Как исправить ошибку в рко

21.08.2017

Сапер, согласно поговорке, ошибается лишь один раз. Для бухгалтера ошибка в большинстве случаев не столь критична. Но только если ее вовремя исправить. Как именно? Исправлять бухгалтерские ошибки следует по правилам, установленным нормативными документами. Универсального подхода к решению этой проблемы не существует. 

Обсудим способы исправления ошибок в документах, оформленных на бумажных носителях. Ошибиться можно при составлении первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета, формы бухгалтерской отчетности, налоговой декларации или расчета. При этом исправлению поддается не каждый документ. В некоторых случаях его придется оформлять заново. 

Первичные учетные документы 

Часть 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает исправления в первичных учетных документах с оговоркой: «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета». 

В какие первичные документы не вносят исправления 

Сначала разберемся, в какие первичные документы вносить исправления нельзя.

Во-первых, не подлежат исправлению кассовые документы – приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1, п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Иные документы, создаваемые в процессе ведения кассовых операций (например, кассовую книгу), исправлять можно. 

Помимо кассовых ордеров, недопустимо исправлять бланки строгой отчетности. Пункт 10 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» гласит: бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный БСО перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором они заполнялись. 

Наконец, не допускаются ошибки в банковских документах (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Так, исправление в платежном поручении банк воспримет как нарушение целостности распоряжения на перевод денежных средств. Распоряжение с таким дефектом исполнению не подлежит (п.п. 2.1.–2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П). 

В какие первичные документы можно вносить исправления 

В иных случаях исправления в «первичку» вносить можно. На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Между тем из данной лаконичной формулировки неясно: 

• можно ли ошибочную запись замазать корректирующим средством; 
• кто подпишет исправления в отсутствие работника, допустившего ошибку. 

Давайте разбираться. 

На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» (ч. 1 ст. 30) правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до принятия данного закона, применяются в части, ему не противоречащей. 

Порядок исправления ошибок в первичных документах был установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Пункты 4.1–4.3 Положения разъясняют: 

• в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются; 
• для исправления ошибки в первичных документах зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы; 
• зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное; 
• исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено». 

Актуальность данного порядка подтверждена письмом Минфина России от 31.03.2009 № 03-07-14/38. 

Обратите внимание 

Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547). 

А если под исправлением невозможно поставить подпись работника, составившего документ? Предположим, он уволился, заболел, находится в командировке или в отпуске. 

Нормативными документами данный вопрос не урегулирован. Поэтому способ внесения исправлений при таких обстоятельствах компания вправе разработать самостоятельно (письмо Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235). 

Так, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности…). В этот же перечень можно включить лиц, уполномоченных на подписание исправлений за отсутствующего работника. Например, можно оговорить, что исправления подписывает то же лицо, которое наделено правом подписывать аналогичные документы. 

Отдельные авторы предлагают производить исправления на основе доверенности. Но мы эту точку зрения не разделяем. Дело в том, что доверенность – инструмент гражданско-правовых отношений. Между тем трудовая функция подлежит личному исполнению (ст. 15 ТК РФ). Примечательно, что в Трудовом кодексе термин «доверенность» вообще не упоминается. Кроме того, в доверенности в качестве представителя необходимо указать конкретное лицо (п. 1 ст. 185 ГК РФ). А в ситуации прекращения трудового договора с работником это заведомо невозможно. 

Поскольку ведение бухгалтерского учета организует руководитель экономического субъекта, именно он полномочен на принятие решений о том, кто именно подпишет исправления вместо отсутствующего работника. Да и вообще: где это видано, чтобы работник самостоятельно назначал себе «заместителя»? 

Корректирующий документ

Для составления «первички» вы вправе использовать форму универсального передаточного документа (УПД). Если возникла необходимость его исправить – воспользуйтесь формой универсального корректировочного документа (УКД) на основе формы корректировочного счета-фактуры, рекомендованной ФНС России письмом от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@. 

Счета-фактуры 

Порядок исправлений счетов-фактур определен постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (п. 7 разд. II приложения № 1). 

В зависимости от характера ошибки вам придется либо составить новый счет-фактуру – корректирующий, либо внести исправления в имеющийся. В случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, новые экземпляры счетов-фактур не составляются. Счет-фактура с внесенными в него исправлениями подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными в установленном порядке лицами.

Например, если в счете-фактуре неверно указано наименование реализуемого товара, то необходимо составить новый счет-фактуру. В противном случае налогоплательщик утрачивает право на вычет НДС (письмо Минфина России от 14.08.2015 № 03-03-06/1/47252). 

