Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:
- определить продолжительность отпуска;
- рассчитать средний дневной заработок.
Отметим, что при совершении перечисленных выше действий наиболее высока вероятность совершения ошибки на втором этапе.
Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат
В силу п. 2 Положения № 922 при расчете отпускных учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя. К таким выплатам в государственных (муниципальных) учреждениях, в частности, относятся:
- заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
- заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
- выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
Обратите внимание
Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.
К данным выплатам относятся:
- суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
- стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,
- стоимость санаторно-курортного лечения.
На практике возможны ситуации, когда по невнимательности или технических сбоев в программе, в расчет включаются выплаты социального характера, ведущие в последствии к переплатам при расчете отпускных.
Пример 1
Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 918,66 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Таким образом, сумма отпускных составила 25 722,48 руб. (918,66 руб. x 28 дн.). |
|
По данным контрольного органа |
Средний заработок составит 904,44 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Сумма отпускных, подлежащих выплате, составит 25 324,32 руб. (904,44 руб. x 28 дн.). |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Отклонение в расчете среднего дневного заработка составило 14.22 руб. (918,66 — 904,44). Сумма переплаты – 398,16 руб. (14,22 руб. 28 кал. дн.) |
Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете
В соответствии с п. 5 Положения № 922 в расчетный период не должно включаться время, когда работник:
- имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
- получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
- не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
- освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).
Как следует из п. 5 Положения № 922, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, нужно воспользоваться формулой, приведенной в п. 10 Положения № 922. В этом случае средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Пример 2
При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 614,33 руб. (18 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,3 дн.). Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.). |
|
По данным контрольного органа |
Заработная плата (без учета пособия по временной нетрудоспособности) за апрель 2015 года равна 15 428,57 руб. (18 000 руб. / 21 раб. дн. x 18 раб. дн.). Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.)) Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.) |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Сумма недоплаты за отпуск – 34,44 руб. (17 235,68 — 17 201,24) |
При расчете отпускных может оказаться, что работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней в расчетном периоде либо этот период состоял из промежутков времени, исключаемых из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения № 922. В таком случае средний заработок следует определять исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду (п. 6 Положения № 922).
Пример 3
Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?
Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.
Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии
В силу п. 15 Положения № 922 ежемесячные премии и вознаграждения принимаются к учету в размере фактически начисленных в расчетном периоде сумм, но не более одной выплаты за каждый показатель и месяц этого периода.
Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.
Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.
При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).
Пример 4
При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:
|
Месяц |
Оклад, руб. |
Сумма премии, руб. |
Общая сумма выплаты, руб. |
|
Май 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Июнь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Июль 2015 |
15 000 |
15 000 (за II квартал 2015 года) |
30 000 |
|
Август 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Сентябрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Октябрь 2015 |
15 000 |
18 000 (за III квартал 2015 года) |
33 000 |
|
Ноябрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Декабрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Январь 2016 |
15 000 |
25 000 (за IV квартал 2015 года) |
40 000 |
|
Февраль 2016 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Март 2016 |
15 000 |
3 000 Премия к 8 Марта |
18 000 |
|
Апрель 2016 |
15 000 |
10 000 (за I квартал 2016 года) |
25 000 |
|
Итого: |
180 000 |
71 000 |
251 000 |
Бухгалтер при расчете отпускных учел все премиальные выплаты.
В соответствии с п. 15 Положения № 922 премию, начисленную за II квартал 2015 года в сумме 15 000 руб., приходящуюся на апрель, май, июнь 2015 года, следовало учесть в размере 2/3. Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. п.), в расчете отпускных не участвуют, поэтому премию к 8 Марта в расчет отпускных включать не следовало. Остальные премии, выплаченные работнику, подлежат включению в расчет в полном размере.
Ревизором в аналитической таблице был сделан такой расчет:
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 713,88 руб. (251 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн.). Фактическая сумма отпускных равна 19 988,64 руб. (713,88 руб. x 28 кал. дн.) |
|
По данным контрольного органа |
Сумма премий, подлежащая включению в расчет среднего заработка, – 63 000 руб. (15 000 руб. x 2/3 + 18 000 руб. +25 000 руб. 10 000 руб.). Средний заработок составит 691,13 руб. ((180 000 + 63 000) руб. / 12 мес. / 29,3 кал. дн.). Сумма отпускных – 19 351,64 руб. (691,13 руб. x 28 кал. дн.) |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Разница в оплате отпускных составила 637 руб. (19 988,64 — 19 351,64) |
Дополнительно отметим: когда работнику в июле 2016 года будет выплачена премия за II квартал 2016 года, сумму отпускных следует пересчитать и включить в расчет премию в размере 1/3, приходящуюся на апрель 2016 года. Предположим, что премия за II квартал 2016 года составила 12 000 руб. В этом случае сумма отпускных составит 19 670,08 руб. ((180 000 руб. + 63 000 руб. + 12 000 руб. x 1/3) / 12 мес. / 29,3 кал. дн. x 28 кал. дн.).
В данной ситуации разница в оплате отпускных – 318,56 руб. (19 988,64 — 19 670,08).
Исправление ошибок в учете
Ошибки, допущенные при расчете отпускных, исправляются в следующем порядке, установленном п. 18 Инструкции № 157н[1].
Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, выявленных субъектом учета, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В ней делается ссылка на наименование, номер исправляемого журнала операций и период, за который он составлен, а также отражается информация по обоснованию внесения исправлений.
Рассмотрим пример по исправлению ошибки в учете.
Пример 5
Ошибка была обнаружена ревизором в августе 2016 года. Расходы на начисление отпускных были произведены в мае 2016 года за счет средств выделенных учреждению на выполнение государственного задания.
Бухгалтер бюджетного учреждения начислил 25 600 руб. В ходе проверки выяснилось, что сумма отпускных должна была составлять 25 300 руб. Разница равна 300 руб.
Поскольку в рассматриваемом примере произошло уменьшение суммы начисленных отпускных, следовательно, уменьшатся суммы страховых взносов и НДФЛ.
|
Было начислено страховых взносов |
Следовало начислить страховых взносов |
Разница (отклонение) |
|
7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) |
7 640,60 руб. (25 300 руб. x 30,2%) |
— 90,60 руб. |
|
В рассматриваемом случае (при уменьшении облагаемой базы) следует подать уточненный расчет ф. РСВ-1. После внесения уточнений у страхователя будет переплата страховых взносов. Ответственность в данной ситуации не предусмотрена |
||
|
Было начислено НДФЛ |
Следовало начислить НДФЛ |
Разница (отклонение) |
|
3 328 руб. (25 600 руб. x 13%) |
3 289 руб. (25 300 руб. x 13%) |
— 39 руб. |
|
В данном случае происходит возврат излишне удержанного налога, который можно произвести за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов налогоплательщика |
В соответствии с Инструкцией № 174н[2] была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.
|
Содержание операции |
Дебет счета |
Кредит счета |
Сумма, руб. |
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы отпускных |
4 109 60 211 |
4 302 11 730* |
(25 600) |
|
4 109 60 211 |
4 302 11 730 |
25 300 |
|
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы НДФЛ |
4 302 11 830 |
4 303 01 730 |
(3 328) |
|
4 302 11 830 |
4 303 01 730 |
3 289 |
|
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы страховых взносов |
4 109 60 213 |
4 303 00 830 |
(7 731,20) |
|
4 109 60 213 |
4 303 00 830 |
7 640,60 |
* Обратите внимание, что в соответствии с ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
- счетной ошибки;
- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
- если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Пример 6
Ошибка, обнаруженная ревизором в августе 2016 года, привела к увеличению суммы отпускных. Было начислено 25 600 руб., а следовало – 26 000 руб., разница составила 400 руб. Расходы на выплату отпускных были произведены за счет средств, полученных от платных услуг.
Сумма отпускных и страховых взносов изменится в сторону увеличения:
|
Было начислено страховых взносов |
Следовало начислить страховых взносов |
Разница (отклонение) |
|
7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) |
7 852,00 руб. (26 000 руб. x 30,2%) |
+ 120,80 руб. |
|
В рассматриваемом случае ошибка привела к занижению облагаемой базы и, как следствие, к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате во внебюджетные фонды, следовательно, страхователь обязан подать уточненный расчет РСВ-1. Уточненный расчет подается в соответствии с правилами, установленными Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Кроме того, у учреждения возникает обязанность по уплате недостающей суммы страховых взносов и пени |
||
|
Было начислено НДФЛ |
Следовало начислить НДФЛ |
Разница (отклонение) |
|
3 328 руб. (25 600 руб. x 13%) |
3 380 руб. (26 000 руб. x 13%) |
+ 52 руб. |
|
В рассмотренном случае следует удержать НДФЛ с разницы, возникшей при исчислении отпускных. Порядок и перечисление НДФЛ осуществляются в общеустановленном порядке, предусмотренном гл. 23 НК РФ |
В соответствии с Инструкцией № 174н была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.
|
Содержание операции |
Дебет счета |
Кредит счета |
Сумма, руб. |
|
Исправление суммы отпускных методом дополнительной записи |
2 109 60 211 |
2 302 11 730 |
400 |
|
Исправление суммы НДФЛ методом дополнительной записи |
2 302 11 830 |
2 303 01 730 |
120,80 |
|
Исправление суммы страховых взносов методом дополнительной записи |
2 109 60 213 |
2 303 00 830 |
52 |
* * *
Кратко сформулируем основные выводы:
1. Ошибки, обнаруженные при расчете отпускных, следует исправлять в учете по правилам, установленным Инструкцией № 157н.
2. При внесении корректировок сумм причитающихся работнику необходимо корректировать суммы НДФЛ и страховых взносов. В случае если выплаты производились за счет средств полученных от платных услуг, необходимо внести исправления в расчет суммы налога на прибыль.
3. Обращаем внимание, что удержать излишне выплаченные работнику отпускные вследствие неправильного применения законодательства РФ нельзя, поскольку перечень соответствующих случаев установлен ст. 137 ТК РФ и является исчерпывающим.
[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
[2] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Несмотря на то, что оформлять отпуска для сотрудников приходится регулярно, многие кадровики допускают ошибки. Если конфликта с работником нет, то на них никто не обращает внимания, но если появляется спорная ситуация, они могут стать проблемой для работодателя. Автор собрал девять типичных ошибок, о которых стоит знать.
Несмотря на то, что оформлением отпусков кадровики занимаются постоянно, ошибок, которые они делают, меньше не становится. В преддверии сезона отпусков мы собрали наиболее типичные нарушения, которые из раза в раз делают работодатели.
1. Неуведомление о начале отпуска
Начнем с весьма распространенной ошибки: отсутствие уведомления о начале отпуска.
Многие кадровики считают, что достаточно за несколько дней до отпуска работника издать соответствующий приказ и подписать его у отпускника. Забывая при этом, что о времени отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Формы и способы выполнения указанного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы, ведомости, проекты приказов и т.д. (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если в компании применяется унифицированная форма № Т-7, то ее можно дополнить графами 11, 12. В одной из них работник будет расписываться в том, что дата отпуска ему известна, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Неучет мнения особых категорий работников
Распространенная ситуация: к директору подходит работник с просьбой предоставить внеочередной отпуск. Большинство работодателей отказывает таким сотрудникам. Ведь в соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ утвержденный график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и работниками.
При этом многие забывают о том, что существуют категории сотрудников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так что следовало разобраться, относится ли к такой категории данный работник.
К примеру, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по желанию в удобное время:
- мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
- женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- лицам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- лицам, работающим по совместительству (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе1, ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
- супругам военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих») и пр.
2. Непредоставление отпуска в полном размере по истечении полугода работы
Право на основной оплачиваемый отпуск за первый год работы сотрудника все трактуют по-разному, что ведет к возникновению конфликтных ситуаций. По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Разберемся в данной норме.
Во-первых, минимальный период работы для получения права на ежегодный оплачиваемый отпуск составляет шесть месяцев2. Так что работодатель не просто имеет право, а обязан при наличии желания соответствующего работника предоставить ему отпуск.
Во-вторых, ТК РФ не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (вне зависимости от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т.е. обычной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
3. Ошибки при расчете продолжительности отдыха
Будьте внимательны при расчете дней отпуска. Чаще всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Причем работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на количество дней отдыха (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).
Однако некоторым категориям работников полагается отпуск иной длительности.
Сотрудникам, занятым на сезонных работах либо заключившим трудовые договора на срок до двух месяцев отпуск рассчитывают исходя из двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).
Некоторые работники могут претендовать на так называемые удлиненные отпуска. К примеру, лицам до 18 лет полагается отпуск длительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – 30 дней3 и т.д.
Также может кому-то из сотрудников полагаться ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ) и т.д.
4. Отказ предоставить отпуск на небольшое количество дней (до 5)
Учитывая, что количество дней отпуска ограничено, каждый работник пытается «растянуть» время отдыха на наибольшее количество дней. В этом случае наиболее выгодным является исключение из отпуска всех выходных дней (при пятидневке – это субботы и воскресенья). Некоторые сотрудники и вовсе хотят разделить отпуск по одному – два дня, тем самым ставя работодателя в тупик о законности такого отдыха.
Так вот, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней4 (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). При этом законодательство не устанавливает, на сколько частей допускается деление оставшихся от 14-дневной части дней отдыха. К примеру, это может быть 1 день, 2 дня, 3 дня и т.д. Причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
5. Ошибка с расчетом отпуска в рабочих днях
Обратим внимание на ошибку, допускаемую кадровиками при определении продолжительности отпусков, исчисляемых в рабочих днях.
Дело в том, что при расчете общей длительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). При этом ошибку совершают, когда один из отпусков установлен в календарных днях, а второй в рабочих днях.
Приведем алгоритм действий, если длительность основного отпуска определена в календарных днях, а дополнительный отпуск определен в рабочих (письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ):
- от начала отпуска отсчитать количество дней основного отпуска в календарных днях;
- далее отсчитать количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
- определить общее количество календарных дней с даты начала отпуска и заканчивая датой последнего дня отпуска (нерабочие праздничные дни не учитывают).
6. Перенос отпуска без согласия сотрудника
График отпусков составлен, согласован с работниками и утвержден директором. Через какое-то время компания получает срочный заказ. Руководитель переносит отпуска нужных сотрудников на более поздний срок, объясняя данную ситуацию производственной необходимостью. Это грубейшее нарушение трудового законодательства.
Даже если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, все переносы отпуска осуществляются только с согласия работника. Причем указанный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
В то же время, работодатель обязан перенести отпуск в следующих ситуациях (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
- исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей (военные сборы5, дни сдачи крови6, вызов на допрос в качестве свидетеля7 и т.д.);
- в случае болезни сотрудника во время отпуска;
- при пропуске работодателем срока оплаты отпуска8 или срока предупреждения работника о времени начала отпуска.
В остальных случаях просьба работника о переносе запланированного отдыха не является обязательной к исполнению работодателем.
7. Отзыв из отпуска без учета мнения работника
Лежит сотрудник, нежится на солнышке вдалеке от родины и тут звонок шефа: «Срочно приезжай, производственная необходимость». Речь здесь идет о процедуре отзыва из отпуска.
Так вот, какая бы ни была производственная необходимость, работник не обязан прерывать свой законно заработанный отдых. Абсолютно любой отзыв из отпуска допускается только с согласия самого сотрудника. Неиспользованная часть отдыха предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединяется к отпуску за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
При этом не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. И здесь без разницы, согласны ли они прервать свой отдых (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).
8. Замена отпуска денежной компенсацией
До сих пор наиболее распространенной ошибкой работодателей является неправомерная замена отпуска денежной компенсацией. Кстати, чаще всего о такой замене просит сам сотрудник, чтобы получить и зарплату, и отпускные выплаты. Работодатели идут на поводу своих работников, забывая, что штрафы за такое нарушение существенные.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Между тем, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней9, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Причем такая замена является правом, а не обязанностью работодателя (письма Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0 и от 08.06.2007 № 1921-6).
Для некоторых категорий работников установлен законодательный запрет на замену отпуска компенсацией (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- дополнительные отпуска работникам, занятым на работах с вредными условиями труда10, за работу в соответствующих условиях.
Некоторые работодатели считают нормальным увольнять работников во время их отпусков. Указанная ситуация является грубейшим нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
Данное правило касается и руководителей, увольняемых собственниками организации11.
Однако кадровикам следует знать, что увольнение сотрудника во время отпуска по соглашению сторон либо по собственному желанию работника законно.
Судебная практика
При рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагается на работодателя (п. 23 постановления Пленума ВС РФ № 2).
В ситуации предоставления отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника отозвать заявление на увольнение посредине отпуска невозможно. В то же время сотрудник вправе осуществить отзыв заявления до дня начала такого отпуска, и увольнение в этом случае не производится при условии, что на его место в письменной форме не приглашен другой работник (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).
За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Однако в отличие от общих правил, отпуск на число дней болезни не продлевается (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 июня 2019 г.
Содержание журнала № 13 за 2019 г.
В течение рабочего года могут возникать условия, при которых работнику нужно будет предоставить отпуск не той продолжительности, которая была запланирована первоначально. К таким условиям, в частности, относятся: достижение возраста 18 лет несовершеннолетним сотрудником, получение работником инвалидности, перевод на должность с иной продолжительностью отпуска.
Какие события влияют на длительность отпуска
Работа на разных должностях может удлинять отпуска
Сотрудник 6 месяцев из 12 работал на должности заместителя главбуха, по которой согласно нашему ЛНА положено 35 дней оплачиваемого отпуска. Остальные 6 месяцев — старшим бухгалтером с отпуском 28 календарных дней. Сколько дней отпуска положено сотруднику за такой рабочий год и нужно ли что-то оформлять из-за разных отпусков?
— Вы должны предоставить отпуск, рассчитав его длительность пропорционально времени, которое сотрудник отработал на каждой должности. Нужно сделать следующее (далее все расчеты будут в календарных днях).
Шаг 1. Посчитайте продолжительность отпуска за работу на должности с обычным отпуском:
28 дн. / 12 мес. х 6 мес. = 14 дн.
Шаг 2. Посчитайте продолжительность отпуска за работу на должности с удлиненным отпуском:
35 дн. / 12 мес. х 6 мес. = 17,5 дн.
Шаг 3. Посчитайте общую продолжительность отпуска:
14 дн. + 17,5 дн. = 31,5 дн.
Законом не предусмотрено предоставление отпуска продолжительностью 0,5 дня. Поэтому округлите до целого дня в пользу работникаПисьмо Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17. Получится, что у работника 32 календарных дня отпуска.
Переход на должность с удлиненным отпуском должен быть оформлен у вас как перевод, то есть должно быть дополнительное соглашение к трудовому договору с условиями работы заместителем главбуха, в том числе с условием об удлиненном отпускестатьи 72, 72.1 ТК РФ. При этом не забудьте отразить изменение продолжительности отпуска в графике отпусков на 2019 г. Например, старший бухгалтер переводился на должность заместителя главбуха.
Любой отпуск свыше 28 дней можно заменить деньгами
Сотрудник в рабочем году 4 месяца трудился на должности с ненормированным рабочим днем. За ненормированный рабочий день у нас предусмотрен дополнительный отпуск 3 календарных дня в годст. 119 ТК РФ. За остальные месяцы ему положен обычный отпуск. Будет ли у него в отпуске часть, которую можно заменить денежной компенсацией?
— Будет.
Посчитайте продолжительность отпуска пропорционально времени работы на каждой должности (как рассказано в ответе на предыдущий вопрос). В вашей ситуации работнику нужно предоставить оплачиваемый ежегодный отпуск общей продолжительностью 29 календарных дней (28 дн. / 12 мес. х 8 мес. + (28 дн. + 3 дн.) / 12 мес. х 4 мес.).
Таким образом, 28 дней он должен отгулять, а еще 1 день (29 дн. – 28 дн.) отпуска, предоставляемого за текущий год, по заявлению работника можно заменить денежной компенсациейст. 126 ТК РФ.
При достижении 18 лет отпуск сокращается
Мы брали на работу несовершеннолетнего. Через 3 месяца после начала работы у нас ему исполнилось 18 лет. Проработал он уже чуть больше года и собрался в отпуск. Какой продолжительности отпуск я должна ему предоставить: 28 дней или 31 день?
— Считайте отпуск пропорционально времени, которое человек отработал за свой рабочий годп. 21 Постановления Пленума ВС от 28.01.2014 № 1:
•в возрасте до 18 лет;
•в возрасте 18 лет.
С учетом этого отпуск вашего сотрудника будет 29 календарных дней (31 д. / 12 мес. х 3 мес. + 28 дн. / 12 мес. х 9 мес.)ст. 267 ТК РФ.
За «отпускными» условиями в договоре с несовершеннолетним должен следить работодатель
В трудовом договоре с несовершеннолетним работником было условие о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 31 календарный день. Теперь он уже совершеннолетний, но требует удлиненный отпуск. Правомерно ли это и как правильно поступить?
— Правомерно. Работник требует то, что у него предусмотрено в трудовом договоре. Ведь автоматически изменение возраста сотрудника не влечет изменение условия договора о продолжительности отпуска.
Предложите ему оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, содержащее условие о стандартной продолжительности отпуска 28 календарных дней. Если сотрудник согласен, он подпишет такой документ и вы посчитаете ему удлиненный отпуск пропорционально времени, отработанному им в рабочем году до подписания им дополнительного соглашения, и обычный — после этой даты.
А вот если сотрудник откажется от подписания соглашения, то придется предоставлять ему удлиненный отпуск. Через суд обязать его подписать изменение условия о продолжительности отпуска не получится, потому что работодатель по своей вине пропустил необходимую оговорку об удлиненном отпуске только до совершеннолетия. И оснований к принудительному изменению условий трудового договора нет.
Действовать через одностороннее изменение условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ не советуем. Это неправомерно без доказательств необходимости уменьшения отпуска в связи с изменением организационных или технологических условий.
На будущее рекомендуем внимательно просмотреть свои шаблоны трудовых договоров на предмет указания в них специфических условий для разных категорий работников. Например, в шаблоне договора, который вы будете оформлять с несовершеннолетним сотрудником, можно предусмотреть такое условие.
4.4. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется Работнику продолжительностью:
— 31 календарный день до момента достижения Работником возраста 18 лет;
— 28 календарных дней со дня достижения Работником возраста 18 лет.
Продолжительность отпуска за рабочий год, в котором работнику исполнится 18 лет, рассчитывается пропорционально времени, которое Работник отработал в указанном году до и после достижения возраста 18 лет.
Из двух удлиненных отпусков выбирают более длинный
Наш несовершеннолетний работник получил инвалидность. Какой продолжительности отпуск ему нужно предоставить?
— Несовершеннолетний работник-инвалид имеет право на удлиненный отпуск по двум основаниям: 30 дней — по инвалидности, 31 день — по возрастуч. 5 ст. 23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ; ст. 267 ТК РФ. Ежегодные оплачиваемые отпуска разной продолжительности не суммируются. Выбирается тот, который длительнее. Поэтому предоставьте работнику 31 календарный день отпуска за полный рабочий год.
Когда ему исполнится 18 лет, если он будет оставаться инвалидом, его отпуск составит 30 календарных дней.
Отгулянный отпуск нельзя отобрать при утрате инвалидности
Работнику — инвалиду II группы за рабочий год с 01.02.2018 по 31.01.2019 предоставили в марте 2019 г. отпуск по графику отпусков на 30 календарных дней. После переосвидетельствования в апреле 2019 г. с работника снята инвалидность. Руководитель хочет, чтобы я за текущий рабочий год с 01.02.2019 по 31.01.2020 отправила сотрудника в отпуск только на 26 календарных дней, так как, по мнению директора, работник перегулял 2 дня за предшествующий рабочий год. Правомерно ли это?
— Неправомерно. Объясните руководителю, что:
•вы действовали на основе Закона о защите инвалидов и справки об инвалидности, которая действовала на момент предоставления удлиненного отпуска. То есть на тот момент работник являлся инвалидом и имел право на отпуск продолжительностью 30 дней;
•Законом не установлены нормы, по которым в случае снятия инвалидности нужно пересчитывать отпуск, например, пропорционально периодам, в которых человек имел инвалидность или перестал считаться инвалидом.
За текущий рабочий год, поскольку инвалидность снята, работодатель правомерно должен предоставить отпуск не более 28 календарных дней (если нет дополнительных отпусков по должности).
При снятии инвалидности не забудьте:
•оформить новое дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее ежегодный оплачиваемый отпуск 28 дней. Это нужно, если в договоре нет условия об уменьшении длительности отпуска при снятии инвалидности;
•указать в графе 10 графика отпусков на 2019 г. уменьшение запланированного за текущий рабочий год отпуска с 30 до 28 календарных дней из-за снятия инвалидности.
Кстати, если работник уже отгулял 30-дневный отпуск за рабочий год, когда был инвалидом не весь год, у него тоже нельзя «отобрать» дни удлиненного отпуска.
В отпусках инвалидов пропорции не высчитываются
В середине рабочего года работник принес справку об установлении ему инвалидности. Как рассчитать ему продолжительность отпуска за текущий год с учетом того, что у инвалида он должен быть 30 дней?
— Законом не предусмотрено правило о том, что если в рабочем году присвоена инвалидность, то продолжительность ежегодного основного отпуска должна определяться пропорционально отработанному в рабочем году времени до и после установления инвалидности.
Поэтому за текущий рабочий год ваш работник имеет право на удлиненный основной отпуск продолжительностью 30 календарных дней, как только он предъявит справку об инвалидности. Допустим, рабочий год сотрудника — с 26.07.2018 по 25.07.2019, справку он принес в марте, а в отпуск собрался в июне 2019 г.:
•если он не был в отпуске в указанном рабочем году, то вы должны предоставить ему 30 дней отпуска;
•если работник отгулял часть отпуска, например, 14 дней, то вы должны предоставить ему 16 дней.
А если он отгулял 28 дней за период с 26.07.2018 по 25.07.2019 еще до получения справки о присвоении инвалидности, то после ее получения нужно будет предоставить ему еще 2 дня отпуска за указанный рабочий год.
Кстати, не забудьте:
•оформить дополнительное соглашение к трудовому договору такого содержания.
На основании ч. 5 ст. 23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» изложить п. 3.3 трудового договора от 26.07.2016 № 5/12 в следующей редакции:
«3.3. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней до снятия инвалидности по результатам медицинского освидетельствования».
