3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.
3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
Вопрос 1
При сдаче структурным подразделением документов в архив при сверке описи с реальными делами мы обнаружили расхождения. Во-первых, это отсутствие некоторых дел. Создали комиссию, провели расследование, составили акт, подтвердили, что документы восстановлению не подлежат (копий не осталось). Поскольку эти дела числились в годовом разделе описи дел и имели свою нумерацию, мы в примечании сделали ссылку на акт об утрате документов и снятии их с учета, пересоставили итоговую запись к описи.
Во-вторых, обнаружилось отсутствие некоторых документов в деле. Мы также организовали розыск, дополнили дело копиями, представили экспертной комиссии акт об утрате документов и замене их копиями.
Необходимо ли в годовом разделе описи дел делать ссылку на этот акт? Как исправить в описи указанное ранее количество листов дела? Какие еще пометки мы должны сделать и где? Замечу, что дела уже упорядочены, описаны и готовы к длительному хранению.
Ответ
Сначала разберемся, как в описи дел отразить то, что дела потеряны, и то, что некоторые дела содержат копии. В вашем случае важно, что дела уже упорядочены, описаны и готовы к длительному хранению в архиве организации. Это значит, что речь идет о единицах хранения. То есть каждому делу присвоен уникальный архивный шифр, который состоит из номеров: фонда, описи, дела.
Наш словарик
Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение (п. 130 ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]).
Акт об утрате документов – это один из документов, на основании которого ведется учет поступления и выбытия дел, документов в архиве организации. Его форма дана в приложении № 6 к Правилам 2015[2].
На основании акта об утрате документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива (п. 3.15 Правил 2015), в частности, в описи дел, документов – при каждом поступлении и/или выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.
В вашем случае в графу № 6 «Примечание» описи дел постоянного хранения необходимо внести соответствующие пометки. Опись после внесения изменений будет выглядеть так (Пример 1):
Количество листов прописано от руки, поскольку при сдаче документов в архив выявилось несоответствие количества листов, указанного в описи, количеству листов в единицах хранения. Архивист закорректировал неправильные цифры и поставил верные. В деле № 655 удалось восполнить часть документов заверенными копиями, а в деле № 676 выявили такое несоответствие при приеме дел от структурного подразделения.
Несмотря на то, что дела № 656 и 657 утрачены и физически отсутствуют, никаких корректировок и дополнительных пометок в другие графы описи, в том числе и графу 5 «Кол-во страниц», относительно утраченных дел вносить не нужно.
Как поступить, если при сдаче в архив выяснилось, что окончательный листаж дела не совпадает с тем, что персонально указан в описи? Например, ошиблись при первоначальном подсчете и нумерации листов, а при сдаче сотрудник архива (архивариус, делопроизводитель и т.п.) это обнаружил. Архивное законодательство никаких разъяснений именно по этому поводу не дает. Поэтому есть практика, когда неправильное количество листов просто исправляется корректором и указывается правильное.
В случае выявления отсутствия дел архив организации принимает меры по их розыску. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (Приложение № 6 к Правилам 2015). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (п. 6.8 Правил 2015).
В п. 4.32 Правил 2015 указано, что при составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
Таким образом, факт наличия копий в единице хранения мы указываем в графе «Примечание» в описи дел (см. Пример 1).
Как правило, графа № 6 «Примечание» заполняется вручную, поэтому в нее вносим необходимые примечания таким образом, чтобы опись была удобна и доступна для работы и использования.
Места в графе 6 «Примечание» мало, поэтому особенности, замечания и информацию о выявленных изменениях в документах необходимо указывать в предисловии к конкретной описи дел. При этом предисловие к описи – это составной элемент научно-справочного аппарата. В справочный аппарат к описи также входят:
- титульный лист;
- содержание (оглавление);
- предисловие;
- список сокращений;
- указатели к описи (предметный, именной, географический).
В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.
Факт наличия копий в некоторых единицах хранения можно отнести к сведениям об особенностях формирования и оформления дел. Поэтому с учетом Правил 2015 и Методических рекомендаций по применению Правил 2015 советуем вам указать это не только в описи, но в предисловии к ней.
Предисловие можно пересоставить или составить, если оно не было составлено ранее (Пример 2). Целесообразность описания представленной ситуации именно в предисловии объясняется тем, что в графе бланка описи слишком мало места для таких пояснений.
В представленном примере предисловия мы допускаем, что оно было составлено после выявления всех несоответствий (в 2021–2022 гг.), а не в 2017 году, когда описи были составлены и утверждены. То есть мы допускаем, что на момент составления описей предисловие не было написано – на практике такое часто бывает, поэтому составили и оформили его в момент передачи дел из структурного подразделения в архив. А если предисловие уже было составлено, то необходимо его дополнить либо указать эту информацию в дополнении к исторической справке.
Также необходимо помнить, что все акты, документирующие результаты архивных работ, в вашем случае – акты об утрате, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации.
Вопрос 2
Номера дел, пропажу которых мы обнаружили и зафиксировали в акте об утрате документов и снятии их с учета, так и остаются неиспользованными? Повторно использовать их нельзя?
Ответ
Утрата документов – это выбытие документов.
В Примере 1 номера дел № 656 и 657 больше «не используются» относительно других дел, включенных в данную опись.
Нельзя какие-либо иные (например, обнаруженные) дела внести в представленную опись, присвоив им № 656 и 657.
Единственный вариант, когда номера утраченных дел могут быть вновь присвоены единицам хранения, – это переработка описи.
При этом в Правилах 2015 такой вид работ, как усовершенствование и переработка описей, не указан. Но в Методических рекомендациях по применению Правил 2015 в п. 4.2 «Оформление исторической справки к фонду» есть фраза: «Дополнительно можно включить следующую информацию: сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления».
Там же закреплено следующее:
Переработанная опись дел, документов подлежит утверждению в соответствии с п. 36.7 Правил 2020.
Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи включается во вновь составленную опись дел, документов под последним учетным номером. Остальные ее экземпляры выделяются к уничтожению.
Переводная таблица к переработанной описи помещается в соответствующее дело фонда (Пример 3).
Переработка и усовершенствование описей – это очень трудоемкий и затратный по времени вид работ. Если речь идет о переработке описи, то перерабатывается вся опись: то есть не один годовой раздел или несколько, а вся опись полностью. Поэтому, как правило, такой деятельностью занимаются в государственных (муниципальных) архивах. А вот в архивах организациях подобную работу проводят нечасто. Поэтому для того, чтобы заняться переработкой описей дел в архиве организации, должны быть очень веские для этого основания и понимание специфики проведения таких работ.
[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[3] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).
[4] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24).
21.02.2022, 14:17
4.1.2. Нумерация листов в делах
Нумерация листов в делах осуществляется для закрепления систематизации
документов дела и обеспечения их сохранности.
|
|
Номера
|
Обязательно нумеруются лицевые стороны листов дела. В практике
работы некоторых архивов оборотные стороны листов нумеруются в тех случаях, когда на них имеется
текст, либо иная информация
(например, лицевая сторона листа – 1. оборотная
сторона листа – 1 об).
В целях избежания пропуска листов при
проставлении нумерации необходимо держать дело в развёрнутом виде и переворачивать каждый лист.
Недопустимо при проставлении нумерации перебирать листы за верхний правый угол.
Номер листа пишется чётко, аккуратно. Недопустимо подчеркивание,
обведение номера в кружочек. Неверно указанные номера листов зачеркиваются, не
стираются. Запрещается использовать при проставлении нумерации чернила, тушь,
пасту, цветные или химические карандаши.
Номер листа не должен затрагивать текст документа.
Листы
дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или
каждой части отдельно.
|
|
Листы
|
Нумерация крупноформатных и сложенных листов. Крупноформатные, а также сложенные листы нумеруются развернутыми.
Нумерация листов, подшитых за середину. Лист, сложенный и
подшитый за середину, подлежит перешивке и в этом случае нумеруется как один
лист. При невозможности расшить дело лист, сложенный и подшитый за середину,
нумеруется как 2 листа.
Нумерация неподшитых листов. Неподшитые листы нумеруются очередным номером и шифруются –
в нижней части листа или на обороте указываются номер фонда, номер описи, номер
дела, номер листа.
Нумерация конвертов и вложений. Вначале нумеруется сам
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Вложения в конверт также как и неподшитые листы шифруются.
Нумерация склеенных и наклеенных листов. Склеенные
листы нумеруются как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами
(вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.
Если
к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы,
вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Лист,
приклеенный за край, нумеруется, как и лист, к которому он приклеен.
Нумерация фотографий в альбоме. Фотографии, наклеенные в
альбом, нумеруются на листе альбома над правым верхнем углом документа.
Количество приклеенных на листе фотографий отмечается в листе-заверителе. Фотографии,
вставленные в прорези альбомного листа или держатели, считаются отдельными листами
и шифруются на оборотной стороне.
Нумерация чертежей, диаграмм, рисунков. Чертежи, диаграммы,
другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне.
Нумерация чистых листов. Чистые листы не нумеруются. В
ряде архивов указывают их количество после соответствующего листа (например, 7 лл. после л.6). Чистые листы могут быть пронумерованы в
случае необходимости отразить в листе-заверителе листы с филигранями.
