Исправить ошибку в передаточном акте

Ошибки в актах приема-передачи

Правильность оформления первичных документов, поступивших от партнеров, является важным моментом в работе бухгалтера. А все потому, что учет ведется на основании документов, составленных и подписанных контрагентами. На них бухгалтер прямого влияния не имеет. Он лишь может вступить в переговоры с партнерами по поводу некачественного документа, но это не значит, что контрагент пойдет навстречу и согласится исправить найденные неточности. Акт приема-передачи не является исключением.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта приема-передачи. Различают множество разновидностей этого документа как по его назначению, так и по содержанию. Это могут быть акты приема-передачи материальных ценностей, денежных средств и других ценностей, документов, работ и т. п., которые могут быть оформлены между бывшим и будущим правообладателями в случае продажи, при взносе в уставный капитал, при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения) и при иных основаниях смены правообладателя на передаваемые ценности.

При этом необходимо учесть, что согласно п. 3 ст. 455 и ст. 506 ГК РФ существенные условия договора поставки (такие, как наименование товара и его количество) считаются согласованными, если они указаны в актах приема-передачи с указанием ссылки на договор.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Акт приема-передачи – это официальный документ, подтверждающий факт приемки или передачи товарно-материальных ценностей и документов либо фиксирующий завершение выполнения условий договора.

По сути форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому с легкостью можно варьировать с графами документа. Однако отдельные разновидности этого документа имеют свои особенности составления и оформления. Для многих разновидностей актов возможно использование унифицированных форм, несмотря на то что с 2013 года отменено их обязательное применение. В любом случае акты приема-передачи должны быть оформлены на бланке организации и утверждены распорядительным документом руководителя организации.

Заметим при этом, что при всем многообразии актов имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при их составлении. Обозначим основные из них.

Так, все акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Главное при составлении этих документов – четкое определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте.

Обязательными реквизитами акта являются те, которые установлены для оформления первичных документов. Напомним их: название организации, название вида документа (например, «Акт приема-передачи основного средства»), дата составления, место составления, регистрационный номер, заголовок по тексту, подписи составителей с указанием их должностей и при необходимости места работы. Акт приема-передачи должен быть оформлен грифом его утверждения.

В результате начиная с момента подписания соответствующего договора (например, купли-продажи) у обеих сторон, участвующих в сделке, возникают определенные материальные обязанности и права по отношению друг к другу. При этом подписанный сторонами акт приема-передачи официально подтверждает исполнение в полном объеме всех материальных условий сделки, тем самым усиливая юридическую сторону события.

Заметим также, что в акте приема-передачи как основного средства, так и оборудования, товара и других материальных ценностей, как ни в каком другом документе, подробно рассматриваются качественные и количественные характеристики предмета происшедшей передачи и получения ценностей.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

При передаче основного средства в акте приема-передачи для цели правильной организации бухгалтерского учета объекта ОС следует обязательно указать такие дополнительные сведения, как остаточная стоимость, амортизационная группа, срок эксплуатации.

Обозначим еще один, на наш взгляд, существенный момент. Акт приема-передачи уместно использовать также при перемещении любых ценностей с одного склада на другой, в том числе на сохранение, в рамках не только разных организаций, но и в пределах одной организации. Данный документ необходимо хранить в бухгалтерии.

Стоит заметить, что Налоговый кодекс РФ не предусматривает обязательное использование акта приема-передачи, например, при поставке товаров. Однако использование утвержденного организацией документа позволяет организации избежать множества проблем, которые могут возникнуть в результате проверки ее деятельности контролирующими органами.

Напомним, что для минимизации бухгалтерских и налоговых рисков важнейшая роль принадлежит грамотно оформленным первичным документам, а акт приема-передачи – настоящая панацея для организации в части документального оформления передачи и получения товарно-материальных ценностей.

При этом заметим: существует мнение, что при наличии накладной в случае перемещения товарно-материальных ценностей отпадает необходимость в оформлении акта приема-передачи. Отчасти с этим мнением можно согласиться.

Однако стоит понимать, и подчеркнем это еще раз, что акт приема-передачи ТМЦ является единственным подтверждающим документом, в котором прописываются все характеристики передаваемых ценностей, в том числе и имеющиеся дефекты в случае их наличия. В результате этот документ способствует не только урегулированию возникших спорных ситуаций с контрагентами, но и направлен на проведение успешных сделок.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Акт приема-передачи оформляется обычно на бумажном носителе, однако совсем недавно появились форматы, которые позволяют направлять этот документ в электронном виде не только контрагентам, но и в налоговую инспекцию.

В связи с тем, что уже в январе текущего года появились форматы для передачи данных о ТМЦ и сведений о работах и услугах в электронном виде, в силу положений Налогового кодекса РФ акты приема-передачи, истребуемые, например, налоговым органом, можно отправить по телекоммуникационным каналам связи. Однако такой способ допускается только в том случае, если документы составлены по форматам, установленным ФНС РФ. В противном случае в инспекцию следует представить на бумажном носителе копию этого документа, заверенную организацией, с отметкой о том, что документ снабжен квалифицированной электронной подписью (см. приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).

При этом сделаем оговорку, что в случаях, предусмотренных законодательством РФ или договором, когда акт приема-передачи необходимо представить на бумажном носителе, организация обязана подготовить таковой именно на бумажном носителе.

Часто встречаемые ошибки

Так, зачастую ошибки возникают со стороны того продавца, который к составлению документа подходит формально, а покупатель при приеме этих документов не проявляет должной осмотрительности.

Да, при обнаружении ошибок в первичных документах, в том числе и в актах приема-передачи, можно внести исправления. Но если документ носит двусторонний характер, то сделать это можно лишь по согласованию с участниками соответствующей хозяйственной операции путем заверения исправительных записей подписями лиц, подписавших эти документы, с указанием даты внесения исправлений.

В отдельных случаях продавец имущества с целью исправления ошибочных записей может подготовить дополнительное соглашение к уже имеющемуся акту приема-передачи, который необходимо оформить юридически грамотно. Форма этого соглашения, как и основного акта приема-передачи, должна иметь необходимые реквизиты и графы, должна быть утверждена руководителем организации и заверена подписями лиц, составивших этот документ. Желательно порядок исправления ошибок в первичных документах изложить в учетной политике организации.

ПОЗИЦИЯ ФНС

Допускаются незначительные помарки в первичных учетных документах. Однако должно соблюдаться условие: эти неточности не помешают инспекторам выявить продавца и покупателя товаров, наименование и стоимость продукции.

— Письмо от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104.

Порой может случиться и такой казус, когда стороны, заключая безвозмездные договоры, полагают, что, поскольку движения денежных средств не происходит, подобные операции не влияют на налогообложение «упрощенца», и к подготовке первичных документов относятся, мягко говоря, безответственно.

Так, если продавец основного средства отнесется формально к составлению акта приема-передачи основного средства, то в этот документ могут «вкрасться» ошибки. В частности, предыдущим собственником основного средства может быть неверно определен код ОКОФ, как следствие, будет неверно установлена амортизационная группа передаваемого объекта основного средства, и в результате у покупателя при этом могут возникнуть определенные финансовые последствия.

Отдельные ошибки могут быть выявлены и при налоговых проверках, проводимых у новых правообладателей товарно-материальных ценностей.

Порядок исправления ошибок, допущенных в актах приема-передачи ТМЦ, рассмотрим на практических примерах.

Пример 1.

ООО «Стандарт», применяющее УСН с объектом налогообложения «доходы», продает офисную мебель и является учредителем ООО «Восток», которое также применяет УСН с объектом налогообложения «доходы». Доля ООО «Стандарт» в уставном капитале ООО «Восток» составляет 20%.

13 января 2016 года ООО «Стандарт» приобрело для перепродажи партию письменных столов, каждый из которых стоимостью 37 600 руб., в т. ч. НДС – 5760 руб. 22 января по акту приема-передачи один стол стоимостью 32 000 руб., без учета НДС – 5760 руб., был безвозмездно передан ООО «Восток».

Бухгалтер организации ООО «Восток» данную хозяйственную операцию не отразил ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете, ввиду того, что состоялась всего лишь безвозмездная передача. Правильно ли поступил бухгалтер ООО «Восток»?

Нет, неправильно. И вот почему.

Во-первых, поскольку ООО «Стандарт» владеет только 20% доли в уставном капитале ООО «Восток», бухгалтер должен отразить в доходах стоимость безвозмездно полученного от учредителя имущества согласно пп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ.

Во-вторых, обратим внимание на цену, указанную в первичном документе, т. к. в акт приема-передачи «вкралась» ошибка, которую организация-продавец исправила. Для этого им было подготовлено дополнительное соглашение, оформленное к акту приема-передачи, которым изменена стоимость переданного имущества, ибо стоимость безвозмездно переданного стола должна включать в себя НДС, т. к. ввиду применения УСН налог нельзя принять к вычету, поэтому в дополнительном документе следует указать его фактическую цену с учетом НДС – 37 600 руб. Этот документ необходимо подготовить на бланке организации и заверить подписями сторон.

