Ошибка в документе для пенсии

Работник выходит на пенсию, поэтому заблаговременно обратился с документами в Пенсионный фонд России (далее — ПФР). Однако специалист ПФР указала на ошибки в трудовой книжке, из-за которых могут отказать в назначении пенсионных выплат. Какие ошибки в трудовой книжке считаются критическими и могут повлиять на размер будущей пенсии? Кто и как может их исправить?

КТО ИСПРАВЛЯЕТ ОШИБКИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ?

Трудовая книжка — основной документ, который подтверждает стаж работника, необходимый для назначения страховой пенсии.
Действительно, перед назначением выплат специалисты Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР) сверяют данные о периодах работы с трудовой книжкой работника, несмотря на то, что ПФР с 2001 года ведет на каждого гражданина индивидуальные пенсионные счета. В ходе таких проверок специалисты могут обнаружить существенные ошибки в трудовой книжке (вкладыше в нее), которые не должны негативно повлиять на назначение пенсии, поскольку первичными являются данные персонифицированного учета, тем не менее, на практике подобное происходит.

Такие конфликты успешно решаются в суде в пользу граждан, однако желательно, чтобы нашим работникам не приходилось обращаться в суд, чтобы получить заслуженную пенсию.
При внесении и проверке записей в трудовых книжках следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей  и Инструкцией по заполнению трудовых книжек .

Это правило распространяется и на работодателя, являющегося индивидуальным предпринимателем. В случае реорганизации прежнего работодателя исправление в трудовую книжку вносит его правопреемник, а при ликвидации — работодатель по новому месту работы (п. 28 Правил).

ОШИБКИ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

Перечислим ошибки, которые могут повлиять на назначение пенсии:

• имеются ошибки или отсутствуют сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения;

• отсутствует подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки;

• отсутствует печать организации, которая оформила работнику трудовую книжку впервые.

Если ошибка сделана и выявлена непосредственно при оформлении новой трудовой книжки, то такой бланк трудовой книжки считается испорченным и его необходимо уничтожить (п. 42 Правил), а работнику завести новую трудовую книжку.
В случае если ошибка на титульном листе трудовой книжки допущена в фамилии, имени или отчестве работника, то необходимо зачеркнуть неправильную запись одной линией так, чтобы ее можно было прочесть, а на внутренней стороне обложки сделать соответствующую пометку об исправлении и заверить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации (при ее наличии) (п. 2.3 Инструкции).
Роструд в письме от 28.08.2008 № 0807-1 определяет порядок действий при отсутствии на титульном листе трудовой книжки печати организации.

ОШИБКИ В РАЗДЕЛЕ «СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ» ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Ошибки в названии организации (графа 3):

• отсутствует название организации в заголовке;
• указано только полное или только сокращенное наименование организации;
• название организации указано с ошибками;
• организация переименована, а запись не внесена;
• наименование организации в заголовке не совпадает с оттиском печати.

Специалисты Пенсионного фонда рассказали, какие ошибки в трудовой книжке могут создать серьезные проблемы для будущего пенсионера.

Что случилось?

Территориальное управление Пенсионного фонда России по Республике Дагестан напомнило всем гражданам и их работодателям, что трудовая книжка в настоящее время остается основным документом, подтверждающим стаж работы для назначения пенсии. Поэтому еще до достижения пенсионного возраста рекомендуется заблаговременно собрать и проверить все документы, особенно трудовую книжку. Ведь ошибки в ней могут повлиять на размер будущей пенсии, а в некоторых случаях — привести и к отказу в назначении пенсионных выплат.

Какие ошибки в трудовой критичны для назначения пенсии

Как сказано в информационном сообщении ОПФР Дагестана:

В трудовых книжках встречаются разные ошибки. Например, это может быть отсутствие номера или даты приказа о приеме на работу или увольнении, отсутствие записей о переименовании предприятия, незаверенные исправления, плохо читаемые, размытые печати, отсутствие сведений о смене фамилии и прочее. Чтобы пенсионные права учитывались в полном объеме, необходимо периодически проверять сведения индивидуального лицевого счета, на котором в том числе отражены периоды трудовой деятельности.

