Ошибка неправильная сумма выплаты зарплаты в ведомости

При переходе на новые редакции 1С и сбоях программы могут возникать ошибки в регистрах учета. На примере ошибки в ведомости на выплату зарплаты, мы покажем:

• Как искать ошибки, используя настройку Универсального отчета.
• Как записывать данные непосредственно в регистр, чтобы исправить ситуацию.

Ошибка. Неправильная сумма к выплате ЗП в ведомости

При формировании ведомости на выплату зарплаты за сентябрь бухгалтер обнаружил, что сумма по графе К выплате включает долг за август и не соответствует задолженности организации по зарплате перед одним из работников Кузнецовой А.В.

Из Оборотно-сальдовой ведомости по счету 70 видно, что перед работником Кузнецовой А.В. образовалась следующая задолженность по выплате зарплаты:

• за сентябрь — 26 100 руб.

Таким образом, расхождение налицо — программа показывает разные суммы задолженности по выплате зарплаты сотруднику Кузнецовой А.В.:

• в ведомости на выплату зарплаты – 27 904,04 руб.;
• кредитовое сальдо по счету 70 – 26 100,00 руб.;
• разница (ошибка) – 1 804,04 руб.

Но в программе не получится выявить ошибку на основе проводок бухгалтерского учета, которая отражается в ведомости на выплату зарплаты. Так как в 1С создана специальная подсистема учета зарплаты и кадров, которая базируется на регистрах накоплений.

За ошибку заполнения ведомости на выплату зарплаты отвечает регистр накопления Зарплата к выплате.

См. также Как узнавать какой регистр что двигает?

Учет зарплаты к выплате в НУ

Начисление зарплаты

Для понимания допущенной ошибки сначала обратим свое внимание на проведение документа Начисление зарплаты.

Проводки по документу

В регистр Зарплата к выплате сделаны записи по отражению начисленной зарплаты за минусом НДФЛ:

• запись вида движения Приход — начисленная сумма дохода с плюсом;
• запись вида движения Приход — удержанная сумма НДФЛ с минусом.

Выплата зарплаты

Далее бухгалтер для выплаты зарплаты оформил документ Ведомость в кассу.

Проводки по документу

В регистр Зарплата к выплате сделаны записи по выплате зарплаты работникам:

• запись вида движения Расход — сумма к выплате.

Схема формирования записей в регистр Зарплата к выплате при проведении ведомости на выплату зарплаты.

Если долга по выплате зарплате по работнику нет — данные по Приходу и Расходу должны «схлопнуться». Остаток по работнику в регистре Зарплата к выплате сигнализируют о том, что в данных имеется проблема, и нужно с этой проблемой разобраться.

Выявление ошибки

Для выявления ошибки воспользуемся настройкой Универсального отчета — Проверка выплаты зарплаты в НУ.

Сформируем отчет с заданными настройками.

Из отчета видно, что в августе 2018 г. Кузнецовой А.В. было выплачено меньше, чем начислено. Поэтому остаток задолженности за август 1 804,04 руб. попадает в ведомость за сентябрь, при ее формировании мы получим следующий результат.

После этого необходимо сформировать ОСВ по счету 70 по работнику и разобраться, действительно ли организация имеет задолженность перед работником или все же это ошибка?

Расхождения могут быть связаны с:

• ошибками в базе данных;
• проведение некорректно заполненных документов, в т. ч. документов Операция, введенная вручную;
• ошибками переноса базы;
• ошибками «обрезки» базы;
• сбоем программы.

После обнаружения ошибки надо решить, что с ней делать:

• если ошибка образовалась в «незакрытом» месяце, то тогда надо поправить документы и перепровести их;
• если ошибка образовалась в уже «закрытом» месяце или не понятно в связи с чем она появилась, то тогда мы советуем ее поправить, сформировав исправительную запись в регистр Зарплата к выплате.

Исправление ошибки

Выбор регистра Зарплата к выплате

Откройте документ Операция, введенная вручную вид операции Операция: раздел Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную. Выберите для работы регистр Зарплата к выплате по кнопке ЕЩЕ — Выбор регистров — Вкладка Регистры накопления — Зарплата к выплате.

Корректировка регистра Зарплата к выплате

Перейдите на вкладку Зарплата к выплате и добавьте запись в регистр:

• Дата документа — месяц образования задолженности по выплате зарплаты работнику организации согласно отчету по регистру.
• Вид движения — Расход:
  • Расход — используется для корректировки выплаты зарплаты работнику.
  • Приход — используется для корректировки начисленной зарплаты.
• Сотрудник – работник, по которому выполняется корректировка.
• Подразделение — подразделение, в котором работает сотрудник.
• Период взаиморасчетов — начало месяца, в котором производится корректировка.
• Сумма к выплате — сумма корректировки:
  • положительная сумма при «недоплате».
  • отрицательная сумма при «переплате».

