Ошибка в 1с последовательности документов

Для верного учета документы в 1С нужно сохранять в правильном порядке, то есть сначала самый первый по дате документ, затем следующий и так далее. Но на деле случается, что порядок проведения нарушается. Тогда требуется восстановить последовательность проведения документов. Рассмотрим, как это сделать, на примере программы 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

Настройка проведения документов

Рассмотрим, как настроить проведение документов.

Зайдем в меню “Администрирование — Настройки программы — Проведение документов”.

Здесь доступны настройки:

• Момент выполнения расчетов: при закрытии месяца или при проведении документов. В первом случае процесс будет быстрее.
• Проверка проведения при формировании отчетов — программа может автоматически проверять и обновлять данные учета при формировании отчетов.

Восстановление последовательности проведения документов при закрытии месяца

Программа при закрытии месяца проверяет, не было ли нарушений. Если перепроведение документов требуется, ссылка “Перепроведение документов” будет отображаться прозрачным цветом.

При нажатии на ссылку откроется окно с настройками.

Выбираем вариант перепроведения и нажимаем “ОК”.

После этого ссылка будет ярко зеленой.

Групповое перепроведение документов

Другой способ восстановить последовательность — выполнить групповое перепроведение документов.

Доступно в меню “Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов”.

Выбираем организацию, ставим период.

Жмем кнопку “Выполнить”.

Можно остановить процесс при появлении ошибок, для этого устанавливается соответствующий флажок.

Выборочное перепроведение документов

Если нужно перепровести документы выборочно, подойдет механизм “Проведение документов”. Он доступен через “Все функции”.

В левой части формы показываются доступные для обработки документы. Справа отображаются выбранные документы.

Можно выбрать один или несколько документов. Для этого выделим документ слева и нажмем кнопку “Добавить”. Документ перенесется в правую часть.

Дополнительно задаем период для выбора документов.

Нажимаем кнопку “Провести”.

Удобно использовать, если требуется перепровести несколько документов разных типов.

Для однотипных документов достаточно просто открыть список документов, выделить нужные в списке, нажать правой кнопкой мыши и выбрать “Провести”.

Помогите плиз разобраться с проблемой…

При закрытии января выдается ошибка (при этом февраль и март — закрыты):

«Нарушена последовательность проведения документов.

Возможно изменение результатов проведения документов за Январь 2015 г. по организации ХХХХХХХ. Выполните повторно перепроведение документов, начиная с 31.01.2015 (раздел «»Учет и отчетность»» — «»Закрытие месяца»»).»

Что я пробовал сделать: отменил закрытие за февраль и март, перепровел документы за январь и попробовал еще раз закрыть январь — все равно выдается ошибка.

В чем может быть ошибка?

Как месяц закрыть?

Источник: http://metaprog.co.ua/secrprog/posl_doc.html

В системе «1С:Предприятие» понятие «документ» имеет существенно большее значение, чем просто печатная форма платежного поручения, счета или накладной. Документ является механизмом, предназначенным для отражения в системе актов хозяйственной деятельности. Регистрация информации о произошедших актах хозяйственной деятельности является основным назначением документа. Многие из документов имеют печатные формы установленного образца, однако возможность формирования печатной формы является дополнительной функцией документа.

Под актами хозяйственной деятельности с точки зрения системы «1С:Предприятие» понимаются не только те акты, которые, согласно законодательству, должны найти отражение в бухгалтерском учете, но и все события в жизни организации, которые в той или иной мере влияют на ту область, которую автоматизирует «1С:Предприятие». Причем, в данном контексте не имеет значения, для решения каких задач используется «1С:Предпритие» в конкретной организации — ведение бухгалтерского учета, управленческого учета в торговле, учета в производстве и т.д.. Например, выписка счета, с точки зрения «1С:Предприятия», является актом хозяйственной деятельности, так как, во-первых, сформирован печатный документ, переданный клиенту, а во-вторых, выписав счет, организация вступила в некоторые отношения с клиентом, пообещав ему в случае оплаты поставку товара по указанным ценам. Соответственно, сотрудник, выписавший счет, несет определенную ответственность за правильность оформления документа. Заметим, что бухгалтерская операция, введенная в ручную, с точки зрения «1С:Предприятия» тоже является документом и также отражает акт хозяйственной деятельности.

1.2. Дата и время документа

Для всех документов в «1С:Предприятии» поддерживается такая важная характеристика, как дата и время записи документа. Смысл указания даты в документе вполне очевиден, а вот смысл указания времени требует дополнительных разъяснений. Главной задачей указания времени в документе является возможность расположения документов внутри даты в некоторой последовательности. Время документа только весьма условно можно считать соответствующим астрономическому времени его ввода в систему. Например, время документа зависит от того времени, которое установлено на компьютере пользователя, а оно может быть не совсем верным. Главная задача указания времени заключается в установлении порядка следования документов в пределах даты. На самом деле, даже если Вы попытаетесь указать у двух документов одинаковое время, то система все равно расположит их последовательно. В этом случае раньше будет располагаться тот документ, который был раньше введен в систему. Реальный порядок расположения всех документов в информационной базе можно увидеть, если открыть журнал «Полный журнал». В нем будут видны документы всех видов. Заметим, что расположение документов во всех журналах одинаковое, но в большинстве журналов выводятся документы не всех видов.

1.3. Порядок расположения документов

Расположение документов в определенном порядке является очень важной составляющей механизма документов, как средства отражения актов хозяйственной деятельности. Идеология «1С:Предприятия» предполагает, что документы, введенные в информационную базу, располагаются именно в том порядке, в котором реально происходили те события, которые отражают документы. Например, если в информационной базе накладная введена с временем, не точно совпадающим с моментом реальной выписки накладной, то само отличие времени документа от астрономического времени не будет являться ошибкой и не повлияет на работу системы. Однако, ошибкой будет являться ввод документов не в той последовательности, в которой реально происходили события. Например, если расходную накладную расположить в журнале документов до приходной накладной (хотя на самом деле приход товара был выполнен раньше), то возможна ситуация, при которой в учете будет неправильно отражено списание товара. Система будет считать, что в момент выписки расходной накладной на складе еще не было товара, оформленного приходной накладной и будет выполнено списание других партий или будет неверно выполнен расчет средней стоимости.

Даже для документов, которые не отражаются в учете, последовательность расположения может иметь важное значение с управленческой точки зрения. Например, если менеджер выписывает счет постоянному клиенту, то он сверяется с текущим состоянием взаиморасчетов с клиентом, чтобы определить текущую задолженность по кредиту. При этом, если в тот же день вводится выписка из банка, в которой поступали деньги от этого клиента, то для определения правомерности действий менеджера очень важно, выписывался счет раньше регистрации выписки или позже.

Таким образом, общим правилом, которого следует придерживаться при вводе документов, является расположение документов в том порядке, в котором реально происходили cобытия.

1.4. Изменение документов «задним числом»

Разумеется, при вводе документов встречаются ошибки. И хотя задачей пользователей, безусловно, является правильное и своевременное отражение хозяйственных операций, полностью исключить вероятность возникновения ошибок практически не реально. В связи с этим возникает необходимость исправления ранее введенных документов, удаления документов, введенных по ошибке, и ввода документов, которые не были введены своевременно.

«1С:Предприятие» предоставляет пользователям возможность изменения документов «задним числом». Однако применять эту возможность следует таким образом, чтобы при этом не была нарушена идеология работы с документами. Основное правило, которое следует соблюдать при вводе, удалении и изменении документов «задним числом» можно сформулировать так: изменения должны привести документы в соответствие с последовательностью и содержанием актов хозяйственной деятельности, происходивших в действительности.

Изменение документов «задним числом» нельзя использовать для отражения более поздних событий. Например, если оформлена расходная накладная, а вечером того же дня клиент вернул часть товара, то будет неверным внесение исправления в расходную накладную с целью уменьшить количество отгруженного товара на то количество, которое было возвращено клиентом. Правильным будет отражение возврата товаров отдельным документом или операцией. Если исправить документ задним числом, то, с точки зрения системы «1С:Предприятие», после момента оформления расходной накладной возвращенные товары были на складе и могли продаваться другим клиентам, хотя на самом деле их не было, так как они появились только вечером. Соответственно, отражение возврата отдельным документом (или операцией) будет правильно отражать последовательность реально происходивших событий.

Однако, если для управленческого учета приведенное правило распространяется на всю историю документов, хранящихся в информационной базе, то при ведении бухгалтерского учета изменение документов и операций «задним числом», разумеется, не может выполняться в тех периодах, по которым уже сдана отчетность, в тех случаях, если это может повлечь к изменению бухгалтерских итогов. В таких случаях обычно используется сторнирование.

1.5. Перепроведение документов

Из сказанного выше следует, что идеология «1С:Предприятия» предполагает возможность исправления ранее введенных документов с целью привести все введенные документы в соответствие с реально происходившими в организации событиями (актами хозяйственной деятельности). Таким образом, общий журнал документов после всех исправлений должен правильно отражать всю хозяйственную деятельность предприятия, вне зависимости от того, в какой последовательности собственно происходили ввод и исправление документов.

Соблюдение перечисленных правил позволяет программе, например, построить отчет о наличии товаров или любых других средств на любой момент времени. Причем, данные этого отчета будут совпадать с реальным наличием средств на тот момент времени. Кроме того, определенные механизмы учета «1С:Предприятия» основываются на текущих итогах на момент конкретного документа. Например, при проведении расходной накладной может выполняться расчет себестоимости списания «по средней» или по методу LIFO (FIFO). Разумеется, при изменении документа «задним числом» все документы, которые следуют за измененным документом, автоматически не перепроводятся. Их может быть очень много, и такая операция заняла бы продолжительное время. Однако, изменение документов «задним числом» приводит к тому, что списание, выполненное последующими документами, становится неверным. Например, если выяснилось, что в начале месяца неверно указали сумму приходной накладной, то очевидно, что все расходные накладные, по которым отпускались данные товары после этой приходной накладной, неверно рассчитали сумму списания. Для решения этой проблемы в «1С:Предприятии» существует возможность не только исправления документа «задним числом», но и перепроведения документов с целью правильного отражения в учете всех последующих хозяйственных операций. В процессе перепроведения каждый документ заново выполняет анализ итогов на тот момент, в котором он расположен в журнале, и соответственно правильно отражает данные списания в учете. Разумеется, перепроводить имеет смысл только те виды документов, которые в процессе проведения анализируют текущие итоги.

В конфигурациях, для которых особенно критичен контроль изменения документов «задним числом», используется механизм «последовательностей» документов. Он автоматически контролирует изменение «задним числом» документов, которые могут повлиять на проведение более поздних документов, и позволяет выполнить проведение с нужного момента всех документов, которые необходимо перепровести. В этих конфигурациях необходимость перепроведения контролируется также при формировании большинства отчетов. В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерии» рекомендуется выполнять перепроведение перед сдачей отчетности или перед закрытием месяца. Для перепроведения документов можно воспользоваться стандартным режимом проведения документов, выбрав интервал, соответствующий текущему отчетному периоду, и выбрав все виды уже проведенных документов.

2. Проблема проведения последовательности при работе с УРБД

Давно уже хотел разобраться, почему бывает так что не работает стандартное проведение последовательности.

• Было взято 3 метода: ПринадлежитПоследовательности — как метод документа;
• ПринадлежитПоследовательности — как метод последовательнсоти;
• Сравнить — как метод последовательности. Был проведен опыт на базе, с УРБД (ЦБ) в SQL формате.

Для опыта использовались таблицы _1SJOURN, _1SSTREAM. В Таблице журналов собственно интересовало поле «DS7536» где 7536 — десятичный код последовательности.

При попытке востановить последовательность проводятся лишь те доки, для которых поле DS7536 = 1. Т.е. для рещения проблемы восстановления последовательности — надо для всех проведенных доков и которые после ГП установить поле DS7536 = 1. А теперь собственно говоря, почему такое возникает? Т.е. почему при доступных значениях метода последовательности «ПринадлежитПоследовательности» 0 и 1 есть еще значения и 2?

Первое условие:
Все документы вводятся в переферийной ИБ, при этом в свойствах миграции последовательности стоит флаек на «Единая последовательность в центральной ИБ». Соответсвенно в переферийной ИБ (где вводятся все документы) поле DS7536 всегда равно или 0 или 2, и соответсвенно метод ПринадлежитПоследовательности всегда возвращает 0 или 2. И что интересно, при автообмене в ЦБ также передается значение поля DS7536 равным 2

Теперь вспомним что происходит при проведении последовательности стандартным методом. 1С делает не проверку через метаданные принадлежности последовательности (что правильно, так как есть еще движения, влияющие на последовательность и только по движениям/проводкам можно сказать что документ входит в последовательность или нет), а проверяет поле DS7536, которе равно 2. Ну и конечно же 2 1 и восстановленеи последовательности не приводит к проведению доков, входящих в последовательность.

