ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | ТОЧНЫЙ РАСЧЕТ
Долженко Д. А.,
ведущий юрист
ООО «Актуальный менеджмент»
Если размер пособия
по болезни рассчитан неверно
При расчете пособия необходимо учитывать достаточно много факторов: и период болезни, и стаж работника, и средний дневной заработок, и правильность заполнения больничного листа. Да и сами правила расчета больничных постоянно меняются. Поэтому от ошибок никто не застрахован.
Для начала вспомним общие правила оплаты временной нетрудоспособности.
Правило 1. Пособие по временной нетрудоспособности в связи с заболеванием или травмой выплачивается:
- за первые три дня – за счет средств страхователя;
- за остальной период начиная с 4-го дня временной нетрудоспособности – за счет средств бюджета ФСС РФ.
ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | ТОЧНЫЙ РАСЧЕТ
Долженко Д. А.,
ведущий юрист
ООО «Актуальный менеджмент»
Если размер пособия
по болезни рассчитан неверно
При расчете пособия необходимо учитывать достаточно много факторов: и период болезни, и стаж работника, и средний дневной заработок, и правильность заполнения больничного листа. Да и сами правила расчета больничных постоянно меняются. Поэтому от ошибок никто не застрахован.
Для начала вспомним общие правила оплаты временной нетрудоспособности.
Правило 1. Пособие по временной нетрудоспособности в связи с заболеванием или травмой выплачивается:
- за первые три дня – за счет средств страхователя;
- за остальной период начиная с 4-го дня временной нетрудоспособности – за счет средств бюджета ФСС РФ.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Подробнее о правилах расчета пособия по нетрудоспособности читайте в материале «Как считать пособия в 2015 году?» (Рябова К. Н., «Упрощенная бухгалтерия», № 3, март 2015 г.).
Правило 2. Пособие выплачивается за все календарные дни, приходящиеся на период освобождения от работы, указанные в больничном листе, в том числе за выходные и нерабочие праздничные дни (ч. 1 ст. 6 Закона № 255-ФЗ).
Пособие не начисляется в случаях, если:
- работник находился в отпуске за свой счет;
- сотрудник был в учебном отпуске;
- работник был в отпуске по уходу за ребенком и не работал на условиях неполного рабочего времени;
- работник находился в простое, а время течения болезни началось во время простоя.
Правило 3. При расчете пособия по временной нетрудоспособности необходимо учитывать стаж работы.
Размер пособия зависит от стажа работника:
- при стаже 8 и более лет – в размере 100% среднего заработка;
- при стаже от 5 до 8 лет – в размере 80% среднего заработка;
- при стаже до 5 лет – в размере 60% среднего заработка.
Стаж имеет значение для начисления пособия в связи с уходом за больным членом семьи (ч.ч. 3, 4 ст. 7 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
А вот в случае, если на производстве произошел несчастный случай, выплаты производятся в размере 100% от суммы среднего заработка.
Периоды работы (службы, деятельности) исчисляются в календарном порядке из расчета полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев). При этом каждые 30 дней указанных периодов переводятся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев этих периодов переводятся в полные годы (п. 21 приказа Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 № 91).
Правило 4. Для расчета среднего заработка работника нужно взять все выплаты, на которые начислялись страховые взносы в двух предшествующих календарных годах.
Величина выплат при этом ограничена лимитом для начисления взносов в ФСС в соответствующем году
(ч. 3.2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).
| Год | Предельная база, руб. |
|---|---|
| 2015 | 670 000 |
| 2014 | 624 000 |
| 2013 | 568 000 |
Правило 5. Средний дневной заработок для исчисления пособия по временной нетрудоспособности определяется путем деления суммы начисленного заработка в расчетном периоде на 730.
Правило 6. В некоторых случаях пособие будет минимальным.
Если работник не работал, то есть за него работодатель не отчислял страховые взносы, или же он не может подтвердить свой стаж и начисление страховых взносов справкой с прежнего места работы, то в этом случае за основу расчета берется минимальный размер оплаты труда. В 2015 году этот размер составил 5965 руб. А среднедневной заработок составил 196,11 руб.
Правило 7. Максимальный размер пособия также ограничен.
Максимальный размер пособия составит 1632,88 руб. в день ((568 000 руб. + 624 000 руб.) : 730 дн. х 100%).
Правило 8. Основанием для выплаты пособия по нетрудоспособности будет являться правильно заполненный листок нетрудоспособности. Правильность заполнения регулируется приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н. Но не нужно сразу паниковать, если больничный лист оформлен неправильно. Существует положительная судебная практика: даже если листок нетрудоспособности оформлен неправильно (по отдельным неточностям), он подлежит оплате (постановления ФАС Дальневосточного округа от 12.11.2008 № Ф03-4850/2008 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 10.03.2009 № 2432/09), ФАС Поволжского округа от 24.10.2006 № А12-5505/06-С6, ФАС Центрального округа от 09.12.2005 № А14-4308/2005/170/23).
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Подробнее об ошибках в листке нетрудоспособности, которые не мешают возместить пособие, читайте в материале «Некоторые ошибки в больничных – не повод для отказа в возмещении» (Свистунова О. Н., «Упрощенная бухгалтерия», № 5, май 2015 г.).
Правило 9. Обратите внимание: листок нетрудоспособности не выдается по уходу:
- за больным членом семьи старше 15 лет при стационарном лечении;
- за хроническими больными в период ремиссии;
- в период ежегодного оплачиваемого отпуска и отпуска без сохранения заработной платы;
- в период отпуска по беременности и родам;
- в период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, за исключением случаев выполнения работы в указанный период на условиях неполного рабочего времени или на дому.
В случае наступления страхового случая после начала простоя пособие по временной нетрудоспособности, приходящейся на период простоя, не выплачивается.
Правило 10. Работодатель обязан (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ):
- назначить пособие по временной нетрудоспособности в течение 10 календарных дней с момента представления листка нетрудоспособности;
- выплатить пособие в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.
Если обнаружена ошибка в расчетах
Если произошла ошибка, то нужно прежде всего разобраться в причинах, которые к ней привели. Выделим наиболее распространенные ошибки и их причины.
| Причина ошибки | Вид ошибки, которая привела к неправильному расчету пособия по нетрудоспособности |
|---|---|
| Злоупотребления, допущенные работником |
|
| Счетная ошибка бухгалтера |
|
Законодательное определение понятия «счетная ошибка» отсутствует, в юридической литературе такая ошибка определяется как ошибка в арифметических действиях при расчете подлежащих выплате сумм. Счетной ошибкой также является излишняя выплата суммы пособия работнику в результате описки или опечатки бухгалтера. Если бухгалтер допустил ошибку в расчете, ее нужно, конечно же, исправить.
В случае выявления расходов на выплату страхового обеспечения, произведенных организациями с нарушением законодательства об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не подтвержденных документами, осуществленных на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов, территориальный орган Фонда, проводивший проверку, выносит решение о непринятии таких расходов к зачету в счет уплаты страховых взносов в ФСС РФ (п. 4 ст. 4.7 Федерального закона № 255-ФЗ). При этом следует иметь в виду, что листок нетрудоспособности, выданный по месту работы на условиях внешнего совместительства, должен быть оформлен точно так же, как и листок нетрудоспособности для основного места работы. Разница в заполнении только в одном: наименование места работы и необходимость подчеркнуть слова «по совместительству» и в соответствующей строке указать номер листка нетрудоспособности, выданного по основному месту работы.
Серьезной ошибкой является представление по месту работы по совместительству копии листка нетрудоспособности, выданного для основного места работы, т. к. выплата пособия осуществляется только на основании подлинника документа.
Если бухгалтер не доплатил пособие по нетрудоспособности, то нужно его пересчитать. Кроме того, работник имеет право на компенсацию в части просрочки выплаты пособия. Компенсация выплачивается в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (ст. 236 ТК РФ).
Если пособие было выплачено в меньшем размере, следует обратиться с заявлением о доплате и необходимыми документами в территориальный орган Фонда по месту регистрации предприятия. После перерасчета работнику будет перечислена недостающая сумма.
Соответствующие записи необходимо сделать в бухгалтерском учете:
| Описание | Сумма (руб.) | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| Доначислено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств ФСС РФ | 1384 | 69 | 70 |
| Начислен НДФЛ с суммы доплаты | 180 | 68 | 51 |
| Перечислен НДФЛ с суммы доплаты пособия | 180 | 70 | 50 |
| Выплачена из кассы сумма доначисленного пособия за вычетом НДФЛ | 1204 | 91-2 | 73 |
| Начислена компенсация за просрочку выплаты части пособия | 46,68 | 73 | 50 |
| Выплачена из кассы сумма процентов за просрочку выплаты части пособия | 46,68 | 50 | 73 |
Может произойти обратная ситуация, когда работодатель начислил большее пособие или же ФСС отказал в выплатах пособия, поскольку больничный оказался фальшивым.
Что делать в этом случае:
- если переплата произошла в результате счетной ошибки, то возможно взыскать средства с работника;
- если переплата произошла по вине компании, то возможно списать данные средства.
Пример 1.
При расчете пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер по ошибке исключила 8 календарных дней из расчетного периода и разделила сумму учитываемого заработка на 722 календарных дня (730 календ. дн. – 8 календ. дн.) вместо 730.
Пособие начислено 15 октября 2015 г.
Ошибка обнаружена 02 ноября 2015 г.
Переплата составила 4200 руб.
Переплата списана за счет собственных средств компании и признана доходом работника 02 ноября 2015 года.
Пример 2.
Расчет и отражение в учете переплаты выглядит следующим образом:
| Описание | Сумма (руб.) | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| СТОРНО Сторнирована излишне начисленная сумма пособия за первые 3 дня временной нетрудоспособности | 1200 | 69 | 70 |
| СТОРНО Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством | 2800 | 69 | 70 |
| Сумма переплаты списана за счет нераспределенной прибыли прошлых лет | 4000 | 91-2 | 70 |
Важно помнить, что работник может самостоятельно вернуть переплату в кассу предприятия, например, если неправильный расчет пособия был связан с предоставлением «липового» больничного. Если ошибка привела к завышению размера пособия, образуется переплата по вине страхователя, расходы, излишне понесенные Фондом в связи с сокрытием или недостоверностью представленных сведений, подлежат возмещению страхователем в соответствии с законодательством Российской Федерации.
О действиях работодателя в ситуации, когда работник предоставляет «подозрительный» больничный лист, читайте в материале «Работник принес поддельный больничный» (Скригаловская Е. А., «Упрощенная бухгалтерия», № 6, июнь 2014 г.).
Надо ли начислять страховые взносы?
В отношении начисления страховых взносов при неправильном расчете пособия по болезни есть два мнения.
Одна из позиций основана на ст. 9 Закона № 212-ФЗ, в которой закреплен перечень выплат, не облагаемых взносами на обязательное пенсионное страхование. В частности, к ним относятся государственные пособия, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). При этом государственными признаются пособия, выплаченные в том числе в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Пособие по беременности и родам является одним из видов страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию (ч. 1 ст. 1.4 Закона № 255-ФЗ).
Чиновники считают, что если пособие рассчитано неправильно или ФСС отказал в выплатах, то страховые взносы нужно начислить. В частности, Минздравсоцразвития в своем письме от 30.08.2011 № 3035-19 указал: «Расходы на обязательное социальное страхование, не принятые к зачету, не относятся к необлагаемым выплатам в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и подлежат обложению в общеустановленном порядке. Они относят такие выплаты к доходам, выплаченным в рамках трудовых отношений, и признают объектом обложения страховыми взносами на основании ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ».
Если не начислить страховые взносы, то возможны и штрафные санкции.
В соответствии с ч. 1 ст. 47 Федерального закона № 212-ФЗ неуплата или неполная уплата сумм страховых взносов в результате занижения базы для начисления страховых взносов, иного неправильного исчисления страховых взносов или других неправомерных действий (бездействия) плательщиков страховых взносов влечет взыскание штрафа в размере 20% неуплаченной суммы страховых взносов.
Однако есть и противоположная точка зрения, высказанная судьями. Согласно этой точке зрения, начислять страховые взносы не нужно. В постановлении ФАС Уральского округа от 25.04.2014 № Ф09-2274/2014 суд пришел к выводу о том, что у Фонда социального страхования нет оснований начислять страховые взносы на сумму больничных пособий, которые ФСС отказался принять к зачету из-за ошибок в расчетах. Допущенные ошибки влекут за собой лишь отказ в принятии расходов к зачету. А вот сама суть социальной направленности данных выплат от этого не теряется. Тем более что факт наступления нетрудоспособности Фонд не опровергает. Поэтому «больничные» хоть к зачету и не приняты, иными выплатами, облагаемыми взносами, они не являются.
Отказ в принятии к зачету расходов по выплате страхового обеспечения, заявленных страхователем к возмещению из средств ФСС, влечет за собой лишь обязанность страхователя перечислить в бюджет фонда страховые взносы, начисленные в установленном порядке и не погашенные в компенсационном порядке.
Можно ли излишне выплаченную сумму пособия взыскать с сотрудника?
По общему правилу, суммы пособий, излишне выплаченные застрахованному лицу, не могут быть с него взысканы, за исключением случаев счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер, другие случаи). Удержание производится в размере не более 20% суммы, причитающейся застрахованному лицу при каждой последующей выплате пособия, либо его заработной платы. При прекращении выплаты пособия либо заработной платы оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке. При этом компаниям часто приходится доказывать правомерность взыскания сумм пособия в судах. Приведем несколько оснований:
- если ошибка в расчетах произошла из-за сбоя программного обеспечения, то такая ошибка признается счетной (Кассационное определение Новосибирского областного суда от 20.01.2011 № 33-126/2011);
- если пособие было выплачено дважды, то подобное перечисление считается арифметической ошибкой (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 01.04.2014 № 33-5114/2014);
- компания неправильно произвела суммирование количества отработанных дней, что можно расценить
в качестве счетной ошибки (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.03.2014 № 33-3221/2014).
Необходимо учитывать, что счетной является ошибка, допущенная в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом: умножением, сложением сумм и др.). А вот технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не считаются.
Таким образом, прежде чем списать средства из заработной платы сотрудника, необходимо:
- установить, что неправильный расчет произошел в результате счетной ошибки или недобросовестности со стороны получателя;
- если вышеуказанные критерии не соблюдаются, то возможно списать средства по заявлению работника, для этого необходимо запросить соответствующее заявление;
- если работник отказывается возместить потери работодателя, то можно попробовать взыскать средства через суд или списать за счет чистой прибыли компании.
Если ошибка является счетной, то необходимо действовать по следующему алгоритму:
- необходимо составить бухгалтерскую справку или акт комиссии, которая выявила счетную ошибку. Лучше, если ошибка будет установлена комиссией, поскольку это позволит нивелировать риски компании в части оспаривания счетной ошибки;
- работодатель на основании акта издает приказ об удержании, в котором устанавливается сумма, сроки и порядок удержания из заработной платы;
- с приказом и актом необходимо ознакомить работника. Некоторые работодатели готовят отдельное письменное уведомление, один экземпляр предоставляют работнику, а второй оставляют у себя в качестве основания для списания средств из заработной платы;
- с каждой выплачиваемой работнику на руки суммы можно удерживать не более 20% до полного погашения излишне выплаченного пособия;
- работника необходимо ознакомить с расчетным листом для того, чтобы работник знал, какие суммы были списаны из его заработной платы.
Если при определении размера пособия допущена ошибка, приведшая к излишней выплате финансового обеспечения, пособие выплачено с нарушением требований законодательных или иных нормативно-правовых актов либо на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением документов, территориальный орган ФСС откажет в принятии к зачету суммы пособия (его части).
Нужно ли вносить изменение в отчетность по страховым взносам?
Если компания выбирает безопасный вариант и доначисляет страховые взносы, то это приведет к тому, что нужно будет корректировать отчетность. В связи с доначислением пособия нужно подать уточненный расчет по форме 4-ФСС, которая была актуальной на тот момент.
Если в результате неправильного расчета образовалась переплата, то необходимо подать заявление по форме 22-ПФР в территориальное отделение ПФР, чтобы зачесть переплату в счет будущих платежей по взносам на обязательное медицинское страхование. Еще одно заявление нужно подать в территориальное отделение ФСС РФ по форме 22-ФСС РФ для зачета переплаты в счет будущих платежей на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Также целесообразно представить уточненный расчет по страховым взносам.
В расчетной ведомости необходимо заполнить все предусмотренные показатели. В каждую строку и соответствующие ей графы вписывается только один показатель. В случае отсутствия каких-либо показателей, предусмотренных в расчетной ведомости, в соответствующей строке (графе) ставится прочерк.
Если исходить из отсутствия необходимости в начислении страховых взносов на излишне начисленные и выплаченные суммы пособий по временной нетрудоспособности, то организация не должна вносить корректировки в расчет страховых взносов за прошлые периоды и представлять в органы контроля уплаты страховых взносов, в том числе в ПФР, уточненные расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам. Однако данную точку зрения организации, вероятнее всего, придется отстаивать в суде.
