Ошибка в кассе после закрытия смены

Товар добавлен в корзину

Сумма

Что такое отчет об открытии и закрытии смены онлайн-кассы?

Отчеты об открытии и закрытии сессии представляют собой фискальные документы, которые печатаются с помощью онлайн-кассы. Они, как и чеки, передаются ОФД. Когда продавец приступает к выполнению своих обязанностей, он получает в распоряжение чековую ленту, ключи от кассового ящика и денежные средства, которые в нем содержатся (разменные денежные средства). Это необходимо для бесперебойной работы аппарата. Торговля стартует с открытия смены на онлайн-кассе. Время открытия сессии должно быть зафиксировано в фискальном документе.

Обратите внимание! Требования к отчету об открытии сессии такие же, как и к любому другому фискальному чеку. Он самостоятельно отправляется ОФД. Содержит в себе идентификатор онлайн-кассы, а также сведения о том, какой именно сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей.

Сумма выдаваемых разменных денег не фиксируется в онлайн-кассе, но отображается в других учетных документах. Например, кассовой книге или расходных/приходных ордерах.

Чек закрытия сессии также является обязательным фискальным документом. Он обязан распечататься не позже чем через 24 часа с момента открытия сессии. Если этого не сделать, терминал автоматически заблокируется. Нельзя будет выдать чек потребителю.

Документ о закрытии сессии содержит в себе информацию о количестве напечатанных за день чеков, кол-ве документов, которые не были переданы ОФД, и личные данные ответственного кассира. После закрытия сессии кассир может отключить кассу и сдать наличные деньги сотруднику, ответственному за инкассацию. Вместе с деньгами сдается и все остальное имущество, нужное для работы с оборудованием.

Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе при круглосуточной работе?

График работы заведений отличается, и некоторые из них работают круглосуточно. Несмотря на то что устройство работает в режиме non-stop, чек закрытия смены онлайн-кассы формировать все равно нужно. Так поступают все заправки и круглосуточные заведения.

В этом случае завершение сессии происходит вместе с техническим перерывом и/или заменой кассира. Торговля прекращается в течение 5—10 минут, после чего снова возобновляется. Это не является проблемой, т. к. по закону смена ограничивается только по продолжительности. Вы можете открыть и закрыть несколько смен за один день или затронуть пару дней одной сменой.

Какая польза от закрытия сессии?

Z-отчет — основа для управления магазином. В нем содержатся все первичные цифры для построения бухучета и ведения аналитики. Его прикладное значение состоит в обнулении суточных результатов по покупкам при передаче данных в контролирующие органы. Для разных специалистов он имеет свою ценность:

• Работник при закрытии смены передает выручку инкассаторам или менеджерам. Ответственное лицо может сравнить количество переданных средств с результатами отчета для быстрой проверки на соответствие. Таким образом, можно за секунду увидеть недостачу или переизбыток средств в кассе.
• Отчетный чек — основа для формирования приходно-расходных ордеров. В бухгалтерской учетной системе проходит фиксация кассовых смен: карточка пополняется временем и датой завершения смены, статус изменяется на «Закрыто».
• Менеджеры могут вести управленческий учет намного быстрее и комфортнее, используя цифры из Z-отчета. Иначе им пришлось бы использовать дополнительное ПО или вручную разделять выручку по сменам, переписывать отдельные значения из сотен фискальных документов в единую базу.
• Специалисты из контролирующих органов во время инспекции отслеживают корректность применения ККТ. Смотрят, уплачены ли налоги, уплачены ли они в достаточном количестве. При закрытии смены данные из онлайн-кассы записываются в фискальный накопитель. Итоговая сумма выручки остается у него в памяти.

Отчет о закрытии упрощает ведение отчетности, но не требует ни финансовых, ни временных издержек со стороны кассира и руководства. Не нужно переносить данные в отдельную систему или дополнять отчет новыми сведениями. Современные онлайн-кассы выдают полноценный Z-отчет по нажатии пары кнопок.

Обратите внимание! Когда отчет о закрытии смены составлен, любые операции с деньгами из кассы (кроме инкассации) запрещаются. Нельзя, например, осуществить возврат средств, даже если клиент вернулся с товаром, который только что купил.

Формы отчетов о закрытии смены

Бывает несколько форм и видов отчетов. Некоторые из них необязательны, но помогают бизнесу в решении внутренних задач. Рассмотрим подробнее:

• Базовый (основной) отчет о закрытии кассовой смены на онлайн-кассе. Это главный отчет о закрытии сессии. Его нужно формировать в обязательном порядке. При снятии происходит обнуление работы всего магазина.
• Закрытие отчета по подразделениям. Актуально для больших торговых сетей. По итогам этого z-отчета видны результаты деятельности каждого из отделов бизнеса.
• Нулевой отчет. Начинающие кассиры думают, что формировать документ о закрытии необязательно, если никаких поступлений в кассу не было. Это не так. Нулевой отчет — обязательная форма базового отчета. Она снимается тогда, когда через онлайн-кассу не прошло ни одной операции.
• По товарным группам. Если программное обеспечение кассы предусматривает базу товаров/услуг, с помощью Z-отчета можно узнать, сколько тех или иных позиций было продано кассиром за день.
• Z-отчет по кассирам. Показывает личную эффективность каждого продавца. Может использоваться менеджерами для начисления премий или для распределения нагрузки между сотрудниками.

К обязательным формам z-отчета относятся только нулевой и базовый документы о закрытии сессии. Их нужно формировать каждый день. Остальные необязательны и зависят от внутренней политики бизнеса. Они не нужны контролирующим органам.

Как кассиру завершить сессию на онлайн-кассе?

Механизм закрытия сессии разнится в зависимости от модели кассового аппарата. Базовый принцип у них похож, но лучше прочитать инструкцию. Вот ориентировочный список действий при автоматической подготовке Z-отчета:

• Найти раздел «Закрытие кассы» на мониторе и перейти в него.
• Найти меню действий и выбрать графу «Закрыть смену».
• Снять чек и поместить его в отведенную папку.

Если напечатать документ о закрытии смены простым способом не получается, нужно печатать вручную. Для этого кассиру достаточно выбрать нужный отчет из списка «Кассовые отчеты», заполнить и распечатать его. После выполнения этой команды касса будет закрыта.

Обратите внимание! Если на кассовом аппарате появилась возможность открыть новую рабочую сессию, вы все сделали правильно.

Рассмотрим формирование отчета о закрытии смены на примере онлайн-кассы «АТОЛ Sigma»:

• Заходим в меню «Текущая смена» и нажимаем на красный круг в правом углу экрана.
• Выбираем функцию печати X-отчета. Этот отчет необязательный, но он помогает сверить данные из отчета о закрытии сессии с наличностью в ящике и средствами, полученными через терминал для банковских карт.
• Выбираем опцию «Закрыть смену» в меню «Текущая смена». Z-отчет распечатывается на фискальной ленте, а данные о закрытии смены отправляются ОФД.

При ведении бизнеса на «АТОЛ 91Ф», например, тот же процесс выглядел бы немного по-другому. Для закрытия нужно было бы зайти в режим администратора, выбрать раздел «Отчеты», нажать на пункт «Х-отчет». Далее нажать на «Закрытие смены» и «Ввод». При правильных манипуляциях на экране высвечивается сообщение о том, что смена будет завершена.

Что делать, если кассир забыл закрыть смену на онлайн-кассе?

Если документ о завершении сессии формируется через 24 часа или позже (с момента ее открытия), работа онлайн-кассы блокируется. Это происходит из-за особенности фискальных накопителей. Если смена вышла за рамки предусмотренной продолжительности, формируемые кассовые чеки не смогут содержать в себе нужных фискальных признаков.

Конечно, от человеческого фактора никуда не деться, и в работе самого ответственного сотрудника встречаются ошибки. Он может элементарно забыть о закрытии сессии или не разобраться с новым оборудованием. К счастью, сам функционал онлайн-кассы препятствует нарушению дисциплины. При входе в режим блокировки оборудование может только сформировать фискальный документ о закрытии смены. Никаких других действий не предусмотрено. Просто закройте сессию, как это описано в разделе выше.

Есть ли штрафы за неправильное закрытие?

Если забыли закрыть смену на онлайн-кассе вечером, ничего страшного не произошло. Если смена не была закрыта за 24 часа, но никакой коммерческой деятельности после этого не велось (товары не продавались, услуги не оказывались), налоговая не сочтет это серьезным нарушением. Проблемы начнутся в том случае, если кассир продолжил торговлю без выдачи чеков или выдавал чеки, несмотря на неполноту информации в них.

Обратите внимание! Для организаций такое нарушение кассовой дисциплины выльется в штраф размером от 5 до 10 тыс. рублей, а индивидуальные предприниматели заплатят от 1.5 до 2 тыс. рублей. Вы можете снизить сумму штрафа, если докажете контролирующим органам непреднамеренность этих действий. Они должны быть вызваны чрезвычайной ситуацией, а не злым умыслом.

Уменьшить размеры штрафа можно только в том случае, если организация и ИП заблаговременно обратились в налоговую и доложили о совершенной ошибке.

Что делать, если после закрытия смены на онлайн-кассе обнаружилась ошибка?

Чек коррекции формируется для ранее проведенных расчетов. Вы можете сформировать его за любую дату и за любое время. Неважно, произошла ошибка в рамках текущей кассовой смены или предыдущей. Если работник обнаружил, например, неучтенную выручку, нужно пробить чек коррекции с признаком расчета «приход» в ходе следующей рабочей сессии. Важно только указать правильную дату.

Сессия не закрывается: что делать?

Если онлайн-касса выдает ошибку при закрытии сессии, вы столкнулись с ошибкой аппаратного или программного характера. Проверьте правильность своих действий в инструкции, а потом свяжитесь с сервисом технического обслуживания. Назовите им код ошибки и выполните их инструкции.

Может ли кассовая работа превышать 24 часа?

Согласно нормам федерального законодательства, торговля с использованием кассовой техники делится на временные диапазоны — кассовые смены. Их продолжительность определяется возможностями финансового накопителя — устройства, которое записывает и передает информацию ОФД. Непрерывный срок работы ФН не может выходить за пределы астрономических суток. Это значит, что отчет о закрытии смены на онлайн-кассе обязан распечататься спустя 24 часа с момента ее открытия.

Конечно, речь идет исключительно о временном промежутке. Это означает, что вы можете открыть смену, допустим, в среду вечером, а закрыть ее уже в четверг утром. Важна не дата открытия и закрытия смены на онлайн-кассе, а продолжительность открытия смены. Никаких других ограничений для продолжительности смены законом не предусмотрено.

Автоматическое закрытие смены на онлайн-кассе: панацея от забывчивости сотрудников

Если ваши сотрудники часто забывают закрывать смену, можно купить, создать или настроить дополнительное программное обеспечение. Оно будет отправлять напоминания или автоматически закрывать сессию, если ее продолжительность доходит до 24 часов.

Такое приложение разработано для касс «Эвотор». С его помощью можно самостоятельно установить желаемое время закрытия смены на онлайн-кассе. Чековый принтер автоматически распечатает отчет, данные будут отправлены оператору, чтобы кассовая смена на Эвотор не превышала 24 часа. Единственное условие для работы этого и похожих приложений — наличие ленты в принтере чеков. Если бумаги нет, отчет не распечатывается, смена останется открытой.

Подведем итоги: что нужно знать кассиру?

Сессия может быть открыта всего одни астрономические сутки — 24 часа. Если пропустить этот момент, функционал онлайн-кассы урезается. Выдавать чеки, которые соответствуют закону 54-ФЗ, станет невозможно. Большинство онлайн-касс блокируют возможность выдачи чека, чтобы избежать проблем с кассовой дисциплиной и уберечь руководителя от штрафов.

Кроме прикладной функции, отчет о закрытии смены упрощает ведение бухгалтерского учета, помогает сопоставлять кол-во денег в ящике с кассовыми данными и дает необходимую информацию контролирующим органам.

На разных моделях процесс закрытия сессии может отличаться. Как правило, достаточно зайти в раздел «Текущая смена» или «Закрытие кассы». На некоторых моделях нужно переходить в «Кассовые отчеты» и готовить отчет о закрытии сессии вручную.

Если кассир просто забудет завершить сессию, налоговая не сочтет это грубым нарушением. Никаких штрафов за это не предусмотрено. Штрафы предусмотрены только за выдачу чеков при истощении ресурса фискального накопителя. Такое нарушение дисциплины обернется штрафом до 10 тыс. рублей для юрлиц и до 2 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей.

Если ваши работники часто забывают завершить смену, можно воспользоваться дополнительным программным обеспечением. Оно работает в форме напоминаний или автоматически завершает сессию при достижении определенного времени работы.

Теперь вы знаете, нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе. Пользуйтесь этими инструкциями и объясните принцип работы автоматических расчетов своим кассирам. Следите за публикациями, чтобы узнавать больше полезного об онлайн-кассах.

Содержание:

1.       Ошибка открытия смены на фискальном устройстве

2.       Что делать если закончилась кассовая лента?

3.       Зависает программа 1С во время открытия кассовой смены

4.       Ошибка неверного остатка в ККМ

Доброго времени суток, дорогие коллеги! В данной статье я хотел бы пролить свет на довольно частую проблему: ошибки, которые могут возникать при неправильном закрытии кассовой смены? Вы научитесь определять, на каком именно этапе произошла ошибка и сможете самостоятельно устранить её.  

1.      Ошибка открытия смены на фискальном устройстве

Как решить эту проблему? Для начала необходимо закрыть рабочее место кассира!

Рисунок 2 Закрытие кассовой смены в 1С

На блок-схеме видно, что существует три этапа закрытия смены:

На каждом этапе закрытия кассовой смены может возникнуть ошибка, и нам нужно определить, на каком именно этапе это произошло. Открываем программу с правами администратора, проверяем, как закрылась кассовая смена. Заходим в журнал кассовой смены и обращаем внимание на статус смены – «Закрыта». Проверяем, сформировался ли у нас документ «Отчёт о розничных продажах».

Рисунок 3 Документ «Отчет о розничных продажах»

Далее мы должны проверить, все ли чеки попали в отчет о ручных продажах. У всех чеков стоит статус архивный и привязаны они к одному отчёту розничной продажи. Всё вышеперечисленное свидетельствует о том, что в 1С ошибок не было. Ищем дальше.

Открываем тест драйвера ККТ. Нам нужно там сформировать z-отчет по кассе. Выбираем режим снятие отчета с гашением, включаем устройство, входим в него и снимаем отчет. А в это время на кассе формируется и закрывается z-отчет по кассе с гашением.

После этого нужно проверить, как происходит закрытие и открытие кассовой смены. Сначала проверяем под правами администратора: нужно открыть кассовую смену и закрыть ее. Мы это делаем для того, чтобы определить нет ли у нас каких-либо ошибок связи между 1С 8.3 и кассой.

Рисунок 4 Проверка открытия кассовой смены

Все прошло нормально, отчет сформировался нулевой, и теперь программа готова опять работать. Заходим под правами кассира и открываем смену, заходим в РМК – теперь магазин готов к работе.  

2.      Что делать если закончилась кассовая лента?

Рисунок 5 Открытая кассовая смена

Вторая часто встречающаяся ошибка — это проблема, возникающая при закрытии кассовой смены, когда закончилась кассовая лента. Открываем программу 1С, заходим в «Продажи → Кассовые смены». Проверяем, как показано на рис. 5, что «примерная» кассовая смена осталась открытой. Дальше мы проверяем, сформировался ли документ отчет о розничной продаже. Делается это для того, чтобы определить наши дальнейшие шаги. За сегодня отчет о ручных продажах сформировался.

Теперь проверим журнал чеков – мы должны убедиться, что у нас чеки имеют статус «Архивный» и что для каждого чека, который был пробит сегодня, имеется документ «Отчёт о розничной продаже». Как видно на рис. 6, статус «Архивный» стоит, отчёт о розничных продажах привязан к каждому чеку.

Рисунок 6 Правильно привязанные чеки в журнале чеков

Если это всё есть, тогда наше следующее действие — это закрытие кассовой смены. Сначала пробуем закрыть кассовою смену стандартным средством: документом закрытия кассовой смены в 1С. В результате попытки программа выдала ошибку при закрытии смены. Это значит, что на фискальном устройстве кассовая смена закрыта, а у нас в программе она осталась открыта. Для решения этой проблемы мы прибегнем к групповому изменению реквизитов. Открываем обработку, выбираем кассовую смену, которую нужно закрыть, выбираем документ, там, где изменение реквизитов, находим статус, отмечаем, что мы должны поставить закрытие и изменить реквизиты. Теперь открываем журнал кассовой смены проверяем, что статус кассовой смены изменился с открытой на закрытую.

Теперь нам нужно проверить, как будут взаимодействовать касса с программой 1С. Открываем кассовую смену и закрываем смены, если у нас и здесь все сделано верно, то ошибок не будет и кассовая смена откроется и закроется.  

3.      Зависает программа 1С во время открытия кассовой смены

Теперь разберем третью распространенную ошибку. Суть проблемы заключается в том, что программа 1С попросту зависает во время открытия смены.

Рабочее место кассира в 1С никак не реагирует на попытки его закрыть. Поэтому чтобы завершить этот процесс, мы с вами открываем диспетчер задач, выбираем задачу и завершаем.