Запишите документ Операция введенная вручную по кнопке Записать и закрыть.

Проверка выполненной корректировки

Для проверки выполненной корректировки повторно сформируйте настроенный отчет в Универсальном отчете.

Как видно из отчета, ошибка ушла: работнице Кузнецовой А.В. начислено и выплачено в августе 3 404,04 руб.

Заполнение ведомости в кассу на выплату зарплаты

Перезаполните документ Ведомость в кассу на выплату зарплаты за сентябрь.

Теперь по ведомости сумма к выплате за сентябрь для работника Кузнецовой А.В. составляет 26 100 руб., т. е. совпадает с кредитовым оборотом по счету 70.

Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>

См. также:

• Помощник бухгалтера — Универсальный отчет
• Проверка выплаты зарплаты в НУ
• Как узнавать какой регистр что двигает?

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Здравствуйте, уважаемые подписчики zup1c!

В этой публикации я расскажу о пяти самых частых ситуаций (ошибок), из-за которых в 1С ЗУП ведомость на выплату зарплаты может не заполняться или неправильно заполняться. Этот перечень основан на реальной статистике моих консультаций.

Также покажу настройки отчета Анализ зарплаты по сотрудникам, которые позволят проверить наличие подобных ошибок. Дам рекомендации, как избежать и исправить эти ситуацию.

СОДЕРЖАНИЕ ВИДЕО:

04:03 — 1. Неправильно указан «вид дохода…» в настройках вида начисления
11:43 — 2. Неправильно указан способ выплаты зарплаты сотрудника
15:21 — 3. Удержания оказались больше, чем начисления
20:45 — 4. Не осталось сумм к выплате (например, все выплатили в аванс)
27:45 — 5. Сотрудник не попадает в ведомость на аванс

ССЫЛКИ ИЗ ВИДЕО:

— Доступ к презентации из видео: >> Перейти <<

— Почитать обо мне, задать вопрос или ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ на консультацию можно здесь: >> Перейти <<

— Видео про пересортицу в ведомостях: >> Перейти <<

— Видео про 3 шага для идеального учета НДФЛ: >> Перейти <<

Чтобы узнать первыми о новых публикациях вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются:

• вконтакте;
• YouTube канал;
• одноклассники.

У сотрудника оклад 65000, аванс 30000. Была ведомость на выплату аванса, а в конце месяца должна была быть выплачена зарплата на руки 26500. Реальной выплаты еще не было. Теперь выяснилось, что выплатить на руки по факту надо меньше.

Как не надо делать

В любом случае, не надо вручную исправлять итоговую сумму к выплате на руки. Почему? Она складывается из сумм расшифровки, которые скрыты в поле справа от этой суммы. Дважды щелкнув по нему, можно туда провалиться.

Если вы руками поменяете итоговую сумму при наличии нескольких строк в расшифровке выплаты, программа сделает с суммами расшифровки совершенно непредсказуемые вещи – что-то увеличит, что-то уменьшит.

У нас в расшифровке после изменения суммы на руки на 20000 с учетом уже выплаченного аванса в 30000 должна поменяться общая сумма к выплате на 50000. Но вот что произойдет с уже выплаченным авансом (и, возможно, с межрасчетными выплатами по отпускам и больничным, которые, кстати, облагаются НДФЛ!), если изменить сразу в ведомости сумму на руки, проигнорировав суммы в расшифровке:

Программа в этой ситуации некорректно поменяет налоговую базу, что неминуемо приведет к недоудержанному НДФЛ. Если провалиться в расшифровку, мы увидим также, что программа по собственному разумению изменила и суммы итоговой выплаты и всех остальных составляющих. Это изменило и налоговую базу для данной выплаты, и НДФЛ, причем неверно. Только итоговая сумма на руки останется соответствующей действительности. В этом случае уже в ведомости следующего месяца нас ожидают перерасчеты и ошибки с окончательнымудержанием НДФЛ.

Как надо делать

Необходимо провалиться в расшифровку и вручную исправить нужную сумму уже в расшифровке. В нашем случае это общая сумма к выплате (сумма, которая включает в себя возможный аванс). Мы сократили реальную сумму выплаты, соответственно, налоговая база должна уменьшиться. Правильная сумма к выплате должна быть сумма аванса + скорректированная сумма выплаты на руки (30000+20000). Проваливаемся в расшифровку выплаты меняем общую сумму (она дается БЕЗ учета НДФЛ). Не забываем после этого нажать кнопку Обновить НДФЛ.

Обратите внимание, сумма на руки в ведомости получилась той же, но сложена она уже из реальных данных (общая сумма — аванс), а не путем изменения налоговой базы и вольного арифметического преобразования составляющих этой суммы. НДФЛ также указан корректно от части налоговой базы, которая соответствует размеру сокращенной выплаты – Налоговая база=(Выплата+Вычеты*0,87)/0,87 = 50000/0,87 = 57471,26.

Исходная налоговая база для программы при этом не меняется, так как она закреплена документом-основанием (Начисление зарплаты и взносов) и равна 65000.

Поэтому закроем долг перед сотрудником и перейдем к следующему примеру.

Пример 2. Исправления для уже выплаченных ведомостей

Исходные вводные те же. У сотрудника оклад 65000, аванс 30000. Была ведомость на выплату аванса, а в конце месяца должна была быть выплачена зарплата на руки 26500. Реальная выплата уже проведена.

Теперь выяснилось, что полная сумма выплаты за вычетом НДФЛ должна была быть меньше на 16500, т.е. 40000 (30000 аванс + 10000).

Как не надо делать

Опять покажем, что произойдет, если поменять сумму на руки сразу в ведомости:

Снова все кроме суммы на руки перекосилось, и нам снова повезло, что в расшифровке нет сумм больничных и отпусков, которые облагаются НДФЛ. Все это точно также бы претерпело изменения и повлекло за собой ошибочные перерасчеты.

Как надо делать

Снова не правим сумму сразу в ведомости, а проваливаемся в расшифровку и исправляем сумму конечной выплаты уже там. Всего, включая аванс, мы должны были учесть в данном месяце 40000. Ставим эту сумму, затем нажимаем Обновить налог.

Так мы получаем корректно учтенную для целей НДФЛ выплату.

Но поскольку нам надо сохранить в ведомости уже учтенную сумму выплаты, придется довести сумму выплаты на руки в нашей ведомости до исходной. Добавим в расшифровку выплаты строку вручную. В ней надо будет заполнить поля сотрудника, подразделения и суммы. Таким образом нам надо довнести строку с суммой 56550-40000 = 16550, чтобы получить искомые 26550 в ведомости.

Теперь все в порядке, сумма восстановлена, а поскольку мы добавили сумму без документа-основания, НДФЛ к удержанию не изменится.

Данная сумма для программы пройдет как аванс и будет вычтена при последующих выплатах на правах аванса.

Достаточно распространенная ситуация, когда при формировании ведомости на выплату зарплаты в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» бухгалтер видит рядом с суммой к выплате «в т.ч. за …».

В каких случаях возникает такая ситуация:

• зарплата действительно не была выплачена;

• в документ «Ведомость на выплату» суммы вводились вручную, без подбора документа начисления;

• переход с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1;

• реквизиты документа начисления не соответствуют реквизитам документа выплаты (например, не заполнена статья расходов);

• существуют дубли сотрудников.

Для того, чтобы убрать лишние суммы к выплате, необходимо выявить причину их возникновения.

Если причиной является ручной ввод сумм в ведомость, то необходимо в каждой ведомости подобрать документ начисления.

Для этого нужно перейти в ведомость и заполнить документ основание

Если причиной является не соответствие реквизитов документов начисления и выплаты, то необходимо открыть ведомость на выплату и до заполнить недостающие реквизиты.

Для поиска незаполненной ведомости или дублей сотрудников можно воспользоваться универсальным отчетом.

Открыть универсальный отчет можно перейдя в раздел «Администрирование» – «Обслуживание» – «Отчеты администратора» – «Универсальный отчет».

Для анализа зарплаты по сотрудникам используются 3 регистра накоплений:

• Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками;

• Взаиморасчеты с сотрудниками;

• Зарплата к выплате.

Нужно сформировать универсальный отчет поочередно по каждому из регистров со следующими настройками:

Для удобства можно также сделать отбор по физическому лицу. Отбор нужно делать именно по физическому лицу, а не по сотруднику, так как в справочнике «Сотрудники» могут быть дубли, которые в свою очередь также могут привести к образованию неверной суммы в ведомости.

Далее формируем отчет.

В отчете выводятся все начисления и выплаты, по которым есть какие-либо несоответствия. Необходимо найти начисление и соответствующую ему выплату.

Разберем каждую строку.

Строка 1 – это начисление зарплаты за январь 2021 года, т.к. в поле «Сумма к выплате» указано положительное значение (56 550).

Выплаты за январь еще не было, так как нет строки с периодом 01.01.2021 и суммой к выплате с отрицательным значением. Поэтому, в итоговой строке (последняя строка отчета) мы видим сумму к выплате — 56 550.

Строка 2 – это выплата зарплаты (документ «Ведомость на выплату») за период 01.06.2020, так как в колонке «Сумма к выплате» указано отрицательное значение (-56 550).

Строка 3 – это начисление зарплаты за период 01.06.2020, так как в колонке «Сумма к выплате» указано положительное значение (56 550).

Так как начисление и выплата за один и тот же период и в равной сумме прошли, то в данном отчете этот месяц отображаться не должен, но, если строки все-таки выводятся, значит в них есть отличия, из-за которых в документе «Ведомость на выплату» могут появляться записи «В том числе за июнь 2020 года».

Если внимательно посмотреть на строки 2 и 3, то можно увидеть, что в строке 2, т. е. в документе «Ведомости на выплату» не заполнена колонка «Вид дохода исполнительного производства», в то время как в документе «Начисление зарплаты и взносов» (строка 3) данный реквизит заполнен. Необходимо перейти в ведомость на выплату за июнь 2020 года и заполнить недостающий реквизит.

Строки 4 и 5 также относятся к одному периоду и имеют одинаковую сумму, но в строке 4 не заполнен документ-основание в Ведомости на выплату, необходимо перейти в документ, расшифровать сумму по сотруднику и заполнить реквизит «Документ-основание».

Строки 6 и 7 также отличаются лишь одним реквизитом «Статья расходов», который не заполнен в документе «Ведомость на выплату».

После исправления всех ошибок достаточно еще раз сформировать универсальный отчет и проверить результат.

Подобную корректировку необходимо провести по всем 3 регистрам.

Возможна ситуация, когда строки в универсальном отчете идентичны, но, при этом, они все равно отображаются.

В таком случае необходимо проверить сотрудника, действительно ли это один и тот же сотрудник или есть дубли.

Для этого необходимо дважды нажать на сотрудника в колонке «Сотрудник» и открыть карточку сотрудника. Для сравнения удобнее всего ориентироваться на значение реквизита «Табельный номер».

Откроем карточку сотрудника в первой и второй строке.

Табельные номера разные, значит в справочнике «Сотрудники» есть дубли, или физическое лицо действительно работает в организации по основному месту работы и по совместительству, и в один из документов (начисления или выплаты) неверно был подобран сотрудник.

В данном случае необходимо выбрать нужного сотрудника в документе начисления или выплаты.

Выше были рассмотрены единичные случаи, когда в документе «Ведомость на выплату» попадают начисления прошлых периодов по малому числу сотрудников, но иногда, например, после перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.0, начисления за прошлые периоды тянутся по всем сотрудникам и возможности править прошлые документы нет, либо правка крайне нежелательна. В таком случае рекомендовано скорректировать задолженность по сотрудникам на начало какого-либо периода, например, на начало года, ручной корректировкой, а суммы текущего периода исправить уже в документах начислений и выплат.

Для ручной корректировки данных регистра на начало года нужно использовать документ «Перенос остатков». Находится он в разделе «Администрирование» — «Переносы данных».

Далее необходимо создать документ на последний день прошлого отчетного периода, в нашем случае происходит корректировка на 1 января 2021 года. Поэтому документ переноса данных мы создаем на 31.12.2020. По кнопке «Настройка состава регистров» необходимо выбрать 3 регистра накопления: «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате».

Затем необходимо сформировать Универсальный отчет и внести в документ такое же количество строк, как и в отчете, с аналогичными данными, но противоположными суммами.

Разберем на примере регистра накопления «Зарплата к выплате».

Формируем универсальный отчет по регистру «Зарплата к выплате».

В отчет вывелось 4 строки, значит и в документе Переноса данных у нас должно быть 4 такие же строки, но с противоположными суммами.

Открываем документ переноса данных, переходим на закладку с регистром сведений «Зарплата к выплате» и вносим аналогичные строки.

После корректировки каждого сотрудника в каком-либо из регистров рекомендуем проводить документ переноса и переформировывать отчет чтобы убедиться, что все строки из отчета пропали.

Таким образом корректируем данные по всем сотрудникам в 3 регистрах.

После корректировки всех регистров необходимо создать «нулевую» ведомость.