Листы, прокладывающиеся между документами, также не нумеруются.
Нумерация чистых бланков. Бланки документов нумеруются как листы,
содержащие информацию.
Литерные номера. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается
употребление литерных номеров, например 7а.
Оформление
листа-заверителя.
|
|
Все
|
Суммарное количество листов в листе-заверителе указывается цифрами и прописью. Все литерные и пропущенные номера листов (в т.ч.
не внесенные в лист-заверитель ранее) включаются в лист-заверитель и
учитываются при определении общего количества листов в деле. При обнаружении в деле литерных
и (или) пропущенных номеров листов суммарное количество листов в деле пересчитывается:
количество литерных листов прибавляется к общему количеству листов дела;
количество пропущенных номеров листов исключается (вычитается) из общего
количества листов дела.
В листе-заверителе дела кроме
особенностей нумерации фиксируются:
— особенности формирования дела;
— особенности оформления документов;
-особенности физического состояния бумаги и текста.
Особенности формирования дела определяются наличием в деле
следующих документов:
-почтовой продукции (конверты, открытки, незапечатанные письма, штемпели, марки и
другие знаки почтовой оплаты);
— изобразительных документов (фотографии, рисунки, чертежи, планы,
схемы, диаграммы);
-художественно-оформленных, специфических документов (визитки,
меню, приглашения, билеты т.п.);
-типографских изданий (брошюры, листовки, вырезки);
-неправильно подшитых документов (за один край, за середину листа, сложенных по
вертикали и горизонтали, наклеенных листов);
К особенностям оформления документов относятся оттиски печатей,
сургучные печати, автографы, пометы, рисунки на полях документов.
К особенностям физического состояния относятся разрывы, отрывы,
проколы, отверстия, загибы листов, угасающий текст.
Проверка нумерации листов. При проверке нумерации листов
уточняется правильность существующей нумерации, общее количество листов,
правильность отражения особенностей нумерации и других особенностей дела в
листе заверителе.
Каждый непронумерованный лист и (или) лист пронумерованный повторно одним и тем же номером, нумеруется по возможности
порядковым (если он не проставлен) или литерным номером.
В связи с изменением нумерации листов в деле, номера листов,
имеющих особенности, сверяются с номерами листов, указанными в
листе-заверителе. При несоответствии вносятся исправления в лист-заверитель.
Внесенные в лист-заверитель дела уточнения (дополнения) и изменения заверяются подписью лица, внесшего
изменения.
Перенумерация листов.
|
|
В
|
Помните, что каждое конкретное дело может
иметь свои особенности нумерации, которые определяются особенностями
формирования дела.
Если дело имеет многочисленные особенности (формирования,
оформления документов, физического состояния и нумерации) целесообразно указать
их сначала на черновике листа-заверителя, а потом оформить лист-заверитель по
установленной форме.
К полному
тексту Методики
Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.
Пожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров. Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек». Бороться с этим достаточно сложно.
Регистрировать документы в принципе могут:
- информационная система — «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает;
- специалист службы делопроизводства или ответственный за делопроизводство в подразделении:
- в электронном журнале (обычно в Excel) или
- в бумажном журнале рукописно (из-за трудоемкости такой метод применяется все реже — для регистрации особо ценных для организации документов либо в силу прямого указания действующей нормативной правовой базы).
Так вот, если журналы регистрации ведет человек (в бумажном или электронном виде), то в конце года можно столкнуться с проблемой пропущенных номеров и не только из-за неисполненных обещаний исполнителей (когда в журнале появляется пустая строка), но и из-за обычной невнимательности (когда такая строка не появляется). При выявлении проблемы:
- стараются заполнить «пустые» номера «новоделами», вложив, когда это возможно, дополнительный документ;
- но лучше признать ошибку, тем более что она «техническая». Далее мы посмотрим, как это сделать правильно, чтобы потом никто не подумал, что такой документ был создан, а позже утрачен.
Обратите внимание: если вы столкнулись с ситуацией ошибочного издания документа, например, приказа, то надо:
- сначала другим приказом признать первоначальный утратившим силу,
- а потом в журнале регистрации в строке первоначального приказа в графе «Примечание» написать «Утратил силу; приказ от… №…» с данными второго приказа, отменившего первоначальный (см. «2» в Примере 1).
В подобной ситуации у нас пустых номеров не появится! Первоначальный приказ останется зарегистрированным под своим первоначальным номером (просто позже он будет признан утратившим силу).
