Ошибка в начислении зарплаты переплата - ErrorsMaster.ru - большая энциклопедия ошибок и их решений

Когда может возникнуть переплата

Сначала надо разобраться в причинах ошибки, от этого зависит дальнейший алгоритм действий бухгалтера. В ст. 137 ТК РФ перечислены ситуации, в которых работодатель наделяется правом удерживать излишне выплаченные средства:

работнику выдали аванс, но по факту он его не отработал;
возмещение средств, выданных в качестве аванса по командировке при несвоевременном возврате остатка неиспользованных денег;
взыскание за неотработанные дни отпуска, в связи с увольнением сотрудника до окончания года, в счет которого он уже получил отпуск (за некоторыми исключениями);
удержание переплаты, возникшей из-за счетной ошибки (ошибка в арифметических действиях);
переплата образовалась в связи с невыполнением норм труда по вине сотрудника или вследствие неправомерных действий работника, что доказано в судебном порядке или признано комиссией по трудовым спорам.

Переплатили зарплату – что делать

При обнаружении переплаты по заработной плате работодатель может простить ее либо договориться с сотрудником о добровольном возврате средств или удержании из зарплаты либо о зачете переплаты при следующей выплате. В случае отказа работника взыскание денег возможно только через суд. Если переплата возникла по одной из причин, оговоренных в ст. 137 ТК РФ, например, в результате счетной ошибки, наниматель должен следовать следующему алгоритму действий:

создается комиссия, которая своим актом фиксирует ошибку и причину ее возникновения (арифметическая ошибка);
работник письменно уведомляется о переплате и сроках ее возврата;
в месячный срок издается приказ об удержании излишне выплаченных средств, но только при согласии на это сотрудника, выраженном письменно (Письмо Роструда № 3044-6-0);
производятся удержания в размере, не превышающем 20% от каждой выплаты зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Образец акта об обнаружении счетной ошибки

Посмотреть

Скачать

Переплатили зарплату сотруднику — что делать при пропуске месячного срока для принятия решения об удержании? В этой ситуации работодатель может взыскать деньги только через суд. Судебное решение понадобится и в тех случаях, когда работник не согласен на возврат или удержание средств. Если причина, в результате которой образовалась переплата, не соответствует перечню из ст. 137 ТК РФ, возмещение денежных средств возможно только при добровольном возврате денег работником.

Что делать, если работник отказывается возвращать переплату добровольно, читайте в системе КонсультантПлюс — для этого подключите бесплатный пробный доступ по ссылке (доступ действует 2 дня и автоматически не продляется)

Когда переплатили зарплату, что делать бухгалтеру и работодателю, если ошибка допущена по вине расчетчика:

о выявленной ошибке докладывают руководителю (например, подав докладную записку);
работнику, получившему лишние деньги, предлагается добровольно вернуть переплату;
при согласии работника издается приказ и производится удержание, при отказе работодатель может обратиться за возвратом в суд (но суд может оказаться на стороне работника);
работодатель может возместить ущерб в порядке, регламентированном ст. 248 ТК РФ, за счет виновного лица, например — бухгалтера, допустившего при расчете техническую ошибку или неверно определившего расчетный период для исчисления суммы выплаты.

Приказ об удержании из заработной платы

Посмотреть

Скачать

В ситуациях, когда бухгалтерия переплатила зарплату и сотрудник согласен на возврат денег в полной сумме, сумма переплаты может быть не только удержана, но и зачтена при следующей выплате. Зачет переплаты осуществляется по письменному заявлению сотрудника.

Например, работодатель выплатил аванс, а позже выяснилось, что работник по факту не отработал полученные средства, так как ушел на больничный или оформил отпуск за свой счет. В такой ситуации возникает переплата, которую может обнулить, если при начислении зарплаты за следующий месяц произвести выплату за минусом излишне выплаченной суммы.

Переплатили зарплату уволенному сотруднику – что делать

При выявлении переплат уволенному работнику работодатель, как и в случае с продолжающим трудиться сотрудником, составляет акт об излишне выплаченных суммах, но произвести удержание из зарплаты при этом будет уже невозможно, т.к. трудовой договор расторгнут.

В ситуации когда работнику переплатили зарплату, при увольнении и получении расчета это не было учтено и выяснилось уже позднее, бывшим работодателем оформляется уведомление с предложением о добровольном возмещении средств бывшим сотрудником. Если физическое лицо с этим не согласно и возвращать переплату отказывается, вопрос переходит в стадию судебного урегулирования. Основанием для составления искового заявления работодателем служит ст. 1102 ГК РФ, в соответствии с которой суммы неосновательного обогащения должны быть возвращены (при условии, что присутствует счетная ошибка или недобросовестность со стороны бывшего работника – п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Переплатили зарплату – что делать с НДФЛ и страхвзносами

При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.

Если сумма переплаты уже была отражена в отчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:

в корректировке указываются уменьшенные суммы дохода и исчисленного НДФЛ;
удержанный налог отражается с учетом суммы, удержанной с возвращенной зарплаты, т.е. по НДФЛ образуется переплата.

