Ошибка мобильного приложения 1с документооборот

   Multicvet

13.04.20 — 16:53

Недавно возникла задача по настройке интеграции программы 1С:Управление торговлей 8 Редакция 11 и 1С:Документооборот. Хорошего материала по настройке, где все было бы популярно расписано найти не удалось. Поэтому в процессе настройки я решил подготовить небольшую инструкцию.

Сервис «1С-ЭДО» — это важное дополнение к «товароучетке» для обмена электронными документами. Еще не все пользователи «1С» оценили возможности этого продукта и продолжают отправлять «первичку» по почте, хотя могли бы сильно упростить себе жизнь.

Какие задачи решает сервис? Как выполнить настройку ЭДО в «1С»? Когда придется подключить роуминг? Ответы на эти и другие вопросы — в статье.

Электронный документооборот (ЭДО) — это шаг к прозрачному учету и возможность ускорить процессы взаимодействия с контрагентами. Для участников системы маркировки это не просто удобная опция. В 2022 году ЭДО для них обязателен — по-другому отправлять сведения в «Честный ЗНАК» уже не получится. Решение этой задачи упростит сервис «1С-ЭДО» — инструмент для онлайн-обмена юридически значимой документацией:

• по реализации продуктов и оказанию услуг: товарные накладные, универсальные передаточные документы (УПД), акты выполненных работ и т. д.;
• по сделкам с клиентами: счета, договоры, соглашения;
• по текущей деятельности: письма, акты сверки и другое.

С помощью «1С-ЭДО» пользователи «1С» могут отправлять и получать все перечисленные документы, не выходя из «товароучетки». Это очень удобно — сформировали акт, завизировали его электронной подписью и отправили исполнителю в пару кликов.

В чем выгода от использования ЭДО

По сравнению с бумажным документооборотом, электронный имеет следующие достоинства:

1. Экономия денежных средств. Уменьшаются расходы на хранение и утилизацию бумаг, услуги курьеров, конверты и марки.
2. Экономия времени. Документы «улетают» за считанные секунды, как и при отправке писем по email. В архиве можно моментально найти нужный акт или накладную.
3. Безопасность и конфиденциальность. Важный файл не попадет в руки третьих лиц. Утерянные или испорченные документы за прошлые периоды всегда можно восстановить.

ЭДО помогает ускорить процесс передачи бухгалтерской «первички» заказчикам и поставщикам. Соответственно, процессы закупок, отгрузок и получение оплаты от клиента происходят в разы быстрее.

Какие операции могут выполнять пользователи «1С-ЭДО»

• получать и отклонять входящие от контрагента — они автоматически сопоставляются с «первичкой», находящейся в информационной базе системы, и формируются для отражения в учете;
• визировать и пересылать внутреннюю документацию;
• легко находить нужные файлы в архиве;
• исключать дублирование «первички» и операций по ней;
• разграничивать права доступа к разным видам документации и возможности их заверки;
• оперативно собирать и отправлять данные по запросу налоговой.

«1С-ЭДО» можно интегрировать с сервисом «1С-Отчетность» и организовать автоматическую отправку всех деклараций в ФНС и прочих отчетов в контролирующие органы.

В каких конфигурациях «1С» реализован ЭДО

Если «1С-ЭДО» встроен в конфигурацию, то отправлять документы можно прямо из «товароучетки» без установки дополнительных программных средств. То же самое и с получением накладных. На базе поступившего электронного документа (ЭД) сразу формируются данные для товароучета. Их остается только проверить и подтвердить. Функции сервиса поддерживаются почти всеми популярными конфигурациями «1С:Предприятие 8.3»:

Электронный документооборот можно вести автономно, то есть без интеграции с учетной системой. Для этого используется «1С:Клиент ЭДО». Информация в нем загружается с помощью подсистемы «Обмен данными».

Что потребуется для подключения к «1С-ЭДО»

Пользователям «1С-ЭДО» нужно платить только за отправленные пакеты. Общие расходы зависят от количества исходящих писем. Если за расчетный месяц отправлено не более 5 комплектов, счет за услугу не выставляется. За входящие документы комиссия не предусмотрена. Для подключения к «1С ЭДО» потребуется программный продукт «1С», удовлетворяющий требованиям:

1. С поддержкой ЭДО. Выше приведен список прикладных решений, работающих с сервисом.
2. Зарегистрированный на портале ИТС.

Раньше для использования «1С-ЭДО» необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО». Сейчас это не требуется. Но для пользователей «1С», которые обслуживаются по подписке ИТС ПРОФ и ТЕХНО, доступны 100 и 50 бесплатных исходящих пакетов соответственно.

Кроме самой «товароучетки», нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она обеспечивает юридическую значимость ЭД.

На рабочем компьютере должен быть установлен криптопровайдер (СКЗИ) — ПО для шифрования и криптозащиты данных. Софт «1С» совместим с двумя СКЗИ: КриптоПро CSP и VipNet.

Главное, что нужно сделать, — заключить договор обслуживания с оператором электронного документооборота. Если ваши контрагенты пользуются услугами других компаний, нужно настроить роуминг.

Настройка роуминга в «1С-ЭДО»

Процесс обмена ЭД осложняется тем, что все контрагенты могут обслуживаться у разных операторов. Чтобы все участники корректно взаимодействовали между собой в интернете, нужен межоператорский роуминг. Эту функцию выполняет «1С-ЭДО». Пользователь имеет право выбрать любого оператора, который поддерживает автоматический обмен в рамках этого сервиса. На момент публикации в перечень таких компаний входят:

• «Калуга Астрал»;
• «Тензор»;
• «Линк-сервис»;
• «ЭТП ГПБ»;
• «Удостоверяющий центр»;
• «ТаксНет».

Все перечисленные операторы поддерживают технологию «1С-ЭДО», которая не требует настройки роуминга. Обмен данными выполняется автоматически, без письменных заявлений и звонков оператору. Кроме того, пользователю доступны возможности:

• создание нескольких аккаунтов участника ЭДО у различных операторов;
• информационный обмен под разными учетными записями;
• бесконтактный обмен с пользователями продукта «1С-ЭДО» и другого ПО.

Документы из «1С» будут доставлены, даже если принимающая сторона использует другую «товароучетку».

Если компания не входит в приведенный выше список, роуминг настраивается по заявке в службу техподдержки «1С-ЭДО». Если вы не нашли своего оператора в этом перечне, лучше заранее уточните у него возможность обмена.

Основной оператор электронного документооборота у «1С» — «Калуга Астрал». У него есть одно преимущество — если обмен не осуществляется автоматически, его можно настроить вручную.

Если ваш оператор поддерживает интеграцию с «1С-ЭДО», вы можете в любой момент перевести документооборот в «1С».

Настройка ЭДО в «1С Бухгалтерия 8.3»

Переходим от теории к практике. Порядок подключения и настройки «1С-ЭДО» будем рассматривать на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» в ред. 2.0 или 3.0. Для начала убедитесь, что на рабочий ПК загружен сертификат УКЭП и криптопровайдер.

Добавление ЭП

Первый этап настройки ЭДО в «1С:Бухгалтерия 8.3» ред. 3.0 — добавление УКЭП:

1. Откройте «товароучетку».
2. Перейдите в меню «Администрирование» → «Обмен ЭД» → «Настройки ЭП и шифрования».

Если в открывшейся форме не появится действующий сертификат ЭП, необходимо добавить его из загруженных на компьютер.

Действуйте по инструкции:

1. В окне «Добавление сертификата для подписи данных» кликните по ссылке «Показывать все сертификаты».
2. Выберите действующий и откройте его.
3. Укажите название вашей организации (если оно не загрузилось автоматически).
4. Поставьте флажок напротив пункта «Вводить пароль в программе ЭП», чтобы в будущем при работе с ЭД не пришлось постоянно отвлекаться на это действие.
5. Укажите пароль от ЭП, если он есть, и выберите команду «Добавить».
6. Откройте нужный сертификат.
7. В графе «Программа» укажите криптопровайдер, установленный на вашем ПК (CryptoPro CSP или VipNet) и нажмите «Проверить».

Создание учетной записи

Для дальнейшего подключения ЭДО в «1С 8.3» вернитесь к подразделу «Обмен электронными документами». Порядок шагов:

1. Откройте вкладку «Обмен с контрагентами» и отметьте галочкой «Сервисы ЭДО».
2. Зайдите в подраздел «Учетные записи ЭДО».
3. В открывшемся окне нажмите «Создать», выберите организацию и сертификат УКЭП.
4. Введите идентификатор участника ЭДО (его выдает оператор).
5. Подтвердите действие кнопкой «Далее».
6. Заполните обязательные поля, укажите email для получения уведомлений. Часть сведений выгружается из карточки организации.
7. Нажмите «Подключить».
8. Введите пароль от ЭП и завизируйте форму с регистрационными данными.

После выполнения всех действий необходимо нажать на кнопку «Закрыть». Учетная запись успешно создана. Если вы приобрели новую ЭП, удалите старый сертификат в настройках и добавьте действующий. Для этого необходимо перейти в подраздел «Обмен ЭД» → «Учетные записи ЭДО».

Приглашение клиентов и поставщиков к ЭДО

Все действия с цифровой документацией осуществляются через обработку «Текущие дела ЭДО» в разделах «Продажи» и «Покупки».

Функция «Отправить и получить» предназначена для приема приглашений, накладных, актов и прочих ЭД.

Прежде чем начать документооборот, необходимо обменяться приглашениями со всеми партнерами и клиентами. Стандартный порядок действий:

1. В справочнике «Контрагенты» выберите предприятие, с которым планируете обмениваться информацией.
2. Кликните по вкладке «ЭДО» → «Пригласить к обмену электронными документами».
3. На экране появится форма отправки приглашения. Если сервис не определит ни одного идентификатора по этой компании, выберите оператора ЭДО (заранее уточните его наименование у вашего партнера).
4. Добавьте идентификатор в графе «Учетные записи контрагента».
5. Прикрепите скан письма о выборе своего оператора.
6. Подтвердите отправку.

Статус предложения можно отслеживать в соответствующей папке раздела «Текущие дела ЭДО». Когда контрагент ответит на запрос, напротив приглашения появится отметка «Принято».

Если другая сторона пришлет вам заявку, она отобразится в «Текущих делах ЭДО» со статусом «Требуется согласие».

Предложения можно рассылать массово сразу всем участникам. Сервис проверит всех контрагентов и выдаст предупреждение, если есть проблемы с настройкой.

Если идентификатор не найден, можно указать email компании — письмо с запросом придет туда.

Подключение и настройка «1С-ЭДО» в «1С:УТ», «1С:Розница» и других конфигурациях осуществляется по такому же принципу.

Настройка формата документов в ЭДО для «1С:Бухгалтерия» 3.0

В типовых решениях «1С:Предприятие» поддерживается автоматическая установка формата — система сама подберет наиболее подходящий для обмена с выбранным контрагентом. Если такой способ не подходит, его можно поменять вручную. Для этого выберите контрагента из справочника, нажмите на «ЭДО» → «Настройки отправки документов».

Два раза кликните по строке из табличной части. Откроется окно с настройками. При необходимости поменяйте формат ЭД.

Сервис позволяет формировать ЭД во всех форматах, утвержденных ФНС.

Как отправить документ

Для отправки файла перейдите в раздел «Продажи» → «Реализация» → «Просмотреть ЭД».

Убедитесь, что акт сформирован в нужном вам формате, заверьте его и отправьте получателю. «Первичку» и счета-фактуры можно выслать в одном файле. Этот пункт необходимо предварительно отметить в настройках.

ЭДО с контрагентом также можно осуществлять через обработку «Произвольные документы».

Через эту форму удобно отправлять счета, договоры, платежные поручения и акты о приемке выполненных работ. Нужный файл сохраните в формате PDF, Word или Excel.

Перейдите в раздел «Продажи» → «Электронные документы» → «Произвольные документы». Затем откройте подраздел «Исходящие» и нажмите «Создать».

Как принять документ

Для получения цифрового документа перейдите на страницу «Продажи» → «Текущие дела ЭДО» и нажмите «Отправить и получить». Новый документ находится в папке «Входящие».

Чтобы его прочитать, дважды кликните по нему в колонке «Вид документа». Если документ оформлен правильно, утвердите его и нажмите «Подписать и отправить». После того как оба участника ЭДО утвердят и отправят документ другой стороне, состояние меняется на «Завершен». Для просмотра перейдите в «Архив ЭДО» из меню «Администрирование».

Отражение в учете

После получения и утверждения ЭД необходимо отразить его в «товароучетке». В типовых решениях «1С» это происходит автоматически. Если номенклатура сопоставлена (названия позиций у продавца и покупателя совпадают), или в документе содержатся услуги, система по умолчанию самостоятельно отразит его в «товароучетке» на основании данных из полученного «письма».

Чтобы изменить способ обработки, перейдите в справочник «Контрагенты» и выберите организацию, для которой требуется настроить удаленный обмен. Дальнейший порядок действий:

1. Откройте «ЭДО» → «Настройки отражения в учете».
2.  Дважды щелкните левой кнопкой мыши по названию контрагента.

Способ обработки нужно задавать в зависимости от типа ЭД. Стандартными настройками предусмотрена автоматическая обработка. Например, при получении товарной накладной с сопоставленной номенклатурой программа по умолчанию сформирует на ее основе документ «Поступление». Но если вам это не подходит, в настройках отметьте пункт «Вручную в форме электронного документа».

Если вы хотите, чтобы все ЭД обрабатывались вручную, кликните по клавише «Заполнять по шаблону» и выберите соответствующую команду:

Ручной способ позволяет связать принятый документ с уже созданным в «1С». Что нужно для этого сделать:

1. В подразделе «Входящие» нажмите на ссылку «Создать документы».
2. Кликните по входящему документу и нажмите «Подобрать».
3. Из открывшегося списка выберите соответствующий документ и нажмите «Перезаполнить текущий».

Документ, который уже есть в «товароучетке», будет перезаполнен на основании накладной, полученной от контрагента.

Что делать, если после подключения к «1С-ЭДО» вы обнаружили ошибку в документе

Если цифровой документ не утвержден вторым участником, его можно завершить самостоятельно. Для этого откройте раздел «Исходящие» в «Текущих делах ЭДО». Далее кликните по нужному документу в списке, нажмите «Еще» и выберите команду «Закрыть принудительно».

Если во входящем ЭД нашли ошибку, например, в реквизитах или сумме, нажмите «Отклонить» и сообщите контрагенту о причинах, оставив комментарий.

Если ваш документ отклонит другая сторона, он попадает в папку «Исправить». Причину можно уточнить во вкладке «Подписи».

Закройте этот документ принудительно, откорректируйте его и отправьте повторно.

Компания «Онлайн-касса.ру» предлагает услуги по настройке «1С:ЭДО 8.3» для разных конфигураций. Также наши специалисты могут обучить ваших сотрудников работе с электронным документооборотом в «1С». Консультации проводятся удаленно в любое удобное для вас время!

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

В статье рассмотрим, для чего нужен мобильный клиент «1С:Документооборот», какие возможности дает для работы и в чем его отличие от мобильного приложения.

Мобильный клиент «1С:Документооборот»

Мобильный клиент для «1С:Документооборот» удобно использовать вне офиса, когда нет доступа к базе. Часто бывают такие ситуации, когда пользователи находятся на выезде и необходимо оперативно посмотреть какие-либо документы, счета, договоры или сметы. Зачастую все эти бумаги приходится распечатывать заранее и возить с собой. Но если есть мобильный клиент «1С:Документооборот», можно в любой момент посмотреть нужный документ из базы прямо на смартфоне.

Бывает и так, что пользователь находится в офисе и необходимо согласовать какие-то правки к договору с юристом, который в этот момент находится вне офиса – а подписать договор без его согласования нельзя. В такой ситуации с помощью мобильного клиента «1С:Документооборот» юрист, находясь где угодно, может с телефона открыть нужный договор и согласовать правки. Таким образом, процесс взаимодействия ускоряется в разы.

Через мобильный клиент «1С:Документооборот» есть возможность подписывать документы облачной электронно-цифровой подписью по технологии DSS.

Обратите внимание!

Преимущества нового мобильного клиента для «1С:Документооборот» 3.0

Мобильный клиент «1С:Документооборот» 3.0 работает на любом устройстве, будь то планшет или смартфон. Программисты «1С» разработали интерфейс, который сам адаптируется под размер экрана устройства. Кнопки нормального размера, шрифт читабельный.

С помощью мобильного клиента удобно работать с документами. Можно пользоваться поиском документов, настраивать фильтры, вносить правки, редактировать, согласовывать и даже подписывать электронной подписью договоры.

Особенно удобен мобильный клиент «1С:Документооборот» 3.0 для руководителей. Ведь очень часто к руководителю обращаются сотрудники разных отделов: нужно оперативно с ними взаимодействовать и решать задачи. Мобильный клиент помогает делегировать задачи, назначать ответственных, контролировать задачи сотрудников и анализировать их загруженность.

Мобильное приложение «1С:Документооборот»

Отличие мобильного приложения от мобильного клиента «1С:Документооборот» в том, что оно имеет свою собственную небольшую базу данных, которая устанавливается на смартфоне.

В мобильном приложении «1С:Документооборот» база небольшая и функционал гораздо меньше, чем тот, что представлен в конфигурации для настольного компьютера. Это обусловлено тем, что производительность телефона ниже, чем производительность сервера. При этом приложение может работать автономно, не обязательно подключение к базе и наличие Интернета.

С помощью мобильного приложения «1С:Документооборот» вы можете:

• получать письма встроенной почты «1С:Документооборота»;
• получать и выполнять задачи (например, согласовывать и утверждать документы);
• просматривать приложенные к письмам и задачам файлы;
• готовить и отправлять письма в ответ;
• перемещать письма между папками;
• работать с записями календаря;
• выдавать поручения сотрудникам;
• следить за сроками и ходом выполнения работ.

Мобильное приложение синхронизируется с основной конфигурацией с заданной периодичностью – раз в 15 минут либо раз в час. После синхронизации данные приложения обновляются. В мобильном клиенте же подключение идет напрямую к базе, которая работает на сервере. На уровне пользователя это отличие можно объяснить с помощью примера. Если в мобильном приложении вы бронируете переговорную, то ваши коллеги увидят, что помещение занято, через 15 минут или через час, в зависимости от того, когда пройдет синхронизация. А если вы бронируете кабинет из мобильного клиента «1С:Документооборот», то ваши коллеги увидят сразу, что переговорная уже занята.

Для конфигурации «1С:Документооборот» 2.1 было разработано «Мобильное приложении «1С:ДО» 2.2», а для новой редакции «1С:Документооборот» 3.0 в этом году был выпущен специальный мобильный клиент, который также работает с редакцией 2.1. В дальнейшем фирма «1С» планирует разработать и мобильное приложение для «1С:Документооборот» 3.0.

Еще одно различие между мобильным клиентом «1С:Документооборот» и мобильным приложением заключается в том, что для мобильного клиента нужны клиентские лицензии, а для мобильного приложения нет.

Вывод

Сравним преимущества мобильного приложения и мобильного клиента «1С:Документооборот» с помощью таблицы.

Сравнение	Мобильное приложение «1С:Документооборот» 2.2	Мобильный клиент «1С:Документооборот» 3.0
Поддержка «1С:Документооборот» 3.0	—	+
Поддержка «1С:Документооборот» 2.1	+	+
Работа без клиентской лицензии «1С»	+	—
Поддерживаемый функционал	почта, задачи, календарь	весь функционал «1С:ДО»
Актуальность данных	после синхронизации	всегда онлайн

При включенной подписке на уведомления программы пользователи получают на адрес электронной почты сообщения об ошибках, произошедших в СЭД.

При получении подобных уведомлений пользователь незамедлительно должен сообщить об этом в техподдержку.

Ошибка старта процесса

При наличии в документе, по которому происходит старт процесса, дублирующей визы согласующего лица возникнет пользователь получит следующее сообщение об ошибке:

Чтобы избежать этой ошибки необходимо имеющиеся визы документа (Документ — вкладка «Визы») поместить в историю.

Ошибка при выполнении задачи по почте

Если ответное сообщение о выполнении задачи не было распознано программой или произошли какие-то ошибки, то исполнитель получит уведомление о том, что его ответ не был обработан и ему необходимо исполнить задачу заново.

Например, если пользователь перед отправкой ответного письма удалил часть темы сообщения, которая содержит идентификатор задачи, ему придет уведомление об ошибке.