изменений в предыдущий приказ, поскольку при оформлении отдельного приказа на отпуск, ввиду того что работник уже отгулял указанные два дня отпуска, работодатель, помимо ч. 9 ст. 136 ТК РФ, нарушает также положения ст. 123 ТК РФ о том, что о дате наступления отпуска работник должен быть предупрежден под подпись за две недели до его начала.
Таким образом, трудовым законодательством допускается оформление отдельного приказа на отпуск на два дня, если одна из частей этого отпуска составляет не менее 14 календарных дней. Однако дооформить отпуск на два дня правильнее будет путем издания приказа о внесении изменений в предыдущий приказ о предоставлении оплачиваемого отпуска в части изменения продолжительности отпуска с указанием количества дней и доначисления отпускных за два дня.
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
19.01.2018