•внести изменения в график отпусков с учетом дополнительных 2 дней отпуска для работника со справкой об инвалидности.
Отпуск по инвалидности не бывает задним числом
Работник не использовал отпуск за прошлый рабочий год (с 12.02.2018 по 11.02.2019). В текущем рабочем году ему установили инвалидность, и он написал заявление на 30 дней отпуска за прошлый рабочий год. Но разве ему полагается удлиненный отпуск за период, когда он еще не был инвалидом?
— Не полагается. Поэтому объясните работнику, что признание его инвалидом в текущем рабочем году не влияет на продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска за предыдущий рабочий год.
Вместе с тем он может сейчас взять 30 дней отпуска, но это будут:
•или 28 дней за прошлый год и 2 дня из отпуска за текущий год. В приказе о предоставлении отпуска и в личной карточке работника укажите, что это отпуск за периоды с 12.02.2018 по 11.02.2019 и с 12.02.2019 по 11.02.2020;
•или 30 дней из отпуска за текущий год. Тогда в указанных кадровых документах отметьте, что это отпуск за период с 12.02.2019 по 11.02.2020.
Независимо от оформления у работника останутся «запасными» лишь 28 календарных дней.
Кстати, а как быть с отпусками в ситуации «наоборот»? Когда работник был инвалидом, не использовал положенный ему отпуск 30 календарных дней за прошлый рабочий год, а в текущем рабочем году ему сняли инвалидность. Вот как нам прокомментировали подобную ситуацию в Роструде.
Продолжительность отпуска при снятии инвалидности
  |
ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович Заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд |
— Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника — инвалида любой группы инвалидности составляет 30 календарных днейст. 115 ТК РФ; ч. 5 ст. 23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ.
С учетом того что на момент предоставления такого отпуска за текущий рабочий год указанный работник уже не имеет статуса инвалида, продолжительность отпускного периода для него определяется исходя из 28 календарных дней. При этом неиспользованные дни ежегодного отпуска такого работника за предыдущий рабочий год переносятся на следующий год в полном объеме, то есть в количестве 30 календарных дней.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Отпуска
2023 г.
2022 г.
2021 г.
Ошибка при расчете отпускных — как исправить? Таким вопросом задаются многие бухгалтеры, работающие с зарплатой. Какие типы ошибок бывают и как их следует исправлять, узнайте из статьи.
Какие бывают ошибки при начислении отпускных
Ошибки при начислении отпускных — часто явление. Объясняется это особенностями расчета выплаты за отпуск, связанной с определением среднедневного заработка. Сложность формулы и различные нюансы при определении показателей для нее — основная причина того, что на практике бухгалтер что-то упускает и получает ошибку в сумме отпускных.
Условно причины ошибок можно объединить в такие группы:
- Неправильно определен период, включаемый в расчет. Например, в расчет попало время, проведенное работником на больничном, или время простоя по вине работодателя. Возможен и обратный вариант ошибки — когда в расчете оказались не учтены дни, которые должны туда попадать.
- Неправильно определен доход, включаемый в расчет. Например, туда попали разовые поощрительные выплаты (не предусмотренные локальной системой оплаты труда) или материальная помощь. Эта ошибка также имеет обратный вариант. К примеру, бухгалтеры часто не включают в расчет среднего заработка разовые вознаграждения по итогам работы за год или за выслугу лет, хотя такие суммы по общему правилу должны включаться (п. 15 Положения № 922, утв. постановлением Правительства России от 24.12.2007).
- Технические ошибки. Такие ошибки — обратная сторона автоматизации процесса бухгалтерских расчетов. В момент подсчета что-то «сбойнуло», а ошибку увидели потом.
Суммируя вышесказанное, можно заключить, что для целей исправления ошибки в расчете отпускных можно разделить на две группы:
- ошибки, которые привели к недоплате отпускных и связанных с ними налогов;
- ошибки, которые привели к переплате отпускных и налогов по ним.
Порядок исправления будет зависеть от того, больше или меньше, чем нужно было, сначала начислено отпускных.
На отдельные вопросы налогоплательщиков, связанных с ошибкой в предоставлении отпуска, ответил инпектор по труду в Нижегородской обл. В. И. Неклюдов. Узнайте мнение чиновника в КонсультантПлюс.
Если у вас нет доступа к системе, получите демо-доступ бесплатно.
Общие правила исправления ошибок в отпускных
Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в бухгалтерском учете и отчетности установлены в ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.2010 № 63н).
Согласно пункту 2 указанного стандарта неточности в вычислениях квалифицируются как неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности, то есть как ошибка.
Ошибки могут быть существенными и несущественными. Определяется это тем, как ошибка повлияла на общие показатели отчетов, в которые попала.
Перекос показателей, связанный с ошибкой в начислении отпускных 1 или 2 работникам вряд ли следует рассматривать как существенную ошибку.
Для несущественных ошибок ПБУ 22/2010 предусматривает такой порядок исправления:
- Ошибку необходимо исправить (внести верные записи в бухучет) в том месяце, когда она была выявлена.
- Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления ошибки, нужно отразить в составе прочих доходов или расходов того же периода (в котором исправили).
Как исправить ошибку при расчете отпускных в большую сторону
Ошибка в отпускных «в плюс» работнику означает, что:
- Работник получил на руки «лишние» деньги.
- Ошибка в отпускных повлекла завышение сумм НДФЛ и взносов.
- Ошибка повлекла завышение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».
Вот эти три пункта и нужно исправить в бухгалтерском и налоговом учете.
В бухучете в месяце выявления ошибки следует внести корректировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным и взносам (сторно).
Если по неправильным суммам уже подавался расчет ЕРСВ, лучше подать уточненку за предыдущий период. Чтобы сальдо расчетов с ФНС сходилось с данными учета. Если исправления внесены в разные месяцы одного квартала, уточненку можно не подавать. В расчете за квартал всё будет учтено.
Излишне удержанный у работника НДФЛ можно учесть в счет уменьшения удержаний с будущих выплат (рассматриваем стандартную ситуацию, когда работник просто ушел в отпуск без последующего увольнения, декрета и т. п.).
Как переплату по отпускным отразить в расчете 6-НДФЛ, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Основная проблема с переплатой отпускных — их невозможно удержать обратно без согласия работника. И от этого зависит отражение результата корректировки в прочих доходах или расходах.
Если работник согласен на удержание (согласие должно быть письменным), то сумма переплаты удерживается из следующих выплат. В этом случае никаких разниц к отнесению на доходы (расходы) не возникает. Все «излишки» учитываются в расчетах либо компенсируются.
Если же работник на удержание не согласен, то тут придется рассматривать переплату отпускных как расход (убыток) в бухучете и отражать в расходах в том месяце, когда ошибка была обнаружена. При этом следует помнить, что в налоговом учете такие расходы учесть нельзя (нет экономического обоснования).
Как исправить ошибку в отпускных в меньшую сторону
Как исправить ошибку в отпускных случае недоплаты отпускных? Процедура несколько проще описанной выше.
Ошибка «в минус» означает, что:
- работник недополучил деньги;
- недоплачены НДФЛ и взносы;
- ошибка повлекла занижение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».
Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания надо доначислить в бухгалтерском учете в месяце выявления ошибки. Можно сразу в прочие расходы (сразу отнести на счет 91).
Уточнения, если уже сдан ЕРСВ, следует внести. Сумму, не доплаченную работнику, и НДФЛ в бюджет — доплатить.
Ошибка в отпускных в 6-НДФЛ
Надо ли исправлять ошибку в отпускных в 6-НДФЛ, если расчет уже был сдан по итогам периода с ошибкой?
Оказывается, не надо. Если ошибка была допущена, скажем, во втором квартале, а обнаружилась в третьем, то разница будет пересчитана в третьем. То есть выплата отпускных и перерасчет отпускных произведены в разные даты.
Поэтому в 6-НДФЛ за третий квартал бухгалтеру достаточно показать корректную сумму начислений с учетом исправленных отпускных в разделе 2 6-НДФЛ и, если имела место доплата отпускных с удержанием налога в третьем квартале, отразить ее в разделе 1 6-НДФЛ.
Итоги
Ошибки при расчете отпускных нужно оперативно исправить. Для этого нужно отразить изменения в бухгалтерском и налоговом учете, а также внести исправления в расчет по страхвзносам, 6-НДФЛ и ЕФС-1, если ошибку выявили в следующем отчетном периоде.
Разбивая ежегодный оплачиваемый отпуск на части, работодатель зачастую забывает согласовать это с работником. Кроме того, нередко нарушается и порядок предоставления таких частей.
Предоставляя работникам ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель нередко допускает серьезные ошибки, за которые он может быть привлечен к административной ответственности по результатам проведения проверок государственной инспекцией труда. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, возникающие при неправильном толковании норм трудового законодательства.
Ошибка первая
Работник по различным причинам отказывается идти в отпуск, а работодатель считает недопустимым принуждать его к использованию отпуска.
Подобная позиция компании является довольно распространенным заблуждением. А связана она с тем, что работодатель неправильно истолковывает императивную норму Трудового кодекса, в которой говорится, что работникам предоставляются ежегодные отпуска*(1), то есть работники не берут отпуск по своему усмотрению, а им дают отпуск в обязательном порядке, независимо от их желания.
Отказ от использования отпуска не является основанием для бесконечного откладывания отпуска.
Наоборот, работодатель должен действовать строго в соответствии с требованиями норм Трудового кодекса по следующему алгоритму:
— запланировать предоставление отпусков работникам в следующем календарном году, установив их очередность в графике отпусков*(2);
— ознакомить работников под подпись с графиком отпусков*(3);
— не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под подпись*(4);
— издать приказ о предоставлении отпуска работнику в период, установленный графиком отпусков, ведь сам график обязателен как для работодателя, так и для работника*(5);
— со дня начала отпуска по приказу проставлять отметку в табеле учета рабочего времени (код «ОТ» или «09» — если работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, и код «ОД» или «10» для ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска).
Предоставление работнику ежегодного оплачиваемого отпуска без его согласия нельзя рассматривать как принуждение, ведь использовать данный вид отпуска не только право, но и обязанность работника.
Ошибка вторая
Работодатель неверно понимает порядок предоставления работнику отпуска за первый год работы.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной компании*(6). Эта норма полностью соответствует положениям Конвенции МОТ N 132*(7), согласно которым минимальный период работы для получения права на ежегодный оплачиваемый отпуск не должен превышать шести месяцев.
Однако некоторые компании ошибочно считают, что закон, давая названное право работнику, в то же время прямо не обязывает работодателя предоставлять отпуск именно в этот срок. Здесь работодателей подводит отсутствие юридической грамотности, в частности, незнание того, что субъективные права и юридические обязанности корреспондируют друг другу в рамках определенного правоотношения, то есть наличие прав у работника порождает обязанности у работодателя.
Кроме того, многие упускают из виду, что через шесть месяцев у работника возникает право на полный отпуск (основной и дополнительный, удлиненный основной отпуск), а не на его часть пропорционально отработанному времени. В приведенной ниже таблице показаны примеры определения продолжительности отпуска, предоставляемого работнику через шесть месяцев в первый год работы.
Через шесть месяцев в первый год работы у работника возникает право на получение всех видов отпусков, предусмотренных его трудовым договором. Что касается дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день, то, по мнению Роструда*(8), предоставление его пропорционально отработанному в рабочем году времени законодательством не предусмотрено.
Исключение составляет только дополнительный отпуск за вредные и (или) опасные условия труда. Он предоставляется пропорционально отработанному времени. Но такой порядок предусмотрен не только через шесть месяцев в первый год работы, но и во все последующие годы работы, ведь в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время*(9).
Ошибка третья
В организации неправильно решается вопрос о разделении отпуска на части при составлении графика отпусков.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части*(10). Однако не все правильно понимают, как достигается указанное соглашение. В организациях и на предприятиях широко распространена такая практика, когда от работников получают пожелания к графику отпусков, а затем утвержденный график (с отпусками, разделенными на части) доводят до работников под подпись. При такой «технологии» не выполняется главное требование закона — не достигается двустороннее соглашение о разделении отпуска на части до утверждения графика отпусков.
Одним из решений данного вопроса может быть обращение работника к работодателю в форме письменного заявления с получением соответствующей резолюции. Только положительная резолюция руководителя на заявлении работника позволяет внести в график отпусков части отпуска, а не его непрерывный период.
Ошибка четвертая
Работодатель при предоставлении отпуска не учитывает, что работник должен отработать в своем рабочем году определенное количество рабочих часов: не больше (чтобы не было незаконной переработки) и не меньше (чтобы не было недоработки).
В настоящее время многие работники просят предоставить им отпуск частями. При этом учитывается, что хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней*(11). Оставшуюся же часть работодатели нередко стремятся предоставить только по выходным дням (по субботам и воскресеньям), а работники, наоборот, — получить только по рабочим дням.
Нельзя забывать, что работник во время отпуска должен отдохнуть от работы. Поэтому в 28 дней основного отпуска входят 20 рабочих дней (160 часов при 8-часовом рабочем дне и 40-часовой рабочей неделе) и 8 выходных дней (то есть 4 полные недели), поскольку отпуск измеряется в календарных, а не в рабочих днях.
Таким образом, оставшиеся у работника дни отпуска должны включать как рабочие дни, так и выходные. А вот предоставить их можно в любой комбинации, ведь закон этого не запрещает.
Пример
Сотруднику положен отпуск в размере 28 календарных дней. 14 дней он отгулял сразу. Оставшиеся дни можно разбить на части, причем в обязательном порядке четыре дня отпуска должны приходиться на выходные (субботу и воскресенье), а десять дней — на рабочие.
Ошибка пятая
Работодатель неверно применяет нормы Трудового кодекса о предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением.
По письменному заявлению работника, при наличии возможности, неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия)*(12). При этом Роструд подчеркивает*(13), что предоставление работнику неиспользованного отпуска с последующим увольнением является правом работодателя, а не его обязанностью.
Если отпуск предоставляется с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника, то сотрудник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник*(14).
Несмотря на то что днем увольнения считается последний день отпуска, все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами.
Обратите внимание, что последним днем работы является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска*(15). Поэтому фактически трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска, а значит, трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, которые работодатель обязан предоставить работнику, нужно выдать сотруднику перед уходом в отпуск.
Также Роструд отметил, что за время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, однако, в отличие от общих правил*(16), отпуск на число дней болезни не продлевается.
Изъявив желание получить отпуск с последующим увольнением, работник тем самым выразил и желание прекратить трудовые отношения с работодателем (при увольнении по собственному желанию) или согласился с правомерностью их прекращения (при увольнении по другим основаниям). Что касается продления ежегодного оплачиваемого отпуска, то работодатель также не вправе это сделать, ведь с момента начала отпуска работодатель не несет обязательств перед работником, получившим отпуск с последующим увольнением*(17).
При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска*(18).
*(1) ст. 114 ТК РФ
*(2) ст. 123 ТК РФ
*(3) ч. 2 ст. 22 ТК РФ
*(4) ч. 3 ст. 123 ТК РФ
*(5) ч. 2 ст. 123 ТК РФ
*(6) ч. 2 ст. 122 ТК РФ
*(7) пп. 1, 2 ст. 5 Конвенции МОТ от 24.06.1970 N 132
*(8) письмо Роструда от 24.05.2012 N ПГ/3841-6-1
*(9) ч. 3 ст. 121 ТК РФ
*(10) ч. 1 ст. 125 ТК РФ
*(11) ч. 1 ст. 125 ТК РФ
*(12) ч. 2 ст. 127 ТК РФ
*(13) письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1
*(14) ч. 4 ст. 127 ТК РФ
*(15) ст. 84.1, 136, 140 ТК РФ; определение КС РФ от 25.01.2007 N 131-О-О
*(16) ст. 124 ТК РФ
*(17) ч. 1 ст. 124 ТК РФ
*(18) ч. 3 ст. 127 ТК РФ