Регистры бухгалтерского учета

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. 

P. S. В общем, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает. 

Источник: Бухгалтерия.ру

Все организации, выдающие из кассы наличные денежные средства обязаны выписывать расходные кассовые ордера (РКО). Ошибок в данном документе быть не должно, иначе документ просто будет признан несуществующим, что может привести к штрафам. В статье рассмотрим, что делать если допущена ошибка в расходном кассовом ордера и можно ли его исправить.

Расходный кассовый ордер

Выписывать РКО следует всегда, когда организация выдает из кассы наличные.Составляется он по форме КО-2 и только в единственном экземпляре.

Если денежные средства выдаются под отчет, то РКО оформляется на основании письменного заявления сотрудника, в котором указывается сумма подотчетных средств, срок, на который выдаются наличные, подпись и дата руководителя.

Как правильно заполнить РКО

Важно! На сегодняшний день в РКО не обязательно получатель должен от руки заполнять получаемую сумму. Ее можно напечатать и на компьютере (указания Банка России №3210-У от 11.03.2014).

РКО (расходный кассовый ордер) может быть оформлен как от руки, так и с применением специальных технических средств. При заполнении РКО от руки можно использовать любой цвет чернил, каких-либо ограничений в данном случае нет.По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, к примеру, так: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 31.08.2023 №123». Строка «Приложение» должны содержать перечень прикладываемых первичных документов (счета, заявки и др.), указывается их номера и даты составления.

Нумерацию РКО можно делать по своему желанию, как это удобно организации. Как правило, применяется нумерация по возрастанию или с использованием буквенного и цифрового сочетания. Нумерация может быть сквозная и несквозная. Порядок ведения кассовых документов не обязывает компании вести сквозную их нумерацию. Ответственность за нарушение нумерации ордеров не предусматривается. Однако, если будут обнаружены пропуски или повторяющиеся номера, то контролирующие органы могут сделать вывод о том, что возможно были неоприходованные денежные средства в кассе. А это в свою очередь приведет к уже более тщательной проверке (Читайте также статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер).

Порядок действий при заполнении РКО

Подпись директора в ордере не требуется в том случае, если его подпись есть в приложениях к РКО. Если в компании нет бухгалтера, то подпись руководителя потребуется в любом случае, даже если он уже расписался на приложениях к ордеру.

При работе с РКО в организации должен быть следующий порядок действий:

1. Кассир должен проверить наличие необходимых подписей, соответствие сумм, записанных цифрами и прописью, а все ли есть документы, указанные в РКО. Помимо этого проверяется совпадение ФИО а документе с данными предъявленного удостоверения личности получателя.
2. Следует подготовить необходимую сумму денег получателю, а также получить от него подпись в РКО.
3. Кассир при получателе должен пересчитать деньги так, чтобы получатель мог за его действиями наблюдать. После этого деньги выдаются получателю
4. После этого деньги пересчитывает получатель в присутствии кассира. Если это не сделать, то претензии в последствии предъявить уже не получится.
5. Последним этапом следует подписание РКО кассиром.

Какие ошибки чаще всего допускаются в РКО

Если обратиться к практике аудиторских проверок расчетов наличными средствами, то можно сделать вывод, что нарушений в это области достаточно много, в том числе и в оформлении кассовых документ. Самыми распространенными нарушениями являются следующие:

• строки заполнены небрежно при заполнении вручную, либо смещаются строки при заполнении документа на компьютере;
• РКО не пронумерованы;
• в РКО отсутствуют корреспондирующие счета (субсчета);
• по строке «Приложение» не указаны все реквизиты прилагаемых документов;
• неверно выделен НДС;
• ФИО подписывающих РКО лиц внесены неразборчиво, некоторые подписи отсутствуют;
• в РКО допущены помарки, исправления или подчистки.

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?

Важно! В кассовых документах не допускается внесение исправлений. Если в РКО допущена ошибка, то его следует переписать.

Никаких исправлений в кассовых документах быть не должно. Это же требование действует и по отношению к РКО (указания Банка России №3210-У п. 4.7).

Если ошибка будет обнаружена, то исправить РКО уже нельзя. Единственным вариантом является заново его составить с верными данными.

Если налоговые органы обнаружат, что в кассовом документе есть исправления, то этот документ могут посчитать отсутствующим, что приведет к обвинению компании в хранении неучтенной выручки. Например, за то, что в кассе превышен установленный лимит. А за это штраф может составить до 50 000 рублей (15.1 КоАП РФ).

