Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 14 мая 2018 г.
Содержание журнала № 10 за 2018 г.
График отпусков — это локальный нормативный акт организации. Поэтому работодатель обязан знакомить с ним всех работников. Несоблюдение такого требования может обернуться для организации и ее руководителя штрафом за нарушение трудового законодательства. Кстати, наказать за любые оплошности в графике на 2018 г. трудинспекция может вплоть до 19 декабря 2018 г.
Какие могут быть претензии к графику отпусков
Претензия 1. График утвержден позже, чем положено
График отпусков нужно утвердить за 2 недели до наступления календарного годаст. 123 ТК РФ. Если такой срок не соблюден, штраф будет законнымРешения Октябрьского райсуда Ростовской области от 02.10.2017 № 12-46/2017; Балтасинского райсуда поселка городского типа Балтаси от 22.09.2016 № 12-36/2016.
Загляните в свой приказ об утверждении графика отпусков на 2018 г. Он должен быть издан не позднее 18.12.2017ст. 14 ТК РФ.
Кстати, претензия у проверяющих может возникнуть и в случае, если вы утвердили график вовремя, но потом решили его переутвердить, допустим в связи с изменением должности у кого-то из сотрудников. И сделали это позже, чем положеноРешение Юргамышского райсуда Курганской области от 04.08.2017 № 12-14/2017. Если возникает необходимость внести исправления, то не меняйте дату издания графика, не переутверждайте его полностью, а издайте приказ «О внесении изменений в график отпусков от ХХ.12.2017».
Претензия 2. В графике указан только месяц предоставления отпуска
ТК РФ не содержит требование указывать дату начала отпусков работников в графике отпусковстатьи 14, 123 ТК РФ. Но чтобы не спорить с трудинспекцией, лучше при его составлении проставить точные дни и месяцы начала отпусков сотрудниковРешение Первомайского райсуда г. Новосибирска от 27.07.2016 № 12-160/2016.
День начала отпуска можно будет изменить по просьбе работника. Кстати, если работник не относится к тем категориям, которым отпуск дается в удобное для них время, вы не обязаны переносить ему отпуск на выбранный им день. А вправе договориться о другой дате начала отпускаАпелляционное определение Челябинского облсуда от 30.09.2014 № 11-9616/2014. В частности, с учетом времени отпусков других сотрудников в одном месяце.
Если никаких переносов отпусков не намечается и все работники уходят по графику, заявления на отпуск брать у них необязательно. А вот уведомлять о начале отпуска за 2 недели до его начала вы должны, это требование законаст. 123 ТК РФ. Для его выполнения можно сделать специальные извещения работникам, ознакомительные листы или ведомостиПисьмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1.
Имейте в виду, что если в графике нет ни даты, ни месяца начала отпуска, то это нарушение трудового законодательства, которое, скорее всего, не удастся оспорить в судеРешение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017.
Претензия 3. В график включены не все работники
В нем должны быть перечислены все сотрудники, работающие в компании по трудовым договорам. В том числе в график нужно включить работников в следующих ситуациях.
Ситуация 1. На работу незадолго до нового года вышел новый сотрудник.
Даже если на начало календарного года, на который вы составляете график, новичок отработает менее 6 месяцев, его рабочий год завершится раньше окончания следующего календарного года. А до истечения 12 месяцев с первого дня работы сотрудника в вашей компании вы обязаны предоставить ему отпускст. 122 ТК РФ.
Ситуация 2. Сотрудница собирается в декрет. Отпуск по беременности и родам по общему правилу длится 140 дней, по истечении которых сотрудница вправе выйти на работу, а не уходить в отпуск по уходу за ребенком. Поэтому она может успеть вернуться с правом на отпуск в год, на который составляется график.
Ситуация 3. Сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком. Если такой отпуск закончится в том году, на который вы составляете график, то женщину нужно в него включить.
А вот если женщина находится в «детском» в отпуске и он приходится на весь календарный год, на который готовится график, то ее можно туда не вписывать. Если же она решит досрочно выйти из отпуска по уходу, не забудьте внести изменения в график, запланировав ее отпуск.
Ситуация 4. Работник имеет право на отпуск в удобное для него времяст. 123 ТК РФ. Если льготник еще не знает, когда он пойдет в отпуск в следующем году, оставьте графу о планируемой дате отпуска пустой. В примечании нужно указать, почему даже месяц начала отпуска неизвестен. Например, запишите: «Совместитель (ст. 286 ТК РФ)» или «Воспитывает ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ)».
Ситуация 5. Работник полностью использовал свои отпуска до начала календарного года, на который составляется график.
Предположим, сотрудник вышел к вам на работу 1 декабря 2016 г. По графику отпусков на 2017 г.:
•отпуск за первый рабочий год с 1 декабря 2016 г. по 30 ноября 2017 г. был предоставлен ему в июне 2017 г.;
•отпуск за второй рабочий год с 1 декабря 2017 г. по 30 ноября 2018 г. был предоставлен ему в декабре 2017 г.
В графике на 2018 г. отпуск сотруднику не предусмотрен. В графе «Примечание» запишите: «Отпуск за период с 01.12.2017 по 30.11.2018 был полностью использован в 2017 г.».
Претензия 4. Отпуска в графике разделены на части неправильно
В частности, нарушение будет в таких ситуацияхст. 125 ТК РФ.
Ситуация 1. Руководитель поделил отпуск без согласия работниковРешение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 № 12-2-127/2017.
По мнению Роструда, продолжительность отпуска в графике можно отразить двумя способами — указать или конкретную дату окончания отпуска, или количество его дней
Законом не установлено, в каком виде нужно оформлять разделение отпуска на части и получать согласие сотрудника. Но всегда безопаснее иметь письменное подтверждение от работника. Для этого можно, например:
•собрать заявления сотрудников с указанием желаемых периодов отпусков;
•составить проект графика отпусков, в котором работники собственноручно будут записывать периоды своих отпусковАпелляционное определение Приморского крайсуда от 12.09.2017 № 33-9204/2017. Форму проекта графика, порядок его применения и хранения нужно будет утвердить локальным нормативным актом компании;
•ввести в сам график или в лист ознакомления с ним графу, где работник будет писать: «Согласен с разделением отпуска на части» или «Не согласен…»Решение ВС Республики Башкортостан от 25.10.2017 № 21-1499/2017.
Ситуация 2. Отпуск поделен на части, каждая из которых менее 14 календарных дней. Так, в одном споре компания была наказана за то, что работник, которому положен отпуск длительностью 31 день, по графику был в отпусках 8 дней, 11 дней и 4 дня, а 8 дней еще не отгулялст. 125 ТК РФ; Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017.
Когда работники высказывают или записывают свои пожелания по периодам отпусков, отслеживайте, чтобы при делении отпуска на части хотя бы одна из них была не менее 14 дней. Это прямая норма закона, и вы вправе требовать ее соблюдения от своих сотрудников.
Претензия 5. Работники не ознакомлены с графиком
Ежегодно после утверждения графика отпусков все работники должны быть ознакомлены с ним под росписьРешения Аксубаевского райсуда Республики Татарстан от 06.12.2017 № 12-49/2017; ВС Республики Коми от 15.06.2016 № 21-428/2016. Причем не с приказом о его утверждении, а именно с самим текстом графикаРешение Лоухского райсуда Республики Карелия от 06.12.2017 № 12-23/2017. Кстати, размещение графика отпусков на стенде в помещении компании тоже не считается ознакомлением с ним работниковРешение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017.
Отдельные суды не наказывают работодателей за отсутствие подписей работников об ознакомлении с графиком, мотивируя это тем, что сроков для такого ознакомления законом не установленоРешение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 № 12-548/2016.
Но чтобы не рисковать и исключить вероятность спора, лучше предоставить работникам текст графика и документ, где они могут поставить свои подписи. Например, ведомости ознакомления с графиком отпусков, лист ознакомления с графиком. Или в самом графике можно предусмотреть отдельную графу для подписей сотрудников.
Претензия 6. График отпусков не соблюдается работодателем
График отпусков является обязательным для работодателя. Отказать в предоставлении отпуска в указанное в графике время он не вправеРешение Хабаровского крайсуда от 27.07.2015 № 21-538/2015. Можно переносить отпуска сотрудников, но для этого необходимыст. 124 ТК РФ:
•причина, из-за которой уход работника в отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальной работе компании. Например, если одновременно заболеют и уйдут в отпуск сотрудники, занимающиеся одинаковой работой, из-за чего нарушится производственный процесс;
•письменное согласие работника на перенос отпуска. Лучше оформить такое согласие отдельным заявлением. Одна лишь подпись работника об ознакомлении с приказом о переносе отпуска не подтверждает его согласия на изменение периода отпускаРешение Краснодарского крайсуда от 19.05.2015 № 12-1484/2015.
Претензия 7. В графике не отражены дополнительные отпуска
Дополнительные отпуска, положенные, например, за ненормированный рабочий день или работу во вредных условиях, тоже должны быть расписаны в графике отпусков, как и основныеРешение Свердловского облсуда от 01.09.2015 № 72-974/2015.
Кстати, если на момент составления графика продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда неизвестнаст. 121 ТК РФ, можно сделать отметку об этом в графе «Примечание». А когда будет ясно, за какой стаж работы во вредных условиях дается дополнительный отпуск, его точную продолжительность с датами предоставления сотруднику нужно будет указать в графикеПисьмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045.
* * *
Срок хранения графика — 1 год после окончания его действияст. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Поэтому график отпусков на 2016 г. вы можете уничтожить в 2018 г.
А вот график на 2017 г. вы обязаны хранить в течение всего 2018 г.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Отпуска
2023 г.
2022 г.
2021 г.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается ежегодно графиком отпусков — эту норму ст. 123 ТК РФ помнят практически все работодатели и в середине декабря уже имеют готовый и утвержденный график отпусков. А вот исполняется он не всегда так же четко, как утверждается.
Во многих случаях ни работник, ни работодатель не могут предположить заранее точное время для ухода в отпуск. Со стороны работодателя на решение об отпуске работника не по графику могут повлиять не только просьбы работника и собственные интересы, но и внешние обстоятельства. А пресловутая «производственная необходимость» может возникнуть спонтанно и вне планов самого работодателя, но в этом случае перенос отпуска возможен только с письменного согласия работника и не далее чем на следующий рабочий год (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Со стороны работника планы изменяются по самыми разным причинам.
Поэтому нередко в конце года можно констатировать: график отпусков исполнялся лишь частично, основная же масса отпусков предоставлена не по графику. И здесь кадровику и бухгалтеру становится не по себе. Прежде всего страшно из-за того, что непонятно, ждет ли работодателя наказание за то, что график так плохо исполнялся, но при этом все (и работники, и работодатель) остались довольны. Еще страшнее, если не выполнялись требования о заблаговременном уведомлении и оплате за три дня до отпуска.
Но давайте рассмотрим все по порядку.
ГРАФИК ОТПУСКОВ ОТСУТСТВУЕТ — ЭТО БЕЗУСЛОВНОЕ НАРУШЕНИЕ
За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в размере:
- для юрлица — от 30 до 50 тыс. руб.;
- для ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
- для ответственных должностных лиц организации — предупреждение или штраф от 1 до 5 тыс. руб.
Никаких способов минимизации риска наступления ответственности, кроме как своевременного утверждения графика отпусков, не существует.
ГРАФИК ОТПУСКОВ ЧАСТИЧНО ИЛИ ПОЛНОСТЬЮ НЕ ИСПОЛНЯЕТСЯ — ЭТО НЕ ВСЕГДА НАРУШЕНИЕ
График отпусков обязателен для работника и работодателя[1]. По общему правилу график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года[2].
В отличие от полного отсутствия утвержденного графика факт неисполнения графика отпусков довольно легко можно исправить: для этого нужно всего лишь иметь заявление от работника о предоставлении отпуска раньше, чем он предусмотрен по графику, либо о переносе на более поздний срок.
Если работодатели пользуются унифицированной формой № Т-7[3], то все изменения в графике отпусков будут отражаться в предусмотренных для этого графах:
- новая дата отпуска — в графе 7 (а также дублируется в графе 9);
- основание перенесения (например, заявление работника) — в графе 8.
Нарушения:
- не иметь графика отпусков;
- не предоставлять отпуск по графику, если нет заявлений от работников;
- не информировать работника о дате начала отпуска, если отпуск предоставляется по графику;
- не выплатить работнику отпускные в установленный срок.
Нюанс и парадокс
Если не предоставить отпуск по графику, то работодатель может быть не только оштрафован — работник может подать на него в суд и отсудить компенсацию морального вреда. Однако с требованиями предоставить отпуск в действительности оказалось не все так просто:
- пока суд да дело, требовать предоставить отпуск по графику становится нелогичным и даже утопичным, ведь предусмотренный по графику период по факту уже прошел;
- требования работника обязать работодателя предоставить отпуск вне графика тоже не подлежат удовлетворению даже судом — закон не предоставил право суду обязывать работодателя предоставить отпуск работнику вне графика, если у того нет льготного права использовать его в удобное для него время.
Рассматриваемый пример из судебной практики в этой ситуации показателен. Увы, но получается, что работодатель, не отпустивший работника в отпуск по графику, рискует лишь своими деньгами. Законным способом нельзя заставить его предоставить этот отпуск работнику, не имеющему льготу по его использованию в удобный для себя период, даже если нарушение графика — вина работодателя. А на следующий год ситуация может повториться или, что еще хуже для работника, работодатель утвердит график отпусков, не спрашивая у работника его пожеланий (имеет на это право в отношении всех работников, не обладающих льготным статусом использовать отпуск в удобное для них время), и намеренно отправит такого строптивого и отстаивающего свои интересы работника в отпуск в самое неподходящее для реального отдыха время (например, в слякотный ноябрь или морозный февраль).
В ГРАФИКЕ ПРЕДУСМОТРЕНА ЛИШЬ ЧАСТЬ ОТПУСКА — ЭТО НАРУШЕНИЕ
Довольно часто камнем преткновения для кадровиков становятся работники, которые приняты в середине года или в его второй половине. По сути, за полгода к дате утверждения графика отпусков они заработали лишь на половину отпуска, которую работодатель и отражает в графике. Однако это неправильный подход.
Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
С учетом этого в графике отпусков работникам, которые к моменту начала нового календарного года уже отработали(-ют) шесть месяцев, отпуск следует предусматривать в полном объеме.
[1] Часть 2 ст. 123 ТК РФ.
[2] Часть 1 ст. 123 ТК РФ.
[3] Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 6, 2020.
Почему меняется график отпусков?
Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).
Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
Скачать бланк формы Т-7 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
График отпусков по форме № Т-7
Скачать
Образец формы № Т-7 смотрите в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.
Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.
Причинами для этого могут быть:
- наём работников после согласования графика отпусков;
- работник не захотел идти в отпуск в согласованные даты и просит перенести его отдых на другие числа;
- больничный лист отпускника;
- на предприятии происходят события, которые вынуждают попросить работника прервать отдых;
- нарушение сроков выплаты отпускных и (или) уведомления о дате начала отпуска.
Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд. Даже если он сам просит руководителя, это будет не законно.
Узнайте, нужно ли вносить изменения в график отпусков в связи с продлением ежегодного оплачиваемого отпуска, из Готового решения КонсульантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и смотрите рекомендации экспертов бесплатно.
Приказ о внесении изменений в график отпусков
Как внести изменения в график отпусков? Когда на предприятии наступают обстоятельства, которые требуют внести изменения в действующий график отпусков, действовать нужно так:
Бланк и образец заявления о переносе отпуска смотрите в следующих материалах:
Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2023)
Заявление о переносе отпуска — бланк и образец
Как долго хранить заявления и приказы в архиве предприятия, читайте в статье «Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?».
Пример
Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с 07.06.2023 по 04.07.2023.
У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 07 июня на 17 мая 2023 года.
Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.
Скачать образец
Внесение изменений в график отпусков — образец
Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.
Новые кадры
Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?
Есть 2 варианта:
1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.
2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.
Перенос по просьбе работника
У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).
Образец заполнения изменений в графике отпусков можно увидеть, скачав файл по ссылке ниже.
Бланк и образец заявления о переносе отпуска смотрите в следующих материалах:
Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2023)
Заявление о переносе отпуска — бланк и образец
Как долго хранить заявления и приказы в архиве предприятия, читайте в статье «Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?».
Пример
Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с 07.06.2023 по 04.07.2023.
У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 07 июня на 17 мая 2023 года.
Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.
Скачать образец
Внесение изменений в график отпусков — образец
Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.
Новые кадры
Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?
Есть 2 варианта:
1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.
2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.
Перенос по просьбе работника
У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).
Образец заполнения изменений в графике отпусков можно увидеть, скачав файл по ссылке ниже.
Скачать образец
Отзыв из отпуска
На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.
Как правильно отозвать работника из отпуска, читайте в ст. «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».
Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.
Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.
Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.
Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.
Временная нетрудоспособность работника
Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска. При таких обстоятельствах он может либо продлить свой отпуск на срок, соответствующий сроку больничного, либо перенести его на другие даты (ст. 124 ТК РФ), но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. При этом изменения в бланк Т-7 вносят в графы 8, 9, 10.
Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:
- «Если работник ушел на больничный перед отпуском…»;
- «Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска?».
Как внести изменения в график отпусков, если отпуск предоставлен работнице перед декретом не по графику, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и узнайте порядок действий.
Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска
Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.
В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.
Итоги
Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.
Подробнее о штрафах, которые могут наложить проверяющие за несоблюдение правил предоставления отпусков, читайте в статье «Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?».
Незаметно, шаг за шагом, текущий календарный год близится к своему завершению. За окнами уже царит золотая осень. А значит, у сотрудников кадровой службы начинается горячая пора. Ведь им уже сейчас необходимо запланировать порядок предоставления отпусков сотрудникам в будущем, 2021 году. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников компании, который должен составляться ежегодно. В своей статье я хочу обратить внимание читателей на те ошибки и недочёты, которые могут быть допущены при составлении этого документа.
Понятно, что не ошибается только тот, кто ничего не делает, но в случае с ошибками, допущенными в таких важных документах, цена даже небольшого недочёта может быть очень велика.
Напомню, что несоблюдение требований к порядку составления и утверждения графика отпусков может обернуться для организации и её руководителя штрафом за нарушение трудового законодательства. В соответствии с ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ этот штраф составляет для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей; для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. Наказать за такой проступок могут в течение 1 года со дня совершения административного правонарушения, то есть с момента утверждения графика отпусков.
Не соблюдение сроков утверждения графика отпусков, установленных ч.1 ст. 123 ТК РФ, является самой распространённой ошибкой при его составлении.
График отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Следовательно, график отпусков на следующий календарный год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года (Письмо Минтруда от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399). А значит, не позднее 17 декабря 2020 года приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год должен быть издан.
По мнению Минтруда РФ если 17 декабря выпадет на нерабочий день, то в силу п. 4 ст. 14 ТК РФ днём окончания срока утверждения считается ближайший рабочий день. Трудовой кодекс не запрещает работодателю утвердить график заранее, не дожидаясь 17 декабря.
Срок утверждения графика отпусков будет нарушен и в том случае, если сначала график отпусков был утверждён в установленные Трудовым кодексом сроки, а потом, например, из-за изменения должности у кого-то из сотрудников, был утверждён ещё раз, но уже после 17 декабря. В такой ситуации дату утверждения графика изменять не следует. Достаточно будет издать приказ «О внесении изменений в график отпусков от ХХ.12.2020».
Второй наиболее часто встречающейся и, пожалуй, самой досадной ошибкой работодателя при работе с графиком отпусков является отсутствие ознакомления работников с этим категорически важным для них кадровым документом. Так как именно графиком отпусков определяется очерёдность предоставления им оплачиваемых отпусков.
В соответствии со ст. 123 ТК РФ и работник, и работодатель обязаны чётко следовать графику отпусков. Это означает, что работник фактически должен использовать отпуск в тот период, который указан в графике, а работодатель, в свою очередь, обязан отпустить его в отпуск в означенный период. Ни одна из сторон не может отказаться в одностороннем порядке от обязательств, определённых в документе. Изменить период отпуска стороны могут, только придя к взаимному соглашению.
При несоблюдении работником очерёдности отпусков, зафиксированной в графике, он может быть привлечён к дисциплинарной ответственности. А если нарушение обязательств допустит работодатель, его, при возникновении споров, могут привлечь к административной ответственности.
Поэтому в интересах работодателя ознакомить сотрудников с графиком отпусков, утверждённым в компании на следующий календарный год, и сделать это своевременно. Бытует мнение, что для ознакомления с графиком отпусков его достаточно вывесить на всеобщее обозрение, и в этом же документе, при отсутствии возражений, работники должны поставить свои подписи. Но это не совсем так.
График отпусков обязательно подписывают работники, которые
- составляют график, например, специалист отдела кадров;
- которые его утверждают, как правило, это руководитель компании (он утверждает этот документ);
- и согласуют — это представитель профсоюзной организации, если такая в компании имеется.
Остальные сотрудники, могут поставить свои подписи непосредственно в графике отпусков, только в том случае, если в нем предусмотрена для этого специальная графа, например, «С графиком отпусков ознакомлен».
Правильнее будет ознакомить сотрудников с утверждённым графиком отпусков, воспользовавшись ведомостью (листом) ознакомления или подписью в журнале ознакомления с локальными нормативными актами компании.
Помимо ошибок, относящихся к процедуре утверждения графика отпусков и ознакомления с ним работников, специалисты кадровой службы часто допускают ошибки непосредственно в самом документе. Эти досадные неточности, в конечном итоге, делают его недостоверным и недействительным. Вот одна из таких ошибок.
Очень часто специалисты кадровой службы в графике отпусков указывают только месяц предоставления отпуска. И действительно, в Трудовом кодексе не содержится прямого требования указывать в графике даты начала отпусков работников. Но по мнению специалистов Роструда у всех работников, включённых в график, в обязательном порядке следует указывать точные даты начала и окончания для каждого вида отпуска. В случае возникновения споров это позволит избежать претензий со стороны Государственной инспекции по труду.
Теперь допустим, что в графике отпусков вообще не указаны ни дата, ни месяц начала отпуска работника. Это уже будет являться прямым нарушением трудового законодательства, которое может повлечь наложение административного штрафа на организацию и на должностных лиц. В этом случае, оспорить позицию контролирующих органов в судебном порядке, скорее всего, не удастся (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 N 12-556/2017).
Другой распространенной ошибкой составления графика отпусков, которую регулярно допускают кадровики, является включение в график не всех сотрудников, работающих в компании по трудовым договорам.
Про каких работников зачастую «забывают» сотрудники кадровой службы, составляя график отпусков?
Как правило, это сотрудники компании, трудоустроившиеся незадолго до нового года. При этом, кадровики искренне считают, что их включать в график отпусков не нужно. Так как на 1 января года, на который составляется график, они ещё не отработали в компании 6 месяцев. Это в корне ошибочная позиция. Ведь рабочий год у таких сотрудников завершится раньше окончания следующего календарного года. А в соответствии со ст. 122 ТК РФ отпуск сотруднику работодатель обязан предоставить до истечения 12 месяцев работы в компании.
Очень часто в график отпусков не включают сотрудниц, которые собираются в декрет. Хотя, по общему правилу, отпуск по беременности и родам предоставляется только на 140 календарных дней. По окончании отпуска по беременности и родам сотрудница может выйти на работу, а не использовать отпуск по уходу за ребенком. Поэтому она вполне может успеть вернуться из декрета с правом на отпуск в том году, на который и составляется график.
В число ошибочно забытых сотрудников входят и сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. Однако, в этом случае, кадровики отчасти правы, так как в график отпусков следует включать только тех из них, у которых отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков.
