При ведении учета и подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности с помощью учетной программы пользователям важно быть уверенными в том, что ими не были допущены ошибки и неточности. Основные трудности с 1С возникают, когда заканчивается очередной отчетный период, однако грамотное ведение текущего учета — это важная задача бухгалтера. Направления, которые следует рассматривать при исправлении ошибок:
Часть ошибок при закрытии месяца кроется в неправильных настройках программы, баз данных и, в первую очередь, в некорректных, зачастую впопыхах установленных настройках «Учетной политики». Необходимо знать причинно-следственные связи между «флажками» настроек и ошибками, возникающими в учете.
Другая часть ошибок возникает в результате неправильного оформления документов, технических ошибок бухгалтера, ошибок, возникающих по невнимательности или по незнанию.
Однако не стоит забывать и о таком варианте. Месяц закрыт, по отчету ошибок не обнаружено, однако в учете могут иметь место некорректные данные.
Чтобы не допустить подобных ошибок, следует после выполнения всех регламентных операций по закрытию периода проверить корректность полученных учетных данных.
Для этих целей в «1С:Бухгалтерии 8» включены специальные отчеты : Рис. 1. Отчеты по анализу учета
Перечисленные отчеты – это инструмент внутреннего контроля по проверке информационной базы. Совет!Проведите проверку и вы сможете своевременно обнаружить и исправить ошибки.
Обратим ваше внимание на отчет «Экспресс-проверка ведения учета».
Экспресс-проверка представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета. Каждая такая проверка контролирует отсутствие ошибок в данных. Контроль может заключаться в соответствии учетных данных тем или иным положениям законодательства или в соответствии данных внутренним алгоритмам, заложенным в программу разработчиком.
В отчете представлено несколько направлений, по которым будет проводиться проверка. Можно не проводить проверку сразу по всем направлениям, а выбрать то, что является важным в настоящий момент, например, проверка «Операции по кассе».
Отчет «Экспресс-проверка ведения учета» находится в меню Отчеты — Анализ учета — Экспресс-проверка ведения учета. (рис. 2). Рис. 2. Работа с отчетом «Экспресс-проверка ведения учета»
Выполнив экспресс-проверку, пользователь получает отчет о ее результатах, в котором показывается общее число проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки в данных информационной базы. Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией до раздела учета или до каждой проверки кликая по «+» слева от раздела или комментария). В отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке.
Комментарий содержит:
По проверкам, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки, в отчет выводится детальная информация об ошибке. В зависимости от конкретной проверки это может быть период, в котором обнаружена ошибка, остатки и обороты по бухгалтерским счетам и другим учетным регистрам, отдельные документы, в которых в результате проверки были найдены ошибки.
5. Книги продаж» и «Формирование записей книги покупок».
Для целей НДС в экспресс-проверке предусмотрены два блока проверок (рис. 3). Рис. 3. Проверка ведения книги покупок и книги продаж
На рис. 4 показаны проверки раздела «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость». Рис. 4. Результаты проверки книги продаж
Рассмотрим характеристику отдельных задач проверки.
Соблюдение нумерации счетов-фактур. Проверка контролирует данный порядок нумерации счетов-фактур и сообщает о фактах нарушения в хронологии или пропусках в нумерации счетов-фактур.
Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации. Данная проверка контролирует отклонение от методики. Методика учета расчетов по НДС, реализованная в программе, предусматривает, что каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным документом «Счет-фактура выданный».
Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации. Проверка контролирует выполнение требования, которое предусматривает, что счета-фактуры по операциям реализации товаров (работ, услуг) выставляются не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).
Соответствие в БУ выручки от продаж начисленному НДС. Проверка обеспечивает контроль за правильностью отражения суммы НДС на бухгалтерском счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» по операциям реализации товаров, работ и услуг. То есть осуществляется сопоставление суммы НДС, рассчитанной с выручки, отраженной на счете 90.01.1 «Выручка по деятельности с основной системой налогообложения» сумме НДС, отраженной на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость». Ошибкой является несоответствие суммы НДС, отраженная на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» сумме НДС, исчисленной с выручки. Такое несоответствие типично для операций, в которых осуществлялись ручные корректировки бухгалтерских проводок и сумм в них.
Для получения подробной информации об ошибке необходимо кликнуть «плюсик» слева от названия проверки.
По каждой проверке указывается предмет контроля, результат проверки, возможные причины ошибки, рекомендации по исправлению ошибки и приводится детальный отчет об ошибках (рис. 5). Рис. 5. Анализ сообщений в экспресс-проверке. Ведение книги продаж
Бухгалтеру нужно проанализировать каждое сообщение. Если действительно имеет место ошибка, то ее нужно исправить. После исправления всех ошибок нужно заново сформировать отчет.
Например, на рис. 5 видно, что обнаружена ошибка в нумерации счетов-фактур, а именно: «пропуски в нумерации», «нарушении хронологии».
В программе нам сразу предлагается решить эту задачу восстановлением нумерации, которую можно выполнить, перейдя к этой функции по гиперссылке «Автоматическая перенумерация документов». Обратите внимание! Сообщение нас предупреждает о несовпадении выданных первичных документов. Подойдите внимательно к решению подобных вопросов.
Выполнив автоматическую перенумерацию документов мы получили безошибочный отчет по книге продаж.
Аналогичным образом необходимо исправить ошибки в книге покупок, если они имеются.
Рассмотрим детальный отчет об ошибках Дата Документ Ошибка
20.01.2015 13:46:44
Поступление товаров и услуг КПФ00000523 от 20.01.2015 13:46:44
Нет счета-фактуры
29.01.2015 12:00:01
Реализация товаров и услуг КПФ000000531 от 29.01.2015 12:00:01
Нет счета-фактуры
01.02.2015 12:00:00
Реализация товаров и услуг КПФ00000558 от 01.02.2015 12:00:00
Нет счета-фактуры
После проверки внесем исправления.
Используйте порядок проверки и исправления ошибок по всем разделам отчета «Экспресс-проверка ведения учета».
Средство контроля «Экспресс-проверка ведения учета» предназначено, прежде всего, для главного бухгалтера или бухгалтера, ответственного за соответствующий раздел учета на предприятии. Бухгалтер может использовать его для проверки правильности учетных данных в конце отчетного периода, после ввода всех первичных документов по разделу учета. Многие разделы экспресс-проверки могут использоваться и для текущего контроля правильности введенной информации.
Список возможных проверок
Каждая проверка раздела решает свои задачи
Итак, ошибки обнаружены. Как их исправлять?
Результат – учет без ошибок
Причина возникновения ошибки «Обороты по документам и проводкам не совпадают»
Собственно, у Кассовой книги 1С есть минимум две причины, по которым выдаётся эта ошибка. Одна из них мало распространена и я укажу на неё позже. Сейчас посмотрим наиболее распространённую причину.
Вообще говоря, часто 1С выдаёт такие ошибки, что по их тексту далеко не всегда можно определить, что же именно просит исправить программа. Особенно часто такие затруднения встречаются у новичков, не имеющих сколько-нибудь существенного опыта ведения бухгалтерии в программе 1С. Много подобных «мутных» ошибок в закрытии месяца. Но указанная в заголовке ошибка кассовой книги к сложным вовсе не относится.
Типовые ошибки учёта рассмотрены в нашем специальном видеокурсе по конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (240 уроков, 42 часа). Посмотрите примеры нескольких уроков, учебный план видеокурса и часть сквозной задачи!
Как видно из текста ошибки, 1С не нравится, что суммы оборотов по проводкам бухгалтерского регистра и проведённым документам отличаются. Отличие может быть на миллион рублей или всего на одну копейку — разницы нет. Поскольку речь идёт о кассовой книге, то под «документами» подразумеваются приходные и расходные кассовые ордера. Что же касается проводок, то здесь учитываются все проводки по счёту 50, которые могут быть не только в ПКО и РКО, о чём многие забывают или вообще не знают. Также не забываем, что кассовая книга при выводе ошибки указывает и дату, в которой выявлено несовпадение оборотов по проводкам и документам.
Учитывая всё вышесказанное, можно сделать вывод, что 1С анализирует наличие проводок по счёту 50 и ищет соответствующие этим проводкам ПКО и РКО. И если, к примеру, проводки есть, а документа нет, то вот тогда и выдаётся ошибка о несовпадении оборотов. Также возможен вариант, когда и проводка и документ есть, но суммы в них не совпадают. Кассовая книга начитает ругаться, и пользователь благополучно лезет в интернет…
Всё это — наиболее распространённая причина ошибок при формировании кассовой книги. Однако, есть и вторая причина. Аналогичная по тексту ошибка показывается в том случае, если 1С обнаружит, что в некоторых днях сумма остатка по кассе оказалась меньше нуля. Ситуация, прямо скажем, маловероятная. Однако, учитывая то, что 1С Бухгалтерия допускает проведение расходных операций, в результате которых остаток в кассе может стать отрицательным, такую вероятность исключать не стоит.
Приведённая вторая причина выдачи кассовой книгой ошибки о несовпадении сумм оборотов по проводкам и документам встречается не во всех версиях 1С. Вы можете легко проверить, есть ли это в вашей версии — создайте РКО с суммой, превышающий остаток по кассе, после чего сформируйте кассовую книгу. Если 1С не будет ругаться, то значит на это ваша версия 1С не реагирует.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Как исправить эту ошибку в кассовой книге
Отрицательный остаток по кассе я тут комментировать не буду, потому что тут всё и так ясно. Займёмся причиной номер 1.
Для исправления ошибки несовпадения оборотов нужно найти на указанную кассовой книгой дату все документы с проводками по 50-му счёту и посмотреть, соответствуют ли этим проводкам ПКО/РКО; также проверить, чтобы суммы в проводках и ПКО/РКО были верными и совпадали. Если ошибка выдаётся для нескольких дат, то проверить все.
Приведу пример. Допустим, вы оформили Отчёт о розничных продажах. Сам по себе этот документ УЖЕ содержит проводку по счёту 50. Таким образом, если провести Отчёт о розничных продажах, но не создать соответствующий ему приходный кассовый ордер, то проводка по кассе будет, а вот документа (т.е. ПКО) — нет! В таком случае обороты по проводкам и документам как раз и не совпадут на сумму имеющейся в «Отчёте…» проводки по счёту 50. Вот кассовая книга и будет об этом сообщать.
Как избежать ошибок в учёте
Стоит внимательно следить за тем, чтобы каждой проводке по кассе соответствовал ПКО/РКО. Сложного тут ничего нет.
Кстати, я привёл выше один пример операции, при котором в кассовой книге возникает ошибка «Обороты по документам и проводкам не совпадают». Есть и другие случаи, не столь очевидные. Так что не теряйте бдительности!
Рассмотрение ошибок кассовой книги входит в учебную программу курса, с которым вы можете ознакомиться на сайте.
Уникальная метка публикации: 3661E0BA-D7AD-D58F-5CE2-9B52A0C2E622
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/1s-predpriyatie/oboroty-po-dokumentam-i-provodkam-ne-sovpadayut/
Сегодня мы с вами поговорим о замечательном инструменте, встроенном в программы 1С — об «Экспресс-проверке ведения учета». Надеюсь, что этот отчет станет вам надежным помощником, при проверке правильности отражения операций, связанных с ведением книги продаж и книги покупок и вы сможете оперативно выявлять самые распространенные ошибки учета НДС в программе.
Как обычно работать мы с вами будем в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0.
В меню «Отчеты» находим отчет «Экспресс-проверка»
В открывшемся окне выбираем необходимый период и открываем настройки отчета:
Так как в этой статье мы говорим об ошибках в учете НДС, то оставляем активными только два последних флажка. Остальные снимаем.
Можно раскрыть каждую возможность проверки и посмотреть, что программа будет проверять:
Нажимаем на кнопку» Выполнить проверку» и видим, например, вот такую картину:
Почему я пишу «Например…»? Потому что, скорее всего у вас не будет такого количества ошибок в базе. Мы с коллегами очень постарались придумать пример, который будет вам интересен.
Итак, у нас по ведению книги продаж выявлено 11 ошибок. Что ж. Будем разбираться. Раскрываем наши ошибки, ого! Ошибки по ВСЕМ возможным параметрам проверки. Вот такие мы молодцы.
Давайте разбираться по порядку. Раскрываем первую найденную программой ошибку:
Итак, первое, на что указывает нам программа – это на несоблюдение хронологического порядка нумерации счетов-фактур. Более того, очень весело и резво программа предлагает в разделе «Рекомендации» предлагает запустить обработку по автоматической перенумерации документов. Вот как замечательно. Т.е. мы целый квартал с вами работали, выставляли нашим контрагентам счета-фактуры, а теперь раз, и все переделаем. Вот как раз этого делать и не нужно. В законе нигде не говорится, что мы обязаны строго соблюдать хронологию в нумерации счетов-фактур, так что эту ошибку мы воспримем как условную и ничего переделывать не будем.
Следующий этап проверки — полнота выписки счетов-фактур по реализации. Раскрывая этот этап, мы видим, что программа нам указывает на конкретный документ реализации, по которому мы по каким-то причинам не выставили счет-фактуру. Прямо из этой обработки мы можем открыть «проблемный» документ. Для этого надо два раза кликнуть по нему левой копкой мыши. Открыв документ, мы устраняем найденную ошибку:
После того, как мы выписали счет-фактуру, выполним проверку еще раз. Ошибка исправлена, и мы переходим к следующему этапу. Своевременность выписки счетов-фактур по реализации. Здесь программа обнаружила ошибку, связанную с расхождением дат документа реализации и выписанного по ней счета-фактуры. Так же, мы можем прямо из этой обработки открыть либо реализацию, либо счет-фактуру и исправить дату документа:
Исправляем эту ошибку и переходим к следующей. Здесь уже более интересный случай. Программа проверила соответствие в БУ суммы выручки по счету 90.01.1 сумме начисленного НДС от реализации по счету 90.03. В детальном отчете ошибок программа указывает нам на «проблемный» документ, в котором, скорее всего и содержится ошибка. И ту мы видим такую ситуацию: Сумма выручки, База НДС и НДС рассчитанный по данному документу отсутствует, а вот НДС начисленный – равен 1525,42.
Прежде чем открывать этот документ, давайте посмотрим на следующую ошибку в экспресс-проверке:
Мы видим, что в анализ попал тот же самый документ и на предыдущем этапе, только детальная информация об ошибке – прямо противоположная. Т.е. Сумма выручки, База НДС и НДС рассчитанный по данному документу есть, а вот НДС начисленный – отсутствует. Очевидно, что исправив документ – мы избавимся сразу от двух ошибок, выявленных экспресс-проверкой.
Открываем проблемный документ и по гиперссылке переходим в окно установки счетов учета. И в данном конкретном случае ошибка кроется в счет учета НДС:
Если вы указали в документе счет доходов 91.01, то счет учета НДС в этом случае должен быть 91.02.
Это конечно добавляет некоторых сложностей при проверке декларации по НДС, но с этим придется смириться. Вносим исправление в счета учета, перепроводим документ и переформируем экспресс-проверку. Ошибок сразу стало на две меньше. Переходим к следующей строке нашего отчета:
Здесь программа тоже нам выделяет некоторый документ, в котором обнаружены не соответствие Базы НДС в БУ с Базой НДС по регистру «НДС продажи». Конечно, причин этой ошибки может быть много, и программа предлагает нам некоторые из них. Очень часто проблемы возникают из-за ручных проводок и корректировок. В данном конкретном случае мы пытались «подправить» в документе сумму НДС и ошиблись на 1 руб. Нам надо открыть ошибочную реализацию:
И просто «перенабрать» сумму реализации. А правильный НДС программа высчитает сама:
Проводим и закрываем документ и снова выполняем экспресс-проверку. Как видим, количество ошибок уменьшается. И следующая связана с отсутствием документа «»Формирование записей книги продаж»». Те пользователи, которые давно работают в программах 1С знают, что этот документ надо обязательно формировать в конце каждого квартала. Я рекомендую это делать всегда, даже если вы уверены в том, при автоматическом заполнении этот документ окажется пустым.
Прямо из этого отчета мы можем перейти в помощник по учету НДС или в разделе «Операции» перейти в список регламентных операций по НДС и сформировать необходимый документ.
Заполняем документ и снова выполним экспресс-проверку. Следующая ошибка связана с расхождением сумм НДС, начисленных с авансов и сумм по регистру «НДС продажи». Но в этом конкретном случае программа даже не дает нам подсказки. В каком документе нам искать ошибку:
Здесь нам может помочь ОСВ по счету 76АВ:
И в оборотно-сальдовой ведомости мы сразу же обращаем внимание на строку с пустым субконто. Открываем этот документ и видим, что эта проводка сделана с помощью операций введенной вручную.
Как правило, пользователи допускают большинство ошибок именно в ручных проводках. Мы сейчас не будем разбираться в тонкостях этого документа. Просто пометим его на удаление, как ошибочный. Наша цель – рассмотреть работу экспресс-проверки.
Следующая ошибка связана с неполным отражением в книге продаж операций по агентским договорам.
В разделе «Рекомендации» мы можем открыть обработку «Регистрация счетов-фактур налогового агента», и сначала заполнить табличную часть автоматически а потом нажать на кнопку «Выполнить».
И последняя ошибка в разделе проверки ведения книги продаж связана с неполным отражением в книге продаж сумм НДС по СМР. Программа также предлагает нам решение проблемы, сформировав документ «Начисление НДС по СМР» в регламентных операциях по НДС:
Документ также можно автоматически заполнить по данным информационной базы. И не забываем выписать на основании этого документа счет-фактуру.
Теперь еще раз запускаем проверку и видим, что по ведению книги продаж осталась одна ошибка, которую мы не принимаем как ошибку и исправлять не будем.
Ну а теперь рассмотрим правильность ведения книги покупок. К слову сказать, что это в наших же интересах правильно и как можно более полно отражать сведения в книге покупок, поэтому я только кратко коснусь этого раздела, рассмотрев три основные ошибки.
Первая – по аналогии с книгой продаж, программа подсказывает, что есть документы поступления, по которым отсутствует счет-фактура. Либо это ошибка, либо у вас действительно отсутствует оригинал документа. Здесь надо разбираться. Во всяком случае, программа нам подсказывает, какие документы надо проверить:
Следующая ошибка — отсутствие записей книги покупок. Эту регламентную операцию тоже необходимо делать каждый квартал обязательно:
Ну и еще одна ошибка. Иногда встречается у пользователей – неправильно указан счет учета НДС в документе Поступления. Программа сравнивает данные по 19 счету и данные по регистрам НДС и оповещает нас об ошибке.
Открываем «проблемный» документ и исправляем счет учета НДС.
Также часто подобная ошибка в экспресс-проверке встречается при создании ручных операций по 19 счету. Напоминаю, что декларация по НДС заполняется по данным регистров накопления подсистемы НДС, поэтому ручных проводок по НДС следует избегать вообще.
Проведем еще раз экспресс-проверку ведения учета и у нас благополучно все исправлено, кроме нумерации счетов-фактур.
Конечно, кому-то из читателей некоторые из рассмотренных ошибок покажутся надуманными и притянутыми за уши, но моя задача была познакомить вас с очень полезной обработкой и показать принцип ее работы. Конечно, ошибки бывают разные и не всегда их так легко найти, как я вам показала, но в основном, я надеюсь, благодаря этой статье вы нашли еще одного помощника по проверке НДС в программе 1С Бухгалтерия предприятия.
С вами была Виктория Буданова. Спасибо что Вы с нами. Успешных вам отчетных кампаний. Думаю, что скоро вы поймете, что 1С – это просто.
27.08.2019
А у вас никогда не было такой ситуации, что вы слышите от кого-то фразу (не важно, о чем она) – и у вас щелчок в голове: а ведь и правда так, а я об этом не думал никогда. Как в той сказке – «а король-то голый».
Наши статьи и направлены на тот самый щелчок.
Речь пойдет о стандартных отчетах в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения ред 2.0, которые помогут найти недоработки в информационной базе. Рассмотрим первые пять способов.
Где располагаются отчеты? В разделе Главное и в каждом тематическом разделе с одноименным названием.
Первый отчет: оборотно-сальдовая ведомость – содержит сведения об остатках на счетах и оборотах по ним за определенный период.
Обратите внимание: начальные остатки не равны между собой – нужно понять причину.
Добавим возможность вывода данных по вспомогательным счетам в настройках отчета.
После этого видим, что остатки выровнялись, но «зависла» сумма на счете 000, что является недопустимым. Но это уже совсем другая история.
Для получения аналитической информации в разрезе субсчетов установите нужную галочку в разделе Группировка.
Приведу еще несколько примеров использования данного отчета.
Как получить данные о суммах, которые числятся на устаревших счетах?
Зададим отбор: дата окончания действия счета равна последний день предыдущего года и переформируем ведомость.
С такими параметрами будут выведены только те счета, которые соответствуют отбору, а это упростит исправление.
В зависимости от типа учреждения применяются различные виды КПС. Для поиска несоответствий также воспользуемся обороткой.
В настройках зададим следующие условия:
— Группировка: отмечаем Счет и КПС;
— Отборы: добавим новый элемент — КПС.Вид показателя, вид сравнения Не равно, значение АУ и БУ (для бюджетных и автономных учреждений);
— Дополнительно: блок Дополнительные данные — КПС.Вид показателя.
При получении такого результата требуется расшифровать полученные данные.
Двойной клик мыши по сумме предложит варианты.
Выберем Карточку счета и получим список документов, в которых используется ошибочный КПС.
В данной ситуации мы получили список документов только по одному счету. Можно воспользоваться отчетом по проводкам – список будет по всем счетам, если не задавать дополнительные ограничения.
В следующих статьях расскажем еще о способах поиска ошибок с помощью стандартных отчетов.
Возврат к списку