Специалисты отделов делопроизводства и секретари нередко сталкиваются с необходимостью утверждения тех или иных документов. Какие способы утверждения документов существуют, на какие ГОСТы опираться, чтобы не допустить ошибок, – расскажем в статье.
Существует ряд документов, образующихся в процессе деятельности организации, утверждение которых носит обязательный характер. Как правило, к ним относятся: акты, задания, инструкции, правила, планы, стандарты и т.д.
Будет документ обладать юридической силой или нет, зависит от того, соблюдены ли требования к оформлению реквизитов. Отсутствие грифа утверждения делает документ в правовом смысле бесполезным: утверждение конкретного документа санкционирует его создание и распространяет его действие на определенный круг лиц.
В задачи сотрудников отдела делопроизводства входит разработка, согласование и, как итог, утверждение комплекса НПА в области делопроизводства и архивного дела конкретного предприятия. К ним относятся:
• номенклатура дел;
• годовой план работы архива;
• акт обнаружения документов;
• акт приема-передачи дел при смене руководителя архива;
• положение об архиве организации;
• инструкция по делопроизводству;
• акт.
РЕКВИЗИТ 16 «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА»: НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
До 01.07.2018 действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), который заменит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Новый ГОСТ расширяет перечень способов утверждения документов:
Гриф утверждения документа входит в состав реквизитов документа, располагается в верхнем правом углу первого листа документа.
На бланке с продольным расположением реквизитов гриф утверждения располагается также справа под реквизитами бланка.
Допускается центрировать элементы грифа утверждения относительно самой длинной строки (Пример 1) – это актуально для громоздких наименований организаций.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает три способа утверждения документов:
1. Должностным лицом.
2. Распорядительным документом.
3. Решением коллегиального органа.
Все они одинаково юридически значимы, но различаются оформлением.
Рассмотрим каждый способ.
СПОСОБ 1: УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТНЫМ ЛИЦОМ
Для того чтобы документ утвердило должностное лицо, последнее должно обладать правом подписи (утверждения). Способ применяется при утверждении должностных инструкций, положений, актов внутренних проверок, актов передачи дел – документов, не требующих дополнительных пояснений. Как правило, правом подписи и утверждения документов организации имеет единолично генеральный директор (директор, президент). Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Наиболее часто перечень регламентируется отдельным приказом.
В зависимости от штатной структуры организации перечень лиц, имеющих право подписи, можно утвердить с помощью приказа. Если в организации минимальный штат работников – целесообразно предоставить право подписи конкретному сотруднику и перечислить в приказе определенные виды документов (Пример 2).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2018.
Вопрос
Как правильно писать в грифе утверждения: «утвержден приказом управляющего отделением» или «утвержден приказом отделения»? Его руководитель действует на основании Положения об отделении, в котором указано «управляющий отделением издает приказы и дает указания».
И еще один вопрос. Когда мы ссылаемся на приказ руководителя организации, как нужно писать:
– «утвержденный приказом АО «ХХХ» от ХХ.ХХ.ХХХ № ХХХ» или
– «утвержденный приказом генерального директора от ХХ.ХХ.ХХХ № ХХХ»
– или все-таки писать по полной «утвержденный приказом генерального директора АО «ХХХ» от ХХ.ХХ.ХХХ № ХХХ»?
В тексте документа, а также в отметке о приложении в заголовочной части этого приложения данное правило будет одинаковым?
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Первый вопрос связан с оформлением грифа утверждения. Здесь необходимо учитывать следующую управленческую ситуацию. Управляющий отделением осуществляет распорядительную деятельность на основе единоначалия, поэтому утверждение документов может оформляться следующими 2 способами:
1) приказом управляющего отделением с оформлением в грифе утверждения сведений о дате и номере приказа (Пример 1);
2) личной подписью управляющего в грифе утверждения, оформленном на самом документе, и датой (Пример 2).
Если речь идет об оформлении грифа на документе (например, на локальном нормативном акте), который утверждается приказом управляющего отделением, то оптимальным является следующий способ:
Пример 1. Гриф утверждения документа приказом управляющего отделением дополняется отметкой о приложении (отмечена «!»)
Если документ непосредственно утверждается управляющим без издания приказа, то оптимальным способом оформления грифа утверждения на самом документе будет следующий:
Пример 2. Гриф утверждения документа личной подписью управляющего отделением
Но при этом необходимо строго контролировать, что приказ как основной документ (при 1 способе) и утверждаемый документ (при 2 способе) оформлены на бланках (бланк приказа и общий бланк), на которых указаны полное наименование организации-автора с организационно-правовой формой и наименование отделения. Только тогда эти сведения можно не помещать в гриф утверждения.
Некоторые примеры оформления грифа утверждения, приведенные в заданном вопросе, соответствуют требованиям п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Но в стандарте невозможно отразить все возможные управленческие ситуации, в частности систему делегирования права издания распорядительных документов заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. А в этом случае в грифе утверждения необходимо указывать наименование должностного лица1, чтобы можно было проверить его полномочия на дату издания или утверждения документа.
Пример 3. Гриф утверждения документа распорядительным документом не руководителя организации
Пример 4. Гриф утверждения документа личной подписью не руководителя организации
Второй вопрос относится к упоминанию утвержденного документа в тексте другого документа. Когда документ издается или составляется «во исполнение» нормативного правового акта, приказа, протокола и т.п., ссылка на него оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Последовательность оформления реквизитов ранее изданных распорядительных документов в тексте новых (своеобразные схемы описания) вы можете найти во втором абзаце п. 5.18 данного стандарта:
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.18. …В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа…
Первый вариант применяется, когда оформляется ссылка на ранее изданный документ, не имеющий грифа утверждения (см. Примеры 5 и 6). Но и из этого правила есть исключения – см. Пример 7.
Пример 5. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения
Во исполнение Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»…
Пример 6. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения
В соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении Примерного положения об архиве организации»…
Пример 7. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения, который не имеет регистрационного номера
В соответствии с Рекомендациями Роскомнадзора от 31.07.2017 «По составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных”».
Второй вариант в цитате из ГОСТ Р 7.0.97-2016, очевидно, должен применяться, когда документ утвержден подписью руководителя в грифе утверждения. Но таких видов документов на практике осталось совсем немного, в основном это: положение о подразделении, должностная инструкция, штатное расписание, схема оргструктуры и т.п., а из других систем документации – ежедневно издаваемые документы оперативного характера (тарифы, калькуляции, меню, прейскуранты, наряды на выполнение работ и т.п.).
Ссылки на них в тексте других документов оформляются не так часто. Вторую схему описания реквизитов в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нельзя признать удачной, т.к. упоминание наименования вида (или разновидности) ранее изданного или утвержденного документа в ссылке на него все равно обязательно, а наименование должностного лица, скорее, факультативно (Примеры 8 и 9).
Пример 8. Ссылка в тексте на документ, утвержденный подписью должностного ли
На основании штатного расписания ООО «Овал» на 2019 год, утвержденного генеральным директором 29.12.2018, …
Пример 9. Ссылка в тексте на документ, утвержденный подписью должностного лица
На основании Положения о службе ДОУ, утвержденного заместителем директора по общим вопросам 20.12.2018, …
Текст (см. Примеры 5–7), гриф утверждения (Примеры 1–4) и отметка о приложении (в Примере 1 помечена «!») – это разные реквизиты. Оформляйте и располагайте их по тем основным правилам и примерам, которые закреплены ГОСТ Р 7.0.97-2016, но с учетом конкретных управленческих ситуаций вашей организации.
А общее правило в их оформлении – последовательность расположения идентификационных реквизитов (даты и номера) во всех случаях должна быть единообразной:
- сначала указывается дата,
- а потом номер документа.
Это закреплено в формулярах-образцах (рисунки Б.1 и Б.2 справочного приложения Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016) и в перечне реквизитов (раздел 4 данного стандарта). Требования к оформлению в тексте документа ссылки на ранее изданные нормативные правовые акты, когда первой всегда оформляется дата, сформулированы специально, чтобы исполнители, наконец, исправили «вечную» ошибку в порядке указания даты и номера документа, что допускается только в устном общении:
- «В соответствии с Указом Президента № 609 от 30 мая 2005 года…»;
- «На основании приказа Ростехнадзора № 478 от 16 ноября 2016 года…».
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.
Гриф утверждения документа
Для начала нужно понять, что такое гриф утверждения документа?!
Это деятельность любой организации регулируют документы. Они могут иметь управленческий, распорядительный, информационный, инструктивный характер. Естественно, любой такой документ должен иметь юридическую значимость. Ее подтверждают единый стиль оформления и реквизиты, установленные для данного вида документов.
Какого же требования к грифу по госту? Это я отображу в таблицу, как правило таблица легче запоминается и более понятна.
Для каких документов нужен гриф, а для каких нет?
Гриф нужен:
В государственных регламентах нет перечня документов, на которых обязательно должен стоять гриф утверждения. Его наличие определяет содержание и смысл документа. Работодатель вправе составить такой перечень самостоятельно, установив обязательное наличие этого реквизита в Инструкции или Положении по делопроизводству. Перечень нужно составить с учетом отраслевых нормативов и требований.
Гриф утверждения документа, как правило, проставляется на таких видах документации: номенклатура дел организации; инструктивные материалы: должностные инструкции, инструкции по охране труда и технике безопасности, проведения каких-либо работ; отчеты, в том числе по НИОКР, испытаниям техники, командировках, производственной деятельности; планы и программы проведения работ, в том числе, коллегиальных органов, а также по отдельным сотрудникам и подразделениям; локальные нормативные акты: положения, регламентирующие различные производственные процессы и трудовые взаимоотношения, учитывающие специфику деятельности предприятия; штатное расписание, структура организации, ее штатная численность и вносимые в них поправки; применяемые на предприятии тарифы, расценки и нормативы, в том числе расходования сырья, комплектующих и материалов; сметы расходов; унифицированные формы документов, разработанные и применяемые на предприятии; перечни; регламенты; задания на производство каких-либо работ; акты, в том числе проведенных проверок и ревизий, ликвидационные, экспертизы, списания.
Гриф не нужен:
Многие документы, которые входят в систему документооборота организации не имеют и, соответственно, не требуют подтверждать правовой статус. Вопрос, на каком документе нет грифа утверждения, решают также с учетом здравого смысла — нет необходимости утверждать извещения и уведомления, служебные записки и письма, информационные материалы. Документ не утверждают, когда он имеет распорядительный характер. Приказы и распоряжения подписывают высшие должностные лица организации, поэтому их подписи достаточно, чтобы такой документ признали легитимным.
- Общая психология
- Was Julia happy in marriage? How did her relationships with Michael change in course of time?
- Психология — наука, все знающая о человеке и его душе, а психолог, овладевший этой наукой, — человек, «видящий людей насквозь
- История развития уголовно-исполнительного права и законодательства. Характеристика действующего уголовно-исполнительного законодательства. Международные акты об обращении с осужденными
- Моя идеальная форма государства
- Технологии оперативного анализа данных
- Корпоративная культура организации как мотивирующий фактор
- Расчеты по инкассо
- Чем воспитание отличается от обучения
- Персональные данные и методы их защиты
- Мой выбор профессии
- Агрессия
Гриф
утверждения документа –
реквизит
официального документа, придающий
нормативный или правовой характер его
содержанию.1
Документ
утверждается должностным лицом
(должностными лицами) или специально
издаваемым документом.2
При
утверждении документа должностным
лицом гриф утверждения документа должен
состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),
наименования должности лица, утверждающего
документ, его подписи, инициалов, фамилии
и даты утверждения.3
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Термика» Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009 |
Допускается
в реквизите «Гриф утверждения
документа» центрировать элементы
относительно самой длинной строки.4
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Термика» Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009 |
Если документ непосредственно утверждается управляющим без издания приказа, то оптимальным способом оформления грифа утверждения на самом документе будет следующий:
Пример 2. Гриф утверждения документа личной подписью управляющего отделением
Но при этом необходимо строго контролировать, что приказ как основной документ (при 1 способе) и утверждаемый документ (при 2 способе) оформлены на бланках (бланк приказа и общий бланк), на которых указаны полное наименование организации-автора с организационно-правовой формой и наименование отделения. Только тогда эти сведения можно не помещать в гриф утверждения.
Некоторые примеры оформления грифа утверждения, приведенные в заданном вопросе, соответствуют требованиям п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Но в стандарте невозможно отразить все возможные управленческие ситуации, в частности систему делегирования права издания распорядительных документов заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. А в этом случае в грифе утверждения необходимо указывать наименование должностного лица1, чтобы можно было проверить его полномочия на дату издания или утверждения документа.
Пример 3. Гриф утверждения документа распорядительным документом не руководителя организации
Пример 4. Гриф утверждения документа личной подписью не руководителя организации
Второй вопрос относится к упоминанию утвержденного документа в тексте другого документа. Когда документ издается или составляется «во исполнение» нормативного правового акта, приказа, протокола и т.п., ссылка на него оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Последовательность оформления реквизитов ранее изданных распорядительных документов в тексте новых (своеобразные схемы описания) вы можете найти во втором абзаце п. 5.18 данного стандарта:
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.18. …В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа…
Первый вариант применяется, когда оформляется ссылка на ранее изданный документ, не имеющий грифа утверждения (см. Примеры 5 и 6). Но и из этого правила есть исключения – см. Пример 7.
Пример 5. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения
Во исполнение Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»…
Пример 6. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения
В соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении Примерного положения об архиве организации»…
Пример 7. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения, который не имеет регистрационного номера
В соответствии с Рекомендациями Роскомнадзора от 31.07.2017 «По составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных”».
Второй вариант в цитате из ГОСТ Р 7.0.97-2016, очевидно, должен применяться, когда документ утвержден подписью руководителя в грифе утверждения. Но таких видов документов на практике осталось совсем немного, в основном это: положение о подразделении, должностная инструкция, штатное расписание, схема оргструктуры и т.п., а из других систем документации – ежедневно издаваемые документы оперативного характера (тарифы, калькуляции, меню, прейскуранты, наряды на выполнение работ и т.п.).
Ссылки на них в тексте других документов оформляются не так часто. Вторую схему описания реквизитов в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нельзя признать удачной, т.к. упоминание наименования вида (или разновидности) ранее изданного или утвержденного документа в ссылке на него все равно обязательно, а наименование должностного лица, скорее, факультативно (Примеры 8 и 9).
Пример 8. Ссылка в тексте на документ, утвержденный подписью должностного ли
На основании штатного расписания ООО «Овал» на 2019 год, утвержденного генеральным директором 29.12.2018, …
Пример 9. Ссылка в тексте на документ, утвержденный подписью должностного лица
На основании Положения о службе ДОУ, утвержденного заместителем директора по общим вопросам 20.12.2018, …
Текст (см. Примеры 5–7), гриф утверждения (Примеры 1–4) и отметка о приложении (в Примере 1 помечена «!») – это разные реквизиты. Оформляйте и располагайте их по тем основным правилам и примерам, которые закреплены ГОСТ Р 7.0.97-2016, но с учетом конкретных управленческих ситуаций вашей организации.
А общее правило в их оформлении – последовательность расположения идентификационных реквизитов (даты и номера) во всех случаях должна быть единообразной:
- сначала указывается дата,
- а потом номер документа.
Это закреплено в формулярах-образцах (рисунки Б.1 и Б.2 справочного приложения Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016) и в перечне реквизитов (раздел 4 данного стандарта). Требования к оформлению в тексте документа ссылки на ранее изданные нормативные правовые акты, когда первой всегда оформляется дата, сформулированы специально, чтобы исполнители, наконец, исправили «вечную» ошибку в порядке указания даты и номера документа, что допускается только в устном общении:
- «В соответствии с Указом Президента № 609 от 30 мая 2005 года…»;
- «На основании приказа Ростехнадзора № 478 от 16 ноября 2016 года…».
