Как не допустить ошибки при аттестации работника

Плох тот руководитель, который пренебрегает регулярной проверкой уровня квалификации своего персонала. Да, в отношении коммерческих предприятий её проведение не регламентируется Трудовым кодексом, но как иначе определить, кого рекомендовать на повышение, кому пойдет на пользу дополнительное обучение, а с кем следует распрощаться? Давайте подробно рассмотрим, для чего проводится эта процедура, как её правильно организовать и в отношении кого применить.

Что такое аттестация персонала

Аттестация персонала считается одним из наиболее эффективных методов оценки уровня знаний и профессиональных умений сотрудника, т.е. его профпригодности — квалификации в соответствии с его должностью. Представляя собой одну из главных составляющих эффективного управления компанией, она позволяет обеспечить рост производительности не только отдельного работника, но и всего предприятия в целом.

Такая оценка необходима и руководителям, и сотрудникам: первые на основе её результатов смогут грамотно рассчитывать кадровую политику, а вторым она может послужить отличным стимулом карьерного и профессионального роста.

Результатом аттестации становится оценка следующих характеристик:

• отличительные черты поведения (для всестороннего изучения деятельности и создания общих поведенческих норм, от которых зависит производительность труда);

• эффективность работы сотрудника;

• степень достижения поставленных целей (в том числе, анализ склонности к нарушениям психоэмоционального фона, стрессам и срывам, а также профессиональному выгоранию).

Цели аттестации

Результаты оценки позволяют определить кадры, которых необходимо:

• продвинуть вверх по карьерной лестнице;

• понизить в должности вследствие того, что работник систематически не справляется с возложенной на него ответственностью;

• повысить до должности, которой они максимально соответствуют на данный момент;

• положительно или отрицательно мотивировать (наложить штраф, премировать, предложить нематериальный эквивалент награды);

• направить на обучение для профессионального роста;

• уволить при условии несогласия сотрудника меняться и развиваться персонально и внутри компании.

Эти цели сфокусированы на выявлении «слабого звена» и попутном определении потенциально сильных игроков. Причём грамотный руководитель не станет сразу же увольнять не прошедшего оценку сотрудника: вначале он попытается устранить недочёты в его работе, отправит на дополнительное обучение, назначит в качестве наставника более компетентного коллегу или менеджера и, в крайнем случае, предложит другую должность.

Также проведение аттестации преследует ряд более глобальных корпоративных целей:

• проведение анализа уровня мотивации сотрудников;

• исследование коллектива на приверженность организации и соответствие заявленному уровню корпоративной культуры;

• обеспечение роста сознательности и дисциплинированности персонала;

• формирование направления движения и развития предприятия на несколько лет вперед;

• выявление необходимости найма дополнительных, более квалифицированных сотрудников;

• организация кадрового резерва;

• оценка продуктивности компании;

• изменение уровня заработной платы отдельным работникам.

Каким сотрудникам нужно проводить аттестацию?

Здесь важно понимать разницу между государственными/муниципальными учреждениями и коммерческими организациями. Если на первых обязательства по проведению аттестации персонала накладываются законодательством, то для вторых она необходима только в том случае, если компания оказывает услугу или осуществляет деятельность, подразумевающую обязательность процедуры оценки (вспомогательные услуги при ж/д перевозках, частные авиаперевозки, использование промышленных объектов дополнительной опасности и пр.).

Вот неполный список тех, для кого аттестация является обязательной:

• госслужащие;

• работники муниципальных учреждений;

• сотрудники ж/д и авиации;

• педагоги и библиотекари;

• персонал объектов повышенной опасности и электроэнергетики;

• служащие, гарантирующие безопасность судоходства;

• сотрудники, обеспечивающие хранение и ликвидацию химического вооружения.

Работодатель не имеет права принудительно назначать проверку следующим категориям работников:

• исполнявшим свои обязанности в данной должности менее 1 года;

• работающим по срочному договору;

• возраст которых превысил 60 лет;

• имеющим ребенка в возрасте до 3 лет и числящимся в отпуске по уходу за ним (в этом случае проверка должна осуществляться как минимум спустя 1 год после выхода на рабочее место);

• беременным.

Это нежёсткий список: руководители имеют право, к примеру, продлить «неопытность» из первого пункта до 2 лет или включить в перечень совместителей.

Виды аттестации

В зависимости от направления и преследуемых целей, аттестация сотрудников может проводиться по плану (очередная) или внепланово (внеочередная). В любом случае работодатель должен известить персонал о проверке за 1 месяц до её старта. Длиться оценка может от 3 до 6 месяцев.

