Как исправить ошибку в первичной документации

✅ Ошибки в документах – ошибки везде? 

Документирование – первейший элемент метода бухгалтерского учета. Как у любой науки, у бухучета есть предмет и метод: предметом являются факты хозяйственной жизни, а метод включает в себя документирование, инвентаризацию, оценку, калькуляцию, счета, двойную запись, баланс, отчетность. Один из основных постулатов учета: нет документа – нет факта хозяйственной жизни. В федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) документам посвящена отдельная статья – 9-я. 

В рамках программы реформирования бухгалтерского учета Минфин утвердил в 2021 г. (16.04.2021 г., приказ № 62н) отдельный стандарт, посвященный документам – ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

В ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ говорится о необходимости подтверждения фактов хозяйственной жизни документами либо при совершении самого факта, либо сразу после его окончания.

Документы могут быть составлены на бумаге и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Ошибки первичных документов классифицируются по различным основаниям:

— по причинам возникновения (невнимательность и некомпетентность специалистов, неисправность вычислительной техники и т.п.);

— по месту возникновения (в текстовых и числовых данных самих документов, в учетных регистрах);

— по значению (ошибки самого документа, не повлиявшие на другие данные (например, дата, описательная часть), и ошибки, повлиявшие на другие операции (пример: неверная сумма расходов приведет к искажению налоговой базы по налогу на прибыль). 

К ошибкам первичных документов можно отнести: отсутствие обязательных реквизитов, наличие несанкционированных изменений (помарки, подчистки), исправления в тех документах, которые нельзя изменять (кассовые и банковские документы (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, пункт 4.7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У)) и др.

Последствиями ошибок в первичных документах могут стать неверные подсчеты результатов хозяйственных операций и налоговых баз, споры с контрагентами, претензии налоговых органов.

Вывод: ошибки в документах нужно исправлять. 

✅ Как исправить ошибку 

На первый взгляд есть простое решение: документ с ошибкой заменить на новый, где ошибок уже не будет. Но Минфин и ФНС против таких кардинальных способов исправления: в письмах ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@ и Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 указано, что первичный документ с ошибкой, ранее принятый к учету, заменять новым документом нельзя, ошибки следует исправить по правилам бухучета. 

Закон № 402-ФЗ (ч. 7 ст. 9) допускает наличие исправлений в первичном учетном документе (кроме исключений, установленных иными нормативными актами, см. выше), ФСБУ 27/2021 содержит отдельный раздел, регламентирующий исправления в документах. 

Порядок оформления исправлений установлен следующий: исправить, указать дату, подписи лиц, составивших документ, идентифицирующие их данные (ФИО и др.). Это корректурный способ внесения изменений. Но есть и другой способ – выставление корректирующего (исправленного) документа, по аналогии со счетами-фактурами. Эти два способа рассмотрены в Рекомендации БМЦ* Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы». 

Организациям предлагается самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике способ внесения исправлений в первичные документы, учитывая особенности документооборота.

Согласно п. 12 ФСБУ 27/2021 организация может включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополняющие обязательные, например, поля первичного документа: «Исправление №» и «от», где будут указаны номер и дата исправляемого документа. 

Сложнее обстоит дело с внесением изменений в электронные документы.

ФНС в письме от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@ напомнила, что нормативные документы не устанавливают порядок аннулирования содержащих ошибки электронных документов. Но, добавляет ФНС, у контрагентов есть право договориться о том, что документ с ошибками не будет иметь правовых последствий, то есть будет аннулирован.

И снова нам подсказывает БМЦ¹: Р-42/2013-КпР «Внесение исправлений в электронные документы» рекомендует исправлять электронный первичный документ (ЭПД) выставлением исправленного ЭПД с дополнительными полями «номер» и «дата исправления», которые переносятся из первоначального ЭПД.

Исправленный ЭПД содержит два связанных файла: файл обмена информации продавца (информация продавца) и файл обмена информации покупателя (информация покупателя). Оформленным исправленный ЭПД будет считаться при наличии электронных подписей обеих сторон сделки. 

✅ Примеры из практики 

1️⃣ В первичный документ (ТОРГ-12) внесены исправления, заверенные подписью только одного из лиц, составивших документ. Достаточно ли одной подписи для подтверждения изменений? Ответ – нет, не достаточно. И закон № 402-ФЗ, и ФСБУ 27/2010 указывает на необходимость подтверждения исправлений всеми лицами, составившими (читай: подписавшими, уточняется в п. 16 Положения по ведению учета и отчетности № 34н) документ.

Судебная практика настаивает на том же: в первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (постановления Первого ААС от 20.10.2014 № 01АП-5686/14, ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № Ф06-4577/13 по делу № А06-8882/2011). Важный момент – исправления не должны быть односторонними, должны присутствовать подписи и исполнителей (продавцов), и заказчиков (покупателей). 

2️⃣ Как внести исправления в счет на оплату? В общем случае счет на оплату не относится к первичным документам (правда, счета на оплату коммунальных услуг, аренды могут подтверждать факты оказания соответствующих услуг и рассматриваться как первичные учетные документы при наличии всех обязательных реквизитов (письма Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, УФНС по г. Москве от 17.10.2011 № 16-15/100085@)). Если организация определит для себя, что счет на оплату – это не первичный документ, при наличии ошибок его можно просто заменить на новый. 

3️⃣ В УПД со статусом «1» допущена техническая ошибка. Как исправить? Если ошибка препятствует идентификации налогоплательщика и прочих данных для вычета по НДС, нужно составить новый УПД со статусом «1», где указать верные данные с таким же номером и датой, а в строке 1а — номер и дату исправлений (пп. 1.1 п. 1 приложения 7 к письму ФНС от 17.10.2014 г. № ММВ-20-15/86@).

Если ошибки содержатся только в реквизитах счета-фактуры (и первичного документа), то оформляют новый УПД со статусом «2» с таким же номером и датой, как и ошибочный, и с указанием в строке 1а даты и номера исправлений. 

4️⃣ При заполнении путевого листа была допущена ошибка: сумма фактического расхода, которая превышала норму, была отражена в путевом листе как расход по норме. Как исправить (внести исправления в путевой лист или составить бухгалтерскую справку)? Исправление можно внести корректурным способом (зачеркнуть ошибку, внести правильные данные, поставить надпись «исправлено», заверить исправление подписями ответственных лиц), либо составить новый экземпляра путевого листа, в котором указать номер и дату первичного документа, а также порядковый номер и дату исправления (по аналогии в исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235, письма ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 № СД-4-3/264). Составление только бухгалтерской справки недостаточно для обоснования расходов на приобретение ГСМ, поскольку первичным документом для этого является путевой лист. 

✅ Выводы

Ошибки в первичных документах исправлять нужно, выберите свой способ внесения исправлений (корректурный либо составление нового документа с указанием исправленного), закрепите способ в учетной политике. 

* Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных ст. 24 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

«Такском» — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

20 лет «Такском» помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы:

— удаленная сдача отчетности в госорганы, в том числе решения 1С;

— оформление и получение электронных подписей;

— подключение и обслуживание онлайн-касс, а также услуги ОФД;

— надежный, выгодный и удобный переход на электронный документооборот;

— решения для маркировки и прослеживаемости товаров;

— проверка контрагентов.

Читайте больше в базе знаний «Такском»

21.08.2017

Сапер, согласно поговорке, ошибается лишь один раз. Для бухгалтера ошибка в большинстве случаев не столь критична. Но только если ее вовремя исправить. Как именно? Исправлять бухгалтерские ошибки следует по правилам, установленным нормативными документами. Универсального подхода к решению этой проблемы не существует. 

Обсудим способы исправления ошибок в документах, оформленных на бумажных носителях. Ошибиться можно при составлении первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета, формы бухгалтерской отчетности, налоговой декларации или расчета. При этом исправлению поддается не каждый документ. В некоторых случаях его придется оформлять заново. 

Первичные учетные документы 

Часть 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает исправления в первичных учетных документах с оговоркой: «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета». 

В какие первичные документы не вносят исправления 

Сначала разберемся, в какие первичные документы вносить исправления нельзя.

Во-первых, не подлежат исправлению кассовые документы – приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1, п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Иные документы, создаваемые в процессе ведения кассовых операций (например, кассовую книгу), исправлять можно. 

Помимо кассовых ордеров, недопустимо исправлять бланки строгой отчетности. Пункт 10 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» гласит: бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный БСО перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором они заполнялись. 

Наконец, не допускаются ошибки в банковских документах (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Так, исправление в платежном поручении банк воспримет как нарушение целостности распоряжения на перевод денежных средств. Распоряжение с таким дефектом исполнению не подлежит (п.п. 2.1.–2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П). 

В какие первичные документы можно вносить исправления 

В иных случаях исправления в «первичку» вносить можно. На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Между тем из данной лаконичной формулировки неясно: 

• можно ли ошибочную запись замазать корректирующим средством; 
• кто подпишет исправления в отсутствие работника, допустившего ошибку. 

Давайте разбираться. 

