✅ Ошибки в документах – ошибки везде?
Документирование – первейший элемент метода бухгалтерского учета. Как у любой науки, у бухучета есть предмет и метод: предметом являются факты хозяйственной жизни, а метод включает в себя документирование, инвентаризацию, оценку, калькуляцию, счета, двойную запись, баланс, отчетность. Один из основных постулатов учета: нет документа – нет факта хозяйственной жизни. В федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) документам посвящена отдельная статья – 9-я.
В рамках программы реформирования бухгалтерского учета Минфин утвердил в 2021 г. (16.04.2021 г., приказ № 62н) отдельный стандарт, посвященный документам – ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
В ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ говорится о необходимости подтверждения фактов хозяйственной жизни документами либо при совершении самого факта, либо сразу после его окончания.
Документы могут быть составлены на бумаге и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Ошибки первичных документов классифицируются по различным основаниям:
— по причинам возникновения (невнимательность и некомпетентность специалистов, неисправность вычислительной техники и т.п.);
— по месту возникновения (в текстовых и числовых данных самих документов, в учетных регистрах);
— по значению (ошибки самого документа, не повлиявшие на другие данные (например, дата, описательная часть), и ошибки, повлиявшие на другие операции (пример: неверная сумма расходов приведет к искажению налоговой базы по налогу на прибыль).
К ошибкам первичных документов можно отнести: отсутствие обязательных реквизитов, наличие несанкционированных изменений (помарки, подчистки), исправления в тех документах, которые нельзя изменять (кассовые и банковские документы (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, пункт 4.7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У)) и др.
Последствиями ошибок в первичных документах могут стать неверные подсчеты результатов хозяйственных операций и налоговых баз, споры с контрагентами, претензии налоговых органов.
Вывод: ошибки в документах нужно исправлять.
✅ Как исправить ошибку
На первый взгляд есть простое решение: документ с ошибкой заменить на новый, где ошибок уже не будет. Но Минфин и ФНС против таких кардинальных способов исправления: в письмах ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@ и Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 указано, что первичный документ с ошибкой, ранее принятый к учету, заменять новым документом нельзя, ошибки следует исправить по правилам бухучета.
Закон № 402-ФЗ (ч. 7 ст. 9) допускает наличие исправлений в первичном учетном документе (кроме исключений, установленных иными нормативными актами, см. выше), ФСБУ 27/2021 содержит отдельный раздел, регламентирующий исправления в документах.
Порядок оформления исправлений установлен следующий: исправить, указать дату, подписи лиц, составивших документ, идентифицирующие их данные (ФИО и др.). Это корректурный способ внесения изменений. Но есть и другой способ – выставление корректирующего (исправленного) документа, по аналогии со счетами-фактурами. Эти два способа рассмотрены в Рекомендации БМЦ* Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы».
Организациям предлагается самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике способ внесения исправлений в первичные документы, учитывая особенности документооборота.
Согласно п. 12 ФСБУ 27/2021 организация может включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополняющие обязательные, например, поля первичного документа: «Исправление №» и «от», где будут указаны номер и дата исправляемого документа.
Сложнее обстоит дело с внесением изменений в электронные документы.
ФНС в письме от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@ напомнила, что нормативные документы не устанавливают порядок аннулирования содержащих ошибки электронных документов. Но, добавляет ФНС, у контрагентов есть право договориться о том, что документ с ошибками не будет иметь правовых последствий, то есть будет аннулирован.
И снова нам подсказывает БМЦ¹: Р-42/2013-КпР «Внесение исправлений в электронные документы» рекомендует исправлять электронный первичный документ (ЭПД) выставлением исправленного ЭПД с дополнительными полями «номер» и «дата исправления», которые переносятся из первоначального ЭПД.
Исправленный ЭПД содержит два связанных файла: файл обмена информации продавца (информация продавца) и файл обмена информации покупателя (информация покупателя). Оформленным исправленный ЭПД будет считаться при наличии электронных подписей обеих сторон сделки.
✅ Примеры из практики
1️⃣ В первичный документ (ТОРГ-12) внесены исправления, заверенные подписью только одного из лиц, составивших документ. Достаточно ли одной подписи для подтверждения изменений? Ответ – нет, не достаточно. И закон № 402-ФЗ, и ФСБУ 27/2010 указывает на необходимость подтверждения исправлений всеми лицами, составившими (читай: подписавшими, уточняется в п. 16 Положения по ведению учета и отчетности № 34н) документ.
Судебная практика настаивает на том же: в первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (постановления Первого ААС от 20.10.2014 № 01АП-5686/14, ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № Ф06-4577/13 по делу № А06-8882/2011). Важный момент – исправления не должны быть односторонними, должны присутствовать подписи и исполнителей (продавцов), и заказчиков (покупателей).
2️⃣ Как внести исправления в счет на оплату? В общем случае счет на оплату не относится к первичным документам (правда, счета на оплату коммунальных услуг, аренды могут подтверждать факты оказания соответствующих услуг и рассматриваться как первичные учетные документы при наличии всех обязательных реквизитов (письма Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, УФНС по г. Москве от 17.10.2011 № 16-15/100085@)). Если организация определит для себя, что счет на оплату – это не первичный документ, при наличии ошибок его можно просто заменить на новый.
3️⃣ В УПД со статусом «1» допущена техническая ошибка. Как исправить? Если ошибка препятствует идентификации налогоплательщика и прочих данных для вычета по НДС, нужно составить новый УПД со статусом «1», где указать верные данные с таким же номером и датой, а в строке 1а — номер и дату исправлений (пп. 1.1 п. 1 приложения 7 к письму ФНС от 17.10.2014 г. № ММВ-20-15/86@).
Если ошибки содержатся только в реквизитах счета-фактуры (и первичного документа), то оформляют новый УПД со статусом «2» с таким же номером и датой, как и ошибочный, и с указанием в строке 1а даты и номера исправлений.
4️⃣ При заполнении путевого листа была допущена ошибка: сумма фактического расхода, которая превышала норму, была отражена в путевом листе как расход по норме. Как исправить (внести исправления в путевой лист или составить бухгалтерскую справку)? Исправление можно внести корректурным способом (зачеркнуть ошибку, внести правильные данные, поставить надпись «исправлено», заверить исправление подписями ответственных лиц), либо составить новый экземпляра путевого листа, в котором указать номер и дату первичного документа, а также порядковый номер и дату исправления (по аналогии в исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235, письма ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 № СД-4-3/264). Составление только бухгалтерской справки недостаточно для обоснования расходов на приобретение ГСМ, поскольку первичным документом для этого является путевой лист.
✅ Выводы
Ошибки в первичных документах исправлять нужно, выберите свой способ внесения исправлений (корректурный либо составление нового документа с указанием исправленного), закрепите способ в учетной политике.
* Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных ст. 24 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
«Такском» — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
20 лет «Такском» помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы:
— удаленная сдача отчетности в госорганы, в том числе решения 1С;
— оформление и получение электронных подписей;
— подключение и обслуживание онлайн-касс, а также услуги ОФД;
— надежный, выгодный и удобный переход на электронный документооборот;
— решения для маркировки и прослеживаемости товаров;
— проверка контрагентов.
Читайте больше в базе знаний «Такском»
Технические ошибки при подаче искового заявления встречаются часто. Истцы неверно указывают реквизиты суда, информацию о сторонах или прикладывают не ту доверенность. Арбитражные суды обычно не так благосклонны к невнимательным юристам и возвращают процессуальные документы, содержащие подобные недостатки, так как большая часть представителей в процессе являются профессиональными юристами, отмечает Даниил Пономарев, адвокат КА
Федеральный рейтинг.
группа
Разрешение споров в судах общей юрисдикции
группа
Уголовное право
группа
Арбитражное судопроизводство (крупные коммерческие споры — high market)
группа
Банкротство (споры high market)
6место
По количеству юристов
9место
По выручке
21место
По выручке на юриста
Профайл компании
.
«В то же время иная ситуация возможна при рассмотрении документа в судах общей юрисдикции, где участниками процесса чаще всего оказываются обычные граждане. Так как они не являются профессионалами, встречаются ситуации, когда суды идут навстречу», – говорит Пономарев.
Такой подход поддержал Верховный суд в очередном споре, который рассмотрели в гражданской коллегии.
Нурия Колонова*, не имеющая российского гражданства, нарушила режим пребывания в РФ: у нее не было нужных для проживания документов (ч. 1.1 ст. 18.8 КоАП). За это ее оштрафовали на 2500 руб. и обязали покинуть территорию России. Копию постановления женщина получила в день вынесения документа. Представитель оспорил такое решение, но жалобу вернули без рассмотрения. Причиной стало то, что заявитель по ошибке сдала экземпляр, подписанный только ее представителем. Документ с личной подписью остался у нее на руках.
Жалобу подали повторно, на этот раз с нужными подписями, а заодно и с ходатайством о восстановлении срока обжалования, ведь из-за того, что оспорить постановление первой инстанции не удалось сразу, отведенные на это изначально 10 дней прошли. Но суд не стал продлять срок, отказавшись считать ошибку заявителя уважительной причиной.
Вынесенный судебный акт оспорили в ВС, который и разобрался, что делать с неподписанной жалобой. Дело рассмотрел судья Владимир Меркулов. Он заключил, что суд отказал в удовлетворении ходатайства необоснованно.
В определении (дело № 38-ААД18-10) говорится, что Колонова повторно подала жалобу на постановление первой инстанции в течение 10 суток со дня, когда она получила первую жалобу с копией определения о ее возвращении. Действия заявительницы «указывают на то, что она добросовестно пользовалась своими правами», отметил ВС. Она также собралась обжаловать постановление в установленный срок. Причем женщина принимала к этому необходимые меры, хотя по ошибке и представила неподписанный экземпляр жалобы. Но в апелляции не оценили это обстоятельство, что нарушило права Колоновой, указал ВС и отправил дело на новое рассмотрение в апелляцию. На момент написания материала оно пока не рассмотрено.
Ошибки и интерпретации
Процессуальное право отличается формализмом, признают юристы. В некоторых случаях это хорошо, поскольку гарантирует твердость в установленных судом правах спорящих сторон, считает Павел Хлюстов, управляющий партнер АБ «Павел Хлюстов и партнеры». «Но когда формализм ставится превыше справедливости и здравого смысла, процессуальные нормы переходят из стана современной юриспруденции и превращаются в сакральные правила. Именно для последних характерно четкое соблюдение обряда, а малейшая оплошность не позволяет достичь желаемой цели», – замечает он.
Подобных примеров множество. Один из них – неуказание имени и отчества истца. Это может стать основанием для оставления иска без движения, так как гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и имя, а также отчество, если другое не вытекает из закона или национального обычая, говорит Анастасия Гурина, юрист
Федеральный рейтинг.
группа
Банкротство (споры mid market)
группа
Частный капитал
группа
Арбитражное судопроизводство (крупные коммерческие споры — high market)
группа
Разрешение споров в судах общей юрисдикции
группа
Семейное и наследственное право
группа
Трудовое и миграционное право (включая споры)
1место
По выручке на юриста
18-20место
По количеству юристов
3место
По выручке
Профайл компании
. Примеры можно увидеть в определениях апелляции (Определение Новосибирского областного суда от 28.04.2015 по делу № 33-3917/2015, Определение Мосгорсуда от 22.11.2017 по делу № 33-47799/2017). К такому результату может привести даже опечатка в отчестве истца. Такой пример со ссылкой на нарушение ст. 131 ГПК можно найти в ВС Республики Мордовия (Определение от 12.04.2016 по делу № 33-826/2016).
При этом есть и обратные примеры, когда суды апелляционных инстанций отменяют определения об оставлении без движения своих коллег из районных судов. Но в целом подход неоднозначен. Так, Щербинский районный суд Москвы посчитал, что отсутствие расшифровки подписи на исковом заявлении не позволяет определить, кем конкретно был подан иск и имелись ли у этого лица полномочия на подписание иска. Однако Мосгорсуд не согласился с позицией райсуда и указал, что одной подписи достаточно для идентификации истца, приводит пример Гурина (Определение Мосгорсуда от 10.01.2018 по делу № 33-495/2018). При этом Верховный суд полагает, что отсутствие в жалобе расшифровки подписи лица, ее подавшего и подписавшего, не позволяет суду установить, кем подана жалоба и наделен ли вообще заявитель правом на подписание и подачу жалоб на постановление по делу об административном правонарушении (Решение ВС от 25.05.2017 № 9-ААД17-1).
Некоторые суды воспринимают подпись, состоящую из фамилии, имени и отчества, как расшифровку самой подписи и возвращают иск как неподписанный, предупреждает Гурина. Такой вывод сделал Хорошевский районный суд в Определении от 11.12.2015 по делу № 9-2068/2015. Но в Мосгорсуде заметили ошибку (Апелляционное определение Мосгорсуда от 18.02.2016 по делу № 33-5383/2016).
Следует помнить, что исковое заявление нужно подписывать отдельно от всех документов. Если сшить иск и все приложения воедино, пронумеровать и скрепить сзади подписью истца, то суд все равно возвратит исковое заявление как неподписанное. Такой вывод сделал Мосгорсуд в деле № 33-42594/2018. При этом суды полагают, что представление искового заявления в копии не говорит о его неподписании. Суд должен оставить такой иск без движения и предоставить истцу время, чтобы он мог направить в суд оригинал документа (Определение Мосгорсуда по делу № 33-39919/2018).
Отход от формализма
Современный этап развития права всё же больше ориентируется на содержание, чем на форму, считает Павел Хлюстов. «Применительно к нормам процессуального права это означает, что судья должен учитывать особенности конкретного дела и поведение сторон. Одного факта нарушения еще недостаточно», – замечает он. Так, суд должен установить, что является причиной несоблюдения нормы и соотнести, насколько допущенное процессуальное нарушение является серьезным, чтобы отказать лицу в реализации права на судебную защиту. Это особенно важно применительно к спорам, рассматриваемым с участием обычных граждан в судах общей юрисдикции, считает Хлюстов.
В качестве примера он приводит подход Верховного суда. Есть ряд дел, где речь идет о пропуске срока на подачу жалобы из-за того, что суд при разъяснении порядка обжалования акта по ошибке указал увеличенный срок. В такой ситуации ВС посчитал, что нарушение порядка обжалования было вызвано поведением самого суда и не должно ставиться в вину участнику спора. «Конечно, при строгом подходе должна действовать фикция знания таким лицом всех процессуальных норм, в том числе и сроков для обжалования. Однако такой подход был бы чрезмерно суров и несоразмерен последствиям нарушения», – считает Хлюстов.
* – имена и фамилии участников процесса изменены редакцией.
- Верховный суд РФ
Отмена решения суда из-за опечатки. Позиция ВС РФ
Верховный суд определил, нужно ли отменять судебный акт, если в нем допущена ошибка в указании ИНН. Судьи сочли такую ошибку технической и не влияющей на содержание документа. Однако указали, что иногда опечатка все же может привести к отмене решения.
Что случилось?
Коллегия по экономическим спорам Верховного суда рассмотрела, возможность судебного акта из-за ошибки, допущенной в ИНН арбитражного управляющего. В определении по делу № А40-25496/2015 судьи сочли, что исправление ошибочного ИНН арбитражного управляющего в судебном акте не изменяет его содержание и является не более чем техническая формальностью, не влияющей на суть самого решения.
Ошибку можно исправить
Решением Арбитражного суда города Москвы организацию признали банкротом и в нее был назначен арбитражный управляющий. Но в определении суда о его назначении обнаружилась ошибка: в нем неправильно указали ИНН управляющего. Хотя ошибку оперативно исправили, один из конкурсных кредиторов организации не согласился с определением об исправлении опечатки и попытался оспорить его в апелляции. Апелляционный суд жалобу не удовлетворил, а вот кассационная инстанция согласилась с позицией кредитора, который зявил, что апелляция неправильно применила статью 179 АПК РФ. Кроме того, кредитор настаивал, что от исправления опечаток судебный акт изменился, ведь в результате неверного ИНН были полностью изменены идентифицирующие признаки арбитражного управляющего. Окружной суд указал в своем постановлении, что действительно исправление ошибок в ИНН изменяет содержание судебного акта.
Арбитражный управляющий оспорил постановление кассационной инстанции в Верховный суд. Он отметил, что хотя ИНН и служит индивидуализации арбитражного управляющего, в этих данных также может быть допущена опечатка. Исправление опечаток в судебных актах прямо предусмотрено АПК. Поэтому выявленные ошибки носят технический характер, особенно если учесть отсутствие спора о кандидатуре конкурсного управляющего. Внесение исправлений никак не меняет суть определения суда первой инстанции. ВС РФ с такими доводами согласился. Судьи признали изменение ИНН обычным исправлением опечатки.
Дидух Юлия
бухгалтер, юрист
В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
В силу ч. 1 ст. 200 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (ГПК РФ) после объявления решения суд, принявший решение по делу, не вправе отменить или изменить его.
Изготовление и вручение сторонам по делу различных по содержанию судебных решений, отличных от принятых и ранее оглашенных в судебном заседании по результатам рассмотрения дела не допускается.
Однако на практике имеют место случаи, когда в решении суда допускаются описки в фамилиях и инициалах лиц, участвующих в деле, датах, номерах документов, суммах.
Порядок исправления описок и явных арифметических ошибок в решении суда определен ч. 2 ст. 200, ст. 203.1 ГПК РФ. Так, суд может по своей инициативе или по заявлению лиц, участвующих в деле, исправить допущенные в решении суда описки или явные арифметические ошибки.
Федеральным законом от 28.11.2018 № 451-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» с 01.10.2019 из ГПК РФ исключены положения, согласно которым вопрос о внесении исправлений в решение суда рассматривался в судебном заседании.
Согласно ст. 203.1 ГПК РФ вопросы исправления описок и явных арифметических ошибок рассматриваются судом в десятидневный срок со дня поступления заявления в суд без проведения судебного заседания и без извещения лиц, участвующих в деле. Однако, в случае необходимости суд может вызвать лиц, участвующих в деле, в судебное заседание, известив их о времени и месте его проведения.
По результатам рассмотрения суд выносит определение, которое направляется лицам, участвующим в деле, в течение трех дней со дня его вынесения. На такое определение суда может быть подана частная жалоба.
Для правильного исполнения судебного постановления также играет важную роль разъяснение его резолютивной части, так как именно в ней формулируется основа исполнительного листа.
В соответствии со ст. 202 ГПК РФ в случае неясности решения суда, принявший его суд по заявлению лиц, участвующих в деле, судебного пристава-исполнителя вправе разъяснить решение суда, не изменяя его содержания.
Разъяснение решения суда допускается, если оно не приведено в исполнение и не истек срок, в течение которого решение суда может быть принудительно исполнено.
При этом в соответствии с п. 16 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 19.12.2003 № 23 «О судебном решении» суд не может под видом разъяснения изменить, хотя бы частично, существо решения, а должен только изложить его же в более полной и ясной форме.
Порядок разъяснения решения суда установлен ст. 203.1 ГПК РФ и не отличается от порядка исправления описок и явных арифметических ошибок.
Аналогичные нормы содержатся в ст. ст. 184, 185 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации.
Об исправлении описок и ошибок в решении суда
В силу ч. 1 ст. 200 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (ГПК РФ) после объявления решения суд, принявший решение по делу, не вправе отменить или изменить его.
Изготовление и вручение сторонам по делу различных по содержанию судебных решений, отличных от принятых и ранее оглашенных в судебном заседании по результатам рассмотрения дела не допускается.
Однако на практике имеют место случаи, когда в решении суда допускаются описки в фамилиях и инициалах лиц, участвующих в деле, датах, номерах документов, суммах.
Порядок исправления описок и явных арифметических ошибок в решении суда определен ч. 2 ст. 200, ст. 203.1 ГПК РФ. Так, суд может по своей инициативе или по заявлению лиц, участвующих в деле, исправить допущенные в решении суда описки или явные арифметические ошибки.
Федеральным законом от 28.11.2018 № 451-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» с 01.10.2019 из ГПК РФ исключены положения, согласно которым вопрос о внесении исправлений в решение суда рассматривался в судебном заседании.
Согласно ст. 203.1 ГПК РФ вопросы исправления описок и явных арифметических ошибок рассматриваются судом в десятидневный срок со дня поступления заявления в суд без проведения судебного заседания и без извещения лиц, участвующих в деле. Однако, в случае необходимости суд может вызвать лиц, участвующих в деле, в судебное заседание, известив их о времени и месте его проведения.
По результатам рассмотрения суд выносит определение, которое направляется лицам, участвующим в деле, в течение трех дней со дня его вынесения. На такое определение суда может быть подана частная жалоба.
Для правильного исполнения судебного постановления также играет важную роль разъяснение его резолютивной части, так как именно в ней формулируется основа исполнительного листа.
В соответствии со ст. 202 ГПК РФ в случае неясности решения суда, принявший его суд по заявлению лиц, участвующих в деле, судебного пристава-исполнителя вправе разъяснить решение суда, не изменяя его содержания.
Разъяснение решения суда допускается, если оно не приведено в исполнение и не истек срок, в течение которого решение суда может быть принудительно исполнено.
При этом в соответствии с п. 16 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 19.12.2003 № 23 «О судебном решении» суд не может под видом разъяснения изменить, хотя бы частично, существо решения, а должен только изложить его же в более полной и ясной форме.
Порядок разъяснения решения суда установлен ст. 203.1 ГПК РФ и не отличается от порядка исправления описок и явных арифметических ошибок.
Аналогичные нормы содержатся в ст. ст. 184, 185 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации.
1. После объявления решения суд, принявший решение по делу, не вправе отменить или изменить его.
2. Суд может по своей инициативе или по заявлению лиц, участвующих в деле, исправить допущенные в решении суда описки или явные арифметические ошибки.
(в ред. Федерального закона от 28.11.2018 N 451-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Утратил силу. — Федеральный закон от 28.11.2018 N 451-ФЗ.
(см. текст в предыдущей редакции)