Нашему департаменту поручено руководство и помощь местным организациям ошибка

Найдите и исправьте ошибки в управлении.
1 Нашему департаменту поручено руководство и помощь местным организациям. 2 В сложной экономической ситуации необходимо найти новые пути по решению
проблем. 3 Избиратели надеются и верят своему кандидату. 4 Необходимо в
кратчайшие сроки заплатить за заказ. 5 Я не удивлен тому, что компания
обанкротилась.

Остались вопросы?

Новые вопросы по предмету Русский язык

---

Подборка по базе: Контрольная по дисциплине Правовое обеспечение профессиональной , Лабораторная работа 3. Google forms.pdf, курсовая работа сыр.docx, Курсовая работа _Формирование естественно научных понятий на уро, Творчекая работа моя.doc, Курсовая работа.doc, Контрольная работа Международное право.docx, Курсовая работа 4курс.docx, Курсовая работа. Безопасность при работе с отходами.pdf, 4-ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА Шайдо.docx

---

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЛУГАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМЕНИ ВЛАДИМИРА ДАЛЯ»
Кафедра русского языка и культуры речи

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
п о дисциплине «Русский язык в сфере профессиональной коммуникации»

С тудент Попова И.И.

(фамилия, инициалы) (подпись)
Г руппа УПз-801 Вариант 12

Р уководитель работы ст. преп. Панкова Н. А.

(должность, фамилия, инициалы) (подпись)

Д ата подачи на кафедру на рецензии

Р егистрационный номер Регистратор

(подпись)

З ащищена с оценкой

П реподаватель ст. преп. Панкова Н.А,

(должность, фамилия, инициалы) (подпись)
Дата

Луганск

2022

Теоретическая часть

Литературная норма как основа, обеспечивающая профессиональную коммуникацию.
Профессиональное общение представляет собой речевое взаимодействие специалиста с другими специалистами и клиентами организации в ходе осуществления профессиональной деятельности.

Культура профессиональной деятельности во многом определяет ее эффективность, а также репутацию организации в целом и отдельного специалиста.

Культура общения составляет важную часть профессиональной культуры, а для таких профессий как, например, преподаватель, журналист, менеджер, юрист – ведущую часть, поскольку для этих профессий речь является основным орудием труда.

Профессиональная культура включает владение специальными умениями и навыками профессиональной деятельности, культуру поведения, эмоциональную культуру, общую культуру речи и культуру профессионального общения. Специальные навыки приобретаются в процессе профессиональной подготовки. Культура поведения формируется личностью в соответствии с этическими нормами общества. Эмоциональная культура включает умение регулировать свое психическое состояние, понимать эмоциональное состояние собеседника, управлять своими эмоциями, снимать волнение, преодолевать нерешительность, устанавливать эмоциональный контакт.

Общая культура речи предусматривает нормы речевого поведения и требования к речи в любых ситуациях общения, культура профессионального общения характеризуется рядом дополнительных по отношению к общей речевой культуре требований.

В профессиональной культуре общения становится особенно высокой роль социально-психологических характеристик речи, таких как соответствие речи эмоциональному состоянию собеседника, деловая направленность речи, соответствие речи социальным ролям.

Речь является средством приобретения, осуществления, развития и передачи профессиональных навыков.

Культура профессиональной речи включает:

— владение терминологией данной специальности;

— умение строить выступление на профессиональную тему;

— умение организовать профессиональный диалог и управлять им;

— умение общаться с неспециалистами по вопросам профессиональной деятельности.

Практическая часть
Задание 1. Расставьте ударение в словах (любым удобным способом: звонИт, звон

ит, звонит и т.д.).

