Бухгалтер постоянно рискует получить запрос на пояснение или отказ в вычете от налоговой из-за того, что отправил или принял неправильно оформленные документы – особенно при большом документообороте.
Чтобы избежать таких последствий, можно запомнить специальный чек-лист для проверки ошибок. Проверили дату – поставили мысленно галочку – уверены, что здесь ошибки уже не будет. Мы же подготовили список «опасных мест» для ТОРГ-12, на которые надо обратить внимание в первую очередь, и несколько рекомендаций, как свести риск ошибок к минимуму.
Проверка входящей или исходящей бумажной ТОРГ-12
- Даты
- ИНН
- Реквизиты компании, грузополучателя, поставщика и плательщика
- Ошибки в табличной части
- Подписи, расшифровки подписей, печати
- Реквизиты связанных документов
- Данные под табличной частью
Проверяем взаимосвязь товарной накладной с ТТН или транспортной накладной. Так как товарную накладную составляют в один день с отгрузкой или сразу после нее, дата ее создания не должна быть указана как предыдущий день и раньше. Ошибка в дате – повод для налоговой службы признать сделку нереальной. А отсутствие даты принятия товара в накладной даст им право снять вычет (Постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/2014).
Опечатались в ИНН? Готовьтесь к тому, что налоговая служба не сможет идентифицировать поставщика и покупателя и получит право снять расходы у покупателя.
Согласно Письму ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104, ошибки в этих реквизитах при правильно указанном ИНН не помешают учесть расходы, но из-за нестыковок с другими документами вам придется предоставлять пояснения.
Особенно обратите внимание на стоимость и количество товаров, которые должны совпадать с данными счета-фактуры и транспортной накладной. В другом случае это будет поводом признать сделку нереальной и снять расходы.
Нельзя подтвердить расходы накладной без подписей или в том случае, если ее подписали неуполномоченные лица. Если ваш поставщик отказался от использования печати (имеет право согласно Федеральному закону от 06.04.15 № 82-ФЗ), попросите приложить письмо, подтверждающее этот факт.
Если реквизиты договора или заказа, по которому отгружен товар, и транспортной накладной не указаны или указаны с ошибкой, ждите – придет запрос пояснения.
Количество мест и масса товара, конечно же, должны совпадать с данными, указанными в табличной части накладной. Ошибка станет еще одним поводом для налоговой запросить пояснения.
Ошибки при переносе данных товарной накладной в «1С»
Этот тип ошибок не менее важен, так ошибки при переносе данных с бумажных документов могут повлиять на финансовый итог.
- Номера документов
- Даты
- Закладки
- НДС
- Счет-фактура
Необходимо различать номера документа, указанного контрагентом (красный цвет в примере), и номер документа, который присваивает база (зеленый цвет в примере).
Дата документа (красный цвет в примере) может отличаться от даты ввода документа (зеленый цвет в примере).
Услуги не должны быть занесены в закладку «Товары», и наоборот. Если это услуги, то поле «Склад» должно остаться пустым.
Не забудьте сравнить конечную сумму по документу: совпадает ли она с той, что указана на бумажном документе, а также выбран ли верный способ расчета НДС.
Обратите внимание, какой счет-фактура (при наличии) связана с этой накладной. В самом счете-фактуре также проверьте правильность проставления номеров и дат.
Способ вносить товарные накладные в «1С» без ошибок
Вы можете установить на свой компьютер программное обеспечение, которое поможет автоматизировать ввод бумажных документов. Например, используйте «Скан-Загрузку документов» – программу, которая позволит распознавать информацию с ТОРГ-12, счетов-фактур или УПД с отсканированного документа. Программа сама вносит эти данные в «1С».
Для начала необходимо указать папку, где хранятся сканы документов, или сканер, с которого будут поступать изображения.
При обработке документа для правильного распознавания нужно указать вид документа и тип печатной формы. Из доступных в данной папке файлов выбрать нужный и запустить процесс расшифровки.
Программа даст вам возможность предварительно просмотреть распознанные данные, прежде чем создавать на их основании запись о поступлении товаров. Благодаря этому можно проверить, все ли данные указаны верно.