Рисунок 7 Сообщение про ошибку открытия смены на фискальном устройстве

После этого повторно открываем 1С:Предприятие. Для работы кассира нужно открыть кассовую смену – заходим под пользователем «Кассир» и открываем смену. Видим, что программа выдает ошибку – смена не открыта на фискальном устройстве.

 

Рисунок 8 Поиск открытия кассовой смены

В этом случае мы начинаем проверять, где еще может быть открыта кассовая смена. Если в журнале кассовых смен у нас все смены закрыты, проверяем под всеми рабочими местами, как показано на рис. 8.

Рисунок 9 Проверка документа отчета розничных продаж

Все статусы должны быть закрытыми. Далее мы проверяем журнал отчетов розничных продаж: был ли сформирован документ отчёта о розничных продажах за вчерашнее число.

Как видим, за вчерашний день он был сформирован, а за сегодняшнее число – нет. Проверяем еще раз журнал чеков, чтобы убедиться, что там тоже никаких ошибок нет. Наши чеки у нас все должны быть со статусом «Архивные» и с отчётом о розничных продажах.

То есть причина зависания 1С не выяснена. Сворачиваем 1С:Предприятие, открываем тест драйвера ККМ. Допустим, мы работаем с ККМ АТОЛ. Находим АТОЛ и идём по пути драйвера торгового оборудования: «Тесты → драйвер ККМ». Открываем его – устройство включено и не дало отработать, поэтому завершаем работу программы 1С. Теперь в программе АТОЛ ставим галочку в поле «Устройство включено», режим работы «Отчет с гашением». Нажимаем «Снять отчет».

Рисунок 10 Настройки тест драйвера ККМ

Тем самым мы закрываем смену на ККТ. Вот и все, кнопка «Снять отчёт» стала активной, закрываем тест драйвер ККМ и выходим.

Теперь запускаем программу 1С под кассиром и открываем смену. Заходим в «Регистрация продаж → Рабочее место кассира». Рабочее место кассира открылось, теперь нужно проверить, что продажи корректно отображаются в системе. На рис. 11 показана правильно функционирующая продажа.

Рисунок 11 Продажа при правильном взаимодействии программы 1С и кассы  

4.      Ошибка неверного остатка в ККМ

При закрытии кассовой смены в 1С должна происходить автоматическая выемка всей суммы. Но иногда, например, из-за плохого интернета два-три “пакета” могут потеряется. Получается, что на фискальнике закрывается выемка, что приводит к ошибке неверного остатка, так как в самом фискальнике сумма меньше чем необходимо для выемки в 1С.

В 1С выемка в таком случае не производится, соответственно, если один раз такое произошло, то и в дальнейшие дни автоматическая выемка не произойдёт, если тут же не исправить проблему.

Итак, переходим в «Продажи → отчёты про продажам → движение денежных средств ККМ». Что мы видим по движению ДДС по кассам ККМ – показано на рис. 12.

Рисунок 12 Движение денежных средств в программе 1С и кассе

Дальше нужно следить, чтобы в конце дня после закрытия кассовой смены выделенная жёлтым ячейка всегда была пустая. У нас с вами проблема в 2 магазинах, где нужно сделать снятие остатка. Для этого идём в «НСИ → кассы ККМ» и находим интересующий нас магазин. Сразу хочу пояснить, что наш пример мы разбираем на рабочем месте, где нет фискальника. Это очень важно, ведь если вы работаете в системе, где есть фискальник, то у вас будет другая модель, и вы будете вынуждены решать проблему по-другому. В первую очередь нам нужно сделать скриншот, чтобы не забыть данные – они нам еще пригодятся. Это параметры, показанные на рисунке ниже:

Рисунок 13 Работа с выделенными данными при работе с кассой и программой 1С

Далее мы с вами переходим в «Ещё» и разрешаем редактирование, как показано на рис. 14.

Рисунок 14 Редактирование данных при работе с кассой и программой 1С

После этого ставим в типе кассы «ККМ без подключения оборудования».

Далее нужно установить свое рабочее место:

Рисунок 15 Установка нового рабочего места кассира в 1С

Чтобы сделать активацию рабочего места кассира в 1С, Вы должны поставить галочку возле своего рабочего места, после чего записываем и открываем его. Дальше нам нужно у текущего пользователя установить магазин, с которым будем работать. Теперь можно запускать работу от своего лица: переходим в «Продажи → РМК → Управляемый режим». Появится окно с обширным функционалом:

Рисунок 16 Функционал рабочего места кассира 1С

После мы жмём «Открытие смены» и видим, что нам показывается сумма остатка на текущий момент:

Рисунок 17 Открытие кассовой смены и сумма остатка на текущий момент

Смена открылась, теперь закрываем ее. Выемка прошла успешно.

Рисунок 18 Выемка с нулевым остатком при работе с кассой и программой 1С

При повторном формировании ДДС в кассах ККМ появится число с нулевым остатком. В дальнейшем в выбранном магазине всё пойдёт правильно, однако, само собой, за этим нужно периодически следить. Не забываем вернуть кассу, какой она у нас и была раньше. То есть вернуть обратно рабочее место, тип кассы и подключаемое оборудование. И так же поступаем со всеми магазинами, если есть проблема с остатком. Запомнив эту небольшую последовательность действий, вы можете попрощаться с данной ошибкой.

Специалист компании «Кодерлайн»

Никита Брежицкий

Как исправить ошибку в чеке ККТ

Исправить ошибки, допущенные кассиром при пробитии чека, можно не только до того, как чек был распечатан, но и в любой момент уже после пробития чека. Исправить еще не пробитый чек легко — его нужно просто аннулировать и сформировать новый, уже без ошибок.
В случае, когда ошибка была замечена уже после выдачи чека клиенту, исправить ее будет уже сложнее. Для этого нужно формировать чек коррекции или возврата — выбор зависит от формата фискальных данных, с которым работает ККТ.

Читайте нашу статью — Как правильно пробить чек на онлайн-кассе.

Аннулирование чека

Ошибки пробития чека на кассе случаются и это не повод паниковать. Налоговая не наказывает за них, если быстро ее обнаружить и действовать правильно. В случаях, когда ошибка замечена еще до пробития чека, его необходимо аннулировать.

Аннулирование чека — это отмена кассовой операции до того, когда чек был закрыт и напечатан. Аннулирование может быть из-за ошибки кассира или при отказе покупателя от товара во время проведения расчета.

Исправление ошибки в чеке, который уже напечатан, недопустимо. Для отмены неправильного чека нужно будет сформировать чек коррекции или чек возврата. 

Какие ошибки встречаются чаще всего:

• ошибка в наименовании товара;
• ошибка в сумме кассового чека;
• ошибка в способе расчета (наличный или безналичный);
• из-за технического сбоя чек не дошел до ФНС;
• несовпадение даты формирования чека и даты  поступления денег продавцу.

Избежать штрафа можно в том случае, если:

• самостоятельно исправить ошибку до того, как ее заметили налоговые органы;
• после исправления добровольно предоставить в ФНС сведения о причинах возникновения ошибки и документы.

Перед тем, как исправлять ошибку, необходимо выяснить, с каким форматом фискальных данных работает онлайн-касса. В ФФД 1.05, чтобы исправить ошибочный чек, необходимо сформировать чек возврата, а в ФФД 1.1 и 1.2 для исправления чека нужно использовать чек коррекции. Если был произведен расчет без пробития чека на кассе, то ФФД не имеет значения, и в обоих случаях формируется чек коррекции.

Узнать, по какому формату фискальных данных касса формирует документы, можно следующими способами:

• сформировать отчет об открытии смены (в отчете может быть сразу указан ФФД или только цифровое обозначение. Так, если в поле ФФД ККТ указана цифра 2, то ФФД 1.05, если цифра 3 — ФФД 1.1, цифра 4 — формат 1.2);
• зайти в личный кабинет ОФД и перейти на вкладку со списком касс.

Какой чек формировать при обнаружении ошибки в пробитом онлайн-чеке

Формировать чек коррекции или возврата нужно как только ошибка обнаружена и не важно, сколько дней прошло с момента ее возникновения. Рассмотрим алгоритм исправления ошибки для разных версий ФФД

Формирование чека возврата для ФФД 1.05

Исправление ошибки в чеке для ФФД 1.05 производится путем формирования чека возврата. Формат 1.05 задуман как переходный, поэтому в нем не все функции более поздних версий. Одна из особенностей — сокращенный формат чека коррекции. Чек коррекции в ФФД 1.05 содержит не все обязательные реквизиты, в нем нет предмета расчета и признака расчета (возврат прихода или расхода), поэтому он не может быть использован для исправлении ошибки.

Чтобы исправить ошибку, необходимо сформировать чек возврата, а затем пробить корректный чек. Если в расчетах не была использована касса, то в любом случае формируется чек коррекции.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.

Также читают:

Товар добавлен в корзину

Сумма

Что такое отчет об открытии и закрытии смены онлайн-кассы?

