Как не допустить ошибок при проведении аудита - ErrorsMaster.ru - большая энциклопедия ошибок и их решений

Практика показывает: ни одна аудиторская проверка не обходится без выявления ошибок в ведении бухгалтерского или налогового учёта и составления финансовой отчётности. Конечно, часть ошибок возникает из-за банальной невнимательности, но тем не менее значительная часть является результатом неверной интерпретации нормативных актов или незнания последних изменений законодательства. Основываясь на нашей практике, мы представляем вам 10 наиболее часто встречающихся ошибок, выявляемых в ходе аудита, а также рекомендации наших аудиторов, которые помогут их избежать.

1. Недостаточный контроль за формированием форм бухгалтерской отчетности

Часто компании, применяющие программное обеспечение для автоматизации формирования бухгалтерской отчетности, не уделяют должного внимания контролю за полученным результатом. В такой отчетности возможны самые различные ошибки – от несущественных несоответствий данным учета до серьезных искажений.

Мы рекомендуем в обязательном порядке контролировать и проверять результат автоматического заполнения отчетных форм.

2. При формировании бухгалтерской отчетности искажаются показатели дебиторской и кредиторской задолженности (завышаются или занижаются)

Как правило, завышение показателей происходит из-за не проведенного своевременно зачета полученного или выплаченного аванса.

Занижение данных о дебиторской и кредиторской задолженности, как правило, происходит вследствие сворачивания задолженности по разным контрагентам. К таким случаям относится свернутое отражение задолженности перед сотрудниками компании по заработной плате или по подотчетным суммам. Встречаются случаи свернутого отражения задолженности по налогам или по взносам на социальное страхование.

Для целей корректного отражения дебиторской и кредиторской задолженности, мы рекомендуем контролировать своевременный зачет полученных/выплаченных авансов. Мы также рекомендуем контролировать отсутствие свернутой дебиторской и кредиторской задолженности по разным контрагентам в отчетности.

3. Компании не начисляют необходимые резервы – резерв по сомнительным долгам, резерв под обесценение материальных ценностей

В условиях кризиса некоторые компании отказались от начисления резервов полностью или стараются свести их величины к минимуму, ведь начисление резерва напрямую снижает показатель полученной в текущем периоде прибыли.

Напомним, что показатели бухгалтерской отчетности должны давать достоверное представление о финансовом состоянии организации. В случае наличия сомнительной дебиторской задолженности или запасов, которые морально устарели, и возможность их дальнейшей реализации вызывает сомнения, компании обязаны начислить соответствующие резервы в отчетности.

4. Компании начисляют отложенные налоговые активы в отчетности по налоговым убыткам без оценки возможности использования этого актива

По правилам налогового законодательства, компании вправе переносить налоговые убытки на будущее в течение 10 лет. Зачастую компании, даже такие, которые генерируют налоговые убытки из года в год, отражают отложенный налоговый актив в балансе, при этом не оценивая реальные возможности компании использовать накопленный налоговый убыток.

Согласно нормам бухгалтерского учета, отложенные налоговые активы признаются в отчетности при условии существования вероятности того, что компания получит налогооблагаемую прибыль в последующих отчетных периодах. В случаях, когда компании из года в год генерируют налоговые убытки, вероятность использования накопленного убытка в полном объеме весьма маловероятна. Следовательно, признание отложенного налогового актива по налоговому убытку не всегда правомерно, а в некоторых случаях может быть расценено как неправомерное завышение активов.

Мы рекомендуем компаниям отражать отложенные налоговые активы с учетом оценки финансовых перспектив и имеющихся прогнозов по налоговым результатам.

5. Неверно определяется дата оприходования материальных ценностей при импорте товаров

Очень часто при закупках материалов или товаров от иностранного поставщика, бухгалтерия отражает их приход в бухгалтерском учете на дату штампа таможенной службы «Выпуск разрешен». Обращаем внимание, что все активы организации должны быть оприходованы на дату перехода права собственности на них. Момент перехода права собственности, как правило, определяется соглашением сторон. Зачастую момент перехода права собственности приравнен к моменту перехода рисков, который, в свою очередь, переходит, как правило, в момент передачи товара от продавца перевозчику. Соответственно, на практике это означает, что именно на эту дату товары должны отражаться в учете.

Неверное определение даты отражения в учете товаров приводит к искажениям показателей отчетности, а также к неверному определению курса валюты, по которому должна отражаться стоимость товара.

Мы рекомендуем отражать приобретенные ценности по импортным договорам с учетом условий договоров о переходе права собственности.

6. Компании не отражают активы в составе объектов основных средств, по которым не перешло право собственности

В договорах покупки крупного оборудования, машин, даже объектов недвижимости может быть предусмотрена отсрочка платежа от нескольких месяцев до нескольких лет. При этом поставщик в целях подстраховки может предусмотреть переход права собственности на продаваемый объект только после получения полной оплаты за него. При этом акт приема-передачи объекта составляется сразу, компания использует основное средство в производственной деятельности.

В этом случае часто компании-покупатели отражают основное средство на забалансовых счетах, руководствуясь формальным отсутствием перехода права собственности, что является некорректным. В данном случае нам следует обратиться к нормам ПБУ 6/01 «Учет основных средств». Среди критериев признания объекта в качестве основного средства указаны стоимостная оценка свыше 100 тыс. руб., срок предполагаемого использования свыше 12 месяцев, способность приносить выгоду и готовность к эксплуатации. Условий о факте перехода права собственности ПБУ 6/01 не содержит.

Более того, общие принципы, на которых базируется учет и составление отчетности, требуют, чтобы отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности происходило исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой).

Мы рекомендуем отражать объекты в составе основных средств в соответствии с критериями, указанными в ПБУ 6/01, не дожидаясь формального перехода права собственности.

7. Компании не отражают расходы в бухгалтерском учете до получения первичных документов поставщиков

Бухгалтеры компаний часто не отражают в бухгалтерском учете расходы, руководствуясь отсутствием первичного документа от поставщика (например, акта по оказанным услугам). Во многих случаях такая позиция связана стремлением сблизить бухгалтерский учет и налоговый учет (ведь для налога на прибыль расходы нельзя признать в отсутствие первичных документов от контрагента). Учитывая, что на практике неполучение документов от поставщиков или их получение со значительным опозданием очень распространено, такой подход может привести к недоотражению значительной суммы расходов, относящейся к отчетному году, и как следствие к неправомерному завышению прибыли за отчетный год. При таком подходе финансовый результат искажается, и собственники компании вводятся в заблуждение завышенными прибыльными показателями.

Расходы подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета на дату выполнения условий их признания в соответствие с ПБУ «Расходы организации» 10/99. Согласно нормам данного ПБУ расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
сумма расхода может быть определена;
имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Как видно, среди условий признания расходов отсутствует наличие первичного документа от контрагентов.

Таким образом, в случаях, когда расходы фактически произведены, и вышеперечисленные условия выполняются, компании должны отразить расходы в учете. В ином случае, прибыль компании за отчётный год будет необоснованно завышена.

Мы рекомендуем компаниям на основании заключенных договоров анализировать фактически произведенные расходы. При выполнении вышеуказанных условий для признания расходов – мы рекомендуем компаниям составлять внутренний первичный документ, на основании которого расход будет отражен в учете. После получения первичного документа от контрагента, при необходимости в учет могут внесены изменения.

Такой подход обеспечит достоверное отражение финансовых результатов компании.

8. Компании выплачивают премии руководителю без получения письменного одобрения собственника

Зачастую выплата бонусов руководителю компании, прямо не предусмотренных условиями заключенного трудового договора, документально оформляется только приказом самого же руководителя. Такая позиция может повлечь претензии, во-первых, со стороны собственников (участников, акционеров) относительно факта выплаты или размера бонуса, во-вторых со стороны налоговых органов по вопросу обоснованности и документального подтверждения данных расходов.

В зависимости от условий заключенных трудовых договоров, а также от положений уставных документов, премирование руководителя может находится в рамках полномочий общего собрания участников (акционеров) или совета директоров.

Мы рекомендуем компаниям выплачивать премии руководителям только на основании прямого указания в трудовом договоре, а при его отсутствии – на основании решения участников (акционеров) или совета директоров.

9. Компании не отражают в составе доходов присужденные судом штрафы и неустойки

В соответствии с Налоговым кодексом России причитающиеся по решению суда суммы должны отражаться в составе внереализационных доходов на дату вступления в силу решения суда.

Зачастую в бухгалтерию компаний не поступает оперативная информация о статусе судебных процессов. Это приводит к тому, что компания не отражается в составе доходов присужденные судом суммы неустоек, штрафов и иных платежей, причитающихся к получению. Несвоевременное отражение таких доходов приводит к недоплате налога на прибыль.

Мы рекомендуем компаниям отслеживать результаты судебных процессов для своевременного отражения в учете их результатов.

10. Компании не применяют правила «тонкой капитализации» при расчете процентов по контролируемой задолженности

Компании не всегда контролируют условия, при которых полученные займы признаются контролируемыми для целей налогообложения. В частности, в случаях, когда российские компании, аффилированные по отношению к иностранным участникам российской компании, выступают поручителями по долговому обязательству перед неаффилированным займодавцем. Напоминаем, что в таких случаях, задолженность также признается контролируемой, и проценты по ней признаются в расходах в особом порядке.

Также зачастую компании не признают контролируемой задолженность при получении займов от «сестринских» иностранных компаний, не имеющих прямого или косвенного владения в капитале российской организации. Несмотря на то, что пока Налоговое законодательство не приравнивает такую задолженность к контролируемой, тенденции судебной практики свидетельствуют в пользу высокого налогового риска данной позиции, что может привести к значительным налоговым доначислениям.

Также важно отметить, что с 2017 года в понятие контролируемой задолженности внесены изменения на законодательном уровне, и начиная с 2017, к примеру, займ от сестринской компании будет признаваться контролируемым на основании положений Налогового кодекса.

Вы можете обратиться в компанию Awara для получения подробной и независимой экспертизы соблюдения правил ведения бухгалтерской или налоговой отчётности в Вашей компании. Ознакомьтесь со списком наших аудиторских услуг.

Контакты

info@awaragroup.com

+7 495 225-30-38 Москва
+7 812 244-75-49 Санкт-Петербург
+7 4822 63-00-62 Тверь

Источник

Как не допустить ошибок во время аудита

Сфера ритейла обязательно должна следовать трендам. Собственно, аудиты помогают в этом, приводят к тому, что магазины опережают своих конкурентов за счет анализа эффективности работы персонала, взаимодействия с клиентом.

Вместе с тем, при проведении проверок, даже опытные специалисты могут допускать ошибки. Рассмотрим типичные ошибки аудита.

Желание проверить все и сразу

В ритейле аудит может состоять из широкого спектра операций, стандартов. Он может включать в себя разные направления: маркетинг, розница и прочее. Поскольку работать с таким объемом информации сложно, то проверяющий может просто от усталости упустить из вида важное отклонение от нормы. Мало того, такие объемные работы приводят к тому, что к ним привлекается руководитель, персонал, что может негативно сказываться на качестве обслуживания.

При работе с большим объемом информации стоит минимизировать использование “ручного” труда. Тем более, что бумажные чек-листы могут быть потеряны, выброшены, могут неправильно вводится данные документы. Да и при “ручном” труде потребуется значительно больше времени для проверки.

Получение объективных результатов

На результат может повлиять личная неприязнь или излишняя снисходительность аудитора к руководителю.
Ошибки аудитора в ходе аудита из-за недостаточной компетенции проверяющего.
Отсутствие единых критериев для оценки. Каждый проверяющий может видеть ситуацию со своего ракурса, поэтому результат сложно назвать достоверным.
Нет никаких действий после проверки.

После проверки все магазины получают рекомендации, задачи по устранению нарушений. Актуальные проблемы учета анализа и аудита — отсутствие задач для исправления ситуации. В таком случае средства просто потрачены впустую. То же можно сказать и в том случае, если нарушения не устраняются.

Как не допустить эти проблемы аудита в сфере закупок, ритейла?

Необходимо использовать эффективные инструменты, оцифровывать процесс, предоставлять актуальные данные в режиме реального времени.
Обязательно следует наладить коммуникацию между офисом и торговым объектов, ставить задачи и отслеживать их выполнение.
Улучшить процесс проверки также поможет формирование миссии, целей и задач объекта. Это поможет создать стратегию и определить область, для которой важна проверка.

Преимущества внутреннего аудита и внешнего

Он поможет определить эффективность работы магазина, проверить его на соответствие стандартам, а также поможет найти решения для улучшения вашего бизнеса.

Источник

Индустрия ритейла непрерывно следует за постоянно меняющимися потребительскими трендами. Вполне очевидно, что анализ и повышение эффективности работы стремящейся к успеху компании должны стать ее второй натурой. Ведь благодаря регулярным аудитам магазинов легче анализировать клиентские впечатления от покупок, определять эффективность работы персонала и обеспечивать соответствие деятельности сотрудников корпоративным стандартам.

Однако при проведении проверок зачастую возникают ошибки, которые влияют на результаты самого аудита. В этой статье мы опишем наиболее частые проблемные ситуации, возникающие во время аудита, и покажем, как облачный сервис MD Audit способен их преодолеть.

Что может пойти не так при проведении аудита в ритейле?

«Ритейл-аудит» может выявить проблемы на уровне отдельного магазина или компании в целом и дать основу для внедрения новых процессов. А может оказаться пустой тратой времени, если подойти к его организации и проведению формально. Перечислим основные ошибки, которые могут повлиять на процесс и качество аудита.

Стремление проверить все и сразу

Аудит в ритейле может и должен состоять из мониторинга широкого спектра стандартов, операций из различных направлений: розницы, маркетинга, мерчандайзинга, HR и др. Однако не стоит при каждом посещении магазина пытаться проверить все и сразу.

Аудитор банально устанет, начнет упускать из вида отклонения от стандартов, как ненамеренно, так и специально, лишь бы поскорее закончить эту рутину. Мало того, при подобных проверках аудитору придется часто отвлекать директора и персонал, что неизбежно помешает работе магазина и может привести к снижению качества обслуживания клиентов, падению объема продаж.

Использование «ручного труда» при заполнении проверок, сборе данных и их анализе

При работе с большими объемами информации «ручной труд» малоэффективен и сопряжен с рисками:

сотрудникам приходится тратить больше 20% своего времени на рутинную работу;
бумажные чек-листы могут быть потеряны или случайно выброшены;
существует риск неправильного ввода данных, поскольку вероятность человеческой ошибки при ручном внесении данных составляет от 18% до 40% и так далее.

Проблема получения объективных и достоверных результатов по проверкам

Очевидно, что от аудита требуется достоверная информация, но по опыту сотрудников MD Audit, на деле оно выполняется далеко не всегда.

Излишняя предвзятость или снисходительность аудитора к директору магазина может повлиять на результаты аудита. В первом случае оценка может быть заниженной, во втором случае завышенной.
Недостаточная компетентность ревизоров тоже нередкий случай, когда результаты проверок заставляют сомневаться и требуются повторные аудиты с целью разрешения возникающих разногласий между участниками аудита.
Отсутствие четких единых критериев оценки. Такая ситуация приводит к тому, что два разных аудитора видят одну и ту же ситуацию по-разному. То, что один посчитает нормой, другой назовет нарушением, а в результате общая картина по всей компании окажется недостоверной.
Подложные данные аудита. В силу разных причин аудитор может просто не явиться на место проверки и составить «липовый» отчет.

Отсутствие действий после проведения аудита

После завершения аудита все магазины должны получать задачи на устранение выявленных нарушений. Это тоже может показаться очевидным утверждением, но в реальной жизни оно зачастую не выполняется.

Аудит проведен, нарушения выявлены, но задачи на исправление не поставлены. В результате ситуация в компании не меняется, а все силы и средства, затраченные на проведение аудита, пропадают впустую.
Задачи на устранения нарушений поставлены, но никто не контролирует процесс их выполнения. Результат практически такой же, как и в первом случае, потому что директора магазинов скорее всего сперва отложат выполнение несрочной задачи, а потом могут о ней и вовсе забыть.

Используйте только эффективные и технологичные инструменты аудита

Оцифровав процесс аудита, вы сможете получать данные в режиме реального времени, планировать проведение проверок, наладить прозрачную коммуникацию между магазинами и центральным офисом, ставить задачи и отслеживать их выполнение. Все это возможно с использованием системы MD Audit.

В системе имеются следующие инструменты, которые помогут вам выполнять быстрые и эффективные аудиты.

Электронные чек-листы

Они заменят не только бумажные чек-листы, но и электронные таблицы. Их использование сведет к минимуму риски возникновения ошибок, потери информации и предвзятого отношения. Результаты прохождения аудита доступны для анализа сразу же после завершения проверки. Более того, аудитор может добавлять фотографии в подтверждение своих выводов.

Используя чек-листы в системе MD Audit для контроля качества работы охранных компаний, торговая сеть MODIS снизила расходы на охрану торговых объектов на 7,5%.

Рис. 1. Интерфейс мобильного приложения MD Audit

Система аналитики

С помощью многофакторной системы аналитики MD Audit, вы будете получать достоверную актуальную информацию в реальном времени, а значит, без задержек сможете увидеть неэффективные бизнес-процессы и сразу же принять решение о том, как исправить текущую ситуацию.

Рис. 2. Интерфейс модуля «Аналитика» в системе MD Audit

Задачи

Чтобы воплотить свои решения в жизнь нужно ставить задачи персоналу и контролировать их выполнение. В цифровом виде все задачи упорядочены, система автоматически отправляет исполнителям напоминания и позволяет в динамике отслеживать их исполнительную дисциплину.

Используя модуль задач MD Audit, компания ZENDEN увеличила исполнительную дисциплину по всей своей торговой сети с 50% до 96%.

Рис. 3. Интерфейс модуля «Задачи» в системе MD Audit

Фотоотчеты

Фотоотчеты — это особый вид контроля, в том числе и удаленного, особо востребованный мерчандайзерами. Одно из основных преимуществ фотоотчетов MD Audit — гарантия достоверности фотографий. Сотрудник просто не сможет приложить фотографии, сделанные заранее, так как в MD Audit есть возможность запрета на использование изображений из галереи мобильного устройства. В этом случае пользователь будет обязан делать фотографию непосредственно в приложении в момент проверки.

Для удобства работы в MD Audit предусмотрена возможность создания внутри фотоотчета категорий, например зон в магазине одежды. Благодаря этому фотоотчеты легче структурировать, проверять отдельные категории и при необходимости создавать претензии. В системе также встроен фоторедактор, чтобы можно было отмечать выявленные нарушения прямо на фотографии. Это упрощает коммуникацию между сотрудниками, понимание требований и экономит время.

Все фотографии хранятся в облачном хранилище и не занимают места на вашем компьютере или мобильном устройстве. При необходимости, вы всегда можете выгрузить необходимые фотографии на свой жесткий диск. Все фотографии структурированы: по дате, названию фотоотчета, магазину.

Однако фотоотчеты удобны и для решения других задач. Например, с их помощью сеть ресторанов быстрого питания Burger King наладила контроль качества работы подрядчиков — клининговых компаний и сократила эту статью расходов на 9%.

Рис. 4. Интерфейс модуля «Фотоотчеты» в системе MD Audit

Опросы

Не всю информацию можно получить с помощью чек-листов. Например, собрать данные по товарным остаткам по всей торговой сети или провести опрос персонала на предмет знания корпоративных стандартов. Эта задача решается с помощью опросов. Вместо того, чтобы отправлять по всем магазинам анкеты и ожидать, когда они будут заполнены, достаточно создать в MD Audit опрос и получить его результаты в течение одного дня.

Например, бренд Amway благодаря использованию модуля «Опросы» собирает статистическую информацию о бракованном товаре в своих торговых точках, распределенных по разным городам России всего в один клик.

Рис. 5. Интерфейс мобильного приложения MD Audit

Видеозвонки

Видеозвонки MD Audit упрощают процесс взаимодействия между сотрудниками компании. К примеру, руководитель изучает отчет по динамике исполнительной дисциплины и видит низкие показатели у одного из директоров. Раньше, чтобы задать этому сотруднику несколько вопросов приходилось переключаться в телефонную книгу. В MD Audit же можно прямо в интерфейсе отчета выбрать этого директора и нажать кнопку звонка.

Но видеозвонки не ограничивается лишь коммуникативной функцией. С их помощью можно «проводить» проверки, не выходя из офиса — в режиме видеосвязи. В процессе такой проверки можно сделать снимок экрана, чтобы зафиксировать нарушение стандарта, а после завершения — по горячим следам побеседовать с директором магазина и предоставить ему обратную связь.

Рис. 6. Интерфейс модуля «Видеозвонок» в системе MD Audit

Что еще можно сделать, чтобы улучшить процесс аудита в ритейле?

Определите миссию, цели и задачи своей розничной сети

Сформируйте видение того, как должен будет выглядеть ваш бизнес через 3–5 лет. Это поможет при разработке стратегии и определении четких шагов по их реализации. На этом же этапе определите корпоративные стандарты, которые помогут в достижении поставленных целей.

Но основе стратегии вы сможете определить области, которые в первую очередь нуждаются в проведении аудита, а на основе стандартов — разработать чек-листы. Аудит должен определить, работает ли магазин, сеть в соответствии со стандартами и какие действия по улучшениям необходимо предпринять.

Сформируйте аудиторские группы

Чтобы получить максимально полный и объективный результат от процесса аудита, рассмотрите возможность включения в состав аудиторских групп специалистов из разных направлений деятельности компании.

Руководители. Большинство руководителей из разных департаментов компании, региональные, дивизиональные управляющие достаточно осведомлены о корпоративных регламентах и процедурах, поскольку они участвуют в их разработке. В составе аудиторской группы они смогут должным образом оценить качество исполнения процессов, стандартов в рамках своей предметной области.
Внутренние аудиторы (отдел контроля качества, отдел внутреннего аудита компании). Это компетентные специалисты в разных направлениях деятельности компании, обладающие обширным опытом проведения аудитов и часто не имеющие прямого отношения к управлению магазинами, что позволяет им быть максимально объективными при оценке магазинов на предмет качества исполнения процессов.
HR специалисты могут помочь в процессе внедрения концепции аудита формировать лояльность у персонала сети. Правильно объяснять сотрудникам цели, задачи процесса контроля качества стандартов, разрешать спорные и конфликтные ситуации, разрабатывать программы индивидуального и корпоративного обучения, системы мотивации.