При составлении нового РКО, вместо неверного, прежний ордер следует перечеркнуть и приложить его к кассовой книге. При этом в журнале регистрации ПКО и РКО следует указать, что неверные ордера аннулированы. Такая запись делается в примечаниях. В кассовой книге также следует перечеркнуть неверную запись и вместо неверно записанных сумм записать правильные. Все исправления в книге следует заверить подписями кассира и главного бухгалтера.

Если в каких-либо цифрах при заполнении РКО кассир допустил ошибку, то с него следует взять объяснительную. В объяснительной записке он должен указать, почему им были допущены ошибки в нумерации. В этом случае споров с контролирующими органами возможно получится избежать (Читайте также статью ⇒ Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет).

Ответственность за неверно заполненный РКО

За то, что РКО или ПКО заполнен неправильно, штрафа не предусмотрено. Однако, если документ заполнен с ошибками, то проверяющие органы могут посчитать его отсутствующим. К примеру, если в РКО расшифровки фамилии нет, то это означает, что документ составлен с нарушениями. Подписан РКО должен быть так, чтобы по подписи можно было идентифицировать подписантов, то есть тех лиц, которые несут ответственность за оформление данной операции.

Важно! Если расшифровки подписи нет, то проверяющие органы могут приравнять ордер к отсутствующим документам, а это может привести к штрафу в размере 10 тыс. рублей (120 НК РФ).

Штраф этот может быть наложен на основании того, что первичные документы в компании оформлены не должным образом. Однако, наложение такого штрафа также является неправомерным, так как предусмотрен он за то, что документы отсутствуют, а не за то, что они оформлены неверно. Суды в этом случае могут встать на сторону организации.

К чему же тогда может привести неверное составление РКО? Документ, оформленный с нарушением может привести к тому, что они потеряют свою доказательную силу. Например, в том случае если в суде нужно будет доказать факт выдачи наличных определенному лицу, которое заявляет, что никаких денег не получало.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли часть РКО заполнить от руки, а часть на компьютере?

Ответ: Законодательство не устанавливает запрет на заполнение РКО комбинированным способом. Если для компании это удобно, то часть документа можно заполнить на компьютере, а остальную часть от руки.

Вопрос: В РКО корреспондирующий счет указан неправильно. Как это исправить, если сотрудник, подписывающий этот документ уже уволился?

Ответ: В РКО нельзя вносить какие-либо изменения. В связи с этим с сотрудника, которым был составлен РКО нужно потребовать объяснительную, а также составить бухгалтерскую справку, которая будет объяснять причины несоответствия.

✅ Казнить нельзя, помиловать 

Ошибки делают все. Если ошибка или нарушение допущены при применении ККТ, их обязательно нужно исправить с тем, чтобы в распоряжении налоговых органов оказалась полная и достоверная информация о расчетах, при проведении которых требуется применять ККТ. 

Согласно п. 4 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 54-ФЗ) при выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, в целях исполнения обязанности по применению контрольно-кассовой техники в случае осуществления ранее пользователем ККТ расчета без применения контрольно-кассовой техники либо в случае применения контрольно-кассовой техники с нарушением требований законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, формируется кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции). 

При этом любой пользователь ККТ заинтересован в том, чтобы заявив о ранее допущенном нарушении, исправив его, не получить штраф.

Напомним, что за неприменение, неверное применение контрольно-кассовой техники в установленных законом случаях грозит ряд административных штрафов, предусмотренных ст. 14.5 КоАП РФ, в частности:

*️⃣ за неприменение ККТ налагается штраф на должностных лиц в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее тридцати тысяч рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ);

*️⃣ за применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение ее с нарушением установленных законодательством порядка регистрации, сроков и условий перерегистрации, порядка и условий применения ККТ предусмотрено предупреждение или штраф на должностных лиц в размере от полутора тысяч до трех тысяч рублей; на юридических лиц — предупреждение или наложение административного штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). 

Вот именно от этих санкций и может защитить коррекция выручки. Это следует из примечания к указанной статье КоАП РФ. Но индульгенции выдаются только на особых условиях:

*️⃣ пользователь должен заявить о своем нарушении в налоговый орган в письменной форме добровольно и добровольно же исполнить ранее неисполненную обязанность до вынесения постановления по делу об административном правонарушении, в том числе, путем направления в налоговый орган кассового чека (БСО) коррекции;

*️⃣ на момент обращения пользователя с заявлением в налоговый орган либо направления им в налоговый орган кассового чека коррекции (бланка строгой отчетности коррекции) налоговый орган не должен располагать сведениями и документами о совершенном административном правонарушении;

*️⃣ представленные сведения и документы либо кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) должны являться достаточными для установления события административного правонарушения. 

