Как найти ошибку в главной книге

Применение главной книги в учете на предприятие всегда вызывает заинтересованность и вопросы специалистов. Ни одна проверка не обходится без изучения этого бухгалтерского атрибута. Насколько оправданы усилия по ведению главной книги? Как зародился учет при помощи главной книги?

Что такое главная книга

Свое место в учете главная книга в бухгалтерском учете официально начинает с 1960 года. Но не все предприятия вводят в учет бухгалтерскую книгу, некоторые пользуются «шахматкой», а после данные учитываются в сальдовой ведомости. Главная книга используется для синтетического учета. Это максимально общая форма хоз.учета, которая позволяет получить полнейшее понимание о финансовом и производственном процессах и выявить ошибки в течение хозяйственных операций.

Главная бухгалтерская книга оформляется:

• Ежегодно;
• Более одного года книгу не разрешается вести;
• Записи вносятся в документ в порядке хронологии;
• Начало записей ведется от января до декабря текущего года;
• Отражаются все операции по синтетическим счетам, которые существуют в организации;
• Отображает все хозяйственные операции предприятия.

Для чего нужна главная книга

Первоначально главная бухгалтерская книга служит специалисту бухгалтеру для проверки собственной работы. В процессе занесения операций в книгу все совершенные хозяйственные операции отслеживаются повторно. Таким образом, все хозяйственные операции, произошедшие в течение года:

• Внимательно отрабатываются;
• Информация из них проверяется и заносится в журналы операций (первый этап);
• После та же самая информация записывается в главную книгу (завершающий этап).
• Сложно переоценить важность такого журнала для специалиста бухгалтерии, безусловно, ведение главной бухгалтерской книги это своего рода подведение итогов работы и оценка профессионального уровня бухгалтера.

Предприятию же главная бухгалтерская книга необходима для того, чтобы получать из нее сведения для бухгалтерского баланса. Безусловно, что баланс для организации один из важнейших индикаторов хозяйственно-финансовой деятельности, и тот факт, что сведения до отправления в этот отчет прошли несколько ступеней проверки, крайне важен при подведении итогов деятельности за отчетный период.

Оформление главной бухгалтерской книги в 1С

• Занести данные;
• Сформировать необходимый отчет, и он получит отчет с итоговыми данными, которые ему необходимы.

Несмотря на это такой итоговый регистр как главная бухгалтерская книга ведется и при помощи программного бухгалтерского учета, и не теряет своей актуальности.
Пользователей же интересует необходимость распечатывания полученной книги бухгалтерской. Руководствуясь законом о бухгалтерском учете, в случае, если организация ведет учет при помощи компьютера, то она обязана иметь копии на бумаге. Поэтому необходимо печатать бухгалтерскую книгу, для предъявления при возможных проверках.

Кроме того, следует учесть, что если учетная политика предприятия говорит, что в организации журнально-ордерная форма бухучета, а учет ведется в компьютере и главной книги как таковой не существует, то это грубое нарушение. И любая проверка имеет право требовать главную бухгалтерскую книгу. Потому, при ведении учета на предприятии, следует придерживаться существующих законов и положений по бухгалтерскому учету.

Проверка сведений для бухгалтерской книги

Перед занесением сведений в бухгалтерскую книгу крайне рекомендуется тщательно проверить первоначальные источники информации. Вся информация в журналах ордерах(ЖО) должна быть правильной. Если выявятся неточности в учете разрешается корректирование данных(перечеркивание и дописывания корректных данных). Далее возможно продолжение заполнения данных.

В бухгалтерской книге формируются обороты по синтетическим счетам. Совершается это при помощи:

• Отражения кредитовых оборотов по каждому синтетическому счету единственной записью;
• Обороты же по дебету записываются в корреспонденции с кредитуемым счетом;
• Далее нужно проверить записанные сведения, для начала производим суммирование оборотов, после сальдо по внесенной информации.

Для того чтобы убедиться, что все сделано верно, нужно добиться двух равенств, суммы сальдо по Дт и Кт и оборотов по Дт и Кт. Если эти равенства не сходятся, нужно провести проверку всей информации. Начать следует со сверки кредитовых оборотов внесенных в ЖО, в случае, когда полученная сумма совпадает с суммой в главной книге, значит нужно искать ошибку в оборотах по Дт.

В итоге после тщательной и скрупулезной деятельности бухгалтера информация, которая будет занесена в баланс организации, будет достаточно достоверной.

Преимущества для организации при ведение главной книги

Поскольку оформление главной книги бухгалтерии существует для подведения итогов хозяйственной деятельности предприятия, то даже в случае если компания ведет учет с помощью компьютерных программ, ведение бухгалтерских книг необходимо.

Ведение бухгалтерской книги возможно и в бухгалтерских компьютерных программах, либо в других программах, которые дают возможность вводить суммы и получать итоги самыми простыми способами.

Важно понимать, что это один из важнейших документов, который просят практически любые контролирующие органы при проверках предприятия. Следовательно, тщательное и корректное оформление бухгалтерских книг не допустит возникновение неприятностей, как руководству компании, так и главному бухгалтеру.

В статье к.э.н. ст. преподаватель кафедры учета, анализа и аудита Экономического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова, консультант-эксперт по бухгалтерскому учету В.Ю. Савин и профессор С.А. Харитонов рассматривают возможности программы «1С:Бухгалтерия 8» по проверке корректности ведения бухгалтерского учета, налогового учета по налогу на прибыль и по налогу на добавленную стоимость.

Содержание

---

После выполнения всех регламентных операций по закрытию периода требуется проверить корректность полученных учетных данных, по которым предстоит сформировать и представить в налоговые органы регламентированную отчетность по бухгалтерскому учету, налоговому учету по налогу на прибыль и налоговому учету по налогу на добавленную стоимость.

Помочь пользователю могут следующие специальные отчеты системы:

• отчет Экспресс-проверка ведения учета;
• отчет Анализ состояния бухгалтерского учета;
• отчет Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль;
• отчет Анализ состояния налогового учета по НДС.

Отчет «Экспресс-проверка ведения учета»

Отчет Экспресс-проверка ведения учета находится в меню Отчеты -> Экспресс-проверка ведения учета.

Перейдя к меню настроек (кнопка Перейти к настройке),  можно выбрать предусмотренные отчетом четыре группы проверок:

• проверки соблюдения положений учетной политики;
• проверки ведения кассовых операций;
• проверки операций, связанных с ведением книги продаж;
• проверки операций, связанных с ведением книги покупок.

Проверки запускаются нажатием на кнопку Выполнить проверку.

Рассмотрим проверки, входящие в каждую из четырех групп.

Положения учетной политики

Группа проверок Положения учетной политики объединяет в себе одиннадцать проверок.

Полный список проверок данной группы и комментарии к ним представлены в таблице № 1.

Если бухгалтер не уверен, нужно или не нужно выполнять конкретную проверку, то признак проверки для нее можно оставить.

Программа самостоятельно проанализирует условия, необходимые для выполнения отдельных проверок. Если проверка не требуется, тогда будет выдано сообщение об отсутствии ошибок.

Таблица 1.

Проверки положений учетной политики

№ п/п	Наименование проверки	Предмет проверки	Условия, при которых выполняется проверка
1	Наличие учетной политики организации по бухгалтерскому и налоговому учету	Наличие записей в регистре сведений Учетная политика организаций, дата которых меньше или равна дате начала периода проверки
2	Наличие учетной политики по персоналу	Наличие записи в регистре сведений Учетная политика по персоналу	Если в настройках параметров учета указано, что расчеты персоналом ведутся в «1С:Бухгалтерии 8»
3	Неизменность учетной политики по бухгалтерскому учету в течение года	Отсутствие записей в регистре Учетная политика организаций, с датой, отличающейся от даты начала года, в которых изменены параметры учетной политики по бухгалтерскому учету
4	Неизменность учетной политики по налоговому учету в течение года	Отсутствие записей в регистре Учетная политика организаций, с датой, отличающейся от даты начала года, в которых изменены параметры учетной политики для целей налогообложения. Исключением являются изменения, которые обусловлены внесением изменений в законодательство.
5	Соответствие способа оценки товаров в рознице использованию счетов учета товаров	Для способа оценки товаров в розницу «По стоимости приобретения» проверяется отсутствие остатков и оборотов по счетам 41.11 «Товары в розничной торговле (в АТТ по продажной стоимости)», 41.12 «Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)», 42 «Торговая наценка»	Если в настройках учетной политики указано, что организация ведет деятельность, связанную с розничной торговлей и учитывает товары в рознице По стоимости приобретения
6	Соответствие применения метода «директ-костинг» фактическому закрытию счета 26	Если метод «директ-костинг» используется, проверяется, что счет 26 закрывается на счет 90. Если метод «директ-костинг» не используется, проверяется, что счет 26 закрывается на счета 20, 23, 29.	Если в настройках учетной политики указано, что организация ведет деятельность, связанную с производством продукции и (или) выполнением работ, оказанием услуг
7	Соответствие применения ПБУ 18/02 использованию соответствующих счетов учета	Контролируется отсутствие остатков и оборотов на счетах 09 «Отложенные налоговые активы», 77 «Отложенные налоговые обязательства», 68.04.2 «Расчет налога на прибыль» и субсчетах счетах 99.02 «Налог на прибыль»	Если в параметрах учетной политики, снят флажок Применяется ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль». Либо если в учетной политике организации установлено, что организация применяет УСН.
8	Неприменение ПБУ 18/02 при условии применения УСН	Проверяется, чтобы не был установлен флажок Применяется ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»	Если в учетной политике организации установлено, что организация применяет УСН
9	Отсутствие движений регистров налогового учета по налогу на прибыль в случае применения УСН	Контролируется отсутствие движений в регистрах, предназначенных для налогового учета по налогу на прибыль	Если в учетной политике организации установлено, что организация применяет УСН
10	Отсутствие остатков и оборотов по счетам ЕНВД в случае неприменения ЕНВД	Контролируется отсутствие движений на счетах бухучета, прямо или косвенно связанных с ЕНВД	Если в учетной политике, не взведен флажок Применяется особый порядок налогообложения по отдельным видам деятельности
11	Соответствие наличия операций, не облагаемых НДС или облагаемых по ставке 0 %, учетной политике	Контролируется отсутствие на счете 90 «Продажи» оборотов по субконто Ставки НДС со значениями Без НДС и 0 %	Если в учетной политике не взведен флажок Организация осуществляет реализацию без НДС или с НДС 0 %

Операции по кассе

Группа проверок Операции по кассе объединяет в себе восемь проверок.

Полный список проверок данной группы с комментариями представлен в таблице № 2.

Таблица 2.

Проверки операций по кассе

№ п/п	Наименование проверки	Предмет проверки	Комментарий
1	Отсутствие непроведенных кассовых документов	Проверяется отсутствие непроведенных приходных и расходных кассовых ордеров, за исключением помеченных на удаление	Кассовые операции с помощью документов Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер в оформляются в два этапа: — в информационной базе программы «1С:Бухгалтерия 8» создается непроведенный документ, из которого распечатывается заполненный первичный документ; — после того, как кассовая операция будет фактически совершена, электронный документ проводится, движение наличных денежных средств отражается на счетах бухгалтерского учета.
2	Отсутствие отрицательных остатков по кассе	Проверяется остаток на счете 50 «Касса» на конец каждого дня. Сальдо счета не должно быть отрицательным.	Проверка на отсутствие отрицательных остатков по счету 50 «Касса». Подобные ошибки могут быть вызваны несвоевременным оформлением кассовых операций.
3	Соблюдение лимита остатка денег в кассе	Проверяется превышение остатка по счету 50 «Касса» на конец каждого дня, в котором имело место движение по счету, установленного лимита остатка кассы	При сообщении о превышении лимита следует учитывать, что сверх установленных лимитов предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий. Лимит наличных денежных средств в кассе вводится в регистр сведений Лимит остатка кассы, меню Касса — Лимит остатка кассы.
4	Соблюдение лимита расчетов наличными с контрагентами	Суммы кассовых операций, в которых в качестве корреспондирующего указан счет учета расчетов, проверяются на превышение предельного размера расчетов наличными по одному договору	С 21.07.2007 предельный размер расчетов наличными по одному договору составляет 100 000 руб.
5	Соблюдение нумерации ПКО и РКО	Нумерация ПКО и РКО должна вестись строго в хронологическом порядке	Не считается нарушением невыполнение требования хронологического порядка нумерации для документов, имеющих одну и ту же дату, но разное время создания
6	Выдача денег под отчет только после отчета по ранее выданным суммам	По каждой кассовой операции, в которой в качестве корреспондирующего указан счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», проверяется отсутствие задолженности на дату совершения операции	Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу
7	Отсутствие передач подотчетных сумм от одного лица другому	Поверятся отсутствие на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» внутренних оборотов с разными корреспондирующими субконто (объектами аналитического учета)	Запрещена передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому
8	Выдача денег под отчет только работникам организации	Проверяется, является лицо, которому из кассы выдаются денежные средства под отчет, работником организации, от имени которой составлен кассовый ордер	В одной информационной базе может вести учет по нескольким организациям. При этом для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используется единый справочник Сотрудники организаций, что может стать причиной подобной ошибки

Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость

Выполнять проверку ведения Книги продаж следует по окончании каждого налогового периода (налоговый период по НДС — квартал).

Группа проверок Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость объединяет в себе семь проверок.

Список проверок данной группы, а также комментарии к ним представлены в таблице № 3.

Таблица 3.

Проверки ведения книги продаж

№ п/п	Наименование проверки	Предмет проверки	Комментарий
1	Контроль даты актуальности учета	Для правильной работы подсистемы НДС дата актуальности по разделам: НДС, Расчеты с контрагентами, Оценка МПЗ при выбытии, должна быть либо не установлена, либо находиться не раньше даты конца периода проверки	В том случае, если организация решает использовать механизм системы Дата актуальности учета, то установку и редактирование параметров следует производить через меню Сервис — Управление датой актуальности учета
2	Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации	Для организаций, являющихся плательщиками НДС, каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным счетом-фактурой
3	Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации	Счет-фактура по операциям реализации должен быть выписан не позднее пяти дней с момента реализации
4	Наличие документа Формирование записей книги продаж	Должны быть проведены документы Формирование записей книги продаж в каждом налоговом периоде, в котором имеются авансы на восстановление.
5	Проверка формирования авансовых счетов-фактур при наличии авансов полученных	В случае получения авансов от покупателей должны быть той же датой выписаны и проведены счета-фактуры на суммы полученных авансов	При проверке выясняется: 1. На все ли авансовые поступления выписаны счета-фактуры. 2. Соответствуют ли начисления по счету 76.АВ суммам в регистре НДС с авансов. 3. Совпадают ли суммы НДС с полученных авансов по данным бухгалтерского учета и в книге продаж.
6	Полнота отражения в книге продаж сумм НДС, подлежащих перечислению налоговым агентом (аренда государственного имущества или иностранцы, не состоящие на налоговом учете в РФ)	Должны совпадать суммы НДС, подлежащие перечислению налоговым агентом (по аренде государственного имущества или для иностранцев, не состоящих на налоговом учете в РФ), по бухгалтерскому учету и по книге продаж	Необходимость исполнения обязанностей налогового агента по конкретному договору фиксируется в свойствах договора (справочник Договоры контрагентов). При регистрации в программе задолженности по такому договору автоматически формируется бухгалтерская запись на сумму налога, подлежащего удержанию и уплате в бюджет. При этом на исчисленную сумму налога выписывается счет-фактура (с помощью документа Счет-фактура выданный), который регистрируется в Книге продаж. Предметом проверки является контроль соответствия данных бухгалтерского учета и налогового учета по НДС.
7	Полнота отражения в книге продаж НДС по строительно-монтажным работам (СМР), выполненным хозяйственным способом	Должны совпадать суммы НДС, начисленные по СМР, выполненным хозяйственным способом, по бухгалтерскому учету и по книге продаж

Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость

Выполнять проверку ведения Книги покупок следует по окончании каждого налогового периода (налоговый период по НДС — квартал).

Группа проверок Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость объединяет в себе семь проверок. Полный список проверок данной группы с комментариями представлен в таблице № 4.

Таблица 4.

Проверки ведения книги покупок

№ п/п	Наименование проверки	Предмет проверки	Комментарий
1	Контроль даты актуальности учета	Для правильной работы подсистемы НДС дата актуальности по разделам: НДС, Расчеты с контрагентами, Оценка МПЗ при выбытии, должна быть либо не установлена, либо находиться не раньше даты конца периода проверки	В том случае, если организация решает использовать механизм системы Дата актуальности учета, то установка и редактирование параметров следует производить через меню Сервис — Управление датой актуальности учета
2	Полнота получения счетов-фактур по документам поступления	Каждый приходный документ, полученный от контрагентов, являющихся плательщиками НДС, должен сопровождаться счетом-фактурой	Контролируется, чтобы по каждому документу поступления либо в самом документе, либо с помощью документа Счет-фактура полученный в информационной базе был зарегистрирован предъявленный поставщиком счет-фактура
3	Наличие документа Распределение НДС косвенных расходов	Если в учетной политике включена возможность реализации без НДС или с НДС 0 %, должен быть проведенный документ Распределение НДС косвенных расходов в каждом налоговом периоде	Если в настройках учетной политики устанавливаются параметры для поддержки раздельного учета НДС. Тогда в конце каждого налогового периода документом Распределение НДС косвенных расходов должно производиться распределение сумм НДС предъявленного между различными видами деятельности и реализаций.
4	Корректность распределения НДС по косвенным расходам	Сумма косвенных расходов, поступивших за налоговый период (приход по регистру НДС по косвенным расходам), должна быть равна сумме распределенных между видами деятельности с различными обложением НДС (расходы по регистру НДС по косвенным расходам)
5	Наличие документа Формирование записей книги покупок	Должен быть проведенный документ Формирование записей книги покупок в каждом налоговом периоде по НДС
6	Отсутствие отрицательных остатков сумм НДС, предъявленных поставщиками	Не должно быть отрицательных остатков по регистру НДС предъявленный	Суммы налога, предъявленные к оплате поставщиками и оплаченные поставщикам, в программе автоматически фиксируются в регистре НДС предъявленный. Наличие отрицательных сумм в регистре НДС предъявленный может быть вызвано, например, тем, что товар по которому НДС был принят к вычету в периоде поступления, в следующем налоговом периоде был реализован по ставке НДС 0 %. Пользователь не выполнил регламентную операцию по восстановлению НДС.
7	Наличие вычета НДС с авансов при зачете авансов полученных	В случае наличия проводок по зачету авансов от покупателей должны быть проводки по вычету НДС, начисленного с этих авансов	В соответствии с пунктом 8 статьи 171 и пунктом 6 статьи 172 НК РФ суммы налога, исчисленные налогоплательщиком с сумм оплаты, частичной оплаты, полученных в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), подлежат вычету с даты отгрузки соответствующих товаров (работ, услуг)

Отчет «Анализ состояния бухгалтерского учета»

Отчет Анализ состояния бухгалтерского учета находится в меню Отчеты -> Анализ состояния бухгалтерского учета.

Перейдя к меню настроек (кнопка Настройка), бухгалтер может выбрать на закладке Настройки предусмотренные отчетом четыре вида проверок:

• Анализировать рабочий план счетов;
• Анализ счетов подлежащих закрытию;
• Анализ бухгалтерских итогов;
• Анализ бухгалтерских проводок.

По умолчанию выполняются все четыре вида проверок, но, так как полный анализ занимает продолжительное время, можно отключить те из них, которые не требуются.

Пользователь может внести корректировки в типовые настройки признания проводок «недопустимыми» — закладка Недопустимые проводки (рис. 1).   

Рис. 1

В колонке Дт указывается счет дебета недопустимой проводки, в колонке Кт — счет кредита. В колонке ДтИсключение и КтИсключение можно указать счета, которые исключаются при проверке.

Например, если в колонке Дт указан счет «01», а в колонке КтИсключение указано «01, 08, 79, 83» — это означает, что некорректными являются все проводки по дебету счета 01, если корреспондирующим не является счет из списка «01, 08, 79, 83».

Колонка Комментарий хранит пояснение комментария к проводке. Если программа обнаружит недопустимую проводку, то в отчет будет выведен текст из колонки Комментарий.

На закладке Эталонный ПС отображается эталонный хозрасчетный план счетов, который используется при анализе правильности ведения плана счетов пользователя. Информацию на этой закладке пользователю изменять не следует.

Выполненные пользователем настройки сохраняются по кнопке Ок.

Для выполнения выбранных проверок следует нажать кнопку Сформировать.

В случае наличия ошибок в каком-либо разделе отчета, дважды щелкнув мышкой по строке с ошибкой, можно вызвать карточку счета или форму операции с ошибочной проводкой.

Рассмотрим более подробно каждую из четырех видов проверок, предусмотренных отчетом.

Анализировать рабочий план счетов

Программа сравнивает рабочий план счетов с эталонным планом счетов, рекомендованным фирмой «1С». Информация об эталонном плане счетов представлена на закладке Эталонный ПС меню настроек отчета.

В случае, если требуемый счет не найден в плане счетов, у счета изменен признак активности, будут выдаваться предупреждения. Также проверяется структура аналитического учета на счетах, задействованных в алгоритмах составления форм регламентированной отчетности.

Анализ счетов подлежащих закрытию

Проверяются бухгалтерские итоги на конец отчетного периода. Если счета, подлежащие закрытию на конец отчетного периода, имеют сальдовые остатки, выдается информация о таких счетах.

Например, не должны иметь сальдо по счету в целом на конец периода счета 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы».

Проверяется сальдо на таких счетах, и в случае его обнаружения в отчете выводится сообщение о номере счета, остатке на счете с пояснениями сути возникшей ошибки.

Анализ бухгалтерских итогов

В процессе выполнения анализа бухгалтерских итогов выявляются:

• ошибочные остатки на бухгалтерских счетах (выделяются в программе красным);
• ошибки ведения количественного учета (отсутствие сальдо по количеству или по сумме у соответствующих счетов);
• ошибки переоценки валютных средств на конец отчетного периода (для корректной работы данного раздела, необходимо установить курс валют на конец отчетного периода).

Напомним, что одной из характеристик счета (субсчета) плана счетов является признак счета по отношению к балансу. В бухгалтерском учете по этой характеристике все счета подразделяются на активные, пассивные и активно-пассивные. Например, счет 01 «Основные средства» является активным, счет 63 «Резервы по сомнительным долгам» — пассивным, а счет 68 «Расчеты по налогам и сборам» — активно-пассивным.

Для активных и пассивных счетов отслеживается соответствие сальдо конечного признаку счета (на активном счете остаток должен быть по дебету, а на пассивном — по кредиту).

В программе «1С:Бухгалтерия 8» одной из операций анализа бухгалтерских итогов является проверка выполнения этого правила. Если это имеет место, то в отчете показывается, на каких счетах остатки не соответствуют признаку счета.

Учет материально-производственных запасов в программе ведется не только в денежном, но и в натуральном выражении. Например, такой учет предусмотрен на счете 41 «Товары». Счета, на которых поддерживается количественный учет, в плане счетов отмечены флажком в колонке Кол.

Выполняется проверка на корректность остатков на таких счетах. Считается ошибкой, если по объекту аналитического учета на таком счете имеется «суммовой» остаток, но отсутствует количественный, и наоборот: имеется остаток в натуральном выражении, но он имеет нулевую стоимость.

Для организаций, имеющих активы и обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, полезной является проверка на корректность их оценки на конец отчетного периода.

Для составления бухгалтерской отчетности стоимость указанных активов и обязательств подлежит пересчету в рубли по курсу, действующему на отчетную дату. Счета с признаком поддержки валютного учета в плане счетов отмечены флажком в колонке Вал.

Регламентной операцией Переоценка валютных средств выполняется пересчет остатков на этих счетах с отнесением возникающих курсовых разниц в состав прочих доходов или расходов. Программа проверяет наличие на момент выполнения регламентной операции по переоценке активов и обязательств, выраженных в валюте, загруженного в базу актуального курса валют.

Анализ бухгалтерских проводок

Результат выполнения данной проверки — список «подозрительных» с точки зрения программы проводок. Критерием подозрительности, служит список недопустимых проводок, представленный в настройках отчета, на закладке Недопустимые проводки. Если недопустимая проводка будет обнаружена — программа выдаст строку с ошибкой, где будет указано, какая корреспонденция вызвала подозрение и будет дан краткий комментарий.

Если учетной политикой организации для отдельных счетов предусмотрены дополнительные корреспондирующие счета, «расширяющие перечень исключений», их необходимо добавить в список перед выполнением анализа.

Отчет «Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль»

Отчет Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль находится в меню Отчеты -> Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль.

Отчет позволяет оценить, правильно ли организация ведет налоговый учет и учет постоянных и временных разниц в оценке расходов и доходов, активов и обязательств, а также найти источник расхождений данных бухгалтерского и налогового учета.

При открытии отчета выводится структура налоговой базы по налогу на прибыль (рис. 2). С ее помощью можно перейти к интересующему разделу учета. В дальнейшем для возврата к структуре налоговой базы на командной панели любой схемы и таблицы следует нажать кнопку Структура налоговой базы.

Рис. 2

Анализ соответствия корректности данных по налоговому учету целесообразно начать с блока «Налог» (рис. 3). В нем представлен анализ состояния налогового учета, при котором происходит сопоставление величины налога на прибыль по данным налогового учета (декларация по прибыли) и по данным бухгалтерского учета с учетом признания и списания постоянных и отложенных налоговых активов и обязательств (отчет о прибылях и убытках). Если величина налога на прибыль по данным бухгалтерского учета совпадает с величиной налога на прибыль по данным налогового учета, то ведение налогового учета расценивается как правильное — результат маркируется зеленым квадратом.

Рис. 3

Если суммы не совпадают — программа маркирует результат красным квадратом, который сигнализирует об ошибке.

При этом красным квадратом в отчете будут промаркированы все блоки схемы, в которых программа обнаружила ошибки в целях соблюдения
ПБУ 18/02. Критерием корректности данных выступает правило: БУ = НУ + ПР + ВР. Помочь устранить ошибки поможет предусмотренный отчетом механизм навигации между данными и расшифровки данных.

Блоки в схеме связаны между собой стрелками, которые обозначают причинно-следственные связи между операциями. Стрелки исходят из «блока причины» и входят в «блок следствия». Например: получение выручки по обычным видам деятельности (причина) приводит к формированию доходов, учитываемых при определении налогооблагаемой базы (следствие) — рисунок 4.

Рис. 4

Конечные «блоки-причины» расшифровываются отчетом, в котором отражаются те проводки, по которым были сформированы показатели «БУ», «НУ»,  «ПР» и «ВР». При этом по флажку Развернуть по документам записи на счетах могут быть детализированы до уровня документов, которыми они сформированы.

Чаще всего источником ошибок являются «ручные» операции, при вводе которых бухгалтер либо забывает отразить хозяйственную операцию в налоговом учете, либо отражает ее некорректно. Для исправления подобных ошибок необходимо в отчете для конечного «блока причины» найти строку с реквизитами документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет), щелчком мыши перейти в этот документ и правильно заполнить закладку Налоговый учет, после чего вновь сформировать отчет и убедиться в том, что ошибка исправлена.

Отчет «Анализ состояния налогового учета по НДС»

Для проверки корректности данных, которые будут использоваться программой для заполнения Журнала полученных и выставленных счетов фактур, Книги покупок, Книги продаж и Декларации по НДС предназначен отчет Анализ состояния налогового учета по налогу на добавленную стоимость (рис. 5).

Рис. 5

Отчет находится в меню Отчеты -> Анализ состояния налогового учета по НДС.

Отчет состоит из общей схемы налоговой базы и расшифровок отдельных блоков этой схемы. В отчете показана сумма начислений и вычетов НДС по видам хозяйственных операций.

Слева находится группа блоков, отражающих начисленный НДС, подлежащий включению в Книгу продаж, справа — НДС, принятый к вычету и подлежащий включению в Книгу покупок.

В каждом блоке, отражающем начисление либо вычет НДС, содержится два показателя:

• сумма исчисленного НДС (желтый фон) — сумма НДС, которая фактически была включена в Книгу покупок (продаж);
• сумма не исчисленного НДС (серый фон) — НДС, который по данным системы потенциально мог попасть в Книгу покупок (продаж), но включен в них не был.

В случае если блок содержит записи с ошибками, то рядом с ним выводится восклицательный знак красного цвета.

При работе с отчетом следует в первую очередь провести анализ расшифровки тех блоков, рядом с которыми установлен восклицательный знак, сигнализирующий об ошибке.

Кроме того следует получить расшифровку тех блоков отчета, по которым присутствует сумма «не исчисленного НДС» — проверить обоснованность того, что суммы налога на добавленную стоимость не были включены в Книгу покупок или Книгу продаж в текущем налоговом периоде.

Порядок проведения анализа расшифровок разберем на примере блоков «Приобретенные ценности» и «Зачет авансов выданных».

Расшифровка блока «Приобретенные ценности» представлена на рисунке 6.

Рис. 6

Проверить следует группу строк «Не отражены в книге покупок», представляющую собой расшифровку суммы «НДС не исчисленного», которая представлена в главном меню отчета по данному блоку.

При этом программа выделят группы причин, почему НДС предъявленный не попал в Книгу покупок:

1. НДС включен в стоимость.

Включение НДС в стоимость в документах поступления может быть связано, например, с тем, что организация осуществляет деятельность, не облагаемую НДС, и по тем ценностям, которые используются в данной деятельности, включает НДС в стоимость непосредственно в момент поступления.

2. Не установлен флажок Учитывать НДС.

При поступлении товаров, работ и услуг без НДС флаг Учитывать НДС может быть снят пользователем — это действие вполне корректно, например, в случае отражения в системе госпошлины за регистрацию права собственности.

3. Отсутствует счет-фактура полученный.

Предостережение об ошибке «Отсутствует счет-фактура полученный» в большинстве случае связано с тем, что поставщик (подрядчик) не предоставил счет-фактуру или ее забыли внести в систему.

Если найти и внести в систему информацию о счете-фактуре не предоставляется возможным, тогда требуется списать НДС на счет 91. Для этого можно использовать документ Списание НДС.

Рассмотрим блок Восстановление с авансов выданных (рис. 7).

Рис. 7

Проверить следует группу строк «Не отражены в книге продаж», представляющую собой расшифровку суммы «НДС не исчисленного», которая представлена в главном меню отчета для данного блока.

Программа выделят группы причин, почему НДС не попал в Книгу продаж:

1. Начисление не отражено в Книге продаж.

Ошибка, связанная в большинстве случаев с ошибками, допущенными пользователем. НДС с авансов, который после поступления ценностей подлежит отражению в Книге продаж, не был включен в документ Формирование записей книги продаж.

2. Оплаченные ценности не поступили.

Информация о суммах НДС с авансов выданных, которые смогут быть включены в Книгу продаж после поступления ценностей, под поставку которых были выданы данные авансы.

*     *     *

Все рассмотренные отчеты существенно облегчают проверку корректности данных по бухгалтерскому учету, налоговому учету по налогу на прибыль и налоговому учету по НДС, в преддверии формирования регламентированной отчетности. Отчеты позволяют выявить ситуации, которые имели место в учете и которые похожи на ошибки. При этом следует помнить, что возможны специфические ситуации, возникающие редко и поэтому не учтенные разработчиками данных отчетов. Таким образом, следует проводить тщательный анализ ошибок, выведенных рассмотренными отчетами.

Проверка корректности ведения бухгалтерского и налогового учета в «1С:Бухгалтерии 8»

При
составлении первичных документов или
учетных регистров могут быть допущены
ошибки. Они должны быть выявлены и
исправлены.

При
большом количестве записей в учетных
регистрах для обнаружения ошибок в них
используется сплошная
проверка (пунктировка записей).
Она состоит в том, что все записи в
учетных регистрах, в которых обнаружена
ошибка, последовательно сверяются с
документами или другими учетными
регистрами, в которых отражены те же
операции. Перед каждой проверенной
суммой ставится специальный значок
(V)
для того, чтобы видеть, какие суммы
проверены, а какие
—
нет.

Выборка
—
способ выявления ошибок при несовпадении
итогов синтетического и аналитического
учета. Для этого делают выборку сумм из
аналитических счетов по статьям или
субсчетам синтетического счета. Затем
подсчитывают итоги выборки и сравнивают
с данными синтетического счета.

При
неправильно составленных проводках
ошибки выявляются путем просмотра их
и ознакомления с первичными документами,
на основании которых были составлены
проводки.

После
того, как ошибки найдены, производят их
исправление.

Корректурный
способ
применяется для исправления ошибок в
документах (кроме кассовых и банковских)
до подведения итогов в них. Исправление
производится путем зачеркивания
неправильных и надписывания правильных
записей, заверенных подписью исправляющего
с оговоркой «Исправлено».

Ошибки,
допущенные в корреспонденции счетов и
повторенные в разных учетных регистрах,
исправляются способом «дополнительных
проводок».
Этот способ применяется при правильной
корреспонденции счетов, если запись
сделана в меньшей сумме. В этом случае
на разницу составляется дополнительная
проводка на сумму, недостающую до
правильной.

Способ
«Красное сторно»
применяется для исправления неправильной
корреспонденции счетов. При этом
составляются две проводки. Неправильная
запись повторяется красными чернилами,
что означает вычитание и тем самым ее
сторнирование, уничтожение. Затем
делается дополнительная проводка с
правильной корреспонденцией счетов.

Способ
обратных проводок
используется для исправления неправильной
корреспонденции счетов. При этом
неправильная запись исправляется
обратной проводкой, а затем делается
правильная запись.

Данный
способ можно использовать, если не
искажается экономическое содержание
операции.

7.3. Формы бухгалтерского учета

Под
формой бухгалтерского учета понимают
определенную систему построения и
сочетания учетных регистров,
последовательности и способов записи
в них.

Основными
признаками, определяющими ту или иную
форму, являются:

-виды
применяемых регистров, взаимосвязь
между ними;

-последовательность
и способы записи в них;

-применение
средств вычислительной техники.

В
историческом развитии форм бухгалтерского
учета прослеживается тенденция к
неуклонному разделению учетного труда.

В
настоящее время применяются следующие
формы бухгалтерского учета:
мемориально-ордерная, журнально-ордерная,
таблично-автоматизированная.

Мемориально-ордерная
форма
возникла в нашей стране в 30-е годы. Свое
название получила от учетного регистра
— мемориальный
ордер. Мемориальные ордера являются
документами бухгалтерского оформления,
в которых указываются проводки по
хозяйственным операциям. За каждым
мемориальным ордером закрепляется
постоянный номер, что позволяет составить
лишь один ордер в месяц на каждую группу
однородных операций. Документы, на
основе которых производятся записи в
мемориальный ордер, подшиваются к нему
.Оформленные ордера регистрируют в
хронологическом порядке в журнале
регистрации мемориальных ордеров
(хронологический регистр синтетического
учета).

Итоги
оборотов по регистрационному журналу
должны соответствовать итогам оборотов
по дебету и кредиту синтетических
счетов, что подтверждает правильность
разноски операций по счетам синтетического
учета.

Проводки
из мемориальных ордеров разносят по
счетам Главной книги (Контрольной
ведомости), которая является синтетическим
регистром систематического учета. В
Главной книге содержатся только
синтетические счета, каждому из которых
отводится отдельный лист. В левой стороне
счета отражаются дебетовые записи, в
правой
—
кредитовые.

Записи
производятся по шахматному принципу,
т.е. с указанием корреспонденции счетов.

В
Главной книге отражаются только обороты
по синтетическим счетам; сальдо не
выводится.

На
основании итогов Главной книги
составляется оборотная ведомость по
синтетическим счетам или шахматная
оборотная ведомость. Итоги ее оборотов
по дебету и кредиту сверяются с итогами
журнала регистрации мемориальных
ордеров для проверки полноты отражения
хозяйственных операций.

На
основании оборотной ведомости по
синтетическим счетам составляют баланс.

Аналитический
учет ведется подобно синтетическому в
карточках на основании первичных
документов, подшитых к мемориальным
ордерам. По данным об остатках и оборотах,
отражаемых в карточках, составляются
оборотные ведомости по аналитическим
счетам. Итоги таких ведомостей сверяются
с итогами оборотной ведомости по
синтетическим счетам (рис.
7.2).

Схема
под вопросом смотри в тетрадь, если
таковая есть

Первичные
документы

Мемориальные
ордера

Накопительные
группировочные ведомости

Карточки
аналитического учета

Регистрационный
журнал

Главная
книга

Оборотная
ведомость по синтетическим счетам

Оборотная
ведомость по аналитическим счетам

Баланс

Условные
обозначения: —>
—
текущие записи; -——>
—
однократная запись; —
—> —
сверка данных.

Рис.
7.2.
Мемориально-ордерная форма учета

Мемориально-ордерная
форма учета имеет преимущества по
сравнению с другими книжными формами
учета. Ее регистры и техника записи в
них несложны. Сверка данных синтетического
и аналитического учета, журнала
регистрации и ведомости по синтетическим
счетам устраняет ошибки, обеспечивает
полноту учета хозяйственных операций.
Форма может применяться на предприятиях
всех отраслей хозяйства. Вместе с тем
форма имеет и ряд недостатков:

-многократность
записи одной и той же суммы в различные
регистры. Это увеличивает объем работ
и вероятность допуска ошибок;

-отрыв
и отставание аналитического учета от
синтетического;

-сложность
составления отчетности, так как не все
регистры приспособлены к ее составлению;

-значительный
объем работ приходится на конец месяца;

-приспособлена
к использованию ручного труда и средств
малой механизации.

Указанные
недостатки приводят к задержкам и
опозданию в составлении баланса и других
форм отчетности.

Разновидностью
мемориально-ордерной формы является
форма «Журнал-Главная». Она рассчитана
для предприятий с количеством синтетических
счетов
20-25.
При этой форме на основании документов
или накопительных ведомостей также
составляются мемориальные ордера.

Главное
ее отличие от мемориально-ордерной
формы заключается в том, что составляется
комбинированный регистр «Журнал-Главная
книга». В нем хронологическая
регистрация мемориальных ордеров
совмещена с систематической записью
по синтетическим счетам.

Журнал-Главная
книга представляет собой регистр, в
котором одна сторона отражает структуру
регистрационного журнала (т.е.
номер мемориального ордера, дату его
составления, сумму мемориальных ордеров),
другая сторона предназначается для
записи операций по дебету и кредиту
синтетических счетов .

Журнал-Главная
книга содержит остатки на начало месяца
по всем синтетическим счетам, в конце
месяца подсчитываются обороты по дебету
и кредиту каждого счета и выводятся
остатки на конец месяца. Наличие этих
данных
позволяет не составлять оборотную
ведомость по синтетическим счетам.

Баланс
составляется по данным Журнала-Главной
книги. Аналитический учет ведется в
книгах, по данным которых составляются
оборотные ведомости по аналитическим
счетам. Итоги ведомостей сверяются с
данными Журнала-Главной книги.

Достоинством
формы является сочетание в Журнале-Главной
книге хронологических и синтетических
записей, простота учетных регистров.
Однако при большом количестве счетов
Журнал-Главная книга становится
громоздкой, что приводит к ошибкам.

Журнально-ордерная
форма
явилась результатом длительных поисков
более совершенных форм учета и получила
развитие в начале 40-х годов. С января
1960
г. применяется единая журнально-ордерная
форма для предприятий всех отраслей.

Основными
регистрами являются журналы-ордера,
поэтому и форма называется журнально-ордерной.
Журнал-ордер
-регистр,
в котором сочетаются хронологические
и систематические, а также аналитические
и синтетические формы записи.

Журналы-ордера
ведутся непосредственно на основе
первичных документов только по счетам
с небольшим числом отражаемых в них
операций. При большом количестве
однородных первичных документов данные
их
сначала накапливаются в накопительных
и группировочных
вспомогательных ведомостях или таблицах,
итоги которых в конце месяца переносятся
в соответствующие журналы-ордера.

Журналы-ордера
имеют свой постоянный номер и открываются
для каждого синтетического счета или
нескольких взаимосвязанных счетов.

Журналы-ордера
построены по кредитовому принципу.
Журналы-ордера ведут по кредиту одного
или нескольких однородных счетов.
Заранее предусмотрена типовая
корреспонденция счетов, что уменьшает
вероятность появления ошибок.
Журналы-ордера имеют различное строение
в зависимости от особенностей учитываемых
объектов. По содержанию и форме их можно
подразделить на три группы.

Журналы-ордера
первой группы состоят из двух частей.
Первая часть
—
собственно журнал-ордер; в нем
регистрируются кредитные обороты по
счету.

Второй
частью журналов-ордеров
первой группы
являются вспомогательные ведомости,
составленные в целях контроля за
движением денежных средств.

Записи
в указанные регистры производятся по
шахматному принципу, т.е. сумма по дебету
и кредиту корреспондирующих счетов
проставляется один раз, что сокращает
время для регистрации операций.

Журналы-ордера
второй группы
используются для учета операций по
счетам расчетов с поставщиками и
подрядчиками, подотчетными лицами и
др. Эти регистры построены по принципу
совмещения синтетического и аналитического
учета, поэтому отпадает необходимость
вести к ним книги и карточки аналитического
учета и делать сверку между ними.

Записи
в журналах-ордерах этой группы производятся
линейным способом, т.е. дебетовые и
кредитовые обороты размещаются на одной
линии. Например, в журнале-ордере
№6
по кредиту счета
60
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
аналитический учет ведется по каждому
поставщику и платежному требованию. По
одной строке отражается задолженность
предприятия конкретным поставщикам и
делается запись о ее погашении по мере
оплаты по этой же строке. Общий итог
оборотов по кредиту и дебету
—
данные синтетического учета .

Журналы-ордера
и ведомости третьей группы
предназначены для учета затрат на
производство. Записи в этих регистрах
производятся в шахматном порядке. При
этом дебетуемые счета отражаются в
подлежащем (по горизонтали), а кредитуемые
—
в сказуемом (по вертикали) регистра.
В этих ведомостях дается группировка
затрат по статьям аналитического учета,
что важно также для контроля за соблюдением
сметы этих расходов

Журнал-ордер
№ 10
и другие содержат специальные
сгруппированные аналитические данные,
необходимые для составления отчетности.
Строение журналов-ордеров третьей
группы приведено ниже.

Журнал-ордер
№ 10 1.
Затраты на производство

Кредит Дебет	02	10	13	70	и т.д.	Итого
20
23
25
и т.д.
Итого
по элементам
Итого по статьям

В
дополнение к журналам-ордерам и ведомостям
могут составляться разработочные
таблицы, где производят расчеты
амортизации, износа МБП
и др. Данные таблиц используются для
записей в ведомости и журналы-ордера.

Итоги
из журналов-ордеров переносятся в
Главную книгу, которая ведется в течение
года. В ней для каждого синтетического
счета отведена отдельная страница.

Главная
книга ведется по дебетовому признаку.
В нее дебетовые обороты переносятся из
разных журналов-ордеров. а затем
подсчитывается общий оборот по дебету
соответствующего счета. Кредитовые
обороты переносятся из разных
журналов-ордеров общей суммой. В Главной
книге по каждому счету показываются
остатки на начало и конец месяца.
Правильность записей в Главной книге
проверяется путем подсчета оборотов и
остатков по всем счетам. Суммы дебетовых
и кредитовых оборотов и дебетовых и
кредитовых остатков должны быть
соответственно равны. На основании
конечных остатков в Главной книге
составляется сальдовый баланс.

Данные
накопительных ведомостей, журналов-ордеров
и Главной книги позволяют получить
данные для составления отчетности без
дополнительных выборок.

В
настоящее время применяются два варианта
журнально-ордерной формы учета. Первый
вариант предназначен для крупных
предприятий и организаций и включает
17
журналов-ордеров, ряд вспомогательных
ведомостей и таблиц.

Для
предприятий, использующих для отражения
хозяйственной деятельности ограниченное
число синтетических счетов, количество
журналов-ордеров сокращено вдвое.

Журнально-ордерная
форма учета имеет ряд преимуществ:

1. уменьшается
   объем работ в связи с ликвидацией
   регистрационного журнала мемориальных
   ордеров, многих карточек аналитического
   учета;

2. —
   облегчается составление отчетности;

3. -улучшается
   увязка синтетического и аналитического
   учета;

4. -создаются
   условия для разделения учетного труда
   и его равномерности.

Однако
форма не лишена и недостатков:

-сложность
построения основных регистров
—
журналов-ордеров;

-значительны
затраты ручного труда.

Схема
под вопросом

Первичные
документы

Массовые

Единичные

Кассовая
книга

Накопительные
ведомости

r

Журналы-ордера

r

Главная
книга

r

<———>

Регистры

аналитического
учета

Отчетность

Условные
обозначения: —>-
текущие записи; —>-
однократная запись: —
->-
сверка данных.

Рис.
7.3.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского
учета

Таблично-автоматизированная
форма бухгалтерского учета базируется
на широком использовании в учете ЭВМ.
Основные черты данной формы заключаются
в следующем:

-полная
автоматизация сбора, передачи,
систематизации и обработки информации;

-использование,
кроме обычных носителей бухгалтерской
информации, машинных носителей
—
магнитных лент, магнитных дисков;

-интеграция
учета на основе однократного ввода и
многократного использования первичной
информации;

-осуществление
программной группировки дебетовых и
кредитовых оборотов по счетам на основе
принципа двойной записи;

-автоматизация
логических операций бухгалтерского
учета;

-решение
задач бухгалтерского учета в двух
режимах
—
регламентном и запросном;

-получение
выходной информации в виде печатных
регистров и видеограмм;

-возможность
получения расшифровки печатных
показателей по запросам пользователей.

Таблично-автоматизированная
форма бухгалтерского учета продолжает
развиваться в связи с множеством типов
ЭВМ и других средств оргтехники, а также
программного обеспечения; могут
применяться различные технологии
машинной обработки информации.

Так,
рабочие места бухгалтеров могут быть
оснащены персональными компьютерами,
и на их основе созданы автоматизированные
рабочие места бухгалтера (АРМ). Они
позволяют автоматически формировать
первичные документы и машинограммы по
различным участкам учета и передавать
полученные результаты в ВЦ, чтобы
составлять сводные регистры бухгалтерского
учета и отчетности. Их внедрение поможет
решить проблему полной и комплексной
автоматизации бухгалтерского учета.

Схемa
под вопросом

Условные
обозначения:

—
ручная передача информации;

—
автоматическая передача и обработка
информации;

—
диалог с ЭВМ.

Рис.
7.4.
Таблично-автоматизированная форма
бухгалтерского учета

По
мере оснащения предприятия средствами
вычислительной техники более высокого
класса ставится вопрос об использовании
безбумажной формы бухгалтерского учета.
Переход к ней возможен лишь в условиях
массового применения ВТ, которое
потребует соответствующей подготовки
кадров бухгалтеров.

Использование
на практике машино-ориентированных
форм
бухгалтерского учета имеет целый ряд
преимуществ. К ним относятся:

-применение
вычислительной техники не только для
обработки информации, но и для ее сбора
и регистрации;

-возможность
диалогового режима работы с ЭВМ;

-возможность
выдачи информации по запросу;

-освобождение
времени учетного персонала для усиления
контрольно-аналитических функций.

Широкое
внедрение в практику персональных
компьютеров привело к возможности
создания АРМ бухгалтеров. С их помощью
выполняются значительно быстрее и
надежнее расчетные и другие технические
операции, автоматизировано получение
бухгалтерских регистров, оборотного
(оборотно-сальдового) баланса.

С
помощью компьютера в бухгалтерии
значительно облегчается решение
информационно-поисковых задач, упрощается
работа по подготовке, составлению и
распечатке первичных документов.

Использование
компьютеров привело к созданию и
распространению различных бухгалтерских
программ.

В
настоящее время используются как
комплексные программы по учету, так и
программы по учету отдельных объектов.

Ведение документации в бухгалтерии — строго упорядоченная система операций, в которой не допускается неточностей, разночтений, недооформления. Естественно, что для удобства работы вся эта система должна быть единой, и результатом работы организации в финансовом плане, и бухгалтерии в частности, является главная книга.

Ведение и назначение

Главная книга — это сводный документ (своеобразный журнал), который заполняется в течение одного календарного года. Не допускается ведение документа более длительное время, например, на протяжении нескольких лет.

Все записи ведутся в строгом хронологическом порядке, начиная с января и заканчивая декабрем отчетного года. Главная книга должна содержать всю информацию по всем имеющимся на предприятии (причем любой формы собственности) синтетическим счетам. То есть главная книга — это отражение всей хозяйственной деятельности организации.

Зачем нужна главная книга для бухгалтера?

Прежде всего для работника бухгалтерии этот документ необходим для перепроверки собственной работы, так как при занесении информации все уже отработанные операции просматриваются еще раз.

То есть все текущие операции в течение одного календарного года тщательно прорабатываются, сведения по ним разносятся в различные контрольные журналы (начальный этап проверки), и далее все те же сведения заносятся и в этот документ (итоговый этап проверки).

Для бухгалтерии значение такого рода журнала переоценить трудно — ведь его ведение является итогом и оценкой профессиональной деятельности работников финансового отдела.

Зачем нужен этот документ для предприятия?

Основным его предназначением служит получение информации для составления сальдового баланса. Он включает в себя сведения по вступительным и исходящим сальдо, а также текущим оборотам по каждому отдельному синтетическому счету.
Естественно, баланс предприятия — это важнейший показатель его производственно-финансовой деятельности, и то, что он проходит несколько этапов проверки является неоценимой помощью при анализе годовой работы.

Выверка информации

Перед тем, как начинать оформление записей, следует выверить первоисточники. То есть сведения в журналах-ордерах должны быть верными. В случае обнаружения в них ошибок допускается внесение исправлений (методом зачеркивания и подписывания верного значения). Только после этого можно приступать к оформлению.

Как уже было отмечено, в этом журнале собирается информация только по синтетическим счетам, то есть по текущим (в отчетном периоде) оборотам средств или имущества информации. Записи оформляются следующим образом. Все кредитный обороты отражаются по каждому отдельному синтетическому счету одной записью. Обороты по дебету отражаются только в корреспонденции с соответствующими кредитуемыми счетами.

После записи посредством итогового суммирования выполняется выверка внесенных сведений. В первую очередь суммируются обороты (их итоги), во вторую — сальдо по всем записям. В итоге должны соблюдаться два равенства: суммы сальдо по кредитам и дебетам, а также суммы оборотов по кредитам и дебетам. Если хотя бы одно равенство не верно, то следует перепроверить всю информацию.

Перепроверку начинают с подсчета кредитных оборотов, оформленных в журналах-ордерах, и если полученная сумма совпадает с тем, чем завершается главная книга, то очевидно, что ошибка допущена в записях дебетов.

В результате щепетильной работы бухгалтерии итоговые цифры документа будут составлять оборотный баланс предприятия.

Даже при отлаженной на предприятии работы автоматизированной бухгалтерской программы ведение такого рода журнала обязательно, так он является сводным итогом, касающимся оформления хозяйственной деятельности организации.

Заполнять журнал можно и программно-вычислительным методом, так как существуют программы, позволяющие путем простого ввода информации получать итог. Причем редактура данных в программе намного проще, чем на бумажном носителе, и имеется возможность «с лету» оценить все необходимые равенства.

Стоит помнить, что основной документ, которым интересуются контролирующие органы во время проведения плановых и внеплановых проверок, это главная книга. Поэтому ее грамотное, четкое и соответствующее действительности ведение оградит руководство организации, главного бухгалтера и собственников от всевозможных проблем.

Видео

Понравилась статья? Поделитесь ей в соцсетях