Если переплатили налоги по зарплате, что делать налоговому агенту-работодателю — излишне удержанный и перечисленный в бюджет налог по письменному заявлению налогового агента можно вернуть или зачесть в счет следующих платежей (ст. 78, 231 НК РФ).

Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и 4-ФСС. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.

Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.

Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки

Для отражения в учете излишне выплаченных средств в пользу наемного персонала начисления сторнируются. Сумма долга за работником относится на счет 73 (по дебету), при удержании составляется проводка Дт 70 – Кт 73. Если бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно — что делать, рассмотрим на примерах.

Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной зарплатой, рассказывает КонсультантПлюс в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Пример 1

Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.

В учете будет составлен следующий комплекс проводок:

Дт 20 – Кт 70 – 18 000 руб. – начислен доход в виде отпускных;
Дт 70 – Кт 68 – 2340 руб. – начислен подоходный налог (НДФЛ);
Дт 20 – Кт 69 – 5400 руб. – начислены страховые взносы;
Дт 70 – Кт 51 – 15 660 руб. – отпускные переведены на банковскую карту сотрудника;
Дт 68 – Кт 51 – 2340 руб. – уплачен НДФЛ;
Дт. 69 – Кт 51 – 5400 руб. – страхвзносы уплачены;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
Дт 51 – Кт 70 – 15 660 руб. – на счет работодателя работником возвращены излишне полученные отпускные.

Пример 2

Условия прежние – переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:

Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. — сторнированы начисления страхвзносов;
Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным в сумме переплаты;
Дт 51 – Кт 73 – 15 660 руб. – деньги возвращены работником по судебному решению на счет компании.

Пример 3

Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:

Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия в сумме переплаты;
Дт 70 – Кт 73 – 15 660 руб. – после поражения в суде работодатель снимает претензию на возврат средств;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнируются начисленные отпускные;
Дт 91 – Кт 70 – 18 000 руб. – сумма отпускных списана на прочие расходы.

Пример 4

За январь работнику начислили зарплату в сумме 27 000 руб., удержан НДФЛ 3510 руб. Позднее обнаружилось, что при начислении была допущена арифметическая ошибка — за январь зарплата сотрудника должна была составить 22 000 руб., что на 5000 руб. меньше начисленной. За февраль начислена зарплата — 22 000 руб., удержан подоходный налог 2860 руб. Работник согласен на удержание переплаты.

Проводки в учете будут следующими:

Дт 20 – Кт 70 – 27 000 руб. – начислена зарплата за январь;
Дт 70 – Кт 68 – 3510 руб. – удержан налог из январской зарплаты;
Дт 70 – Кт 51 – 23 490 руб. – выплачена зарплата за январь;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 5000 руб. – сумма переплаты из-за счетной ошибки;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 650 руб. – излишне удержанный налог с суммы переплаты;
Дт 73 – Кт 70 – 4350 руб. (5000-650) – излишне перечисленная работнику сумма зарплаты;
Дт 20 – Кт 70 – 22 000 руб. – начислена зарплата за февраль;
Дт 70 – Кт 68 – 2860 руб. – удержан налог с февральских начислений;
Дт 70 – Кт 73 – 3828 руб. ((22000-2860) х 20%) – переплата удержана частично с соблюдением ограничения в 20% от месячного заработка;
Дт 70 – Кт 51 – 15 312 руб. (22000-2860-3828) – выплата зарплаты за февраль.

Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4350 – 3828) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за март.

Специализация: Гражданское право — работа с недвижимостью. договорная работа, наследственное право, банкротство.

Окончила в 2005 г. Тверской государственный университет, юридический факультет, специальность-юриспруденция.

Юрист в сфере недвижимости:составление договоров, регистрация в Росреестре прав и сделок,оформление наследственных прав,
сопровождение сделок с недвижимым имуществом,судебный опыт по делам,связанным с признанием прав на недвижимость.
Имеется опыт работы помощником арбитражного управляющего.

Источник

Иногда работник может получить больше, чем причитается, а работодатель эти деньги захочет вернуть. Трудовое законодательство, пусть и достаточно гуманное, в этой ситуации далеко не всегда на стороне работников. С другой стороны — работодатель может ошибиться и в другую сторону — выплатить меньше. Разбираемся как исправить ошибки в расчетах по заработной плате в учете и отчетности.

Статья 137 ТК РФ. Читайте до конца

Традиционно это выглядит так: на просьбу вернуть излишне выплаченное сотрудник ссылается на Трудовой кодекс, ведь там сказано, что:

«Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана…»

Но любой документ стоит дочитать до конца. Тот же пункт 4 статьи 137 ТК РФ предусматривает как минимум три случая, когда излишне выплаченная зарплата все-таки может быть взыскана:

если переплата произошла вследствие счетной ошибки;
если работник виноват в невыполнении установленных норм труда или простое (ст. ст. 155, 157 ТК РФ), и этот факт признан комиссией по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (КТС);
переплата возникла в связи с неправомерными действиями работника (при условии, что это установлено судебным актом).

Если есть основания для возврата излишне выплаченной зарплаты, то можно предложить работнику вернуть лишнее добровольно. Если сотрудник отказался, то из 100% законных методов остаются лишь обращение в КТС и суд.

