Как правильно проверять документы на ошибки

Технические ошибки часто возникают из-за того, что мы торопимся как можно быстрее сдать письменную работу и забываем уточнить все требования по оформлению у преподавателя или посмотреть их в методичке по написанию курсовой или диплома. Такие требования представляют собой набор правил оформления, который необходим не для того, чтобы загрузить студентов ненужной работой, а затем, чтобы сделать текст вашей научной работы понятнее.

В этом тексте мы расскажем только о базовых технических рекомендациях при финальной правке вашего текста. Для того, чтобы не попасть в неприятную ситуацию, когда нужно исправлять все ссылки и сноски в последнюю ночь, в качестве первого шага рекомендуем вооружиться методичкой, как можно раньше.

Если такой методички нет, запросите на кафедре официальные рекомендации по написанию письменной работы.

1. Как отформатировать текст и не оставить технических ошибок?

Если вам кто-то говорит, что в дипломной работе важны только содержание и глубина мысли, не верьте. Плохо отформатированный текст вызовет раздражение сначала у научного руководителя и оппонента, а затем и у комиссии, что в конечном итоге повлияет на оценку вашей работы. Перед тем, как отправить текст в большой мир, убедитесь в единообразии используемого шрифта, отсутствии лишних пробелов, корректности нумерации глав/разделов/параграфов, а также в соответствии указанных в оглавлении страниц реальному положению дел.
Размер и стиль шрифта и межстрочного интервала обычно регламентируется методическими указаниями к дипломной или курсовой работе. В любом случае важно, чтобы шрифт и кегль были одинаковыми в одинаковых разделах. Если вы меняете размер и стиль шрифта при оформлении заголовков и подзаголовков, вы должны это сделать в абсолютно во всех заголовках, а не только в одной главе.

При форматировании обращайте внимание не только на заголовки и подзаголовки, но и на оформление таблиц, графиков и других вставок и их названий. Все названия должны быть сделаны в едином формате, а таблицы и рисунки находится именно там, где вы это планировали. Если вставляете таблицы, следите за тем, чтобы они помещались на страницу без переноса столбцов. Для единообразного форматирования используйте стили. Это создает ощущение аккуратности.

Удалить лишние пробелы в тексте без использования макросов можно с помощью функции «Найти и заменить» (Ctrl+H): ищите два пробела и заменяйте их на один по всему документу. Кстати, с помощью этой функции вы сможете также автоматически привести к единообразию и различные аббревиатуры/термины в вашем дипломе. (Скажем, вы писали один и тот же термин то с большой буквы, то с маленькой, то полностью, то сокращенно, а в чистовике диплома такое разнообразие не приветствуется).

Никогда не делайте оглавление текста с нумерацией страниц вручную: потратите много времени, а в итоге скорее всего текст «поплывет» и придется в последний момент переделывать все в режиме аврала или отправлять, как есть, в надежде, что никто ничего не заметит. (Спойлер: заметят). Если в тексте есть названия глав и параграфов, оглавление в Microsoft Word можно сгенерировать автоматически. Для этого нужно нажать кнопку «Ссылки», а затем «Оглавление». Подробности можно почитать тут. Предварительно не забудьте пронумеровать страницы.

Не делайте красную строку с помощью пробелов — используйте кнопку Tab или пользуйтесь абзацным отступом (его можно найти в форме с оформлением абзаца). Форматируйте текст по ширине, если нет альтернативных рекомендаций. Переносы слов обычно не рекомендуют, поэтому не стоит их делать, если в методичке этого не требуется.
При возникновении дополнительных вопросов по форматированию, обращайтесь на сайт Microsoft Office. (Или в Гугл). Лучше потратить чуть больше времени до отправки текста, чем потом оправдываться на защите за поплывшую нумерацию страниц и новый шрифт в каждой главе.

2. Как быстро отформатировать сноски и список литературы?

Оформление списка литературы — для всех одно из самых нелюбимых занятий. Но даже если вы откладываете это дело на самый последний день (что мы совсем не советуем делать), перебороть себя всё же придется, ведь качество и оценка вашей письменной работы напрямую зависит от оформления этой части тоже.

Стоит ли унывать из-за этого и заучивать все тонкости ГОСТа и правил оформления сносок и списка литературы? Мы так не думаем. Конечно, прочитать официальные требования и даже ГОСТ важно, но лучше потратить больше времени на автоматизацию и решить эту проблему с помощью библиографических менеджеров.

Мы уже делали несколько инструкций для подобных программ, поэтому если вы еще не довели процесс форматирования списка литературы до блеска, рекомендуем прочитать про Zotero, Mendeley и Citavi.
Если автоматизация труда — это не про вас и вы любите делать все вручную, то чтение ГОСТа обязательный пункт программы (он длинный и запутанный, но если у вас была высшая математика и азы программирования, то вы точно разберетесь). Если вы работаете с ЭБС, то в них на странице книги вы найдете библиографическое описание для каждой книги. Их можно скопировать в свой список литературы. Но все же мы очень рекомендуем воспользоваться специальной программой. Иногда и эти программы допускают ошибки, но проще что-то подправить в процессе, чем делать список с нуля вручную.

3. Единообразие терминов, фамилий, названий документов.

Проверьте единообразие написания имен авторов, названий документов (законов и подзаконных актов, аббревиатур и названий организаций) и терминов.

В процессе написания работы и изучения сразу нескольких источников часто может возникнуть путаница с терминами, фамилиями авторов или наименованиями документов. Даже если вы случайно допускаете неточность, при проверке работы подобные ошибки могут быть расценены как весьма поверхностное или недостаточно серьёзное отношение автора к изучаемой проблеме.

Поэтому перед отправкой не поленитесь проверить правильность и одинаковость написания терминов, в том числе в цитатах, переведённых лично вами. Сделать это можно, например, воспользовавшись словарями в традиционной и электронной форме. У многих понятий может могут быть разные версии переводов: если вы выбрали одну версии, то ее и нужно придерживаться до конца.

Важно также убедиться в правильном написании фамилий авторов, их имен или инициалов. Даже при наличии разночтений в фамилиях необходимо, чтобы в вашей работе вы придерживались одного варианта их написания. Для уточнения обратитесь к первоисточнику или списку использованной литературы. Исключением здесь может стать ситуация, когда вы ссылаетесь на работу авторов, с альтернативными версиями написания фамилий. Такое бывает, если сначала были переводы, например, в 1960-х, а затем уже в 2010-х. В общем, такое встречается не часто.
Наконец, не забудьте убедиться в правильности названий цитируемых источников, особенно это важно при работе с официальными документами (законами и подзаконными актами). Для этого вновь сверьтесь со списком источников и самими документами.

4. Как сделать так, чтобы все форматирование не поплыло?

Как известно, при загадочных обстоятельствах даже лучшие из нас не застрахованы от неприятностей с форматированием. В связи с этим, чтобы ваша работа совсем не расплылась на экране преподавателя на странные и непостижимые кусочки (если это не возбраняется), отправьте научному руководителю итоговую версию работы в PDF. Так у вас не будет никаких проблем с нумерацией страниц, таблиц и другими вставками в тексте, даже если преподаватель будет раскрывать ваш файл в разных версиях MS Office или в другой операционном системе.

Если же у вас требуют прислать файл в конкретном формате (будь то DOC, DOCX, RTF, ODT, TEX или еще что-то), то присылайте именно в том формате, которого от вас ждут. Самое главное — не присылайте документы в PAGES. Несмотря на то, что многие из вас пользуются макинтошем, всем будет удобнее, если вы будете пользоваться офисом. Благодаря своему студенческому аккаунту в Office 365 вы можете скачать лицензионный офис и писать/форматировать там все документы.

Если у вас возникли вопросы, пишите нам на Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..
Анастасия Маслова, Варвара Сергеева, Павел Прихожев, Константин Кокарев,
Отдел поддержки исследований Научной библиотеки

Если во время проверок в первичке были выявлены ошибки, их необходимо исправить. Порядок действий зависит от типа ошибки. Возможны такие варианты:

1. Незаконная или экономически нецелесообразная операция. В этом случае компания отказывается от нее, изменения в бухучет не вносятся, а первичка изымается и уничтожается.
2. Арифметические неточности или ошибки в заполнении. Достаточно внести корректировку в сам первичный документ, заверив исправление подписью должностного лица. Этот порядок установлен пунктом 7 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Не допускается внесение исправлений в документы, подтверждающие движение денежных средств. Необходимо выписывать новые. Также нельзя вносить исправления путем затирания или корректировки записей без заверения подписями.

Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.

Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:

• Сделать дополнительную проводку, увеличив сумму (если она была указана меньше);
• Сделать обратную проводку, если сумма меньше или операция отражена неправильно.

В некоторых случаях приходится корректировать отчетные документы, которые отправляются в государственные органы.

В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок. 

Что такое первичные документы и как с ними работать

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Ответственность главного бухгалтера с 2019 года

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Ошибки в первичке и их исправление

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

1. Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
2. Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Кто отвечает за неверно заполненные документы

Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.

Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.

Как избежать ошибок при заполнении первички

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Оформление первичных бухгалтерских документов (требования и правила)

Вывод

Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.

Проверка пунктуации в MS Word осуществляется посредством инструмента проверки правописания. Для того, чтобы запустить процесс проверки, достаточно нажать “F7” (работает только на ОС Windows) или же кликнуть по значку книги, расположенному в нижней части окна программы. Также, для запуска проверки можно перейти во вкладку “Рецензирование” и нажать там кнопку “Правописание”.

Урок: Как в Ворде включить проверку орфографии

Выполнять проверку можно и вручную, для этого достаточно просто просматривать документ и кликать правой кнопкой мышки по словам, которые подчеркнуты красной или синей (зеленой) волнистой линией. В этой статье мы подробно рассмотрим то, как запустить в Word автоматическую проверку пунктуации, а также то, как ее выполнить вручную.

Автоматическая проверка пунктуации

1. Откройте документ Ворд, в котором необходимо выполнить проверку пунктуации.



Совет: Убедитесь в том, что вы проверяете правописание (пунктуацию) в последней сохраненной версии документа.

2. Откройте вкладку “Рецензирование” и нажмите там кнопку “Правописание”.



Совет: Для проверки пунктуации в части текста, сначала выделите этот фрагмент с помощью мышки, а затем нажмите кнопку “Правописание”.

3. Будет запущен процесс проверки правописания. Если в документе будет найдена ошибка, в правой части экрана появится окно “Орфография” с вариантами ее исправления.

Совет: Для запуска проверки правописания в ОС Windows можно просто нажать клавишу “F7” на клавиатуре.

Урок: Горячие клавиши в Word

Примечание: Слова, в которых допущены ошибки, будут подчеркнуты красной волнистой линией. Собственные имена, а также слова, неизвестные программе, тоже будут подчеркнуты красной линией (синей в предыдущих версиях Ворда), грамматические ошибки будут подчеркнуты синей или зеленой линией, в зависимости от версии программы.

Работа с окном “Орфография”

В верхней части окна “Орфография”, которое открывается при нахождении ошибок, имеются три кнопки. Давайте детально рассмотрим значение каждой из них:

• Пропустить — нажав на нее, вы “скажите” программе, что в выделенном слове нет ошибок (хотя на деле они там могут быть), но, если это же слово будет повторно найдено в документе, оно снова будет выделено, как написанное с ошибкой;



• Пропустить все — нажатие на эту кнопку даст программе понять, что каждое использование данного слова в документе является верным. Все подчеркивания этого слова непосредственно в этом документе исчезнут. Если это же слово будет использовано в другом документе, оно снова будет подчеркнутым, так как Ворд в нем увидит ошибку;



• Добавить (в словарь) — добавляет слово в внутренний словарь программы, после чего данное слово больше никогда не будет подчеркнуто. По крайней мере, до тех пор, пока вы не удалите, а затем снова не установите MS Word на своем компьютере.

Примечание: В нашем примере некоторые слова специально написаны с ошибками, чтобы было проще понять, как функционирует система проверки правописания.

Выбор правильных исправлений

Если документ содержит ошибки, их, конечно же, нужно исправлять. Поэтому внимательно просмотрите все предложенные варианты исправления и выберите тот, который вам подходит.

1. Кликните по правильному варианту исправления.



2. Нажмите кнопку “Изменить”, чтобы внести исправления только в этом месте. Нажмите “Изменить все”, чтобы исправить это слово во всем тексте.

Совет: В случае, если вы не уверены, какой из предложенных программой вариантов правильный, поищите ответ в интернете. Обратите внимание на специальные сервисы для проверки орфографии и пунктуации, такие как “Орфограммка” и “Грамота”.

Завершение проверки

Если вы исправите (пропустите, добавите в словарь) все ошибки в тексте, перед вами появится следующее уведомление:

Нажмите кнопку “ОК”, чтобы продолжить работу с документом или сохранить его. При необходимости, вы всегда можете запустить повторный процесс проверки.

Ручная проверка пунктуации и правописания

Внимательно просмотрите документ и найдите в нем красные и синие (зеленые, в зависимости от версии Ворда). Как было сказано в первой половине статьи, слова, подчеркнутые красной волнистой линией, написаны с ошибками. Фразы и предложения, подчеркнутые синей (зеленой) волнистой линией, неправильно составлены.

Примечание: Не обязательно запускать автоматическую проверку орфографии, чтобы увидеть все ошибки в документе — эта опция в Word включена по умолчанию, то есть, подчеркивания в местах ошибок появляются автоматически. Кроме того, некоторые слова Ворд исправляет автоматически (при активированных и правильно настроенных параметрах автозамены).

ВАЖНО: Word может показать большинство пунктуационных ошибок, но исправлять их автоматически программа не умеет. Все пунктуационные ошибки, допущенные в тексте, придется править вручную.

Состояние ошибок

Обратите внимание на значок книги, расположенный в нижней левой части окна программы. Если на этом значке отображается галочка, значит, ошибки в тексте отсутствуют. Если же там отображен крестик (в старых версиях программы он подсвечивается красным цветом), кликните по нему, чтобы увидеть ошибки и предложенные варианты их исправлений.

Поиск исправлений

Для того, чтобы найти подходящие варианты исправлений, кликните правой кнопкой мышки по слову или фразе, подчеркнутой красной или синей (зеленой) линией.

Перед вами появится список с вариантами исправлений или рекомендованными действиями.

Примечание: Помните, что предложенные варианты исправлений являются правильными исключительно с точки зрения программы. Microsoft Word, как уже было сказано, считает ошибками все неизвестные, незнакомые ему слова.

Совет: Если вы убеждены в том, что подчеркнутое слово написано правильно, выберите в контекстном меню команду “Пропустить” или “Пропустить все”. Если же вы хотите, чтобы Ворд больше не подчеркивал это слово, добавьте его в словарь, выбрав соответствующую команду.

Пример: Если вы вместо слова “Правописание” написали “Правопесание”, программа предложит следующие варианты исправлений: “Правописание”, “Правописании”, “Правописания” и другие его формы.

Выбор правильных исправлений

Кликнув правой кнопкой мышки по подчеркнутому слову или фразе, выберите правильный вариант исправления. После того, как вы кликните по нему левой кнопкой мышки, слово, написанное с ошибкой, автоматически будет заменено на правильное, выбранное вами из предложенных вариантов.

Небольшая рекомендация от Lumpics

Проверяя написанный вами документ на ошибки, обратите особое внимание на те слова, в написании которых вы чаще всего ошибаетесь. Постарайтесь их запомнить или записать, чтобы в дальнейшем не допускать тех же ошибок. Кроме того, для большего удобства вы можете настроить автоматическую замену слова, которое вы постоянно пишите с ошибкой, на правильное. Для этого воспользуйтесь нашей инструкцией:

Урок: Функция автозамены в Word

На этом все, теперь вы знаете, как в Ворде проверить пунктуацию и орфографию, а значит, конечные версии создаваемых вами документов не будут содержать ошибок. Желаем вам удачи в работе и учебе.