В-третьих, в бухгалтерский учет необходимо внести изменения. Эту хозяйственную операцию следует отразить в виде следующих бухгалтерских записей:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)	Операция
60	91	37 600	Получен внереализационный доход
10	60	37 600	Получено имущество

В-четвертых, в налоговом учете также необходимо внести изменения. Эта величина должна найти отражение в Книге доходов и расходов в размере 37 600 руб.

Это связано с тем, что в бухгалтерском учете должны находить отражение все хозяйственные операции, проводимые в соответствии с полученными первичными документами (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ в ред. от 04.11.2014). А в налоговой базе согласно п. 1 ст. 346.15 НК РФ должна отражаться не только выручка от реализации, но и внереализационные доходы, поименованные в ст. 250 НК РФ. Согласно п. 8 ст. 250 НК РФ стоимость безвозмездно полученного имущества должна быть определена исходя из рыночных цен. Поскольку в нашем примере известна фактическая цена приобретения, то она и будет участвовать при налогообложении у приобретателя имущества. Следовательно, 22 января 2016 года, в день подписания акта приема-передачи, согласно п. 1 ст. 346.17 НК РФ нужно было отнести на доходы 37 600 руб. Из-за того, что бухгалтер этого не сделал, база по единому налогу на эту сумму оказалась заниженной, в итоге налог не доплачен на 2256 руб. (37 600 руб. х 6%).

Из этого примера сделаем вывод, что основой налогового учета являются первичные документы, используемые в бухгалтерском учете.

Следовательно, ошибки, имеющиеся в первичных документах, приводят к искажению данных как бухгалтерского, так и налогового учета.

При этом стоит заметить, что налоговую систему организации можно рассматривать как одного из пользователей бухгалтерской информации.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом № 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота.

— Письмо от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

Пример 2.

ООО «Сигма» применяет УСН «доходы минус расходы». В январе 2016 года организация приобрела у ООО «Магнит» бывший в эксплуатации электродвигатель. Объект основного средства принят к учету 25 января по его первоначальной стоимости в размере 177 000 руб. с учетом НДС. В этот же день сторонами был подписан акт приема-передачи по форме ОС-1. Согласно акту, представленному продавцом, прежний владелец относил рассматриваемое имущество к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования 75 месяцев. До реализации объект ОС находился в эксплуатации у предыдущего собственника 15 месяцев.

Однако исходя из технических характеристик и документации к передаваемому объекту ОС следует, что данный объект ОС нужно включить в пятую амортизационную группу, минимальный срок полезного использования которого составляет 85 месяцев.

К тому же на балансе ООО «Сигма» уже числятся приобретенные ранее у других поставщиков подобные электродвигатели. В соответствии с классификацией ОС при вводе их в эксплуатацию они были включены в пятую амортизационную группу. Согласно учетной политике амортизация в организации начисляется линейным методом.

Возникает вполне резонный вопрос: нужно ли вносить изменения в акт приема-передачи, подписанный с ООО «Магнит»?

Как ни странно, официальных разъяснений компетентных органов по рассматриваемой проблеме немного, и те не едины в своем мнении. Арбитражная практика, к сожалению, по этому вопросу также немногочисленна. К тому же мнения судей разных округов не отличаются единством, а на высшем уровне подобная проблема пока не рассматривалась.

Однако полагаем, что выход из сложившейся ситуации все-таки есть.

Так, с одной стороны, приобретая объекты ОС, можно положиться на грамотность продавца, ибо у нового собственника нет обязанности исправлять ошибки предыдущего. Но, с другой стороны, отсутствие обязанности не свидетельствует об отсутствии права. И это право, очевидно, может возникнуть при ухудшении финансового положения покупателя.

В этой ситуации считаем, что нужно внести изменения в акт приема-передачи, на основании которого можно четко обозначить пятую амортизационную группу. Если бывший собственник не пожелает вносить изменения или не захочет представить новый документ, сопровождающий сделку, то ООО «Сигма» может смело установить срок полезного использования приобретенного объекта исходя из классификации ОС и его технических характеристик. Однако в данном случае, на наш взгляд, следует запастись доказательствами того, что организация пыталась заполучить нужные документы.

Вывод. Реальный и документально подтвержденный срок эксплуатации бывшего в эксплуатации приобретенного объекта ОС «упрощенцу» нужно установить для цели бухгалтерского учета, ибо это окажет влияние не только на величину остаточной стоимости объекта, но и отразится в конечном итоге на величине финансового результата деятельности организации.

Что касается налогового учета, то в связи с тем, что объект ОС приобретен для производственной деятельности организации, то согласно п. 4 ст. 346.16 НК РФ расходы на приобретение амортизируемых основных средств включаются в расходы для цели налогообложения «упрощенца» независимо от группы амортизации.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы. Полагаем, что и для целей бухгалтерского учета могут использоваться аналогичные критерии существенности ошибок.

— Письмо от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.

Нужно ли подписывать акт при оказании услуг?

Скажем сразу, что гл. 39 ГК РФ не только не содержит указаний о необходимости составлять акты приема-передачи в подтверждение исполнения договора возмездного оказания услуг, но и не содержит обязательных требований к тому, какими доказательствами должен обосновываться факт оказания услуг. К тому же подчеркнем, что положения ст. 779 ГК РФ даже не предусматривают документа, свидетельствующего о передаче результатов работы заказчику в случае, если определенная деятельность исполнителя не имеет овеществленного результата. К сожалению, и судебная практика не предоставляет нам единого мнения по этому вопросу.

Остается констатировать тот факт, что в договоре возмездного оказания услуг необходимо предусмотреть пункт, согласно которому результаты работы будут переданы заказчику двусторонним актом приема-передачи услуг. При этом, по нашему мнению, согласно п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ обозначенный акт приема-передачи услуг признается надлежаще оформленным, если в нем приведены не только названия оказанных услуг, но и их конкретное описание, объем и цель оказания этих услуг. Суды исходят из того, что акт приема-передачи услуг, оформленный ненадлежащим образом, не может подтверждать произведенные расходы для цели налогообложения. В поддержку этой позиции можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.02.2014 № А42-7952/2012. Аналогичные выводы содержат постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.09.2013 № А46-29654/2012, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.12.2009 № А33-15933/2008 и др.

ПОЗИЦИЯ СУДА

Действия налогоплательщика, подписавшего акт, в котором не конкретизированы виды и способы предоставления услуг, сроки и периодичность их приема-сдачи, а также отсутствуют сведения о фактическом объеме оказанных услуг и порядке определения их стоимости, направлены на получение необоснованной налоговой выгоды.

— Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.04.2014 № А79-3311/2013.

Акт приема-передачи документов

Так, существует вид актов приема-передачи, который подразумевает перемещение документов. Это документ, который обладает юридической силой, и он является обязательной составляющей договора по документообороту. Ведь многие организации обмениваются очень серьезными документами, оформление которых стоит дорого, и их наличие регламентирует особые виды деятельности. Утеря таких бумаг чревата закрытием бизнеса. Поэтому передача лицензий, свидетельств, разрешений и пр. должна происходить только с оформлением актов приема-передачи, ибо в них вносится полный список документов, подлежащих передаче, с указанием названия, серии и номера. Также обязательно нужно указывать вид документа – подлинник это или копия.

Причем необходимо учесть, что любое перемещение документов подразумевает составление акта. При этом движение документов не только в одну сторону, но и в другую, т. е. обратно.

Таким образом, передаем на хранение – составляем акт, передаем назад владельцу – также составляем акт. Заметим при этом, что на акте в обязательном порядке указываются фамилия и должность того лица, который проводил сверку передаваемых документов, и дата их передачи.

Исходя из изложенного, можно сделать вывод, что в целях минимизации бухгалтерских и налоговых рисков важнейшая роль принадлежит юридически грамотно оформленным первичным документам, ибо первичные документы находятся в самом начале цепочки учетного процесса.

По аналогии со счетами-фактурами, для УПД предусмотрена возможность выставления исправленных документов (отдельно проставляется поле «Номер исправления» и «Дата исправления»), корректировочных УПД (УКД), а также аннулирования УПД.

Исправленный УПД (иУПД) – документ, который выставляется в случае изменения реквизитов в «шапке» универсального передаточного документа, а также данных по товарам (выполненных работ, оказанных услуг).

Универсальный корректировочный документ (УКД) – отдельно предусмотренный тип электронного документа, наиболее близким аналогом которого является корректировочный счёт-фактура. Аналогично традиционным электронным счетам-фактурам, УКД создаётся в случаях изменения стоимости/количества товарных позиций в УПД.