✅ Сколько веревочке ни виться… 

Получается, если даже допускать нарушения систематически, но потом исправляться, штрафовать не станут?

В большинстве случаев это так, поскольку чаще всего речь идет именно об ошибках персонала, а не об умышленных действиях пользователя ККТ, направленных на сокрытие выручки. Главное – стимулировать организации и ИП исправлять упущения и все же передавать налоговым органам корректные сведения. 

Однако примечание к ст. 1.45 КоАП РФ не обеспечит освобождения от наказания (даже при соблюдении обозначенных выше условий), если неприменение ККТ совершено повторно и сумма расчетов, осуществленных без применения контрольно-кассовой техники, составила, в том числе в совокупности, один миллион рублей и более. Это состав нарушения, предусмотренный ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ, а на него действие примечания не распространено.

Многие пользователи никак не могут решиться на коррекцию выручки по разным причинам: кто-то не понимает, как это сделать правильно, дабы не усугубить ситуацию. Кто-то полагает, что только даст в руки проверяющих оружие против себя. Кто-то ждет окончания срока давности привлечения к административной ответственности, считая, что так удастся остаться в тени и не прослыть нарушителем и т .д. 

Срок давности привлечения к ответственности за правонарушения, связанные с применением ККТ, составляет в 1 год (ст. 4.5 КоАП РФ). Но исчисляться этот срок начинает со дня, следующего за днем совершения административного правонарушения. А при длящемся правонарушении – со дня его обнаружения проверяющим (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ). Длящимся является такое административное правонарушение, которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении предусмотренных законом обязанностей (ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ, п. 14 Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 (ред. от 19.12.2013) «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении КоАП РФ»). Выходит, что если ККТ не применяется при каких-либо расчетах, например, два года, то нельзя исходить из того, что нарушения, бывшие более года назад, уже списаны за давностью лет: исправлять нужно все! Неверно думать, что это участь лишь тех, кто в принципе не обзавелся онлайн-кассой. Многие пользователи до сих пор не освоили, например, правила применения ККТ при расчетах на условиях предоплаты или постоплаты, игнорируют необходимость формирования чеков на каждом шаге расчетов.

Более того, даже если нарушитель был оштрафован, это не освобождает его от коррекции выручки. П. 4 ст. 4.1 КоАП РФ прямо указывает: назначение административного наказания не освобождает лицо от исполнения обязанности, за неисполнение которой административное наказание было назначено. 

✅ Ошибки коррекции при применении ФФД версии 1.05 

Переходный формат фискальных документов (ФФД) версии 1.05 все еще широко распространен. Одной из ярких особенностей этого ФФД является урезанный состав реквизитов чеков коррекции (данные о предмете расчета являются необязательными, а реквизит «признак расчета» может принимать только одно из двух значений «приход» или «расход», указание параметров «возврат прихода», «возврат расхода» невозможно – см. табл. 27, 28 приложения № 1 к Приказу ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@). 

По этой причине при использовании ФФД версии 1.05 для исправления ошибки в виде некорректно сформированного кассового чека кассовый чек коррекции не применяется – в нем нельзя указать исправления. Пользователю, например, при корректировке кассового чека с признаком расчета «приход» необходимо сформировать идентичный некорректному кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода», в котором отразить фискальный признак некорректно сформированного кассового чека, а затем сформировать корректный кассовый чек с признаком расчета «приход». Аналогичным способом корректируется ошибочный кассовый чек с признаком расчета «расход» (<Письмо> ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@). Рекомендуется (но не обязательно) в указанных корректирующих чеках в поле «дополнительный реквизит чека (БСО)» (тег 1192) указать фискальный признак (ФПД) чека, в котором были допущены ошибки (Письма ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@, от 04.06.2021 № АБ-4-20/7806@). 

При необходимости корректировки расчета, ранее произведенного без применения ККТ, при использовании ФФД версии 1.05 формируется кассовый чек коррекции, причем его можно выбить сразу на общую сумму коррекции по нескольким операциям и не обязательно оформлять на каждый расчет (<Письмо> ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@). 

Получается, что в обоих описанных выше случаях по вновь сформированным чекам невозможно установить сущность нарушений. В первом случае исправительные чеки теряются в общей массе фискальных документов, поскольку вообще не являются чеками коррекции, а в чеке коррекции при применении ФФД версии 1.05 недостаточно подробностей для установления события административного правонарушения. По этой причине пользователю необходимо в обязательном порядке направить в налоговые органы в дополнение к сформированным кассовым чекам коррекции и (или) новым кассовым чекам, сформированным для исправления некорректных кассовых чеков, сведения и документы достаточные для установления каждого события административного правонарушения, т. е. идентификации каждого конкретного расчета. В противном случае добиться освобождения от административной ответственности на основании примечания к статье 14.5 КоАП РФ не получится. Многих пользователей обнадеживает формулировка примечания, предполагающая, что направление чека коррекции в налоговый орган освобождает от штрафа, и они не обращают внимания на обязательное условие: либо сам чек, либо переданные дополнительно сведения, документы должны идентифицировать событие каждого нарушения. Разумно будет составить и передать в налоговый орган реестр нарушений, описав каждый расчет по реквизитному составу предмета расчета, способам и формам расчета, указав номера корректируемых чеков (если имеются). 

✅ Ключевые моменты корректировки расчетов при применении ФФД версий 1.1 и 1.2 

В ФФД версий 1.1 и 1.2 структура чека коррекции куда солиднее: она предполагает раскрытие всех подробностей корректируемого расчета. Чек коррекции тут сработает и в случаях, когда пользователь изначально не воспользовался ККТ при расчетах, и в случаях, когда ККТ была применена, но в чек вкралась ошибка (содержащийся в чеке коррекции реквизит «предмет расчета» (тег 1059) позволяет исправить, например, ошибку в наименовании товара, его цене, количестве, ставке и сумме НДС и т. д.).

Это, в свою очередь, обязывает каждую операцию отразить в кассовом чеке коррекции отдельной строкой, поскольку указание только общей суммы корректируемых расчетов при корректировке, как ранее осуществленных с применением ККТ расчетов с ошибкой, так и при корректировке расчетов, ранее произведенных без применения ККТ, не может являться достаточным для установления события административного правонарушения (невозможно идентифицировать из такой суммы конкретный расчет). 

Кроме того, ФНС России в письмах от 23.03.2021 № АБ-4-20/3755@, от 04.06.2021 № АБ-4-20/7806@ обращает внимание, что в чеке коррекции стоит указать ФПД чека, ранее некорректно сформированного с применением контрольно-кассовой техники (в том числе с применением иной единицы ККТ). А в случае формирования кассового чека коррекции в отношении расчета, ранее произведенного без применения ККТ, – реквизиты, соответствующие расчету, который был произведен с таким нарушением (дата, наименование товара, работы, услуги, адрес расчета и другие реквизиты предусмотренные Приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@). Затем следует проанализировать, достаточно ли информативен получившийся чек коррекции или все равно нужно направить в налоговый орган сопроводительное письмо. 

Если формируется чек коррекции в отношении маркированных товаров, нужно обязательно указать в нем всю известную информацию о товаре, в том числе код маркировки (при возможности установить такой код), наименование предмета расчета, информацию о количестве предмета расчета и другие обязательные реквизиты кассового чека коррекции (см. Письмо ФНС России от 04.06.2021 № АБ-4-20/7806@). Игнорирование этого правила приведет еще и к нарушению установленных требований относительно передачи данных в систему маркировки. 

✅ Требования к способу коммуникации с налоговым органом 

Пользователи ККТ часто не задумываются о том, что и придание юридической значимости их пояснений к чекам коррекции тоже представляет проблему. Дело в том, что сопутствующие сведения и документы не положено передавать налоговому органу в произвольном порядке.

П. 4 ст. 5 Федерального закона № 54-ФЗ определяет: организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты, и пользователи обязаны предоставлять информацию и документы в электронной форме в соответствии с законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники в налоговые органы через кабинет контрольно-кассовой техники в случаях, в порядке и в сроки, которые установлены уполномоченным органом. И порядок такой есть. Он утвержден Приказом ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483@. 

Вчитаемся в пп. 7 п. 1, п. 8, пп. 11 п. 9 Приложения в Приказу:

*️⃣ в случае обращения с заявлением о совершении нарушения, состоящего в неприменении ККТ при расчете или применения кассовой техники с нарушениями установленного порядка информацию и документы в налоговые органы нужно представить через кабинет контрольно-кассовой техники;

*️⃣ данные предоставляются в срок не позднее трех рабочих дней, следующих за днем формирования чека коррекции;

*️⃣ датой подачи информации и документов в электронной форме считается дата их размещения в кабинете контрольно-кассовой техники;

*️⃣ подтверждением факта принятия налоговым органом информации и документов является квитанция о приеме информации и документов, размещенная в кабинете контрольно-кассовой техники.

Если действовать иначе, пояснения могут счесть непредставленными. Стоит отметить, что налоговые органы зачастую идут навстречу организациям и ИП и соглашаются принять пояснения и документы при личном визите представителя в инспекцию, но считать это нормой и рассчитывать на такое радушие не следует. 

✅ Еще пара штрихов 

Законодательство Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники не устанавливает обязанность пользователя осуществлять корректировку расчетов с использованием той единицы контрольно-кассовой техники, которая ранее не была применена либо при применении которой был совершен некорректный расчет. Не против свободы выбора в этом случае и ФНС России (см. Письма от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@, от 23.03.2021 № АБ-4-20/3755@). Но и тут можно усугубить ранее совершенные ошибки. 

Случай из практики: ИП совмещает два режима налогообложения – ПСН и УСН, от применения ККТ не освобожден; при расчетах за товар (на УСН) не применил ККТ; решил исправить ситуацию и сформировал чек коррекции на другой единице ККТ, которую применял в «патентном» виде деятельности. Одним из реквизитов чека коррекции является применяемая при расчетах система налогообложения. Об этом ИП не подумал и в итоге чек коррекции у него вышел с указанием ПСН. Таким образом, вместо исправления ситуации, пользователь совершил еще одну ошибку и теперь ему требуется еще один чек коррекции. 

Кроме того, привычно думать о чеках коррекции как об инструменте исправления ошибок и нарушений при применении ККТ, но нельзя упускать также, что глобально – это инструмент коррекции данных, поступивших в налоговые органы. А ведь фискальные данные могут быть неполными не только из-за ошибки пользователя, но и, например, из-за поломки фискального накопителя в самый неподходящий момент, да еще и такой, когда невозможно считать из него фискальные данные. В такой ситуации ФНС России рекомендует после осуществления замены фискального накопителя через процедуру перерегистрации ККТ (по причине его поломки) сформировать кассовые чеки коррекции по фактам совершения расчетов, не переданных в налоговые органы через оператора фискальных данных. Информацию о произведенных расчетах предлагается восстанавливать из учетных систем или учетных документов.

✅ Все для кассовых расчетов предлагает компания Такском

*️⃣ Услуга оператора фискальных данных. Мы в онлайн-режиме передаем чеки в ФНС по зашифрованному каналу связи.

*️⃣ Личный кабинет ОФД: для мониторинга работы касс и кассиров, аналитики продаж на торговых точках, создания отчетов.

*️⃣ Электронная подпись: для регистрации кассы в ФНС в личном кабинете ОФД.

*️⃣ Техника для торговли: онлайн-кассы, фискальные накопители, терминалы для эквайринга, POS-оборудование, весы, денежные ящики и многое другое.

*️⃣ Услуги по брендированию кассовых чеков: для создания дополнительного канала коммуникации с клиентом.

*️⃣ Аналитика по рынку: для оценки торговой ниши и развития бизнеса на основе обезличенных данных с чеков.

Оставьте свой номер, если возникли вопросы.

Сейчас актуальность вопроса о внесении исправлений в кассовые документы объясняется тем, что кассовые операции ‒ связующее звено между другими хозяйственными операциями. Чёткие расчёты способствуют высокой скорости оборачиваемости средств, своевременному их поступлению, а следовательно, эффективной работе предприятия.

Нередко бухгалтеры и кассиры задаются вопросом, можно ли вносить исправления в кассовые документы, что делать, если допущена ошибка. На эти вопросы в своей статье отвечает эксперт «ЧТОДЕЛАТЬКОНСАЛТ».

На практике кассовые операции оформляются следующими документами:

—  расходным кассовым ордером (РКО);

—   приходным кассовым ордером (ПКО).

Остальные формы по учёту кассовых операций (например, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кроме ПКО и РКО) не относятся к числу кассовых документов. Следовательно, кассовыми документами являются только расходный кассовый ордер и приходный кассовый ордер.

Часто на практике возникает вопрос, можно ли вносить исправления в кассовые документы, если допущена ошибка. Согласно подп. 4.7 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У исправления в ПКО и РКО не допускаются.

Если исполнитель допустил ошибку при заполнении кассового приходного или расходного ордера, какие-либо исправления вносить в подобные бумаги категорически запрещается.

В РКО и ПКО не допускается наличие каких-либо закрашиваний, зачеркиваний и прочих корректировок в случае, если допущена ошибка.

Забракованный, испорченный документ не может применяться для выполнения расходной/приходной транзакции с наличностью.

Поэтому очень важно соблюдать установленные правила при оформлении кассовых документов, чтобы в итоге не допускать ошибки при их составлении. Ознакомимся с наиболее важными моментами при заполнении кассовых документов.

Кассовые операции оформляются кассовыми документами, такими как ПКО и РКО.

Формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и являются обязательными к применению (ст. 34 Закона о Банке России, подп. 4.1 п. 4, пп. 5, 6 Указания № 3210-У, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляются одним из следующих лиц (подп. 4.2 п. 4 Указания № 3210-У):

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определённым в распорядительном документе. Если заключён договор о ведении бухучёта со специализированной организацией, ПКО и РКО оформляются её должностным лицом; если такой договор заключён с физическим лицом ‒ этим физическим лицом;
• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Как правильно оформить расходный кассовый ордер?

Оформляйте РКО по унифицированной форме № КО-2 в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, утверждённые Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

В строке «Основание» в РКО нужно отразить содержание хозяйственной операции. Например, по данной строке может быть указано: «выдано под отчёт на командировочные расходы»; «выдано под отчёт на покупку канцтоваров»; «заработная плата за вторую половину мая 2022 г.» и т. п.

В строке «Приложение» РКО нужно перечислить номера и даты составления прилагаемых к РКО документов.

Как правильно оформить приходный кассовый ордер и квитанцию к нему?

ПКО и квитанцию к нему оформляют в одном экземпляре по унифицированной форме № КО-1.

В ПКО и квитанции к нему, в частности, нужно указать:

• в строке «Основание» ‒ содержание хозяйственной операции;
• в строке «В том числе» ‒ сумму НДС цифрами, а если операция НДС не облагается – «без налога (НДС)».

Также в ПКО в строке «Приложение» укажите номера и даты составления прилагаемых документов.

Часто возникает вопрос, можно ли выдавать квитанцию к ПКО вместо бланка строгой отчётности (БСО). Выдавать квитанцию к ПКО вместо БСО при наличных расчётах с населением за оказанные услуги вы не можете.

БСО, сформированные с использованием ККТ, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 1 ст. 4.7 Закона о применении ККТ. В квитанции к ПКО, составленной по унифицированной форме № КО-1 (обязательной к применению), некоторые из них отсутствуют. Таким образом, она не может заменить БСО, поскольку не соответствует требованиям, предъявляемым к БСО.

Подписи в кассовых документах (РКО и ПКО)

Право подписи кассовых документов (ПКО и РКО) имеют главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии ‒ руководитель), а также кассир. Если руководитель самостоятельно ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы, он же эти документы и подписывает (подп. 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).

Образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, надо выдать кассиру для сверки с подписями на кассовых документах, оформляемых на бумажном носителе. Если руководитель сам ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы, образцы подписей оформлять не нужно (подп. 4.4 п. 4 Указания № 3210-У).

В расходном кассовом ордере подпись руководителя предусмотрена унифицированной формой № КО-2 наряду с подписями главного бухгалтера и кассира. Однако она обязательна только в случаях, когда главный бухгалтер (бухгалтер) отсутствует или руководитель самостоятельно ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы (подп. 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).

Надо ли проставлять штамп на кассовых документах (ПКО и РКО)?

Обязательно проставлять оттиск печати (штампа) необходимо только на квитанции к ПКО (подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У). Он должен содержать реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (подп. 4.4 п. 4 Указания № 3210-У). Конкретный перечень реквизитов печати (штампа) нормативно не определён. Это может быть штамп (печать) с указанием наименования организации, её ИНН, со словом «Получено».

Ставить оттиск печати (штампа) на РКО необязательно.

Порядок выдачи наличных денег из кассы организации

Выдачу наличных денег из кассы оформите РКО.

Чтобы выдать наличные деньги из кассы по РКО, кассиру необходимо сделать следующее (подп. 6.1, 6.2 п. 6 Указания № 3210-У):

• проверить в РКО:
  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии ‒ наличие подписи руководителя) в расходном кассовом ордере и её соответствие образцу (кроме случая, когда руководитель сам ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы);
  • соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
• проверить наличие перечисленных в РКО подтверждающих документов;
• удостовериться в том, что наличные деньги выдаются лицу, указанному в РКО (расчётно-платежной ведомости, платёжной ведомости);
• получить подпись лица, которому выдаются деньги, на РКО;
• выдать деньги получателю, указанному в РКО;

Важно! Выдавать банкноты, имеющие одно или более из повреждений, указанных абз. 6 ‒ 15 п. 2.9 Положения Банка России от 29.01.2018 № 630-П, запрещается. Такие банкноты сдайте в банк (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).

• поставить свою подпись в РКО и приложить к нему оригинал или копию доверенности получателя денег;
• сделать запись в кассовой книге о выданных денежных средствах.

Порядок принятия наличных денег в кассу организации

Чтобы принять наличные деньги в кассу по ПКО, кассиру необходимо сделать следующее (п. 5, подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У):

• проверить в ПКО и квитанции к нему:

— наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии ‒ наличие подписи руководителя) и её соответствие образцу (кроме случая, когда руководитель сам ведёт кассовые операции и оформляет кассовые документы);

— соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

• проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО;
• пересчитать внесённые наличные деньги и сверить фактически полученную сумму с суммой, указанной в ПКО;

Важно! При приёме наличных денег кассир должен осуществлять контроль их платёжеспособности. Платёжеспособные банкноты и монета Банка России обязательны к приёму. Подробнее см. подп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У.

• убедившись в правильности внесённой суммы, подписать ПКО и квитанцию к нему, проставить на квитанции оттиск печати (штампа), выдать квитанцию вносителю денег;
• сделать запись в кассовой книге о принятых денежных средствах.

Какие ещё существуют формы по учёту кассовых операций (помимо ПКО и РКО)?

Формы документов по учёту кассовых операций, кроме ПКО и РКО, следующие (Постановление Правительства РФ от 18.08.1998 № 88):

Форма	Комментарий	Обоснование
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3)	Форма к применению необязательна. Она может использоваться в целях обеспечения внутреннего контроля совершаемых кассовых операций	Ч. 1 ст. 19 Закона о бухгалтерском учёте
Кассовая книга (унифицированная форма КО-4)	Форма обязательна к применению	Ст. 34 Закона о Банке России, подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У
Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (унифицированная форма КО-5)	Форма обязательна к применению	Ст. 34 Закона о Банке России, подп. 4.5 п. 4 Указания № 3210-У

Поскольку перечисленные документы не являются кассовыми (в отличие от ПКО и РКО), то в них возможно внесение исправлений в случае допущения ошибки, за исключением, когда они оформлены в электронном виде и уже подписаны (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

См. дополнительную информацию:
Готовое решение: Как оформлять кассовые операции (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 05.10.2020) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» {КонсультантПлюс}
{Типовая ситуация: Кассовые документы: оформление и учёт (Издательство «Главная книга», 2022) {КонсультантПлюс}}
Готовое решение: Как учреждению оформлять кассовые операции (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
Готовое решение: Кто обязан вести кассовую книгу и как это делать (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс} 

Заключение

К кассовым документам относятся ПКО и РКО. Если допущена ошибка в кассовых документах, то исправления в ПКО и РКО не допускаются (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У). Поэтому важно ознакомиться с порядком заполнения данных кассовых документов. Остальные формы по учёту кассовых операций (журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ‒ унифицированная форма КО-3, кассовая книга ‒ унифицированная форма КО-4, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств ‒ унифицированная форма КО-5) не относятся к числу кассовых документов. Поскольку перечисленные документы не являются кассовыми (в отличие от ПКО и РКО), то в них возможно внесение исправлений, за исключением случая, когда они оформлены в электронном виде и уже подписаны (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

Вопрос

Какой предусмотрен штраф для организации, если на выдачу денег из кассы не был составлен расходный кассовый орден?

Ответ

Если установят, что на какие-то выдачи из кассы нет РКО, то оштрафуют организацию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., должностное лицо ‒ на сумму от 4000 до 5000 руб. (абз. 3 п. 4.6 Указания № 3210-У; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Вопрос

Можно ли вносить исправления в кассовую книгу, если допущена ошибка?

Ответ

Если вы оформляете кассовую книгу на бумажном носителе (то есть ведёте её от руки или распечатываете на компьютере), то исправить записи в ней возможно. При внесении исправления укажите его дату, а также фамилии, инициалы и подписи кассира и бухгалтера (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У). Если кассовая книга ведётся в электронном виде, после её подписания внесение исправлений не допускается (подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У).

Вопрос

Как внести изменения в книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, если допущена ошибка?

Ответ

В книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, оформленную в электронном виде, запрещается вносить исправления после её подписания, что следует из подп. 4.7 п. 4 Указания № 3210-У. В то же время если указанная книга ведётся в бумажном виде, то в неё можно внести исправления. При этом исправление в бумажной книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств должно содержать дату исправления, фамилии и инициалы кассира и старшего кассира, которые должны быть заверены подписями обоих кассиров.

Автор: старший экономист-консультант «ЧТОДЕЛАТЬКОНСАЛТ» Екатерина Дугина