На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» (ч. 1 ст. 30) правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до принятия данного закона, применяются в части, ему не противоречащей. 

Порядок исправления ошибок в первичных документах был установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Пункты 4.1–4.3 Положения разъясняют: 

• в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются; 
• для исправления ошибки в первичных документах зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы; 
• зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное; 
• исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено». 

Актуальность данного порядка подтверждена письмом Минфина России от 31.03.2009 № 03-07-14/38. 

Обратите внимание 

Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547). 

А если под исправлением невозможно поставить подпись работника, составившего документ? Предположим, он уволился, заболел, находится в командировке или в отпуске. 

Нормативными документами данный вопрос не урегулирован. Поэтому способ внесения исправлений при таких обстоятельствах компания вправе разработать самостоятельно (письмо Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235). 

Так, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности…). В этот же перечень можно включить лиц, уполномоченных на подписание исправлений за отсутствующего работника. Например, можно оговорить, что исправления подписывает то же лицо, которое наделено правом подписывать аналогичные документы. 

Отдельные авторы предлагают производить исправления на основе доверенности. Но мы эту точку зрения не разделяем. Дело в том, что доверенность – инструмент гражданско-правовых отношений. Между тем трудовая функция подлежит личному исполнению (ст. 15 ТК РФ). Примечательно, что в Трудовом кодексе термин «доверенность» вообще не упоминается. Кроме того, в доверенности в качестве представителя необходимо указать конкретное лицо (п. 1 ст. 185 ГК РФ). А в ситуации прекращения трудового договора с работником это заведомо невозможно. 

Поскольку ведение бухгалтерского учета организует руководитель экономического субъекта, именно он полномочен на принятие решений о том, кто именно подпишет исправления вместо отсутствующего работника. Да и вообще: где это видано, чтобы работник самостоятельно назначал себе «заместителя»? 

Корректирующий документ

Для составления «первички» вы вправе использовать форму универсального передаточного документа (УПД). Если возникла необходимость его исправить – воспользуйтесь формой универсального корректировочного документа (УКД) на основе формы корректировочного счета-фактуры, рекомендованной ФНС России письмом от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@. 

Счета-фактуры 

Порядок исправлений счетов-фактур определен постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (п. 7 разд. II приложения № 1). 

В зависимости от характера ошибки вам придется либо составить новый счет-фактуру – корректирующий, либо внести исправления в имеющийся. В случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, новые экземпляры счетов-фактур не составляются. Счет-фактура с внесенными в него исправлениями подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными в установленном порядке лицами.

Например, если в счете-фактуре неверно указано наименование реализуемого товара, то необходимо составить новый счет-фактуру. В противном случае налогоплательщик утрачивает право на вычет НДС (письмо Минфина России от 14.08.2015 № 03-03-06/1/47252). 

Регистры бухгалтерского учета

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. 

P. S. В общем, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает. 

Источник: Бухгалтерия.ру

• Первый метод – корректурный
• Метод «красного сторно»
• Метод «Дополнительная проводка»
• Как предотвратить появление ошибок или выявлять их заранее

Что делать, если вы обнаружили ошибку в первичном документе? Рассмотри три основных метода как для бумажных документов, так и для документов в программе «1С».

Первый метод – корректурный

Этот метод подходит для бумажных носителей информации. Неверные данные просто зачеркивают – но первичные сведения должны быть видны под зачеркиванием.

Рядом делается правильная запись.

Исправление заверяется ответственным лицом, например, главбухом, ставится дата и печать компании при ее наличии.

Корректурным способом не пользуются для исправления ошибочно записанных сумм в тех учетных регистрах, в которых уже подсчитаны итоги.

В этом случае пришлось бы исправлять несколько сумм.

Не применяется он и в тех случаях, когда нужно исправить указанную корреспонденцию счетов: если вместо одного дебетуемого или кредитуемого счета указан другой.

Такие ошибки обнаруживаются иногда после выведения итогов в Главной книге и составления баланса. В этом случае используются способы дополнительной записи и красное сторно.

Метод «красного сторно»

Метод «красного сторно» подходит для исправления проводок счетов.

Если ввод был рукописный, то ошибочную проводку повторяют красным цветом. Выделенные красным цветом суммы в проводке вычитаются при подсчете итогов. Неверную запись следует аннулировать, а проводку повторить с указанием правильных данных.

Если же для ввода сведений используется программа, нужно сделать ту же проводку, но сумму в ней обозначить со знаком минус.

После сделать правильную запись. Неверная проводка будет автоматически вычитаться программой.

В программе 1С «Бухгалтерия предприятия 3.0» есть документ «Операции, введенные вручную». Создадим его.

Для этого заходим в меню «Операции», далее в разделе «Бухгалтерский учет» нажимаем на ссылку «Операции, введенные вручную». Откроется окно со списком документов. Нажимаем кнопку «Создать» и в выпадающем меню выбираем «Сторно документа».

Откроется форма создания нового документа. Выбираем организацию и сторнируемый документ. Сначала появится список всех документов, которые есть в программе. Из него выбираем нужный.

Табличная часть документа сторнирования заполнится автоматически. Все суммы и количества установились с отрицательным знаком. В регистре по учету НДС с продаж также сторнировался НДС по данной реализации.

Для распечатки бухгалтерской справки можно воспользоваться кнопкой «Печать».

Метод «Дополнительная проводка»

Метод «Дополнительной проводки» подходит, если изначальная корреспонденция счетов верна, но в них указаны неправильные суммы либо если операция была поздно зафиксирована. Если в первоначальной проводке суммы недостает, делается дополнительная с остатком суммы, если же наоборот сумма была завышена, то дополнительная проводка делается с разницей избытка и проводится методом «красного сторно».

Обратите внимание, при таком способе исправления нужна справка-пояснение, в которой указывается причина корректировок.

Как предотвратить появление ошибок или выявлять их заранее

• Проводите регулярную инвентаризацию имущества и обязательств организации, не забывайте сверять расчеты с контрагентами.
• Анализируйте данные в регистрах бухгалтерского учета, не забывайте проверять регистры сопоставимости показателей по периодам (например, соответствие уровня доходов уровню расходов).
• Проверяйте нестандартные проводки и существенные операции.
• Сопоставляйте показатели (арифметическо-логический контроль) бухгалтерской отчетности.

Если вы хотите заранее вычислять свои ошибки, запишитесь на специальный курс для бухгалтера «Ошибки в учете — найти и обезвредить!» Вы узнаете, как использовать возможности вашей учетной системы для проверки бухгалтерского учета.

Запишитесь на курс «Ошибки в учете — найти и обезвредить!»

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы в 2022 году изменился. Причина тому — в новом ФСБУ 27/2021. С его вступлением в силу один из применявшихся ранее способов правки первички стал недоступен. Смотрите, какой способ отпал, а какой остался.

Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах разрешают закон о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и ФСБУ 27/2021 (приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Согласно данным НПА при внесении исправлений в исходный документ, составленный на бумаге, ошибочную информацию зачеркивают, записывают верную, ставят пометку: «Исправлено» или «Исправленному верить» и указывают дату внесения исправлений. На документе должны быть проставлены подписи лиц, которые составили данный документ, с указанием их Ф. И. О. Если на момент внесения исправления кто-то из них уволился, рекомендуеется заверить исправление подписью руководителя. Ставить на исправительной надписи печать закон не требует.

Пример внесения исправления в первичный учетный документ от КонсультантПлюс
При проверке требования-накладной по форме N М-11 бухгалтер ООО «Альфа» обнаружил ошибку в наименовании материальных ценностей: вместо «М-400-Д20» было ошибочно указано «М-500-А10». В связи с этим 13.07.2022 в требование-накладную внесены исправления: зачеркнуто «М-500-А10», внесена верная запись — «М-400-Д20», добавлена надпись «Исправлено», дата исправления. Исправления заверены лицами, составившими требование-накладную: Красиным О.С. и Сидоровым Р.С.
Смотрите пример правок бесплатно, оформив пробный доступ к системе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В каких первичных документах не допускаются исправления? Запрещается исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовый ордера, платежные поручения (п. 16 Положения по бухучету и отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Такой ошибочный документ нужно заменить новым с верными данными.

До вступления в силу ФСБУ 27/2021 налоговики разрешали вместо правки исходного документа оформить другой — исправительный (см., например, письмо ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@). Порядок внесения исправлений в этом случае был подобен выписке исправительного счета-фактуры. То есть в нем делали указание на то, что это исправительный документ, приводили номер и дату исходного документа, а также порядковый номер и дату исправления.

Однако сейчас этот способ применять нельзя, считает Минфин. В Информационном сообщении от 10.06.2021 № ИС-учет-33 (подп. г п. ведомство говорит, что исправление в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, путем составления нового (исправленного) документа не допускается.

Способ с заменой используют только для исправлений в первичных документах, составленных в электронной форме. Это прямо предусмотрено п. 20 ФСБУ 27/2021.

Удостоверьтесь, что вы соблюдаете все требования нового ФСБУ 27/2021 по документообороту с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Узнайте также, как исправлять ошибки в бухгалтерской отчетности.