Отчеты об открытии и закрытии сессии представляют собой фискальные документы, которые печатаются с помощью онлайн-кассы. Они, как и чеки, передаются ОФД. Когда продавец приступает к выполнению своих обязанностей, он получает в распоряжение чековую ленту, ключи от кассового ящика и денежные средства, которые в нем содержатся (разменные денежные средства). Это необходимо для бесперебойной работы аппарата. Торговля стартует с открытия смены на онлайн-кассе. Время открытия сессии должно быть зафиксировано в фискальном документе.

Обратите внимание! Требования к отчету об открытии сессии такие же, как и к любому другому фискальному чеку. Он самостоятельно отправляется ОФД. Содержит в себе идентификатор онлайн-кассы, а также сведения о том, какой именно сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей.

Сумма выдаваемых разменных денег не фиксируется в онлайн-кассе, но отображается в других учетных документах. Например, кассовой книге или расходных/приходных ордерах.

Чек закрытия сессии также является обязательным фискальным документом. Он обязан распечататься не позже чем через 24 часа с момента открытия сессии. Если этого не сделать, терминал автоматически заблокируется. Нельзя будет выдать чек потребителю.

Документ о закрытии сессии содержит в себе информацию о количестве напечатанных за день чеков, кол-ве документов, которые не были переданы ОФД, и личные данные ответственного кассира. После закрытия сессии кассир может отключить кассу и сдать наличные деньги сотруднику, ответственному за инкассацию. Вместе с деньгами сдается и все остальное имущество, нужное для работы с оборудованием.

Нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе при круглосуточной работе?

График работы заведений отличается, и некоторые из них работают круглосуточно. Несмотря на то что устройство работает в режиме non-stop, чек закрытия смены онлайн-кассы формировать все равно нужно. Так поступают все заправки и круглосуточные заведения.

В этом случае завершение сессии происходит вместе с техническим перерывом и/или заменой кассира. Торговля прекращается в течение 5—10 минут, после чего снова возобновляется. Это не является проблемой, т. к. по закону смена ограничивается только по продолжительности. Вы можете открыть и закрыть несколько смен за один день или затронуть пару дней одной сменой.

Какая польза от закрытия сессии?

Z-отчет — основа для управления магазином. В нем содержатся все первичные цифры для построения бухучета и ведения аналитики. Его прикладное значение состоит в обнулении суточных результатов по покупкам при передаче данных в контролирующие органы. Для разных специалистов он имеет свою ценность:

• Работник при закрытии смены передает выручку инкассаторам или менеджерам. Ответственное лицо может сравнить количество переданных средств с результатами отчета для быстрой проверки на соответствие. Таким образом, можно за секунду увидеть недостачу или переизбыток средств в кассе.
• Отчетный чек — основа для формирования приходно-расходных ордеров. В бухгалтерской учетной системе проходит фиксация кассовых смен: карточка пополняется временем и датой завершения смены, статус изменяется на «Закрыто».
• Менеджеры могут вести управленческий учет намного быстрее и комфортнее, используя цифры из Z-отчета. Иначе им пришлось бы использовать дополнительное ПО или вручную разделять выручку по сменам, переписывать отдельные значения из сотен фискальных документов в единую базу.
• Специалисты из контролирующих органов во время инспекции отслеживают корректность применения ККТ. Смотрят, уплачены ли налоги, уплачены ли они в достаточном количестве. При закрытии смены данные из онлайн-кассы записываются в фискальный накопитель. Итоговая сумма выручки остается у него в памяти.

Отчет о закрытии упрощает ведение отчетности, но не требует ни финансовых, ни временных издержек со стороны кассира и руководства. Не нужно переносить данные в отдельную систему или дополнять отчет новыми сведениями. Современные онлайн-кассы выдают полноценный Z-отчет по нажатии пары кнопок.

Обратите внимание! Когда отчет о закрытии смены составлен, любые операции с деньгами из кассы (кроме инкассации) запрещаются. Нельзя, например, осуществить возврат средств, даже если клиент вернулся с товаром, который только что купил.

Формы отчетов о закрытии смены

Бывает несколько форм и видов отчетов. Некоторые из них необязательны, но помогают бизнесу в решении внутренних задач. Рассмотрим подробнее:

• Базовый (основной) отчет о закрытии кассовой смены на онлайн-кассе. Это главный отчет о закрытии сессии. Его нужно формировать в обязательном порядке. При снятии происходит обнуление работы всего магазина.
• Закрытие отчета по подразделениям. Актуально для больших торговых сетей. По итогам этого z-отчета видны результаты деятельности каждого из отделов бизнеса.
• Нулевой отчет. Начинающие кассиры думают, что формировать документ о закрытии необязательно, если никаких поступлений в кассу не было. Это не так. Нулевой отчет — обязательная форма базового отчета. Она снимается тогда, когда через онлайн-кассу не прошло ни одной операции.
• По товарным группам. Если программное обеспечение кассы предусматривает базу товаров/услуг, с помощью Z-отчета можно узнать, сколько тех или иных позиций было продано кассиром за день.
• Z-отчет по кассирам. Показывает личную эффективность каждого продавца. Может использоваться менеджерами для начисления премий или для распределения нагрузки между сотрудниками.

К обязательным формам z-отчета относятся только нулевой и базовый документы о закрытии сессии. Их нужно формировать каждый день. Остальные необязательны и зависят от внутренней политики бизнеса. Они не нужны контролирующим органам.

Как кассиру завершить сессию на онлайн-кассе?

Механизм закрытия сессии разнится в зависимости от модели кассового аппарата. Базовый принцип у них похож, но лучше прочитать инструкцию. Вот ориентировочный список действий при автоматической подготовке Z-отчета:

• Найти раздел «Закрытие кассы» на мониторе и перейти в него.
• Найти меню действий и выбрать графу «Закрыть смену».
• Снять чек и поместить его в отведенную папку.

Если напечатать документ о закрытии смены простым способом не получается, нужно печатать вручную. Для этого кассиру достаточно выбрать нужный отчет из списка «Кассовые отчеты», заполнить и распечатать его. После выполнения этой команды касса будет закрыта.

Обратите внимание! Если на кассовом аппарате появилась возможность открыть новую рабочую сессию, вы все сделали правильно.

Рассмотрим формирование отчета о закрытии смены на примере онлайн-кассы «АТОЛ Sigma»:

• Заходим в меню «Текущая смена» и нажимаем на красный круг в правом углу экрана.
• Выбираем функцию печати X-отчета. Этот отчет необязательный, но он помогает сверить данные из отчета о закрытии сессии с наличностью в ящике и средствами, полученными через терминал для банковских карт.
• Выбираем опцию «Закрыть смену» в меню «Текущая смена». Z-отчет распечатывается на фискальной ленте, а данные о закрытии смены отправляются ОФД.

При ведении бизнеса на «АТОЛ 91Ф», например, тот же процесс выглядел бы немного по-другому. Для закрытия нужно было бы зайти в режим администратора, выбрать раздел «Отчеты», нажать на пункт «Х-отчет». Далее нажать на «Закрытие смены» и «Ввод». При правильных манипуляциях на экране высвечивается сообщение о том, что смена будет завершена.

Что делать, если кассир забыл закрыть смену на онлайн-кассе?

Если документ о завершении сессии формируется через 24 часа или позже (с момента ее открытия), работа онлайн-кассы блокируется. Это происходит из-за особенности фискальных накопителей. Если смена вышла за рамки предусмотренной продолжительности, формируемые кассовые чеки не смогут содержать в себе нужных фискальных признаков.

Конечно, от человеческого фактора никуда не деться, и в работе самого ответственного сотрудника встречаются ошибки. Он может элементарно забыть о закрытии сессии или не разобраться с новым оборудованием. К счастью, сам функционал онлайн-кассы препятствует нарушению дисциплины. При входе в режим блокировки оборудование может только сформировать фискальный документ о закрытии смены. Никаких других действий не предусмотрено. Просто закройте сессию, как это описано в разделе выше.

Есть ли штрафы за неправильное закрытие?

Если забыли закрыть смену на онлайн-кассе вечером, ничего страшного не произошло. Если смена не была закрыта за 24 часа, но никакой коммерческой деятельности после этого не велось (товары не продавались, услуги не оказывались), налоговая не сочтет это серьезным нарушением. Проблемы начнутся в том случае, если кассир продолжил торговлю без выдачи чеков или выдавал чеки, несмотря на неполноту информации в них.

Обратите внимание! Для организаций такое нарушение кассовой дисциплины выльется в штраф размером от 5 до 10 тыс. рублей, а индивидуальные предприниматели заплатят от 1.5 до 2 тыс. рублей. Вы можете снизить сумму штрафа, если докажете контролирующим органам непреднамеренность этих действий. Они должны быть вызваны чрезвычайной ситуацией, а не злым умыслом.

Уменьшить размеры штрафа можно только в том случае, если организация и ИП заблаговременно обратились в налоговую и доложили о совершенной ошибке.

Что делать, если после закрытия смены на онлайн-кассе обнаружилась ошибка?

Чек коррекции формируется для ранее проведенных расчетов. Вы можете сформировать его за любую дату и за любое время. Неважно, произошла ошибка в рамках текущей кассовой смены или предыдущей. Если работник обнаружил, например, неучтенную выручку, нужно пробить чек коррекции с признаком расчета «приход» в ходе следующей рабочей сессии. Важно только указать правильную дату.

Сессия не закрывается: что делать?

Если онлайн-касса выдает ошибку при закрытии сессии, вы столкнулись с ошибкой аппаратного или программного характера. Проверьте правильность своих действий в инструкции, а потом свяжитесь с сервисом технического обслуживания. Назовите им код ошибки и выполните их инструкции.

Может ли кассовая работа превышать 24 часа?

Согласно нормам федерального законодательства, торговля с использованием кассовой техники делится на временные диапазоны — кассовые смены. Их продолжительность определяется возможностями финансового накопителя — устройства, которое записывает и передает информацию ОФД. Непрерывный срок работы ФН не может выходить за пределы астрономических суток. Это значит, что отчет о закрытии смены на онлайн-кассе обязан распечататься спустя 24 часа с момента ее открытия.

Конечно, речь идет исключительно о временном промежутке. Это означает, что вы можете открыть смену, допустим, в среду вечером, а закрыть ее уже в четверг утром. Важна не дата открытия и закрытия смены на онлайн-кассе, а продолжительность открытия смены. Никаких других ограничений для продолжительности смены законом не предусмотрено.

Автоматическое закрытие смены на онлайн-кассе: панацея от забывчивости сотрудников

Если ваши сотрудники часто забывают закрывать смену, можно купить, создать или настроить дополнительное программное обеспечение. Оно будет отправлять напоминания или автоматически закрывать сессию, если ее продолжительность доходит до 24 часов.

Такое приложение разработано для касс «Эвотор». С его помощью можно самостоятельно установить желаемое время закрытия смены на онлайн-кассе. Чековый принтер автоматически распечатает отчет, данные будут отправлены оператору, чтобы кассовая смена на Эвотор не превышала 24 часа. Единственное условие для работы этого и похожих приложений — наличие ленты в принтере чеков. Если бумаги нет, отчет не распечатывается, смена останется открытой.

Подведем итоги: что нужно знать кассиру?

Сессия может быть открыта всего одни астрономические сутки — 24 часа. Если пропустить этот момент, функционал онлайн-кассы урезается. Выдавать чеки, которые соответствуют закону 54-ФЗ, станет невозможно. Большинство онлайн-касс блокируют возможность выдачи чека, чтобы избежать проблем с кассовой дисциплиной и уберечь руководителя от штрафов.

Кроме прикладной функции, отчет о закрытии смены упрощает ведение бухгалтерского учета, помогает сопоставлять кол-во денег в ящике с кассовыми данными и дает необходимую информацию контролирующим органам.

На разных моделях процесс закрытия сессии может отличаться. Как правило, достаточно зайти в раздел «Текущая смена» или «Закрытие кассы». На некоторых моделях нужно переходить в «Кассовые отчеты» и готовить отчет о закрытии сессии вручную.

Если кассир просто забудет завершить сессию, налоговая не сочтет это грубым нарушением. Никаких штрафов за это не предусмотрено. Штрафы предусмотрены только за выдачу чеков при истощении ресурса фискального накопителя. Такое нарушение дисциплины обернется штрафом до 10 тыс. рублей для юрлиц и до 2 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей.

Если ваши работники часто забывают завершить смену, можно воспользоваться дополнительным программным обеспечением. Оно работает в форме напоминаний или автоматически завершает сессию при достижении определенного времени работы.

Теперь вы знаете, нужно ли закрывать смену на онлайн-кассе. Пользуйтесь этими инструкциями и объясните принцип работы автоматических расчетов своим кассирам. Следите за публикациями, чтобы узнавать больше полезного об онлайн-кассах.

Содержание:

1.       Ошибка открытия смены на фискальном устройстве

2.       Что делать если закончилась кассовая лента?

3.       Зависает программа 1С во время открытия кассовой смены

4.       Ошибка неверного остатка в ККМ

Доброго времени суток, дорогие коллеги! В данной статье я хотел бы пролить свет на довольно частую проблему: ошибки, которые могут возникать при неправильном закрытии кассовой смены? Вы научитесь определять, на каком именно этапе произошла ошибка и сможете самостоятельно устранить её.  

1.      Ошибка открытия смены на фискальном устройстве

Как решить эту проблему? Для начала необходимо закрыть рабочее место кассира!

Рисунок 2 Закрытие кассовой смены в 1С

На блок-схеме видно, что существует три этапа закрытия смены:

На каждом этапе закрытия кассовой смены может возникнуть ошибка, и нам нужно определить, на каком именно этапе это произошло. Открываем программу с правами администратора, проверяем, как закрылась кассовая смена. Заходим в журнал кассовой смены и обращаем внимание на статус смены – «Закрыта». Проверяем, сформировался ли у нас документ «Отчёт о розничных продажах».

Рисунок 3 Документ «Отчет о розничных продажах»

Далее мы должны проверить, все ли чеки попали в отчет о ручных продажах. У всех чеков стоит статус архивный и привязаны они к одному отчёту розничной продажи. Всё вышеперечисленное свидетельствует о том, что в 1С ошибок не было. Ищем дальше.

Открываем тест драйвера ККТ. Нам нужно там сформировать z-отчет по кассе. Выбираем режим снятие отчета с гашением, включаем устройство, входим в него и снимаем отчет. А в это время на кассе формируется и закрывается z-отчет по кассе с гашением.

После этого нужно проверить, как происходит закрытие и открытие кассовой смены. Сначала проверяем под правами администратора: нужно открыть кассовую смену и закрыть ее. Мы это делаем для того, чтобы определить нет ли у нас каких-либо ошибок связи между 1С 8.3 и кассой.

Рисунок 4 Проверка открытия кассовой смены

Все прошло нормально, отчет сформировался нулевой, и теперь программа готова опять работать. Заходим под правами кассира и открываем смену, заходим в РМК – теперь магазин готов к работе.  

2.      Что делать если закончилась кассовая лента?

Рисунок 5 Открытая кассовая смена

Вторая часто встречающаяся ошибка — это проблема, возникающая при закрытии кассовой смены, когда закончилась кассовая лента. Открываем программу 1С, заходим в «Продажи → Кассовые смены». Проверяем, как показано на рис. 5, что «примерная» кассовая смена осталась открытой. Дальше мы проверяем, сформировался ли документ отчет о розничной продаже. Делается это для того, чтобы определить наши дальнейшие шаги. За сегодня отчет о ручных продажах сформировался.

Теперь проверим журнал чеков – мы должны убедиться, что у нас чеки имеют статус «Архивный» и что для каждого чека, который был пробит сегодня, имеется документ «Отчёт о розничной продаже». Как видно на рис. 6, статус «Архивный» стоит, отчёт о розничных продажах привязан к каждому чеку.

Рисунок 6 Правильно привязанные чеки в журнале чеков

Если это всё есть, тогда наше следующее действие — это закрытие кассовой смены. Сначала пробуем закрыть кассовою смену стандартным средством: документом закрытия кассовой смены в 1С. В результате попытки программа выдала ошибку при закрытии смены. Это значит, что на фискальном устройстве кассовая смена закрыта, а у нас в программе она осталась открыта. Для решения этой проблемы мы прибегнем к групповому изменению реквизитов. Открываем обработку, выбираем кассовую смену, которую нужно закрыть, выбираем документ, там, где изменение реквизитов, находим статус, отмечаем, что мы должны поставить закрытие и изменить реквизиты. Теперь открываем журнал кассовой смены проверяем, что статус кассовой смены изменился с открытой на закрытую.

Теперь нам нужно проверить, как будут взаимодействовать касса с программой 1С. Открываем кассовую смену и закрываем смены, если у нас и здесь все сделано верно, то ошибок не будет и кассовая смена откроется и закроется.  

3.      Зависает программа 1С во время открытия кассовой смены

Теперь разберем третью распространенную ошибку. Суть проблемы заключается в том, что программа 1С попросту зависает во время открытия смены.

Рабочее место кассира в 1С никак не реагирует на попытки его закрыть. Поэтому чтобы завершить этот процесс, мы с вами открываем диспетчер задач, выбираем задачу и завершаем.

Рисунок 7 Сообщение про ошибку открытия смены на фискальном устройстве

После этого повторно открываем 1С:Предприятие. Для работы кассира нужно открыть кассовую смену – заходим под пользователем «Кассир» и открываем смену. Видим, что программа выдает ошибку – смена не открыта на фискальном устройстве.

 

Рисунок 8 Поиск открытия кассовой смены

В этом случае мы начинаем проверять, где еще может быть открыта кассовая смена. Если в журнале кассовых смен у нас все смены закрыты, проверяем под всеми рабочими местами, как показано на рис. 8.

Рисунок 9 Проверка документа отчета розничных продаж

Все статусы должны быть закрытыми. Далее мы проверяем журнал отчетов розничных продаж: был ли сформирован документ отчёта о розничных продажах за вчерашнее число.

Как видим, за вчерашний день он был сформирован, а за сегодняшнее число – нет. Проверяем еще раз журнал чеков, чтобы убедиться, что там тоже никаких ошибок нет. Наши чеки у нас все должны быть со статусом «Архивные» и с отчётом о розничных продажах.

То есть причина зависания 1С не выяснена. Сворачиваем 1С:Предприятие, открываем тест драйвера ККМ. Допустим, мы работаем с ККМ АТОЛ. Находим АТОЛ и идём по пути драйвера торгового оборудования: «Тесты → драйвер ККМ». Открываем его – устройство включено и не дало отработать, поэтому завершаем работу программы 1С. Теперь в программе АТОЛ ставим галочку в поле «Устройство включено», режим работы «Отчет с гашением». Нажимаем «Снять отчет».

Рисунок 10 Настройки тест драйвера ККМ

Тем самым мы закрываем смену на ККТ. Вот и все, кнопка «Снять отчёт» стала активной, закрываем тест драйвер ККМ и выходим.

Теперь запускаем программу 1С под кассиром и открываем смену. Заходим в «Регистрация продаж → Рабочее место кассира». Рабочее место кассира открылось, теперь нужно проверить, что продажи корректно отображаются в системе. На рис. 11 показана правильно функционирующая продажа.

Рисунок 11 Продажа при правильном взаимодействии программы 1С и кассы  

4.      Ошибка неверного остатка в ККМ

При закрытии кассовой смены в 1С должна происходить автоматическая выемка всей суммы. Но иногда, например, из-за плохого интернета два-три “пакета” могут потеряется. Получается, что на фискальнике закрывается выемка, что приводит к ошибке неверного остатка, так как в самом фискальнике сумма меньше чем необходимо для выемки в 1С.

В 1С выемка в таком случае не производится, соответственно, если один раз такое произошло, то и в дальнейшие дни автоматическая выемка не произойдёт, если тут же не исправить проблему.

Итак, переходим в «Продажи → отчёты про продажам → движение денежных средств ККМ». Что мы видим по движению ДДС по кассам ККМ – показано на рис. 12.

Рисунок 12 Движение денежных средств в программе 1С и кассе

Дальше нужно следить, чтобы в конце дня после закрытия кассовой смены выделенная жёлтым ячейка всегда была пустая. У нас с вами проблема в 2 магазинах, где нужно сделать снятие остатка. Для этого идём в «НСИ → кассы ККМ» и находим интересующий нас магазин. Сразу хочу пояснить, что наш пример мы разбираем на рабочем месте, где нет фискальника. Это очень важно, ведь если вы работаете в системе, где есть фискальник, то у вас будет другая модель, и вы будете вынуждены решать проблему по-другому. В первую очередь нам нужно сделать скриншот, чтобы не забыть данные – они нам еще пригодятся. Это параметры, показанные на рисунке ниже:

Рисунок 13 Работа с выделенными данными при работе с кассой и программой 1С

Далее мы с вами переходим в «Ещё» и разрешаем редактирование, как показано на рис. 14.

Рисунок 14 Редактирование данных при работе с кассой и программой 1С

После этого ставим в типе кассы «ККМ без подключения оборудования».

Далее нужно установить свое рабочее место:

Рисунок 15 Установка нового рабочего места кассира в 1С

Чтобы сделать активацию рабочего места кассира в 1С, Вы должны поставить галочку возле своего рабочего места, после чего записываем и открываем его. Дальше нам нужно у текущего пользователя установить магазин, с которым будем работать. Теперь можно запускать работу от своего лица: переходим в «Продажи → РМК → Управляемый режим». Появится окно с обширным функционалом:

Рисунок 16 Функционал рабочего места кассира 1С

После мы жмём «Открытие смены» и видим, что нам показывается сумма остатка на текущий момент:

Рисунок 17 Открытие кассовой смены и сумма остатка на текущий момент

Смена открылась, теперь закрываем ее. Выемка прошла успешно.

Рисунок 18 Выемка с нулевым остатком при работе с кассой и программой 1С

При повторном формировании ДДС в кассах ККМ появится число с нулевым остатком. В дальнейшем в выбранном магазине всё пойдёт правильно, однако, само собой, за этим нужно периодически следить. Не забываем вернуть кассу, какой она у нас и была раньше. То есть вернуть обратно рабочее место, тип кассы и подключаемое оборудование. И так же поступаем со всеми магазинами, если есть проблема с остатком. Запомнив эту небольшую последовательность действий, вы можете попрощаться с данной ошибкой.

Специалист компании «Кодерлайн»

Никита Брежицкий

Как исправить ошибку в чеке ККТ

Исправить ошибки, допущенные кассиром при пробитии чека, можно не только до того, как чек был распечатан, но и в любой момент уже после пробития чека. Исправить еще не пробитый чек легко — его нужно просто аннулировать и сформировать новый, уже без ошибок.
В случае, когда ошибка была замечена уже после выдачи чека клиенту, исправить ее будет уже сложнее. Для этого нужно формировать чек коррекции или возврата — выбор зависит от формата фискальных данных, с которым работает ККТ.

Читайте нашу статью — Как правильно пробить чек на онлайн-кассе.

Аннулирование чека

Ошибки пробития чека на кассе случаются и это не повод паниковать. Налоговая не наказывает за них, если быстро ее обнаружить и действовать правильно. В случаях, когда ошибка замечена еще до пробития чека, его необходимо аннулировать.

Аннулирование чека — это отмена кассовой операции до того, когда чек был закрыт и напечатан. Аннулирование может быть из-за ошибки кассира или при отказе покупателя от товара во время проведения расчета.

Исправление ошибки в чеке, который уже напечатан, недопустимо. Для отмены неправильного чека нужно будет сформировать чек коррекции или чек возврата. 

Какие ошибки встречаются чаще всего:

• ошибка в наименовании товара;
• ошибка в сумме кассового чека;
• ошибка в способе расчета (наличный или безналичный);
• из-за технического сбоя чек не дошел до ФНС;
• несовпадение даты формирования чека и даты  поступления денег продавцу.

Избежать штрафа можно в том случае, если:

• самостоятельно исправить ошибку до того, как ее заметили налоговые органы;
• после исправления добровольно предоставить в ФНС сведения о причинах возникновения ошибки и документы.

Перед тем, как исправлять ошибку, необходимо выяснить, с каким форматом фискальных данных работает онлайн-касса. В ФФД 1.05, чтобы исправить ошибочный чек, необходимо сформировать чек возврата, а в ФФД 1.1 и 1.2 для исправления чека нужно использовать чек коррекции. Если был произведен расчет без пробития чека на кассе, то ФФД не имеет значения, и в обоих случаях формируется чек коррекции.

Узнать, по какому формату фискальных данных касса формирует документы, можно следующими способами:

• сформировать отчет об открытии смены (в отчете может быть сразу указан ФФД или только цифровое обозначение. Так, если в поле ФФД ККТ указана цифра 2, то ФФД 1.05, если цифра 3 — ФФД 1.1, цифра 4 — формат 1.2);
• зайти в личный кабинет ОФД и перейти на вкладку со списком касс.

Какой чек формировать при обнаружении ошибки в пробитом онлайн-чеке

Формировать чек коррекции или возврата нужно как только ошибка обнаружена и не важно, сколько дней прошло с момента ее возникновения. Рассмотрим алгоритм исправления ошибки для разных версий ФФД

Формирование чека возврата для ФФД 1.05

Исправление ошибки в чеке для ФФД 1.05 производится путем формирования чека возврата. Формат 1.05 задуман как переходный, поэтому в нем не все функции более поздних версий. Одна из особенностей — сокращенный формат чека коррекции. Чек коррекции в ФФД 1.05 содержит не все обязательные реквизиты, в нем нет предмета расчета и признака расчета (возврат прихода или расхода), поэтому он не может быть использован для исправлении ошибки.

Чтобы исправить ошибку, необходимо сформировать чек возврата, а затем пробить корректный чек. Если в расчетах не была использована касса, то в любом случае формируется чек коррекции.

Алгоритм действий для исправления ошибки:

1. Формирование чека возврата для отмены ошибочной операции.

Особенности:

• в графе Признак расчета необходимо указать, для какой операции формируется чек. Если отменяется чек прихода, необходимо указать “Возврат прихода”, а для отмены чека расхода в признак расчета указывается “Возврат расхода”.
• если деньги клиенту не возвращались, в способе оплаты необходимо указать “встречное представление”, если возвращались — указывается форма расчета (наличная или безналичная).

2. Внести в чек возврата фискальный признак (ФПД или ФП) ошибочного чека. ФНС рекомендует указывать эти данные в дополнительном реквизите чека возврата (тег 1192).
3. Перенос остальных реквизитов из ошибочного чека. Переносить нужно даже ошибочные данные, так как на этом этапе происходит только отмена ошибочного чека, а не его исправление.
4. Формирование нового чека уже без ошибок.

Особенности:

• новый чек и ошибочный должны содержать одинаковые реквизиты;
• допущенная ошибка должна быть исправлена;
• в дополнительном реквизите чека (тег 1192) необходимо указать ФПД ошибочного чека. Это нужно, чтобы связать между собой 2 чека и понимать, какой чек исправляется, а какой — замена ошибочному.

5. Отправка в ФНС заявления о том, что произошла корректировка чека с ошибкой. В заявлении указываются причины возникновения ошибки и как именно она была исправлена. Также в заявлении указываются ФПД обоих чеков. На подачу заявления дается 3 дня с формирования корректного чека. Подать заявление можно через личный кабинет на сайте ФНС.

Формирование чека коррекции для ФФД 1.1 и 1.2

Если кассовый аппарат работает с ФФД 1.1 или ФФД 1.2, для исправления ошибки необходимо сформировать чек коррекции.

Алгоритм исправления ошибки в чеке на кассе:

1. Формирование чека коррекции для ошибочного чека. В признаке расчета необходимо указать тип операции (Возврат прихода или возврат расхода).
2. Перенос всех данных из ошибочного чека в чек коррекции (ошибочные данные переносятся без исправлений, в точности как они указаны в ошибочном чеке).
3. Указание фискального признака (ФПД) в дополнительном реквизите чека, чтобы ФНС смогла его идентифицировать.
4. Прописывание тегов — отличие от чека возврата для ФФД 1.05.

Указываются следующие реквизиты:

• тип коррекции (1173): самостоятельная операция (0) — самостоятельно заметили и исправили ошибку, по предписанию (1) — когда ошибка исправляется после предприсания ФНС.
• основание для коррекции (1174): дата совершения ошибочного расчета (1178) и номер предписания ФНС (1179), если исправление происходит после указания на ошибку от ФНС.

5. Формирование нового корректного чека. В признаке расчета указывается такой же признак, какой был в ошибочном чеке. Из ошибочного чека переносятся все данные, кроме самой ошибки — ее необходимо исправить и указать верные данные. В дополнительном реквизите указывается ФПД ошибочного чека. Тип коррекции, основание и дата переносятся из чека коррекции.

В случае формирования чека коррекции заявление в налоговую писать не нужно. Но лучше перестраховаться и все же предоставить налоговым органам акт и заявление. В акте необходимо указать все исправленные чеки.

Если при формировании чека коррекции была допущена ошибка, ее можно исправить. Как это сделать, описали в нашем блоге в статье — Как исправить ошибку в сформированном чеке коррекции.

Если остались вопросы, связанные с работой онлайн-касс или вы хотите приобрести кассовый терминал, оставляйте заявку. Наши менеджеры свяжутся с вами для более подробной консультации.

Оставить заявку

Если не провели расчет по кассе, какой чек формировать

Иногда случаются ситуации, когда расчет по кассе провести невозможно — нет электричества или касса сломалась. Если расчет по кассе не проводился, для любого формата фискальных данных необходимо формировать чек коррекции. Рассмотрим подробно алгоритм для разных ФФД.

ФФД 1.05

Для начала необходимо сформировать акт, в котором перечисляются данные обо всех расчетов без использования ККТ.

Что должно быть в акте:

• дата проведения расчета;
• наименование товара;
• цена и количество товара;
• причина, по которой не применялась ККТ.

Акту присваивается номер и дата.

После составления акта необходимо сформировать чек коррекции. В нем указывается признак расчета (приход или расход), основание для коррекции (самостоятельная коррекция или по предписанию ФНС.

Заполняется также графа “Документ для основания коррекции”. В нее вносится номер предписания ФНС или номер акта, если производится самостоятельная коррекция.

Так как в чеке коррекции нет информации о проданном товаре, допустимо сформировать один чек коррекции с указанием общей суммы расчетов без применения ККТ. Но для сопоставления суммы вместе с чеком коррекции в налоговые органы необходимо предоставить акт с перечислением всех расчетов без касс. Если его не предоставить, избежать штрафа не получится.

ФФД 1.1 и ФФД 1.2

При работе с ФФД 1.1 и 1.2 можно сразу приступать к формированию чека коррекции. Если касса не применялась при приеме денег, в признак расчета указывается “Приход”, если произошла выплата денег — Расход.

При обнаружении и исправлении ошибки самостоятельно в графе Основание для коррекции указывается “самостоятельная коррекция”, если ошибка обнаружена ФНС — “по предписанию”.

Номер предписания налогового органа указывается, только если получено соответствующее предписание об ошибке от ФНС. Если ошибка замечена самостоятельно, указывается только дата ее совершения. В чеке коррекции необходимо также перечислить наименование товаров или услуг, адрес расчета и другие обязательные реквизиты чека коррекции.

Каждая корректируемая сумма должна отражаться в чеке отдельной строкой. Если чек коррекции формируется для маркированного товара, необходимо указать всю информацию о товаре, которую вы знаете, в том числе код маркировки, и все обязательные реквизиты чека коррекции. Это нужно для вывода кода маркировки из оборота. Если не указать эту информацию, можно получить новый штраф за не передачу сведений о маркированном товаре.

Штрафы за ошибки в чеке при использовании ККМ

Если допустить ошибки при оформлении чеков и вовремя их не исправить, можно нарваться на получение штрафа. Если сразу уведомить налоговую о возникновении ошибки, можно получить лишь предупреждение, но когда ошибку выявили не вы, а проверка — ждите штраф.

При выявлении налоговой ошибок в формировании чеков штрафы могут достигать:

• от 1500 до 3000 рублей — ИП или руководителю организации;
• от 2500 до 5000 рублей могут оштрафовать малое предприятие;
• от 5000 до 10 000 рублей могут получить средние и крупные предприятия.

Не стоит бояться допустить ошибки при формировании чека, ведь их можно исправить и избежать наказания от проверяющих органов. Но в любом случае лучше внимательно следить за вводимой информацией при проведении расчетов, чтобы избежать лишних действий.

Компания ДЕНВИК занимается продажей, регистрацией и обслуживанием ККТ. Оставляйте заявку на консультацию, если не можете самостоятельно подобрать оборудование или хотите заключить договор обслуживания. С вами свяжутся наши менеджеры и помогут.

Получить консультацию

27 Хабаровский край

Дата публикации: 24.08.2018

Издание: Информационный ежемесячник «Верное решение» №8 август 2018
Тема: Применение контрольно-кассовой техники
Источник: 
http://consultantkhv.ru/newspaper/ispravlenie-oshibok-dopushhennyx-pri-formirovanii-kassovyx-chekov/

Какие ошибки исправляют с помощью возвратных чеков

Помимо случаев выплаты покупателю денег за возвращенный товар, пробивайте возвратный чек в следующих случаях:

• вы самостоятельно обнаружили ошибку в чеке в присутствии покупателя (клиента);
• покупатель (клиент) обнаружил в чеке ошибку и обратился к вам для ее устранения. Например, в чеке завышена стоимость товара, и покупатель требует вернуть ему излишне уплаченную за товар сумму;
• чек пробит случайно. Например, по одной и той же операции чек пробит дважды.

Возвратный чек может иметь один из двух признаков расчета (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 03.07.2018) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 54-ФЗ)):

• «Возврат прихода» — оформляют, если ошибочный чек имеет признак расчета «Приход»;
• «Возврат расхода» — оформляют, если ошибочный чек имеет признак расчета «Расход».

В возвратном чеке необходимо повторить ошибочную информацию из первоначального чека, а затем, при необходимости, сформировать чек с верной информацией. Например:

• если в чеке с признаком расчета «Приход» неверно указана стоимость проданного товара, то пробейте два чека. В чеке с признаком «Возврат прихода» укажите информацию о товаре из ошибочного чека. После этого пробейте чек с признаком расчета «Приход» с указанием верной стоимости товара;
• если в чеке с признаком расчета «Приход» указан лишний товар, то сформируйте только один чек — с признаком расчета «Возврат прихода». В чеке укажите информацию только о лишнем товаре;
• если в чеке с признаком расчета «Приход» неверно указана форма расчета (например, вместо «Электронными» указали «Наличными»), то сначала оформите чек с признаком расчета «Возврат прихода». В нем полностью повторите информацию из ошибочного чека. После этого пробейте аналогичный чек с признаком расчета «Приход», в котором укажите верную форму расчета;
• если в чеке с признаком расчета «Расход» неверно указана сумма, причитающаяся физическому лицу (например, за сданное утильсырье), то пробейте два чека: с признаками расчета «Возврат расхода» и «Расход». В возвратном чеке повторите информацию из первоначального чека. В чеке с признаком расчета «Расход» укажите верную сумму.

Рекомендуем в исправительных чеках с признаками «Возврат прихода» или «Возврат расхода», а также в пробиваемых верных чеках указать дополнительный реквизит (тег 1192) — фискальный признак (ФПД) ошибочного (первоначального) чека ( в соответствии с приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию» (далее – Приказ ФНС России № ММВ-7-20/229@)). Это поможет избежать:

• претензий налоговых органов, связанных с умышленным неоприходованием выручки в полной сумме;
• требований налоговых органов предъявить заявление покупателя о возврате денег.

В тех случаях, когда формирование исправительных и верных чеков не сопровождается фактической передачей денег, заполните еще один реквизит – «Сумма по чеку (БСО) встречным предоставлением» (тег 1217  в соответствии  с Приказом ФНС России № ММВ-7-20/229@.)

Примеры ситуаций, в которых следует формировать чек с признаком «Возврат прихода»

1. Стоимость оказанных услуг составляет 1 300 рублей. Кассир-операционист ошибочно пробил чек на сумму 1 600 рублей. Заказчик уплатил данную сумму, но, получив чек, обнаружил ошибку. В этом случае нужно сформировать чек с признаком расчета «Возврат прихода» на сумму 1 600 руб., вернуть клиенту 300 руб. и сформировать новый чек с признаком расчета «Приход» на сумму 1 300 рублей.
2. Покупатель оплатил товар стоимостью 500 рублей. В кассовом чеке, выданном ему кассиром-операционистом, кроме этого товара, был указан товар стоимостью 200 рублей. В таком случае кассиру нужно вернуть покупателю 200 руб. и сформировать на эту сумму чек с признаком расчета «Возврат прихода».

Пример ситуации, в которой следует формировать чек с признаком

«Возврат расхода»

Организация должна выплатить физическому лицу за сданную макулатуру 500 рублей. Но кассир-операционист ошибочно указал в чеке с признаком «Расход» сумму 600 руб. и выдал ее из контрольно-кассовой техники (далее – ККТ). Ошибка обнаружилась до ухода сдатчика. В этом случае нужно сформировать чек с признаком расчета «Возврат расхода» на сумму 600 руб., получить у сдатчика 100 руб., а затем выдать новый чек с признаком расчета «Расход» на сумму 500 рублей.

Когда нужно использовать чеки коррекции

Чеки коррекции формируют для корректировки расчетов, которые были произведены без применения ККТ либо в случае применения ККТ с нарушением требований законодательства о применении ККТ (п. 4 ст. 4.3 Федерального Закона № 54-ФЗ).

При этом чеки коррекции не применяют для исправления ошибочных чеков.

Используйте чеки коррекции в следующих ситуациях:

• вы ошибочно не применили ККТ и не выдали чек покупателю, в результате в ящике ККТ образовалась неучтенная выручка. Если вы выявили и исправили ошибку самостоятельно, рекомендуем в течение трех рабочих дней со дня формирования чека коррекции заявить в налоговый орган о данном факте, чтобы избежать административной ответственности. Если налоговый орган уже выявил нарушение в ходе автоматизированной проверки, то есть возможность для снижения суммы штрафа;
• вы не применяли ККТ вследствие ее поломки, массового технического сбоя, отключения электричества и т.п. причин;
• вы выдавали чеки покупателям (клиентам), но фискальные данные не передали оператору фискальных данных (далее –ОФД). Например, не было интернет-соединения, и его не удалось восстановить в течение 30 дней (если интернет-связь появится до истечения 30 дней, то накопленные на фискальном накопителе данные будут автоматически переданы оператору (п. 4 ст. 4.1, п. 1 ст. 4 Федерального закона № 54-ФЗ)).

Как оформить чек коррекции

Чек коррекции можно оформить в любой день. Например, если неприменение ККТ выявлено самостоятельно в течение смены, то чек коррекции пробейте до формирования отчета о закрытии смены. Если излишек денег обнаружен после формирования отчета о закрытии смены, то чек коррекции можете пробить в другой день после формирования отчета об открытии смены. Такой вывод следует из п. 4 ст. 4.3 Федерального закона № 54-ФЗ.

Оформляйте чек коррекции отдельно по каждой операции, совершенной без применения ККТ либо данные о которой не были переданы ОФД (Письмо ФНС России от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899). Сделать один чек коррекции на общую сумму непроведенных операций разрешено только в случае массового технического сбоя в работе ККТ (Письмо ФНС России от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867).

При формировании чека коррекции обратите внимание на следующие реквизиты:

• признак расчета (тег 1054). Можно указать одно из двух значений (п. 30, примечание 1 к таблице 30 Приложения № 2 к Приказу ФНС России от № ММВ-7-20/229@):

— «1» — приход, если нужно скорректировать приходные операции (например, если выявлена покупка, по которой не был выдан чек);

— «3» — расход, если нужно скорректировать расходные операции;

• тип коррекции (тег 1173). Может принимать значения (примечание 3 к таблице 30 Приложения 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-20/229@):

— «0» — самостоятельная операция, если чек коррекции формируете по собственной инициативе;

— «1» — операция по предписанию, если чек коррекции пробиваете по инициативе налогового органа, обнаружившего нарушение;

• основание для коррекции (тег 1174). Этот реквизит включает в себя три других реквизита (таблица 31 Приложения 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-20/229@). Заполняйте их следующим образом:

— в реквизите «описание коррекции» (тег 1177) укажите причину коррекции и наименование документа, на основании которого производите коррекцию (объяснительная, служебная записка, акт, предписание налогового органа или др.);

— в реквизитах «дата документа основания для коррекции» (тег 1178) и «номер документа основания для коррекции» (тег 1179) укажите дату и номер документа, на основании которого формируете чек коррекции.

Как поступить, если в онлайн-кассе излишек (фактическая сумма наличных превышает итоговые суммы расчетов из отчета о закрытии смены)

 В этом случае оприходуйте по ПКО в кассу организации фактически имеющуюся сумму на основании отчета о закрытии смены и оправдательного документа с указанием причин возникновения излишка. Таким документом может быть объяснительная, служебная записка или акт. У документа должны быть дата и номер.

Открыв следующую смену, пробейте чек коррекции на сумму выявленного излишка. В нем укажите следующее:

• признак расчета (тег 1054): «1» — приход;
• тип коррекции (тег 1173): «0» — самостоятельная операция;
• основание для коррекции (тег 1174):

— в реквизите «описание коррекции» (тег 1177) — причину коррекции и документ-основание для коррекции, например: «Не сформирован и не выдан чек, Объяснительная записка кассира-операциониста Золотовой А.В.»;

— в реквизите «дата документа основания для коррекции»  (тег 1178) — дату документа, указанного в реквизите «описание коррекции (тег 1177)», например: «05.04.2018»;

— в реквизите «номер документа основания для коррекции» (тег 1179) — номер документа, указанного в реквизите «описание коррекции (тег 1177)», например: «1».

По итогам смены, в течение которой пробит чек коррекции, оприходуйте в кассу по ПКО фактически имеющуюся в ящике ККТ сумму наличных (без учета счетчиков итогов смены по операциям по чекам коррекции (тег 1133)).

Кроме того сообщаем, что на официальном сайте ФНС России  forum.nalog.ru размещены Методические рекомендации по формированию  кассовых чеков  в соответствии  с Приказом от 21.03.2017 ММВ-7-20/229@.  В данных методических рекомендациях подробно расписаны примеры  и реквизиты кассового чека, в том числе стандартный случай, продажа подарочного сертификата и оплата подарочным сертификатом, продажа товара в рассрочку, продажа товара с использованием кредитных средств, замена товара на другой товар вследствие обнаружения недостатков, чек коррекции и др.

Обращаем внимание, что в случае возникновения вопросов по порядку регистрации, применения ККТ нового образца налогоплательщики могут обратиться в любой налоговый орган.

Во всех территориальных налоговых органах Хабаровского края организованы «открытые классы», в рамках которых освещаются вопросы регистрации контрольно-кассовой техники в личном кабинете, преимущества применения контрольно-кассовой техники нового поколения, существующие цены на контрольно-кассовую технику и фискальные накопители, обсуждаются проблемы, с которыми сталкиваются пользователи.

Также на сайте www.nalog.ru Хабаровского края размещен список ответственных лиц с указанием контактных телефонов для связи.

Получить более подробную информацию  можно на сайте  ФНС России в разделе «Новый порядок применения контрольно-кассовой техники».