Можно ли исправлять ошибки в путевом листе

Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.01.2022 N 17АП-17308/2018(9)-АК по делу N А71-10056/2017
Требование: Об отмене определения об отказе во включении задолженности в реестр требований кредиторов должника.
Решение: Определение отменено.Из пояснений третьего лица так же следует, что внесение исправлений в ошибочно оформленные путевые листы было осуществлено путем переноса записей из разделов, подлежащих оформлению третьим лицом, ошибочно оформленных путевых листов в соответствующие разделы повторно распечатанных, скорректированных (с внесенными в них необходимыми изменениями) бланков путевых листов. После чего исправленные (оформленные со стороны третьего лица надлежащим образом) путевые листы были переданы ООО «Ренессанс» для проверки и заполнения разделов, подлежащих оформлением заказчиком.

Автор: Марина Климова — профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Путевые листы: новые требования с марта 2023 года

С 1 марта 2023 г. в новой редакции изложена ст. 6 Устава автомобильного и городского наземного электрического транспорта (далее — Устав), посвященная путевым листам.

Главное новшество этой статьи заключается в возможности оформления электронных путевых листов. Также уточняется, что путевой лист оформляет собственник (владелец) транспортного средства, а если оно предоставлено по договору аренды с экипажем, то путевой лист оформляется арендодателем.

Во исполнение требований статьи вышел и также применяется с 1 марта 2023 г. Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ „Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“, и порядка оформления или формирования путевого листа». В этом документе новшеств уже гораздо больше по сравнению с его предшественником — Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Новые сведения в путевом листе

Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН. Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке.

Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.

Определено, что информация о видах перевозки должна содержать следующие варианты формулировок:

1. коммерческие перевозки:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
   • перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
   • организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;

2. перевозки для собственных нужд;

3. передвижение и работа специальных транспортных средств.

Поле «Сведения о виде сообщения» может принимать значения «городское», «пригородное» или «междугородное».

В новом Приказе четко оговорено, что путевой лист может оформляться более чем на один календарный день. Тогда в нем нужно обозначить даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Это дает возможность организации и ИП разработать удобный бланк путевого листа, рассчитанный на комфортный срок использования. В организации утвердить его необходимо приказом об учетной политике.

Получить консультацию

Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов

Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.

Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.

Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Электронный путевой лист

Применение электронных путевых листов факультативно.

Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.

Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.

Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.

Электронный путевой лист:

1. подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:

   • лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
   • медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
   • лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
   • лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).

   Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;

2. обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;

3. электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.

В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в форме электронного документа, либо его копии на бумажном носителе (п. 1 ст. 10 Устава, п. 15 Порядка оформления или формирования путевого листа, утв. Приказом Минтранса № 390).

Вносить исправления в электронный путевой лист нужно в общем порядке, предусмотренном для электронных документов. Допускается исправление путем составления нового (исправленного) документа; новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного путевого листа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первоначальный документ (п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»).

Хранить электронные путевые листы необходимо в форме электронных документов, распечатка не обязательна и не может заменить оригинал (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Срок хранения в общем случае составляет 5 лет, а если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредные и опасные условия труда водителя, срок его хранения увеличивается до 50 лет (п. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Получить консультацию

Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами.

Контакт для консультаций: Илья Конохов, старший менеджер продукта, +7 (495) 739-07-97, доб. 2192.

Оформите электронную подпись для физлиц (сотрудников) в удостоверяющем центре «Такском»

В одной статье собрали всю информацию, которую важно знать о путевых листах. Узнаете, в каких случаях нужно оформить документ, какие обязательные реквизиты включить, чьи подписи проставить. По ссылкам сможете скачать формы путевых листов и посмотреть примеры заполнения.

В каких случаях нужен путевой лист?

Вы обязаны оформлять путевой лист, если организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Безопаснее оформить путевой лист и в тех случаях, когда работник использует автомобиль для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд организации. Это связано с тем, что на организации, которые перевозят материальные объекты или лиц без заключения договоров, распространяются обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства. При этом в п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов сказано, что путевой лист нужно оформлять на каждое эксплуатируемое транспортное средство (п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26, Письмо Минтранса России от 17.03.2017 № 03-525ПГ).

Путевой лист может понадобиться, чтобы:

• предъявить сотруднику полиции по требованию (п. 2.1.1 Правил дорожного движения);
• подтвердить расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, в частности затраты на ГСМ (письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@);
• начислить заработную плату водителям (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте);
• подтвердить использование работником личного транспорта в служебных целях – обосновать выплату компенсации (письма Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@);
• подтвердить расходы на ГСМ, зарплату водителей и прочее при аренде транспортного средства.

Внимание

Чтобы организация признала расходы, кроме путевого листа, нужны приказ о разъездном характере работы или направлении в командировку, отчет о понесенных расходах, чеки, проездные документы, авансовый отчет, если деньги на поездку выданы сотруднику заранее.

Какую форму путевого листа использовать?

Обязательных форм путевого листа нет. Для работы можете использовать унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Если эти формы вам не подходят, вы вправе разработать свои. Разработанные формы путевого листа закрепите в учетной политике. Установить порядок его составления и периодичность заполнения – ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

Если разрабатываете собственный путевой лист, включите в него обязательные реквизиты:

• наименование документа и номер документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни, единицу измерения;
• должности совершивших операцию и ответственных за ее оформление либо должности ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи лиц с фамилией и инициалами либо другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц;
• срок действия путевого листа;
• данные о собственнике транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• информацию о водителе;
• сведения о перевозке.

Реквизиты перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

На путевом листе вы можете разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности. Если за основу своего путевого листа вы возьмете формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, то дополните их всеми недостающими обязательными реквизитами.

Как правило, маршрутный лист оформляется на фирменном бланке организации или обычном листе в двух экземплярах: первый ‒ для работника, второй ‒ для бухгалтерии или отдела логистики.

Как заполнить путевой лист?

На каждое транспортное средство оформите и выдайте водителю один путевой лист. Если одно транспортное средство используют разные водители посменно, вы можете оформить несколько путевых листов, раздельно на каждого водителя. Один путевой лист можно выписать на нескольких водителей, если обеспечите идентификацию отметок о предрейсовом, послерейсовом медосмотре каждого из них. Такие разъяснения дал Минтранс в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ. Они касаются утратившего силу Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, но полагаем, ими можно руководствоваться и сейчас.

В наименовании путевого листа укажите его порядковый номер и тип транспортного средства. По общему правилу при выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее нужно проставить дату, время и показания одометра. Уполномоченное лицо, которое будет это делать, назначают решением руководителя организации.

Если на транспортное средство выписали несколько путевых листов – на каждого водителя, то в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки, укажите дату, время и показания одометра при выезде. В листе водителя, который последним заезжает на парковку, ‒ дату, время и показания одометра при заезде.

Медицинский работник делает в путевом листе отметки об осмотре водителей по результатам предрейсового и послерейсового осмотров:

Штамп по результатам предрейсового медосмотра	«Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»
Штамп по результатам послерейсового медосмотра	«Прошел послерейсовый медицинский осмотр»

Если длительность рейса составляет более одного дня, отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах ставят соответственно перед рейсом и после него. Если водитель совершает один рейс и более в течение рабочего дня, то такие отметки ставят перед первым рейсом и после последнего рейса. Разъяснения дал Минтранс в Письме от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ. Они касаются утратившего силу Приказа от 18.09.2008 № 152, но полагаем, что ими можно руководствоваться и сейчас.

Ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств проводит предрейсовый или предсменный контроль его технического состояния.  В путевом листе указывают:

• даты и время выпуска транспортного средства на линию;
• даты и время его возвращения;
• даты и время проведения предрейсового или предсменного контроля с отметкой «Выпуск на линию разрешен».

Законодательство не устанавливает, в какой последовательности при оформлении путевого листа нужно проводить предрейсовый медосмотр и предрейсовый или предсменный технический контроль. Следовательно, можете проводить их в любой очередности (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

Зарегистрируйте оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Если вы ведете журнал на бумажном носителе, его страницы должны быть прошнурованы, пронумерованы. Журнал регистрации путевых листов можно вести в электронной форме. В этом случае заверяйте сведения усиленной квалифицированной электронной подписью и предусмотрите возможность печатать журнал на бумаге (пп. 17, 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Порядок заполнения и регистрации путевых листов описан в пп. 8‒18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов.

Путевой лист удобно заполнять по примерам: Типовая ситуация: Путевой лист: примеры заполнения

Особенности путевого листа для легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. За основу своей формы вы можете взять форму № 3, дополнив ее всеми недостающими обязательными реквизитами. В маршруте укажите все пункты следования автомобиля. Расход горючего отразите в полном объеме, исходя из показателей приборов. Образцы путевого листа скачивайте в системе КонсультантПлюс:

Образец путевого листа легкового автомобиля (на основе формы № 3 с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

Образец заполнения маршрутного листа работника

Особенности путевого листа для грузового автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. В зависимости от условий оплаты труда водителя подойдут формы:

• форма № 4-С – по сдельным расценкам;
• форма № 4-П – по повременному тарифу.

Формы дополните всеми недостающими обязательными реквизитами.

Заполните путевой лист и выдайте под расписку. Новый путевой лист выдавайте только после того, как водитель сдаст предыдущий.

Если перевозите материальные ценности, внесите в путевой лист реквизиты товарно-транспортных документов, где указаны характеристики перевозимого груза. Храните путевые листы и товарно-транспортные документы вместе. Образцы путевых листов скачивайте в системе КонсультантПлюс:

Образец путевого листа грузового автомобиля (на основе формы № 4-С с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

Образец путевого листа автомобиля на основе формы П-4 с реквизитами, утвержденными Минтрансом России

Кто подписывает путевой лист?

Путевой лист подписывают водитель транспортного средства и работник, который отвечает за их оформление, например диспетчер, бухгалтер, менеджер.Также в путевом листе должны быть подписи:

• работника, который уполномочен проставлять в путевом листе дату, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и при заезде на нее (п. 12 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов);
• медицинского работника, который проводил предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр водителя (п. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов);
• должностного лица, который отвечает за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Также в путевом листе могут быть подписи лиц, которые вносят и заверяют данные, предусмотренные формой путевого листа вашей организации. Например, данные о стоимости оказанных услуг, количестве израсходованного топлива может вносить и заверять своей подписью бухгалтер или экономист.

Как исправить ошибки в путевых листах?

Ошибки в путевых листах исправляйте по схеме:

• ошибочную запись зачеркните одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
• внесите корректную запись;
• сделайте надпись «Исправлено», укажите дату исправления;
• исправление заверьте подписями тех, кто составил путевой лист. Укажите их должности, фамилии и инициалы, другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. Обычно это диспетчер и водитель.

Данный порядок применяют, если нужно исправить документы бухгалтерского учета, в частности первичные. Полагаем, он подойдет и для исправления ошибок в путевых листах (ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, пп. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»).

Избежать ошибок при заполнении путевого листа поможет Готовое решение: Как заполнить путевой лист

 Вопрос:

Можно ли оформить один путевой лист на неделю, если рейсов будет несколько?

Ответ:

Путевые листы нужно оформлять строго для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов. Если автомобиль выполняет в течение дня один или несколько рейсов, то ему нужен один путевой лист на день. Если же длительность рейса превышает один день, то путевой лист оформляется на целый рейс. Например, водитель в длительной командировке на срок более месяца. Тогда ему достаточно одного путевого листа (п. 9 Обязательных реквизитов и порядка).

Вопрос:

Может ли путевой лист легкового автомобиля заполнить не лично водитель, а другой сотрудник в части показаний одометра?

Ответ:

Да, может. По общему правилу при выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее нужно проставить дату, время и показания одометра. Уполномоченное лицо, которое будет это делать, назначает руководитель организации решением.

Автор: старший экономист-консультант «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Мясникова Анна