Как вернуть излишне выплаченное

Счетная ошибка — это всегда арифметическая ошибка, т. е. та, что допущена при расчетах. Например, надо было сложить, а произошло умножение. Не считаются счетными ошибками:

опечатки в платежках;
двойная выплата заработной платы;
неправильное применение закона (см. разъяснение Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1).

Сознательный работник вправе вернуть переплату наличными в кассу, или согласиться на удержание. У работодателя есть месяц, чтобы удержать переплату у работника (при условии, что сотрудник его не оспаривает).

Действовать можно следующим образом: издать приказ об удержании из зарплаты, в котором работник обозначит свое согласие как с основанием, так и с суммами удержания. Формулировка может быть следующей:

«В связи с допущенной счетной ошибкой при расчете заработной платы за август 2021 г. и на основании частей 2 и 3 статьи 137 ТК РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Удержать из заработной платы М. А. Ивановой за сентябрь 2021 г. излишне выплаченную сумму в 5 500 (пять тысяч пятьсот) руб.»

Виза сотрудника:

«С приказом ознакомлена, с основанием и суммой удержания согласна, М. А. Иванова».

Собственноручная подпись обязательна.

Аналогичный порядок действий применим и тогда, когда переплата произошла в других, установленных законом, случаях (доказанная вина работника в невыполнении норм труда, простое и т.п.). И при этих обстоятельствах необходимо согласие работника с основаниями и размерами удержания. Следует помнить о том, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может быть более 20% (ст. 138 ТК РФ).

Если же трудящийся не спешит соглашаться или уже уволился, то для возврата переплаты имеет смысл сразу обращаться в суд.

Пересчет НДФЛ и страховых взносов при переплате заработной платы

Излишне начисленная и выплаченная зарплата включается в базу по НДФЛ и по страховым взносам. Уменьшить суммы, подлежащие уплате в счет налога и взносов, допустимо лишь при удержании переплаты или возврате (добровольном или по судебному решению) (ст. 210, 421 НК РФ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев…»).

Если удержание или возврат имели место с первого квартала 2021 г., то в ИФНС представляется уточненный расчет 6-НДФЛ по форме, действующей с 1 января 2021 года, который подается:

за период начисления излишка;
за последующие периоды того же года, за которые уже были представлены расчеты.

Корректируя сведения за налоговый период (год), следует включить в 6-НДФЛ также справку о доходах и суммах НДФЛ.

Если оформляется корректировка за 2020 г., то следует использовать форму расчета, по которой сведения подавались первоначально. Перерасчет зарплаты подлежит отражению в расчете по страховым взносам того отчетного периода, к которому относится ошибка. Уточненные расчеты по страховым взносам подаются в налоговый орган, по взносам на травматизм — в ФСС РФ.

Налог на прибыль. Как исправить ошибку

Если ошибка обнаружена и исправлена до того, как излишне начисленные суммы были учтены при исчислении налога на прибыль, то, определяя налоговую базу отчетного (налогового) периода, достаточно включить в расходы на оплату труда уже исправленные, уточненные суммы.

Исправленные суммы страховых взносов и взносов на травматизм включаются в прочие расходы.

В противном случае — если излишек уже учтен при расчете налога на прибыль, — придется пересчитать налоговую базу за тот период, в котором учтен этот излишек, уплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию.

Если сотруднику недоплатили

Мы обсуждали ситуацию, когда сотруднику переплатили заработную плату, ведь именно такая ситуация вызывает множество споров и разногласий, как по самому факту переплаты (действительно ли работодатель совершил ошибку при расчете и выплате), так и по суммам удержания.

Но, когда дело касается недоплаты, то тут все однозначно: сотруднику недополученную зарплату надо доплатить, да еще и с компенсацией за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Расчет компенсации

Компенсация рассчитывается так. Сначала считаем, сколько дней составляет просрочка (отсчет начинается со дня, следующего за днем, в который должна была быть выплачена зарплата по графику, и включает день погашения долга). Затем умножаем между собой три показателя:

1/150 ключевой ставки * дни просрочки * сумма недоплаченной заработной платы

Пример: зарплата в организации выплачивается 10 числа. Но в августе 2021 года бухгалтер одному из работников случайно не перевела зарплату (не отправила платежку в банк) и перечислила ее только 13 августа. Сумма зарплаты — 18 000 рублей, количество дней просрочки — 3 дня (с 11 по 13 августа включительно).

Ключевая ставка рефинансирования — 5,5%.

Считаем компенсацию:

5,50/150 % * 3 * 18 000 = 19,80 руб.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ как в пределах установленных норм (т. е. в пределах 1/150 ставки рефинансирования), так и в случаях, когда работодатель установил повышенный размер компенсации и зафиксировал этот факт в трудовом или коллективном договоре.

Компенсация облагается страховыми взносами, т. к. в списке необлагаемых выплат она не указана (ст. 422 НК РФ).

Корректировка отчетов в связи с недоплатой

Из-за недоплаты придется внести корректировки в отчеты прошлых периодов. Это необходимо сделать, если зарплата, например, не была выплачена во втором квартале, а все отчеты по нему уже сданы.

Изменения нужно внести в отчет 6-НДФЛ. В форме, действующей с 2021 года, нужно обновить следующие данные:

строку 110 — сумму начисленного дохода;
строку 112 — сумму дохода, начисленную в рамках трудовых договоров;
строку 140 — сумму исчисленного налога.

Удержан налог будет в период фактической выплаты, поэтому в строке с суммой удержанного НДФЛ налог с суммы недоплаты не показываем.

Также необходимо откорректировать расчет по страховым взносам. Там изменения коснутся множества разделов, т. к. придется пересчитать не только сумму начислений, но и все виды взносов — по пенсионному, социальному, медицинскому страхованию и итоговые значения.

Также необходимо внести изменения в расчет 4-ФСС (по взносам на страхование от несчастных случаев).

Перед тем, как подавать уточненные отчеты, рекомендуем доплатить взносы и пени по ним.

Как исправить ошибки в бухгалтерском учете

Вряд ли можно предположить (если только речь не идет о преступном умысле), что суммы излишне выплаченной зарплаты существенны. Поэтому такую ошибку в учете, скорее всего, можно считать несущественной.

Компенсация облагается страховыми взносами, т. к. в списке необлагаемых выплат она не указана (ст. 422 НК РФ).

Корректировка отчетов в связи с недоплатой

Изменения нужно внести в отчет 6-НДФЛ. В форме, действующей с 2021 года, нужно обновить следующие данные:

строку 110 — сумму начисленного дохода;
строку 112 — сумму дохода, начисленную в рамках трудовых договоров;
строку 140 — сумму исчисленного налога.

Также необходимо внести изменения в расчет 4-ФСС (по взносам на страхование от несчастных случаев).

Перед тем, как подавать уточненные отчеты, рекомендуем доплатить взносы и пени по ним.

Как исправить ошибки в бухгалтерском учете

Напомним, что критерии существенности организация должна указать в своей учетной политике и обосновать.

Несущественные ошибки текущего года исправляются просто — нужно сделать необходимые проводки — например, сторнировать зарплату рабочему основного производства проводкой:

Д 20 К 70 — сторно

Исправление делается в месяце обнаружения ошибки (п. 5 ПБУ 22/2010).

Ошибка, выявленная уже после того, как год закончился, но до подписания директором баланса, исправляется датой — 31 декабря отчетного года (п. 6 ПБУ 22/2010).

Если же ошибка обнаружена уже после того, как бухгалтерская отчетность подписана, то она исправляется текущим периодом (п. 14 ПБУ 22/2010).

В этом случае также важно — повлияла ошибка на финансовый результат отчетного года или нет.

Если повлияла — делается запись по принципу — проводка, обратная некорректной в корреспондирующая с 91-м счетом «Прочие доходы и расходы». Т.е. если была излишне начислена зарплата (используя предыдущий пример, проводка начисления зарплаты — Д 20 К 70), то обратная проводка выглядит так:

Д 70 К 91

Смысл в том, что ранее сумма зарплаты была включена в расходы. А раз она начислена излишне, то включать ее в расходы было нельзя — восстанавливаем справедливость, отражая ее в прочих доходах.

Отметим, что сумму с 70 счета логичнее перенести на 73 — прочие расчеты с работниками, т.к. она не является оплатой труда:

Д 73 К 70

При возврате денег сотрудником делаем проводку:

Д 50 (51) К 73

Если ошибка не повлияла на финрезультат — еще проще. Достаточно отсторнировать неверную проводку и сделать верную.

В случае с излишне начисленной зарплатой просто сторнируем необходимую сумму:

Д 20 К 70 — сторно

Напомним, что малые предприятия, не подлежащие обязательному аудиту, вправе все ошибки исправлять, как несущественные — при условии, что это правило закреплено в учетной политике (п. п. 9, 14 ПБУ 22/2010).

Примеры из судебной практики

Решения, вынесенные не в пользу работника:

Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 14.09.2016 № 33-7457/2016.

Суд взыскал излишне выплаченную заработную плату, которую сотрудница, уволенная за прогул, сама себе «начисляла» непосредственно перед подписанием ведомостей электронной подписью и отправкой их в банк.

Суд счел доказанными факты:

нарушения сотрудницей должностных обязанностей;
необоснованного начисления себе самой завышенной зарплаты.

Это основание для взыскания излишне выплаченной зарплаты, предусмотренные ст. 137 ТК РФ (последний абзац).

Апелляционное определение Мосгорсуда от 16.07.2020 № 33-19647/2020.

Суд отклонил довод работницы о том, что работодатель неправомерно удержал средства из ее зарплаты. В период временной нетрудоспособности зарплата ей не начислялась, т. е. фактически удержания из зарплаты, на которые она жаловалась, не производились.

Учет выплаченных сумм заработка в период нетрудоспособности, вопреки доводам истца, является перерасчетом, а не удержанием, как это определено статьей 137 ТК РФ. Действующее законодательство не предусматривает возможности выплаты работнику за один и тот же период заработной платы и пособия по временной нетрудоспособности. Трудовые права не нарушены.

Решение в пользу сотрудников

Определение Мособлсуда от 12.10.2010 № 33-19764.

