Допустимые ошибки в больничном в 2022-2023 годах
Прежде всего отметим, что нижеследующее в статье касается только процедуры оформления больничных листов в бумажном виде. Они оформляются в отношении (ч. 28 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):
- работников, сведения о которых составляют государственную и иную тайну;
- лиц, в отношении которых реализуются меры государственной защиты.
С 2022 года работодатели никак не участвуют в оформлении электронных больничных.
В свою очередь, предприятия должны выполнять много обязанностей в части обеспечения оборота электронных больничных листков. Узнать больше об этом вы можете в экспертном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.
Все ошибки, которые допустит работодатель при заполнении своей части бумажного листка нетрудоспособности, необходимо исправлять, руководствуясь установленными законодательством правилами. Но есть и недочеты, наличие которых не приводит к необходимости корректировать информацию, отраженную в больничном. Например, если в нарушение требований соцстраха данные внесены не печатными буквами, а прописными. Или некоторые цифры или буквы вылезают за пределы ячеек. Главное требование — информация должна легко читаться.
Ознакомиться с примером отражения числовых показателей по расчету пособия в больничном вы можете в специальном материале от экспертов «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.
То же самое относится и к цвету чернил. Согласно п. 76 Условий и порядка оформления больничных, утвержденных приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н (далее — Условия), бланк можно заполнять только черной ручкой или с помощью компьютера. Это объясняется тем, что сам бланк изготовлен с несколькими степенями защиты, в том числе с содержанием синих волокон. При сканировании заполненного бланка защитные волокна и информация, нанесенная синей ручкой, сливаются.
Однако существует судебная практика (применимая и в случае с применением действующего законодательства по аналогии), подтверждающая, что, например, подписание больничного листа чернилами ненадлежащего цвета не является причиной для отказа в оплате по больничному листу (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2014 № А27-8345/2013).
В установленном порядке работнику и работодателю предоставляется доступ к данным по больничному листу.
Что делать, если работодатель испортил больничный
Согласно п. 85 Условий, если сотрудник организации допустил ошибку в заполнении граф бумажного листка нетрудоспособности, недопустимо использовать корректирующие средства. Для исправления ошибки следует зачеркнуть неверные данные и с обратной стороны бланка указать правильную информацию, которую необходимо заверить надписью «исправленному верить», подписью должностного лица и печатью (при наличии).
Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:
Если вы заполнили строку, которая должна оставаться пустой, ошибочную запись зачеркните, а на оборотной стороне больничного листа напишите, например:…
Пример надписи смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Что делать, если в больничном не указаны некоторые данные
Подобный сценарий крайне маловероятен в случае с заполнением электронных больничных — общеобязательных с 2022 года. Все необходимые для расчета пособий сведения так или иначе отражены в базах данных ФСС (с 01.01.2023 — СФР), который предоставляет работодателям и медучреждениям программно-технические средства для работы с электронными больничными.
Вместе с тем при заполнении бумажного бланка могут наблюдаться упущения. В подобных случаях правомерно учитывать нижеследующее.
Отсутствие какой-то информации не всегда служит причиной для переоформления листка нетрудоспособности. Например, согласно информации ФСС «Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (вопрос-ответ)», приведенной на официальном сайте Фонда соцстраха, если в больничном неправильно указано наименование организации или оно вписано не полностью в разделе «Заполняется медорганизацией», это не приводит к выдаче дубликата при условии, что соответствующие сведения корректно приведены в разделе «Заполняется работодателем».
При этом если в больничном вовсе не указано место работы, то на этот счет однозначных разъяснений нет. Работодатель не имеет права заполнять ту часть бланка, которая предназначена для лечебных учреждений. А бланки с пустой графой в разделе для медучреждений о месте работы признаются заполненными с нарушением правил, что подтверждает и судебная практика (например, решение Кисловодского городского суда Ставропольского края от 29.01.2015 по делу № 2-88/2015). Но, с другой стороны, есть судебная практика, подтверждающая и обратную позицию, что неполное заполнение своей части бланка медучреждением не служит причиной для отказа физлицу в социальном пособии (например, апелляционное определение Челябинского областного суда от 12.05.2015 по делу № 11-4532/2015).
Сложившаяся практика говорит о том, что иногда медицинские учреждения оставляют незаполненным наименование работодателя, боясь сделать ошибку, потому как обычно сотрудники называют не название юрлица согласно уставу, а бренд компании или просто ошибаются в организационно-правовой форме своего предприятия. О сложностях оплаты пособий по таким больничным следует рассказать работникам, в отношении которых заполняются бумажные больничные, заранее и сообщить, что если в больничном не указано наименование организации, то предприятие не будет выплачивать по такому документу пособие. Для того чтобы предотвратить такие ситуации, рекомендуется выдавать сотрудникам справки с наименованием предприятия для представления в медучреждения при оформлении больничных.
О том, что делать, если был выдан дубликат, а реквизиты испорченного больничного уже отражены в продолжении листка нетрудоспособности, разъясняется во втором абзаце п. 3 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956. Приведенные там рекомендации не противоречат п. 76 Условий.
Медицинская организация должна снять копию с испорченного листка и на ней сделать отметку с номером нового больничного или оформить справку о выдаче дубликата больничного с указанием реквизитов старого листка нетрудоспособности.
Письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 указывает на недопустимость ситуаций, когда организация отказывается принять у сотрудника больничный лист по причине сомнений в его достоверности или в случае имеющейся ошибки. Соцстрах рекомендует обращаться в свои отделения за получением разъяснений.