В колонке «к выплате» суммы быть не должно, но при этом, «в т.ч. за…» может остаться, при расшифровке можно увидеть, что на каждую строну начисления есть сторнирующая строка. Итоговая сумма выплаты = 0. Данную ведомость необходимо провести, что бы в последующих ведомостях не выводилось «в т.ч. за…».

Оставшиеся документы в текущем периоде необходимо скорректировать вручную, как было описано ранее.

Статью подготовила Матвеенко Анастасия, младший специалист по внедрению 1С партнёрской сети «ИнфоСофт».

Если внимательно посмотреть на строки 2 и 3, то можно увидеть, что в строке 2, т. е. в документе «Ведомости на выплату» не заполнена колонка «Вид дохода исполнительного производства», в то время как в документе «Начисление зарплаты и взносов» (строка 3) данный реквизит заполнен. Необходимо перейти в ведомость на выплату за июнь 2020 года и заполнить недостающий реквизит.

Строки 4 и 5 также относятся к одному периоду и имеют одинаковую сумму, но в строке 4 не заполнен документ-основание в Ведомости на выплату, необходимо перейти в документ, расшифровать сумму по сотруднику и заполнить реквизит «Документ-основание».

Строки 6 и 7 также отличаются лишь одним реквизитом «Статья расходов», который не заполнен в документе «Ведомость на выплату».

После исправления всех ошибок достаточно еще раз сформировать универсальный отчет и проверить результат.

Подобную корректировку необходимо провести по всем 3 регистрам.

Возможна ситуация, когда строки в универсальном отчете идентичны, но, при этом, они все равно отображаются.

В таком случае необходимо проверить сотрудника, действительно ли это один и тот же сотрудник или есть дубли.

Для этого необходимо дважды нажать на сотрудника в колонке «Сотрудник» и открыть карточку сотрудника. Для сравнения удобнее всего ориентироваться на значение реквизита «Табельный номер».

Откроем карточку сотрудника в первой и второй строке.

Табельные номера разные, значит в справочнике «Сотрудники» есть дубли, или физическое лицо действительно работает в организации по основному месту работы и по совместительству, и в один из документов (начисления или выплаты) неверно был подобран сотрудник.

В данном случае необходимо выбрать нужного сотрудника в документе начисления или выплаты.

Выше были рассмотрены единичные случаи, когда в документе «Ведомость на выплату» попадают начисления прошлых периодов по малому числу сотрудников, но иногда, например, после перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.0, начисления за прошлые периоды тянутся по всем сотрудникам и возможности править прошлые документы нет, либо правка крайне нежелательна. В таком случае рекомендовано скорректировать задолженность по сотрудникам на начало какого-либо периода, например, на начало года, ручной корректировкой, а суммы текущего периода исправить уже в документах начислений и выплат.

Для ручной корректировки данных регистра на начало года нужно использовать документ «Перенос остатков». Находится он в разделе «Администрирование» — «Переносы данных».

Далее необходимо создать документ на последний день прошлого отчетного периода, в нашем случае происходит корректировка на 1 января 2021 года. Поэтому документ переноса данных мы создаем на 31.12.2020. По кнопке «Настройка состава регистров» необходимо выбрать 3 регистра накопления: «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате».

Затем необходимо сформировать Универсальный отчет и внести в документ такое же количество строк, как и в отчете, с аналогичными данными, но противоположными суммами.

Разберем на примере регистра накопления «Зарплата к выплате».

Формируем универсальный отчет по регистру «Зарплата к выплате».

В отчет вывелось 4 строки, значит и в документе Переноса данных у нас должно быть 4 такие же строки, но с противоположными суммами.

Открываем документ переноса данных, переходим на закладку с регистром сведений «Зарплата к выплате» и вносим аналогичные строки.

После корректировки каждого сотрудника в каком-либо из регистров рекомендуем проводить документ переноса и переформировывать отчет чтобы убедиться, что все строки из отчета пропали.

Таким образом корректируем данные по всем сотрудникам в 3 регистрах.

После корректировки всех регистров необходимо создать «нулевую» ведомость.

В колонке «к выплате» суммы быть не должно, но при этом, «в т.ч. за…» может остаться, при расшифровке можно увидеть, что на каждую строну начисления есть сторнирующая строка. Итоговая сумма выплаты = 0. Данную ведомость необходимо провести, что бы в последующих ведомостях не выводилось «в т.ч. за…».

Оставшиеся документы в текущем периоде необходимо скорректировать вручную, как было описано ранее.