Основной же перечень из 5 фатальных для будущих пенсионеров ошибок в трудовой книжке, которые могут повлиять на размер пенсии, чиновники сформулировали так:

1. Отсутствие в трудовой книжке таких важных реквизитов, как оттиск печати на записях об увольнении с работы (или его нечеткое проставление так, что не читаются данные работодателя), а также отсутствие названия организации и должности уполномоченного лица в записи при приеме на работу. Сюда же относится отсутствие сведений об изменении на титульном листе трудовой книжки фамилии, имени, отчества, даты рождения или ошибки в их написании.
2. Наличие в сделанных в трудовой книжке записях незаверенных в установленном порядке помарок, подчисток, исправлений и неправильно исправленных ошибок.
3. Отсутствие записи в трудовой книжке о реорганизации организации-работодателя или учреждения, в следствие чего в книжке запись о приеме на работу не соответствует записи об увольнении.
4. Отсутствие в записях ссылок на приказы о приеме на работу (не указан номер или дата приказа) и увольнении.
5. Неразборчивые записи о работе в трудовой книжке, в том числе сделанные нечитаемым почерком.

При наличии таких ошибок работнику следует заблаговременно задуматься об их исправлении, чтобы потом не пришлось сталкиваться с отказом включения какого-либо периода работы в стаж, дающий право на назначение страховой пенсии.

Дидух Юлия
бухгалтер, юрист

В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

ПФР: Ошибки в документах могут быть причиной некорректно начисленной пенсии

Пенсия назначается со дня обращения за ней с заявлением и всеми необходимыми документами, но не ранее чем со дня возникновения права на пенсию. Из-за смены места работы, профессии, региона или даже страны не всегда удается быстро собрать необходимые документы, а в имеющихся могут встречаться ошибки, говорится на сайте Пенсионного фонда России (ПФР).

Наличие ошибок (например, в трудовой книжке неправильно указана должность или отсутствует печать) — может повлиять и на размер пенсии, и на ее назначение (если речь идет, например, о досрочном выходе), отмечают в ведомстве. Чтобы этого избежать, россиянам рекомендуют заранее обращаться в Пенсионный фонд.

Там специалисты проверят все имеющиеся документы, а в случае необходимости сделают запросы. Благодаря этому к моменту получения права на пенсию будут готовы все документы и пенсия будет назначена максимально оперативно.

Для того, чтобы у будущих пенсионеров не было проблем с документами, ПФР активно развивает систему персонифицированного учета и электронные сервисы. У граждан, которые перешли на электронную трудовую книжку, есть доступ к информации о внесенных в нее сведениях в личном кабинете на сайте ведомства.

Ранее сообщалось, что, по данным Пенсионного фонда России, на 1 апреля этого года в стране проживали 42,6 миллиона пенсионеров. При этом 8,6 миллиона продолжали работать. Об этом говорится в аналитической записке Счетной палаты. Приводится также информация о страховых пенсиях — их получали весной 2021 года 38,7 миллиона человек, в частности, пенсии по старости — 35,4 миллиона.

Продолжая использовать этот сайт, Вы принимаете условия пользовательского соглашения
и даёте согласие на обработку пользовательских данных (файлов cookie), в том числе с использованием системы
аналитики «Яндекс. Метрика», (IP-адрес; версия ОС; версия веб-браузера; сведения об устройстве (тип, производитель,
модель); разрешение экрана и количество цветов экрана; наличие программного обеспечения для блокирования рекламы; наличие Cookies;
наличие JavaScript; язык ОС и Браузера; время, проведенное на сайте; глубина просмотра; действия пользователя на сайте; географические
данные) в целях определения посещаемости сайта. Отказаться от обработки пользовательских данных и использования «cookie» можно, выбрав
соответствующие настройки в браузере. Однако это может повлиять на работу некоторых функций сайта.

ПОДРОБНЕЕ / СВЕРНУТЬ

ПОДТВЕРЖДАЮ

Обычно неверные записи в трудовой книжке исправляет работодатель, который сделал ошибку. Однако бывают случаи, что требуется исправить запись с прошлого места работы сотрудника.

В сентябре прошлого года введен новый порядок хранения трудовых книжек, а правила их заполнения стали проще. В этом материале Bankiros.ru расскажет, как исправить ошибки в бумажном экземпляре трудовой книжки по новым правилам.

Кто должен исправлять неверные записи в трудовой

Такие исправления вносит работодатель, который допустил ошибку, например, сделал неточную или полностью неверную запись. Кроме того, есть ряд случаев, когда на текущем месте работы могут исправлять записи предыдущего работодателя:

• бывший работодатель предоставил документ о том, что допустил ошибку;
• предыдущая компания специалиста ликвидирована. Если она реорганизована, то исправления вносит ее правопреемник.

Вносит исправления работник, отвечающий за заполнение трудовых книжек. Если такого специалиста нет, исправления делает непосредственно руководитель или индивидуальный предприниматель.