Проводите аудиты эффективно и побеждайте в конкурентной борьбе

Вернемся к тому, с чего мы начали. Успешной может оставаться лишь та компания, которая следит за изменением окружающей ситуации и потребностями потребителей, а без регулярных аудитов это невозможно. Следовательно, выигрывает тот, кто проводит аудиты быстрее, эффективнее с использованием современных цифровых инструментов, таких как MD Audit.

Источник

Отсутствие резервов

Как известно, мир быстро меняется и нужно быть готовым к любому повороту событий. Чтобы смягчить последствия от неизвестности, всем компаниям рекомендуется формировать резервы.

Резервы по сомнительным долгам

Часто при аудиторских проверках обнаруживается просроченная дебиторская задолженность. Контрагент не платит, хотя по договору был обязан сделать это еще несколько месяцев назад. При этом компания не предпринимает каких-либо мер по взысканию или предпринимает, но они не приносят результата. Возможно, что покупатель даже находится в стадии банкротства или у него арестованы счета за неуплату налогов.

Такие виды задолженности принято относить к сомнительным долгам, т. е. вероятность того, что по ним будет произведен расчет, вы получите свои деньги за поставленный товар или услугу, крайне мала. В таком случае компания должна создавать соответствующий резерв, чтобы можно было списать, например, дебиторскую задолженность по контрагентам, исключенным из базы ЕГРЮЛ, на прочие расходы.

Так вы обезопасите себя и свою компанию от «хвостов» по задолженностям и сложностей по их списанию. Конечно, лучший совет здесь — не работать с сомнительными контрагентами, но он не всегда работает.

Резервы на отпуска

По закону не создавать такие резервы могут только малые предприятия на упрощенке, все остальные заранее должны позаботиться о том, откуда будут браться средства на ежегодные оплачиваемые отпуска. Это позволяет более равномерно признавать затраты в учете.

Отсутствие резервов не всегда ошибка. Возможно, что компания применяет упрощенные методы учета и не использует их. Но тогда это должно быть указано в учетной политике. Если такого указания аудитор не найдет — напишет замечание.

Если же действительно произошла ошибка и резервы должны были создаваться,то компании придется восстановить правильный порядок в учете, что, вероятно, отразится и на уже сданной отчетности — придется вносить исправления.

Подписание документов неуполномоченным лицом

Казалось бы, прописная истина — отчетность и другие документы подписывает только тот, кто имеет на это право. Но до сих пор неправомерные подписи не выходят из топа ошибок, обнаруженных аудиторами при проверках.

Чаще всего проблемы с подписями находят в счетах-фактурах, накладных и актах — первичке, которую порой подписывает любой свободный сотрудник. Но по закону у него должно быть право на подпись — основанием может быть доверенность или приказ. Кроме того, нужно следить за сроками действия таких документов.

Например, если срок доверенности закончился 1 марта, то 3-го марта сотрудник уже не может ссылаться на эту доверенность при подписи документов.

Отправьте заявку на консультацию по вопросам аудита бухгалтерского учета и отчетности компанией IAS

Подать заявку

Неправильное ведение забалансового учета

Забалансовые счета необходимы организации для управления и учета остатков, которые не включаются в основной бухгалтерский баланс.

Чаще всего забалансовые счета используются для учета находящихся в аренде основных средств или материальных ценностей, стоимость которых в учете уже списана, а сами вещи еще используются.

Это, например, недорогой инструмент, принтеры, калькуляторы, мелкая бытовая техника.

Аудиторы спешат напомнить, что правила учета и инвентаризации имущества распространяются, в том числе и на забалансовые счета. КоАП предусматривает административную ответственность за искажение отчетности, к которой привела неверная информация на забалансе.

При привлечении главного бухгалтера к ответственности за искажение учета и отчетности в соответствии со ст. 15.11 КоАП на него может быть наложен штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном аналогичном нарушении в течение года размер штрафа составляет уже от 10 до 20 тысяч рублей.

Некорректное отражение займов

Предприятие может выдавать займы другим предприятиям или собственным сотрудникам, займы могут выдаваться на долгий срок или короткий, а также быть беспроцентными или процентными.

В зависимости от категории займа важно вести их учет на разных счетах. Выданные процентные займы являются финансовым вложением и должны отражаться на счете 58.3. Беспроцентные займы, выданные другим компаниям, необходимо аккумулировать на 76 счете. Займы, выданные сотрудникам, найдут свое отражение на счете — 73.

Грубой ошибкой будет вести учет всех займов на одном счете.

Свернутое отражение задолженностей (как кредиторской, так и дебиторской)

Учет задолженностей является наиболее уязвимым местом в бухгалтерском учете, особенно если в организации много контрагентов, которые являются одновременно и покупателями, и поставщиками. Иногда у бухгалтера возникает соблазн «свернуть» сальдо и отражать только общие остатки в отчетности.

Между тем зачет между статьями активов и пассивов, прибылей и убытков недопустим в большинстве случаев. Вести учет и формировать кредиторскую и дебиторскую задолженность необходимо в разрезе аналитики (по заказчикам, сделкам / договорам и т. д.). Проще говоря, по таким счетам как 60, 62, 76 и др. нужно рассматривать развернутое сальдо по субсчетам.

К примеру, вы имеете по одному и тому же контрагенту дебиторскую задолженность за реализованные товары по одному договору в сумме 100 000 рублей и кредиторскую задолженность в размере полученных авансов по другому в сумме 500 000 рублей.

Если взять только сальдо по данному контрагенту, то выходит, что вы должны ему 400 тысяч. Но в отчетности долг будет разделен. Часть его должна быть отражена в качестве дебиторки (100 тысяч) и часть в виде кредиторской задолженности (500 тысяч) и это будут разные разделы баланса.

В соответствии с ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» не допускается в бухгалтерской отчетности зачет между статьями активов и пассивов, статьями прибылей и убытков, кроме случаев, когда такой зачет предусмотрен соответствующими положениями по бухгалтерскому учету. Для того чтобы можно было вести «свернутый учет» необходимо письменное заявление контрагента о зачете денежного требования.

Т. е. если вы обратитесь к покупателю и предложите зачесть его долг за счет полученного аванса по другому договору, получите согласие, подпишете акт зачета, то тогда в вашем учете будет только кредиторка на сумму 400 тысяч.

Некорректное применение налоговых льгот

Налоговые льготы очень удобный инструмент, которым охотно пользуются все предприниматели, однако, важно следить за изменениями в законодательстве, а не применять их по накатанной. Возможно, с текущего периода вы утратили возможность применения налоговой льготы, т. к. среднесписочная численность ваших сотрудников выросла или наоборот, законодательство изменилось, а вы не обратили внимание.

Регулярно аудиторы находят ошибки в таком применении налоговых льгот по «накатанной».

Договоры с сомнительными контрагентами

Вначале мы уже писали про резервы, которые нужно создавать по возможным сомнительным долгам. Чтобы их избежать, необходимо тщательно проверять контрагентов на надежность.

Большое число онлайн-сервисов позволяет проверить все ключевые параметры партнеров — начиная с ЕГРЮЛ и отчетности, заканчивая имеющимися судебными делами. На основании этой информации вы делаете выводы — работать с таким контрагентом или нет.

К тому же работа с сомнительными контрагентами повышает риск для вашего предприятия попасть в список для выездной налоговой проверки или получить доначисление по налогу на прибыль и НДС именно из-за сотрудничества с такими недобросовестными поставщиками и клиентами.

Заказать процедуру обязательного аудита от компании IAS можно прямо сейчас.

Нет первичной документации

Проблема всех бухгалтеров — получить от менеджеров первичку. Они ее обязательно принесут — «завтра», — а без первичных документов принимать ничего к учету нельзя. Любой проверяющий обратит на это внимание. Поэтому важно отладить документооборот в компании.

Еще одна проблема — недостаточно подтверждающих документов.

Например, в организации есть положение о премировании и сотрудники регулярно получают премии, но при этом, расчетов по премиям нет, как сформировались суммы (разные для каждого работника) — неясно. Это тоже грубое нарушение.

При проверке ФНС это может быть истрактовано как отсутствие первичных бухгалтерских документов. За это НК предусматривает штрафы для должностных лиц от 5 до 10 тысяч рублей при однократном нарушении и от 10 до 20 тысяч рублей при повторном.

Компания IAS

Аутсорсинг бухгалтерии от профессионалов. 30 лет на рынке финансовых услуг

Стремление проверить все и сразу

Использование «ручного труда» при заполнении проверок, сборе данных и их анализе

При работе с большими объемами информации «ручной труд» малоэффективен и сопряжен с рисками:

сотрудникам приходится тратить больше 20% своего времени на рутинную работу;
бумажные чек-листы могут быть потеряны или случайно выброшены;
существует риск неправильного ввода данных, поскольку вероятность человеческой ошибки при ручном внесении данных составляет от 18% до 40% и так далее.

Проблема получения объективных и достоверных результатов по проверкам

Излишняя предвзятость или снисходительность аудитора к директору магазина может повлиять на результаты аудита. В первом случае оценка может быть заниженной, во втором случае завышенной.
Недостаточная компетентность ревизоров тоже нередкий случай, когда результаты проверок заставляют сомневаться и требуются повторные аудиты с целью разрешения возникающих разногласий между участниками аудита.
Отсутствие четких единых критериев оценки. Такая ситуация приводит к тому, что два разных аудитора видят одну и ту же ситуацию по-разному. То, что один посчитает нормой, другой назовет нарушением, а в результате общая картина по всей компании окажется недостоверной.
Подложные данные аудита. В силу разных причин аудитор может просто не явиться на место проверки и составить «липовый» отчет.

Отсутствие действий после проведения аудита

Аудит проведен, нарушения выявлены, но задачи на исправление не поставлены. В результате ситуация в компании не меняется, а все силы и средства, затраченные на проведение аудита, пропадают впустую.
Задачи на устранения нарушений поставлены, но никто не контролирует процесс их выполнения. Результат практически такой же, как и в первом случае, потому что директора магазинов скорее всего сперва отложат выполнение несрочной задачи, а потом могут о ней и вовсе забыть.

Используйте только эффективные и технологичные инструменты аудита

В системе имеются следующие инструменты, которые помогут вам выполнять быстрые и эффективные аудиты.

Электронные чек-листы

Рис. 1. Интерфейс мобильного приложения MD Audit

Система аналитики

Рис. 2. Интерфейс модуля «Аналитика» в системе MD Audit

Задачи

Рис. 3. Интерфейс модуля «Задачи» в системе MD Audit

Фотоотчеты

Рис. 4. Интерфейс модуля «Фотоотчеты» в системе MD Audit

Опросы

Рис. 5. Интерфейс мобильного приложения MD Audit

Видеозвонки

Рис. 6. Интерфейс модуля «Видеозвонок» в системе MD Audit

Что еще можно сделать, чтобы улучшить процесс аудита в ритейле?

Определите миссию, цели и задачи своей розничной сети

Сформируйте аудиторские группы

Руководители. Большинство руководителей из разных департаментов компании, региональные, дивизиональные управляющие достаточно осведомлены о корпоративных регламентах и процедурах, поскольку они участвуют в их разработке. В составе аудиторской группы они смогут должным образом оценить качество исполнения процессов, стандартов в рамках своей предметной области.
Внутренние аудиторы (отдел контроля качества, отдел внутреннего аудита компании). Это компетентные специалисты в разных направлениях деятельности компании, обладающие обширным опытом проведения аудитов и часто не имеющие прямого отношения к управлению магазинами, что позволяет им быть максимально объективными при оценке магазинов на предмет качества исполнения процессов.
HR специалисты могут помочь в процессе внедрения концепции аудита формировать лояльность у персонала сети. Правильно объяснять сотрудникам цели, задачи процесса контроля качества стандартов, разрешать спорные и конфликтные ситуации, разрабатывать программы индивидуального и корпоративного обучения, системы мотивации.

Проводите аудиты эффективно и побеждайте в конкурентной борьбе

Источник

Отсутствие резервов

Резервы по сомнительным долгам

Так вы обезопасите себя и свою компанию от «хвостов» по задолженностям и сложностей по их списанию. Конечно, лучший совет здесь — не работать с сомнительными контрагентами, но он не всегда работает.

Резервы на отпуска

Подписание документов неуполномоченным лицом

Отправьте заявку на консультацию по вопросам аудита бухгалтерского учета и отчетности компанией IAS

Подать заявку

Неправильное ведение забалансового учета

Это, например, недорогой инструмент, принтеры, калькуляторы, мелкая бытовая техника.

При привлечении главного бухгалтера к ответственности за искажение учета и отчетности в соответствии со ст. 15.11 КоАП на него может быть наложен штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном аналогичном нарушении в течение года размер штрафа составляет уже от 10 до 20 тысяч рублей.

Некорректное отражение займов

Грубой ошибкой будет вести учет всех займов на одном счете.

Свернутое отражение задолженностей (как кредиторской, так и дебиторской)

К примеру, вы имеете по одному и тому же контрагенту дебиторскую задолженность за реализованные товары по одному договору в сумме 100 000 рублей и кредиторскую задолженность в размере полученных авансов по другому в сумме 500 000 рублей.

Если взять только сальдо по данному контрагенту, то выходит, что вы должны ему 400 тысяч. Но в отчетности долг будет разделен. Часть его должна быть отражена в качестве дебиторки (100 тысяч) и часть в виде кредиторской задолженности (500 тысяч) и это будут разные разделы баланса.

Некорректное применение налоговых льгот

Регулярно аудиторы находят ошибки в таком применении налоговых льгот по «накатанной».

Договоры с сомнительными контрагентами

Заказать процедуру обязательного аудита от компании IAS можно прямо сейчас.

Нет первичной документации

Еще одна проблема — недостаточно подтверждающих документов.

Компания IAS

Аутсорсинг бухгалтерии от профессионалов. 30 лет на рынке финансовых услуг

Источник

05.02.2018

В соответствии с положениями ст. 160.2-1 БК РФ главные распорядители (распорядители) бюджетных средств, главные администраторы (администраторы) доходов бюджета, главные администраторы (администраторы) источников финансирования дефицита бюджета (их уполномоченные должностные лица) обязаны осуществлять внутренний финансовый контроль и внутренний финансовый аудит. Федеральное казначейство, органы государственного (муниципального) финансового контроля, являющиеся органами (должностными лицами) исполнительной власти субъектов РФ (местных администраций), проводят анализ осуществления главными администраторами бюджетных средств внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита (ст. 157 БК РФ). Далее мы рассмотрим основные недостатки и нарушения, выявляемые в ходе такого анализа.

Внутренний финансовый контроль

В ходе осуществляемого главными администраторами бюджетных средств внутреннего финансового контроля выявляются следующие недостатки и нарушения.

Ошибки, допускаемые при организации внутреннего финансового контроля. К данной группе относятся следующие нарушения и недостатки:

1. Не исполняются бюджетные полномочия по осуществлению внутреннего финансового контроля. В силу положений Бюджетного кодекса внутренний финансовый контроль обязаны осуществлять:

– главные распорядители (распорядители) бюджетных средств;
– главные администраторы (администраторы) доходов бюджета;
– главные администраторы (администраторы) источников финансирования дефицита бюджета.

Таким образом, если орган государственной власти не является главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств, главным администратором (администратором) доходов бюджета или главным администратором (администратором) источников финансирования дефицита бюджета, внутренний финансовый контроль он осуществлять не должен. В свою очередь, если орган государственной власти относится к одной из указанных категорий, он обязан осуществлять внутренний финансовый контроль в отношении самого себя и в отношении подведомственных ему распорядителей, администраторов и получателей бюджетных средств.

Правила осуществления названными органами (лицами) внутреннего финансового контроля установлены Постановлением Правительства РФ от 17.03.2014 № 193 «Об утверждении Правил осуществления главными распорядителями (распорядителями) средств федерального бюджета, главными администраторами (администраторами) доходов федерального бюджета, главными администраторами (администраторами) источников финансирования дефицита федерального бюджета внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита и о внесении изменения в пункт 1 Правил осуществления ведомственного контроля в сфере закупок для обеспечения федеральных нужд, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 февраля 2014 г. № 89» (далее – Правила № 193). Кроме того, следует руководствоваться Методическими рекомендациями по осуществлению внутреннего финансового контроля, утвержденными Приказом Минфина РФ от 07.09.2016 № 356.

Ответственность за организацию внутреннего финансового контроля несет руководитель или заместитель руководителя главного администратора (администратора) средств федерального бюджета, курирующий структурные подразделения главного администратора (администратора) средств федерального бюджета, в соответствии с распределением обязанностей (п. 16 Правил № 193). Проверяющие обязательно потребуют документ, которым указанная ответственность установлена.

2. Не разработан порядок внутреннего контроля. С целью организации внутреннего финансового контроля должен быть разработан и утвержден порядок внутреннего финансового контроля, предусматривающий положения, регулирующие:

– формирование, утверждение и актуализацию карт внутреннего финансового контроля (п. 15 Правил № 193);
– ведение, учет и хранение регистров (журналов) внутреннего финансового контроля (п. 23 Правил № 193). Также отметим, что должен быть установлен перечень должностных лиц (должностей), ответственных за ведение регистров (журналов) внутреннего финансового контроля;
– составление и представление отчетности о результатах внутреннего финансового контроля.

3. В должностных регламентах отсутствуют положения, определяющие полномочия по осуществлению внутреннего финансового контроля. Напомним, что должностные лица подразделений главного администратора (администратора) средств федерального бюджета осуществляют внутренний финансовый контроль в соответствии с их должностными регламентами в отношении внутренних бюджетных процедур, указанных в п. 4 Правил № 193.

4. Не установлена периодичность представления руководителю главного администратора средств (либо его заместителю) информации о результатах внутреннего финансового контроля и фактически не осуществляется ее передача (п. 24 Правил № 193).

5. Отсутствует правовой акт, устанавливающий порядок составления отчетности о результатах внутреннего финансового контроля (п. 27 Правил № 193).

6. Не используется специализированное прикладное программное обеспечение в целях автоматизации внутреннего финансового контроля (п. 7, 23 Правил № 193).

Ошибки при подготовке к проведению внутреннего финансового контроля. К данной группе относятся следующие недостатки:

1. Внутренний финансовый контроль осуществляется не во всех структурных подразделениях главного администратора средств, ответственных за выполнение внутренних бюджетных процедур (п. 3 Правил № 193). На практике нередки случаи, когда главными администраторами определено одно должностное лицо, осуществляющее внутренний финансовый контроль.

2. Проведение внутреннего финансового контроля в отношении бюджетных и автономных учреждений. Исходя из положений Бюджетного кодекса и Правил № 193 внутренний финансовый контроль главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств, главным администратором (администратором) доходов бюджета, главным администратором (администратором) источников финансирования дефицита бюджета осуществляется в отношении самих себя и подведомственных им распорядителям, администраторам и получателям бюджетных средств.

Исходя из положений ст. 6 и п. 1 ст. 152 БК РФ бюджетные и автономные учреждения не являются главными администраторами бюджетных средств, администраторами бюджетных средств, получателями бюджетных средств и не относятся к участникам бюджетного процесса. С учетом вышеизложенного, поскольку ни бюджетные, ни автономные учреждения (за исключением отдельных случаев) не являются участниками бюджетного процесса, положения БК РФ о порядке ведения внутреннего финансового контроля на них не распространяются, и такие проверки в отношении них не должны осуществляться.

3. Отсутствуют перечни операций (действий по формированию документов, необходимых для выполнения внутренней бюджетной процедуры) в структурных подразделениях главного администратора средств, ответственных за выполнение внутренних бюджетных процедур. Напомним, что процесс формирования (актуализации) карты внутреннего финансового контроля включает следующие этапы (п. 11 Правил № 193):

– анализ предмета внутреннего финансового контроля в целях определения применяемых к нему методов контроля и контрольных действий (далее – процедуры внутреннего финансового контроля);
– формирование перечня операций (действий по формированию документов, необходимых для выполнения внутренней бюджетной процедуры) с указанием необходимости или отсутствия необходимости проведения контрольных действий в отношении отдельных операций.

4. Не производится оценка вероятности возникновения событий, негативно влияющих на выполнение внутренних бюджетных процедур (далее – бюджетные риски), при принятии решения о включении операций из перечня операций в карту внутреннего финансового контроля (пп. «б» п. 25 Правил № 193).

5. Отсутствуют утвержденные карты внутреннего финансового контроля. Напомним, что карта внутреннего финансового контроля является подготовительным к проведению внутреннего финансового контроля документом, содержащим по каждому отражаемому в нем предмету внутреннего финансового контроля данные о должностном лице, ответственном за выполнение операции (действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры), периодичности выполнения операции, должностных лицах, осуществляющих контрольные действия в ходе самоконтроля и (или) контроля по уровню подчиненности (подведомственности), а также периодичности контрольных действий.

Составление карты внутреннего финансового контроля возлагается на подразделение, ответственное за результаты выполнения внутренних бюджетных процедур.

Утверждение карт внутреннего финансового контроля осуществляется руководителем (заместителем руководителя) главного администратора (администратора) бюджетных средств и (или) получателя бюджетных средств.

В силу п. 10 Правил № 193 в карте внутреннего финансового контроля по каждому отражаемому в нем предмету внутреннего финансового контроля должны быть указаны данные:

– о должностном лице, ответственном за выполнение операции (действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры);
– о периодичности выполнения операции;
– о должностных лицах, осуществляющих контрольные действия;
– о методах контроля;
– о периодичности осуществления контроля;
– о способах проведения контрольных действий.

6. Не проводится актуализация карты внутреннего финансового контроля. Карта внутреннего финансового контроля составляется при ее формировании и (или) актуализации. Актуализация (формирование) карт внутреннего финансового контроля осуществляется не реже одного раза в год. В силу п. 14 Правил № 193 актуализация карт проводится:

– до начала очередного финансового года;
– при принятии решения руководителем (заместителем руководителя) главного администратора (администратора) средств федерального бюджета о внесении изменений в карты внутреннего финансового контроля;
– в случае внесения изменений в нормативные правовые акты, регулирующие бюджетные правоотношения, определяющих необходимость изменения внутренних бюджетных процедур.

Недостатки при проведении внутреннего финансового контроля. Сюда можно отнести следующие ошибки:

1. При осуществлении внутреннего финансового контроля не соблюдаются требования, установленные картами контроля:

– к периодичности контрольных действий;
– к методам контроля;
– к способам проведения контрольных действий.

2. Нарушаются требования при ведении регистров (журналов) внутреннего финансового контроля:

– журналы ведутся не всеми структурными подразделениями, ответственными за выполнение внутренних бюджетных процедур;
– журналы не содержат информацию о недостатках и нарушениях, выявленных при исполнении внутренних бюджетных процедур;
– журналы не содержат сведения о причинах рисков возникновения нарушений, недостатков;
– журналы не содержат сведения о предлагаемых мерах по устранению выявленных нарушений, недостатков;
– не осуществляется учет журналов в порядке, установленном главным администратором средств;
– не соблюдается порядок хранения журналов.

3. Руководителем (заместителем руководителя) главного администратора средств не принимаются меры по итогам рассмотрения результатов внутреннего финансового контроля решения с указанием сроков их выполнения (п. 25 Правил № 193). Кроме того, при принятии решений по итогам рассмотрения результатов внутреннего финансового контроля не учитывается информация из следующих источников:

– акты, заключения, представления и предписания органов государственного финансового контроля;
– отчеты внутреннего финансового аудита.

Внутренний финансовый аудит

При осуществлении внутреннего финансового аудита помимо Правил № 193 нужно руководствоваться Методическими рекомендациями по осуществлению внутреннего финансового аудита, утвержденными Приказом Минфина РФ от 30.12.2016 № 822 (далее – Методические рекомендации).

Организация внутреннего финансового аудита.

1. Не исполняются бюджетные полномочия по осуществлению внутреннего финансового контроля. Субъектом внутреннего финансового аудита является уполномоченное на его осуществление подразделение главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств, главного администратора (администратора) доходов бюджета, источников финансирования дефицита бюджета (как обособленное, так и в составе другого структурного подразделения). Должностное лицо субъекта внутреннего финансового аудита не может изучать проведенные им операции (действия по формированию документов, необходимых для выполнения внутренних бюджетных процедур).

Субъект внутреннего финансового аудита подчиняется непосредственно и исключительно руководителю главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств, главного администратора (администратора) доходов бюджета, источников финансирования дефицита средств федерального бюджета.

Таким образом, внутренний финансовый аудит должен осуществляться структурными подразделениями и (или) уполномоченными должностными лицами главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств, главного администратора (администратора) доходов бюджета, источников финансирования дефицита средств федерального бюджета, наделенными полномочиями по осуществлению внутреннего финансового аудита.

2. Не установлены полномочия подразделения по осуществлению внутреннего финансового аудита. Согласно п. 28 Правил № 193 внутренний финансовый аудит должен производиться структурными подразделениями и (или) уполномоченными должностными лицами, работниками главного администратора (администратора) средств федерального бюджета, наделенными полномочиями по осуществлению такого аудита, на основе функциональной независимости.

Ответственность за организацию внутреннего финансового аудита несет руководитель главного администратора бюджетных средств, администратора бюджетных средств.

Напомним, что в целях организации проведения внутреннего финансового аудита руководители главных администраторов (администраторов) бюджетных средств обеспечивают выполнение следующих действий:

– корректировка своей организационной структуры в целях формирования субъекта внутреннего финансового аудита;
– закрепление распределения полномочий и ответственности по организации и осуществлению внутреннего финансового аудита правовым актом главного администратора (администратора) бюджетных средств, разработка и утверждение должностных регламентов и инструкций сотрудников, осуществляющих внутренний финансовый аудит;
– включение в должностные регламенты квалификационных требований к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей сотрудников, организующих и осуществляющих внутренний финансовый аудит.

Заметим, что в целях обеспечения принципа независимости аудиторские проверки должны организовываться и осуществляться должностными лицами, которые (Письмо Минфина РФ от 10.02.2016 № 02-11-07/6892):

– не принимают участие в организации и выполнении проверяемых внутренних бюджетных процедур объекта аудита в текущем периоде;
– не принимали участие в организации и выполнении проверяемых внутренних бюджетных процедур объекта аудита в течение проверяемого периода и года, предшествующего проверяемому периоду;
– не имеют родства или свойства с руководителем и другими должностными лицами главного администратора бюджетных средств, администратора бюджетных средств, организующими и выполняющими проверяемые внутренние бюджетные процедуры;
– не имеют иного конфликта интересов, создающего угрозу способности беспристрастно и объективно выполнять обязанности в ходе аудиторской проверки.

3. Отсутствуют нормативные акты, устанавливающие:

– предельные сроки проведения аудиторских проверок, основания для их приостановления, а также их продления (п. 50 Правил № 193);
– формирование, направление и сроки рассмотрения акта аудиторской проверки (п. 52 Правил № 193);
– порядок составления и представления отчета о результатах аудиторской проверки и годовой отчетности о результатах осуществления внутреннего финансового аудита (п. 57 Правил № 193).

4. Проводится внутренний финансовый аудит в отношении бюджетных и автономных учреждений. В силу п. 30 Правил № 193 объектами указанного аудита являются структурные подразделения главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств, подведомственные ему распорядители и получатели бюджетных средств.

Таким образом, как и в случае с внутренним финансовым контролем, внутренний финансовый аудит может осуществляться в отношении бюджетных и автономных учреждений исключительно в ситуациях, когда им переданы полномочия государственного (муниципального) заказчика по заключению и исполнению от имени соответствующего публично-правового образования государственных (муниципальных) контрактов при осуществлении бюджетных инвестиций в объекты государственной (муниципальной) собственности.

Качество планирования внутреннего финансового аудита. Внутренний финансовый аудит осуществляется посредством проведения плановых и внеплановых аудиторских проверок. Плановые проверки проводятся в соответствии с годовым планом внутреннего финансового аудита, утверждаемым руководителем главного администратора бюджетных средств, администратора бюджетных средств. План аудиторских проверок должен быть составлен и утвержден до начала очередного финансового года. Выявляются следующие ошибки:

1. Не утвержден правовой акт, устанавливающий в отношении годового плана внутреннего финансового аудита (п. 31 Правил № 193):

– порядок составления;
– порядок утверждения;
– порядок ведения.

2. Отсутствует утвержденный план внутреннего финансового аудита (п. 31 Правил № 193), а утвержденный план не содержит следующие сведения в отношении каждой аудиторской проверки:

– тема аудиторской проверки;
– объекты аудита;
– срок проведения аудиторской проверки;
– ответственные исполнители.

Отметим, что годовой план внутреннего финансового аудита должен быть утвержден до начала очередного финансового года.

3. При осуществлении планирования аудиторских проверок (составлении плана и программы аудиторской проверки) не учтены (п. 40 Правил № 193):

– значимость операций (действий по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры), групп однотипных операций объектов аудита, которые могут оказать значительное влияние на годовую и (или) квартальную бюджетную отчетность главного администратора бюджетных средств, администратора бюджетных средств в случае неправомерного исполнения этих операций;
– факторы, влияющие на объем выборки проверяемых операций (действий по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры) для тестирования эффективности (надежности) внутреннего финансового контроля, к которым в том числе относятся частота выполнения визуальных контрольных действий, существенность процедур внутреннего финансового контроля и уровень автоматизации процедур внутреннего финансового контроля;
– наличие значимых бюджетных рисков после проведения процедур внутреннего финансового контроля;
– степень обеспеченности подразделения внутреннего финансового аудита ресурсами (трудовыми, материальными и финансовыми);
– возможность проведения аудиторских проверок в установленные сроки;
– наличие резерва времени для выполнения внеплановых аудиторских проверок.

Минфин рекомендует включать в план аудиторских проверок направления аудита и (или) объекты аудита на основании оценки значения приоритетности направления аудита, объекта аудита. Пример расчета значения приоритетности направления аудита, объекта аудита приведен в приложении к приложению 1 к Методическим рекомендациям. При этом необходимо использовать критерии отбора, оговоренные в п. 19 и 20 Методических рекомендаций.

Направление аудита и (или) объект аудита должны включаться в план, если их значение приоритетности выше порогового значения, которое устанавливается исходя из анализа следующих факторов:

– степень обеспеченности подразделения внутреннего финансового аудита ресурсами (трудовыми, материальными и финансовыми);
– возможность проведения аудиторских проверок в установленные сроки;
– объем резерва времени для выполнения внеплановых аудиторских проверок.

4. Не осуществлялся предварительный анализ данных об объектах аудита. Согласно п. 41 Правил № 193 перед составлением плана целесообразно провести предварительный анализ данных об объектах аудита, в том числе сведений о результатах:

– внутреннего финансового контроля за период, подлежащий аудиторской проверке;
– контрольных мероприятий, проведенных в текущем и (или) отчетном финансовом году органами государственного (муниципального) финансового контроля в отношении финансово-хозяйственной деятельности объектов аудита.

5. Существуют отклонения от годового плана внутреннего финансового аудита.

6. Нарушается установленный главным администратором средств порядок составления, утверждения и ведения годового плана внутреннего финансового аудита (п. 38 Правил № 193).

Недостатки при проведении аудиторских проверок. К указанной группе можно отнести следующие недостатки:

1. Внутренний финансовый аудит не осуществляется в отношении структурных подразделений главного администратора средств, ответственных за осуществление внутренних бюджетных процедур, а также в отношении подведомственных администраторов бюджетных средств (п. 30 Правил № 193).

2. Аудиторские проверки проводятся не только по решению руководителя главного администратора средств (п. 43 Правил № 193).

3. Проверки проводятся без утвержденной программы. Проведению контрольного мероприятия должен предшествовать период подготовки, в ходе которого, в частности, должна быть составлена и утверждена программа данного мероприятия. При ее составлении обязательно должна быть сформирована аудиторская группа из работников, проводящих аудиторскую проверку, и должны быть распределены обязанности между ними.

Программа аудиторской проверки должна содержать:

– тему аудиторской проверки;
– наименования объектов аудита. Необходимо отметить, что объекты аудита должны включаться в программу аудиторской проверки на основе установленных критериев отбора объектов аудита – например, в эту программу обязательно включается объект аудита, в отношении которого проведены мероприятия ведомственного финансового контроля, соответствующие теме аудиторской проверки;
– перечень вопросов, подлежащих изучению в ходе аудиторской проверки;
– сроки ее проведения.

Программа аудиторской проверки утверждается руководителем субъекта внутреннего финансового аудита.

Должностные лица субъекта внутреннего финансового аудита обязаны:

– соблюдать требования нормативных правовых актов в установленной сфере деятельности;
– проводить аудиторские проверки в соответствии с их программой. Не допускаются случаи отклонения от программы аудиторской проверки, утвержденной руководителем субъекта внутреннего финансового аудита;
– знакомить руководителя или уполномоченное должностное лицо объекта аудита с программой аудиторской проверки, а также с ее результатами (актами и заключениями).

4. Отсутствуют надлежащие доказательства. Согласно п. 48 Правил № 193 в ходе аудиторской проверки должны быть получены достаточные, надлежащие, надежные доказательства. К доказательствам относятся фактические данные и достоверная информация, базирующиеся на рабочей документации и подтверждающие наличие выявленных нарушений и недостатков в осуществлении внутренних бюджетных процедур объектами аудита, а также являющиеся основанием для выводов и предложений по результатам аудиторской проверки.

5. Не осуществляется документирование проведения аудиторских проверок. Проведение контрольного мероприятия подлежит обязательному документированию. Материалы контрольного мероприятия включают в себя акт контрольного мероприятия и рабочую документацию.

Рабочая документация (то есть документы и иные материалы, подготавливаемые или получаемые в связи с проведением аудиторской проверки) содержит:

– документы, отражающие подготовку проверки, в том числе ее программу;
– сведения о характере, сроках, объеме и результатах аудиторской проверки;
– сведения о выполнении внутреннего финансового контроля за операциями, связанными с темой аудиторской проверки;
– перечень договоров, соглашений, протоколов, первичной учетной документации, документов бюджетного учета и бюджетной отчетности, подлежащих изучению в ходе аудиторской проверки;
– письменные заявления и объяснения, полученные от должностных лиц и иных работников объектов аудита;
– копии обращений, направленных органам государственного финансового контроля, экспертам и (или) третьим лицам в ходе аудиторской проверки, и полученные от них сведения;
– копии финансово-хозяйственных документов объекта аудита, подтверждающих выявленные нарушения;
– акт аудиторской проверки.

Результаты аудиторской проверки оформляются актом аудиторской проверки, который подписывается руководителем аудиторской группы и вручается представителю объекта аудита, уполномоченному на получение акта. Объект аудита вправе представить письменные возражения по акту.

Форма акта аудиторской проверки, порядок направления и сроки его рассмотрения объектом аудита устанавливаются главным распорядителем.

6. По результатам проверки не составляется отчет о результатах аудиторской проверки (п. 53 Правил № 193). В указанном отчете отсутствуют:

– информация о выявленных в ходе аудиторской проверки недостатках и нарушениях (в количественном и денежном выражении), об условиях и о причинах таких нарушений, а также о значимых бюджетных рисках;
– информация о наличии или об отсутствии возражений со стороны объектов аудита;
– выводы о степени надежности внутреннего финансового контроля и достоверности представленной объектами аудита бюджетной отчетности;
– выводы о соответствии ведения бюджетного учета объектами аудита методологии и стандартам бюджетного учета, установленным Минфином;
– выводы, предложения и рекомендации по устранению выявленных нарушений и недостатков, принятию мер по минимизации бюджетных рисков, внесению изменений в карты внутреннего финансового контроля, а также предложения по повышению экономности и результативности использования бюджетных средств.

Отметим, что отчет о результатах аудиторской проверки должен представляться руководителю главного администратора средств.

7. Субъектом внутреннего финансового аудита не соблюдается порядок составления и представления отчетности о результатах осуществления внутреннего финансового аудита, установленного главным администратором средств (п. 55 – 57 Правил № 193). Данная отчетность должна содержать информацию, подтверждающую выводы:

– о надежности (эффективности) внутреннего финансового контроля;
– о достоверности сводной бюджетной отчетности, главного администратора бюджетных средств.

Гусев А.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Источник