Как оформить дубликат электронного больничного листа при ошибке

Когда и зачем нужен дубликат листка нетрудоспособности

В соответствии с п. 1 Приказа Минздрава РФ от 23.11.2021 № 1089н больничные листы (БЛ) выдают электронно. Работник получает на руки номер выданного документа для предоставления работодателю.

В отдельных случаях выдают бумажные формы (ст. 13 ФЗ № 255), если:

• сведения о гражданине составляют государственную тайну;
• в отношении лица реализуются меры государственной защиты.

По теме: порядок оплаты больничного для сотрудников МВД.

Ответ на вопрос, можно ли получить дубликат больничного, положительный, его оформляют в случаях:

• ошибок в первоначальном бланке;
• изменения причины нетрудоспособности;
• утери или порчи бумажной формы.

Сроков для обращения за бланками закон не устанавливает, поэтому ответ на вопрос, можно ли спустя два года выдать дубликат больничного, положительный. Такие ситуации происходят при запросах СФР, страховой организации.

Как выписать дубликат больничного листа

Для получения дубликата необходимо обратиться в медицинскую организацию, которая его оформила. В регистратуре запишитесь на прием к лечащему врачу или к заведующему отделением. Потребуется написать заявление на копию.

В медицинском учреждении созывают врачебную комиссию для решения вопроса, можно ли получить справку о больничном повторно, председатель комиссии — заведующий отделением или главный врач. Комиссия изучает причину обращения и выносит решение.

При положительном решении вот как сделать электронный дубликат больничного листа: медорганизация передает сведения о повторной выдаче в СФР, формирует новый бланк и передает его номер пациенту.

При оформлении бумажного документа порядок аналогичен: после передачи данных в СФР пациент получает на руки бумажный экземпляр.

Независимо от причин получения повторного бланка, за его получением обращается работник. Работодатель не вправе обратиться в медицинскую организацию, даже если он потерял или испортил бланк.

Если в выданной форме ошибка допущена и обнаружена врачом — заявление на повторную выдачу не требуется. О необходимости получить новый экземпляр медорганизация извещает работника. Если такой бланк уже направлен в СФР, а работодатель осуществил выплаты — необходимо направить новый бланк с пояснениями.

На вопрос, где взять копию больничного листа для страховой, ответов несколько:

1. У работодателя. Если работодатель сохранил бумажную форму или номер ЭЛН — он вправе выдать работнику копию.
2. В медицинской организации. Если у работодателя не сохранилось оригиналов, то обратитесь в медучреждение для получения копий.

Справка об утере листка нетрудоспособности

Медорганизация вправе запросить подтверждение от работодателя об утере оригинала. В этом случае работодатель оформляет письменное извещение в форме справки или делового письма на имя руководителя медорганизации.

Справку оформляют в свободной форме с указанием наименования работодателя и ФИО работника.

Это интересно: на сколько дней выдают больничный при различных заболеваниях.

Нюансы оформления документа

Вот что нужно знать о дубликате больничного листа:

1. Номер листка нетрудоспособности, взамен которого выдали новый бланк, необходимо вписать в соответствующее поле.

2. Необходимо поставить отметку о выдаче нового бланка.
3. Период нетрудоспособности отражают одной строкой как единый период.
4. Поля «дата выдачи» и «дата формирования» заполняют по фактическим датам (не задним числом). Допускается различия в этих датах — период формирования и выдачи могут не совпадать. Допустимо выдать новый БЛ в день формирования первичного БЛ.

Обратите внимание, что значимее: оригинал или дубликат БЛ — значение имеет повторный БЛ, поскольку в него включают актуальные данные в случае ошибок.

Какие документы понадобятся

Для оформления предоставьте в медорганизацию паспорт, полис ОМС и СНИЛС. На основании этих документов врач проверит выданный ранее БЛ.

Если замена требуется не из-за ошибки врача в заполнении формы, то потребуется заявление.

Читайте также: взимается ли НДФЛ с больничного листа.

Как составить заявление на новый БЛ

Единая форма заявления на получение дубликата больничного законом не установлена, его оформляют в свободной форме.

В заявлении указывают:

• ФИО пациента, СНИЛС, полис ОМС;
• наименование работодателя;
• дату нетрудоспособности;
• ФИО лечащего врача;
• причину обращения за новым бланком.

Образец:

Для избежания возможной потери электронного больничного листа необходимо знать, какого дубликата вам может потребоваться. В зависимости от причин нетрудоспособности могут понадобиться разные документы.