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет работодатель, внесший записи о совместительстве. Кроме того, запись по совместительству могут сделать и на основной работе, тогда ошибки в ней исправляются там же.

Как исправляются ошибки в трудовой книжке

Заполнение трудовой книжки регулируют статьи 77-81 и 83-84,1 Трудового кодекса РФ. В этих статья сказано, какие формулировки могут использоваться при увольнении сотрудника, и помогают внести корректные данные при исправлении.

Отметим, что в трудовой книжке не исправляются ошибки, которые не влияют на действительность записей и подтверждение стажа.

Например, запись с названием предприятия и о приеме работы занесли в одну строку. Это формальная ошибка, которая никак не влияет на достоверность информации.

Не нужно исправлять также записи, когда месяц прописали прописью, а не указали арабскими цифрами. А вот орфографические ошибки исправляются в том случае, когда могут повлиять на решение Пенсионного фонда о зачете трудового периода в общий стаж. Так, требуется исправить ошибку в названии компании, фамилии, имени и отчестве работника, дате его рождения.

Однако по большей части это относится к записям до 2020 года. С первого января 2020 года работодатели сдают на сотрудников СЗД-ТД – сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Благодаря этому у государства есть электронные сведения обо всех работниках. Теперь работодателям важно следить, чтобы корректные данные были указаны в такой форме и исправлять записи в ней.

Нужно ли исправлять ошибки, если сотрудник увольняется

Исправлять неверные записи нужно даже в том случае, когда сотрудник увольняется или уже уволился. Если не исправить ошибки, у работника могут быть проблемы с назначением пенсии и подтверждением стажа. В этом случае он может подать иск в суд на своего бывшего работодателя.

Если работник окажется прав, то предприятие не только потеряет время, но и деньги, потому что работодателю скорее всего придется оплатить сотруднику и компенсацию морального вреда. Но опять же в первую очередь здесь идет речь о записях до 2020 года. Теперь работодателю важно следить за точностью заполнения форм СЗВ-ТД.

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Если ошибки были при заполнении титульного листа, то он уничтожался по акту, а работнику заводили новую трудовую книжку.

С 2021 года бумажные трудовые книжки больше не заводят. Если ошибки допущены в форме СЗВ-ТД, то работодатель просто подает корректные данные.

Исправления на титульном листе. На титульном листе можно исправлять информацию и вносить новые сведения. Например, если сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, то кадровик должен одной линией зачеркнуть ее фамилию и написать новую. При этом зачеркнутая фамилия должна быть читаемой.

Рядом указывается новая фамилия сотрудницы. На внутренней стороне корочки перечисляются документы, которые дали основание для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке или разводе и другое. Запись заверяется подписью и печатью ответственного лица.

Исправления информации об образовании. В специальной строке делается запись об уровне образования сотрудника – «среднее общее», «высшее» и другое. Если у человека было только среднее профессиональное образование, а затем он получил высшее, то сведения об этом вносятся в трудовую книжку. Старые записи не зачеркиваются – новые вносятся через запятую.

Исправления данных о работнике. Иногда бывает так, что ошибки допущены в фамилии, имени и отчестве работника. Получается, что трудовая книжка как бы и не принадлежит сотруднику. Это в дальнейшем может повлечь проблемы с учетом стажа в Пенсионном фонде. Что делать в такой ситуации, трудовое законодательство не объясняет. Однако есть несколько возможных вариантов решения проблемы:

• сотрудник может обратиться к работодателю, который допустил ошибку. Он внесет необходимые исправления;
• исправить ошибку самостоятельно, предварительно получив документ от бывшего работодателя о том, что он допустил ошибку;
• просто завести новую трудовую книжку, но в этом случае могут возникнуть проблемы с учетом трудового стажа в ПФР.

Исправления сведений о работе. В таких записях зачеркивания не допускаются. После последней записи нужно указать следующий порядковый номер и текущую дату записи. В третьей графе указать, что запись с определенным номером недействительна. В четвертой графе указываются дата и номер приказа, запись из которого указали неправильно.

Важно, чтобы все исправления соответствовали документам, на основании которых они вносятся. Только в исключительных случаях могут быть указаны показания свидетелей, судебное решение в тех случаях, когда из-за чрезвычайных ситуаций трудовые книжки были массово утеряны.

Аналогично исправляются записи о переводе сотрудника на другое место работы или увольнение, которые суд признал незаконными.

Если сотрудника восстанавливают на прежнем месте работы, то необходимо указать, что запись с определенным номером недействительна, потому что сотрудника восстановили на предыдущем месте работы. В четвертой графе указывается ссылка на приказ или решение, по которому сотрудника восстановили на предыдущем месте работы или изменили формулировку для его увольнения.