Плановая оценка обычно осуществляется раз в 5 лет и охватывает весь персонал организации. Руководитель вправе уменьшать периодичность до 3 лет, 1 года или полугода в зависимости от необходимости контроля коллектива. Целью очередной аттестации является поиск и сбор сведений о том, насколько компетентен сотрудник в данной должности, обучился ли он чему-то новому за прошедшее время и каков его вклад в развитие организации.

Внеплановая оценка назначается, если руководству требуется понять, готов ли работник к повышению по карьерной лестнице, насколько естественно и удачно прошел процесс адаптации после испытательного срока, каковы причины того, что сотрудник не справляется с возложенными на него обязательствами, или решить какую-то иную конкретную проблему в отношении персонала.

Формы и методы проведения аттестации

Существует три основные формы оценки сотрудников на аттестации.

1. Устная — проводится в виде собеседования, причём как один на один, так и в группе. Аттестационная комиссия в ходе беседы получает ответы на необходимые вопросы, предлагает сотруднику провести самостоятельную оценку своей деятельности и выслушивает его точку зрения (советы), как руководителю повысить эффективность производительности труда.

2. Письменная — заключается в прохождении тестовых заданий и заполнении анкет.

3. Смешанная — представляет собой комплексную оценку, сочетающую в себе устную беседу и письменное анкетирование (тестирование).

Важно обращать внимание на то, являются ли опрашиваемые аудиалами или визуалами. Может получиться так, что устную аттестацию визуал прошел крайне неудовлетворительно — просто потому, что не воспринял на слух задание и не понял, как отвечать. А как только перед ним появился лист с чёткими инструкциями, он тут же выполнил всё до мельчайших подробностей.

При выборе метода оценки следует учитывать то, что в последнее время появилось множество новых методик, эффективность которых весьма сомнительна. Организация проведения аттестации персонала не имеет права на ошибку в выборе метода, ведь от этого зависит благополучие не только отдельно взятого сотрудника, но и производительность всей организации в целом. Необходимо взять за основу проверенные методики, многократно подтвердившие свою результативность, и вот некоторые из них.

1. Ранжирование — проводится с целью расставить сотрудников по их заслугам или возможностям выполнения тех или иных задач.

2. Классификация — комиссия выносит общую оценку, принимая во внимание достижения работника и его послужной список.

3. Шкала оценок — руководитель по 5-балльной системе выставляет оценки по списку характеристик работника, его производительности и способностей.

4. Открытая аттестация — вид устного или письменного тестирования с последующей проверкой правильности ответов.

5. Групповая экспертная оценка — проверку проводят несколько экспертов, которые в результате определяют средний и суммарный балл.

6. Оценка «360 градусов».

7. Ассессмент-центр (центр оценки).

8. Экзамен — определяет уровень профкомпетенции и соответствия корпоративным установкам.

9. Метод моделирования — сотрудника ставят в условия конкретной рабочей ситуации, которую он должен решить.

10. Квалификационная работа — предполагает самостоятельное решение определённой производственной проблемы.

11. Тестирование — определяет личностные качества и используется как дополнительный инструмент оценки.

Этапы проведения аттестации

Подготовительный этап

Он включает в себя детальное планирование процедуры:

• постановка конкретных целей проведения аттестации;

• подготовка проекта;

• выбор формы проведения и методики;

• организация презентации для сотрудников управленческого сегмента компании;

• извещение сотрудников о предстоящей аттестации не позже, чем за 1 месяц до её старта;

• формирование состава экспертной аттестационной комиссии с чётким распределением функций.

Как таковых, жёстких требований к составу комиссии нет. Обычно в неё входят ключевые фигуры компании (эксперты): руководящий состав, эйчары и высококвалифицированные специалисты. Из всего состава выбираются члены на роли секретаря и председателя.

Если в рамках предприятия функционирует профсоюз, то в комиссию необходимо включить одного из его представителей. Особенно это касается случаев, когда результатом аттестации может стать увольнение сотрудника.

Этап формализации

Он подразумевает составление перечня необходимых документов.

Назначается ответственное лицо из состава комиссии, которое будет заниматься сбором информации о работниках: характеристики, анкеты, отчёты о деятельности, результаты предыдущей аттестации.

Составляется Положение об аттестации, где прописываются её цели и задачи, список аттестуемых сотрудников, состав комиссии, график проведения (периодичность), форма, метод, критерии оценки, подробности самой процедуры. Этот внутрикорпоративный акт обеспечивает конкретику и прозрачность аттестации, а также её понятность для коллектива.

Издается соответствующий Приказ, с которым знакомят персонал под роспись. Если сотрудник по каким-то причинам отказывается ставить свою подпись, обязательно укажите это в документе.

Пробная оценка

Это необязательный, но желательный этап аттестации сотрудников. Если проверка проводится впервые, логично будет сперва запустить пробный проект. Обычно его запускают среди представителей отдела персонала. По его результатам происходит работа над возможными ошибками и доработка процедуры, чтобы в следующий раз она прошла гладко и без нареканий.

Непосредственная аттестация

Процедура проводится в соответствии с выбранной формой и методом. Если сотрудник не явился на аттестацию по уважительной причине, то оценивать его квалификацию нельзя, и оценка переносится на следующий раз. Если же причина является неуважительной, то допускается провести оценку без его присутствия.

Подведение итогов

Комиссия готовит заключение по каждому сотруднику, где прописывает уровень его соответствия должности.

Ошибки при проведении аттестации

1. Использование процедуры для увольнения неугодных сотрудников. Это чревато разбирательствами с прокуратурой.

2. Сообщение о проведении аттестации накануне процедуры, а не в соответствии с правилами — за 1 месяц. В этом случае у персонала не будет возможности достойно к ней подготовиться, что может негативно сказаться на результатах.

3. Предвзятость. Нельзя допускать сравнение работников друг с другом, менять критерии и условия прохождения в процессе проверки, касаться личности аттестуемого.

Результаты аттестации

Члены комиссии голосуют, полностью ли работник соответствует, условно соответствует или не соответствует своей должности. По результатам аттестации персонала комиссия предлагает рекомендации руководителю к возможным управленческим действиям в отношении сотрудника: уволить, присвоить категорию или понизить, предложить другую должность, изменить уровень оплаты труда, повысить или отправить на повышение квалификации.

Несоответствие должности не является виной сотрудника. Оно показывает лишь то, что работник недостаточно квалифицирован для неё, поэтому дисциплинарные взыскания применять не следует.

Автор: Елена Борисова

Персонал-Микс

Поведенческие ошибки в управлении персоналом допускают все. Рассмотрим те, которые чаще встречаются при аттестации. Так как оценку проводит не машина, а человек, ошибки имеют естественную человеческую природу.

Разные стандарты для работников, выполняющих одинаковую работу

Одному работнику мы позволяем опаздывать на работу, другого же критикуем за опоздание. Или при одинаковом выполнении плана одного хвалим, а по отношению к другому делаем вид, что так и надо. Справедливости ради следует сказать, что не всегда это делается по злому умыслу — мы учитываем личные обстоятельства каждого, потенциал (так, мудрые учителя хвалят троечника за ответ, который для отличника неприемлем). Однако, сами того не ведая, мы легко можем прослыть необъективным руководителем, имеющим любимчиков, особенно если в результате аттестации с учетом наших замечаний меняется статус или заработная плата. С данной ошибкой тесно связана другая.

Сходство убеждений и взглядов как фактор, влияющий на аттестацию

Безусловно, всегда приятнее иметь дело с теми, кто разделяет наши взгляды на работу, развитие бизнеса, коллег, руководство (так же как приятнее общаться со знакомыми, имеющими схожие политические убеждения, читающими те же книги, слушающими ту же музыку). Руководитель невольно (и естественно) при проведении аттестации больше симпатии проявляет к единомышленникам. Надо помнить, что сотрудники не должны быть нашими копиями, и иногда тот, чьи взгляды или манера поведения чужды нам, является прекрасным работником.

Аналогичная ошибка — Предубеждение лица, проводящего аттестацию

Чаще всего она встречается, когда аттестация проводится только непосредственным руководителем, без участия службы управления персоналом. Стремление раз и навсегда повесить ярлык «плохой»—«хороший» приводит к тому, что оценка деятельности работника за рассматриваемый период заранее предопределена. Как правило, в такой обстановке «хорошие» чувствуют себя более чем вольготно, «плохим» же, как бы они ни старались улучшить свою деятельность, остается только искать новое место работы.

Оценка не в целом, а по одной из характеристик

Чаще всего методы аттестации включают несколько критериев оценки. Но, если специалист, проводящий аттестацию, недостаточно опытен, он может результирующую оценку выставить только по одной из характеристик, причем не всегда самой важной. Например, отмечается, что улыбчивые люди воспринимаются окружающими как более честные и искренние. Однако ни одно из исследований не подтвердило связи между улыбкой и честностью.

Изменение стандартов в ходе аттестации

Яркий пример — экзамен. Строгий экзаменатор исходит из того, что все отлично знают предмет. Постепенно он понимает, что это не так. В результате к студентам, отвечающим последними, предъявляются более мягкие требования.

Благодатная почва для вышеперечисленных ошибок — плохая подготовка к аттестации. Перед началом аттестации должны быть определены:

• ключевые факторы для каждой должности (факторы, без которых нельзя обойтись ни при каких обстоятельствах) и факторы, которые мы бы хотели видеть, но можем без них обойтись (например коммуникативные навыки у оператора машинного доения);
• значимость каждого ключевого фактора (ранжирование по степени значимости);
• стандарты деятельности (например не более одной опечатки на страницу для машинистки);
• что такое хорошо, и что такое плохо (точнее, что мы имеем в виду, когда ставим оценку «плохо», «удовлетворительно», «хорошо», «отлично»). Только после этого руководитель, проводящий аттестацию, получает в свои руки отлаженный работающий инструмент, понятный ему и аттестуемым. Увы, список ошибок можно продолжить.

Придание большего значения поведению работника в период, непосредственно предшествующий аттестации, по сравнению с поведением в течение всего оцениваемого периода

Это самая распространенная и объяснимая ошибка. Поведение сотрудника за последние несколько недель запоминается больше, чем его деятельность несколько месяцев назад. Избежать данной ошибки можно при налаженной системе отчетности, а также если постоянно ведутся записи (как позитивные, так и негативные) о деятельности сотрудника, в крайнем случае, записи об особых достижениях или провалах.

Использование узкого диапазона оценок

Проводящий аттестацию избегает ставить очень высокие или очень низкие оценки. Или же, при сравнении результатов оценок подчиненных разными руководителями, видна явная тенденция строгих руководителей к занижению, мягких к завышению оценок. Чаще это встречается у пугливых или неопытных руководителей.

Аналогичная ошибка — Стремление завысить оценку

Кое-кто из начальников боится прослыть суровым. Иногда завышенная оценка воспринимается руководителем как элемент мотивации. На самом деле на аттестации не раздают авансы, а оценивают реальную деятельность. Никто не мешает дополнительно в аттестационной форме отметить потенциал сотрудника. Один директор по персоналу поделился опытом перевоспитания «добреньких» начальников: «Когда руководитель приходит ко мне с требованием немедленно уволить сотрудника и найти нового, я показываю ему аттестационный лист с хорошими оценками, заполненный им месяц назад, и сообщаю, что оснований для увольнения нет. В следующий раз руководитель относится к аттестации более ответственно».

Сравнение работников друг с другом, а не со стандартами деятельности

При анализе результатов аттестации (при ранжировании), вместо того чтобы сравнивать деятельность работников и ее соответствие критериям и стандартам работы, сравниваются сами работники. Это свидетельствует о непонимании того, что такое аттестация.

Часто встречаются ошибки в тех случаях, когда дается письменная характеристика сотрудника или проводится аттестационное интервью (то есть собеседование с сотрудником по результатам аттестации). Многие руководители невольно от работы переходят на личности. Мне пришлось участвовать в процессе аттестации в одной американской компании. Старейшая сотрудница службы персонала обратилась ко мне с просьбой перечитать ее письменные отзывы: «Я двадцать лет работаю в организации, многих знаю долгие годы. Боюсь, что мне не удалось скрыть личное отношение при подготовке характеристик» . Через час я знала не только, кто из аттестуемых как выполняет свою работу, но и как данная сотрудница относится к аттестуемым лично.

Нередко в характеристике употребляются такие слова, как «обаятельная, очаровательная, жизнерадостная» , которые так же мало относятся к производственной деятельности, как и фраза: «делает все в своей обычной старомодной манере» .

Правильный выбор слов — это один из важнейших моментов конструктивного завершения аттестационного процесса. В тех организациях, где издают внутренние методические пособия по проведению аттестации, специально обращают на это внимание и даже приводят список рекомендуемых комментариев.

Рассмотрим примеры того, как не надо писать и говорить.

«Этому сотруднику следует научиться исправлять свои ошибки. Он мог бы работать гораздо лучше». Практического смысла этот комментарий не имеет. У каждого есть ошибки, и каждый работал бы гораздо лучше, если бы исправлял их. Гораздо полезнее определить ошибки и обсудить с работником конкретные пути их исправления.

«Имярек — исключительный работник» . Судя по всему, аттестующий находится под впечатлением личности имярека. Замечание не несет никакой практической информации. Полезнее определить конкретные достоинства работника.

«Сотрудник делает слишком много ошибок, поэтому его работу я оцениваю как неудовлетворительную» . Сотрудник может не согласиться со столь абстрактным утверждением. Если бы в оценку было включено больше информации, убедить его не составило бы труда. Например: как часто допускаются ошибки, где и когда, что сделано, чтобы помочь ему разобраться в ситуации в целом (иногда ошибки возникают из-за перегрузки или несогласованности действий, а не только по вине работника). Вообще, негативные комментарии следует объяснять понятно и подробно. Во-первых, чтобы у работника не было оснований их оспаривать, во-вторых, чтобы улучшить деятельность. О зрелости руководителя свидетельствуют не только подробные комментарии, но и предложение плана исправления ошибок (или совместная выработка такого плана во время аттестационного интервью).

«Работает нормально» . Если этот комментарий — единственный, он свидетельствует либо о том, что руководитель не воспринимает аттестацию серьезно, либо о том, что он не заинтересован в сотруднике.

А теперь приведем несколько примеров того, как надо давать комментарии.

О качестве работы

Положительный отзыв. Очевидно, что сотрудник заботится о качестве работы, все проекты выполнялись с хорошим качеством. Сотрудника отличает аккуратный подход ко всем аспектам работы. Работа выполняется вдумчиво и заинтересованно. В течение года не было нареканий по качеству работы ни от клиентов, ни от коллег.

Отрицательный отзыв. Сотрудник обращает больше внимания на достижение быстрого результата, а не качественного результата. Хотя скорость работы и является его преимуществом, около 10% проектов были возвращены на доработку из-за допущенных ошибок. Коллеги вынуждены постоянно перепроверять предоставляемые им материалы, так как не всегда могут им полностью доверять.

Об объемах работы

Положительный отзыв. Сотрудник выполняет большой объем работы, всегда укладывается в сроки, при этом успевает присутствовать на всех совещаниях, готовить своевременно требуемые отчеты и знакомиться с отчетами, поступающими к нему. Выполняемый им объем работ свидетельствует о высоком профессионализме и преданности компании.

Отрицательный отзыв. Сотрудник активно вовлечен в различные проекты, посвящает им много времени и сил. К сожалению, усилия не всегда приводят к реальным измеримым результатам, которых ожидает от него руководитель. Ряду важных задач (примерыЙ) не было уделено достаточного внимания. По-видимому, выполнению заданий препятствует отсутствие организованности и неумение ставить цели и расставлять приоритеты. Видимо, для повышения эффективности деятельности сотруднику рекомендуется попытаться понять и разобраться, как организован рабочий процесс в компании.

Об умении анализировать и принимать решения

Положительный отзыв. Сотрудник отличается способностью анализировать факты, собирать необходимую информацию и на основании этого принимать взвешенные решения. Сотрудник демонстрирует способность, рассматривая разные варианты, принимать правильное решение. Он быстро учится и умеет смотреть «в корень» вопроса, отделять важное от второстепенного. Даже если руководитель не всегда согласен с его решениями, он всегда относится к ним с уважением. Коллеги рассчитывают на способность сотрудника анализировать ситуацию и принимать решения и часто обращаются к нему за советом.

Отрицательный отзыв. Некоторые из решений и рекомендаций сотрудника недостаточно подкреплены анализом и фактами. Руководитель неоднократно возвращал на доработку его предложения, так как они не были обоснованы, хотя у сотрудника и была возможность собрать необходимую информацию. В будущем сотруднику рекомендовано лучше познакомиться с работой компании и, прежде чем высказывать свою точку зрения, проработать все варианты и представить документы и предложения в приемлемом для руководства и коллег формате.

Об умении планировать и организовывать

Положительный отзыв. Сотрудник умеет планировать свою работу и определять цели. Правильно расставляет приоритеты. Редко оставляет дела на последнюю минуту. Внимателен не только к задаче в целом, но и к деталям работы. Как только в организации принимается какое-либо решение (даже если решение принято в другом департаменте), сотрудник оценивает возможные последствия, уточняет детали и модифицирует свои рабочие планы в соответствии с новыми требованиями. Часто его вопросы и замечания оказываются полезны не только для него, но и для всей организации.

Отрицательный отзыв . Над навыками планирования и организации сотруднику предстоит еще много работать. Так как он редко планирует свою работу на перспективу, он часто не справляется своевременно с работой или же выполняет работу не с надлежащим качеством. Забывает своевременно предупредить коллег о том, какую информацию он от них ждет. В итоге из-за его плохого планирования коллеги и подчиненные вынуждены задерживаться по окончании рабочего дня. Сотрудник из-за неумения планировать и концентрироваться на важнейших задачах не может выполнять несколько проектов одновременно.

Об умении контролировать эмоции

Положительный отзыв. Сотрудник хорошо работает не только в обычной, но и в стрессовой ситуации, всегда сохраняет оптимизм, выдержку и позитивное отношение к работе и коллегам. Его никто никогда не видел «вышедшим из себя». Когда дела идут плохо, он сохраняет выдержку и своим поведением успокаивает окружающих. Его зрелость и умение контролировать эмоции — одна из причин того, что коллеги стремятся работать совместно с ним над проектами.

Отрицательный отзыв. Когда что-то беспокоит сотрудника, вместо того чтобы обсудить ситуацию с коллегами и руководством, он замыкается в себе и отгораживается от окружающих. При этом меняется его манера общения на работе. Это создает нервозную обстановку в коллективе. Если его проблемы носят рабочий характер,вероятно, руководителю стоит обсудить с ним важность открытой информации и выработать конструктивные методы обсуждения спорных вопросов.

Варианты комментариев можно приводить довольно долго. Главное помнить, что они должны быть:

• реалистичны;
• конкретны;
• корректны и неэмоциональны;

они должны:

• иметь отношение к деятельности, а не к личности работника;
• затрагивать ключевые моменты деятельности.

Комментарии должны показывать путь к улучшению деятельности. Тогда, даже в случае невысокой оценки, между аттестуемым и аттестующим может состояться конструктивный диалог. И результаты следующей аттестации окажутся намного лучше.

Чтобы оценить, насколько знания и навыки сотрудника соответствуют тому, чем он занимается на работе, проводят аттестацию. Это может стать для него следующей ступенькой на карьерной лестнице и ключом к большему доходу, а может оказаться дверью на выход. Но для увольнения работника по результатам проверки знаний, нужно правильно ее провести. В статье расскажем, как организовать проведение аттестации работников, какие документы оформить, и что делать с теми, кто не прошел эту процедуру.

Скачайте образцы документов для работы:
	Образец аттестационного листа сотрудника
	Образец графика аттестации
	Образец положения об аттестации
	Образец приказа о проведении аттестации
	Образец приказа о проведении мероприятий по итогам аттестации
	Образец протокола аттестационной комиссии

Зачем нужна аттестация работников

Самого понятия «аттестация» в Трудовом кодексе нет, словари определяют это слово как оценку квалификации работника и его деловых качеств, чтобы понять, насколько он соответствует должности, на которой трудится.

Одни работодатели воспринимают аттестацию сотрудников как что-то формальное, не стоящее особого внимания и не видят смысла в ее проведении. Другие используют ее только как инструмент для увольнения персонала. 

На самом деле проверка деловых качеств работников — это не только способ кого-то уволить. Аттестация дает возможность выявить нереализованный потенциал человека, определить направление развития и мотивировать к более продуктивной работе. Также с ее помощью можно создать кадровый резерв, дисциплинировать сотрудников и в целом понять, насколько эффективно работает организация. 

Если в компании есть система премий и программы обучения и карьерного роста специалистов, можно связать их с аттестацией и тем самым получить комплексный инструмент для управления сотрудниками.

Обязательно ли проводить оценку деловых качеств работников

Некоторые категории персонала аттестуют в обязательном порядке: работников искусства или медиков, также педагогов и муниципальных служащих. А для обычных коммерческих организаций проверка деловых качеств не обязательна. Но есть оговорка, если частная компания занимается тем видом деятельности, в котором нужно аттестовывать работников согласно законам, то аттестация становится обязательной. Например, если компания оказывает услуги на железнодорожном транспорте или работает с ядовитыми и воспламеняющимися веществами, (ст. 13 Федерального закона от 10.01.2003 № 17-ФЗ, ст.9 Федерального закона от 21.07.1997 № 116-ФЗ).

Важно! Если компания не попадает в категорию обязательных, то руководитель сам решает когда и как проводить проверку деловых качеств сотрудников. Но он не имеет права принуждать людей. Если давить и угрожать увольнением, то работники пожалуются в ГИТ или прокуратуру.

Сроки аттестации работников

Закон оговаривает сроки и периодичность проверки знаний только для отдельных категорий работников. Например, для госслужащих ее проводят один раз в три года, для полиции — раз в четыре года, педагогов — один раз в пять лет (п. 4 Положения о проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 01.02.2005 № 110; ч. 2 ст. 33 закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел», ч. 2 ст. 49 закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в РФ).

В коммерческой компании сроки определяет руководитель. Для разных подразделений они могут различаться. Там, где сотрудники постоянно изучают новую информацию, есть смысл в частых аттестациях, но лучше не чаще чем раз в год, этого времени достаточно для изменения в деловых качествах работника. Такая аттестация называется периодическая, запланированная или очередная.  

Еще существует внеплановая проверка, которую проводят по особым поводам: введение новых программ и технологий, завершение обучения персонала, который проходил повышение квалификации, постоянные жалобы клиентов на некоторых сотрудников или дисциплинарное взыскание у кого-то в коллективе.

Обратите внимание! Внеплановую аттестацию нужно обосновать. Помимо ЛНА, где говорится о проведении аттестаций в целом, нужен приказ руководителя и письменное подтверждение необходимости проверки.

В каком виде и какими методами проводится аттестация работников

Выделяют всего три формы проверки деловых качеств и знаний:

• Устная. В этом случае комиссия просто проводит собеседование с работником;
• Письменная. Сотрудникам дают заполнить опросники или пройти тесты;
• Смешанная. Содержит в себе две предыдущие формы.

Что касается методов аттестации, то лучше использовать самые распространенные, которые хорошо себя зарекомендовали со временем:

• Классификация. Для проверки качеств работника заранее разрабатывают и утверждают критерии. Учитывают заслуги человека и в конце формируют общую оценку;
• Ранжирование. Тут оценивают способность специалиста выполнять те или иные задачи и присваивают определенный ранг;
• Шкала с оценками от 1 до 5. За основу берут список с характеристиками и оценивают работника в зависимости от его способностей и качества работы;
• Открытая аттестация. Это альтернатива предыдущему методу. В этом случае аттестующие смотрят на то, как сотрудник выполняет свою работу, и вместо оценок парой фраз характеризуют человека.

За каждое задание работнику проставляют баллы, характеризующие уровень профессионализма, итоговое количество определяет, удачно ли он прошел аттестацию или нет. 

Обратите внимание! Вопросы, которые задают сотруднику, должны быть связаны непосредственно с его работой и обязанностями, перечисленными в должностной инструкции. Например, бухгалтера по первичке не стоит спрашивать про расчет зарплаты или оптимизацию налогообложения, если вы хотите просто подтвердить, что человек соответствует занимаемой должности. Но если он претендует на повышение, то такие вопросы вполне уместны.

Кого включать в приказ об аттестации работников

Аттестовывать всех подряд сотрудников смысла нет, например, для уборщицы закон не устанавливает квалификационные требования. К тому же такой подход будет несправедливым по отношению только что принятым работникам, им нужно время, чтобы «приработаться» в компании. Поэтому стоит установить критерий — аттестация нового работника должна проходить только после года работы на его должности. Хотя если сам сотрудник хочет участвовать в проверке деловых качеств и ее результаты повлияют на карьерный рост или доход, то отказывать ему в этом праве не стоит.

Считается, что нельзя аттестовывать некоторые категории работников: беременных женщин, родителей с маленькими детьми или детьми-инвалидами, или единственных кормильцев в семье, а также юных тружеников до 18 лет. На самом деле в Трудовом кодексе нет такого запрета. Этим категориям обеспечивается повышенная защита, но с согласия самих работников их можно допустить к аттестации, если они изъявили такое желание. 

Порядок аттестации работников

Проведение аттестации персонала включает в себя несколько шагов. 

Прежде всего, нужно разработать и утвердить Положение об аттестации, если в компании его еще нет. Образец скачайте здесь.

В Кодексе нет особых требований к этому документу, также как и законов, которые бы регламентировали Положение об аттестации. Но в большинстве случаев суды ориентируются на нормы, которые принимались еще при СССР, поэтому кадровые специалисты берут их за основу при разработке своего варианта ЛНА (Постановление ГКНТ СССР, Госстроя и Госкомтруда от 17.02.1986 № 38/20/50, которое действует и в настоящее время, Постановление ГКНТ СССР № 470, Госкомтруда СССР № 267 от 05.10.1973 и Постановление ГКНТ СССР № 38, Госстроя СССР № 20, Госкомтруда СССР № 50 от 17.02.1986). Помимо этих норм стоит принять во внимание Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ, который вступил в силу с 01.07.2016. Закон обязывает применять профессиональные стандарты, чтобы установить требования к квалификации работников.

В основном тексте Положения об аттестации нужно описать процедуру как можно подробнее:

• Дать само понятие аттестации, ее цели и задачи. В качестве целей можно указать не только соответствие должности, но и повышение квалификации, установление системы премирования и карьерный рост сотрудников;
• Определить, каких сотрудников можно аттестовывать, и какие категории работников можно допустить к проверке только с их согласия;
• Указать сроки для плановой аттестации и ее длительность. Сроки могут устанавливать в зависимости от целей проведения. Также прописать условия, при которых организуют внеплановую проверку. Здесь же отметить, в какой период смогут пройти аттестацию те, кто не прошел ее с остальными работниками;
• Описать, кто проводит аттестацию и в какой форме она будет проходить. В комиссию можно включать экспертов — высококвалифицированных работников, обладающих достаточными знаниями в определенной области, а также руководители соответствующих подразделений. Из них выбирают председателя и секретаря комиссии;
• Прописать сам порядок проведения аттестации. Сюда можно отнести ведение обязательного протокола, вид голосования, ознакомление работников с результатами, причины, по которым можно перенести проверку на другой срок;
• Указать сотрудника, который займется подготовительным этапом: соберет материал для комиссии, сформирует список аттестуемых, проинформирует руководителей отделов, чтобы дали характеристики на работников, составит график аттестации;
• Отметить то, как будут обрабатываться результаты аттестации

В приложении к Положению об аттестации указывают документы, которые с ней связаны, например, форма приказа о ее проведении и об утверждении аттестационной комиссии, график, аттестационные листы, протокол заседания и приказ о результатах. 

В Положение об аттестации нельзя включать дисциплинарные наказания как способ воздействия на работника. В том, что у него недостаточно квалификации, его вины нет.

Подробнее о том, какие виды дисциплинарных наказаний существуют.

И в конце нужно ознакомить с Положением всех сотрудников под подпись.

Важно! После того, как Положение разработают и согласуют, его должен утвердить руководитель компании. Если это сделает неуполномоченный сотрудник, то результаты аттестации могут признать незаконными, несмотря на то, что проверка прошла по всем правилам.

Вторым шагом будет создание аттестационной комиссии. Можно это сделать отдельным приказом, а можно вписать состав комиссии в приказ о проведении аттестации.  

Третий шаг — составление и утверждение графика аттестации. С ним обязательно нужно ознакомить сотрудников под подпись. 

Четвертый шаг — подготовка документов для комиссии: отзывы о работниках, характеристики, анкеты и отчеты. Сюда же стоит включить разъяснительную работу с персоналом, чтобы не было недопонимания относительно проверки.

Пятый шаг — сама аттестация. Ее проводят в присутствии работника и его непосредственного руководителя. Если сотрудник не пришел без уважительной причины, то проверку могут организовать без него. Но это допускается в том случае, если работник ознакомился с датой прохождения аттестации и поставил свою подпись в графике. За неявку такого работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Весь процесс проверки комиссия отражает в протоколе, результаты заносит в аттестационный лист, с которым потом знакомит работника под подпись. Члены комиссии проводят голосование и принимают решение по каждому сотруднику.

На завершающем этапе работодатель принимает решение и издает приказ о мероприятиях после аттестации: одних сотрудников могут повысить в должности или поощрить материально, а другим грозит увольнение по итогам аттестации. 

Результат аттестации работника

Комиссия принимает одно из трех решений:

• работник соответствует своей должности;
• не соответствует;
• соответствует, но при условии, что он будет выполнять рекомендации комиссии.

Информацию об итогах проверки вносят в личную карточку сотрудника, если они ведутся в компании.

Подробнее о том, вести или нет личные карточки сотрудников. 

За работником остается право обжаловать результаты аттестации. Комиссия рассматривает жалобу и либо отклоняет ее, либо отправляет человека на переаттестацию. 

Если сотрудник не прошел проверку, его можно уволить (ч. 3, ст. 81 ТК РФ), но сначала нужно предложить ему другие вакансии в компании, даже с меньшей зарплатой. Если сотрудник из защищенной категории, например, будущая мама, то ее нужно отправить на повышение квалификации, а после на повторную аттестацию. Такой вариант можно предложить всем сотрудникам. Увольнять по итогам аттестации — это не обязанность работодателя, а его право.