Многие из нас сталкивались с ситуацией, когда отправив письмо на почту, заметили грубые ошибки в тексте. Это может быть очень неприятно, особенно если письмо адресовано важным лицам. К счастью, в электронных письмах есть опция редактирования, которая позволяет исправить ошибки, даже после отправки.
Этот процесс может быть полезен не только для исправления орфографических ошибок и грамматических ошибок, но также и для изменения содержания письма, добавления новой информации, удаления лишней информации и много другого.
В этой статье мы рассмотрим, как править ошибки в электронных письмах в различных почтовых сервисах, таких как Gmail, Yahoo! Mail, Outlook и др. Также мы рассмотрим ситуации, когда редактирование письма невозможно, и какие действия следует предпринять в таких случаях.
Как исправить ошибки в отправленном письме?
Иногда, отправив письмо, вы обнаруживаете в нем ошибки: опечатки, неправильно написанные имена или даты, неправильно скопированный текст. Как быть в таком случае?
Во-первых, не стоит паниковать. В большинстве почтовых сервисов есть возможность отредактировать уже отправленное письмо. Обычно это можно сделать в течение нескольких секунд или минут после отправки, в зависимости от конкретных настроек вашего почтового сервиса.
Если же вы не успели отредактировать письмо вовремя или функция редактирования отсутствует, можно отправить коррективы в ответном письме. Обычно люди понимают, что ошибки случаются и отнесутся к вашей небрежности с пониманием.
- Совет: Перед отправкой письма обязательно проверьте его на наличие ошибок, чтобы избежать неловких ситуаций.
Используйте функцию «Отменить отправку»
Часто одни из основных ошибок при отправке электронных писем — случайная отправка. В результате, опечатки или неправильные ссылки могут отправиться получателю и вызвать негативные последствия. Однако есть решение — использование функции «Отменить отправку». Это позволяет вам иметь пару секунд на просмотр и исправление письма перед его отправкой.
Перед использованием функции необходимо выполнить несколько шагов. Сначала нужно зайти в настройки почты и найти функцию «Отменить отправку». Обычно время для отмены отправки составляет 5-10 секунд. Однако время действия функции можно изменить, выбрав более удобный для вас интервал. Важно помнить, что функция работает только в том случае, если письмо отправлено через веб-интерфейс, а не через стороннее приложение или программу.
Используя возможность отмены отправки, вы можете спокойно писать электронные письма, не опасаясь случайного нажатия на кнопку отправки. И если вы случайно отправили письмо, то просто нажмите на кнопку «Отменить отправку», чтобы исправить ошибку или внести дополнительные изменения.
Редактируйте письмо в режиме просмотра
Если вы заметили ошибки в уже отправленном письме, не отчаивайтесь. Существует возможность отредактировать письмо даже после его отправки. Для этого необходимо использовать функцию «Редактировать эту сообщение» в режиме просмотра.
Однако, следует знать, что данная функция доступна только на некоторых почтовых сервисах и в определенных случаях. Например, если вы отправили письмо на адрес в той же системе, где и черновик, то есть вероятность, что у вас будет возможность отредактировать сообщение.
Чтобы воспользоваться функцией редактирования, необходимо зайти в режим просмотра отправленного сообщения и нажать соответствующую кнопку. Затем можно внести изменения в текст, исправить ошибки и сохранить изменения.
Но следует помнить, что редактирование изменит и исходную версию письма, которое уже прочитали его получатели. Поэтому, прежде чем редактировать отправленное письмо, стоит тщательно взвесить все за и против.
Используйте пересылку письма с исправлениями
Если вы заметили ошибку в отправленном письме после его отправки, то вам не нужно паниковать. Существует простой способ исправления ошибок, который называется пересылкой письма с исправлениями.
Для того чтобы воспользоваться этим методом, нужно открыть отправленное письмо и нажать на кнопку «Переслать». Далее, в поле «Кому» необходимо ввести свой собственный адрес электронной почты. В тексте письма вы можете исправить ошибки и дополнить содержание. Кроме того, вы можете добавить комментарии к изменениям в виде обрамленных тегом комментариев.
После того, как вы отредактировали письмо, нажмите на кнопку «Отправить». Это отправит письмо на ваш собственный адрес электронной почты. Теперь вы можете проверить письмо на наличие ошибок и убедиться, что оно содержит все необходимые изменения и комментарии.
Если вы удовлетворены результатом, можно отправить исправленное письмо его адресату при помощи кнопки «Переслать». Таким образом, ваше письмо будет отправлено с исправлениями и новым содержанием.
Как обратиться к получателю, если отправил некорректное письмо?
Мы все сталкиваемся с ситуацией, когда отправляем письмо, а затем замечаем ошибки или опечатки в тексте. В таком случае лучше всего отредактировать письмо и отправить его еще раз. Однако, если вы не можете исправить ошибки или уже отправили письмо, который не должны были, то решением станет обращение к получателю с просьбой проигнорировать старое письмо.
Чтобы обратиться к получателю, в первую очередь нужно признать свою ошибку и извиниться за неудобства, которые это могло вызвать. Сделайте это искренне и честно, чтобы получатель мог понять, что вы делаете все возможное, чтобы исправить ситуацию.
Следующий шаг — дать получателю инструкции, как поступить с некорректным письмом. Предложите ему проигнорировать или удалить письмо с ошибкой и объясните, что вы отправите новое письмо со всеми исправлениями.
Если письмо не содержало конфиденциальной информации, вы можете использовать также стандартную формулу, которая поможет извиниться и объяснить получателю, что произошло: «Пожалуйста, проигнорируйте моё последнее письмо. Я случайно отправил некорректную версию. Я прошу прощения за возможные неудобства. Я отправлю вам исправленное письмо в ближайшее время.»
Избегайте ошибок при написании
Неверное написание слов или грамматические ошибки в письме могут негативно повлиять на вашу репутацию в глазах получателя. Чтобы избежать этого, следуйте простым правилам:
- Проверяйте: всегда проверяйте правильность написания слов, пунктуацию и грамматику перед отправкой письма
- Изучайте: изучайте правила письменной культуры, особенно если вы сомневаетесь в каких-то моментах
- Старайтесь: старайтесь писать по возможности коротко и ясно, избегая излишней подробности и претензиозности
- Используйте словарь: если вы незнакомы с каким-то словом или фразой, обязательно воспользуйтесь словарём
- Читайте внимательно: прочитайте своё письмо несколько раз, прежде чем отправлять его
Сохраняйте эти простые правила в голове, и вы обязательно избежите многих ошибок при написании писем.
Важность перепроверки получателей перед отправкой письма
Перепроверка получателей перед отправкой письма является необходимым шагом в процессе отправки электронной почты.
Нередко ошибки в написании адресов получателей могут привести к неприятным последствиям, например, к отправке письма неправильному адресату или же не получения важного письма из-за неправильного адреса. Это может привести к потери данных и времени.
Чтобы избежать таких ситуаций, проверьте адреса получателей и убедитесь, что каждый адрес указан верно.
- Удостоверьтесь в правильности написания имени и фамилии каждого получателя.
- Проверьте наличие собаки «@» в адресах электронной почты.
- Проверьте правильность доменного имени.
Также стоит убедиться, что все получатели действительно нуждаются в этом письме и не отправлено ли оно по ошибке.
Проверьте список получателей, настройки отправки и тему письма перед нажатием на кнопку «Отправить».
И помните, что небольшая забота перед отправкой может помочь избежать неприятностей и сэкономить время и ресурсы.
Управление настройками редактирования письма
Измените настройки редактирования письма
Чтобы исправить ошибки в отправленном письме, можно изменить настройки редактирования электронной почты. Для этого необходимо:
- Открыть настройки почтового ящика;
- Перейти на вкладку «Написание писем»;
- Выбрать опцию «Включить редактирование отправленных сообщений».
После включения этой настройки, при отправке письма появится возможность редактировать его содержимое или добавлять новые файлы. Однако, стоит учитывать, что данная опция не сможет исправить ошибки, уже прочитанные получателем.
Запомните, что изменение настроек редактирования письма может повлиять на конфиденциальность отправленных сообщений и привести к нарушению безопасности данных. Поэтому следует быть осторожным и использовать данную функцию только в крайних случаях.
Зачем отправлять тестовые письма перед важными отправками?