Если в трудовой есть недействительная запись об увольнении, сотрудник может потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

Если пометки о недействительной записи вносят в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись и печать ставятся только после записи об увольнении сотрудника.

Исправление даты. В трудовой книжке даты вносятся только арабскими цифрами: дата и месяц – двузначными, а год – четырехзначными. Правильно будет, например, 18.02.2022, а не 18 февраля 2022 года.

Если месяц указан прописью, но дата правильная, никаких исправлений не нужно. Если дата неверная, то такую запись признают недействительной, а затем вносят корректные сведения.

Исправление реквизитов. В трудовой книжке не следует писать сокращения документов, например, «пр.» вместо «приказ». Это может исказить смысл и понятность записи. При подобных ошибках такие записи отмечаются в качестве недействительных, а внизу указываются корректные сведения.

Неточности в данных о награждении. Наиболее частые ошибки в информации о награждении – это внесение таких сведений в раздел записей о работе. Подобные записи признаются недействительными и переносятся в раздел со сведениями о работе или вкладыш к книжке.

Ошибки в названии организации. Правила исправления таких записей не определены, поскольку такие записи не нумеруются. В большинстве случаев в трудовой книжке указывается информации об ошибке в названии и ниже указывается верное наименование компании.

Ошибки во вкладыше. Его заводят для трудовой книжки, в которой уже нет места для записей. В этом случае в ней делается отметка о том, что к ней выдан вкладыш, а на титульном листе указывается его серия и номер. Такой документ ведется по всем правилам заполнения трудовой книжки.

Частые ошибки во вкладыше – это начало нумерации записей заново. Однако такие записи делаются сквозными в соответствии с записями в трудовой.

При возникновении таких ошибок следует указать, что в нумерации произошли ошибки и присвоить записи необходимый номер.

Сразу несколько ошибок в трудовой книжке. При множестве ошибок в трудовой книжке исправляется каждая из них. Если неверные записи идут подряд, допустимо исправить их одной записью.

Как вносятся пропущенные записи в трудовую книжку

Если не указано название компании и информация о приеме на работу, то сначала признаются недействительными другие записи с этой компанией, а затем прописывается информация с названием организации, о приеме на работу и дальнейшие записи.

Если не указана информация о службе в армии, то такую информацию допустимо указать в другом месте – она не должна идти строго перед записью о приеме на работу.

Если не указана информация о переводе или присвоении разряда, то ее можно указать в любой момент. Ее вносят следующим порядковым номером после последней записи в сведениях о работе.

В новой записи указывается фактическая дата перевода сотрудника.

Если произошло переименование предприятия, то сведения вносятся отдельной строкой после последней записи в раздел «Сведения о работе». Порядковый номер и дату в таких случаях не ставят.

Внести такую запись может и новый работодатель, если получит подтверждение об этом от прежнего работодателя сотрудника.

Как исправляются ошибки прежнего работодателя

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении, то сотрудник может обратиться к прежнему работодателю для ее внесения.

Если у работника нет подтверждения того, что его действительно уволили, вносить данные с его слов нельзя. Стоит завести новую трудовую книжку.

Сотрудника можно трудоустроить по совместительству, поскольку иметь два основных места работы нельзя. Трудовая инспекция может оштрафовать такого работодателя.

Обычно записи о приеме на работу по совместительству вносит первый работодатель, поэтому второму работодателю не нужно делать каких-либо дополнительных записей в трудовой книжке.

Что важно запомнить о записях в трудовой книжке

1. По общим правилам исправляет записи тот работодатель, который допустил ошибку.
2. Если компания ликвидирована, исправления вносит новый работодатель.
3. Не стоит исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записи. Например, месяц прописью, вместо арабской цифры.
4. Если есть неточности на титульном листе, такие записи зачеркиваются, а рядом ставятся правильные.
5. При получении нового уровня образования информация о нем указывается через запятую.
6. Если есть ошибки о месте работы и профессиональных наградах, такие записи помечаются как недействительные, а рядом вносятся достоверные сведения.
7. Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела, в ней прикрепляется вкладыш. Он ведется по всем правилам заполнения трудовой.
8. При несоблюдении правил исправления ошибок в трудовой книжке работодатель может получить штраф, а за фиктивные записи ему может грозить уголовная ответственность.

Напомним, ранее Bankiros.ru рассказывал о том, где открыть вклад в феврале 2022 года.

Чтобы быть в курсе последних новостей, подписывайтесь на телеграм-канал Bankiros.ru.