Суд отказал в удовлетворении иска о взыскании суммы переплаты заработной платы, указав на то, что излишне выплаченная работнику заработная плата не может быть взыскана в связи с неправильным применением работниками бухгалтерии положения о начислении заработной платы.

Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 22.04.2021 № 88-5505/2021, 2-153/2020.

Суд решил, что не может быть признана счетной ошибкой допущенная работодателем излишняя выплата ответчику заработной платы в связи со случившемся сбоем учетной программы.

Курс «Кадровый учет и делопроизводство»

Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!

Источник

Добавить в «Нужное»

Счетная ошибка при начислении заработной платы

Как быть, если при расчете заработной платы была допущена ошибка? Особенно остро вопрос стоит, если переплатили зарплату. Что делать? Как удержать излишне выплаченную зарплату? Расскажем об этом в нашей консультации.

Что такое счетная ошибка

Трудовое законодательство не содержит определения счетной ошибки. В то же время Роструд на эту тему высказывался следующим образом (Письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1): счетная ошибка при начислении заработной платы – это арифметическая ошибка, т. е. ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов.

Это значит, что при вводе исходных корректных данных были неверно рассчитаны те или иные показатели заработной платы из-за технической ошибки или человеческого фактора.

Но возможны и другие причины ошибок. К примеру, предоставление работнику вычетов по НДФЛ в большем размере или неучет отпуска работника за свой счет приведет к тому, что начисленная заработная плата за месяц окажется больше, чем должна была быть по правилам. Или работодатель повторно перечислил заработную плату за один и тот же месяц (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17). Такие ошибки счетными не являются, т.к. возникли они не в результате неверного сложения, умножения или иного арифметического действия.

Разграничение счетной ошибки и ошибки, которая счетной не признается, важно с точки зрения взыскания излишне выплаченных сумм. Ведь вопрос с недоплатой работнику решается одинаково – недостающую сумму ему нужно выплатить в любом случае. А как произвести удержание излишне выплаченной заработной платы?

Переплатили зарплату: что делать при счетной ошибке

Если при выплате заработной платы была допущена счетная ошибка, излишне выплаченные средства можно удержать (абз. 4 ч.2 ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель может принять при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержаний, а с момента совершения счетной ошибки прошло не более 1 месяца (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Это значит, что от работника нужно получить письменное согласие на удержание в произвольной форме и после этого издать приказ об удержании.

Согласие работника может выражаться и в виде подписания им приказа об удержании, где будет указано, что с приказом он ознакомлен и с удержанием согласен. В таком случае отдельное согласие на удержание с работника не требуется.

Надо помнить, что размер такого удержания не может превышать 20% от выплаты работнику после удержания из нее НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).

При этом если работник не согласен с самим фактом удержания или с суммой, которую он должен вернуть, работодатель может обратиться в суд (ст. 248 ТК РФ).

Если ошибка не является счетной

Если заработная плата была выплачена излишне не в связи со счетной ошибкой и в этой излишней выплате нет вины работника, взыскать эту сумму с работника нельзя даже через суд (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Если, конечно, работник сам не согласится добровольно вернуть работодателю лишнее.

Источник

Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы.

Если работнику переплатили заработную плату, порядок возврата переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишне выплаченную зарплату можно удержать из выплат сотруднику, в других – переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность – может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку – в нашей статье.

Когда переплату можно удержать

Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка.

Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:

излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки бухгалтера.

Важно

Под счетной ошибкой понимается именно арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17);

сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое. При этом вина работника должна быть доказана. То есть, установлена комиссией по трудовым спорам или судом;
ошибка в расчете зарплаты вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. К примеру, если работник подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ. Эти обстоятельства также должны быть подтверждены судом.

Дополнительно отметим, что статья 137 ТК РФ предусматривает также случаи взыскания и других сумм, которые формально зарплатой не являются. Так, произвести удержания из зарплаты сотрудника можно для погашения его задолженности перед работодателем:

по неотработанному авансу, выданному в счет зарплаты;
по неизрасходованному авансу, выданному на командировку или в связи с переводом на работу в другую местность;
для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
по отпускным, выплаченным за неотработанные дни отпуска (при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск).

Когда переплату удержать нельзя

В случаях, не предусмотренных статьей 137 ТК РФ, удержать переплату без согласия работника нельзя. Так, не получится взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если, например:

переплата возникла из-за технической ошибки (сбоя в компьютерной программе). Такой вывод следует из определения Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17;
работнику ошибочно выплатили зарплату за один и тот же месяц дважды. К примеру – один раз перечислили на карту, а другой – выдали из кассы.

В подобных случаях возместить переплату работник может только по собственному желанию. То есть, работодатель вправе предложить сотруднику вернуть излишне полученные деньги добровольно. При этом целесообразно попросить работника оформить свое согласие письменно. Если же сотрудник отказывается возместить переплату, организация может обратиться в суд. Доказательствами в суде в этом случае могут быть:

справки от ИТ-специалистов, свидетельствующие о том, что сбой компьютерной программы действительно имел место;
справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена на карту;
ведомость (расходный кассовый ордер) получения зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).

В 85% случаев неправильный расчет зарплаты происходит из-за счетных ошибок бухгалтеров или технических сбоев. Чтобы избежать проблем, передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice. Мы внедрили ряд контрольных процедур, поэтому ошибки в расчете и перечислении зарплаты практически исключены. И даже если ошибемся, компенсируем ущерб за свой счет – это предусмотрено договором на обслуживание.

Сроки удержания

Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой порядок предусмотрен статьей 137 ТК РФ.

Какие документы оформить

Обнаружив переплату, бухгалтер может составить докладную записку на имя руководителя. Например, так:

Затем руководитель организации издает приказ о взыскании излишне выплаченной зарплаты (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В случае, если для удержания переплаты требуется согласие работника, лучше также оформить его письменно, в произвольной форме. Самый удобный вариант – если сотрудник поставит свою подпись на приказе. Например, так:

Как рассчитать сумму удержаний

Размер взысканий переплаты по заработной плате ограничен. При каждой выплате зарплаты (то есть ежемесячно) с работника можно удержать не более 20%. Это установлено статьей 138 ТК РФ.

Пример 1

При расчете зарплаты сотрудника за май 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за май была выдана 1 июня 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 июня. Согласно приказу руководителя, удержания из зарплаты решено производить, начиная с зарплаты за июнь.

Ежемесячный оклад работника составляет 27 000 руб. Вычеты по НДФЛ ему не положены.
Сумма НДФЛ с оклада составила:
27 000 руб. Х 13% = 3510 руб.
Максимальная сумма, которую можно удерживать ежемесячно, составляет:
(27 000 руб. – 3510 руб.) × 20% = 4698 руб.
Сумма зарплаты, которую излишне выплатили сотруднику за май, равна:
11 000 руб. – (11 000 руб. Х 13%) = 9570 руб.
Таким образом, зарплата работника за июнь, которую он должен получить за вычетом удержаний, составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за июль «на руки» составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за август, за минусом удержаний, равна:
27 000 руб. – 3510 руб. – (9570 руб. – 4698 руб. – 4698 руб.) = 23 316 руб.

Пересчет налогов и взносов

Необходимость пересчета налогов и взносов зависит от того, по какой причине переплатили заработную плату.

Переплата заработной платы произошла в результате ошибочных действий бухгалтерии в прошлых отчетных (налоговых, расчетных) периодах

В этом случае придется скорректировать налоговую базу по:

НДФЛ;
взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
налогу на прибыль

В результате исправления ошибки возникнет переплата по НДФЛ за прошлые периоды – ведь зарплата была излишне выплачена. Соответственно, НДФЛ – излишне удержан. Значит, нужно будет подать уточненные расчеты по форме 6-НДФЛ. Кроме того, если ошибка была совершена в прошлом году, придется сдать в налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ – на того сотрудника, которому переплатили зарплату. Такой вывод следует из положений пункта 6 статьи 81 НК РФ.

По взносам на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование переплата возникнет, если зарплата в прошлом отчетном или расчетном периоде была излишне начислена. Соответственно – была завышена облагаемая база по взносам. Ее придется корректировать, и в этом случае нужно будет подать в инспекцию уточненный расчет взносов (ЕРСВ). Такой вывод следует из Письма ФНС России от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@.

При расчете налога на прибыль начисленную зарплату и суммы взносов включают в состав расходов. Значит, излишние начисления увеличивают сумму затрат. Соответственно – уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Поэтому по налогу на прибыль в данном случае возникнет недоимка, и в инспекцию нужно будет сдать уточненную декларацию. Основание – пункт 1 статьи 81 НК РФ.

Пример 2

При расчете зарплаты сотрудника за июнь 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за июнь была выдана 1 июля 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 августа.
Бухгалтер пересчитал налоги и взносы с суммы излишне выплаченной зарплаты.
Так, за июнь были излишне начислены:

пенсионные взносы – 2420 руб. (11 000 руб. Х 22%);
взносы на социальное страхование – 319 руб. (11 000 руб. Х 2,9%);
взносы на медицинское страхование – 561 руб. (11 000 руб. Х 5,1%);
взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 22 руб. (11 000 руб. Х 0,2%).

Также был излишне удержан НДФЛ в сумме 1430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Бухгалтер сдал в налоговую инспекцию уточненный ЕРСВ и уточненную форму 6-НДФЛ за первое полугодие 2019 года.
В составе расходов по налогу на прибыль были ошибочно учтены суммы зарплаты и взносов. «Излишние» затраты составили:
11 000 руб. + 2420 руб. + 319 руб. + 561 руб. + 22 руб. = 14 322 руб.
В результате образовалась недоимка по налогу на прибыль за первое полугодие.
Сумма недоимки равна:
14 322 руб. Х 20% = 2864 руб.
Бухгалтер сдал уточненную декларацию по налогу на прибыль за первое полугодие 2019 года, перечислил в бюджет недоимку (2864 руб.) и пени за каждый день просрочки платежа.

Излишняя выплата зарплаты не связана с ошибками бухгалтерии

Это возможно, если переплата произошла:

из-за того, что сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое (что установлено комиссией по трудовым спорам или судом);
в результате неправомерных действий сотрудника (например, он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ). Это подтверждено судом.

В подобных случаях пересчитывать налоги (взносы) и подавать «уточненки» не нужно. Ведь здесь не идет речи об исправлении ошибок прошлых периодов. Взыскание излишне выплаченной зарплаты – это удержания по инициативе администрации, которые она произвела в положенное время (после комиссии или суда). Значит, такие удержания участвуют в расчете налогов и взносов текущего, а не прошлых периодов.

***

Избежать сложностей, связанных с перерасчетом налогов и взносов, подачей «уточнёнок», вполне возможно, если передать расчёт зарплаты на аутсорсинг.

Мы автоматизировали все рутинные операции, благодаря чему удалось практически исключить риск совершения ошибки при расчете заработной платы.

Кроме того, точность работы каждого нашего специалиста гарантирована многоуровневой системой контроля. Но даже если случится форс-мажор – при расчете зарплаты будет допущена ошибка – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

Источник

Иногда работодатель по той или иной причине перечисляет сотруднику больше денег, чем полагается. Рассмотрим, в каких случаях возможно вернуть переплату по зарплате и как это сделать.

Когда работодатель может вернуть переплату по зарплате

Статья 137 ТК РФ определяет ситуации, когда работодатель имеет право удержать у сотрудника переплату по зарплате.

Переплата по зарплате возникла в результате счетной ошибки. Данное понятие в ТК РФ не расшифровано. В письме Роструда от 01.10.2012 № 1286‑6‑1 сказано, что счетная ошибка — это ошибка, допущенная при арифметических подсчетах. Такую же позицию занимает и Верховный Суд РФ (определение от 20.01.2012 № 59-В11-17).

Если бухгалтер неправильно применил при расчете зарплаты нормы ТК РФ, НК РФ или внутренних документов компании, например — положения о премировании, то это уже не будет счетной ошибкой. Поэтому в подобных ситуациях вернуть переплату по зарплате, скорее всего, не получится.

Отдельная ситуация — переплата по зарплате из-за сбоев в расчетной программе. Здесь судебная практика складывается неоднозначно.

Например, Верховный суд республики Саха (Якутия) решил, что программный сбой — это техническая, а не счетная ошибка, и переплату по зарплате возвращать не нужно (определение от 27.03.2013 № 33-709/2013).

А Хабаровский краевой суд, напротив, принял решение, что выплата лишней зарплаты из-за компьютерного сбоя относится к счетным ошибкам и переплату по зарплате следует вернуть (определение от 28.11.2016 N 33-8775/2016).

Работник по своей вине не выполнил установленные нормы труда или допустил простой. Вина работника в этом случае должна быть подтверждена органом по рассмотрению трудовых споров.

Работник получил излишнюю зарплату из-за своих неправомерных действий. Например, он предоставил работодателю подложный документ, дающий право на вычеты по НДФЛ. Факт нарушения в этом случае должен подтвердить суд.

Работник уволился вскоре после отпуска, взятого «авансом», т.е. за еще не отработанное время. Удерживать переплату по отпускным нельзя, если сотрудник увольняется по основаниям, не связанным с его желанием или виновными действиями:

ликвидация работодателя;
сокращение численности;
увольнение руководителя, заместителя или главбуха при смене собственника;
призыв на военную службу;
восстановление другого работника, ранее занимавшего эту должность, по решению трудовой инспекции или суда;
признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности по медицинским показаниям;
отказ работника от перевода на другую работу по медицинским показаниям, либо отсутствие такой работы у работодателя;
смерть работника или работодателя — физического лица;
чрезвычайные обстоятельства, подтвержденные решением Правительства РФ или региональных властей.

Как вернуть переплату по зарплате

Работодатель, который обнаружил переплату по зарплате, должен составить акт и письменно уведомить сотрудника об этом факте, предложив вернуть деньги в определенный срок.

Далее возможны несколько вариантов.

Сотрудник добровольно возвращает деньги в установленный срок. Тогда никаких проблем не возникает.

Сотрудник согласен на то, чтобы переплату удерживали из его зарплаты. По мнению Роструда, работодатель должен получить это согласие также в письменном виде (письмо от 09.08.2007 № 3044-6-0). Получить согласие сотрудника и издать приказ об удержании следует в течение месяца после истечения срока для добровольного возврата. Удерживать в общем случае можно не более 20% с каждой выплаты.

Сотрудник оспаривает основание для переплаты или её сумму. В этом случае работодателю остается только обратиться в суд. Здесь возникает вопрос по сроку исковой давности. В статье 392 ТК РФ сказано, что работодатель может подать иск о возмещении ущерба, нанесенного сотрудником, в течение года после его обнаружения.

Однако переплату по зарплате во многих случаях нельзя считать ущербом, возникшим по вине сотрудника. Например, если работодатель сам ошибся при начислении зарплаты, то работник здесь точно ни при чем. Тогда излишнюю выплату зарплаты можно считать неосновательным обогащением сотрудника и применить к ситуации общий срок исковой давности — 3 года.

Но, чтобы избежать проблем, работодателю все-таки лучше подать иск в течение года после обнаружения переплаты.