Для получения дубликата больничного листа вам понадобится оформить заявление в учреждение, выдавшее первоначальный больничный лист. Необходимо составить процедуры для выдачи документа и для его оформления.

Самые распространенные действия, которые могут привести к потере больничного листа, — это забывание его на рабочем месте, утеря в дороге, укрывание от работодателя. Необходимо учитывать нюансы, которые могут привести к утере, и предпринимать меры для их устранения.

В случае утери больничного листа вы можете оформить новый документ. Для этого вам нужно обратиться в медицинское учреждение с заявлением и справкой от врача. Также может потребоваться представление юридических документов.

В случае отказа от выдачи дублирующего больничного листа вам могут выписать документы, которые дублируют информацию о вашей нетрудоспособности. Это может быть справка от врача, выписка из медицинской карты и тому подобное.

Вместе с эти материалом часто ищут:

Как быть, если потеряли талон к электронному больничному

Вам оформили электронный листок нетрудоспособности, но вы потеряли (помяли, испортили) талон к нему? Что делать? Куда бежать?

Допустимые ошибки в больничном в 2022-2023 годах

Прежде всего отметим, что нижеследующее в статье касается только процедуры оформления больничных листов в бумажном виде. Они оформляются в отношении (ч. 28 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):

• работников, сведения о которых составляют государственную и иную тайну;
• лиц, в отношении которых реализуются меры государственной защиты.

С 2022 года работодатели никак не участвуют в оформлении электронных больничных.

В свою очередь, предприятия должны выполнять много обязанностей в части обеспечения оборота электронных больничных листков. Узнать больше об этом вы можете в экспертном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.

Все ошибки, которые допустит работодатель при заполнении своей части бумажного листка нетрудоспособности, необходимо исправлять, руководствуясь установленными законодательством правилами. Но есть и недочеты, наличие которых не приводит к необходимости корректировать информацию, отраженную в больничном. Например, если в нарушение требований соцстраха данные внесены не печатными буквами, а прописными. Или некоторые цифры или буквы вылезают за пределы ячеек. Главное требование — информация должна легко читаться.

Ознакомиться с примером отражения числовых показателей по расчету пособия в больничном вы можете в специальном материале от экспертов «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.

То же самое относится и к цвету чернил. Согласно п. 76 Условий и порядка оформления больничных, утвержденных приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н (далее — Условия), бланк можно заполнять только черной ручкой или с помощью компьютера. Это объясняется тем, что сам бланк изготовлен с несколькими степенями защиты, в том числе с содержанием синих волокон. При сканировании заполненного бланка защитные волокна и информация, нанесенная синей ручкой, сливаются.

Однако существует судебная практика (применимая и в случае с применением действующего законодательства по аналогии), подтверждающая, что, например, подписание больничного листа чернилами ненадлежащего цвета не является причиной для отказа в оплате по больничному листу (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2014 № А27-8345/2013).

В установленном порядке работнику и работодателю предоставляется доступ к данным по больничному листу.

Что делать, если работодатель испортил больничный

Согласно п. 85 Условий, если сотрудник организации допустил ошибку в заполнении граф бумажного листка нетрудоспособности, недопустимо использовать корректирующие средства. Для исправления ошибки следует зачеркнуть неверные данные и с обратной стороны бланка указать правильную информацию, которую необходимо заверить надписью «исправленному верить», подписью должностного лица и печатью (при наличии).

Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:
Если вы заполнили строку, которая должна оставаться пустой, ошибочную запись зачеркните, а на оборотной стороне больничного листа напишите, например:…
Пример надписи смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Что делать, если в больничном не указаны некоторые данные

Подобный сценарий крайне маловероятен в случае с заполнением электронных больничных — общеобязательных с 2022 года. Все необходимые для расчета пособий сведения так или иначе отражены в базах данных ФСС (с 01.01.2023 —  СФР), который предоставляет работодателям и медучреждениям программно-технические средства для работы с электронными больничными.

Вместе с тем при заполнении бумажного бланка могут наблюдаться упущения. В подобных случаях правомерно учитывать нижеследующее.

Отсутствие какой-то информации не всегда служит причиной для переоформления листка нетрудоспособности. Например, согласно информации ФСС «Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (вопрос-ответ)», приведенной на официальном сайте Фонда соцстраха, если в больничном неправильно указано наименование организации или оно вписано не полностью в разделе «Заполняется медорганизацией», это не приводит к выдаче дубликата при условии, что соответствующие сведения корректно приведены в разделе «Заполняется работодателем».

При этом если в больничном вовсе не указано место работы, то на этот счет однозначных разъяснений нет. Работодатель не имеет права заполнять ту часть бланка, которая предназначена для лечебных учреждений. А бланки с пустой графой в разделе для медучреждений о месте работы признаются заполненными с нарушением правил, что подтверждает и судебная практика (например, решение Кисловодского городского суда Ставропольского края от 29.01.2015 по делу № 2-88/2015). Но, с другой стороны, есть судебная практика, подтверждающая и обратную позицию, что неполное заполнение своей части бланка медучреждением не служит причиной для отказа физлицу в социальном пособии (например, апелляционное определение Челябинского областного суда от 12.05.2015 по делу № 11-4532/2015).

Сложившаяся практика говорит о том, что иногда медицинские учреждения оставляют незаполненным наименование работодателя, боясь сделать ошибку, потому как обычно сотрудники называют не название юрлица согласно уставу, а бренд компании или просто ошибаются в организационно-правовой форме своего предприятия. О сложностях оплаты пособий по таким больничным следует рассказать работникам, в отношении которых заполняются бумажные больничные, заранее и сообщить, что если в больничном не указано наименование организации, то предприятие не будет выплачивать по такому документу пособие. Для того чтобы предотвратить такие ситуации, рекомендуется выдавать сотрудникам справки с наименованием предприятия для представления в медучреждения при оформлении больничных.

О том, что делать, если был выдан дубликат, а реквизиты испорченного больничного уже отражены в продолжении листка нетрудоспособности, разъясняется во втором абзаце п. 3 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956. Приведенные там рекомендации не противоречат п. 76 Условий.

Медицинская организация должна снять копию с испорченного листка и на ней сделать отметку с номером нового больничного или оформить справку о выдаче дубликата больничного с указанием реквизитов старого листка нетрудоспособности.

Письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 указывает на недопустимость ситуаций, когда организация отказывается принять у сотрудника больничный лист по причине сомнений в его достоверности или в случае имеющейся ошибки. Соцстрах рекомендует обращаться в свои отделения за получением разъяснений.

Можно проверить корректность оформления электронного больничного на сайте ФСС.

Что делать, если больничный оформлен с ошибкой: в названии неверно указали форму собственности или неправильно указано наименование организации

Как уже отмечалось выше, если ошибку в наименовании организации допустило медицинское учреждение, необходимо руководствоваться следующими правилами:

• Если указанное с ошибкой наименование позволяет идентифицировать настоящего работодателя, такой больничный не считается испорченным.
• Если идентифицировать невозможно, необходимо направить сотрудника за дубликатом больничного в то медицинское учреждение, которое выдало первоначальный документ с ошибкой.
• Если поле «Место работы» медицинским учреждением заполнено не было, необходимо попросить сотрудника обратиться в медучреждение для дооформления больничного листа.

Но если ошибка в наименовании организации в больничном листе допущена работодателем, то необходимо внести исправления по установленным правилам.

Как вносить исправительные записи в больничный (примеры)

Как уже было отмечено выше, запись об исправлении ошибки вносится на обороте листка нетрудоспособности, а сама ошибка аккуратно зачеркивается. В таблице приведены примеры возможных исправлений.

Заметим, что Условия выдачи и оформления листков нетрудоспособности не устанавливают максимальное количество исправлений, которое работодатель может внести в листок нетрудоспособности на бумажном носителе.

Узнать больше о порядке исправления сведений по больничному вы можете из тематического материала в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.

Как исправить ошибку в электронном больничном

С 07.07.2017 по 31.12.2021 с согласия пациента медучреждения могли оформлять электронные больничные листы. С 2022 года — оформляют всегда. Как мы уже отметили выше, ошибки при его оформлении крайне маловероятны. Работодатель же не участвует в процедуре заполнения электронного больничного.

Не нужно просить работника в обязательном порядке предоставлять сведения о больничном работодателю.

Итоги

Алгоритм исправления ошибок в бумажном больничном листе, который с 2022 года составляется лишь для некоторых категорий работников, различен для медицинского учреждения и организации-работодателя. Работодатель должен вносить исправления в свой раздел бланка, но некоторые ошибки в заполнении больничного листа работодателем, а также небольшие недочеты не нуждаются в правках.