Отправляя тестовые письма перед важными отправками, вы снижаете риск возможных ошибок, которые могут негативно повлиять на людей, которым вы пишете. Это позволяет убедиться, что письма выглядят так, как вы задумывали, и что они содержат необходимую информацию.
Тестовые письма могут помочь выявить ошибки, такие как орфографические и грамматические ошибки, изменение форматирования текста, отсутствие необходимых изображений, и различные другие проблемы, которые могут негативно повлиять на сообщение, которое вы хотите отправить.
Хоть отправлять тестовое письмо может показаться небольшим всплеском работы в почтовом ящике, это быстрый и простой способ убедиться, что ваше письмо действительно отображает то, что вы хотите передать.
Не забывайте, что первое впечатление очень важно, особенно если это важное деловое или личное письмо. Исправление ошибок может помочь сохранить ваше деловое общение с клиентами, подчиненными, партнерами и друзьями.
- Отправляйте тестовые письма перед важными отправками
- Исправление ошибок позволит сохранить деловое общение
- Тестовые письма помогают выявлять ошибки текста и форматирования
Ошибка в рассылке – неприятная ситуация, которая может возникнуть с любой компанией. От этого не застрахованы даже крупные корпорации, чьи email-кампании постоянно взаимодействуют с сотнями тысяч клиентов.
Что же делать, если была допущена ошибка в рассылке? Во-первых, не паниковать. А во-вторых, ознакомиться с предоставленной ниже информацией. В этой статье мы расскажем о типах ошибок и рассмотрим, как с ними работать.
Какие бывают ошибки
Одна из самых очевидных ошибок, с которой можно столкнуться в письме – опечатка. Такого рода недочеты относятся к низкому уровню значимости – ошибка есть, но она не сильно критична. К ней же можно добавить одну неверную ссылку, устаревший прехедер и прочее. Переживать из-за подобных случаев не стоит, однако в следующих рассылках детально проверяйте все письма, чтобы избегать похожих ситуаций.
Более серьезные проблемы наступают, когда в письме указано неправильное имя, либо верстка на одном из устройств отображается некорректно. Такую ошибку заметят все, кто откроет рассылку. Как результат – подписчики останутся недовольными, могут даже отправить письмо в спам или отписаться от рассылки. Решить последнее будет крайне сложно, а вот с первыми двумя случаями поработать можно. В этом вам поможет новая рассылка, в которой следует принести свои извинения. Такой подход оценит каждый подписчик и, скорее всего, забудет о произошедшем.
Еще один тип ошибок – оплошности в промокодах, ссылках на акционные товары и прочем. Это тот самый случай, когда следует переживать за всю email-кампанию: можно потерять большую часть клиентов, а также сократить в разы получаемую прибыль от рассылок. Если у вас произошла такая ситуация, то незамедлительно отправьте повторное письмо с исправленной ошибкой. Вы также можете добавить в него немного юмора, например: «Ой, мы так торопились рассказать о новых товарах, что забыли о ссылках. Теперь все работает!». Такой подход, кстати, часто используют специально, чтобы дважды уведомить подписчика о каком-либо событии.
Если же вы заметили ошибку крайне поздно, то можно также прибегнуть к письму с извинениями. Как правильно его составить – поговорим подробнее далее.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
О чем сказать в письме с извинениями
Относитесь к письму с извинениями так же серьезно, как ко всем другим рассылкам. Старайтесь не использовать шаблоны и точно не допускайте повторных ошибок!
Итак, вот несколько советов, которые помогут вам вернуть прежнее настроение подписчиков:
- Придерживайтесь своего стиля написания. Если у вас блог с юмором, то отнеситесь к этой ситуации точно так же – в позитивной и веселой форме. У вас официальный стиль общения? Обращайтесь к своим читателям с уважением и не допускайте шуток. В обоих случаях подписчики вас определенно поймут и, с большой вероятностью, будут дальше читать письма из рассылок.
- Определите человека, несущего ответственность за происходящее. Письмо с извинением можно написать не от лица компании, а от конкретного человека. В таком случае ошибка будет выглядеть не так масштабно, и подписчики быстро о ней забудут.
