Предположим, что ваш коллега допускает ошибки в работе. Вы замечаете эти недочеты и считаете своим долгом указать на них. Но вы не знаете, как это сделать. Вы боитесь выглядеть в глазах своего сотрудника всезнайкой и выскочкой. Кроме этого, вы опасаетесь обидеть человека своим замечанием. Ведь многие люди болезненно реагируют на критику. Мы расскажем вам о нескольких способах ведения такого разговора. Они помогут вам указать человеку на ошибку и при этом не выглядеть высокомерно или грубо.
Начните с чего-то позитивного
Многим людям бывает очень трудно признать, что они неправы. Это задевает их чувства. Поэтому указывать на ошибки нужно осторожно. Вы ведь не хотите нанести обиду или испортить настроение вашему коллеге.
Прежде чем указывать человеку на его неправильные действия, начните разговор с позитивных моментов. Это несколько смягчит удар. Например, вы можете сказать коллеге о том, что он вложил много сил и времени в выполненный проект. Обязательно отметьте его усердие и старание. В этом случае ваши замечания будут восприниматься более позитивно.
Избегайте авторитарности
Возможно, что вы опытный и компетентный работник. Но это отнюдь не значит, что вы идеальны и непогрешимы. Поэтому у вас нет никаких причин разговаривать с коллегами авторитарным и высокомерным тоном. Вспомните свой опыт работы. Наверняка вы тоже когда-то совершали ошибки.
Властный тон всегда вызывает отторжение. Поэтому будьте более снисходительны к членам вашей команды. Мягко укажите на тот момент в работе, в котором вы заметили проблему, и обсудите этот вопрос с коллегой.
Например, вы можете сказать своему коллеге: «Я внимательно просмотрел весь документ. Но на одной из страниц кое-что осталось для меня непонятным. Мы можем просмотреть эту часть вместе?» Такие слова вряд ли покажутся кому-то обидными. Ведь вы проявляете участие и заинтересованность в общем деле.
Используйте вопросы
Обратите внимание, что в приведенном выше примере вы задаете вопрос коллеге. Такая форма предложения делает вашу речь более дружелюбной. Ведь прямолинейное замечание всегда звучит резко и властно.
Если вы желаете указать коллеге на ошибки, старайтесь формулировать свою мысль в форме вопросов, а не заявлений. Тем самым вы покажете свое стремление помочь человеку, а не просто предъявлять требования.
Если вы формулируете свою точку зрения в виде вопроса, а не прямого указания, то тем самым вы даете коллеге возможность обсудить проблему. Это способствует конструктивному разговору и обмену мнениями.
Приводите аргументы
Если вы указываете коллеге на ошибки, то обязательно аргументируйте свою точку зрения. Безусловно, это касается только важных вопросов. Если член команды неверно произносит ваше имя или во время обеда неправильно пользуется кофеваркой, то вы можете просто его поправить.
Но если речь идет о серьезных рабочих вопросах, то вам следует приводить доказательства вашей правоты. Вы должны показать, что у вас есть логическое обоснование для ваших исправлений. Иначе коллега может подумать, что вы делаете ему безосновательные замечания ради того, чтобы выставить его некомпетентным.
Например, вы можете сослаться на свой опыт работы и сказать о том, что ранее уже сталкивались с подобными ошибками. Предложите коллеге способы решения данной проблемы, и он будет благодарен вам.
Предложите свою помощь
В большинстве случаев люди совершают ошибки случайно. У них нет намерения испортить работу. Чаще всего человек, допустивший оплошность, испытывает растерянность и чувство вины. Он искренне желает исправить ситуацию.
Предложите свою помощь коллеге в этот трудный момент. Он поймет, что вы добрый и понимающий человек, и не станет болезненно реагировать на ваши замечания. Кроме этого, у вас будет возможность предотвратить повторную ошибку сотрудника.
Поблагодарите коллегу за то, что он открыт для обратной связи с вами. Предложите ему и впредь обращаться к вам за помощью в случае затруднений.
Говорите вежливым тоном
Чтобы ваше замечание не оскорбило коллегу, разговаривайте с ним вежливым тоном. Помните, что обидеть может не только крик. Если вы используете короткие и отрывистые фразы, это тоже может восприниматься как резкость и грубость.
Имеет значение и язык тела. Например, если вы разговариваете со скрещенными руками, то такая поза считается закрытой. Вы невольно подаете собеседнику негативные сигналы.
Старайтесь не перекрещивать руки и ноги. Открытые позы способствуют более позитивному разговору. Помните, что физические сигналы не менее значимы, чем слова.
Заключение
Указывать коллеге на ошибки всегда непросто. Порой бывает очень сложно избежать покровительственного тона. Старайтесь разговаривать доброжелательно и аргументированно. Обязательно предложите свою помощь в работе над недочетами. Это поможет вам сохранить хорошие отношения с членами вашей команды.
Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание
Где бы вы ни трудились, какую бы должность ни занимали, невозможно обойтись без ошибок, а значит, и без критики.
17 мая 2023
О том, как указать на промах и при этом сохранить здоровые рабочие отношения, рассказала Маргарита Былинина — стратег-брендмейкер, эксперт по массовым коммуникациям, эксперт по продвижению в соцсетях, глава «Академии диджитал маркетинга».
Алгоритм действий зависит от того, на какой ступеньке служебной иерархии вы находитесь. С кем предстоит серьезный разговор: с начальником, подчиненным или сотрудником одного с вами уровня? Рассмотрим все три варианта.
Если вы шеф
Неприятно, что ваш подчиненный допустил ошибку, но не забывайте о том, что критика должна быть конструктивной, а не обидной.
-
предмет обсуждения — не сам человек, а его деятельность, поэтому личных качеств касаться не стоит, особенно в негативном ключе;
-
рекомендуется начать беседу с того, что сделано хорошо, и лишь потом переходить к ошибкам: если вы знаете, как их исправить, скажите об этом;
-
возможно, человек и сам расстроен не меньше вашего, поэтому поддержите его;
-
безусловно, просчеты придется признать и устранить, но резкий тон, обидные слова и угрозы делу не помогут.
Оскорбительное поведение начальника скорее демотивирует коллектив, чем вдохновит на новые свершения (читайте также: Как руководить без стресса и конфликтов: 5 правил умного начальника).
Если вы на равных
Такая ситуация потребует от вас по-настоящему дипломатического подхода. Одно дело — услышать критику от руководителя, и совсем другое — от коллеги. К начальнику люди волей-неволей прислушиваются, а нравоучения от равных себе часто принимают в штыки.
-
избегайте поучительного тона, побольше доброжелательности и готовности помочь: как можно деликатнее укажите на недостатки и предложите способы их исправить;
-
говорите с коллегой один на один — не слишком приятно выслушивать критику у всех на виду;
-
не проявляйте заносчивости, не думайте, что вы лучше и умнее всех: примите к сведению чужие ошибки, чтобы самому не оказаться в подобной ситуации, и не используйте недочеты других для собственного возвышения (читайте также: Токсичные коллеги: как распознать и отучить их лезть в вашу жизнь).
Если вы подчиненный
Бывает, что начальство тоже допускает досадные промахи. Допустимо ли критиковать руководителя для пользы дела? Конечно, но нужно знать меру.
-
иногда старшие по должности нарушают те инструкции, которые сами же и утвердили. Опоздания и отсутствие на рабочем месте могут быть оправданы деловыми встречами и поездками. Но если это происходит систематически, кто-то должен взять на себя смелость озвучить проблему;
-
начальник должен подавать коллективу пример, как надо работать, и первым соблюдать корпоративные правила. Однако предъявлять ему претензии в отсутствии дисциплины надо осторожно;
-
можно попросить босса заранее информировать об изменениях в графике, потому что это важно для достижения результатов. Часто сотрудникам требуются его консультации, подпись, комментарии, советы — только тогда рабочий механизм будет успешно функционировать. В такой завуалированной форме вы дадите понять, что неплохо бы иногда находиться на месте. А выводы человек сделает сам;
-
если вы недавно пришли в коллектив, выясните, как строится его деятельность, как привык работать шеф и много ли времени он проводит, сидя в кабинете. Чтобы не стать возмутителем спокойствия, стоит поинтересоваться нюансами, принятыми в конкретной компании.
Как сказать о своих ошибках и как реагировать на них?
А если ошиблись вы сами, причем серьезно? Прежде всего, не падайте духом. Человеческий фактор существует, его пока никто не отменял. Но нужно действовать незамедлительно.
-
не откладывая в долгий ящик, признайтесь в своей оплошности: умалчивать и тянуть время не следует — соберите волю в кулак и не бойтесь взять на себя ответственность;
-
не сваливайте вину на внешние обстоятельства, партнеров, коллег, состояние здоровья — чаще всего это выглядит неубедительно;
-
постарайтесь исправить положение, предложите возможные выходы и составьте план действий: вашей главной виной может стать не сама ошибка, а нежелание ее устранить;
-
подумайте, почему так получилось, чтобы не ошибиться в будущем — сделайте выводы, запомните этот опыт и используйте его во благо;
-
лучше всего будет исправить все самостоятельно, но если иначе никак — зовите на помощь коллег и даже руководство;
-
постарайтесь довести то, что начали, до положительного результата — тогда о вашей ошибке, скорее всего, забудут навсегда;
-
не вините себя — это ведет к стрессу и выгоранию: обычные профессиональные сложности — не катастрофы вселенского масштаба.
Избежать критики мечтает каждый, но вот бояться ее не нужно. Помните, что внимательная проработка ошибок повышает эффективность труда и улучшает конечные результаты. А еще важно, комментируя недочеты коллег, не забывать и о себе. Пожалуй, именно со своих промахов и стоит начинать.
Стратег-брендмейкер, эксперт по массовым коммуникациям, эксперт по продвижению в соцсетях, глава «Академии диджитал маркетинга»
Я заметила, что во многих людях очень силен синдром «своего огорода».
Как только руководитель обживается на рабочем месте, то оно становится его собственным мини-огородиком. Заходить в него, обсуждать, предлагать идеи, а уж тем более, указывать на ошибки строго запрещено.
С одной стороны, нет ничего плохого в защите личных границ. Никто не должен подрывать авторитет руководителя и управлять чужими сотрудниками.
С другой — иногда взгляд со стороны или идея, как оптимизировать процесс, могут принести много пользы для компании. Особенно, если это взгляд узкого специалиста, знающего тонкости.
Важно, чтобы этот специалист не просто закидывал вас идеями, но и принимал участие в их реализации. Иначе, такие «инициативные» ничего, кроме раздражения не вызывают.
Их предложения (на уровне идей) рассматриваются коллегами через фильтр восприятия: «Ты сейчас поумничаешь, а у нас работы прибавится…».
Как же соблюдать баланс, когда вы понимаете, что хотите и можете принести общую пользу, а коллеги видят в этом вмешательство в свой «огород»?
Моя ученица Анна — главный бухгалтер в медицинском центре.
Любит точность во всем, понимает, что необходимо улучшить, чтобы сходился баланс. И, по ее же словам, «пытается заставить всех работать правильно».
Главврач против такого вмешательства и видит в этом попытку достать всех своей инициативой. «Тебе больше всех надо?», — его главный вопрос к героине.
Если руководитель видит, что вмешательство действительно чрезмерное и плохо сказывается на результате, то ему придется разобраться в вопросе до тонкостей и усадить стороны за стол переговоров. Определить некие границы и компромиссы.
Особенно, такие вещи становятся заметны в конфликтах «четких против творческих», бухгалтерии против службы маркетинга, например.
Не все креативные вещи можно уложить в рамки бух. учета, и не любой полет мысли возможен по законодательству. Тут сторонам придется идти друг другу навстречу.
Но, в целом, сотрудничество служб и обмен идеями надо поощрять.
К чему приводит синдром «своего огорода»:
1. Нас это не касается
Служба замыкается только на своей функции и не заботится, как ее действия влияют на общий результат или итоги других подразделений.
2. «Пугало» вместо хозяина
Мозговые штурмы и стратегические сессии проводить невозможно. Каждый думает только за себя — как бы не начать делать больше, и агрессивно сопротивляется. Начинаются конфликты.
3. Под куполом
Опыт только в своей сфере ограничивает видение и набор инструментов для peшения проблем. Это даже может привести к фатальным ошибкам.
4. Ну и все…
Человек, которого постоянно несправедливо «задвигают», приходит к тому, что лучше промолчать, чем выслушивать негатив в свой адрес. У него снижается мотивация.
Как же правильно поступать, если вы хотите улучшить процесс в другой службе? Как указать на ошибку?
Поймите, что на самом деле никто, за редким исключением, не приходит на работу, чтобы вредить. Все, в большей степени, хотят «как лучше».
Когда вы хотите вмешаться в чужой процесс, проконтролируйте себя на предмет интонации, подачи, времени и уместности своего замечания.
Вы не можете управлять чужими подчиненными, если вас об этом не попросили.
Как и другими руководителями, пока это не ваш уровень управления. Приказы и недовольство, оценки «все пропало», «вы нас погубили» — не лучший фон для взаимодействия.
Они встретят закономерное сопротивление.
Любые идеи и работа над ошибками внедряются в формате диалога. Необходимо делать это на уровне «руководитель-руководителю», при необходимости привлекая кого-то «повыше».
Не уходите в «болото»
Ваша идея не зашла — это не значит, что нужно выходить из взрослой позиции, обижаться и перестать вносить предложения.
Но будьте готовы в тому, что любое предложение так и остается предложением, если не превращается в план действий с ответственными за его выполнение.
Будьте готовы к тому, что одной из фамилий этих ответственных будет ваша.
По-другому такие вещи просто не работают.
26 фев 2011
Ошибки делал каждый человек, и в
этом нет ничего такого страшного, ведь такова природа. Но мало кому понравится,
что ему указывают на его недочеты! Эксперты имею по этому поводу несколько
мнений.
Мнение № 1
Многие думают, что указать на
ошибку своему коллеге или подчиненному очень легко и просто. Если Вы относитесь
к этой группе, то смеем Вас заверить в противоположном – сложнее этого задания,
наверное, нет ничего.
Нельзя же вот так просто подойти и
сказать о том, что человек сделал что-то не правильно, а его задача решается
совершенно иначе. Именно из-за вот таких вот ситуаций и происходит большинство
конфликтов.
Все дело в том, что природа людей
устроена таким образом, что никто не любит оказываться неправым. Это
пересиливает только то, что еще больше они не любят, когда кто-то им указывают
на их неправоту…
Вот как раз из всего выше
сказанного можно сформулировать первое правило для исправления ошибок: не стоит
указывать на сделанную ошибку в том случае, если Вы знаете, что человек перед
подачей своего отчета (бумаг, проектов и т.д.) на стол начальнику еще раз
дополнительно самостоятельно перепроверит все. Скорее всего, после небольшого
перерыва или же просто при повторном взгляде на проделанную работу он найдет
свои ошибки самостоятельно и исправит их.
Второе правило гласит, что
необходимо оценивать действия, а не какие-то личностные качества. В том случае,
если работник допустил какую-то ошибку, то необходимо делать акцент при анализе
только действий, которые привели к ее допущению, а не на особенностях характера
провинившегося работника. Ведь такое поведение может привести не только к
снижению инициативности сотрудника, но и к потере уверенности в своих силах и
возможностях. А вот вариант разработки «правильных» действий имеет
противоположное влияние – он заставит действовать более решительно.
Мнение № 2
Хотя это и может показаться очень
странным, но все же некоторые уверенны в том, что не стоит указывать на ошибки.
Объясняется это тем, что более 90%
ошибок критичными не являются, а это значит, что исправить их можно не сразу же,
а только спустя какое-то время, ну, к примеру, через несколько дней.
В том случае, если допущенная
ошибка как раз и попадает в эти самые 90%, то лучше будет подождать с
замечанием. Только чуть позже можно деликатно объяснить коллеге, что имеются и другие
подходы к решению данного вопроса, которое Вы можете попробовать отыскать
вместе.
В таком случае Вы ему поможете исправиться,
при этом, не выставляя сотрудника в совершенно неприглядном свете и не отбивая у
него желания работать. Кроме того, так же не страдает и его самооценка.
Мнение № 3
Нельзя дать однозначного ответа
на вопрос о том, надо ли указывать кому-то на его ошибки, так как все люди
разные, а это значит, что и подход к ним должен быть особенным.
Кто-то даже небольшое замечание
по сути проблемы в свой адрес воспримет очень негативно и потеряет уверенность
в своих силах, а иной после этого вдохновится еще больше и с яростью примется
за исправление недочетов.
Mistakes happen to everyone. But what separates good colleagues from great ones are the ones willing to offer guidance after you make an error. (Photo: Kanok Sulaiman via Getty Images)
It’s inevitable that, at some point, someone you work with will make a big mistake. Do you point it out to them or not?
Sometimes it’s easier to look the other way and avoid an awkward conversation. But you may only be costing your team more work down the line if you keep ignoring someone’s errors. And especially if you’re their manager, you don’t want to save your criticisms for an annual performance review.
“A key difference between a good manager and a great manager is their ability to provide constructive feedback that helps their employees grow and succeed. Is it uncomfortable to call out mistakes? Absolutely! But think about the disservice you’re doing to your team if you don’t help them learn and improve,” said career coach Becca Carnahan. “You’d be stagnating their growth, and no one wants that.“
Ideally, in any situation, you want your co-worker to learn what they did wrong shortly after they make a mistake so that it doesn’t happen again, but you also want to deliver guidance in a way that preserves your relationship with them. Here’s how to do both:
1. Don’t bring up the mistake when you feel angry or frustrated. But don’t avoid the conversation forever.
When your emotions are running high, you are not in the best headspace to talk professionally about the mistake. Take a deep breath.
Put things into perspective so that you can have the discussion in a better mood, said Andres Lares, managing partnerat Shapiro Negotiations Institute.
“Remember, we all make mistakes and move forward,” he said. “If it helps, prior to the meeting, do some activities you enjoy, e.g., listening to music or going for a brief walk, to get in a positive frame of mind.”
But you don’t want to delay the conversation too long, either. That will make it more awkward, Carnahan said. “I recommend addressing the mistake as soon as possible after the fact to give the other person the opportunity to handle the error in the moment or to learn quickly for the next time,” she said. “Sitting on the mistake and not addressing it quickly will also only cause you more stress while dreading the conversation. We don’t need that!“
Ideally, pull your colleague aside in private to avoid shaming them in front of their peers, said Gianna Driver, chief human resources officer at the software company Exabeam. “Doing this in private settings is a lot more respectful and effective versus doing this in a group meeting.”
2. Assess how big of a deal the mistake is.
To assess how to respond to your colleague’s mistake, Driver recommends asking yourself: Are these mistakes unintentional or intentional? Are they repeated or is this a one-off situation? What’s the gravity of the mistake?
Unintentional mistakes are part of being human, she said, but if it’s an intentional mistake that caused harm or financial loss to the company or another human being, that may require immediate escalation and looping in human resources.
3. Offer your feedback as a form of help, and offer to be part of the solution.
It can feel isolating and humiliating to make a big mistake. That’s why it helps to tell your co-worker that you have their back.
Driver noted the saying that “a problem shared is a problem halved.” She said that approaching a co-worker’s mistake with kindness not only incentivizes them to do better in the future, but it also sends your colleague the reassuring message that you’re a team.
Being humble and direct is key with these conversations. It’s easy to have someone get defensive when you point out their mistake. To lower your colleague’s guard, don’t be evasive about the topic of conversation. In her book “Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity,” management expert Kim Scott explained that in order to criticize without discouraging someone, it helps to directly state what your intentions for the conversation are, and say that you are open to being wrong.
In her book, Scott suggested starting your conversation with a preamble, such as, “I’m going to describe a problem I see; I may be wrong, and if I am, I hope you’ll tell me; if I’m not, I hope my bringing it up will help you fix it.“
Similarly, Carnahan recommends starting the conversation from a place of curiosity.
“Sometimes what we view as a mistake is simply an alternate way of approaching a problem,” she said. “For example, you might say ‘I noticed that you skipped this part of the project plan. Do you think there is a way that we could be more efficient that we should capture in the plan for next time?’ It’s not passive or combative, it’s direct and curious, which creates a beneficial dialogue.”
4. Be specific about what went wrong, and spell out the effect of the mistake.
Even if you have a laundry list of errors to point out, make your suggestions specific and targeted.
“If you are the feedback recipient and someone is pointing out an error or mistake but you’re not really clear on what went wrong or what the result was, that’s not really useful,” Driver said.
In her book, Scott explained that in order to criticize without discouraging someone, you need to make it clear that the mistake is what is wrong, not the person. “Make it clear that the problem is not due to some unfixable personality flaw. Share stories when you’ve been criticized for something similar,” she recommended.
The Center for Creative Leadership, an executive education company, recommends using the situation-behavior-impact-intent checklist when a co-worker lets you down in some way:
Situation: Describe when the situation occurred.
Behavior: Stick to the facts of what you observed without judgment.
Impact: Share your experience of how their behavior impacted your feelings, whether positively or not. For example, you could say, “I felt frustrated when you interrupted me because it broke my train of thought,” CCL states.
Intent: Ask questions like “What were you hoping to accomplish with that?” or “What was going on for you?” to get to the bottom of the person’s thinking.
5. To truly move forward, you need to go beyond words.
You can say you are willing to let bygones be bygones after you hash out a mistake with a co-worker, but a bigger repeat mistake can cause a rupture of trust.
If you’re a manager, moving on from this kind of mistake may include giving your co-worker opportunities to demonstrate that they are reliable and credible again. “Offer to give the person a few additional small responsibilities to ensure they are reliable and learned their lesson,” Lares said. “Be open to them redeeming themselves through improved work quality and additional responsibilities, if applicable.”
And if you’re a peer rather than their boss, Carnahan said you still shouldn’t be afraid to offer pointers.
“If you truly want your colleagues to succeed, give them the opportunity to do so,” she said. “No one was born knowing how to create a pivot table, draft engaging marketing copy or handle difficult customers. They learn through training, doing and reacting to feedback.”
This article originally appeared on HuffPost and has been updated.
Related…
-
How To Stop Obsessing Over A Mistake At Work
-
The Worst, Most Meaningless Feedback People Get At Work
-
If You Want To Communicate Like A Boss, Consider These 2 Things