Как исправить ошибку в отправленном документе

Видеоинструкция

Текстовая инструкция

В процессе обмена пользователи сталкиваются с необходимостью исправления ошибок в электронных документах. Варианты внесения таких исправлений зависят от состояния обмена и вида допущенной ошибки.

• Если документооборот завершен, следует воспользоваться данной инструкцией.
• Если документ создан, но не отправлен из-за обнаруженной ошибки, следует воспользоваться данной инструкцией.
• Если после отправки документа обнаружена ошибка, то для его переформирования следует воспользоваться одним из представленных ниже вариантов.

1. Ошибки в табличной части документа

Если после отправки документа обнаружена ошибка в табличной части, то для его переформирования необходимо внести изменения в соответствующий документ учёта и нажать «Записать».

В появившемся окне указано, что из-за смены ключевых реквизитов электронный документ стал неактуальным. Необходимо аннулировать старый и создать новый электронный документ. Для переформирования документа требуется нажать на соответствующую гиперссылку.

Необходимо указать причину аннулирования ранее отправленного  документа и нажать «Аннулировать».

Причина будет отражена в предложении об аннулировании, которое поступит контрагенту. Пользователю рекомендуется дождаться согласия об аннулировании со стороны контрагента, и уже после этого отправлять новую версию электронного документа.

Документ переформирован и ошибка исправлена.

Предыдущая версия электронного документа аннулирована.

2. Ошибка в реквизитах документа

Если после отправки обнаружена ошибка в реквизитах документа, то для его переформирования необходимо внести изменения в соответствующий документ учёта и нажать «Провести и закрыть».

Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность переформировать электронный документ из формы предварительного просмотра. Для этого необходимо нажать «Другие действия» и выполнить команду «Переформировать документ».

По предыдущей версии электронного документа, контрагенту автоматически будет отправлено предложение об аннулировании с причиной «Переформирование документа».

Пользователю рекомендуется дождаться согласия об аннулировании со стороны контрагента, и уже после этого отправлять новую версию электронного документа.

Документ переформирован и ошибка исправлена.

Предыдущая версия электронного документа аннулирована.

Примечание. В случае, если используется модуль ЭДО ниже версии 1.9.1, то для переформирования документа необходимо изменить время в документе учётной системы, затем нажать «Записать», инициировать процедуру аннулирования, после чего переформировать электронный документ «ЭДО – Просмотреть электронный документ». 

3. Ошибки формата электронного документа

Если после отправки документа обнаружена ошибка формата, то перед его переформированием необходимо произвести смену формата исходящего электронного документа.

Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность переформировать электронный документ из формы предварительного просмотра. Для этого необходимо нажать «Другие действия» и выполнить команду «Переформировать документ».

Электронный документ будет переформирован в указанном формате.

По предыдущей версии электронного документа, контрагенту автоматически будет отправлено предложение об аннулировании с причиной «Переформирование документа».

Пользователю рекомендуется дождаться согласия об аннулировании со стороны контрагента и уже после этого отправлять новую версию электронного документа.

Примечание. В случае, если используется модуль ЭДО ниже версии 1.9.1, то для переформирования документа необходимо изменить время в документе учётной системы, затем нажать «Записать», инициировать процедуру аннулирования, после чего переформировать электронный документ «ЭДО – Просмотреть электронный документ».

Также вам может быть интересно:

Смена форматов исходящих электронных документов

Аннулирование электронного документа

Переформирование созданного электронного документа

Создание корректировочных документов

Видеоинструкция

В случае необходимости исправления ошибок в электронных документах, внесение таких исправлений зависят от состояния обмена и вида допущенной ошибки.

• Если документооборот завершен, воспользуйтесь инструкцией Создание корректировочных документов.
• Если документ создан, но не отправлен из-за обнаруженной ошибки, воспользуйтесь инструкцией Переформирование созданного электронного документа.
• Если после отправки документа обнаружена ошибка, то для его переформирования воспользуйтесь одним из представленных ниже вариантов.

Ошибки в табличной части документа

Если после отправки документа обнаружена ошибка в табличной части, то для его переформирования внесите изменения в соответствующий документ учета и нажмите кнопку Записать:

В появившемся окне указано, что из-за смены ключевых реквизитов электронный документ стал неактуальным. Необходимо аннулировать старый и создать новый электронный документ. Для переформирования документа нажмите гиперссылку Аннулируйте старый документ и создайте новый:

Укажите причину аннулирования ранее отправленного документа и нажмите кнопку Аннулировать:

Причина будет отражена в предложении об аннулировании, которое поступит контрагенту. Рекомендуется дождаться согласия об аннулировании со стороны контрагента, и уже после этого отправлять новую версию электронного документа.

Документ переформирован и ошибка исправлена.

Предыдущая версия электронного документа аннулирована.

Ошибка в реквизитах документа

Если после отправки обнаружена ошибка в реквизитах документа, то для его переформирования внесите изменения в соответствующий документ учета и нажмите кнопку Провести и закрыть:

Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность переформировать электронный документ из формы предварительного просмотра. Для этого нажмите Другие действия → Переформировать документ:

По предыдущей версии электронного документа, контрагенту автоматически будет отправлено предложение об аннулировании с причиной Переформирование документа. Рекомендуется дождаться согласия об аннулировании со стороны контрагента, и уже после этого отправлять новую версию электронного документа.

Документ переформирован и ошибка исправлена.

Предыдущая версия электронного документа аннулирована.

Ошибки формата электронного документа

Если после отправки документа обнаружена ошибка формата, то перед его переформированием необходимо произвести смену формата исходящего электронного документа.

Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность переформировать электронный документ из формы предварительного просмотра. Для этого нажмите кнопку Другие действия → Переформировать документ:

Электронный документ будет переформирован в указанном формате:

По предыдущей версии электронного документа, контрагенту автоматически будет отправлено предложение об аннулировании с причиной «Переформирование документа». Рекомендуется дождаться согласия об аннулировании со стороны контрагента, и уже после этого отправлять новую версию электронного документа.

Как исправить документ в Эдо

Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность переформировать электронный документ из формы предварительного просмотра. Для этого необходимо нажать «Другие действия» и выполнить команду «Переформировать документ». Документ переформирован и ошибка исправлена.

Как вносят исправления в электронный документ

Исправления в электронные первичные документы вносятся путем выставления нового исправленного экземпляра ЭПД. Тем самым, исправления в ЭПД вносятся путем выставления нового исправленного экземпляра ЭПД, по аналогии с исправленными счетами-фактурами.

Как отправить исправленный документ по Эдо

На основании документа Реализация (акты, накладные) создать документ учетной системы Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах; сформировать исправленный Акт в электронном виде, выбрав команду ЭДО -> Сформировать, подписать и отправить.

Как повторно отправить документ по Эдо

Для этого необходимо нажать «Другие действия» и выполнить команду «Переформировать документ». Электронный документ будет переформирован в указанном формате. По предыдущей версии электронного документа, контрагенту автоматически будет отправлено предложение об аннулировании с причиной «Переформирование документа».

Как исправить документ в Диадоке

Исправление электронных документов по аналогии с бумажными осуществляется двумя способами: можно полностью заменить сам документ или составить акт разногласий.

Как исправить ошибку в электронном документе

Ошибка в реквизитах документа

Если после отправки обнаружена ошибка в реквизитах документа, то для его переформирования необходимо внести изменения в соответствующий документ учёта и нажать «Провести и закрыть».

Как правильно исправить документ

Исправление можно внести корректурным способом (зачеркнуть ошибку, внести правильные данные, поставить надпись «исправлено», заверить исправление подписями ответственных лиц), либо составить новый экземпляра путевого листа, в котором указать номер и дату первичного документа, а также порядковый номер и дату исправления

Как исправить ошибку в электронной накладной

Таким образом, при исправлении электронной товарной накладной можно создавать корректировочный (исправляющий) документ, обязательными реквизитами которого должны быть дата исправления и подписи соответствующих лиц. Этот момент нужно прописать в учетной политике компании.

Как отменить документ в Эдо

Для этого необходимо открыть соответствующий электронный документ, нажать «Другие действия», а затем «Аннулировать». В открывшемся окне необходимо указать причину аннулирования и нажать «Аннулировать».

Как исправить УПД по Эдо

Если ошибка в электронном УПД обнаружена покупателем, то продавец получает от покупателя уведомление об уточнении документа. При получении уведомления об уточнении отправленный электронный УПД в списке исходящих документов «Текущие дела ЭДО» (раздел Продажи — подраздел Сервис) перекладывается в папку «Исправить».

Можно ли отправлять старые документы в Эдо

Ответ: Да, можно. ПО ЭДО можно отправлять любые документы, в том числе и за прошлый период. Но учитывайте то, что особенность электронного оборота в том, что при отправке фиксируется текущее время. Поэтому документы будут считаться направленными и подписанными текущей датой.

Как аннулировать документ

Для признания документа недействительным обеими сторонам документооборота необходимо подписать соглашение об аннулировании. Отправка предложения об аннулировании документа: Выделите из списка при помощи чекбокса документ, который хотите аннулировать.

Можно ли обмениваться документами через разные Эдо

Роуминг это технология обмена юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота. Роуминг позволяет обмениваться документацией в электронном виде, даже если у вас и контрагента разные системы ЭДО.

Как повторно отправить документ в Диадоке

Чтобы отправить документ, зайдите в раздел «Документы» и нажмите на кнопку «Новый документ». Вы окажетесь на странице загрузки.

Что происходит с документом в случае отклонения

Если документ отклонен на стороне получателя, то в ответ на отклоненный документ формируется Уведомление об уточнении (с указанием причины отклонения) и передается отправителю произвольного документа.

Как вернуть документ из архива Эдо

Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность вернуть в обработку закрытые ранее документы. Для этого, в форме просмотра электронного документа, необходимо нажать «Другие действия» и выполнить команду «Вернуть в работу».

Каким документом оформляется исправление ошибки

Как правило, при любой ошибке оформляется бухгалтерская справка, в которой фиксируется выявление ошибок в бухгалтерском учете, их исправление, проводки, которые сделаны для исправления.

Что делать если нужно исправить документ А сотрудник который его подписал уже уволился

Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н. Если же работник, подписавший первоначальный документ, уже уволился, исправления визирует либо руководитель организации, либо другой сотрудник, уполномоченный на подписание таких документов.

Можно ли исправлять первичные документы

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ внесение исправлений в первичные документы (за исключением кассовых и банковских документов) допускается.

Какие документы перенести в Эдо нельзя

Трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда, оформляйте, как раньше. К ним правила электронного документооборота не применяются (ч. 3 ст. 22.1 ТК).

Можно ли в Эдо подписать документ задним числом

Многие интересуются, возможно ли подписание документов по ЭДО задним числом. Здесь надо понимать, что дата подписания у операторов ЭДО будет определена автоматически, то есть система фиксирует текущую дату в момент подписания. Дату приема работ организация может выставить по своему усмотрению, как в примере выше.

Чем электронный документ отличается от документа в электронном виде

Оригинал электронного документа существует только в электронном виде, нет никакой необходимости воспроизводить его на бумаге. Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Как Переотправить документ в Сбис

Отправить письмо по ЭДО:

• В разделе «Документы/Исходящие» на вкладке «Письма» нажмите «+» и выберите «Письмо». Проверьте отправителя.
• Укажите получателя: это может быть организация, физическое лицо или конкретный сотрудник.
• Загрузите файл или сканируйте документ, чтобы переслать их в письме.
• Нажмите «Отправить».

Можно ли аннулировать подписанный документ

Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке? Инициатор вправе аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент пока его не подписывал. В других случаях понадобится ждать подтверждение с его стороны.

Сколько хранятся документы в Эдо

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.

Каким образом вносятся исправления в бумажные документы

2. Исправление в документе, составленном на бумаге, нужно будет делать лишь традиционным способом — зачеркивать неправильный текст или суммы и указывать верное над зачеркнутым. Как и ранее, исправление надо будет сопровождать надписью «Исправлено», датой исправления и подписями лиц, составивших первичный документ

Каким способом допускаются исправления в учетных регистрах

В этом случае приемлемы следующие методы исправления ошибок: методом «красное сторно»; методом дополнительной записи; методом «красное сторно» с дополнительной записью.

Оставить отзыв (1)

• Как отменить аннулирование документа в Эдо

Автор: Марина Климова – профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Первичные документы

Традиционные методы внесения исправлений в документы, оформленные на бумажном носителе, не подходят для электронного документооборота.

В нормативной базе только-только начали появляться правила внесения исправлений в электронную первичку. Причем в Законе о бухучете этому вопросу внимание вообще не уделяется (есть только общие слова в п. 7 ст. 9, которые никак не применить к цифровым документам). Так что до момента вступления в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» хозяйствующие субъекты в этом смысле были предоставлены сами себе и им оставалось только действовать по аналогии с порядком исправления ошибок в счетах-фактурах.

А вот какое решение предлагает ФСБУ 27/2021 (п. 18, 20):

• допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются экономическим субъектом. Это означает, что приемлемый для компании подход нужно закрепить в учетной политике;
• первичный документ, составленный в электронном виде, можно исправить путем составления нового (исправленного) электронного документа;
• новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Обратите внимание: вносит исправления и заверяет их своей электронной подписью составитель документа, а не иное лицо, поскольку за достоверность данных отвечает именно подписант и вносить корректировки без его ведома недопустимо. Если исполнитель к моменту внесения правок сменился, это целесообразно оговорить в примечаниях к исправленному документу, чтобы констатировать, что нормативные требования не нарушались;
• средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

По существу, предложен вариант, аналогичный составлению исправленных счетов-фактур: нужно сохранить дату и номер (при наличии) подлинника, указать номер и дату исправления, тем самым связав первоначальный и скорректированный документы, а остальные реквизиты привести уже без ошибок. Тогда по совокупности в первоначальном документе и документе с исправлениями будет в наличии информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями ответственных лиц.

В тех случаях, когда формат первичного электронного документа разработан ФНС России, именно такой порядок внесения исправлений и реализуется, например, применительно:

• к формату акта о приемке выполненных работ (Приказ ФНС России от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@),
• к формату документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке (Приказ ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@),
• к формату документа о передаче товаров при торговых операциях (Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).

При самостоятельной разработке форматов электронных первичных документов логично пойти этим же путем.

Счета-фактуры

Порядок выставления счетов-фактур, в том числе исправленных, определен ст. 168, 169 НК РФ, Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137); особенности порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме установлены Приказом Минфина России 05.02.2021 № 14н (далее – Порядок № 14н).

Исправление осуществляется путем создания нового файла документа.

В исправленном счете-фактуре обязательно проставляется порядковый номер исправления и дата его внесения, но – также обязательно – сохраняются первоначальные номер и дата самого документа. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в общем порядке (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137 (далее – Правила)).

«Такском-Файлер» – универсальный сервис электронного документооборота

• Прост, как электронная почта
• Надёжен, как автомат Калашникова
• Web-версия + мобильное приложение
• Идеальный вариант для розницы, работающей с маркированным товаром

Обратите внимание: если исправленный счет-фактура составляется после того, как первоначальному был составлен один или несколько корректировочных счетов-фактур, то в графах 3 (количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав); 4 (цена (тариф) за единицу измерения (без НДС)); 5 (стоимость всего количества (объема) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (без НДС); 6 (сумма акциза); 8 (сумма НДС); 9 (стоимость (с учетом НДС) исправленного счета-фактуры данные приводятся без учета изменений по строке Б (после изменения), а в графах 5, 6, 8 и 9 – без учета изменений по строкам В (увеличение), Г (уменьшение) (абз. 1 п. 7 Правил).

Всегда ли при выявлении ошибки нужно составлять исправленный счет-фактуру? Нет, можно ограничиться случаями, когда ошибка препятствует налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименования товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, и когда ошибка вкралась в реквизиты прослеживаемости. В остальных случаях в силу прямого указания в п. 7 Правил новые экземпляры счетов-фактур не составляются. Это объясняется тем, что несущественные ошибки не мешают покупателю воспользоваться вычетом налога (см. п. 2 ст. 169 НК РФ), а значит, лишний документооборот ни к чему.

Исправленный электронный счет-фактура подписывается УКЭП руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, ИП. Интересно, что в случае со счетами-фактурами законодательство не требует, чтобы исправленный документ был заверен тем же подписантом, что и первоначальный.

Если ошибку в электронном счете-фактуре заметил покупатель, он направляет продавцу через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении электронного документа. При получении уведомления продавец устраняет указанные в нем ошибки в счете-фактуре и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме (п. 17, 18 Порядка № 14н).

К слову, формат уведомления об уточнении электронного документа утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ и обновлен Приказом ФНС России от 21.02.2023 № ЕД-7-26/133@. С учетом новой редакции документа формат уведомления можно использовать не только для обращения к продавцу с целью исправления счетов-фактур, но и для обращения участника ЭДО к своему контрагенту с просьбой о внесении исправлений в первичные документы: формат сделали универсальным.

После обнаружения существенной ошибки – самостоятельно или с подачи покупателя – продавец обязан сформировать и направить контрагенту исправленный счет-фактуру, но, к сожалению, заставить несознательного продавца сделать это невозможно: ни налоговое, ни гражданское законодательство не содержат положений, позволяющих понудить его к этому. Если ошибка, которую отказался исправлять продавец, препятствует вычету НДС у покупателя, тот может обратиться в суд с иском о возмещении причинных ему бездействием продавца убытков.

УПД

Статус УПД до сих пор остается спорным: что это – счет-фактура «с довеском» или первичный документ, совмещенный со счетом-фактурой? То есть, какова природа этого документа, какая его часть – локомотив? Если начать разбираться, становится понятно, что никакого электронного документа, который официально назывался бы «УПД», вообще не существует.

Бумажному УПД со статусом «1» (счет-фактура и передаточный документ (акт)) соответствует т. н. «счет-фактура с дополнительной информацией» – счет-фактура, применяемый при расчетах по НДС и первичный учетный документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав), в результате которой изменяется финансовое состояние передающей и принимающей стороны (функция «СЧФДОП») (п. 2 Формата, утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, Приложение 3 к Письму ФНС России от 28.05.2021 № ЕА-4-15/7407).

В целях формирования такого документа показатели счета-фактуры, установленные п. 5 ст. 169 НК РФ, дополнены на основании п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137, информацией, позволяющей применять электронный документ в качестве первичного документа.

Получается, что «биполярность» этого электронного документа заставляет нас при внесении в него исправлений учитывать как правила, предусмотренные налоговым законодательством для исправления счетов-фактур (в той части его реквизитов, которые соответствуют счету-фактуре), так и бухгалтерскими НПА для исправления первичных учетных документов (в той его части, где он выступает в роли документа об отгрузке).

Радикальное решение

Когда весь документ – одна большая ошибка, его можно аннулировать.

Нигде в законодательстве нет понятия или описания порядка аннулирования первичных документов, счетов-фактур или УПД.

Под аннулированием же вообще принято понимать признание чего-либо недействительным, не состоявшимся, не имеющим правовых последствий.

Например, если документы составили по ошибке в отношении не имевшего места факта хозяйственной жизни, то оснований для их исправления или корректировки не имеется – их логично аннулировать.

ФНС России в Письмах от 31.10.2022 № СД-4-3/14664, от 15.02.2023 № ЕА-3-26/2155@ не отвергает возможности аннулирования документов по договоренности контрагентов о признании отсутствия гражданско-правовых последствий ошибочно сформированного документа. Способ такого признания может быть установлен соглашением сторон.

Не имеющий правовых последствий и составленный по ошибке первичный документ следует изъять из учета (как бухгалтерского, так и налогового), а ошибочно внесенные при тех же обстоятельствах в книгу покупок или книгу продаж на основании недействительных счетов-фактур (УПД) записи аннулировать, зарегистрировав такие документы снова, но со знаком «минус».

Если ошибка выявлена до окончания налогового периода, запись делается в регистре за этот же квартал; если по окончании, то в дополнительном листе книги покупок или книги продаж за квартал, в котором такой документ был изначально зарегистрирован (по аналогии с нормами п. 11 Правил ведения книги продаж, п. 4, 9 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).

Если аннулирование записей в доплистах книги покупок (продаж) привело к увеличению суммы налога к уплате, налогоплательщик обязан представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию по НДС (п. 1 ст. 81 НК РФ). Аналогично следует действовать, если из-за ошибочно составленного и принятого к учету документа (который в дальнейшем аннулировали) оказались занижены начисления по налогу на прибыль за прошедший отчетный (налоговый) период.

Отправим материал Вам на почту

Ошибки в документации: как исправлять? Два способа внесения правок в первичку