ХодАтайство, ходАтайствовать, маркЕтинг, гЕнезис, договОрный, кАтАрсис, кОлледж, лЕктор, по средАм (день недели), мИзерный, нанЯвший, обзвонИть, валовОй, водопровОд, обеспечЕние, квартАл, принУдить, алфавИт, апострОф, тамОжня, алкогОль, газопровОд, Изредка, звонЯт, мЕльком, намЕрение, закУпорить, нефтепровОд, инсУльт, кАшлянуть, срЕдства, цепОчка, звонИт, баловАть, договОр, жалюзИ, Искра, откУпорить, досУг, звонИшь, стАтуя, хозЯева, чЕрпать, фенОмен, экспЕрт, благоволИть, асимметрИя, гастронОмия, докумЕнт, житиЕ, завИдно, зАгнутый, задОлго, знАмение, зубчАтый, Иконопись, каталОг, кедрОвый, киломЕтр, коклЮш, крапИва, красИвее, кремЕнь, кУхонный, мещанИн, надОлго, облегчИть, освЕдомить, плЕсневеть, пулОвер, дремОта, Издавна, озлОбленный, христианИн, духовнИк, слИвовый, ходАтайство, навралА, донЕльзя, начАть, исчЕрпать, сОгнутый, насорИт, гналА, убыстрИть, красИвейший, Августовский, принялА, премировАть, занЯть, отключИт, включИт, договОр, премировАть.
Задание 2. Объясните значение слов, называющих различные виды служебных документов (воспользуйтесь толковым словарем). Запомните написание этих слов.

Абонемент	документ, предоставляющий право на пользование чем-либо, какое-нибудь обслуживание, а также само такое право. (Абонемент в театр. Абонемент на цикл лекций)
Аккредитив	именная ценная бумага, содержащая распоряжение одного кредитного учреждения другому об уплате кому-либо определённой суммы. Банковский счёт, предоставляющий контрагенту возможность получить на оговорённых условиях платёж за что-либо вслед за исполнением поручения
Аттестат	официальный документ об окончании учебного заведения, о присвоении звания
Анкета	опросный лист для получения каких-нибудь сведений о том, кто его заполняет
Бюллетень	краткое сообщение о событии, имеющем общественное значение. Название некоторых повременных изданий. Официальный документ листок для голосования. То же, что листок нетрудоспособности (разг.). Работник на бюллетене (болен)
Ведомость	сводка, список каких-либо данных. Расчётная ведомость. Ведомость на зарплату
Декрет	постановление верховной власти. Декрет о мире. Декрет о земле. В некоторых сочетаниях: то же, что декретный отпуск (разг.). Уйти в декрет. Выйти из декрета. Быть в декрете. Декретный отпуск – отпуск по беременности и родам
Директива	руководящее указание; распоряжение, приказ. Директивы министерства
Извещение	сообщение, уведомление
Коммюнике	официальное сообщение (преимущ. по вопросам международного значения)
Лицензия	разрешение на ввоз или вывоз какого-нибудь товара, на использование изобретения, ведение какой-нибудь деятельности. Лицензия на вакцину
Меморандум	вручаемый представителю другой страны дипломатический документ с изложением взглядов правительства на какой-нибудь вопрос
Облигация	ценная бумага, по которой её владельцу выплачивается ежегодный доход в форме процентов или выигрышей
Патент	документ, свидетельствующий о праве изобретателя на его изобретение, о его приоритете. Свидетельство на право занятия торговлей, промыслом
Прейскурант	справочник цен (тарифов) на товары и виды услуг
Реестр	опись, письменный перечень
Резолюция	постановление, принятое в результате обсуждения какого-нибудь вопроса. Решение, распоряжение начальника
Рекламация	претензия на низкое качество товара с требованием возмещения убытков
Сертификат	заемное финансовое обязательство государственных органов, а также название билетов некоторых государственных займов. Официальное письменное удостоверение о чём-нибудь. Сертификат качества (документ, удостоверяющий качество товара)
Ультиматум	решительное требование с угрозой применения мер воздействия в случае отказа
Ходатайство	официальная просьба
Резюме	краткий вывод из сказанного, написанного

Задание 3. Напишите с соблюдением всех необходимых реквизитов (на выбор):

б) доверенность на получение посылки, денежного перевода в почтовом отделении;

Доверенность на получение почтовых отправлений
г.Луганск «12» мая 2022г.
ООО «Лидер-Строй» в лице Директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава доверяет секретарю Ивановой И.И. паспорт серия ТН № 101101выдан 03.12.2017Артемовским РОВД МВД Луганской Народной Республики получать почтовые отправления, адресованные ООО «Лидер-Строй» в отделении связи №2 города Луганска и подписывать все документы, необходимые для выполнения данного поручения.
Подпись доверенного лица ___________________удостоверяю.
Настоящая доверенность дана сроком на __один год___.
Руководитель ____________Петров П.П.
М.П.
Задание 4. Найдите и исправьте нарушения речевого этикета в выражениях, произнесенных во время делового телефонного разговора.

1. «К сожалению, начальник отдела еще на обеденном перерыве».

2. «Я не знаю, где он. Оставьте, пожалуйста, свой номер телефона, и я передам, чтобы он позвонил Вам».

3. «Она сейчас занята. Я передам ей, чтобы она перезвонила Вам».

4. «В данный момент она занята. Может, ей что-нибудь передать?»

5. «Он пошел на приемк доктору».

6. «Секретарь рано ушел домой».

7. «К сожалению, в данный момент секретарь отсутствует».

8. «Ремонтная бригада, планирует быть у Вас в пятницу».

9. «Возможно, Ваши неполадки уже устранили, проверьте пожалуйста».

10. «Вам придется подождать, прежде чем в отделе кадров ответят на звонок».

Задание 5.Исправьте ошибки, которые были допущены в предложении.

1. В заключение автор рассказал нам очень смешную историю.

2. Он быстро заполнил анкету и написал свою автобиографию.

3. Не без труда удалось нам решить эти трудные задачи.

4. каждый герой имеет свои индивидуальные черты.

5. Пологий берег покрыт густыми зарослями.

6. Изысканные и вкусные деликатесы рисутствовали на столе.

7. Здание будут украшать витражи из цветного литого стекла.

8. Комплекс нерешенных проблем надо решать совместно.

9. Сегодня у нас присутствует гость из Москвы.

10. Рождество я отмечал у коллеги по работе.

11. Дайте сообщение в газету о наличии свободных вакансий.

12. Каждый герой имеет свои индивидуальные черты.

13. В речи он употребляет диалектные и образные слова.

14. Алексей подумал, что это конец.

15. Специфическая особенность художественной речи состоит в том, что в ней много образных слов и выражений.

16. Гражданка Галерова бездействием совершила преступление.

17. Во время соединения прицепа, ответчик неправильно закрепил цепь, в результате чего создал возможность отцепа.

18. Сычев догнал Милюкова, повалил его на землю, отобрал нож и нанес ему ножевое ранение.

19. Исаков укусил его за руку.

20. Свои требования истец основывает только на предположениях.

21. Соучастников объединяет единая цель.
Задание 6.Прочитайте предложения. Постарайтесь исправить речевые ошибки в употреблении паронимов.

А) 1)…по каждому департаменту назначался дежурный, у которого в экстренном случае были бы сведения, где находится то или иное ответственное лицо.

2) …специальные проекты жилья, недорогого в производстве, экономично в эксплуатации…

3) В развитии туристической индустрии активно участвуют частные инвесторы.

4) В тоже время, указанным военнослужащим предоставлены документы, согласно которым право на использование накоплений для жилищного обеспечения у него возникло.

5) Таково положение и в других сферах нашего хозяйства.

6) В представленном Вами отчете есть факторные ошибки.

7) Дверь квартиры, запертая изнутри, и некоторые другие факты делают возможным предположение, что пенсионер ушел из жизни по собственной воле.

Дверь открывать только по условному знаку.

9) В марте этого года консультативный совет представил свой доклад, в котором не содержится никаких предложений о наказании компаний.

10) По мнению наблюдателей, некоторые детали хода заседаний дают возможность прогнозировать возникновение значительных трудностей при подписании экономического договора.

11) Нас связывают не только работа, но и глубокая убежденность в правильности выбранной стратегии.

12) Необходимо предоставить информацию клиентам своевременно.

13) Надо предпринимать решительные меры против текучести кадров информационно-технического отдела.

14) В организм человека вводят специфичные вещества, оказывающие омолаживающие воздействие.

15) В движении воздушных масс участвуют потоки арктического воздуха с севера и умеренных широт, с юга – морского и тропического воздуха. города А – и единственный курорт, обладающий лечебными песчаными пляжами, протянувшимися вдоль побережья курорта.

16) Такие действия должны учитываться кредитором для изменения существующих условий по кредиту, а также неприменения штрафных санкций.

17) Универсальный стиральный порошок также употребляется для мытья посуды.

18) Наша компания представит новейшие технологические решения, что позволит оценить уровень развития нашей компании.

19) Некоторые покупательские тележки оснащены специальным детским сидением, что предоставляет дополнительное удобство для покупателей.

20) Лечебные учреждения проводят дифференцированное питание больных.

21) Утверждая документацию, директор ставит на ней свою одпись.

Б) 1. Я отправил ему благодарственное письмо, но мой адресант не ответил мне.

2. Он допустил логическую ошибку, и стоит тактично намекнуть ему, как ее исправить.

3. Вполне возможно, новая система кредитования предприятий будет эффективнее, чем прежняя, и прибыль предприятия составит более значимую сумму.

4. Средства стоит расходовать экономно, иначе предприятие перестанет быть доходным.

5. Результативность работы зависит от таких фактов как мотивация работника и условия труда.

6. Дебет воды скважин за расчетный период соответствует норме.
Задание 7. Запишите данные слова в форме единственного числа именительного падежа.

Банкноты, коррективы, манжеты, ремарки, бакенбарды, тапки, погоны, туфли, оладьи.

Банкнота, корректив, манжет, ремарка, бакенбард, тапок, погон, туфля, оладья.
Задание 8. Запишите слова в форме множественного числа. При необходимости воспользуйтесь орфографическим словарем.

1. Бухгалтер, лидер, доктор, лектор, коллектор, шулер, директор, договор, инспектор, счет.

Бухгалтеры, лидеры, доктора, лекторы, коллекторы, шулера, директора, договоры, инспекторы, счета.

Задание 9. Найдите и исправьте ошибки в управлении.

1. Нашему департаменту поручено руководство и оказание помощи местным организациям.

2. В сложной экономической ситуации необходимо найти новые пути решения проблем.

3. Избиратели верят своему кандидату и надеются на него.

4. Необходимо в кратчайшие сроки оплатить пошлину.
Задание 10. Исправьте ошибки в употреблении деепричастного оборота.

1. Во время проверки отчетов, меня все время отвлекал телефон.

2. Во время анализа результатов рекламной кампании, был обнаружен ряд стратегических ошибок в позиционировании бренда.

3. Желая спасти фирму, директор уволил треть сотрудников.

4. При обнаружении недостачи, увольнение главного бухгалтера никого не удивило.

5. После разработки дизайна товара, производителю необходимо зарегистрировать товарный знак.

6. Рано лишившись родителей, ему пришлось самому зарабатывать на жизнь.
Рекомендованная литература

1. Бенин В.Л. Социокультурная коммуникация в контексте образовательного диалога : учеб. пособие / В.Л. Бенин, А.В. Кирьякова, Т.А. Ольховая, О.В. Фролов — М. : ФЛИНТА, 2017. — 312 с. — ISBN 978-5-9765-2763-8 — Текст : электронный // ЭБС «Консультант студента» :. — URL : http://www.studentlibrary.ru/book/ISBN9785976527638.html
2. Кабашов С.Ю., Особенности письменной деловой речи гражданских и муниципальных служащих / Кабашов С.Ю. — М. : ФЛИНТА, 2017. — 121 с.
3. Маслова Е.Л. Международный культурный обмен и деловые коммуникации / Е.Л. Маслова — М. : Дашков и К, 2018. — 127 с. — ISBN 978-5-394-03055-0 — Текст : электронный // ЭБС «Консультант студента» : . — URL : http://www.studentlibrary.ru/book/ISBN9785394030550.html.
4. Яковлева Н.Ф., Деловое общение : учеб. пособие. / Н.Ф. Яковлева — 2-е изд., стер. — М. : ФЛИНТА, 2014. — 269 с. — ISBN 978-5-9765-1898-8 — Текст : электронный // ЭБС «Консультант студента» : . — URL : http://www.studentlibrary.ru/book/ISBN9785976518988.html
5. Абрамова Н.А. Русский язык в деловой документации / Н.А. Абрамова — М. : Проспект, 2017. — 192 с.
6. Барышникова Е.Н., Клепач Е.В., Красс Н.А. Речевая культура молодого специалиста / Е.Н. Барышникова, Е.В. Клепач, Н.А. Красс. Учебное пособие для ВУЗов (изд:4). — Флинта, Наука, 2008. – 223с.
7. Беспалова Ю.М. Деловая этика, профессиональная культура и этикет / Ю.М. Беспалова — М. : ФЛИНТА, 2016. — 386 с
8. Боженкова Р.К., Русский язык и культура речи / Р.К. Боженкова, Н.А. Боженкова, В.М. Шаклеин — М. : ФЛИНТА, 2016. 
9. Ипполитова Н.А., Русский язык и культура речи : учебник / Н.А. Ипполитова, О.Ю. Князева, М.Р. Савова. — М. : Проспект, 2015. — 448 с.
10. Казанцева Г.В., Личные документы : требования к оформлению и образцы документов / Г.В. Казанцева — М. : ФЛИНТА, 2017. — 40 с.
11. Константинова Л.А., Нормы русского литературного языка : учеб. пособие по культуре речи / Л.А.- Константинова 5-е изд., стер. — М. : ФЛИНТА, 2018. 
12. Коробейникова А.А., Коммуникативный практикум : учебное пособие / А.А. Коробейникова — Оренбург: ОГУ, 2018. 
13. Лысова Т.В., Культура научной и деловой речи : учеб. пособие / Т.В. Лысова, Т.В. Попова. — М. : ФЛИНТА, 2016. — 157 с.
14. Михальчук Т.Г., Русский речевой этикет : учеб. пособие / Т.Г. Михальчук — Минск : Выш. шк., 2016. — 319 с.
15. Мунин А.Н., Деловое общение : курс лекций / А.Н. Мунин. — 3-е изд. — М. : ФЛИНТА, 2016. — 376 с.
16. Профессиональный русский язык: учебное пособие / Под обшей ред Е.А. Журавлевой. — Алматы: Издательство «Эверо», 2015 — 244 с.
17. Розенталь Д.Э. Справочник по правописанию и литературной правке / Д.Э. Розенталь. – М.: АЙРИС РОЛЬФ, 1997.

Справка. Упражнения

Справка

К синтаксическим нормам относятся правила сочетаемости слов в предложении, правила употребления причастных и деепричастных оборотов, нормы согласования и управления, порядок слов в предложении.

Уточнить правила использования синтаксических норм можно в следующих справочниках:

Трудности русского языка / Под ред. Л. И. Рахмановой. М. (разные годы издания).

Розенталь Д. Э., Теленкова М. А. Словарь трудностей русского языка. М. (разные годы издания).

Голуб И. Б., Розенталь Д. Э. Секреты хорошей речи. М. (разные годы издания).

Упражнения

Задание 1. Используйте соответствующий предлог.

Пошел… школу; пошел… завод, вернулся… школы, вернулся… завода, пошел… стадион, вернулся… стадиона, поехал … Крым, поехал… Кавказ, поехал… Украину, вернулся… Крыма, вер­нулся… Кавказа, вернулся … Украины; порошок… головной боли, гимнастика… укрепления здоровья, пилюли… малокровия, капли … повышения аппетита, лекарства… гриппа, мазь… ревматизма.

Задание 2. Составьте словосочетания со следующими словами, правильно используя падежи зависимых слов.

Вера – уверенность, вслушиваться – прислушиваться, внушать доверие – вселять доверие, давать оценку – оценивать, мешать – тормозить, интерес – интересоваться, обращать внимание – уделять внимание – задерживать внимание, осужден – приговорен, презирать – выражать презрение, упрекать – попрекать, влиять – сказываться, гордиться – испытывать гордость, делать различия – различать – отличать, жажда – потребность – стремление, заслужить – заслуживать, обжаловать – жаловаться, основываться – опираться – базироваться, избегать – уклоняться – обходить, наградить – удостоить, надеть – одеть, недоволен – разочарован, нужда – нехватка – недостаток, поражать – удивляться, управлять – регулировать.

Задание 3. Найдите и исправьте ошибки в управлении.

1. Нашему департаменту поручено руководство и помощь местным организациям. 2. В сложной экономической ситуации необходимо найти новые пути по решению проблем. 3. Избиратели надеются и верят своему кандидату. 4. Необходимо в кратчайшие сроки заплатить пошлину. 5. Я не удивлен тому, что компания обанкротилась. 6. Результаты опыта подтверждают о наших предположениях. 7. Банкиры понимают о необходимости помочь развивающимся предприятиям. 8. Об этом не раз указывала «Независимая газета». 9. Нужно оплатить за проезд. 10. Он часто теряет свои вещи благодаря своей рассеянности. 11. Беседа с заведующим финансового отдела прошла безрезультатно. 12. Артист был удостоен высокой наградой. 13. По окончанию работы все должны собраться в зале. 14. Предоставить Сергеевой Л. М. неоплачиваемый отпуск согласно личного заявления. 15. Большое внимание он уделял на тесную связь между качеством работы и дисциплиной.

Задание 4. Исправьте ошибки, связанные с неправильным порядком слов.  

1. В стихотворениях употребляются обращения к неодушевлённым предметам с целью повышения их выразительности и эмоциональности. 2. Текучесть кадров порождает невнимательное отношение администрации. 3. Иванов отказался со всеми студентами сдавать экзаменационную сессию. 4. Вошла горничная с накрахмаленной на голове наколкой. 5.  [В27] Газета назвала этот указ горькой пилюлей сторонников шоковой терапии, которая должна быть проглочена. 6. В район приехал инструктор для подготовки специалистов по борьбе с сельскохозяйственными вредителями из местных жителей. 7. Одна из картин висит на стене, которая называется «Утро в сосновом бору». 8. Социологическое изучение журналистов продолжается. 9. Но ответы на все вопросы следователи утверждают, что не получили. 10. В нашем магазине вы можете купить одежду для женщин из Белоруссии.

Задание 5. Найдите ошибки, связанные с употреблением причастных оборотов. Исправьте предложения.

1. В центре романа образ любящей, страдающей молодой женщины от неразделённой любви. 2. Приведённые факты в докладе свидетельствуют о больших успехах современной медицинской науки. 3. Живущие родственники в Сибири, приехав в Москву, поселились у нас. 4. Арендаторов следовало переселить в новые дома, отвечавшие бы всем нуждам людей. 5. Этой пятёрке я очень обрадовался, полученной мной впервые в жизни. 6. Солнечный луч освещал падающие листья с деревьев. 7. Если человек хорошо знающий местность, он не заблудится.

[В1]Пропущена точка с запятой.

[В2]Пропущена точка с запятой.

[В3]Пропущена точка с запятой.

[В4]Не поставлена точка.

[В5]Не поставлены ковычки

[В6]Пропущена точка с запятой.

[В7]Пропущена точка с запятой.

[В8]Пропущена точка с запятой.

[В9]Пропущен знак пробела.

[В10]Пропущен знак пробела.

[В11]Лишние знаки пробела.

[В12]Лишний знак пробела.

[В13]В начале предложения  стоит строчная буква, вместо заглавной.

[В14]Лишние знаки пробела.

[В15]Пропущен знак пробела.

[В16]Пропущен знак пробела.

[В17]Пропущен знак пробела.

[В18]Пропущен пробел

[В19]Пропущены ковычки.

[В20]Пропущены ковычки.

[В21]Пропущены ковычки.

[В22]Пропущен пробел.

[В23]Пропущены ковычки.

[В24]Пропущены ковычки и поставлена неверно точка.

[В25]Пропущены ковычки.

[В26]Пропущены ковычки и точка в конце предложения.

[В27]Лишний знак пробела.

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.