Как ответить сделал ошибку в тексте

Сообщения об ошибке — простая на первый взгляд вещь, поэтому обычно им уделяется не очень много внимания. Тем не менее не всякое сообщение об ошибке можно назвать правильным и полезным. Хорошее сообщение должно информировать пользователя о том, что что-то пошло не так, объяснить причину, а также сообщить, как он может решить проблему.

Если же сообщение об ошибке будет менее информативным, но в лучшем случае это приведет к уменьшению удовлетворенности пользователей, а в худшем — к полной потери их лояльности.

Чтобы этого не произошло, при создании сообщения об ошибке вам нужно сделать следующее:

1. Проверить орфографию и пунктуацию

Правильный язык — это лакмусовая бумажка хорошего и качественного проекта. Помимо этого, корректно написанное сообщение правильно донесет мысль до пользователя, в то время как сообщение с ошибками может вызвать у пользователя ступор (или смех).

2. Конкретизировать проблему

Будем честны — сообщения вроде «произошла ошибка» или «что-то пошло не так» вряд ли можно назвать полезными. Чтобы они стали таковыми, нужно объяснить пользователям, что конкретно произошло и как конкретно они могут это исправить.

Даже глобальные корпорации не застрахованы от таких неудач. Вот такая ошибка встречалась при установке Windows 10 (и сейчас уже стала мемом):

На самом деле при такой ошибке требовалось изменить языковые настройки, но из сообщения выше это было, естественно, не очень очевидно

Поэтому самый важный момент в сообщении об ошибке — информация о том, как можно ее избежать, ответ на вопрос «что не так?». Пользователи должны понять, что им нужно сделать для достижения желаемого результата. Это раньше часто встречалось в сообщениях валидации, когда пользователю выдавалась ошибка о том, что поле заполнено неправильно, но не было информации о том, как правильно надо это поле заполнить.

3. Предоставить достаточное количество информации

Нужно не только объяснить, что необходимо сделать для исправления ошибки, но и рассказать, почему она вообще произошла.

Тут надо:

• написать сообщение об ошибке понятным языком. Скорее всего, ваши пользователи — обычные люди со средними или малыми познаниями в технической сфере. Поэтому не надо использовать жаргон, какие-то сложные технические термины;
• не писать слишком много: за длинными формулировками будет сложно уловить суть, лучше не выходить за рамки пары-тройки предложений;
• писать однозначно, четко и понятно, без двусмысленных и расплывчатых фраз.

4. Писать вежливо и в дружелюбном ключе

Не стоит забывать, что сообщения пишутся людьми — и для людей. Пока одни пытаются сделать так, чтобы боты в чатах разговаривали более человечно, другие продолжают писать сухие и строгие уведомления для своих пользователей. Сейчас правилом хорошего тона стало общение с пользователями и клиентами как с друзьями или давними знакомыми.

Пример неудачного сообщения об ошибке:

Пример удачного сообщения:

5. Использовать микротекст

Микротекст — короткий текст-подсказки рядом или под графами, которые помогают понять, как правильно заполнить то или иное поле. Полезный прием, который может сэкономить время и нервы пользователей. Иногда микротекст отображается при наведении курсора на значок справочной информации.

6. Можно добавить немного юмора

Если вы хорошо чувствуете свою аудиторию и понимаете, что ей может понравится, то можно оформить сообщение слегка не по правилам:

Или другой известный пример (страницы 404 очень часто креативно оформляют):

В конце хочется добавить традиционный совет: самый простой способ проверить, понятные ли у вас сообщения об ошибках, — это обратиться к своим знакомым и друзьям, то есть провести тестирование на настоящих пользователях.

Правила написания сообщений об ошибках

Народная мудрость гласит, что хорошие сообщения об ошибках должны быть вежливыми, точными и конструктивными. С приходом Web к этим требованиям добавились еще несколько: делайте так, чтобы сообщение об ошибке было четко видно; в случае ошибки пользователь не должен тратить много времени на ее исправление; обучайте пользователей по ходу дела.

Правила создания эффективных сообщений об ошибках не меняются вот уже 20 лет. Хорошее сообщение об ошибке должно:

• Явно указывать, что что-то не так. Самое плохое сообщение об ошибке это то, которое не было создано. Если пользователи делают ошибку и не получают никакого отклика от системы, это самое худшее для них. Например, приложение работы с электронной почтой имеет несколько ситуаций, где указание о произошедшей ошибке было бы явно полезным. Скажем, вы отправили почтовое сообщение, которое было благополучно проглочено системой, но так и не достигло адресата. Еще пример? Вы сообщаете в письме, что прилагаете к нему файл, но просто забыли сделать это. Вот тут-то и нашлась бы работа для этой глупой скрепки из MS Office: «Похоже, вы хотели прикрепить файл к вашему сообщению, но не сделали этого. Хотите сделать это?».
• Быть написано на человеческом языке, а не с использованием таинственных кодов и сокращений типа » произошла ошибка типа 2″.
• Быть вежливым и не обвинять пользователей в том, что они такие глупые или сделали что-то не так, как например в сообщении «запрещенная команда».
• Точно описывать источник проблемы, а не просто выдавать общие фразы типа » синтаксическая ошибка».
• Давать конструктивный совет о том, как исправить проблему. Например, вместо того, чтобы сообщать о том, что товара » нет в наличии», ваше сообщение об ошибке должно либо сообщать, когда товар будет в наличии, или предлагать пользователям настроить отсылку им сообщения-уведомления, когда товар появится в наличии.

Самая распространенная ошибка в Web — 404 — нарушает большинство из этих правил. Я рекомендую вам написать свое собственное сообщение об ошибке 404 вместо того, чтобы полагаться на скупую серверную фразу «page not found».

Новые правила

Сложность работы с веб-страницами привела к появлению еще одного правила, которое не требовалось в старые времена. В интерфейсе DOS пользователи набирали команду и сообщение об ошибке появлялось в следующей строке на экране. В современных графических оболочках когда пользователь выбирает ошибочную команду, сообщение об ошибке выводится в большом диалоговом окне в центре экрана, и оно не исчезает до тех пор, пока пользователь не примет его. Однако, в Web сообщения об ошибках часто спрятаны в тексте страницы, из-за чего мы выводим следующее правило: сообщение об ошибке должно быть:

• Видимым и очень заметным, как относительно самого сообщения, так и того места, где пользователь должен исправить ошибку.

Я часто замечал, как пользователи совершают ошибку в веб-форме, подают форму и получают на экране опять ту же самую форму без какого-либо указания на то, что с ней не так. Часто в верху страницы появляется небольшое сообщение об ошибке, но так как пользователи смотрят на странице в первую очередь на то, с чем они работают (то есть, на поля формы), они как правило не замечают этого сообщения.

Точно так же неверно будет обозначать сообщение об ошибке только красным цветом. Это нарушение одного из старейших и простейших правил создания технологий, доступных пользователям, у которых проблемы со здоровьем: никогда не используйте в интерфейсе только цвет для обозначения состояния системы; всегда дополняйте его еще какими-нибудь сигналами, которые могут увидеть люди с проблемами в восприятии цвета.

Вот еще несколько правил, которые позволят смягчить неприятную ситуацию, в которую попадает пользователь при ошибке:

• Сохраняйте как можно больше от работы, сделанной пользователем. Позволяете пользователям исправить ошибку в своем действии вместо того, чтобы предлагать ему все начать сначала. Например, выводя ему результаты поиска, показывайте там же поле поиска и в нем выводите те ключевые слова, которые пользователь искал, чтобы он их мог исправить и улучшить результат. Если поиск не дал никаких результатов, дайте пользователю возможность одним щелчком мыши расширить область поиска.
• Сократите работу по исправлению ошибки. Если возможно, постарайтесь, чтобы система догадалась о правильном действии и предложила пользователю выбрать это правильное действие из небольшого списка вариантов. Например вместо того, чтобы просто написать «название города не соответствует его почтовому индексу», дайте пользователю возможность щелкнуть на кнопке и выбрать в списке город, соответствующий его почтовому индексу.

Обучение пользователей

И наконец, вы наверное уже знаетеПервый Закон Нильсена о компьютерной документации: люди ее не читают. Этот закон действует еще сильнее для веб-сайтов, где пользователи действительно избегают читать то, что не существенно для их задачи. Щелкнуть по ссылке «Помощь»? Да ни за что.

Пользователи читают документацию к системе только тогда, когда у них возникает проблема (это Второй закон). Они особенно внимательно ее читают, когда хотят исправить ошибочное действие. В этом случае вы можете использовать сообщения об ошибках в качестве обучающего материала, и подавать в них эти знания малыми порциями. Естественно, сообщения об ошибках должны быть краткими и по делу, как впрочем весь контент веб-сайта. Однако, сообщения об ошибках все-таки могут дать людям крупицы информации о том, как работает система, и подсказать, как с нею лучше работать. И в завершении этой темы, Web вводит еще одно правило:

• Гипертекстовые ссылки можно использовать для того, чтобы связать краткое сообщение об ошибке с дополнительным материалом или объяснением проблемы. (Только, смотрите, не перестарайтесь).

Содержание

От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия. Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства. Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании. 

Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений. Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов). Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.

Клиенты могут уходить и не возвращаться, даже если вы их ничем не обидели. Как вернуть их на сайт? В этой статье рассматриваем 4 самых эффективных инструмента.

Анализируйте записи звонков, чтобы улучшить работу колл-центра и избежать возможных конфликтов с клиентами. Технология Коллтрекинг не просто отслеживает звонки в компанию, но и записывает разговоры менеджеров с клиентами.

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Кто должен приносить извинения клиенту

Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.

Главная задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов. 

Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне. 

Правила оформления

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив. 

Как оформить письмо-извинение:

1. На специальном бланке с реквизитами организации, полным названием, логотипом и круглой печатью.
2. Поля: слева — 3 см, справа — 1,5 см.
3. «Шапка» с ФИО получателя. Если письмо извинение отправляют деловому партнеру или корпоративному заказчику, то его должность.
4. В левом верхнем углу дата отправки и регистрационный номер.
5. Подпись, должность и ФИО отправителя.

Образец письма-извинения
Структура
Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:

1. Извинения.
2. Основная часть.
3. Заключение.

Содержание

Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение. 

Извинение

Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:

«Уважаемый Олег Анатольевич!

Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»

Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.

Объяснение причин

После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.

События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.

Выражение сожаления

Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.

В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем. 

Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил. 

Меры по решению проблемы

После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения. 

В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:

• компенсируются только реальные материальные потери покупателя в условиях, когда компания может его потерять;
• компенсация соразмерна ущербу клиента.

Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации. 

Важно! Надо обязательно выполнить обещанное. 

Примеры писем-извинений

Кроме классических бумажных писем, для извинений подходят электронные письма, СМС, сообщения в социальных сетях и мессенджерах.

Для каждой проблемы существует своя форма извинений. Неправильная или неточная классификация конфликтной ситуации только увеличит недопонимание сторон.

За беспокойство

Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.

За неудобства

Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:

• покупателю пришлось срочно ехать в офис;
• приходится пользоваться сайтом вместо привычного приложения;
• на сайте ведутся технические работы и т.п.

В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.

При задержках поставок

Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.

За звонок в нерабочее время

Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.

Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество.

Настраивайте вызов обратного звонка на любую форму с полем телефона с виджетом Callback. Сервис собирает заявки даже в нерабочее время и связывает вас с клиентом в рабочие часы. Вы не упустите ни одной заявки, и вам не придется звонить клиентам поздно вечером.

За ошибку

Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.

За поведение

Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.

Извинения на английском 

Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски. 

Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела. 

Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.

По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.

В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.

Заключение

Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.

Перевод краткого руководства от UX-писателя BBC Эми Лик.

Ошибки на сайте возникают и по вине системы, а иногда и по вине пользователя. Чтобы их было легко исправить, важно писать чёткие, логичные и доступные сообщения.

Определите, с какой ошибкой столкнулся пользователь

Прежде чем составлять сообщение, убедитесь, что знаете ответы на эти вопросы:

Структура текста

Чтобы исправить ошибку, сначала нужно узнать, в чём она состоит. Сообщение будет выглядеть примерно так: ошибка → как её исправить.

Довольно простая структура. Вот пример реального сообщения об ошибке в одну строчку.

Бывает, система не может указать, что именно произошло.

В примере ниже мы специально описываем ошибку в общих чертах. Лучшее, что можно сделать при проблемах с интернетом, — подсказать пользователю, как он может всё исправить.

Пишите коротко и ясно

Нужно помочь пользователям быстро исправить ошибку, чтобы они могли дальше заниматься своими делами.

Сообщение должно быть кратким и лаконичным. Избавьтесь от лишних слов, оставьте только нужные. Главное — не перестарайтесь: краткость не должна ставить под угрозу ясность сообщения. Не вырезайте из текста важные детали.

Системная ошибка

Если ошибка произошла по вине системы, извинитесь перед пользователем. Но если в этом виноват пользователь — будьте аккуратны. Извинения звучат неискренне там, где им не место. К тому же неуместные извинения могут сбить с толку — пользователь подумает, что не виноват в ошибке, раз система говорит «простите».

Чтобы принять ответственность за случившееся, используйте активный залог. Пишите: «Мы не можем сохранить ваши изменения», а не «Ваши изменения не могут быть сохранены».

Ошибка пользователя

Иногда ошибки появляются по вине пользователя. Но сообщить об этом можно мягко и без осуждения.

В примере ниже сделали акцент на том, как исправить ситуацию, а не на забывчивости пользователя.

Пассивный залог удобно использовать, когда ошибка произошла по вине пользователя. Он поможет смягчить неприятную ситуацию, например, когда «Ваша карта была отклонена».

Используйте правильный тон

Тон сообщения будет зависеть от серьёзности ошибки. Мягкость в словах отлично подходит для мелких ошибок, но для более критических стоит подбирать слог построже.

Избегайте спецтерминов и всегда изъясняйтесь просто. Пользователь должен чувствовать, что вы стараетесь помочь ему и понятно объяснить, что делать. Помните, мы говорим с людьми, а не с машинами.

Пожалуйста, не пытайтесь умничать. Не время для шуток и креатива, когда у пользователя проблема. Шутки или креатив только испортят текст сообщения и усилят чувство разочарования.

Что случится, если нажать на кнопку

Для устранения некоторых ошибок могут потребоваться СТА-кнопка или ссылка. Иногда бывает нужна кнопка отмены.

Всегда объясняйте, что будет, если нажать на кнопку или ссылку. Их текст должен быть понятным, даже если прочитать его отдельно, вне сообщения об ошибке. Это поможет незрячим пользователям перемещаться по интерактивным элементам. Тем, кто бегло прочитал сообщение, тоже будет легче сориентироваться.

Не используйте просто слово «Ок». Что оно значит? С помощью «Ок» можно подтвердить отмену действия или его совершение. Сделайте так, чтобы пользователю было понятно, с чем он соглашается.

Время и место

Сообщения об ошибках должны принимать во внимание все действия пользователя. Время и место появления сообщения помогают понять, что произошло. Это помогает пользователю исправить ошибку.

Задавая эти вопросы, не забывайте, что есть пользователи с ограниченными возможностями. Это подталкивает к новым вопросам:

Помните, что сообщения об ошибках — не барьеры. Они существуют, чтобы расширять возможности, успокаивать и направлять пользователей.

Ключевые рекомендации

Предположим, что ваш коллега допускает ошибки в работе. Вы замечаете эти недочеты и считаете своим долгом указать на них. Но вы не знаете, как это сделать. Вы боитесь выглядеть в глазах своего сотрудника всезнайкой и выскочкой. Кроме этого, вы опасаетесь обидеть человека своим замечанием. Ведь многие люди болезненно реагируют на критику. Мы расскажем вам о нескольких способах ведения такого разговора. Они помогут вам указать человеку на ошибку и при этом не выглядеть высокомерно или грубо.

Начните с чего-то позитивного

Многим людям бывает очень трудно признать, что они неправы. Это задевает их чувства. Поэтому указывать на ошибки нужно осторожно. Вы ведь не хотите нанести обиду или испортить настроение вашему коллеге.

Прежде чем указывать человеку на его неправильные действия, начните разговор с позитивных моментов. Это несколько смягчит удар. Например, вы можете сказать коллеге о том, что он вложил много сил и времени в выполненный проект. Обязательно отметьте его усердие и старание. В этом случае ваши замечания будут восприниматься более позитивно.

Избегайте авторитарности

Возможно, что вы опытный и компетентный работник. Но это отнюдь не значит, что вы идеальны и непогрешимы. Поэтому у вас нет никаких причин разговаривать с коллегами авторитарным и высокомерным тоном. Вспомните свой опыт работы. Наверняка вы тоже когда-то совершали ошибки.

Властный тон всегда вызывает отторжение. Поэтому будьте более снисходительны к членам вашей команды. Мягко укажите на тот момент в работе, в котором вы заметили проблему, и обсудите этот вопрос с коллегой.

Например, вы можете сказать своему коллеге: «Я внимательно просмотрел весь документ. Но на одной из страниц кое-что осталось для меня непонятным. Мы можем просмотреть эту часть вместе?» Такие слова вряд ли покажутся кому-то обидными. Ведь вы проявляете участие и заинтересованность в общем деле.

Используйте вопросы

Обратите внимание, что в приведенном выше примере вы задаете вопрос коллеге. Такая форма предложения делает вашу речь более дружелюбной. Ведь прямолинейное замечание всегда звучит резко и властно.

Если вы желаете указать коллеге на ошибки, старайтесь формулировать свою мысль в форме вопросов, а не заявлений. Тем самым вы покажете свое стремление помочь человеку, а не просто предъявлять требования.

Если вы формулируете свою точку зрения в виде вопроса, а не прямого указания, то тем самым вы даете коллеге возможность обсудить проблему. Это способствует конструктивному разговору и обмену мнениями.

Приводите аргументы

Если вы указываете коллеге на ошибки, то обязательно аргументируйте свою точку зрения. Безусловно, это касается только важных вопросов. Если член команды неверно произносит ваше имя или во время обеда неправильно пользуется кофеваркой, то вы можете просто его поправить.

Но если речь идет о серьезных рабочих вопросах, то вам следует приводить доказательства вашей правоты. Вы должны показать, что у вас есть логическое обоснование для ваших исправлений. Иначе коллега может подумать, что вы делаете ему безосновательные замечания ради того, чтобы выставить его некомпетентным.

Например, вы можете сослаться на свой опыт работы и сказать о том, что ранее уже сталкивались с подобными ошибками. Предложите коллеге способы решения данной проблемы, и он будет благодарен вам.

Предложите свою помощь

В большинстве случаев люди совершают ошибки случайно. У них нет намерения испортить работу. Чаще всего человек, допустивший оплошность, испытывает растерянность и чувство вины. Он искренне желает исправить ситуацию.

Предложите свою помощь коллеге в этот трудный момент. Он поймет, что вы добрый и понимающий человек, и не станет болезненно реагировать на ваши замечания. Кроме этого, у вас будет возможность предотвратить повторную ошибку сотрудника.

Поблагодарите коллегу за то, что он открыт для обратной связи с вами. Предложите ему и впредь обращаться к вам за помощью в случае затруднений.

Говорите вежливым тоном

Чтобы ваше замечание не оскорбило коллегу, разговаривайте с ним вежливым тоном. Помните, что обидеть может не только крик. Если вы используете короткие и отрывистые фразы, это тоже может восприниматься как резкость и грубость.

Имеет значение и язык тела. Например, если вы разговариваете со скрещенными руками, то такая поза считается закрытой. Вы невольно подаете собеседнику негативные сигналы.

Старайтесь не перекрещивать руки и ноги. Открытые позы способствуют более позитивному разговору. Помните, что физические сигналы не менее значимы, чем слова.

Заключение

Указывать коллеге на ошибки всегда непросто. Порой бывает очень сложно избежать покровительственного тона. Старайтесь разговаривать доброжелательно и аргументированно. Обязательно предложите свою помощь в работе над недочетами. Это поможет вам сохранить хорошие отношения с членами вашей команды.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание