Ошибка в кассовом чеке объяснительная

Объяснительная кассира по ошибочно пробитому чеку — образец ее вы найдете ниже. Зачем она нужна и что в ней должно быть написано? Ознакомимся подробнее с особенностями составления данного документа.

Кассовый чек пробит неправильно: зачем нужна объяснительная

Объяснительная записка — это документ, происходящий из сферы трудового права. В соответствии со ст. 192 ТК РФ за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работодатель вправе применять к работникам дисциплинарные взыскания. Но прежде чем принимать такие решения, он должен запросить у работника письменные объяснения по поводу совершенных действий (ст. 193 ТК РФ). Ошибка кассира при пробитии кассового чека как раз может быть примером ненадлежащего исполнения обязанностей.

Узнайте больше о порядке применения дисциплинарных взысканий по ст. 192 ТК РФ из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Применение кассовых аппаратов тесно связано с налоговыми правоотношениями. Объяснительная записка кассира — ценный источник данных при налоговой проверке магазина (и возможном судебном споре), поскольку она позволяет инспектору ФНС (или суду) установить обстоятельства неприменения ККТ в порядке, установленном законом.

Неприменение ККТ — повод считать, что налогоплательщик занизил налоговую базу, не осуществив корректную фискализацию выручки. Кроме того, неприменение ККТ — само по себе серьезное нарушение норм законодательства, регулирующего расчеты хозяйствующих субъектов с физлицами (прежде всего, закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). За такое нарушение предусмотрены серьезные штрафы.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о правовых основаниях для применения соответствующих штрафных санкций. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

ВНИМАНИЕ! Проверять пользователей ККТ налоговики будут без предупреждения.

Важно, что содержание объяснительной записки может стать аргументом, чтобы к магазину не были применены санкции.

Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», узнайте, что делать, если вы обнаружили ошибку в чеке ККМ. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Рассмотрим, как правильно написать объяснительную об ошибочно пробитом чеке.

Что писать в объяснительной

В объяснительной на имя директора отражаются:

1. Сведения об адресате объяснительной (как правило, это наименование компании-работодателя, Ф.И.О. непосредственного руководителя кассира или директора фирмы).
2. Наименование документа — «Объяснительная записка о некорректно пробитом кассовом чеке».
3. Разъяснения от первого лица, содержащие:

• сведения о совершенном действии с указанием даты, времени;
• сведения о кассовом аппарате, на котором были совершены ошибочные действия (модель, заводской номер, сведения о фискальном накопителе);
• формулировки о причинах, которые побудили кассира совершить ошибки при пробитии кассового чека.

На документе проставляются дата, подпись кассира. Нелишним будет предусмотреть и графу о получении документа адресатом.

Образец объяснительной о неправильно пробитом чеке в рассмотренной нами структуре вы можете скачать по ссылке ниже:

Скачать образец

Если вы неправильно выбили сумму в кассовом чеке, формулировка в объяснительной будет отличаться. Шаблон объяснительной можно посмотреть в «КонсультантПлюс». Переходите к материалу, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

ВАЖНО! Использовать онлайн-кассу, имеющуюся на предприятии, нужно регулярно. При больших простоях в применении ККТ у налоговиков появятся основания для проведения внеплановой проверки.

Итоги

Объяснительная записка — инструмент из трудового права. Но на практике он играет значимую роль при выяснении обстоятельств налоговых правонарушений и нарушений законодательства о применении ККТ и даже может спасти от штрафов. О том, как писать объяснительную записку, мы подробно рассказали в данной статье. 

Узнать больше о разрешении проблемных ситуаций, связанных с применением онлайн-касс, вы можете в статьях:

• «Неправильно пробит чек по онлайн-кассе — что делать»;
• «Забыли пробить чек при оплате картой — что делать».

0

При проведении расчетов с применением ККТ продавец обязан выдать покупателю кассовый чек (п. 2 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Но бывают ситуации, когда кассир пробивает ошибочный чек (например, в чеке указывается неправильная сумма или неверная форма расчета). Способ исправления чека, содержащего ошибки, будет зависеть от версии форматов фискальных документов ККТ (Письмо ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@).

Ошибочно пробитый чек: как оформить для ФФД 1.1

Для ККТ с версией ФФД 1.1, позволяющей формировать чек коррекции, допущенная ошибка в кассовом чеке должна быть исправлена оформлением чека коррекции (Письмо ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@). Чек коррекции составляется после формирования отчета об открытии смены и до формирования отчета о закрытии смены (п. 4 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Для исправления ошибки сначала необходимо будет сформировать кассовый чек коррекции, позволяющий идентифицировать расчет, в отношении которого производится корректировка, с признаком расчета «возврат прихода». Также в чеке коррекции указываются тип коррекции, описание коррекции, дата совершения корректируемого расчета, а также ошибочные данные (те же что и в первоначальном кассовом чеке). Далее формируется другой кассовый чек коррекции с признаком расчета «приход», содержащий уже правильные данные (Письмо ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@).

Каждую корректируемую сумму расчета надо отражать в чеке коррекции отдельной строкой.

Ошибочно пробитый чек: как оформить для ФФД 1.05

Для того чтобы исправить ошибочно пробитый чек на ККТ с версией ФФД 1.05, необходимо вначале сформировать кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода». Этот чек позволяет идентифицировать расчет, подлежащий корректировке, и в нем указываются те же данные, что и в ошибочном чеке. Далее нужно будет пробить новый кассовый чек с признаком расчета «приход», но уже содержащий верные данные (Письмо ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@, абз. 8 п. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).

Примеры оформления чеков при исправлении различных ошибок вы можете посмотреть в нашей статье.

Объяснительная кассира по ошибочно пробитому чеку (образец)

В настоящее время, как и ранее, при обнаружении ошибок в кассовых чеках кассир пишет объяснительную записку.

Объяснительная записка составляется в произвольной форме от имени сотрудника, совершившего ошибку. В записке указывается номер применяемой ККТ, дата и время формирования неверного чека, описание ошибки и причины ее совершения. Также записка должна содержать подпись лица, написавшего ее, и дату составления.

Образец объяснительной записки кассира можно посмотреть ниже:

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Кассовый чек — это документ, формируемый в электронном виде и на бумажном носителе в момент совершения сделки между продавцом и покупателем. Он должен соответствовать определенным правилам как в отношении реквизитов, так и в процедуре электронной передачи надзорному органу. При допущении ошибки, техническом сбое или неправильной настройке кассы необходимо сформировать корректирующий документ, отправив в налоговую верные данные.

Кассовый чек коррекции — это документ, формируемый для исправления ранее произведенных расчетов. Он, согласно № 54-ФЗ, создается в тот отчетный период, в котором было допущено нарушение, до отчета о закрытии смены.

Чек коррекции используют в следующих случаях:

• после проведения расчетов без онлайн-кассы;
• неправильного, нарушающего закон использования онлайн-кассы;
• при ошибке кассира выбита большая или меньшая сумма, чем внес покупатель.

Если расчеты были проведены без ККТ (например, в случае поломки техники), кассовые чеки коррекции формируются по каждой операции. При этом, если технический сбой нес массовый характер, допускается формирование единого коррекционного документа общей суммой. Об этом сказано в письме ФНС № ЕД-4-20/25867@.

Помните! Если по окончании смены количество денег в кассе расходится, необходимо пробить чек коррекции, к которому прикладывается объяснительная. Возврат проводить нельзя!

Как сделать чек коррекции (порядок действий)

Как пробить чек коррекции на онлайн-кассе, технически зависит от модели вашей ККТ. Чтобы не допустить ошибки, рекомендуем предварительно изучить инструкцию. Особенности корректирующих расчетов и выпуск чека коррекции можно посмотреть в письме ФНС № ЕД-4-20/15240@.

Как сделать чек коррекции на примере онлайн-кассы «Атол»

Корректирующий документ можно создать на кассовом аппарате и через драйвер. Для работы через программу управления внешним устройством необходимо подключить ККТ к компьютеру и выполнить следующие действия:

• В открывшемся окне выбрать «Включено» или «Устройство включено», в зависимости от версии драйвера.
• Нажать на кнопку «Чек», расположенную в левом углу экрана.
• Выбрать вариант корректировки: приход или расход.
• Кликнуть на кнопку «Основание коррекции» и указать причину.
• Нажать на «Открыть чек», ввести сумму, затем на кнопку «Регистрация» и «Закрыть чек» (или «Закрытие без сдачи», в зависимости от версии).

Возможно, для формирования чека коррекции потребуется войти в панель управления путем ввода логина и пароля. Результатом правильных действий должен быть выход фискального документа.

Для формирования документа без ПК необходимо нажать на кассе следующие кнопки:

• Приход: 5 раз нажать на «Х» до появления надписи «5 — СП», после следует нажать «ВВ» — сумму коррекции — «ВВ» — «ИТ».
• Расход: 6 раз нажать кнопку «Х» после чего появится сообщение «6 — СП». После этого нажать на кнопки: «ВВ» — сумма коррекции — «ВВ» — «ИТ».

Обратите внимание: процедура проводится в рабочем (кассовом) режиме до закрытия смены.

Как сделать чек коррекции на онлайн-кассе, если она зависла

Закон указывает, что корректирующий чек необходимо пробивать на той кассе, где была допущена ошибка. Если этого сделать технически невозможно (физическая поломка, программный сбой, полный отказ аппарата), следует немедленно обратиться в аккредитованный сервисный центр. Предприниматель составляет заявление с указанием регистрационных данных ФН и кассы, а также, если возможно, с последними показаниями до поломки оборудования. Специалист сервиса выдает заключение о необходимости проведения ремонта с указанием причины. Оба документа необходимо представить в ФНС, чтобы обосновать причину снятия пломбы.

Гораздо легче исправить недочет при торговле без кассы, например при отключении электричества, если в зале несколько единиц ККТ. В этом случае пробить документ коррекции можно на любом аппарате. Однако это действие верно, лишь когда ошибка замечена вами, а не представителем налоговой службы.

Основные моменты корректировки

Когда будет сформирован корректировочный чек на онлайн-кассе, необходимо передать в налоговую службу 3 документа:

• сам чек корректировки;
• акт обнаружения недостачи или денежных излишек;
• объяснительную записку, составленную кассиром.

В акте и объяснительной записке обязательно указываются дата нарушения, сумма, номер и модель кассы и номер фискального документа.

Варианты объяснительных записок:

• Кассир пробил неверную сумму при продаже товара. В момент совершения сделки ни покупатель, ни кассир ошибки не обнаружили, поэтому она не была вовремя исправлена.
• Покупатель уже получил услугу (распаковал товар) до пробитая чека. В момент расчета выяснилось, что касса неисправна. Кассир принял решение принять наличные без выдачи чека.
• По причине плохого самочувствия при большом потоке покупателей кассир забыл пробить кассовый чек.

Внимание! В налоговую передаются копии, оригиналы документов должны храниться у вас.

Представить документы необходимо в течение 3 дней с момента пробития чека коррекции на онлайн-кассе. Согласно статье 14.5 КоАП РФ, вы будете освобождены от ответственности, обратившись с заявлением об ошибке раньше, чем ее заметят представители налоговой. К тому же представленные данные помогут установить причину события. Если нарушение произошло из-за сбоя в работе ККТ, необходимо обратиться в технический отдел даже в том случае, если это был разовый случай и касса продолжает работать исправно.

Реквизиты чека коррекции

• Наименование документа (кассовый чек коррекции).
• Основание для коррекции (номер пояснительной записки).
• Сумма расчета.
• Порядок расчета (наличными или электронно).
• Признак расчета (приход или расход).
• Система налогообложения.
• Номер смены.
• ИНН и пользователь (торговая точка).
• Адрес расчета.
• Дата и время коррекции.
• Регистрационный номер ККТ.
• Номер чека за смену.
• Фискальные признаки.

По своему внешнему виду чек коррекции отличается от документа прихода и возврата. Во-первых, он не содержит наименований товаров (услуг). Во-вторых, не имеет QR-кода, так как не предъявляется клиентам, а нужен лишь для отчета перед налоговой.

Таким образом, чек коррекции онлайн-кассы — пример. Однако без ККТ нельзя торговать алкогольной продукцией. Если в налоговой вас «простят» за такую вольность при наличии оправдательного документа, то Росалкогольрегулирование обязательно оштрафует.

Товар добавлен в корзину

Сумма

Что нужно сделать для того чтобы избежать административную ответственность за неприменение ККТ мы уже писали в нашей статье.

Как именно пробить чек коррекции достаточно подробно расписано в Письме ФНС России от 06.08.2018 N ЕД-4-20/15240@ «Об особенностях формирования кассового чека коррекции».

В нашей сегодняшней статье мы хотели бы сделать упор на документы, которые должны вместе с чеком коррекции обязательно быть отправлены в ФНС.

Ведь согласно Примечанию статьи 14.5 КоАП РФ юридическое лицо или ИП будут освобождены от ответственности за неприменение ККТ если:

1. во-первых, обратятся в налоговый орган раньше, чем сам налоговый орган обнаружит правонарушение и,
2. во-вторых, по представленным документам можно будет точно установить событие правонарушения.

Итак, если при поступлении денежных средств от покупателя наличными или безналичным путем не был пробит своевременно кассовый чек, то формируем чек коррекции и составляем к нему следующие документы:

1. Акт или служебная записка, в которой кассир подробно поясняет причину непробития чека. Пример служебной записки приведен ниже;
2. Заявление, в котором организация или ИП добровольно сообщает о неприменении ККТ. Такое заявление, согласно Приказу ФНС России от 29.05.2017 N ММВ-7-20/483@ должно быть предоставлено в срок не позднее трех рабочих дней с момента составления чека коррекции до момента вынесения постановление об административном правонарушении со стороны налоговой инспекции. Пример заявление также приведен ниже.

Пример служебной записки о неприменении ККТ

Пример Заявления в ИФНС о неприменении ККТ

Звоните по тел. (495) 661-35-70, рассчитаем стоимость бухгалтерского обслуживания вашей компании, окажем бухгалтерские услуги.

Автор: Антонова Алёна