Как исправить ошибку в приказе на премию

Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.

ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.

Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.

Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать ­утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.

 При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).

Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.

В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.

 Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].

Структурные элементы приказа

Заголовок

автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

Согласно Постановлению Правительства Санкт-Петербурга от 08.04.2016 № 256 «О системе оплаты труда работников образовательных учреждений» коэффициент для работников с высшим образованием — 1,5, а для аспирантов — 1,6. Вопрос в следующем: спустя год выяснилось, что работник — аспирант, а применяли коэффициент 1,5. Как документально правильно и законно исправить данную ошибку и как компенсировать?

Ответ

Чтобы исправить ошибку, необходимо внести изменения в первоначальный приказ (изменения в приказ, по общему правилу, следует вносить также приказом).

Издайте приказ о внесении изменений в первоначальный приказ (можно указать — в части установления коэффициента образования). Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому составьте его в произвольной форме.

Кроме самой доплаты сотруднику нужно начислить компенсацию за задержку выплаты по статье 236 ТК РФ. Поэтому компенсировать недоплату нужно в кратчайшие сроки.

В новом приказе укажите правильный размер коэффициента, размер доплаты за весь период, а также размер компенсации за задержку выплаты (по статье 236 ТК РФ).

Ознакомьте под подпись с приказом сотрудников, которые ответственны за выполнение приказа, а также работника, которому установили доплату.

Обоснование

В соответствии с абз. 5 ч. 1 ст. 21 ТК РФ работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.

В абз. 7 ч. 2 ст. 22 ТК РФ определено, что работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные в соответствии с ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.

Работодатель, в свою очередь, обязан произвести доначисление положенных работнику выплат.

Следует отметить, что законодательством не установлены ограничения по срокам доначисления сумм заработной платы.

Согласно ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

На основании ч. 3, 7 ст. 9 Закона о бухучете* первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

*Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» {КонсультантПлюс}

При этом в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Следовательно, исправления в приказах организации допускаются при условии соблюдения правил исправления, предъявляемых к первичным учетным документам.

Чтобы исправить ошибку в приказе о выплате доплаты сотруднику, издайте новый приказ о внесении изменений в первоначальный приказ (можно указать – в части установления коэффициента образования).

Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому составьте его в произвольной форме (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). См. – дополнительные материалы.

В приказе укажите: правильный коэффициент, сумму доплаты за весь период, размер денежной компенсации за задержку выплаты (по ст. 236 ТК РФ).

Материальная ответственность организации в виде выплаты компенсации за задержку зарплаты установлена статьей 236 ТК РФ.

Работодатель обязан начислить и выплатить проценты (денежную компенсацию) за каждый день задержки выплаты сумм, исчисляемых со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно проценты (денежную компенсацию) в размерах, определенных ст. 236 ТК РФ.

Компенсацию работодатель обязан выплатить сотрудникам независимо от причин задержки выплаты.

Ознакомьте с приказом под подпись сотрудников, которые ответственны за выполнение приказа, а также работника, которому установили доплату.

Дополнительные материалы по Вашему вопросу, размещенные в СПС КонсультантПлюс

Как внести изменения в приказ?

Внесение изменений в приказ производится приказом.

Действующее законодательство не содержит указаний о порядке внесения изменений в приказ, являющийся распорядительным документом организации. В связи с этим каждая организация производит внесение изменений в приказы исходя из самостоятельно разработанных правил.

При этом представляется целесообразным учитывать следующее:

1. внесение изменений в приказ должно быть обусловлено изменением обстоятельств, делающим невозможной должную реализацию приказа в его действующей редакции;
2. внесение изменений в приказ, в том числе в его приложения, которые являются его составной частью, производится приказом. В нем указываются отменяемые положения приказа, либо его изменяемые положения с указанием их новой редакции, либо формулировки производимых дополнений к предыдущей редакции приказа;
3. предлагаемые приказом изменения должны быть лаконичны, их толкование должно быть однозначным;
4. в случае если вносимые изменения носят масштабный характер, для облегчения восприятия возможно после соответствующей фразы о новой редакции фрагмента приказа изложение изменяемого текста в новой редакции. К примеру, можно сделать следующую запись:

«Пункт 3 изложить в следующей редакции: «…».

Новый приказ издается в виде приказа с очередным порядковым номером и актуальной датой.

При оформлении приказов организация может руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). Кроме того, в целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 разработаны Методические рекомендации.

В заголовке изменяющего приказа указывается: «О внесении изменения в приказ от «___» ________ 20__ г. N __».

Констатирующая часть при этом содержит краткое изложение обстоятельств, обусловивших внесение изменений в приказ, к примеру «В связи с расширением направлений деятельности…», «В связи с изменением штатного расписания…» и т.п.

Если вносимые изменения носят масштабный характер, возможно издание нового приказа, полностью повторяющего положения изменяемого приказа с учетом вносимых изменений.

Изменение приказа может происходить путем дополнения положений существующего приказа. К примеру, если первоначальным приказом утверждался состав какой-либо рабочей группы, а по истечении времени возникла необходимость включения еще одного эксперта.

См. также: «Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере», 2020, N 4

И.А. Киселева,
эксперт журнала
«Кадры предприятия»

Премии выплачиваются на большинстве предприятий. Конец старого и начало нового года – это период, когда решается судьба одной из главных премий года (тринадцатой зарплаты), планируется премиальный фонд на текущий период. Кроме этого проводится инвентаризация всевозможных ситуаций, послуживших причиной для выплаты или отказа от начисления поощрений, и документов, на основании которых выплачивались или будут выплачиваться премии в будущем.

Премия — это стимулирующая денежная выплата, которая является частью заработной платы(1). Поэтому, как и заработная плата в виде, например, обычного оклада, система премирования должна быть установлена в трудовом или коллективном договоре (другом локальном нормативном акте организации).

Если такого акта нет, а премии все же выплатить хочется, то его надо составить. Согласно статье 135 Трудового кодекса РФ локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, должны приниматься работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Как известно, представительный орган (другими словами, профсоюз) есть далеко не во всех организациях. Каким же образом можно утвердить положение о премировании в этом случае?

При отсутствии профсоюза работодатель может разработать и утвердить любой локальный нормативный акт самостоятельно(2). Порядок обычный: выбирается группа ответственных лиц (например, руководители кадровой, бухгалтерской и финансовой служб), разрабатывается проект, который утверждается руководством организации, и документ доводится до коллектива постфактум.

(1) Часть первая статьи 129 Трудового кодекса РФ.
(2) Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 08.12.2008 № 2742-6-1.

Если же локальный нормативный акт устарел и требует только доработки, то после утверждения новой редакции с ней знакомят каждого работника, даже если с предыдущим вариантом этих документов работник уже был ознакомлен и его подпись имеется в соответствующем документе-приложении к локальному акту. В случае же, если принимаются новые работники, а какие-либо положения локального нормативного акта предполагают индивидуальный характер, то доработка может касаться как самого акта, так и отдельного трудового договора.

Пример
В организации установлены квартальные премии в размере 30%. Размер премии одинаковый для всех работников. Премия начисляется работнику в месяц, следующий за окончанием квартала, т.е. в апреле, июле, октябре и январе.

В 2012 году в организации стали заключаться срочные трудовые договора: один договор был заключен на три месяца (с февраля по апрель 2012 года), в течение которых вновь принятый сотрудник будет исполнять обязанности отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым договором сохраняется место работы; другой на два месяца на время выполнения временных работ – с марта по апрель.

В Положение о Премировании организации было внесено дополнение о том, что квартальные премии сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор, рассчитываются исходя из результатов работы организации за соответствующий период, а выплачиваются по окончании действия срочного трудового договора(1). В результате по этим договорам премиальные будут рассчитаны в одном периоде, а выплачены в другом:

(1) Статья 59 Трудового кодекса РФ.

– по первому договору премия будет рассчитана по итогам работы организации за два месяца первого квартала и один месяц второго квартала, а выплачена в июле 2012 года;
– по второму договору премия будет рассчитана по итогам работы организации за последний месяц первого квартала и первый месяц второго квартала, а выплачена также в июле 2012 года.

Обратите внимание на то, что размер квартальной премии может отличаться от премии за какой-либо отдельный месяц того же квартала. При этом он может быть как выше, так и ниже.

Варианты самого порядка и условий выплаты премий наше трудовое законодательство не устанавливает.

Однако это может регулироваться отраслевыми (межотраслевыми) соглашениями, заключенными с учетом всех установленных трудовым законодательством требований и прошедшими уведомительную регистрацию в соответствии со статьей 50 Трудового кодекса РФ. Тогда они приобретают статус настоящего правового документа, обязательного к исполнению любой организацией, относящейся к данной отрасли. Так, например, согласно:
—  пункту 3.17 Федерального отраслевого соглашения по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011–2013 годы строительным организациям рекомендуется устанавливать размер средств на премирование работников за ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства в соответствии с приложением к письму Минтруда СССР № 1336-ВК и Госстроя СССР № 1-Д от 10.10.1991 «Размеры средств на премирование за ввод в действие в срок объектов в процентах от сметной стоимости выполненных строительно-монтажных работ», —  пункту 3.21 формы и системы оплаты труда с указанием условий премирования и  депремирования работников следует закреплять в коллективных договорах.

Поскольку это отраслевое соглашение признается правовым актом, заключенным на федеральном уровне между полномочными представителями работодателей и работников и устанавливающим общие условия оплаты труда, гарантии, компенсации и льготы работникам организаций и предприятий строительства и промышленности строительных материалов Российской Федерации, то система премирования организаций из этих отраслей, как минимум, должна найти отражение в коллективном договоре.

Следовательно, широко распространенная практика (особенно на тех предприятиях, где премия выплачивается нерегулярно) по изданию отдельного приказа о премировании, в котором указываются основания для выплаты, размеры премий и перечень лиц, подлежащих премированию, для некоторых организаций может окончиться штрафными санкциями. Даже несмотря на то, что приказ о премии доводится до каждого работника под личную подпись.
Напомним, что условия и размеры премирования могут быть включены в:
—  трудовой договор с нанимаемым работником, если премии имеют фиксированную сумму или процент от оклада (заработной платы);
—  коллективный договор, если система проста и одинакова для всех (или большинства) работников;
—  положение о премировании. При этом в трудовом договоре имеется лишь ссылка на него. Этот вариант применяется, если предприятие большое, в нем много разного рода подразделений, а также видов самих премий.

Основным правилом для всех случаев будет одно: правомерность выплаты, условия начисления, неначисления (недоначисления), сумма,  порядок расчета, периодичность начисления (месяц, квартал, год и др.), сроки и порядок выплаты (с зарплатой или др.) должны быть указаны в одном или нескольких регламентах – в трудовом договоре, конкретном приказе или внутреннем регламенте, который регулирует вопросы премирования.

Премию не хотят отдавать
Положение о премировании есть, источники финансирования в наличии, премия начислена и выплачена. Однако премии могут быть выплачены и по ошибке: в связи с неправильным применением законодательства, нормативно-правовых актов организации и в других самых непредсказуемых случаях.

Тогда у работодателей возникает естественное желание уменьшить свои премиальные расходы. При этом могут быть две ситуации:
1. Когда получивший премию сверх причитающегося размера работник числится на предприятии. В этом случае сумму премиальных можно удержать из текущей зарплаты.

Соответствующая сумма удерживается из заработной платы работника на основании решения руководства. Это может быть сделано не позднее одного месяца со дня неправильного исчисления выплат и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания(1).

Напомним, что согласно статье 137 Трудового кодекса РФ удержания из зарплаты работника могут производиться в случае ошибки при подсчете или если премия была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом. Обращаем ваше внимание, что если ошибка была допущена при выписке документа, на основании которого была выплачена премия, работодатель вправе рассчитывать только на добровольный возврат излишне выплаченных денежных средств(2). Так как описка – это не счетная ошибка.

Пример
Работнику складского хозяйства причитающаяся ему премия была выплачена чуть позже предусмотренного срока ввиду его нахождения в командировке. При этом в приказе на премию была допущена ошибка: вместо 1400 руб. было выписано 14 000 руб. В результате за вычетом НДФЛ работнику было выплачено 13 818 руб. (14 000 руб. – 1400 руб х 13%) вместо 1218 руб. (1400 руб. х 140 руб. х ?13%).

(1) Часть третья статьи 137 Трудового кодекса РФ.
(2) Статья 1109 Гражданского кодекса РФ.

Согласно действующему законодательству на излишне полученную сумму работодатель не может уменьшить заработную плату работнику. Варианты для работодателя следующие:
1) добровольный возврат работником 12 600 руб. (13 818 руб. – 1218 руб.);
2) удержание НДФЛ с излишне выплаченной суммы складского хозяйства 1638 руб. (12 600 руб. х 13%).

2. Когда работник претендует на премию, будучи уже уволенным с предприятия.

Как известно, в случае увольнения работника при прекращении трудового договора согласно статье 140 Трудового кодекса РФ выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, должна быть произведена в день увольнения работника. Таким образом, получается, что если даже работнику причитаются какие-либо доплаты, премии, то они должны быть определены и выплачены при окончательном расчете. Имеются ли из этого правила исключения?

Пример
В марте 2012 года всем работникам предприятия, в том числе и уволившимся в феврале, была начислена и выплачена премия по результатам работы за 2011 год.

Исходя из положений Трудового кодекса РФ, при увольнении работника работодатель обязан осуществить работнику все выплаты, предусмотренные нормами трудового законодательства и коллективным или трудовым договором.

В связи с тем, что уволенные в 2012 году работники находились в трудовых отношениях с этим предприятием в 2011 году, а премии за год начисляются при составлении годовой финансовой отчетности в марте, работники имеют право на ее получение. Тем более, что эти премии войдут в состав расходов на оплату труда предприятия, уменьшающих налоговую базу.

Таким образом, премии уволенным работникам правомерны.

Продолжение статьи в журнале: «Кадры предприятия» №3/2012