2 октября 2018
10183 просмотра
-
- Елена Ветштейн
- Автор проекта «Самоорганизация и самоменеджмент». Пишу о планировании и целеполагании, приоритетах и результатах. Много наблюдаю и экспериментирую. Создаю авторские планировщики, еженедельники, ежедневники. По профессии — андрагог, по призванию — оптимизатор. Ценю ясность мысли и чистоту помыслов.
Планирование — это инструмент. В умелых руках он максимально эффективен, но если мы используем его «криво», стоит ли пенять, что планирование не приносит нужных результатов?
Чтобы правильно сделать план и избежать самых распространенных ошибок планирования, их нужно знать «в лицо». Начнем знакомство.
Первая ошибка
Самая распространенная ошибка планирования — планировать много, наивно считая, что если план есть, то все нужно и можно успеть. Это не так. Потому что не большой список дел, а регулярная работа на результат обеспечивают его достижение.
В чем ошибка?
Как новичок в спорте не сможет сразу без подготовки выполнить программу олимпийского чемпиона, так и новичок, который только формирует умение жить по плану, не может выполнять сразу и много, а если и выполняет, то очень быстро выгорает.
Все новички находятся в группе риска «запланировать много и не успеть все». Если эта ситуация повторяется, происходит откат к старым привычкам — к жизни без планирования.
Что делать?
Планировать посильно (лучше меньше), но обязательно выполнять все запланированное. Если есть ощущение, что получилось сделать мало, а время осталось, возьмите «добавки» из завтрашнего дня.
Вторая ошибка
Представьте себе дерево целей. Хотя так. Для начала представьте дерево. У дерева есть крупные ветви. На крупных ветвях растут ветви поменьше, на них еще меньше, а на них — листья.
Представили эту структуру?
Теперь к целям. Есть большая цель. Она решается через задачи. Задачи — это пошаговое решение цели.
Про планирование: год — это большая ветка, месяц — поменьше, из месяца вырастает неделя, листья — дела.
Автор иллюстрации: ELENA’S PICS (Елена Поддубная)
Пятидневный марафон планирования, который я проводила в прошлом году для читателей «Жить интересно!», поможет вам понять алгоритм движения от общего к частному при создании плана.
1. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Приоритеты
Сначала выбираем ориентиры — цели, которых вы хотите достигнуть через пять лет в следующих направлениях:
- физическое состояние;
- отношения;
- самореализация;
- финансовая независимость.
Обязательно перечитайте написанное, если что-то забыли, подправьте. «Переспите» ночь со своими мыслями и эмоциями. Если наутро возникнут какие-то идеи, сочинение можно дополнять новыми размышлениями.
2. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Вектор саморазвития
На этом этапе разрабатываем стратегию, которая поможет достичь заданных результатов. Приготовьте бумагу и ручку — нам предстоит заполнить таблицу. Подробности — во втором дне марафона.
3. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Карты действий
Пришло время составить план ежедневных дел на ближайший месяц по каждому из направлений развития. Тактику регулярных действий следует разработать на год — так эффективнее. Большие по времени промежутки планировать нет смысла, так как любая тактика (оперативное планирование) строится гибко в зависимости от анализа уже достигнутых результатов.
4. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Традиции, ритуалы, рутины
Четвертый этап — планирование дел, которые являются ежедневной необходимостью, так называемые рутины и ритуалы. Для начала составьте их полный перечень, а потом распланируйте по дням. Как именно — я подробно рассказываю в четвертом дне марафона. Если выполните задание — научитесь повелевать и управлять рутинами, использовать их себе во благо, а не зависеть от них.
5. Марафон «Секреты хорошего планирования…» Составляем план
Здесь вы найдете подробную инструкцию, как составить план сначала на год, потом на месяц и на ближайшую неделю. Он будет состоять, в первую очередь, из приоритетов, во вторую — из рутинных дел.
Очень важный совет: обязательно анализируйте прожитые недели, месяцы и годы. Если остались невыполненные дела, их стоит рассмотреть при планировании следующего периода вашей жизни.
Третья ошибка
Кто-нибудь умеет жонглировать апельсинами?
На этом примере хорошо понять принцип постепенности и регулярности в развитии умения и превращении умения в навык.
Чтобы научиться жонглировать сначала берут два апельсина, когда умение ловить-подкидывать переходит в навык, добавляют третий апельсин, снова доводят до автоматизма, потом добавляют четвертый, и так далее. При этом, когда берешь следующий апельсин важно продолжать жонглировать предыдущими.
Какое отношение к планированию имеет этот пример?
Четвертая ошибка
Еще одна нередкая ошибка в планировании — жесткий тайминг или привязка ежедневных дел к точному времени.
Иногда в фильмах или интервью мы встречаем таких героев, чей день расписан весь до минуты. Они круты и успешны, и им хочется подражать, но не получается. Как только ты распланировал свой день поминутно, жизненные обстоятельства вносят свои коррективы, и все планы снова летят коту под хвост.
Казалось, вот он — мой план! Тот инструмент, который поможет мне управлять обстоятельствами, управлять собой, но опять приходится чувствовать себя заложником ситуации. Несколько таких ситуаций, и мы перестаем верить в себя, начинаем думать, что планирование не для нас, и возвращаемся к старым моделям поведения.
С чего начать, и как изменить ситуацию?
-
Первое: план должен быть. План — это последовательность дел, система которых приведет к желаемым результатам.
-
Второе: мы должны понимать, чего мы хотим успеть сделать в течение года, что из этого перечня дел приходится на ближайший месяц, неделю и день. И очень гибко задавать свой ритм: «За неделю я сделаю то-то, то-то и то-то». Что в этом плане должно быть жестко привязано ко времени, так это встречи и события, договоренности.
Это самое начало формирования умения планировать. Секрет в том, что у кого-то интенсификация будет нарастать, кто-то останется с гибким планированием — все индивидуально.
А как же те герои — гении эффективности, которым хочется подражать? Поверьте, они тоже начинали не с жесткого тайминга, они пришли к нему постепенно. И в жестком планировании всегда есть время для маневрирования во времени. И есть ситуации и явления, которые способны разрушить планы любого героя, но масштаб проблем, которые нам приходится решать, пропорционален масштабу нашей личности).
Пятая ошибка
Еще одна очень распространенная ошибка даже не планирования, а жизненная ошибка — наполнять свой день рутиной. Да еще так, чтобы уставать, чтобы пенять, что ничего важного не успел или хронически не успеваешь.
Эта ошибка связана с тем, что, во-первых, нет понимания важного и второстепенного, а во-вторых, с тем, что план воспринимается просто как список дел, которые нужно успеть выполнить в срок.
Основная цель планирования — не заточить нас в жесткие рамки, чтобы все успеть, а помочь нам комфортно и счастливо проживать свою жизнь. Искажая суть этого инструмента, мы ограничиваем свои возможности жить комфортно и при этом достигать желаемых результатов.
Саморазвитие #Планирование #Тайм-менеджмент #Эффективность
© 2013-2023 Жить интересно! Перепечатка и использование материалов, опубликованных в журнале, допускается с письменного разрешения редакции.
О проекте / Реклама / Контакты
Политика конфиденциальности / Согласие на обработку персональных данных
Следуя требованиям законодательства Российской федерации, уведомляем вас, что на нашем сайте в целях его функционирования используются cookie-файлы, сохраняются и обрабатываются ваши персональные данные. Если вы не согласны с этим, вы обязаны, увы, покинуть сайт. Нам будет вас не хватать, но таков закон. Продолжая пользоваться сайтом вы тем самым даете согласие на обработку ваших персональных данных.
По любым вопросам, связанным с вашими персональными данными, вы можете связаться с нами по электронной почте, указанной на странице «Политика конфиденциальности» .
Саморазвитие
10 ошибок планирования
17 октября 2022
21 156 просмотров
Брайан Моран и Майкл Леннингтон в своей книге «12 недель в году» рассказывают о 10 ошибках, которые чаще всего совершают при составлении плана.
Ошибка 1. Ваш план не соответствует долгосрочным целям
Очень важно, чтобы ваши 12-недельные цели соответствовали долгосрочной картине будущего. Когда вы ставите цели, убедитесь, что они связаны с вашим видением и приближают вас к долгосрочным целям.
Ошибка 2. Вы не сосредоточены на выполнении плана
Концентрация на достижении целей очень важна. Если вы ставите много целей сразу, то есть вероятность, что вы не сможете правильно расставить приоритеты и выбрать необходимые действия. «Всё» не может быть приоритетным. Вы должны научиться отказываться от многих дел в пользу немногих — но самых важных.
Ошибка 3. Вы непоследовательны в выборе действий
Часто для достижения одной цели люди выбирают 8, 10 или более действий (тактических шагов). Вы правда думаете, что это необходимо?
Ошибка 4. Вы всё усложняете
Если вы хотите успешно завершить свой 12-недельный год, не усложняйте очевидное. Выберите только самые важные направления и разумно минимальный набор действий, которые приведут к достижению ваших целей.
Ошибка 5. Вашему плану не хватает целенаправленности
Ваш план должен охватывать самые важные цели и средства их достижения, иначе он не будет эффективным. Часто люди строят планы на основе подсказок со стороны. Убедитесь, что вы сосредоточены только на главном — том, что важнее всего для вас.
Ошибка 6. Вы не составляете план каждую неделю
Энергичное начало недели позволяет сохранить бодрость и эффективно работать в течение всей недели. Но говорят, понедельник — день тяжелый. Часто приходится заниматься всем понемногу, отвлекаться на электронную почту, звонки и разные непредвиденные дела.
Ошибка 7. Вы включаете в свой план абсолютно всё
Еженедельный план не должен отражать всю вашу работу. Нужно записывать только стратегически важные действия из 12-недельного плана. Если вы хотите составить дополнительный список дел или перечень звонков — запишите их на отдельном листе. В плане же указывается только главное — его нельзя «разбавлять» отвлекающими занятиями.
Ошибка 8. Вам кажется, что все недели проходят одинаково
Еще одно распространенное заблуждение. Многие думают, что одна неделя похожа на другую, поэтому постоянно копируют свои планы. Возможно, некоторые недели и похожи друг на друга, но не бывает так, чтобы в течение всех 12 недель вы выполняли одинаковые задачи. Даже если вы исключение, то все равно потратьте 5–10 минут в неделю на написание плана — это окупится, поверьте!
Ошибка 9. Вы не используете свой план ежедневно
Подготовив план на неделю, необходимо в него заглядывать каждый день, чтобы выполнять все действия, способствующие продвижению к цели. Сверяйтесь с планом по утрам, пару раз в течение рабочего дня и не забывайте проверить его вечером до ухода с работы.
У нас есть обычный распорядок дня и рабочие процессы, к которым мы привыкли. Правильная организация рабочего процесса ведет к успеху. Чем быстрее вы установите для себя правила, по которым будете работать каждый день, тем лучше. А еще лучше — подумать об этом прямо сейчас.
По материалам книги Брайана Морана и Майкла Леннингтона.
Обложка поста: unsplash.com.
Планирование
с использованием ошибочных целей.
Любой проект по своему содержанию
предназначен для решения проблемы,
удовлетворения конкретной потребности
и т.д. В зависимости от этого формулируются
те или иные конкретные цели. Если проблема
непонятна и недостаточно четко
сформулирована, то можно столкнуться
с существенными ошибками.
Планирование
на основе неполных данных.
Подобная ситуация характерна для
инжиниринговых проектов, для которых
на результаты планирования существенно
влияют будущие результаты тестирования
или результаты поисковых работ
смежных направлений. При этом приходится
планировать работы, начало которых, а
возможно и сам факт выполнения, зависит
от результатов тестовых испытаний или
успехов /неудач в соседних подразделениях.
Планирование
осуществляется с привлечением только
плановиков.
Хотя по многим причинам это оправданно,
подобная организация планирования
может привести к существенным потерям
из-за отсутствия учета важных факторов.
Поэтому должны также привлекаться для
планирования ответственные исполнители
по конкретным работам проекта,
ответственные за проектное
финансирование, за поставки и т.д.
Планирование
без учета предыдущего опыта.
Даже при наличии самой лучшей сметы без
использования предыдущего опыта
реализации аналогичных проектов
можно допустить серьезные ошибки в
планировании.
Планирование
ресурсов без учета их доступности.
Это касается прежде всего трудовых
ресурсов, обладающих определенной
квалификацией и возможностью прибыть
к заданному сроку в заданное место для
выполнения работ по проекту.
Планирование
без учета координации.
Любой, достаточно большой проект
разбивается на относительно независимые
части, за реализацию которых отвечают
самостоятельные подразделения. При
отсутствии координирующих воздействий
со стороны руководителя проекта они
могут действовать, преследуя исключительно
свои частные, локальные цели, что приводит
к хаосу и срыву реализации проекта в
целом.
Планирование
без учета мотиваций.
Как правило, для работ по проектам
привлекаются исполнители из функциональных
подразделений, у которых есть свое
руководство, свои цели и специфические
задачи и, разумеется, своя форма оплаты
труда, которые обычно никак не связаны
с целями и задачами проекта. Поэтому
исполнители не чувствуют ответственности
и важности работ по проекту без надлежащего
стимулирования за результаты своей
деятельности. А руководитель проекта
не наделен достаточными правами по
стимулированию исполнителей и не может
формировать бюджет материального
стимулирования по результатам в проекте.
Планирование
с излишней детализацией.
Когда проект планируется слишком
детально, возникают проблемы при анализе,
планировании и контроле его состояния
(например, что выполнено и в чем задержка).
Более того, трудно эффективно управлять
большим количеством ресурсов, определять
задержки по времени, оценивать затраты,
разрабатывать реальные, приемлемые
для целей управления графики. Однако
излишнее укрупнение тоже может привести
к проблемам потери управляемости.
Необходима золотая середина, когда в
проекте планируются только те параметры,
которыми можно и нужно управлять.
Планирование
не для отслеживания.
К сожалению, это наиболее распространенная
ошибка, когда планирование выполняется
ради того, чтобы был план. Все ошибки
планирования, перечисленные в этом
разделе, могут стать причиной негативного
отношения к плану, когда он перестает
быть реальным инструментом управления
работами по проекту.
Каким бы разумными и прокаченными в планировании людьми мы бы себя ни считали, любой мозг попадает в ловушки — когнитивные искажения. Одно из таких вредоносных искажений — ошибка планирования.
Что такое ошибка планирования и как она работает
Вычислили и дали имя ей психологи-исследователи Канеман и Тверски еще в 1979 году. Суть ошибки планирования в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи.
Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания. Зачем делать неделями то, с чем можно справиться за два дня? Мозг экономит силы и расставляет приоритеты, занимая тебя в это время другими задачами, ведь до дедлайна еще так далеко, а делать там вроде всего ничего.
При этом прошлый опыт никак не помогает. Даже если месяц назад похожая задача отняла у тебя в три раза больше времени, теперь-то кажется, что всё будет по-другому.
Вспоминая то, как ты выполнял дела в прошлом, ты упускаешь из вида наиболее сложные участки этого пути, концентрируясь на итоге. К дедлайну ты все-таки успел, а значит, прошлый подход вполне себе работает. Тебе почему-то кажется, что в этот-то раз ты сделаешь все быстрее и никакие препятствия не помешают.
В итоге ошибка планирования приводит к просроченным дедлайнам и нехватке времени — приходится наспех заканчивать работу в последнюю ночь или несколько раз переносить сроки. Как видишь, не везде «позитивная» оценка себя оказывается полезной.
Человек думает, что с каждым законченным проектом приобретает какой-то опыт, который позволит ему действовать быстрее в следующий раз. Частично это действительно так, руку ты и правда набиваешь, но вот на скорости это сказывается не так драматично, как может показаться в воображении.
Хорошо это или плохо, но мы всегда оцениваем будущего себя чуть лучше, чем прошлого или настоящего. «Я из будущего» — это настоящий «сын маминой подруги», которому не нужны сроки с запасом и прочие подстраховки, ведь он щелкает задачи одной левой и не глядя.
Как бороться с ошибкой планирования
Реалистичная оценка скорости своей работы — настоящая супер-способность, которая доступна немногим. А вот в ловушку планирования попадают почти все. Может показаться, что это особенность только неорганизованных людей с «творческим беспорядком» в голове и жизни, но на деле ей подвержены даже очень ответственные специалисты.
Можно винить в этом прокрастинацию или собственную лень, а можно попробовать обойти ловушку планирования с помощью наших советов.
1. Делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их,
а не всю картину целиком. Разделив задачу на этапы, ты на самом деле понимаешь, что она не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.
Набросаем в планировщике список задач, которые нужно закрыть автору, чтобы закончить эту статью:
2. Найти способ измерить результат
После разбивки задачи на этапы все еще может быть искушение нереалистично оценить сроки на каждый этап. Например, представляя, что его можно уложить в час.
В таком случае попытайся измерить готовый результат и поделить его на то время которое ты прогнозируешь.
Если кажется, что статью можно написать за день, то оцени, сколько примерно страниц в ней должно быть, а потом прикинь, сколько ты способен выдать за час/сутки. Такой способ помогает вычислить неверные прогнозы на ранних стадиях.
3. Вести учет затрат времени
Отличный способ трезво оценивать свою работоспособность в будущем — включать таймер во время выполнения текущих типичных задач. Узнай, сколько обычно отрезков времени по 20-30 минут уходит на черновик, на сбор информации, на вычитку.
Измерив и записав результат несколько раз, ты в будущем уже будешь прикидывать эти цифры и без дополнительных замеров. Главное — не думать, что в этот раз каким-то магическим образом получится сделать все быстрее. Опирайся на прошлые данные и верь только цифрам, а не собственным ощущениям.
4. Добавлять искусственно по 20−30% времени к сроку
Это может вызвать у тебя почти физическое сопротивление — «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю все именно за столько»?
Но с таким подходом проигравших нет: не уложишься в заранее спланированные рамки — получишь запас времени. А если уложишься — то приятно удивишь руководство или просто сможешь отдохнуть в оставшийся до дедлайна отрезок.
Пользоваться этим приемом стоит не только для самостоятельной оценки сроков, но и если у тебя уже есть четкий дедлайн и нужно распределить время, чтобы в него уложиться. Если кажется, что получится выполнить задачу за три дня, добавляй для страховки еще один день и начинай заранее.
5. Попросить других оценить задачу
Если ты уже совсем не доверяешь себе и слишком много раз становился жертвой ошибки планирования, то пора просить об оценке коллег. Со стороны в данном случае действительно виднее. Только не проси об оценке руководителя — он явно захочет получить результат побыстрее 
6. Посмотреть на задачу с трех позиций
Оценить задачу объективнее поможет взгляд на нее со стороны реалиста, оптимиста и пессимиста.
- Сначала используй позитивный подход (в нем обычно и кроется ошибка планирования): прикинь, сколько времени уйдет на задачу в лучшем случае. К примеру, позитивная персона подсказывает, что уйдет всего два дня.
- Теперь обращаемся к пессимисту — сколько придется работать, если все пойдет не так и максимально затянется? Предположим, что 10 дней.
- Дальше смотрим на все реалистично, с упором на данные и цифры. План — примерно 5 дней.
Сложи эти три показателя и возьми за основу среднее: если округлить, то получим 6 дней. С таким сроком уже можно работать.
Частые ошибки при
планировании.
Статью
составила: Старший воспитатель
МБДОУ
«Детский сад № 261»
Чигинева
Ирина Викторовна
Вопрос планирования постоянно интересует
педагогов-дошкольников. Ведь планирование педагогического процесса в группе —
дело довольно сложное, требующее от воспитателя соответствующей подготовки,
знания закономерностей психофизиологического развития детей, программы
воспитания и обучения в детском саду, методов и приемов общения и воспитания.
Эффективность образовательного процесса в ДОУ во
многом зависит от качества его планирования. Попробуем разобраться, какие планы
сегодня существуют, как бороться с недостатками в осуществлении планирования и,
какой все-таки план нужен сегодня дошкольному образовательному учреждению?
Прежде всего, определимся, что планирование — это
«изучение будущего и набросок плана действия», центральное звено любой
деятельности, оно включает постановку целей, разработку правил и
последовательности действий, предвидение и прогнозирование результатов.
Планирование — основа
содержания воспитательно-образовательной работы в ДОУ.
Планирование
позволяет устранить отрицательный эффект неопределенности, сосредоточить
внимание на главных задачах, добиться экономичного функционирования и облегчить
контроль. Планирование связано с предупреждением ошибок — с одной стороны, и с
необходимостью использования всех возможностей — с другой.
План — это условие целеустремленности и
организованности труда воспитателя, защита от самотека, от плена мелких текущих
дел, однобокости и пропуска каких-то существенных задач развития.
План — это прежде всего целеполагание. Планирование
помогает воспитателю равномерно распределить программный материал в течение
года, своевременно закрепить его, избежать перегрузки, спешки. План помогает
заранее предусмотреть и обдумать методы, приемы, цель воспитания и обучения.
Благодаря наличию плана воспитатель знает, что он сегодня будет делать и как,
какие пособия и атрибуты будут использованы.
Правильно
составленный план работы вносит ясность, предсказывает трудности, экономит
время, повышает ответственность, облегчает работу. План — не просто отчетный
документ, главное в нем — рабочая ценность, заблаговременный преднамеренный
подбор содержания и форм предстоящей работы с детьми, четкие ориентиры в
использовании служебного времени.
Совершенствование
планирования образовательного процесса необходимо в современном детском саду.
План — это не формальность, а необходимое условие
успешной работы с детьми, в плане главное не схема, форма, а содержание.
Необходимым условием успешного планирования является твердое знание программы.
Но знание программы не является единственным условием успешного планирования.
Воспитатель должен хорошо знать детей своей группы, изучать каждого ребенка в
динамике его развития.
Успешно спланировать работу воспитателю помогут также
методические пособия, рекомендации, полученные на педсовете, методическом
объединении, курсах и прочее.
Календарный план составляется на основе годового и
перспективного и дорабатывается с учетом наблюдений за детьми в группе и их
оценки, а также обсуждений и бесед с родителями. Он пишется на каждый
день или на неделю и включает различные виды деятельности на этапах
ознакомления, освоения и закрепления, практического применения знаний. Планирование
ведется на основе программы и, хотя не отрицает ведущей роли взрослого, во
многом определяется интересами и потребностями детей, вытекает из ежедневных
наблюдений всего персонала, текущего контроля, рождается в диалоге с
родителями. Благодаря такому характеру планирования реализуется
дифференцированный и индивидуальный подход к каждому ребенку.
Наиболее
встречаемые недостатки и ошибки в календарных планах:
Ø случаи
отсутствия у воспитателей планов работы, а ведь это основной документ воспитателя;
Ø вместо
планов предоставлена циклограмма работы на месяц или на неделю;
Ø перегруженность
(недогруженность) планов;
Ø отсутствие
дат;
Ø расписана
организованная деятельность (занятия в детском саду), а про совместную и
самостоятельную деятельность нет даже упоминания;
Ø отсутствие
взаимосвязи разных видов деятельности (игра—труд—обучение);
Ø пропуск
или нерегулярность какого-либо раздела программы
Ø календарные
планы представлены в виде перспективных;
Ø нет
указаний, в какие режимные моменты, что и кем проводится;
Ø нет сноски
на литературу, страницу;
Ø не
прописывается индивидуальная работа с детьми.
По
таким планам непонятно, кто, что и в какой день проводит, осуществлять контроль
невозможно, системы планирования тоже нет. В общем, как ни крути, а
планирование должно быть конкретным, чтобы было ясно, что
воспитатель проводит. Чтобы воспитатели чувствовали ответственность за
каждое мероприятие, которое они запланировали.