Ошибка в презентации много текста

Выступать с презентациями приходится многим — пиарщикам, маркетологам, руководителям всех уровней, спикерам конференций и форумов, бизнес-тренерам и продавцам. И часто именно презентация — сами слайды — слабое звено у многих докладчиков. Главный редактор журнала «Пресс-служба» и организатор российских и международных деловых конференций Тимур Асланов рассказал на Pressfeed о том, каких ошибок следует избегать при подготовке слайдов для презентаций.

 

Я много лет выступаю на конференциях, посещаю и сам провожу форумы, тренинги, другие деловые мероприятия и за это время видел сотни презентаций различных спикеров. Для этой заметки я сформулировал основные ошибки и промахи, которыми часто грешат докладчики, даже очень именитые. Эти ошибки убивают эффект от выступления и впечатление от спикера.

Ошибка 1. Много текста в слайдах для презентации

Очень распространенная ошибка. Спикер пытается запихнуть в слайд максимум информации, потому что либо сам рассчитывает прочитать ее аудитории прямо со слайда, либо наивно полагает, что публика приходит на публичные выступления, чтобы читать.

Спикер, читающий слайды, это отвратительно. Хуже этого только спикер, читающий по бумажке.

Смысл презентации не в том, чтобы на слайдах был написан ваш доклад, а в том, чтобы вы интересно и ярко рассказывали что-то полезное аудитории, а слайды дополняли и визуализировали ваше выступление. Поэтому на слайде должно быть минимум текста. Все остальное должен рассказать докладчик, иначе зачем он нужен? Почитать тексты аудитория может и без его участия. Но тогда зачем собирать всех вместе?

Скачать PDF-инструкцию «Где и как публиковать широкоохватные статьи бесплатно»

Ошибка 2. Мелкий текст

Иногда это следствие первой ошибки — много текста на слайд умещается плохо и приходится уменьшать шрифт.

Спикер, стоящий вплотную к экрану, это прочитать может. А вот зрители в задних рядах уже уткнулись в своим телефоны, потому что с их мест разобрать вашу писанину нет никакой возможности. Вам это надо?

Ошибка 3. Сложные схемы

Третья ошибка также родственница первой. Только вместо длинных текстов на слайдах появляются огромные таблицы, непонятные схемы и обилие диаграмм. И снова мы теряем публику с дальних рядов. Да и те, что счастливо расположились в передних, тоже скорее всего мало что понимают в ваших экзерсисах.

Смотрите также:
9 видов инфографики для PR-целей: лайфхаки, примеры и бесплатные инструменты

Сложные таблицы на слайдах воспринимаются крайне плохо. Если есть непреодолимое желание все-таки этот набор непростой визуализации донести до слушателей — сделайте «раздатку». А на слайды выносите простые диаграммы (не более одной на слайд) и выводы, которые вы бы хотели, чтобы люди запомнили по итогам вашего доклада.

Ошибка 4. Заезженные картинки

Для того, чтобы сделать презентацию ярче и интереснее, многие спикеры украшают их рисунками и фотографиями, иллюстрирующими мысли, которые они пытаются донести. Это хорошо.

Плохо, когда спикер ленится, не хочет тратить на это время и берет первые попавшиеся картинки, которые ему выдает Google Images. Потому что еще 10 спикеров также поленились и взяли эти же 10 картинок. И еще 50 спикеров на предыдущих конференциях, где были ваши слушатели, повели себя также. В итоге слайды-клоны гуляют по презентациям и конференциям. Безликие белые человечки жмут друг другу руки, прорывают финишные ленты и карабкаются по карьерным лестницам из года в год, из презентации в презентацию.

Хотите отличаться от других спикеров? Найдите картинки, которых ни у кого нет. Закажите художнику набор своих человечков, которые будут только у вас. Придумайте свою символику для обозначения таких тем, как карьера, конкуренция, успех, мотивация, переговоры и холодные звонки. Это не так дорого стоит, но очень сильно выделит вас на фоне безликих человечков.

Ошибка 5. Бледные шрифты на бледном фоне

Выступать порой приходится в совершенно разных условиях и показывать слайды на очень разном оборудовании. Вам очень повезет, если в аудитории будет LED-экран с большой диагональю, сочными и яркими цветами на нем. Но в большинстве залов по прежнему используют проекторы. Разной степени новизны. И, что важно, разной степени яркости лампы.

Если лампа древняя или просто слабая, то и изображение на экране слабенькое. Особенно при дневном свете, а шторы также зарываются далеко не во всех помещениях.

И вот уже публика изо всех сил напрягает глаза, да и вы с трудом различаете, что у вас там написано или изображено на бледной картинке. Ну а задние ряды, как водится, опять в телефонах, проверяют ленты и отвечают на сообщения в мессенджерах. У них вообще нет шансов что-то увидеть.

Смотрите также:
Готовим презентацию для публичного выступления: на что обратить внимание?

Чтобы не вздыхать, не жаловаться на проектор и не проклинать организаторов мероприятия делайте слайды максимально яркими. Долой бледные цвета и фоны. Контрастные фотографии и контрастные цвета. Тогда увидит даже близорукий любитель соцсетей с последнего ряда.

Виртуальный пиарщик Pressfeed — подберет СМИ под вашу тему, напишет текст, организует выход публикации или интервью. Оплата за результат!

Ошибка 6. Съехавшие шрифты и обрезанные картинки

Ошибка неопытных спикеров. У организаторов конференций и форумов очень разная техника, которая очень по разному воспринимает слайды для презентаций. И разные версии программ, которые эти слайды читают. У кого-то новее, у кого-то старье. Кто-то просит презентации в PowerPoint, а кто-то вообще в Keynote. В общем кто во что горазд.

Вы присылаете свои выстраданные и выверенные 40-60 слайдов, организаторы загружают их на свой компьютер, вы выходите выступать, смотрите на свою презентацию, а там вместо букв иероглифы, текст весь поехал и картинки разбежались кто куда. Потому что версии PowerPoint не совпали и никто перед выступлением это не проверил.

Вы — потому что доверились организаторам. Организаторы — потому что им пофиг. В итоге на слайдах ничего не разобрать, не прочитать, вы в расстроенных чувствах скомкали свое выступление и выглядели непрофессионалом.

Проверяйте, как выглядит ваша презентация именно на том компьютере, с которого она будет выдаваться. Или экспортируйте ее в pdf-формат. Там ничего не сползет и не убежит. Но не будет возможности вставить анимацию и видео.

Смотрите также:
Большое руководство по подготовке к публичным выступлениям. 11 важных лайфхаков и советы профессионалов

Ошибка 7. Перегруз с саморекламой

Мы сейчас не берем во внимание речь докладчика, так как это статья про слайды для презентаций. Во время выступлений многие вместо пользы активно себя продают и клянчат заказы. Это ошибка, но, как я уже сказал, мы сейчас не об этом.

Под саморекламой на слайдах я имею ввиду патологическую страсть многих спикеров поставить на каждый слайд логотип компании, свое имя и фамилию, адрес сайта, а если получится, то и корпоративный знак какой-нибудь. И в это прокрустово ложе уже потом пытаются запихнуть контент и сделать так, чтобы он нормально смотрелся.

Я понимаю, зачем это делают. Если вдруг кто-то из аудитории захочет слайд сфотографировать, то автоматически вся эта идентификация будет и на фотографии. И значит при использовании в дальнейшем этого слайда в работе логотипы и адрес сайта будут мозолить глаза тому, кто со слайдом работает, и продвигать компанию и спикера. Наверное какая-то логика в этом есть, но раздражают такие слайды безумно.

Сделайте хороший заглавный слайд у вашей презентации, сделайте слайд про себя любимого для самопредставления в начале доклада и поместите все контакты в конце на последний слайд. Этого, уверяю вас достаточно. И сосредоточьтесь на пользе, которую ваш доклад принесет слушателям. Тогда они со всем вниманием отнесутся к вашим контактам, да еще и несколько раз уточнят их. Но не надо превращать презентацию в спам.

10 кейсов о росте трафика, продаж и продвижении бизнеса с помощью СМИ. Скачать!

Ошибка 8. Отсутствие единого стиля презентации

Ваша презентация должна выглядеть цельным произведением, а не лоскутным одеялом, сотканным из отдельных кусочков. Это значит, что все слайды должны быть оформлены в одной стилистике. Иначе возникает впечатление, что вы надергали их из разных презентаций других спикеров.

Один и тот же фон, одна и та же структура. Одни и те же шрифты. Одинаковое оформление маркированных списков и так далее.

Стилистика должна быть запоминающейся — это отличный инструмент личного бренда. Вас должны узнавать по слайдам. Это повышает вашу значимость и экспертность в глазах публики.

Смотрите также:
Как сделать красивую презентацию без PowerPoint? 15 лучших сервисов для создания презентаций

Ошибка 9. Грамматические ошибки и опечатки

Услуги корректора сегодня не слишком дороги. Предложение превышает спрос. Прежде чем показывать слайды публике, дайте их прочитать специалисту по русскому языку. Даже если в школе по этому предмету у вас была пятерка, никто не застрахован от опечаток, которые по закону подлости будут в самом неподходящем слове и поменяют его смысл не просто на другой, а на очень смешной. И вместо того, чтобы внимать вашей мудрости, аудитория будет покатываться со смеху, что, конечно, ударит по вашему авторитету эксперта.

А уж если есть грамматические ошибки, в зале непременно найдется граммар-наци, который не смолчит и захочет задать вам вопрос.

Но не для того, чтобы уточнить детали вашей концепции или методологии, а с целью обратить на себя всеобщее внимание и выставить вас на посмешище. Ну в самом деле, разве человек, который путает «тся» и «ться», может нас чему-то научить в маркетинге?

Заключение

Это, конечно, не все ошибки спикеров. Их гораздо больше, но у нас статья, а не книга, поэтому ограничимся девятью. Не допускайте хотя бы эти, и ваши выступления уже станут существенно лучше.

И пишите в комментариях, какие еще ошибки вы бы включили в этот список.

Ошибки, связанные с оформлением слайдов

• Ошибка 1. Фон слайда не сочетается с темой презентации. И мы видим, к примеру, презентацию о революциях в России на фоне с березками и грибочками.
• Ошибка 2. Использован фон, который входит в набор программы PowerPoint. За многие годы существования программы PowerPoint стандартными шаблонами воспользовались тысячи людей, опубликовали свои презентации в сети, показали на выступлениях. Эти шаблоны уже просто надоели слушателям.

Решение: Лучше отказаться от стандартных шаблонов. В Интернете можно найти большое количество новых интересных шаблонов и фонов (например, почти тысяча фонов есть на нашем сайте — смотреть шаблоны).

Фоновый рисунок не должен содержать элементов, не согласующихся с содержанием презентации. Для фона лучше использовать пастельные или холодные цвета (фиолетовый, синий, голубой, сине-зеленый, зеленый), нужно избегать красного и белого цветов.

• Ошибка 3. Слишком яркий и активный фон презентации. Такой фон, во-первых, мешает восприятию информации со слайда, во-вторых, утомляет слушателей.

Решение: Если в качестве фона должен быть яркий рисунок, то лучше уменьшить его яркость. Для этого выбираем фигуру прямоугольник (Вставка — Фигуры — Прямоугольник), закрываем им весь слайд и выбираем для него белую заливку с прозрачностью 50% (можно и другой процент) и убрать границы (Формат — Заливка фигуры — Другие цвета заливки — белый цвет и прозрачность 50% — ОК, Контур фигуры — Нет контура).

Фоновый рисунок станет менее активным.

Или при вставке рисунка на слайд сразу установить прозрачность.

• Ошибка 4. Использование несогласующихся цветов, отсутствие единого стиля оформления слайдов.

В данном примере в одной презентации на одном слайде используется крупный шрифт и выравнивание по левому краю, на другом — мелкий шрифт и выравнивание по ширине.

Решение: При оформлении раздела или всей презентации нужно придерживаться одного стиля. Цветовая схема должна содержать не более трех основных цветов (конечно, возможны исключения): фон — заголовок — основной текст. Цвета темы оформления можно изменить так: Дизайн — Цвета — есть возможность выбрать схему из предложенного набора, а можно задать свои цвета: Создать новые цвета схемы.

При подборе цветов для создания схемы рекомендуем специальные сервисы подбора цветов:

• http://colorscheme.ru/ — подбор цветов с помощью цветового круга и генерация цветовых схем.

• http://color.romanuke.com/ — набор цветовых палитр, составленных на основе фотографий (есть возможность выбора оттенков: теплые, холодные, пастельные и контрастные).

Ошибки, связанные с текстовым содержанием

• Ошибка 5. Избыток текста на слайде, размещение на слайде неструктурированного текста, текста, взятого из источника как есть, без авторской переработки.

Решение: Текст на слайде должен быть кратким и емким, он не должен дублировать выступление докладчика. На слайде нужно размещать тезисы.

Если презентация предназначена для использования другими людьми, то можно указать необходимую информацию в заметках к слайдам — эти заметки помогут пользователям презентации работать с ней.

• Ошибка 6. Попытка разместить на слайде большой объем информации, используется более 90% пространства слайда.

Решение: оставляйте отступы от краев слайда до содержимого (текста и картинок). Старайтесь придерживаться правила, что 20% слайда должны быть пустыми.

Чтобы слайд принял законченный вид можно использовать в качестве фона — фон-рамку.

Здесь текст выезжает и за границы рамки — нужно было уменьшить область ввода текста, подвинув маркер изменения размера вправо.

Текст очень крупный, практически наезжает на рамку. Нужно уменьшить.

• Ошибка 7. Весь текст написан ЗАГЛАВНЫМИ буквами. Такой текст плохо читается.

Решение: используйте традиционные варианты написания текста, как в родном языке: первая буква предложения — заглавная, остальные — строчные. В конце предложения ставится точка.

• Ошибка 8. Использование неудобочитаемых шрифтов, особенно в качестве шрифта основного текста. В верстке есть такое понятие — удобочитаемость шрифтов. Шрифт должен быть таким, чтобы читатель мог быстро, без труда и дискомфорта читать текст. Именно такие шрифты используются в книгах, газетах, журналах — мы привыкли к ним и читаем их легко. Однако существуют тысячи шрифтов с низкой удобочитаемостью — они интересные, красивые, но предназначены для заголовков и, скорее всего, для использования в рекламе, в оформлении.

Решение: Если цель создаваемой презентации — не произвести «вау-эффект», а дать информацию, то используйте только традиционные, привычные всем нам шрифты. Для текста лучше использовать «рубленные» шрифты (без засечек) (Arial, Tahoma, Verdana и т.д.), Обратите внимание, что шрифты с засечками (семейства Times и другие) плохо читаются с дальнего расстояния.

Шрифт без засечек и шрифт с засечками. Шрифт с засечками плохо читается в презентациях, но хорошо подходит для документов

Курсив желательно применять для небольшого фрагмента текста, который необходимо выделить, а лучше выделять отдельные слова и фразы полужирным начертанием. Подчеркивание лучше не использовать, так как подчеркнутый текст в презентациях воспринимается пользователем как гиперссылка, то есть это затрудняет управление презентацией.

Для заголовков можно использовать декоративные шрифты, главное, чтобы текст был читаем.

Шрифт основного текста должен быть меньше, чем размер шрифта заголовка.

• Ошибка 9. Лишние и недостающие точки, пробелы, скобки и проч. ошибки написания текста.

Решение:

• В конце заголовка точка не ставится.
• В конце предложения ставится точка, далее один пробел, далее следующее предложение.
• Кавычки в тексте презентации должны быть одинаковыми — если выбрали кавычки-елочки, то используйте в презентации только их (Виды кавычек: « », “ ”, » «, „ “).
• После открывающей скобки или кавычки пробел не ставится, сразу идет текст. Перед закрывающей кавычкой или скобкой пробел не ставится, после текста сразу ставится кавычка или скобка. После закрывающей кавычки или скобки или ставится точка (если конец предложения), запятая или пробел и далее уже текст.

• Между всеми словами должен стоять один пробел.
• После всех знаков препинания перед началом следующего текста должен стоять пробел.

• Во всей презентации в словах с ё должно быть ё или е.
• Разные маркеры списка на разных страницах.

В первом случае маркеры — галочки, во втором случае — квадратики

• Во всей презентации в списках после каждого пункта списка должны стоять одинаковые знаки препинания или вообще не стоять. Например, после каждого пункта списка ставить точку с запятой, в конце списка — точку.

В первом случае после каждого пункта списка есть точка, во втором случае — нет

• Красная строка на одних слайдах есть, на других — нет. Лучше вообще не использовать красную строку в презентации.

Одна и та же презентация: разный размер шрифта.
На одном слайде есть отступ красной строки, на другом — нет.

Ошибки, связанные с использованием изображений в презентации

• Ошибка 10. Нет выравнивания фигур, текста относительно краев слайда или друг друга. Небрежность оформления.

Объекты на слайде должны быть выровнены. На следующем слайде допущена ошибка: одинаковые прямоугольники имеют разные расстояния от краев слайда и друг от друга.

Решение: Чтобы исправить эту ошибку, необходимо использовать функцию выравнивания. Выделите нужные прямоугольники (зажатая клавиша CTRL) Формат — Выровнять — Выровнять относительно слайда (в этом случае фигуры будут выравниваться относительно границ и центра слайда) или Выровнять выделенные объекты (в этом случае объекты будут выравниваться друг относительно друга). После выбора вида выравнивания нужно установить его параметры (по левому, правому, верхнему или нижнему краю, по центру, распределить по горизонтали или вертикали).

• Ошибка 11. От слайда к слайду смещаются одинаковые элементы на слайде.

В следующем примере рассмотрены два слайда, на которых есть одинаковые элементы: кнопка завершения работы с презентацией, надпись «Ответ» и заголовок слайда. Можно заметить, что одинаковые элементы смещены и находятся на разных расстояниях от краев слайда. Этого быть не должно.

Решение: Чтобы избежать этой ошибки, нужно создать первый слайд, разместить на нем необходимые элементы. После этого можно:

• скопировать слайд (если оба слайда несут одинаковую нагрузку, как в рассмотренном примере), а потом изменять каждый новый слайд, оставив одинаковые элементы на своих местах;
• или создать второй слайд, потом выделить на первом слайде нужный объект, скопировать его, а потом вставить на второй слайд. Объект будет вставлен на том же расстоянии от краев слайда, т.е. его смещения не будет. Точно так же нужно поступить и с другими объектами.
• Ошибка 12. Искажение пропорций изображений. Использование изображений разного стиля на одном слайде (фотографии и рисунок, изображение с рамкой и без рамки, с фоном и без фона).

Картина «сплющена».

Изображения разной высоты. У правого изображение не удалена белая рамка (можно было выбрать в качестве фона презентации белый, тогда бы белую рамку у картинки было бы не видно).

Решение: Изменять размеры изображения нужно, потянув за маркеры, расположенные в углах рисунка; нельзя менять размеры с помощью маркеров, находящихся на сторонах изображения.

Решение: читайте инструкцию Как удалить фон у картинки в графическом редакторе.

• Ошибка 13. Рамки изображений не соответствуют тематике презентации или ее стилю.  

Решение: Небольшая рамка у изображения создает эффект аккуратности, изображение с рамкой имеет законченный вид. Но не стоит использовать «траурные» рамки, как в первом изображении на следующем примере слайда. Не стоит также использовать эффекты отражения изображения, которое мешает восприятию информации на слайде.

• Ошибка 14. Изображение «забито в угол».

Решение: Не стоит располагать изображение на краю слайда или в углу. Сделайте отступ от краев слайда до изображения (как и при размещении текста). Если изображение нужно вставить в углу слайда, то лучше отступите одинаковые расстояния от вертикального и от горизонтального краев. Старайтесь также не размещать изображение в центре слайда, если на слайде есть текст.

Если изображение — портрет человека, то его лучше расположить так, чтобы взгляд был направлен на текст, но не на край слайда. Это придаст слайду законченный вид.

• Ошибка 15. Размещение нескольких изображений на слайде таким образом, что их трудно рассмотреть. Размещение двух и даже 10 изображений на слайде допустимо, если не противоречит логике презентации: например, если при клике изображения увеличиваются, или это — изображения-кнопки. Однако если изображение — основное содержание слайда, именно с ним идет работа и именно оно несет информационную нагрузку, оно должно быть крупным.

Решение: если изображение является основным содержимым слайда, вставьте одну картинку на слайд. При необходимости использования нескольких картинок, создайте несколько слайдов. Или же вставьте несколько изображений на один слайд, но настройте триггеры таким образом, чтобы при клике на картинке открывалось изображение во весь экран.

Другие ошибки в презентациях

• Ошибка 16. Не работают кнопки и кнопки-гиперссылки. Иногда может возникнуть ситуация, когда в режиме просмотра презентации не удается воспользоваться кнопкой-гиперссылкой — она неактивна. Это может произойти просто из-за невнимательности автора презентации — ссылку забыли настроить. Но также возможна ситуация, когда кнопка со ссылкой (нижний слой) перекрывается верхним слоем — другим изображением или текстом, и поэтому не работает. Это можно заметить когда курсор мыши не становится в виде руки с пальцем (как у гиперссылки) в центре кнопки, но меняется по краям кнопки.

Решение: В первом случае просто проверяйте все ссылки и все кнопки презентации. В особо ответственных случаях тестируйте работу презентации на других компьютерах.

Для решения проблемы с перекрытием кнопки другими объектами, достаточно переместить мешающий объект на задний план. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по изображению и в контекстном меню выберите Переместить назад. Теперь кнопка будет работать.

• Ошибка 17. Не указаны источники источников изображений и текстов. Использовать чьи-то труды и не указывать автора — плохой тон.

Решение: мы подготовили видеоурок на тему. Более 80% авторов материалов на Pedsovet.su указывают источники информации некорректно и не знают об этом.

• Ошибка 18. Избыток анимации, когда анимация мешает работе с презентацией. При добавлении анимации в презентацию нужно придерживаться принципа минимализма. Анимация не должна мешать чтению текста, быть пестрой.

Решение: Не стоит выбирать мерцающую анимацию, а также быстрое вращение. Все это утомляет, раздражает и дает большую нагрузку на зрение и нервную систему. Лишняя анимация ни к чему. Смену слайдов лучше не сопровождать звуковыми эффектами и активной анимацией. Необходимо продумать, какие эффекты будут появляться автоматически, а какие по щелчку. Если вся анимация будет происходить по щелчку, на это будет потрачено много времени, такая презентация будет раздражать.

• Ошибка 19. Неправильно настроена смена слайдов, не отключен переход по щелчку мыши или на клавиатуре. Например, в презентации-игре пользователь промахнулся мимо кнопки показа правильного ответа и попал на следующий вопрос, минуя меню игры. Куда идти дальше — пользователю не понятно, а иногда он и просто не понял, что произошло.

Решение: При создании интерактивной презентации, содержащей гиперссылки, триггеры, управляющие кнопки, нужно отключить переход между слайдами по щелчку мыши и с помощью клавиатуры. Многие просто выбирают Переходы — Смена слайдов и убирают флажок По щелчку. Такой способ позволяет избежать смены слайдов по щелчку, но возможность перелистывать слайды с помощью стрелок, пробела на клавиатуре и колесика мыши остается.

Есть способ более надежный — Автоматический показ презентации. Подробнее в нашей статье. Но при его использовании нужно помнить, что на каждом слайде должна быть обязательно кнопка-гиперссылка для перехода на другой слайд. В противном случае просмотр слайда можно будет отключить только с помощью завершения показа презентации.

Мы постарались описать основные ошибки в создании презентаций и надеемся, что это поможет всем нам избежать их в дальнейшем.

А какие ошибки знаете вы? Можете рассказать в комментариях к статье.

---