К ним относятся и работники, имеющие право на отпуск в любое удобное для них время в соответствии со ст.123 ТК РФ. Например, работники в возрасте до 18 лет, женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, супруги военнослужащих и т.п. Эти работники обязательно должны быть включены в график отпусков. А в том случае, когда по каким-либо причинам даты отпуска такой работник сообщить не может, кадровому работнику просто не следует вносить информацию в графу о планируемых датах отпуска. При этом, в примечании, желательно указать причину, по которой даты отпуска неизвестны. Например, «Является совместителем (ст. 286 ТК РФ)» или «Многодетный родитель (ст. 262.2 ТК РФ)».
И, наконец, работники, которые использовали свои отпуска полностью ещё до начала календарного года, на который составляется график. Такие работники обязательно должны быть включены в график отпусков на следующий календарный год с указанием, что ими отпуск уже был использован, а потому в 2021 году и не предусмотрен. В примечании следует отметить, что, например, отпуск за 2021 год сотрудники уже полностью использовали в 2020 году.
Самая распространенная ошибка при составлении графиков отпусков
Но, пожалуй, самой распространенной ошибкой, допускаемой специалистами кадровой службы при составлении графика отпусков, является либо разделение отпуска на части без согласия сотрудника, либо неправильное разделение отпуска на части.
На самом деле отпуск сотруднику с его согласия можно разделить на части. Об этом прямо изложено в ч. 1 ст. 125 ТК РФ. Но сделать это нужно таким образом, чтобы продолжительность хотя бы одной из частей отпуска была не меньше 14 календарных дней. А вот в какой последовательности будут предоставлены сотруднику части отпуска — значения не имеет.
Следовательно, при разделении отпуска на части согласие сотрудника является обязательным, работодатели не вправе требовать от своих подчиненных разделения их отпуска. Поэтому работодателю и работнику еще до составления графика отпусков необходимо согласовать не только сам факт разделения отпуска, но и определить продолжительность каждой из частей, не забывая, что одна из них должна длиться как минимум 14 календарных дней.
Работнику кадровой службы, ответственному за составление графика отпусков, необходимо быть предельно внимательным при отражении отпусков тем сотрудникам, которым запланировано предоставление отпуска частями. Не следует вносить записи об отпусках, если у вас нет подтверждения, что разделение отпуска на части произошло по взаимному согласию сторон. Ведь сама по себе подпись сотрудника о том, что он ознакомлен с графиком отпусков, не выражает согласия последнего с разделением ему отпуска на части, в том числе и на разделение ему отпуска именно таким образом.
Во избежание возникновения споров лучше получить от сотрудника заявление о согласии на разделение отпуска на части с указанием продолжительности и даты начала и окончания каждой из них. Или заключить с ним отдельное соглашение. Можно также дополнить график отпусков специальной графой, содержащей отметку о согласии сотрудника с разделением ему отпуска на части. Но в этом случае, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут посчитать такое оформление соглашения недостаточным.
Дорогие мои читатели, многие из Вас подходят к составлению графика отпусков формально, думая, что график необходим исключительно для проверяющих. Да, в Трудовом кодексе он указан, как обязательный документ, который должен быть в каждой организации. Но если подойти к составлению графика отпусков с должным вниманием и при формировании учесть особенности производственного процесса и степень нагрузки на персонал в разные периоды в течение года, то он станет хорошим подспорьем для руководителя компании. Он позволит равномерно распределить нагрузку на персонал, предоставляя отпуска сотрудникам таким образом, чтобы в один прекрасный летний день компания не осталась совсем без работников.
Екатерина Сорокина — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°» Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более 3 лет. Доступно рассказывает сложные вещи на простом языке.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
- Как рассчитать отпускные с учётом периода нерабочих дней в пандемию
- Как заполнить РСВ при превышении предельной величины базы для расчёта страховых взносов
- Примеры расчёта отпускных в 2020 году, если в расчётный период включаются месяцы самоизоляции из-за коронавируса
Как избежать ошибок с графиком отпусков
Специалисты Зарплата360 расскажут — как правильно составить график и не допустить ошибок
Задайте вопрос экспертам
Вы можете получить консультацию со ссылками на нормативную базу, если оставите свои контакты в форме ниже: