Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2019.
Контактная информация
117292, Москва,
ул. Кржижановского, 6 (центральный офис)
+7 (495) 956-82-83
+7 (495) 787-92-92
contact@consultant.ru
✅ Ошибки в документах – ошибки везде?
Документирование – первейший элемент метода бухгалтерского учета. Как у любой науки, у бухучета есть предмет и метод: предметом являются факты хозяйственной жизни, а метод включает в себя документирование, инвентаризацию, оценку, калькуляцию, счета, двойную запись, баланс, отчетность. Один из основных постулатов учета: нет документа – нет факта хозяйственной жизни. В федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) документам посвящена отдельная статья – 9-я.
В рамках программы реформирования бухгалтерского учета Минфин утвердил в 2021 г. (16.04.2021 г., приказ № 62н) отдельный стандарт, посвященный документам – ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
В ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ говорится о необходимости подтверждения фактов хозяйственной жизни документами либо при совершении самого факта, либо сразу после его окончания.
Документы могут быть составлены на бумаге и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Ошибки первичных документов классифицируются по различным основаниям:
— по причинам возникновения (невнимательность и некомпетентность специалистов, неисправность вычислительной техники и т.п.);
— по месту возникновения (в текстовых и числовых данных самих документов, в учетных регистрах);
— по значению (ошибки самого документа, не повлиявшие на другие данные (например, дата, описательная часть), и ошибки, повлиявшие на другие операции (пример: неверная сумма расходов приведет к искажению налоговой базы по налогу на прибыль).
К ошибкам первичных документов можно отнести: отсутствие обязательных реквизитов, наличие несанкционированных изменений (помарки, подчистки), исправления в тех документах, которые нельзя изменять (кассовые и банковские документы (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, пункт 4.7 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У)) и др.
Последствиями ошибок в первичных документах могут стать неверные подсчеты результатов хозяйственных операций и налоговых баз, споры с контрагентами, претензии налоговых органов.
Вывод: ошибки в документах нужно исправлять.
✅ Как исправить ошибку
На первый взгляд есть простое решение: документ с ошибкой заменить на новый, где ошибок уже не будет. Но Минфин и ФНС против таких кардинальных способов исправления: в письмах ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@ и Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 указано, что первичный документ с ошибкой, ранее принятый к учету, заменять новым документом нельзя, ошибки следует исправить по правилам бухучета.
Закон № 402-ФЗ (ч. 7 ст. 9) допускает наличие исправлений в первичном учетном документе (кроме исключений, установленных иными нормативными актами, см. выше), ФСБУ 27/2021 содержит отдельный раздел, регламентирующий исправления в документах.
Порядок оформления исправлений установлен следующий: исправить, указать дату, подписи лиц, составивших документ, идентифицирующие их данные (ФИО и др.). Это корректурный способ внесения изменений. Но есть и другой способ – выставление корректирующего (исправленного) документа, по аналогии со счетами-фактурами. Эти два способа рассмотрены в Рекомендации БМЦ* Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы».
Организациям предлагается самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике способ внесения исправлений в первичные документы, учитывая особенности документооборота.
Согласно п. 12 ФСБУ 27/2021 организация может включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополняющие обязательные, например, поля первичного документа: «Исправление №» и «от», где будут указаны номер и дата исправляемого документа.
Сложнее обстоит дело с внесением изменений в электронные документы.
ФНС в письме от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@ напомнила, что нормативные документы не устанавливают порядок аннулирования содержащих ошибки электронных документов. Но, добавляет ФНС, у контрагентов есть право договориться о том, что документ с ошибками не будет иметь правовых последствий, то есть будет аннулирован.
И снова нам подсказывает БМЦ¹: Р-42/2013-КпР «Внесение исправлений в электронные документы» рекомендует исправлять электронный первичный документ (ЭПД) выставлением исправленного ЭПД с дополнительными полями «номер» и «дата исправления», которые переносятся из первоначального ЭПД.
Исправленный ЭПД содержит два связанных файла: файл обмена информации продавца (информация продавца) и файл обмена информации покупателя (информация покупателя). Оформленным исправленный ЭПД будет считаться при наличии электронных подписей обеих сторон сделки.
✅ Примеры из практики
1️⃣ В первичный документ (ТОРГ-12) внесены исправления, заверенные подписью только одного из лиц, составивших документ. Достаточно ли одной подписи для подтверждения изменений? Ответ – нет, не достаточно. И закон № 402-ФЗ, и ФСБУ 27/2010 указывает на необходимость подтверждения исправлений всеми лицами, составившими (читай: подписавшими, уточняется в п. 16 Положения по ведению учета и отчетности № 34н) документ.
Судебная практика настаивает на том же: в первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (постановления Первого ААС от 20.10.2014 № 01АП-5686/14, ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № Ф06-4577/13 по делу № А06-8882/2011). Важный момент – исправления не должны быть односторонними, должны присутствовать подписи и исполнителей (продавцов), и заказчиков (покупателей).
2️⃣ Как внести исправления в счет на оплату? В общем случае счет на оплату не относится к первичным документам (правда, счета на оплату коммунальных услуг, аренды могут подтверждать факты оказания соответствующих услуг и рассматриваться как первичные учетные документы при наличии всех обязательных реквизитов (письма Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, УФНС по г. Москве от 17.10.2011 № 16-15/100085@)). Если организация определит для себя, что счет на оплату – это не первичный документ, при наличии ошибок его можно просто заменить на новый.
3️⃣ В УПД со статусом «1» допущена техническая ошибка. Как исправить? Если ошибка препятствует идентификации налогоплательщика и прочих данных для вычета по НДС, нужно составить новый УПД со статусом «1», где указать верные данные с таким же номером и датой, а в строке 1а — номер и дату исправлений (пп. 1.1 п. 1 приложения 7 к письму ФНС от 17.10.2014 г. № ММВ-20-15/86@).
Если ошибки содержатся только в реквизитах счета-фактуры (и первичного документа), то оформляют новый УПД со статусом «2» с таким же номером и датой, как и ошибочный, и с указанием в строке 1а даты и номера исправлений.
4️⃣ При заполнении путевого листа была допущена ошибка: сумма фактического расхода, которая превышала норму, была отражена в путевом листе как расход по норме. Как исправить (внести исправления в путевой лист или составить бухгалтерскую справку)? Исправление можно внести корректурным способом (зачеркнуть ошибку, внести правильные данные, поставить надпись «исправлено», заверить исправление подписями ответственных лиц), либо составить новый экземпляра путевого листа, в котором указать номер и дату первичного документа, а также порядковый номер и дату исправления (по аналогии в исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235, письма ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 № СД-4-3/264). Составление только бухгалтерской справки недостаточно для обоснования расходов на приобретение ГСМ, поскольку первичным документом для этого является путевой лист.
✅ Выводы
Ошибки в первичных документах исправлять нужно, выберите свой способ внесения исправлений (корректурный либо составление нового документа с указанием исправленного), закрепите способ в учетной политике.
* Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных ст. 24 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
«Такском» — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
20 лет «Такском» помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы:
— удаленная сдача отчетности в госорганы, в том числе решения 1С;
— оформление и получение электронных подписей;
— подключение и обслуживание онлайн-касс, а также услуги ОФД;
— надежный, выгодный и удобный переход на электронный документооборот;
— решения для маркировки и прослеживаемости товаров;
— проверка контрагентов.
Читайте больше в базе знаний «Такском»
На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.
Чтобы внести изменения в ранее
изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать
не только суть корректировки, но и ее место дислокации.
Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением,
дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов,
подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ
лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого;
как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений.
Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций,
систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов:
о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо
введении в действие новой версии организационного документа.
На практике периодически возникает необходимость внести изменения
в действующий документ организации – в приказ либо
утвержденный им документ. Давайте разберемся, как это лучше делать, чтобы
избежать путаницы и получить однозначный результат.
Обычно эта процедура прописывается в рамках общего порядка работы
с документами. В коммерческой организации он, как правило,
фиксируется в Инструкции по делопроизводству или ином локальном
нормативном акте (далее – ЛНА).
А госструктуры должны руководствоваться в данном вопросе
нормативными правовыми актами, спущенными свыше (см. Таблицу 1),
и своими ЛНА. Коммерческие организации могут заимствовать себе их
опыт, т.к. в госструктурах подобная работа ведется давно,
изменения вносятся часто (но делать это нужно осмысленно
и выборочно). Кроме того, коммерческим организациям важно уметь
понимать смысл внесенных корректировок в документы, издаваемые
госорганами.
Каким документом вносятся изменения? Обратите внимание: изменение
или дополнение в нормативный акт должно вноситься аналогичным
документом (например, в приказ – новым приказом,
в распоряжение – новым распоряжением и т.д.).
Количество изменений, которые можно внести за один раз,
не ограничено. Число таких итераций (т.е. комплектов изменений одного
документа) – тоже.
Таблица 1. Примеры нормативных правовых актов, регламентирующих работу с документами федерального и регионального уровней
Что можно изменить в документе:
- заменить слова, цифры;
- исключить слова, цифры, предложения, а также структурные единицы
текста (раздел, часть, пункт, подпункт и т.д.); - изложить что-то в новой редакции;
- дополнить отдельными словами, цифрами или предложениями, а также
целыми структурными единицами; - приостановить либо наоборот продлить действие приказа или его
структурных единиц.
Структурные элементы приказа
Мы привыкли, что текст приказа организации состоит:
- из констатирующей части (вступительной части, преамбулы) – она
не обязательна, кроме слова «ПРИКАЗЫВАЮ:», и обычно объясняет
цели, причины издания приказа; - распорядительной части.
Заголовок к тексту является отдельным самостоятельным
реквизитом.
Но сейчас мы будем больше оперировать структурными единицами:
приложениями, разделами, пунктами, подпунктами и абзацами текста.
Заголовок
Если текст документа не превышает 4–5 строк, то заголовок может
не оформляться. К нему предъявляются следующие требования:
- он должен быть кратким,
- точно передавать содержание приказа,
- формулировка заголовка должна начинаться с предлога «О» или «Об»,
- отвечать на вопрос «о чем?».
Наименование изменяющего приказа не должно содержать указание
на корректируемые разделы, абзацы или пункты.
Пример 1. Заголовок к тексту изменяющего приказа
Правильно:
О внесении изменения в Положение об оплате труда,
утвержденное приказом… от… №…
Неправильно:
О внесении изменения в раздел I Положения об оплате
труда, утвержденного приказом… от… №…
Если вносятся не только изменения, но и дополнения,
то в заголовке может быть указано «О внесении изменений
и дополнений…» или только «О внесении изменений…».
На практике встречаются обе формулировки, однако в последнее
время чаще используется последняя из них.
Бывают ситуации, когда первоначальный приказ корректировался несколько
раз. Если же потребуется изменить внесенные в него
корректировки, то все равно оформляться это должно как внесение
изменений в основной приказ, а не в изменявший его
когда-то документ.
Формулировка заголовка зависит от двух условий:
- количества вносимых изменений;
- куда они вносятся: в приказ или в утвержденный им документ
(инструкцию, положение и т.п.; далее по тексту –
документ).
Если одно изменение вносится в одну структурную единицу,
то слово «изменение» употребляется в единственном числе
и используется формулировка заголовка «О внесении изменения…»
(как в Примерах 1 и 2). Такой заголовок будет уместен
в следующих случаях:
-
если приказ дополняется только одним разделом или подразделом /
пунктом / подпунктом / абзацем / приложением / строкой в таблице /
предложением / словосочетанием / словом / цифрой или числом / знаком; -
признается утратившим силу один раздел / подраздел / пункт /
подпункт / абзац / приложение / строка в таблице; -
исключается одно предложение / словосочетание / слово / цифра
или число / знак; -
вносится одно изменение в один пункт / подпункт / абзац /
приложение / строку в таблице / предложение; -
производится замена одного предложения / словосочетания / слова
/ цифры или числа / знака; -
полностью изменяется редакция одного раздела / подраздела /
пункта / подпункта / абзаца / приложения / строки в таблице /
предложения.
Если вносится несколько изменений в один приказ или утвержденный
документ, то слово «изменение» указывается в заголовке
во множественном числе (как в Примере 3).
Пример 2. Приказ, исключающий одно словосочетание из основного приказа
Пример 3. Внесение нескольких изменений в один документ (приложение к приказу)
Если в тексте приказа не указана конкретная дата вступления
изменений в силу, то ею считается дата издания приказа
(сравните Примеры 2 и 3).
При необходимости внесения в ранее изданный приказ значительного
количества изменений и дополнений (в несколько структурных
единиц) или изменения приказа в целом целесообразно подготовить
его новую редакцию. Тогда просто издается новый приказ со всеми
необходимыми распоряжениями относительно регулируемой…