Если товар от поставщика приходит с одним наименованием, а приходовать нужно с другим, программу достаточно один раз «научить», как значится данная номенклатура у вас. Так, если в номенклатуре поставщика мука, например, называется «Мука пшеничная», а в базе – «Пшеничная мука», программа не найдет соответствие и выделит такое поле красным. Надо нажать на это поле, выбрать из базы соответствующую номенклатуру (или ввести 1 раз вручную) – и в следующий раз программа уже запомнит и подберет соответствие самостоятельно.
Также программа проверяет расчет НДС. Даже если случается ошибка в цифрах, происходит автоматическая проверка: программа сверит количество, сумму, цену, ставку НДС, сумму НДС и итоговую сумму с НДС. В случае расхождения программа выделит поля, нуждающиеся в проверке.
В результате информация будет внесена, и вам останется при необходимости заполнить остальные поля (например, «Склад») и провести документ. Программа становится незаменимым помощником в тех случаях, когда вы получаете товарные накладные со списком наименований более 10 строк.
Попробуйте сами! По этой ссылке можно скачать бесплатную лайт-версию «Скан-Загрузки документов».
Скачать лайт-версию
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Дата составления и дата отгрузки в товарной накладной не совпадают
Дата составления и дата отгрузки в товарной накладной не совпадают
Подборка наиболее важных документов по запросу Дата составления и дата отгрузки в товарной накладной не совпадают (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2015 год: Статья 172 «Порядок применения налоговых вычетов» главы 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ
(ООО «Журнал «Налоги и финансовое право»)Суд указал, что почерковедческой экспертизой установлено, что подпись от имени директора контрагента, изображение которой имеется в копии договора, а также в представленных счетах-фактурах, выполнена не им самим, а другим лицом. Товарные накладные имеют пороки в оформлении: не содержат сведений о транспортной накладной (ее номере и дате), тогда как покупатель обязан подтвердить соответствующими документами факты передачи поставщиками груза (товара) перевозчику и выдачи груза перевозчиком получателю. Суд установил наличие многочисленных противоречий, несовпадения дат отгрузки товара (содержащихся в товарных накладных) и периодов, содержащихся в товарно-транспортных накладных, — так, исходя из указанных в них сведений, доставка товара фактически происходила ранее его отгрузки. Суд также учел противоречия в показаниях водителей, перевозивших груз, и сотрудников общества, показаниям бывшего директора контрагента. Все опрошенные лица указали на формальное оформление товарно-сопроводительных документов, подтвердили, что только расписывались в них, не проверяя смысл текста; все документы фактически составлены заранее.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Добавить в «Нужное»
Даты счета-фактуры и товарной накладной
Поскольку в бухгалтерию товарные накладные, выставленные менеджерами на отгрузку наших товаров покупателям, иногда поступают с запозданием, мы не всегда успеваем выставлять счета-фактуры той же датой, что и накладные. Может ли это повлечь какие-нибудь проблемы с вычетом НДС для покупателей?
Такого правила, что дата счета-фактуры должна совпадать с датой товарной накладной, в НК нет. Товарную накладную надо составлять при передаче товаров покупателю или перевозчику, а счет-фактуру можно выставить в течение 5 календарных дней со дня передачи товаров по накладной Письма Минфина от 17.07.2015 № 07-01-06/41127, от 26.03.2015 № 03-07-11/16655. Поэтому в строке (1) счета-фактуры на отгрузку товаров может быть указана:
- дата составления товарной накладной;
- один из 5 календарных дней, следующих за датой составления товарной накладной. Если последний из этих 5 дней приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то счет-фактура может быть составлен и в ближайший следующий рабочий день п. 7 ст. 6.1 НК РФ.
Например, если дата составления товарной накладной — 1 августа 2016 г., то дата составления счета-фактуры должна приходиться на период с 1 по 8 августа этого года включительно.
Отгрузочный счет-фактура не может быть выставлен до отгрузки, то есть до составления товарной накладной или другого первичного документа, подтверждающего передачу товаров покупателю или перевозчику. Если в счете-фактуре указана дата, предшествующая дате составления товарной накладной, налоговая инспекция может отказать покупателю в вычете НДС. Зато с вычетом НДС по счету-фактуре, выставленному с нарушением 5-дневного срока, проблем быть не должно Письма Минфина от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 25.01.2016 № 03-07-11/2722.
Форум для бухгалтера: