Ошибка в начислении зарплаты работнику

Что делать, если работнику неправильно рассчитали заработную плату? Порядок действий зависит от того, в чью пользу была ошибка и когда ее обнаружили. Обо всем по порядку в нашей статье.

Если сотруднику по ошибке недоплатили зарплату

Работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы (ст. 21 ТК РФ). В свою очередь, работодатель обязан (ст. 22 ТК РФ):

• обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности;
• выплачивать в полном размере причитающуюся работникам зарплату в сроки, установленные в соответствии с ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.

При выявлении недоплаты необходимо составить докладную записку на имя руководителя и бухгалтерскую справку, на основании которой следует произвести начисление недоплаченной суммы и выплатить ее работнику.

За задержку зарплаты работнику полагается компенсация в соответствии со статьей 236 Трудового кодекса РФ в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Рассчитайте компенсацию от недоплаченной суммы, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день, когда доплатили работнику недостающую сумму (включительно). Удерживать НДФЛ с этой компенсации не нужно (письмо Минфина от 28.02.2017 № 03-04-05/11096).

Если сотруднику переплатили

Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в статье 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Еще один важный момент: удержание излишне выплаченных сумм необходимо производить только с письменного согласия работающего.

Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

1. Для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты.
2. Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного работнику в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях.
3. Для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое.
4. При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Соблюдаем сроки для возмещения (удержания переплаты)

После установления причин переплаты необходимо вспомнить о сроках, в течение которых можно удержать с работника излишне выплаченные суммы.

Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ).

Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или истек месячный срок, то работодатель теряет право на удержание этих сумм. Это можно сделать только через суд.

Сотрудник может вернуть деньги и по доброй воле. Чаще всего так и происходит, ведь мало кто захочет портить отношения с работодателем. Если сотрудник захочет вернуть переплату, он может внести лишнее в кассу или дать согласие на удержание из зарплаты.

В случае отказа сотрудника вернуть переплату списать ее придется за счет чистой прибыли.

Можно ли удержать все сразу?

Да, если долг укладывается в 20% от зарплаты сотрудника, из которой делают удержание. Больше 20% удерживать нельзя – такое ограничение устанавливает статья 138 НК РФ. Если переплата больше, придется удерживать ее частями.

Что если работник уже уволился?

Если по закону у компании есть право требовать переплату с работника, можно попросить уволенного добровольно вернуть деньги или обратиться в суд, если он не согласен. Во всех остальных случаях остается надеяться лишь на добрую волю сотрудника или смириться с потерей денег.

Налоговые последствия ошибок в зарплате

Они возникают, если ошибку обнаружили и исправили за пределами отчетного периода по налогам и страховым взносам.

Если ошибка привела к недоплате налога, нужно пересчитать и уплатить налог за соответствующий период, посчитать и уплатить пени, сдать уточненную налоговую декларацию.

Если ошибка привела к переплате налога, можно не сдавать «уточненки», а скорректировать налоговую базу текущего периода. То же самое касается и страховых взносов. Недоплаченные взносы нужно перечислить в бюджет вместе с пенями и сдать уточненный расчет по страховым взносам и форму 4-ФСС.

Когда отразить исправление ошибки в бухгалтерском учете

Все зависит от того, когда обнаружили ошибку:

• Ситуация 1. Отчетный год еще не закончился
  Исправьте ошибку в месяце ее обнаружения.
• Ситуация 2. Отчетный год закончился, но отчет еще не утвердили
  Внесите исправления декабрем отчетного года.
• Ситуация 3. Год закончился, и отчетность уже сдали
  Исправьте ошибку текущим годом.
  Подтверждение: ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности».

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Счетные и технические ошибки бухгалтера

Законодательство не раскрывает понятия счетной ошибки, но на практике под ним понимается арифметическая ошибка при начислении заработной платы, возникающая при неправильном сложении, вычитании, умножении или делении показателей. Роструд поддержал такое толкование в своем письме 01.10.2012 № 1286-6-1, и оно устоялось в бухгалтерской среде.

Техническая ошибка при выплате заработной платы не связана с арифметикой. Сюда относят ситуации, когда бухгалтер:

• повторно выдал зарплату за один и тот же период;
• не учел отпускные и рассчитал оплату за месяц в полном объеме;
• не применил вычет на ребенка;
• не удержал алименты;
• некорректно ввел исходные данные в программу и т. д.

Бухгалтеру важно понимать, какую ошибку он допустил, чтобы спрогнозировать дальнейшие действия по ее исправлению и шансы на возврат денег.

Можно ли исправить счетную и техническую ошибку

Ошибки бухгалтера всегда приводят к неправильному начислению. Работник получает или меньше, или больше, чем требовалось выдать. В первом случае ситуация поправима: всего лишь нужно доплатить. А во втором все не так просто. Если бухгалтер по ошибке переплатила зарплату, то предстоит вернуть излишне выплаченные деньги работодателю. Но положительный исход возврата зависит от типа ошибки.

В ст. 137 ТК РФ указано, что удерживать из зарплаты персонала разрешается только суммы, выплаченные в результате счетных (арифметических) ошибок. Это значит, что бухгалтер вправе (по решению директора и при согласии сотрудника) удерживать долг с зарплаты, учитывая ограничения ст. 138 ТК РФ, — не больше 20% от каждой выплаты. Возмещение долга будет длиться несколько месяцев, если с одного или двух раз не удается взыскать ущерб в полном объеме.

Но что делать, если ошибка была технической? К сожалению, удержание излишне выплаченной заработной платы в таком случае запрещено. Единственный выход — уговорить сотрудника, чтобы он добровольно отдал деньги. И если он откажется, то взыскать деньги не получится даже в суде. В судебной практике есть реальная история, когда работодатель судился с работником из-за излишне выплаченных денег, но проиграл дело.

История из жизни. При увольнении сотрудника бухгалтер дважды перечислил ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Обнаружив нарушение, деньги попросили вернуть, но уволенный отказался. Организация такой поступок расценила как нанесение ущерба и подала иск на бывшего сотрудника, чтобы возместить его.

Суд первой инстанции сразу отказал. Он сослался ст. 137 ТК РФ, которая позволяет вернуть деньги исключительно из-за нарушения арифметического характера. А задвоение компенсации нельзя считать таким, оно явно техническое.

Работодатель с выводом не согласился и подал апелляцию. Вторая инстанция его поддержала. Казалось логичным, что работодатель переплатил зарплату и требует вернуть деньги. Решение первого суда признали недействительным, якобы оно было основано на неверном истолковании законодательства.

Но когда ситуацию рассматривал Верховный Суд, то коллегия полностью поддержала суд первой инстанции, потому что оно было полностью правомерным. Удовлетворительное решение, вынесенное после апелляции, отменили, а первое вступило в силу (определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).

При технической ошибке подавать в суд бесполезно. Потому что вернуть излишне выплаченную зарплату, вероятнее всего, не получиться. Судьи смотрят на положения ст. 137 ТК РФ, которая исключает возможность удержания лишней суммы после технической ошибки, произошедшей без вины работника.

Что делать бухгалтеру, если переплатили зарплату

Для взыскания излишне выплаченных денег работодатель вправе принять решение об удержании не позднее месяца со дня перечисления неправильной выплаты и только в том случае, если сам работник не против этого и не оспаривает размеры удержания. Если он не согласен, то работодатель вправе обратиться в суд с иском к сотруднику о взыскании ущерба.

В связи с этим бухгалтерия просит у работника согласие или заявление на возврат излишне выплаченной заработной платы, на основе которого составят приказ о последующем удержании. Впрочем, писать заявление не обязательно. Допускается одобрить решение прямо в приказе, путем написания соответствующей фразы, например, «с основанием и размером удержания согласен».

Приказ об удержании излишне выплаченной зарплаты оформляется в свободной форме и может выглядеть так.

После подписания приказа у бухгалтера появится законная возможность удерживать указанные суммы из выплат работника. В бухгалтерском учете он сделает такие проводки возврата излишне выплаченной заработной платы.

Если работодатель подавал иск и получил отказ, сумму излишка придется списать на прочие расходы: Дт 91.2 Кт 70.

Первоначально на сумму начисленной зарплаты (с излишком) бухгалтер начислял НДФЛ и страховые взносы. Если работник возвращает излишек (путем добровольного удержания или по суду), то приходится пересчитывать и их. И, как следствие, корректировать 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам и 4-ФСС.

Как доплатить невыданную часть зарплаты

Когда бухгалтер недоплатил зарплату, то ему предстоит доначислить остаток не только самой зарплаты, но и компенсации за каждый день задержки. В соответствии со ст. 236 ТК РФ, при нарушении работодателем срока выплаты работнику полагается денежная компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки от невыплаченных сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня.

Компенсация = 1/150 ключевой ставки × количество дней просрочки × недоплаченная сумма.

Рассмотрим на примере:

Бухгалтер неправильно рассчитал отпускные и недоплатил работнику 3000 руб. Срок оплаты отпускных — не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ), но ошибку обнаружили на 5-й день. Задержка составила 2 дня. Ключевая ставка — 8%. Поскольку срок нарушен, работодателю придется выплатить компенсацию за каждый день в размере: 8/150 × 2 дня × 3000 = 32 руб.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Но облагается страховыми взносами, потому что в списке необлагаемых сумм, приведенном в ст. 422 НК РФ, такой компенсации нет.

Проводки при доначислении недостающей суммы к зарплате работника:

Как и в случае переплаты, при доначислении бухгалтеру приходится корректировать налоговую и страховую отчетность.