- Не засыпайте подписчиков массой извинений. Будет достаточного одного емкого письма с объяснением всей ситуации. Сделайте акцент на том, что вам очень жаль и вы делаете все возможное для исправления неточности.
Вот как может выглядеть подобное письмо:
Как справляются с ошибками крупные бренды
Давайте рассмотрим еще несколько популярных компаний, которые сталкивались с ошибками в email-рассылках. Они помогут вам составить свое эффективное письмо с извинениями.
Мегаплан
Эта компания планировала поделиться со своими подписчиками электронной книгой, которую они могли получить по указанной ссылке в письме. Было необходимо открыть сайт издательства «МИФ», ввести промокод и скачать книгу.
Все шло по плану, пока первый подписчик не обнаружил, что это не полная версия книги, а лишь ее небольшая часть на 13 страниц. В результате рассылка оказалась неудачной, а большинство подписчиков разочаровались. Мегаплан быстро узнал о проблеме и составил письмо с извинениями. Компания объяснила, в чем дело, а также подарила 3 подарка в виде скидки в 15% на услуги Мегаплана и все книги издательства «МИФ».
Само письмо выглядело следующим образом:
Посмотреть полную версию письма вы можете в архиве.
Aviasales
Еще одна известная компания Aviasales, которая занимается продажей авиабилетов, допустила серьезную ошибку в рассылке. Она запускала розыгрыш бесплатных билетов для поездки в Крым. Подписчикам необходимо было перейти по ссылке для ознакомления с условиями конкурса, но эта ссылка работала некорректно – она отправляла всех пользователей на главную страницу сайта, где не было никакой информации о конкурсе.
Как здесь поступила компания? Она отправила повторное письмо с извинениями, правильной ссылкой и частичкой юмора. Вот это письмо:
Made
Made – это английский интернет-магазин дизайнерских вещей для дома. В одной из рассылок он поздравил подписчиков с отделением Шотландии от Великобритании. Все бы ничего, но событие так и не состоялось: в 2014 году прошел референдум о независимости Шотландии от Великобритании, в котором большинство граждан проголосовало против. В итоге такая грубая ошибка сильно сказалась на репутации бренда – подписчики были в недоумении, а процент отписок увеличивался с каждым часом.
Компания Made поступила в данной ситуации следующим образом: она отправила письмо с извинениями и предложила купить товар в магазине со скидкой.
В заключение
Как видите, ошибки случаются не только у небольших компаний, но и у популярных брендов. Однако даже в таких ситуациях можно найти выход, и помочь тут могут email-рассылки. Вы тоже можете составить свою собственную рассылку с извинениями и дополнительными бонусами и закрыть все допущенные ошибки.
При отправке электронной почты могут возникнуть различные ошибки, блокирующие отправку сообщения. Одной из наиболее распространенных ошибок является ошибка 550. Она связана с неправильной настройкой почтового сервера или с некорректно указанными параметрами отправки.
Ошибка 550 может возникнуть по разным причинам, например, если ваша учетная запись заблокирована или если вы отправляете спам. Также на ошибку 550 может влиять отсутствие проверки SPF-записи домена отправителя.
Исправить ошибку 550 достаточно просто, если вы уверены, что отправляете сообщение в соответствии с требованиями почтового сервера и не нарушаете правил отправки электронной почты. Для этого вам необходимо проверить настройки вашего почтового клиента, проверить доменное имя отправителя и получателя, а также убедиться в правильности написания адреса электронной почты.
Содержание
- Ошибка 550 при отправке почты
- Понимание проблемы
- Причины возникновения ошибки 550
- Как исправить ошибку 550
- Вопрос-ответ
- Что такое ошибка 550 при отправке почты?
- Как исправить ошибку 550 при отправке почты?
- Какие еще коды ошибок возможны при отправке почты?
Ошибка 550 при отправке почты
Ошибка 550 при отправке почты является наиболее распространенной ошибкой, которую могут встретить пользователи при отправке электронной почты. Она указывает на то, что почтовый сервер не смог доставить сообщение получателю.
Причины такой ошибки могут быть различными: от неправильно введенного адреса получателя до блокировки отправителя почтовым сервером. Также, некоторые провайдеры могут блокировать некоторые типы файлов и сообщения с темой сообщения, которые могут считаться спамом или вирусными.
Для исправления ошибки 550 при отправке почты необходимо исправить ошибку в адресе получателя, убедиться, что почтовый сервер отправителя не блокируется, а также проверить, не содержит ли сообщение запрещенных типов файлов или тему, которая может быть поставлена в соответствие со спамом или вирусом.
- Убедитесь в правильности введенного адреса получателя.
- Проверьте, не заблокирован ли ваш почтовый сервер.
- Используйте темы сообщений, которые не относятся к спаму или вирусам.
- Убедитесь, что сообщение не содержит запрещенные файлы.
Для преодоления ошибки 550 при отправке почты необходимо быть внимательным при составлении сообщений и следовать правилам электронной переписки, чтобы не стать жертвой ограничений почтовых серверов.
Понимание проблемы
Ошибка 550 при отправке почты означает, что ваше письмо не может быть доставлено получателю. Эта ошибка происходит из-за некоторых ограничений, установленных на сервере электронной почты.
Иногда ошибка 550 может произойти из-за неправильного адреса электронной почты, который вы ввели в поле «Кому». Проверьте правильность написания адреса и убедитесь, что он не содержит ошибок.
Часто ошибка 550 связана с проблемами аутентификации на сервере электронной почты. Это может произойти, если ваш аккаунт электронной почты был взломан или если вы пытаетесь отправить письмо с адреса, который не имеет права отправлять сообщения.
Если вы уверены, что адрес электронной почты был правильным и у вас есть права на отправку сообщений, то возможно, что ваше письмо содержит запрещенные слова или символы. В этом случае сервер считает ваше сообщение спамом и блокирует его доставку.
Чтобы исправить ошибку 550 при отправке почты, вам следует обратиться к администратору сервера электронной почты, на котором вы зарегистрированы, и узнать причину блокировки. После того, как вы решите эту проблему, вы сможете без проблем отправлять электронные сообщения.
Причины возникновения ошибки 550
Неправильный адрес электронной почты: Ошибка 550 возникает, когда адрес электронной почты, который вы указали в качестве получателя, не существует или неправильный.
IP-адрес отправителя не авторизован: Если IP-адрес, с которого вы отправляете сообщение, не авторизован на сервере получателя, то это может привести к появлению ошибки 550. Это может возникнуть, к примеру, если вы отправляете письмо с другого компьютера или из другой страны.
Серверы спам-фильтров: Некоторые провайдеры могут блокировать отправку писем через SMTP, если они уверены, что отправитель является спамером. Проверьте, не блокируют ли вас серверы спам-фильтров.
Превышение лимита на отправку писем: Если вы отправляете слишком много писем за короткий промежуток времени, это может привести к появлению ошибки 550. Если вы отправляете много писем, убедитесь, что лимиты почтового ящика не превышены.
Проблемы с подключением к Интернету: Ошибка 550 может возникать из-за проблем с подключением к Интернету. Проверьте свое подключение и убедитесь, что оно работает нормально.
Несоответствие требованиям провайдера: В некоторых случаях провайдеры могут настраивать свои серверы таким образом, чтобы требовать определенные настройки или параметры для отправки почты через SMTP-протокол. Убедитесь, что настройки вашего SMTP-клиента соответствуют требованиям провайдера.
Антиспам-политика провайдера: Некоторые провайдеры могут блокировать отправку писем, если они уверены, что отправитель является спамером. Убедитесь, что вы следуете антиспам-политике провайдера и не отправляете нежелательную почту.
Описанные выше причины могут привести к появлению ошибки 550 при отправке электронной почты, поэтому важно убедиться, что вы исправили все эти проблемы, прежде чем попытаться отправить сообщение еще раз.
Как исправить ошибку 550
Ошибка 550 при отправке почты указывает на то, что электронное письмо не было доставлено получателю. Обычно это связано с проблемами аутентификации отправителя или с наличием в сообщении вируса или спама.
Чтобы исправить ошибку 550, следует проверить правильность адреса получателя. Если адрес указан верно, то нужно убедиться, что отправитель прошел аутентификацию на сервере. Для этого можно использовать протоколы аутентификации: SPF, DKIM и DMARC. Также необходимо убедиться, что наличие вируса или спама отсутствует в сообщении. Для этого нужно использовать специальный антивирусный и антиспам-фильтры.
Если все перечисленные выше шаги не смогли исправить ошибку 550, можно попробовать определить точную причину отказа сервера в доставке письма. Для этого можно связаться с технической поддержкой вашего интернет-провайдера или хостинга, на котором расположен ваш почтовый сервер.
Кроме того, еще один полезный совет по исправлению ошибки 550 – не отправляйте массовые рассылки без предварительной проверки наличия письма в спам-фильтрах получателей. Таким образом, может быть уменьшено количество сообщений, на которые возникает ошибка 550.
Вопрос-ответ
Что такое ошибка 550 при отправке почты?
Ошибка 550 при отправке почты означает, что ваше сообщение не может быть доставлено получателю по некоторой причине. Эта ошибка может появиться из-за неправильно указанного адреса получателя, проблемы с сервером получателя, проблем с вашим SMTP-сервером или других причин.
Как исправить ошибку 550 при отправке почты?
Если ошибка 550 при отправке почты связана с неправильным адресом получателя, то необходимо проверить правильность написания адреса. Если проблема связана с сервером получателя, то лучше связаться с его администраторами и узнать причину блокировки вашего сообщения. Если у вас проблемы с SMTP-сервером, то попробуйте перезагрузить его или проверить настройки. Иногда, чтобы исправить ошибку 550, нужно также убедиться, что ваше сообщение не считается СПАМом и соответствует правилам, установленным на сервере получателя.
Какие еще коды ошибок возможны при отправке почты?
При отправке почты могут быть также выданы ошибки 421, 450, 451, 452, 500, 501, 502, 503, 504, 550, 551, 552, 553, 554. Каждый код ошибки связана с определенными причинами и имеет свое решение. Например, ошибки 421 и 450 связаны с перегрузкой сервера или временными проблемами с сетью, ошибки 500, 501, 502, 503, 504 с несовместимостью версий протоколов SMTP, ошибки 551, 552, 553 с неправильно указанными адресами получателей.
Советы
Исправить ошибки и не только. Лучшие сервисы для работы с текстами писем
Одно письмо, семь полезных сервисов, ноль ошибок
что будем исправлять
Разберём, как улучшить письмо и исправить ошибки, даже если у вас нет в штате корректора. Под ошибками я подразумевааю опечатки, неправильную пунктуацию, сложные предложения и конструкции, которые захламляют текст: канцеляризмы, модальные глаголы, усилители и обобщения.
Для примера возьму одну из рассылок, которую писала для бизнес-школы. Отредактированное письмо я проверяю в нескольких онлайн-сервисах, чтобы:
- Найти ошибки, в том числе совершённые по невнимательности.
- Сделать текст лаконичным и легким для восприятия.
- Повысить свою грамотность. Чем чаще вникаешь в правила и исправляешь ошибки, тем меньше делаешь их в дальнейшем.
Весь процесс состоит из 4 шагов. Опишу подробно алгоритм, а в конце покажу результат до и после. Если вас интересует какой-то конкретный этап проверки текста, переходите к нему:
- Чистим от словесного мусора.
- Повышаем читабельность.
- Правим типографику.
- Ищем ошибки в орфографии и пунктуации.
Шаг 1. Чистим от словесного мусора
Для начала уберем из текста лишние слова, которые не содержат полезной информации, а только отвлекают читателя от сути сообщения. Лучший помощник для такого дела — сервис «Главред».
«Главред» подчёркивает отдельные слова и фразы, которые засоряют письмо. В зависимости от количества стоп-слов текст получает оценку от 0 до 10 баллов. Но баллы не главное. Важно, что при клике на выделенный кусочек тебе объясняют, почему его стоит исправить и предлагают варианты замены. Для желающих лучше разобраться в той или иной теме даны ссылки на посты Максима Ильяхова, создателя сервиса.
С помощью подсказок сервиса я почистила текст, убрав из письма:
- Фразы с модальными глаголами («можно взять», «можете прописать»).
- Лишние личные местоимения.
- Некоторые неопределённости и обобщения («несколько», «любое», «всегда», «всех»).
- Слабые глаголы («есть», «были»).
- Усилитель («максимально»).
Нет смысла стараться исправить все ошибки, которые выделяет «Главред». Это лишь алгоритм, который показывает возможные слабые места в тексте, однако только автор способен принять решение: что исправить, а какие слова и фразы сохранить.
Шаг 2. Повышаем читаемость
В «Главреде» есть еще одна полезная вкладка — «Читаемость», которая помогает выявить неуклюжие фразы и предложения, и тем самым сделать текст более понятным.
Просмотрев замечания, я не нашла для себя ничего существенного и решила оставить как есть.
Еще один интересный сервис, который помогает определить удобство чтения текста — Readability.
Сервис рассчитывает 5 индексов читабельности по формулам, адаптированным для русского языка. Индексы учитывают длину предложений и слов, количество сложных слов в тексте (больше 4-х слогов) и другие параметры. Не будем сильно углубляться в математику, важно, что Readability неплохо справляется с поставленной задачей.
Вот итоговые индексы некоторых проверенных текстов (чем ниже индекс, тем выше читабельность):
- Сказка «Маша и медведь» – 3,1 (6-8 лет)
- Отрывок из романа «Братья Карамазовы» Ф. Достоевского – 8,9 (12-14 лет)
- Отрывок из романа Д. Донцовой – 5,4 (9-11 лет)
- Отрывок из романа «Азазель» Б. Акунина – 8,4 (12-14 лет).
Всё это — художественные произведения, которые читают ради удовольствия, а не для получения информации. Чтобы понять, на какой индекс стоит ориентироваться при редактировании писем, я также загрузила на Readability несколько любимых рассылок.
Средний индекс читабельности проверенных писем:
- Новости Tinkoff.ru – 5 (9-11 лет).
- Издательство МИФ – 6 (9-11 лет).
- Lingualeo – 5 (9-11 лет).
Опираясь на результаты, буду считать нормой уровень читабельности 5-6. Проверяю письмо.
Результат вполне соответствует желаемому показателю. Среднее число слов в предложении – 10,7
Если индекс получился высоким (больше 7) попробуйте разбить длинные предложения на несколько коротких. Обратите внимание на показатель «Среднее количество слов на предложение». Его значение не должно превышать 15, а лучше укладываться в 10. У МИФа в среднем 8-9 слов в предложении, а у банка «Тинькофф» — 7. Для сравнения, у Достоевского, которого непросто читать даже взрослому, — 18 слов в предложении.
Шаг 3. Правим типографику
Прежде чем сосредоточиться на орфографии и пунктуации, исправим ошибки в типографике. Это правила набора и вёрстки текста, которые облегчают его восприятие. Скопируем текст в сервис «Типограф» от Артемия Лебедева.
Сервис поможет:
- Убрать двойные пробелы.
- Заменить кавычки на правильные («ёлочки» и „лапки“).
- Поменять, где надо, дефисы на тире.
- Привязать короткие союзы и предлоги к следующим словам неразрывными пробелами.
Моя проблема — тире и дефисы. Я ленюсь использовать специальные сочетания клавиш для написания тире, да и не всегда помню, где какой знак надо ставить. Поэтому мне проще прогнать текст через «Типограф», чтобы сразу исправить ошибки.
Текст до проверки и итоговый результат. Заметила, что дефис во втором пункте сервис заменил на тире. Если вдруг в текст закрались лишние пробелы, их тоже теперь нет
«Типограф Лебедева» — удобная штука, но есть минус: сервис исправляет не все ошибки в типографике. Подробности в следующем шаге.
А напоследок ещё два инструмента, которые помогут навести порядок в типографике:
- Typograf.ru — простой интерфейс, находит ошибки, которые пропускает «Типограф Лебедева».
- Скрипт, чтобы оттипографить любой текст — помогает навести порядок в типографике с помощью горячих клавиш. Открывать какой-то сервис не нужно.
Шаг 4. Ищем ошибки в орфографии и пунктуации
На завершающем этапе работы с письмом проверим правильность написания слов и знаков препинания. Кое-какие ошибки удается исправить ещё на уровне текстового редактора, того же любимого всеми MS Word. Однако многое остается вне поля зрения этой программы и других сервисов.
MS Word, Text.ru и Орфо не помогут правильно:
- написать НЕ с различными частями речи;
- расставить тире и двоеточия;
- написать слова с приставкой пол- и полу-;
- не запутаться с -ться и –тся.
Лучше всего с этими и другими проблемами справится грамотный корректор. На втором месте – сервис «Орфограммка», который замечает большинство ошибок, а также объясняет, где, что и почему стоит исправлять.
Сразу отмечу, что сервис платный. Проверка моего письма обошлась в 0,2 копейки (100 руб. за 100 тыс. знаков). Первые 6000 знаков после регистрации можно проверить бесплатно.
Помимо пунктуации и орфографии сервис находит ошибки в стилистике, грамматике, семантике и даже типографике, а также заменяет «е» на «ё». Ошибки подсвечиваются разными цветами. В правом окне можно отметить, какие из них показывать в тексте.
С помощью «Орфограммки» я исправила в тексте несколько ошибок:
- «справится» заменила на «справиться»;
- убрала фразы, которые уже превратились в штампы: с полной отдачей; отложить на потом;
- заменила «реальную цель» на «реалистичную цель» (ошибка в употреблении паронимов);
- заменила дефисы на короткие тире при указании интервалов значений (2–3 и 3–4).
Последний пункт — это как раз и есть те ошибки в типографике, которые не исправил «Типограф». Для обозначения интервалов в цифровой форме нужно ставить короткое тире, которое не отбивается пробелами, о чем и рассказала нам «Орфограммка»:
И тут мы подошли к самому интересному выводу, который я сделала, работая с онлайн-сервисами: не стоит полагаться на какой-то один сервис, лучше перепроверить ещё раз.
Чтобы убедиться в правильности советов «Орфограммки», я использую сервис «Грамота.ру». Здесь можно узнать, как пишется то или иное слово и почему. Кроме того, на Грамоте.ру работает поиск по вопросам, которые задают на сайте экспертам. Среди ответов почти всегда можно найти похожий случай.
Желтое поле – поиск конкретного слова. Зеленое – поиск среди ответов, которые дают эксперты
Вот, что я нашла по поводу написания дефисов и тире между цифрами.
«Орфограммка» не подвела. Интервалы действительно пишутся через тире
В письме после проверки осталось ещё одно слово, в котором я сомневаюсь. Я часто путаюсь в написании НЕ с наречиями. Слово «нестрашно» «Орфограммка» предложила написать раздельно, но не объяснила почему. Поищем ответ на «Грамоте.ру».
Правильное написание слова «нестрашно» и ответ на схожий вопрос на Грамоте.ру
Получается, слушать «Орфограммку» в этот раз не стоит.
Итоговый текст письма после всех проверок в сравнении с первоначальным:
Письмо ДО (слева) и ПОСЛЕ (справа). Помимо всего прочего, удалось снизить количество знаков с 1564 до 1397 без потери смысла
Простые правила работы с сервисами
Онлайн-сервисы помогут email-маркетологу подготовить грамотную рассылку и сделать текст понятным для читателей. Если пользоваться ими с умом, необязательно обращаться к корректору.
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Допустим вы написали коллеге письмо, которое надо не просто прочитать, а ещё что-то там сделать. Вы всё подробно объяснили, дали нужные инструкции и ссылки. Отправили. А потом понимаете, что отправили не совсем то! Ссылку перепутали или дедлайн забыли указать. Что делать?
Некоторые шлют письмо вдогонку: «Слушай, я в прошлом письме перепутал ссылку, вот правильная. Прости!». Это подстава: теперь получателю нужно держать в инбоксе оба письма, ведь ни одно из них не содержит задачи целиком. Более того, одно из них, первое, не содержит признаков ошибки — если разгребать почту по порядку, то когда дойдёшь до него, можно случайно сделать не то. А значит нужно ещё держать в голове тот факт, что эти два письма связаны.
Намного круче — прислать полноценное второе письмо с темой «Исправленная задача такая» и таким заходом: «Слушай, я в прошлом письме перепутал ссылку, удали его, пожалуйста! Ниже всё целиком ещё раз, перепроверил. Заодно дедлайн указал. Чмоки». Теперь старое письмо можно удалить и ни о чём не думать!