Можно проверить корректность оформления электронного больничного на сайте ФСС.
Что делать, если больничный оформлен с ошибкой: в названии неверно указали форму собственности или неправильно указано наименование организации
Как уже отмечалось выше, если ошибку в наименовании организации допустило медицинское учреждение, необходимо руководствоваться следующими правилами:
- Если указанное с ошибкой наименование позволяет идентифицировать настоящего работодателя, такой больничный не считается испорченным.
- Если идентифицировать невозможно, необходимо направить сотрудника за дубликатом больничного в то медицинское учреждение, которое выдало первоначальный документ с ошибкой.
- Если поле «Место работы» медицинским учреждением заполнено не было, необходимо попросить сотрудника обратиться в медучреждение для дооформления больничного листа.
Но если ошибка в наименовании организации в больничном листе допущена работодателем, то необходимо внести исправления по установленным правилам.
Как вносить исправительные записи в больничный (примеры)
Как уже было отмечено выше, запись об исправлении ошибки вносится на обороте листка нетрудоспособности, а сама ошибка аккуратно зачеркивается. В таблице приведены примеры возможных исправлений.
|
Графа |
Ошибочная запись после исправления |
Исправление на обороте, заверяемое записью «Исправленному верить», подписью и печатью (при наличии) |
||||||||||
|
Основное |
V |
Графу «Основное» считать незаполненной. |
||||||||||
|
Регистрационный №
|
В графе «Регистрационный №» читать: 7824125579 |
Заметим, что Условия выдачи и оформления листков нетрудоспособности не устанавливают максимальное количество исправлений, которое работодатель может внести в листок нетрудоспособности на бумажном носителе.
Узнать больше о порядке исправления сведений по больничному вы можете из тематического материала в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.
Как исправить ошибку в электронном больничном
С 07.07.2017 по 31.12.2021 с согласия пациента медучреждения могли оформлять электронные больничные листы. С 2022 года — оформляют всегда. Как мы уже отметили выше, ошибки при его оформлении крайне маловероятны. Работодатель же не участвует в процедуре заполнения электронного больничного.
Не нужно просить работника в обязательном порядке предоставлять сведения о больничном работодателю.
Итоги
Алгоритм исправления ошибок в бумажном больничном листе, который с 2022 года составляется лишь для некоторых категорий работников, различен для медицинского учреждения и организации-работодателя. Работодатель должен вносить исправления в свой раздел бланка, но некоторые ошибки в заполнении больничного листа работодателем, а также небольшие недочеты не нуждаются в правках.
Поступил запрос от ФСС по больничному листу-продолжению. Но номер ЭЛН и период болезни указаны неверно — по данным предыдущего больничного При попытке отправить ответ на запрос по текущему ЭЛН ФСС присылает отрицательный протокол. Что делать, как передать в ФСС сведения по такому больничному?
По больничным-продолжениям могут поступать ошибочные Входящие запросы ФСС:
- С ошибочным номером ЭЛН – в запрос попадает номер предыдущего больничного.
- С ошибочным периодом болезни – в запрос попадает период болезни по предыдущему больничному.
В этом случае отправка Исходящего сообщения о страховом случае ФСС не помогает.
Пока обойти проблему можно только, отправив сведения о пособии по старому формату:
- Создаем Сведения для реестра прямых выплат ФСС
- Создаем и отправляем Реестр прямых выплат ФСС
Общая цепочка действий по пособию в этом случае:
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Оцените публикацию
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка…
Назад к статье
Отчеты, документы, обработки
Назад к статье
Новости и изменения
Назад к статье
Дополнительные материалы
Назад к статье
Топ-вопросов
Сергей Слесарев,
частнопрактикующий юрист, эксперт центра «Общественная дума»
Ежегодно суды рассматривают тысячи споров, связанных с ошибками в листках нетрудоспособности: ошибки в больничных могут вызвать претензии со стороны проверяющих и с работодателя потребуют возместить понесенные на оплату больничного расходы или откажут в зачете страховых взносов. Усиливает напряженность тот факт, что даже малейшая помарка, скажем, «пробитый» день рождения при подшивке больничных, может привести к таким последствиям. Есть ли надежда у организации в подобных случаях отстоять «справедливость» в судах? Что думают суды по поводу ошибок в листках нетрудоспособности и при каких условиях организации не стоит бояться претензий со стороны проверяющих?
Листок нетрудоспособности как подтверждение страхового случая
Нередко больничный воспринимается просто как некий аналог справки о болезни для признания уважительной причины отсутствия на рабочем месте.
И это действительно в определенной степени справедливо, прежде всего с точки зрения трудовых отношений: для работодателя важно лишь то, по какой причине отсутствовал работник, и что у него действительно была объективная причина «прогулять» исполнение трудовых обязанностей.
Но вот с точки зрения системы обязательного социального страхования листок нетрудоспособности гораздо более важный документ.
Когда мы выходим на больничный или в отпуск по уходу за ребенком (декретный), то запускаются «шестеренки» системы обязательного социального страхования.
То, что кажется нам порой просто обычным пособием социальной направленности, на самом деле является страховым покрытием (страховой выплатой) в связи с наступлением страхового случая в рамках договора страхования.
При этом основанием выплаты такого пособия является не сами по себе болезнь, травма или рождение ребенка, а изменение нашего положения вследствие случившегося события.