Если в журнале зарегистрирован документ так, что у него кроме номера и даты заполнен заголовок, а может еще что-то (но самого документа в папке нет), то повышается вероятность того, что он все-таки был издан, но позже утрачен. В этом случае стоит провести служебное расследование сразу, как только проблема была обнаружена. Его результаты оформляются актом (утвержденной формы на этот случай нет), который можно назвать:
- «О результатах служебного расследования по факту утраты документа» (если он действительно утрачен: например, случайно залили кофе или опустили в шредер);
- «О результатах служебного расследования по факту необнаружения документа» (ведь возможно, что его так и не издали, хотя планировали).
В процессе расследования такой документ может найтись, если исполнитель зарегистрировал номер, подготовил проект и сам подписал его у руководителя, а потом оригинал осел в его бумагах (сначала был очень нужен в работе, затем забыл отдать / вложить, куда надо). Документировать ли подобную историю актом или просто вернуть найденный документ на место — это обычно решается в индивидуальном порядке, принимая во внимание «былые заслуги провинившегося».
Закрываем регистрационный журнал
Кроме журнальной формы возможна регистрация с помощью регистрационных карточек документов (РКД). Стоит отметить, что большинство программ автоматизации документооборота строятся именно на карточном учете: реквизиты документа заносятся в отдельные экранные карточки и попадают в базу данных, из которой формируется журнал. При закрытии года многие СЭД просто блокируют возможность дальнейших изменений и «накопленное за год богатство» в виде журнала в файле неизменного формата позволяют записать на внешний носитель. Одновременно обнуляются счетчики порядковых номеров документов внутри большинства регистрируемых документопотоков, чтобы с нового года начать отсчет заново.
Если мы вели журнал учета в Excel, то в конце года его можем распечатать, прошить и оформить итоговую запись о количестве внесенных записей в течение года (по образцу, показанному в Примере 2). Распечатывать надо далеко не все журналы регистрации, а только тех документов, которые потом подлежат длительному или постоянному хранению (причем электронная форма журнала в архиве тоже пригодится как удобный справочный аппарат; кроме того, на ее основе проще будет создавать внутренние описи документов дел). Если журнал нет надобности распечатывать в конце года, то итоговая запись вносится в его последние строки в электронном виде (без рукописного росчерка и печати), далее файл можно конвертировать в неизменный формат (например, .pdf), запаролить, подписать электронной подписью (руководителя службы делопроизводства), чтобы исключить внесение исправлений задним числом.
Пример 1. Журнал регистрации приказов генерального директора по основной деятельности
Пример 2. Годовая итоговая запись в бумажном журнале регистрации документов
Если велся бумажный журнал регистрации, то просто оформляем в нем запись по итогам года. Она подписывается руководителем делопроизводственной службы и заверяется печатью.
Перед ее оформлением как раз и проверяют правильность ведения регистрационного журнала. Пропущенные номера лучше отразить в примечании в соответствующей строке и в записи по итогам года (отмечено цифрой 1 в Примерах 1 и 2).
Архивно-техническая обработка дела
Закрытие журналов регистрации документов вручную обычно производят в конце последнего рабочего дня уходящего года либо в первый рабочий день следующего года. В СЭД это может производиться автоматически по заранее настроенному алгоритму 1 января каждого года. А архивно-техническую обработку дел, закрытых в делопроизводстве, производят не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года после их закрытия.
Полному оформлению подлежат дела со сроком хранения «свыше 10 лет», «постоянно», а также по личному составу. Остальные подлежат частичному оформлению, которое не подразумевает:
- нумерацию всех листов дела карандашом в правом верхнем углу (если попадаются многостраничные документы, то на каждой их странице);
- оформление листа-заверителя дела и
- внутренней описи документов дела;
- полного оформления титульных листов.
Итак, если дело, в котором есть пропущенные регистрационные номера документов, все-таки подлежит полной архивно-технической обработке, то наличие пропущенного регистрационного номера лучше отразить:
- не только в журнале регистрации (см. цифру 1 в Примерах 1 и 2),
- но и во внутренней описи документов дела: только в итоговой записи (цифра 1 в Примере 4), а в табличной части будут перечислены лишь имеющиеся документы обычным способом.
Тогда сразу будет ясно, что это «техническая» проблема пропущенного порядкового номера, а не более серьезная — утрата документа.
При этом не пытайтесь вписать данную информацию в лист-заверитель — там это сделать просто негде (см. «!» в Примере 3):
- пропущенным номером листа это не является (т.к. здесь указываются ошибки в нумерации карандашом физически присутствующих в деле листов);
- а в табличной части первая графа называется «Особенности… формирования дела», но вторая требует вписать, какого номера листа это касается (чего мы сделать опять же не сможем).
Пример 3. Лист-заверитель дела
Пример 4. Фрагмент внутренней описи документов дела