Суд отказал работодателю, но установлено, что переплата возникла по причине ошибки бухгалтера. В этом случае работодатель может взыскать переплату по зарплате с того специалиста, который допустил ошибку в начислениях.

Здесь действуют общие правила взыскания с работника ущерба, причиненного им работодателю. По умолчанию ответственность работника перед работодателем ограничена его среднемесячным заработком (ст. 241 ТК РФ). Договор о полной материальной ответственности с бухгалтером можно заключить только в следующих случаях:

Если речь идет о главбухе (ст. 243 ТК РФ). Такая ситуация может возникнуть в малых предприятиях, где главбух часто выполняет все бухгалтерские функции, включая расчет зарплаты.
Если бухгалтер-расчетчик одновременно выполняет обязанности кассира (перечень, утвержденный постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85).

В любом случае работодатель должен сначала оценить ущерб и затребовать у работника письменное объяснение (ст. 247 ТК РФ).

После того, как ущерб определен, работодатель в течение месяца должен оформить письменное распоряжение о взыскании. Если работник не согласен, или если сумма взыскания превышает его средний заработок за месяц, то взыскать можно только через суд (ст. 248 ТК РФ). Как мы говорили выше, иск следует подать в течение года после обнаружения ущерба.

Как отразить возврат переплаты по зарплате в бухучете

Рассмотрим проводки на примере излишне начисленной по причине арифметической ошибки зарплаты работника основного производства в 1000 рублей.

Если обнаружена переплата, то сначала нужно сделать обратные проводки («красное сторно») по начислению самой зарплаты, НДФЛ и страховых взносов

ДТ 20 — КТ 70 (1 000 руб.)

ДТ 70 — КТ 68.1 (130 руб.)

ДТ 20 — КТ 69 (300 руб.)

Затем претензию по возврату переплаты следует отразить, как прочие расчеты с персоналом:

ДТ 73 — КТ 70 (870 руб.)

Работник может добровольно вернуть переплату в кассу организации:

ДТ 50 — КТ 73 (870 руб.)

Также можно удержать эту сумму при следующей выплате зарплаты. Например, месячный оклад сотрудника 30 000 руб. Тогда в следующем месяце проводки по начислению зарплаты будут такими:

ДТ 20 — КТ 70 (30 000 руб.) — начислена зарплата

ДТ 70 — КТ 68.1 (3 900 руб.) — удержан НДФЛ

ДТ 70 — КТ 73 (870 руб.) — удержана переплата

ДТ 70 — КТ 51 (25 230 руб.) — выдана зарплата за вычетом НДФЛ и удержания

Если работник не согласен вернуть деньги, то работодателю следует обратиться в суд. При положительном для компании решении суда работодатель удержит переплату из зарплаты работника, либо работник сам вернет деньги. Проводки будут такими же, как показано выше для добровольного возврата.

Если же суд встанет на сторону работника, то переплату придется отнести на прочие расходы компании:

ДТ 91.2 — КТ 73 (870 руб.)

В этом случае нужно восстановить те суммы налогов и взносов, которые были сторнированы ранее. Суд признал правомерность начисления дополнительной суммы зарплаты, поэтому нет оснований снижать выплаты в бюджет и фонды:

ДТ 70 — КТ 68.1 (130 руб.)

ДТ 20 — КТ 69 (300 руб.)

Как возврат переплаты по зарплате влияет на налоги и взносы

Если переплата по зарплате произошла вследствие ошибки любого вида, и сотрудник вернул деньги, то нужно пересчитать обязательные платежи:

Уменьшить суммы начисленных страховых взносов и удержанного с работника НДФЛ.
Если уже были сданы отчеты по НДФЛ и взносам, то сдать уточненные формы.
Запросить возврат переплаты по НДФЛ и взносам из бюджета, либо зачесть ее в счет будущих платежей.
Увеличить начисленные суммы по налогу на прибыль или другим налогам, на расчет которых влияют затраты:

— НДФЛ, если работодатель — ИП на ОСНО;

— УСН «Доходы минус расходы»;

— Единый сельхозналог.

Если уже была сдана декларация и уплачен один из налогов, перечисленных в п. 4, то сдать уточненную форму и доплатить налог с учетом пени.

Если переплата по зарплате возникла из-за виновных действий работника, подтвержденных решением суда или комиссией по трудовым спорам, то пересчитывать налоги за прошлые периоды не нужно. Работодатель должен только удержать переплату из текущих выплат после получения решения суда или комиссии.

Также не нужно пересчитывать налоги, если работник отказался вернуть переплату, а суд подтвердил его правоту, например, при технической ошибке.

Вывод

Работодатель имеет вернуть переплату по зарплате в случаях, установленных ТК РФ, например, если допущена арифметическая ошибка при расчетах.

Если работник не согласен с позицией работодателя, то решение о возврате излишне выплаченной зарплаты будет принимать суд.

Если переплата по зарплате возникла из-за ошибки, и сотрудник вернул деньги, то нужно пересчитать налоги и, при необходимости, сдать уточненные отчеты и провести доплату в бюджет.

В других ситуациях, например, если суд решил, что возвращать переплату не нужно, расчеты по налогам за прошлые периоды следует оставить без изменений.

Поручите бухгалтерию команде экспертов

Источник