Подытожим.

1. Если база распределенная и документы вводится не в ЦБ, при этом стоит флажок в окне свойств последовательности «Единая последовательность в центральной ИБ», то поле DS7536 всегда равно 0 или 2 (что в принципе правильно).
2. Во время автообмена происходит глюк, который приводит к тому, что поле DS7536 загружается с периферийной ИБ и становится равным 2. 3. 1С во время проведения перепроводит только те документы у которых поле DS7536 = 1.

ЗЫ Возможно, что глюк не на втором этапе, а на третьем.

Как побороть?

1. Можно восстанваливать последовательность своими методами, проверяя принадлежность документа к последовательности через метаданные (что может привести к избыточности проводимых документов, так как документ может и не делать движений(проводок) по значениям влияющих на пересчет итогов).
2. надо установить поле DS7536 = 1, для тех случаев когда оно равно 2

Также что выяснилось в процессе исследования: — в переферийной ИБ всегда последовательность находится на последнем (по времени на оси времени, или по полю Date_time_IDDOC) проведенном документе. — каким то непонятным образом (пока непонятным) если последовательность отслеживается по бух счетам и регистрам — выборка происходит только по проводкам, т.е. движения регистров игнорируются (может я чего то недоглядел).

Содержание:

1.      Что такое граница последовательности

2.      Восстановление последовательности документов в 1С  

1.      Что такое граница последовательности

В системе, независимо от вида, документы составляют единую хронологическую последовательность документов. Практически она отражает последовательность событий — происходивших в реальности. Для документов с одной датой — последовательность определяется временем, что служит инструментом, предоставляющим возможность создания упорядоченной совокупности документов.

Все вводимые данные, включают сведения о произошедшем событии:

в реализации товаров — склад, номенклатуру, в каких ценах и отгруженное количество;

в договоре с клиентом — условия договора, график плановых платежей и т.д.

Последовательности документов в 1С— это определенный механизм, который поддерживает правильность движений документов. Если документ при проведении использует текущие итоги остатков, то в случае изменения движений «задним числом» движения всех последующих документов становятся некорректными, и необходимо эти документы перепровести.

Граница последовательности (ГП) — это последний проведенный документ с корректными движениями. Если же какие-то изменения вносились задним числом, то граница последовательности документов отодвигается на последний документ, при проведении которого применялись последние правильные итоги, а все документы, проведенные на основе изменившихся итогов, окажутся после ГП.

Чтобы исправить ситуацию, достаточно будет потом перепровести все документы, начиная от момента границы последовательности по настоящее (можно по рабочую дату, а можно по любую другую).   

2.      Восстановление последовательности документов в 1С

За восстановление документов в правильной последовательности отвечает специальный механизм, который выполняется:

1.      в обработке Закрытие месяца, пройдя по гиперссылке «Перепроведение документов»

Путь к запуску механизма границы последовательности

Перепровести документы в 1С

Система предложит нам три варианта работы:

— перепровести с документа, нарушившего последовательность, рекомендованный вариант. При восстановлении нужно обращать внимание на все сообщения системы и возникающие ошибки.

Как перепровести документы с последнего

— восстановление последовательности документов только текущего месяца, для того чтобы сделать закрытие месяца. Но использовать его советуем только в текущей работе, а для закрытия периода нужно выполнить перепроведение всего периода, чтобы избежать возможных ошибок и неверных данных.

Восстановление последовательности документов за отдельный период

— не восстанавливать последовательность документов, если исправлены были документы, которые не влияют на бухгалтерский, налоговый учет или регламентированную отчетность.

Не восстанавливать последовательность документов

2.      в обработке «Групповое перепроведение документов»

Обработка Групповое перепроведение документов

Выполнение группового перепроведения документов

Несмотря на то, что мы имеем несколько вариантов работы с ГП в 1С, мы рекомендуем вам всегда ее восстанавливать и перезакрывать закрытые месяцы. Это самый надежный и безопасный способ работы с системой.

Кто же может переносить Границу последовательности в 1С?

Только пользователи с ролью Право интерактивного переноса границы последовательности. По умолчанию эта роль присвоена Администратору и Главному бухгалтеру.

Для того чтобы бухгалтер смог выполнять операцию восстановления последовательности документов, нужно присвоить ему эту роль.

Специалист компании «Кодерлайн»

Юлия Баринова