Об этом, в частности, прямо говорится в ст. 1 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» (далее — Закон об ОСС): обязательное социальное страхование — часть государственной системы социальной защиты населения, спецификой которой является осуществляемое в соответствии с федеральным законом страхование работающих граждан от возможного изменения материального и (или) социального положения, в том числе по независящим от них обстоятельствам.
Среди страховых рисков перечислены (ст. 7 Закона об ОСС):
1) необходимость получения медицинской помощи;
2) утрата застрахованным лицом заработка (выплат, вознаграждений в пользу застрахованного лица) или другого дохода в связи с наступлением страхового случая;
3) дополнительные расходы застрахованного лица или членов его семьи в связи с наступлением страхового случая.
Как видим, задача системы ОСС поддержать прежде всего материальное положение гражданина, помочь ему при потере заработка или необходимости дополнительных травм.
Достижение пенсионного возраста, рождение ребенка, болезнь, травма и т. п. являются лишь страховыми случаями, которые приводят к срабатыванию страхового риска и страховой защиты.
Они «сигнализируют» о наступлении страхового риска (п. 1.1 ст. 7 Закона об ОСС, ст. 9 Закона РФ от 27.11.1992 № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации»).
Конечно, вы можете, прочитав это, сказать: к чему эта лекция про систему ОСС и причем здесь ошибки в больничном и претензии проверяющих?
Дело в том, что листок нетрудоспособности — это не просто «справка о болезни», а документ, подтверждающий наступление страхового случая и «срабатывания» страхового риска.
Некий аналог кнопки «Пуск» для системы ОСС, и если эта кнопка дефектная, то и возникают вопросы о правильности ее срабатывания.
И в случае возникновения споров суды будут смотреть на то, действительно ли «кнопка» была «рабочей» и сработала правильно; а организация, к которой предъявлены претензии должна готовиться предоставить доказательства наступления условий для «срабатывания» страховой защиты.
Обратимся для иллюстрации к судебной практике и заодно составим небольшой перечень претензий ФСС к больничным и реакции судов на них.
Претензия 1. Потеряли листок нетрудоспособности
Потеря листка нетрудоспособности может случится по разным причинам: от кражи документов до халатности сотрудников и случайной порчи листков.
В такой ситуации ФСС считает произведенные выплаты по больничному необоснованными, якобы из-за неподтверждения факта нетрудоспособности. Но суды смотрят на утрату больничных по-иному.
Так, АО потеряло листки нетрудоспособности по 10 работникам, из-за чего ФСС принял решение об непринятии к зачету расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
АО оспорило решение в суде, и все три инстанции поддержали общество, указав, что сам по себе факт непредставления листков нетрудоспособности в связи с их утратой страхователем не является достаточным основанием для отказа в принятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения при наличии иных документов, подтверждающих обоснованность соответствующих выплат.
Основанием для назначения и выплаты страхового обеспечения, в частности, пособия по беременности и родам или по временной нетрудоспособности, застрахованному лицу является наступление документально подтвержденного страхового случая (ст. ст. 8, 12 Закона об ОСС). По смыслу названных норм, а также ст. ст. 3, 2.3, 4.1, 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» условиями, необходимыми для возмещения страхователю расходов по обязательному социальному страхованию, являются:
- наличие между страхователем и застрахованным лицом трудовых отношений;
- документальное подтверждение наступления страхового случая и выплаты пособия застрахованному лицу, исчисление и уплата страховых взносов.
Общество обращалось в медицинские учреждения с просьбой подтвердить выдачу листков нетрудоспособности своим работникам, а также о выдаче их дубликатов. А в подтверждение обоснованности произведенных выплат АО предоставило Фонду в ходе проводимой проверки:
- расчетную ведомость за спорный год;
- приказы о приеме работников на работу;
- расчеты пособий по временной нетрудоспособности на каждого работника;
- расчетные листки и иные документы, подтверждающие выплату пособий работникам.;
- ответы медицинских учреждений, в которых содержатся сведения о выданных листка нетрудоспособности с указанием серией и номеров листков, фамилиях, именах и отчествах работников и периодах их нетрудоспособности. Также лечебным учреждением предоставлены копии корешков листков.
Содержащаяся в представленных документах информация позволяет установить наличие трудовых отношений между страхователем и застрахованными лицами, факт наступления страховых случаев, периоды временной нетрудоспособности застрахованных лиц и несение страхователем соответствующих расходов.
При этом суд округа подчеркнул, что действующим законодательством не предусмотрена повторная выдача листков нетрудоспособности взамен утраченных, потому утрата больничных не повод для «наказания» работодателя.
В случае утраты таких листков правомерность произведенных расходов может быть подтверждена иными документами, включая письма лечебных учреждений, которые в совокупности содержащихся в них сведений подтверждают, что утраченные листки нетрудоспособности действительно выдавались застрахованным лицам и предъявлялись к оплате страхователю. (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.06.2018 № Ф07-5149/2018 по делу № А21-9220/2017).
Аналогичную позицию суд округа привел и в другом деле, в котором колледж потерял листки нетрудоспособности за 2016 год: сама по себе утрата — не повод для принятия решений об отказе к зачету и доначислении страховых взносов, пени, штрафов.
Наступление страховых случаев и выдача листков нетрудоспособности подтверждена медицинскими организациями по запросу суда первой инстанции (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.05.2020 № Ф07-2705/2020 по делу № А13-4806/2019).
Схожие выводы встречаются и в другом деле: во время проверки ООО не смогло предоставить оригиналы листков нетрудоспособности по одному из работников, из-за чего ФСС не принял к зачету соответствующие расходы.
Суд отклонил доводы Фонда, поскольку факт наступления страховых случаев ФСС не опроверг, а отсутствие оригиналов листков нетрудоспособности само по себе не является основанием для принятия спорного решения (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.08.2019 № Ф02-2281/2019 по делу № А19-20870/2018).
Как видим из примеров, для снятия претензий проверяющих достаточно доказательств наличия трудовых отношений и факта наступления временной нетрудоспособности.
Последний подтверждается любыми доказательствам, полученными от медицинской организаций, например, в порядке запроса.
Запрос пишется в свободной форме, в нем указывается: причина запроса (утрата листков нетрудоспособности и необходимость подтвердить наступление страхового случая для выплаты пособия по временной нетрудоспособности) и какая информация нужна (номер, серия, дата выдачи листка нетрудоспособности, ФИО работников, периоды нетрудоспособности), адрес, куда требуется направить ответ.
Рекомендуется при этом для снижения риска отказа по мотиву сохранения «медтайны» избегать формулировок с просьбой подтвердить факт обращения за медпомощью или получения медпомощи, а лишь просить подтвердить выдачу листка нетрудоспособности.
Если медорганизация по какой-либо причине откажется сделать это, то копии переписки прикладываются к пакету документов для проверяющих. Также можно попросить работников самих получить аналогичные справки в медорганизации.
В случае судебного разбирательства можно ходатайствовать перед судом о направлении судебного запроса в медорганизацию.
Ходатайство формулируется или в тексте самого заявления об оспаривании соответствующего решения проверяющих или в форме отдельного документа. В любом случае прикладываются запрос и «отказной» ответ медорганизации. (ч. 4 ст. 66 АПК РФ).
Претензия 2. Ошибки в оформлении и продлении листка нетрудоспособности
Неверное продление листка нетрудоспособности.
Так, например, медицинские организации оформили листки нетрудоспособности на дополнительные дни отпуска по беременностям и родам как первичные, а не как «продление», из-за этого ФСС отказался принимать к зачету выплаченные ПАО пособия работникам.
Между тем, как указали суды, действовавший на момент оформления порядок оформления листков нетрудоспособности не определяет, как должен быть оформлен больничный лист на дополнительные дни — как первичный или как продолжение, и не устанавливает, что выдаваемый на дополнительные 16 дней листок обязательно должен быть продолжением основного декретного больничного.
Президиум ВАС РФ в Постановлении от 11.12.2012 № 10605/12 отметил, что работодатель не вправе контролировать правильность оформления больничного листа и соблюдение порядка его выдачи. Поэтому ФСС не может отказать работодателю в зачете (возмещении) суммы пособия, если в больничном листе есть такие нарушения.
Фонд в подобных случаях вправе потребовать возмещения расходов на выплату пособия от медицинского учреждения, неверно оформившего листок (п. 6 ч. 1 ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ). (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 25.06.2020 № Ф05-7340/2020 по делу № А40-158982/2019).
В другом деле работнице продлили больничный лист, но, вопреки правилам оформления листков нетрудоспособности, первый «закрыли», а второй выдали как продолжение первого.
ФСС посчитал, что в этом случае выплата пособия по временной нетрудоспособности была необоснованной и потребовал от общества возместить понесенные ФСС расходы на выплату пособия, так как выплата пособия произведена в рамках пилотного проекта напрямую Фондом. Общество оспорило решение в суде.
Суд пришел к выводу, что недостатки, допущенные лечебным учреждением при оформлении листка нетрудоспособности, не могут служить основанием для возмещения расходов, излишне понесенных ФСС заявителем.
Доказательств выдачи лечебными учреждениями листков нетрудоспособности в отсутствие медицинских показаний учреждением не представлено.
Ссылка учреждения на то, что медицинская организация выдала неправильно оформленный листок нетрудоспособности, где раздел «заполняется врачом медицинской организации» оформлен с применением печатающих устройств, а спорные записи о номере «листка нетрудоспособности продолжении», записи в строке «Иное» код «31» и строке «выдан листок нетрудоспособности (продолжение)» внесены чернилами черного цвета гелевой (или капиллярной) ручкой, не свидетельствует о недостоверности сведений, представленных страхователем; доводы Фонда о том, что листок нетрудоспособности был испорчен заявителем, основаны на предположениях, документально не подтверждены и не опровергнуты.
Для признания необоснованным произведенной выплаты требуется, чтобы Фонд установил обстоятельства, свидетельствующие о направленности действий страхователя на незаконное получение денежных средств из ФСС, но таких доказательств суду не предоставлено (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.11.2018 № Ф04-4525/2018 по делу № А45-2304/2018, Определением Верховного Суда РФ от 27.02.2019 № 304-ЭС19-275 было отказано в передаче дела для пересмотра).
Неверные даты в больничном или ошибки в датах.
Так, медорганизация допустила ошибку в части внесения в больничный период нетрудоспособности: двумя строками вместо одной и указания всех периодов продления вместо начальной и конечной дат периода нетрудоспособности.
И опять ФСС отказал в зачете взносов. Суд признал позицию Фонда необоснованной: сами по себе ошибки в оформлении дубликата листка не являются безусловным основанием для признания наступившей нетрудоспособности нестраховым случаем, исключающим выплату страхового обеспечения.
В силу п. 6 ч. 1 ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ Фонд наделен правом предъявлять иски непосредственно к медицинским организациям о возмещении суммы расходов на страховое обеспечение по необоснованно выданным или неправильно оформленным листкам нетрудоспособности, т. е. негативные последствия несоблюдения медицинскими учреждениями требований действующего законодательства возлагаются непосредственно на них, а не на страхователя, который не наделен правом контроля правильности оформления и соблюдения порядка выдачи листков нетрудоспособности медицинскими организациями.
Поскольку Фонд не оспорил факт нетрудоспособности и не доказал направленность действий учреждения как страхователя на создание искусственной ситуации для получения средств Фонда, его решение незаконно (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10.08.2017 № Ф08-5574/2017 по делу № А63-8397/2016).
Причем суды в данном деле сослались также на позицию ВАС РФ о том, что именно медорганизация несет риски за нарушение правил оформления и выдачи листков нетрудоспособности, например, в случае отсутствия у нее лицензии на осуществление медицинской деятельности (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.12.2012 № 10605/12 по делу № А33-11561/2011).
Придерживается такой же позиции об ответственности медорганизаций и ВС РФ (см. например, Определение Верховного Суда РФ от 13.02.2018 № 306-КГ17-22369 по делу № А12-3283/2017).
В другом споре работники медорганизации неверно заполнили реквизиты листков в части дат окончания периода нетрудоспособности, в частности, в одном из листков дата выдачи не соответствовала дате выписки после стационарного лечения, в другом — ошибочно заполнена строка «приступить к работе…» и т. п.
Все это послужило основанием для отказа ФСС в принятии к зачету произведенных расходов.
Однако суд признал, что у ФСС отсутствовали правовые основания для принятия такого решения, так как нарушения требований, предъявляемых к порядку заполнения листков нетрудоспособности, допущены непосредственно медицинскими учреждениями, а сами факты нетрудоспособности лицами, участвующими в деле, не оспариваются.
Отказ Фонда в принятии к зачету расходов по выплате страхового обеспечения не изменяет правовой природы выплаченных пособий, поскольку ошибки в оформлении документов не могут являться безусловной причиной признания наступившей нетрудоспособности нестраховым случаем, то есть не обязывающим выплатить страховое обеспечение.
Такие ошибки фактически не влекут отказа в выплате пособия по временной нетрудоспособности (Определение Верховного Суда РФ от 16.12.2014 № 309-КГ14-2606). (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 28.01.2019 № Ф08-11199/2018 по делу № А63-5252/2018).0-36992/2019).
Аналогичный вывод содержится и в иных спорах:
- медорганизация неверно указала дату закрытия больничного: сам по себе факт оформления листков нетрудоспособности с нарушением Порядка № 624н, при наличии условий для получения гражданином пособий по временной нетрудоспособности, не является основанием для отказа в принятии к зачету этих расходов (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.08.2020 № Ф09-4818/20 по делу № А50-36992/2019);
- в продолжении листка нетрудоспособности работниками медучреждения неверно указана дата начала периода нетрудоспособности. Суд пояснил, что не любое нарушение порядка выдачи листков временной нетрудоспособности свидетельствует о незаконности произведения выплат по социальному страхованию.
Фонд не оспорил факт наступления страхового случая и не предоставил доказательства недостоверности спорного листка нетрудоспособности (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 20.02.2019 № Ф02-81/2019 по делу
№ А19-11796/2018).
Отсутствует печать/штамп медорганизации.
Например, пособие по временной нетрудоспособности назначили на основании листка нетрудоспособности без печатей медицинской организации.
Суды установили, что допущенное обществом нарушение является устранимым и не свидетельствует о незаконности начисления и выплаты пособий, обстоятельства наступления страхового случая в отношении работников Фондом не оспариваются.
Наступление страховых случаев, период нетрудоспособности застрахованных лиц, несение страхователем соответствующих расходов являются подтвержденными.
При этом суд возложил на ФСС обязанность по уплате госпошлины, и отклонил довод об освобождении Фонда от этого, так как ООО обратилось к Фонду с заявлением, приложив необходимые документы, в котором просило пересмотреть решение Фонда.
Между тем Фондом данное заявление по существу не рассмотрено, обществу о порядке последующих действий после получения необходимых документов ничего не сообщено. Таким образом, Фонд имел возможность разрешить сложившуюся ситуацию во внесудебном порядке, однако мер в ответ на действия общества не предпринял, на поданное заявление не ответил.
Законодательством не предусмотрено освобождение государственных и муниципальных органов от возмещения судебных расходов в случае, если решение принято не в их пользу (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 04.10.2018 № Ф02-4308/2018 по делу № А19-22723/2017).
Исправления «замазкой».
Так, в листке нетрудоспособности допустили такую ошибку: на затертую «замазкой» запись в поле «страховой стаж» внесена новая запись, вместо положенного зачеркивания и внесения на оборотной стороне листка нетрудоспособности верной записи.
Из-за этого ФСС потребовал от института (работодатель) возместить излишне понесенные расходы на выплату «больничного».
Между тем, как указали суды, доказательств выдачи лечебным учреждением листка нетрудоспособности в отсутствие медицинских показаний Фондом не представлено.
Фонд не оспаривает факт болезни работника и обоснованность выдачи больничного листа.
Целевой характер расходования средств Фонда не нарушен.
Нарушение страхователем порядка заполнения в поле «страховой стаж» листка нетрудоспособности не свидетельствует об отсутствии оснований для выплаты пособия по временной нетрудоспособности застрахованному лицу (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 26.09.2018 № Ф06-37202/2018 по делу № А06-10422/2017).
За последние годы тема начисления пособий и оформления листка нетрудоспособности не теряет своей актуальности. Как это было раньше: работник заболел, обратился в поликлинику, врач оформил листок нетрудоспособности (больничный лист), работник (если не забыл, не потерял) предоставил бюллетень в отдел кадров или бухгалтерию работодателя, получил пособие. Теперь же работнику достаточно только обратиться в поликлинику и по выздоровлению получить пособие.
Оформление документов, подтверждающих факт болезни, происходит по электронному документообороту между социальным фондом России и работодателем.
Согласно трудовому законодательству (ст. 183 ТК), при временной нетрудоспособности работодатель обязан выплатить работнику пособие по временной нетрудоспособности.
По закону от 29.12.2006 № 255-ФЗ (ред. от 07.10.2022) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности…» пособие за первые 3 дня больничного оплачивает работодатель, остальные дни платит СФР.
С 1 января 2021 года все регионы перешли на систему прямых выплат, т.е. теперь СФР оплачивает пособие «напрямую» работнику. Работодатель же оплачивает только первые 3 дня болезни.
Пособие рассчитывается на основании листка нетрудоспособности. С 1 января 2022 года действуют только электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН).
Этот документ не имеет печатной формы и направляется в организацию по ТКС. Ранее направлял ФСС, с 2023 года – СФР.
Первичный листок нетрудоспособности оформляется максимум на 15 дней (приказ Минздрава от 23.11.2021 N 1089н (ред. от 13.12.2022) «Об утверждении Условий и порядка формирования листков нетрудоспособности…»). Если работник не выздоровел, больничный продляется, но только по решению врачебной комиссии.
При продлении больничного в организацию поступят два и более ЭЛН. Бухгалтер определяет какие дни оплачивает организация: 3 первых дня по каждому листку или только по первому. Это зависит от того, один ли это страховой случай или разные.
Работник мог заболеть и не выздороветь за 15 дней, врач оформил еще один больничный, который является продолжением первого. Получается один страховой случай.
В первом листке будет галочка «Первичный», во втором «Продолжение». Работодатель оплачивает первые 3 дня первичного больничного. Остальные дни оплачивает СФР.
Другой случай: работник заболел, врач оформил первичный больничный, через некоторое время работник травмировался, врач оформляет второй больничный, по другому страховому случаю.
И в первом листке и во втором будет галочка «Первичный». В этой ситуации работодатель оплачивает первые 3 дня по каждому страховому случаю, т.е. по каждому больничному листку.
Подведем итог: если сформированы электронные больничные листы, в одном из которых заполнено поле «первичный», а в последующих в поле «продолжение листка №» указан номер предыдущего больничного, весь период нетрудоспособности признается одним страховым случаем (письмо ФСС от 18.08.2004 № 02-18/11-5676).
В таком случае за первые три дня нетрудоспособности работодатель назначает и выплачивает пособие за счет собственных средств только по первичному больничному, связанному с заболеванием работника или бытовой травмой.
За остальной период, начиная с четвертого дня, это делает территориальный орган СФР за счет бюджета Фонда.
Причем обратите внимание, что номера первичного больничного и продолжения больничного будут разные, это корректная ситуация. Главное, чтобы внутри продолжения больничного был указан номер первичного, тогда это как раз и свидетельствует о том, что в вашем случае открыт не новый больничный, а идет продолжение предыдущего больничного листа.
Хочется отметить, что стоит попросить сотрудников уведомлять вас о начале своего больничного. Так вы сможете избежать перерасчета ошибочно начисленной зарплаты за дни больничного.
В программе 1С: ЗУП ред. 3.1 есть специальный документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», который остановит начисление зарплаты на дни отсутствия работника, в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 придется временно ввести документ «Отпуск без сохранения зарплаты» или вручную отредактировать дни и сумму заработка в документе «Начисление заработной платы».
Учет и отражение больничного в программах 1С
Рассмотрим, как в 2023 году учесть и отразить в программах 1С продление больничного листа.
Так же вызывает интерес ситуация, если по работнику поступил запрос из фонда с отметкой «продолжает болеть», т.е. будет продление больничного.
Приведем условный пример: работник Иванов И.И. заболел в декабре 2022 года. По ТКС пришло два запроса (ЭЛН) в 2023 году.
Сначала необходимо зарегистрировать/начислить больничный.
В 1С: Бухгалтерии предприятия зайдите в раздел «Зарплата и кадры» – «Все начисления» и создайте новый документ «Больничный лист».
В 1С: ЗУП ред. 3.1 больничные листы находятся в разделе «Зарплата».
Для автоматического заполнения необходимо внести номер больничного и нажать кнопку «Получить из ФСС».
Другой способ создания больничного в 1С: Бухгалтерии – на основании входящего запроса ФСС, который также находится в разделе «Зарплата и кадры»:
При использовании того или иного способа документ «Больничный лист» заполнится автоматически:
Обратите внимание, что указан статус 31 «Продолжает болеть», т.е. первичный больничный закрыт, его необходимо начислить и оплатить, но планируется выдача следующего больничного.
1С рассчитает пособие за первые три дня больничного, при условии, что в программе есть информация о заработной плате работника за прошлые годы:
Второй больничный (следующий запрос фонда) по тому же страховому случаю можно оформить способами, описанными ранее, а можно по кнопке «Создать на основании» из первичного ЭЛН.
Больничный начислен с нулевой суммой, это верно, т.к. его полностью оплачивает СФР.
Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах
Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».
Работодатель в течение 3 рабочих дней, с даты получения информации о закрытии ЭЛН, по запросу фонда, должен отправить «ответ на запрос». Это делается для назначения и выплаты части пособия, которую рассчитывает и оплачивает СФР.
Сделать это можно двумя вариантами:
-
1 способ – по кнопке «Создать на основании» сформировать «Ответ на запрос ФСС для расчета пособий» прямо из самого больничного листа.
-
2 способ – в разделе «Зарплата и кадры» сформировать документ «Ответ на запросы ФСС для расчета пособий».
Бухгалтеры оценили удобство работы с ЭЛН.
Исключается «элемент неожиданности», когда работник приносит бюллетень спустя 2-3 месяца после выхода с больничного, и бухгалтеру приходиться исправлять начисления и отчетность.
Теперь бухгалтерия всегда на связи с фондом. В программах 1С в документе «Больничный лист» удобно расположена информация о запросах и ответах:
Но учитывая все удобства взаимодействия с СФР по ТКС, не стоит забывать о штрафных санкциях в случае отсутствия ответа на запрос фонда.
Законом № 255-ФЗ предусмотрен штраф в размере 5 000 рублей, за несвоевременное представление сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия.
Содержание страницы
- Ошибки в больничном листе: допустимы или нет
- Основные правила заполнения листков по временной нетрудоспособности
- Какие ошибки допустимы в больничном листе
- Наиболее распространенные ошибки в больничных
- Исправление ошибок в больничном листе: правила и требования
- Ошибки в оформлении больничного со стороны медицинского персонала
- Ошибки в оформлении больничного листка, допущенные работодателем
Больничный лист – это не просто бюллетень, свидетельствующий о болезни сотрудника, это документ, имеющий важное финансовое значение. Именно поэтому к его содержанию и оформлению предъявляются особые требования. Их несоблюдение может повлечь за собой такое неприятное последствие, как отказ в принятии листка нетрудоспособности Фондом социального страхования. Особенно много вопросов у специалистов вызывает наличие в больничном листке ошибок, помарок и исправлений.
Ошибки в больничном листе: допустимы или нет
Бумага все стерпит – это не про оформление официальных документов. Любой отчетный документ подразумевает строго определенное заполнение. То же самое касается и листка по временной нетрудоспособности, или проще говоря, больничного листа. Любые исправления и помарки могут сделать его недействительным, вследствие чего сотрудники ФСС откажут в выплате соответствующего пособия.
Важно! В случае некорректного заполнения листка по временной нетрудоспособности может пострадать не только сотрудник, но и работодатель: законом для него предусмотрена административная ответственность.
Следует помнить, что в оформлении больничного есть ошибки, которые считаются малозначительными и, напротив, те, что являются серьезными нарушениями.
Основные правила заполнения листков по временной нетрудоспособности
Для того, чтобы оформленный бланк больничного листа не вызывал нареканий со стороны специалистов ФСС, следует придерживаться некоторых норм: В частности, он должен быть написан:
- заглавными печатными буквами на русском языке;
- черной гелевой, капиллярной или перьевой ручкой;
- с крайней левой ячейки;
- с соблюдением границ ячеек.
Какие ошибки допустимы в больничном листе
Заполнить больничный лист не так, как требуется, могут две категории людей – врач, заполняющий верхнюю часть, и работодатель, на чьей совести – заполнение другой части документа. Юристы и чиновники ФСС предусмотрели для каждой из этих категорий свои варианты исправления недочетов.
Люди – не роботы. Видимо, из понимания данного факта, фонд социально страхования разработал список неточностей, которые вполне допустимы в листках по нетрудоспособности. В частности, специалисты ФСС не будут придираться, если:
- в пустых ячейках отсутствуют прочерки;
- между инициалами врача есть лишние пробелы;
- символы касаются границ ячеек;
- некоторые части слов написаны прописью;
- без четкой последовательности указан адрес больницы или поликлиники;
- печать попала на поля для информации;
- присутствуют кавычки в названии работодателя;
- помарки небольшие, вроде лишних точек, запятых или галочек.
Какие-либо другие ошибки являются уже более серьезными и служат основанием для отказа в приеме специалистами ФСС и требуют выдачи соответствующего дубликата.
Внимание! Если больничный лист был сложен в несколько раз или, вместо черной гелевой ручки заполнялся синей шариковой – это не может быть основанием для его непринятия.
К сведению: допущение в больничном бюллетене двух и более несущественных ошибок или помарок влечет за собой признание его недействительным. Поэтому при заполнении этого документа стоит быть предельно внимательным.
Наиболее распространенные ошибки в больничных
Как показывает практика, существует целый ряд ошибок, которые при заполнении листков по временной нетрудоспособности встречаются особенно часто. К ним относятся:
- нечеткая печать организации;
- неправильное наименование организации;
- названия организации и печать не совпадают;
- не указана специализация лечащего врача;
- использование не арабских, а римских цифр в оформлении;
- отсутствие подписи врача или представителей врачебной комиссии;
- в листке присутствуют лишние сведения;
- неверно указан код заболевания или даты нахождения на больничном.
Все эти и некоторые другие ошибки являются, что называется, критичными и неизменно ведут к выдаче дубликата.
Важно! Не нужно искать в больничном листке подробный диагноз — его там нет. Вместо этого в бюллетене ставится определенный код, например: 01 – заболевание, 02 – травма и т.д. Точно также в некоторых случаях медицинские организации имеют право не указывать свой профиль (в частности, центры по профилактике и борьбе со СПИДом наркологические, психиатрические больницы и т.п.)
К сведению! Для уточнения значимости допущенной ошибки можно обратиться в региональный ФСС. Это позволит своевременно решить проблемы по неточному заполнению листка по временной нетрудоспособности и избежать возможных судебных разбирательств.
Исправление ошибок в больничном листе: правила и требования
Заполнить больничный лист не так, как требуется, могут две категории людей – врач, заполняющий верхнюю часть, и работодатель, на чьей совести – заполнение другой части документа. Юристы и чиновники ФСС предусмотрели для каждой из этих категорий свои варианты исправления недочетов.
Если какая-либо оплошность в заполнении больничного бланка все же допущена, существует строго определенный порядок по ее корректировке.
- Первым делом надо черной гелевой ручкой аккуратно, ровной непрерывной линией зачеркнуть исправленную запись.
Важно! Если неправильно записана целая строка, то на обратной стороне нужно написать о том, что эта строка недействительна; - Далее следует внести правильные сведения на специально отведенных полях с обратной стороны листа;
- «Исправленному верить» — эта резолюция должна сопровождать каждую исправленную запись. Подкреплять ее необходимо подписью ответственного сотрудника и печатью организации.
В качестве лица, отвечающего за исправления может выступать:
- генеральный директор или директор предприятия;
- главный бухгалтер;
- специалист кадрового отдела;
- любое другое уполномоченное лицо, в обязанность которого входит оформление больничных бюллетеней.
Если больничный лист выдается сотруднику, который работает на индивидуального предпринимателя, то печать можно ставить только при ее наличии. Если печать у ИП отсутствует, что законом вполне допустимо, то никаких дополнительных пометок делать не нужно.
Можно ли исправлять помарки или ошибки в больничном листе с помощью корректора?
Ни в коем случае. Против этого прямо возражает п. 65 Приказа № 624н. Такой больничный могут не принять в качестве основания по списанию расходов ревизоры из ФСС. Чтобы не пришлось доказывать его действительность через суд, лучше прямо придерживаться установленного порядка внесения исправлений.
Можно ли исправлять исправление?
Случается, что при исправлении собственной ошибки работник отдела кадров или бухгалтерии пишет правильный вариант не там, где требуется по закону – на оборотной стороне листка, а рядом с погрешностью. Такое исправление не будет засчитано, это также нарушение. Если такое случилось, нужно исправить неправильное «исправление». На оборотной стороне листка следует написать то, что было должно, сопроводив припиской: «Исправленному верить», подписью и печатью.
ВНИМАНИЕ! Если неверный формат исправления не слишком закрывает информационное поле, не мешает чтению всех необходимых записей, ФСС может счесть это техническим недочетом и не слишком придираться. Но «исправить исправление» будет надежнее.
К сведению: в последние годы наблюдается тенденция к смягчению требований, предъявляемых ФСС к оформлению больничных листов. Мелкие недочеты не являются непременным условием к его переоформлению, главное, чтобы текст был читабельным и понятным.
Ошибки в оформлении больничного со стороны медицинского персонала
Иногда ошибки в заполнении больничных листов допускают работники больниц, поликлиник и медицинских центров. В этом случае, исправлять их не имеют права ни работодатели, ни другие сотрудники лечебных учреждений. Определить степень важности ошибки могут только специалисты Фонда социального страхования. Если они сочтут данное нарушение значительным, то вернут документ в организацию. После этого, работник, которому принадлежит листок по нетрудоспособности, может обратиться к медикам за выдачей дубликата.
Важно! Дубликат – единственный способ исправить ошибку, которую допустил при оформлении больничного листка врач. Предыдущий экземпляр документа должен быть аннулирован.
Важно, чтобы дубликат был запрошен и выдан своевременно. В случае возникновения споров судей или ревизоров может смутить длительный период между первоначальной выдачей больничного листа и его заменой.
Внимание! Прежде чем приступать к внесению необходимых сведений в листок нетрудоспособности сотрудника, работодатель должен убедиться в том, что записи, сделанные лечащим врачом, верны.
Ошибки в оформлении больничного листка, допущенные работодателем
Поскольку в больничных бланках есть часть заполняемая представителями медицинских учреждений, и засть, оформляемая работодателями, то неудивительно, что есть и ошибки, которые допускаются последними.
Чаще всего это бывают неаккуратно внесенные данные, препятствующие их чтению машинным методом. Именно поэтому следует строго придерживаться следующих правил.
- Писать печатные буквы исключительно в границах ячеек;
- Начинать записи только с крайней левой ячейки и оставлять между словами по одной пустой ячейке;
- В случаях, когда запись очень длинная, ее сокращение возможно, но лишь таким образом, чтобы не терялся смысл написанного.
Если произошла ошибка в расчете пособия, то это может служить основанием для отказа в принятии больничного листка ФСС, о чем представители фонда вынесут соответствующее решение.
В качестве итога ко всему вышесказанному можно сделать вывод о том, что тщательное соблюдение правил и норм по заполнению больных листков способно предупредить возникновение таких неприятных последствий как отказ в выплате компенсации за время проведенное на больничном сотруднику и вынесение административного наказания работодателю. Именно поэтому на всех этапах заполнения больничных бюллетеней, ответственным лицам следует быть особенно скрупулезными и внимательными.