Варианты работы по исправлению ошибок в выставленных УПД может идти следующим образом:

1. Перевыставление новой версии УПД. Данный вариант технически возможен, но является не самым оптимальным с точки зрения налоговых рисков и соответствия Постановлению №1137. При этом, существуют ошибки, при которых требуется перевыставление УПД, например: 
   504 Gateway Time out – это код состояния HTTP, который означает, что один сервер не получил своевременный отклик от другого сервера, к которому он обратился, пытаясь загрузить веб-страницу или выполнить запрос браузера. Она может возникать вместе с 502 Bad Gateway и исправляется только посредством перевыставления УПД.
2. Выставление исправленного УПД с номером исправления и датой исправления. Номер самого документа остаётся прежним.
3. Выставление корректировочного УПД. Ему присваивается отдельный номер, а также прописывается ссылка на оригинальный УПД.

Также доступно аннулирование УПД. Документы, которые можно аннулировать:

• Исходящий УПД независимо от его статуса
• Входящий УПД со статусом «Завершён», либо «Получен „Титул покупателя“»

Платформа Ediweb позволяет проводить вышеуказанные действия как с помощью веб-интерфейса, так и с помощью интеграционных соединений.

Ниже представлены особенности бизнес-процессов при работе с УПД в разрезе торговых сетей (Табл. 1).

Табл. 1. Особенности при работе с УПД

Компания / сеть	Функция УПД	Реализовано: исправленный УПД / УКД / Аннулирование	Типы EDI-сообщений, на основании которых можно формировать УПД
Castorama	СЧФДОП	Перевыставление УПД, Аннулирование	RECADV
DNS (ООО ДНС Ритейл)	СЧФДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД, Аннулирование	ORDERS
DOSTAевский	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД	RECADV
Hoff (ООО Домашний интерьер)	СЧФДОП	УКД, Аннулирование	ORDERS, DESADV
Leroy Merlin (ООО Леруа Мерлен Восток)	СЧФДОП, ДОП	До получения «Титула покупателя» — перевыставление УПД, после — исправления на бумаге, УКД, Аннулирование при предварительном согласовании.	DESADV
METRO	СЧФДОП, СЧФ	Перевыставление УПД. После поставки расхождения устраняются с помощью INVOIC. Когда INVOIC согласован и все расхождения устранены, на основании его создается УПД, который подписывается и передается.	Автоматически на основании INVOIC
Ozon (ООО Интернет решения)	СЧФДОП, ДОП	Аннулирование, УКД, иУПД	Маркетплейс: автоматически на основании Excel, отправленного на эл.почту Работа с EDI: на основании ORDERS
Selgros	СЧФ, СЧФДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	DESADV (до приёмки, УПД с признаком маркировки), RECADV (после приёмки, УПД без маркировки)
Wildberries (ООО Вайлдберриз)	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, Аннулирование, УКД	«С нуля»
X5 Group	СЧФДОП, СЧФ, ДОП	иУПД , УКД	ORDERS, RECADV
220 Вольт	СЧФДОП	Перевыставление УПД	RECADV
Азбука вкуса	СЧФДОП, ДОП	иУПД, Аннулирование	ORDERS
Аксон	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД	RECADV
Атак	СЧФДОП	иУПД, УКД, Аннулирование	DESADV
Ашан	СЧФДОП	иУПД, УКД, Аннулирование	ORDERS
Батыр (АО Башбакалея)	СЧФДОП	иУПД, УКД, Аннулирование	DESADV
Бауцентр	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД	«С нуля»
Бетховен (ООО Пет Ритейл)	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД	RECADV
Бристоль	СЧФДОП	Перевыставление УПД	ORDERS, DESADV, RECADV
Вимос	СЧФДОП, ДОП	иУПД, перевыставление УПД	Автоматически после отправки заказа в Excel на эл.почту
Верный (ООО Союз Св. Иоанна Воина)	СЧФДОП	иУПД, УКД	RECADV
ВкусВилл	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	«С нуля»
ГК «Виктория»	Исходящий: СЧФ, СЧФДОП Входящий: СЧФДОП	иУПД, УКД	RECADV
ТК «Время Простора» (ООО Вега)	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	RECADV
Высшая лига	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД	DESADV
Вятские рассветы	СЧФДОП, ДОП	иУПД	ORDERS
Глобус (ООО Гиперглобус)	СЧФДОП, СЧФ+ДОП	иУПД, УКД	DESADV, RECADV
Гулливер	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД	DESADV, RECADV
ГФ Трейд (Grow Food)	СЧФДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	RECADV
Да! (ООО Фреш маркет)	СЧФДОП	Перевыставление УПД, Аннулирование	DESADV, RECADV
Детский мир	СЧФДОП, СЧФ, ДОП	УКД	RECADV
ДоброСтрой (ООО Электротехническая компания)	СЧФДОП	Перевыставление УПД, УКД	RECADV, DESADV (при наличии положительного APERAK)
Доброцен (ООО Правильный выбор)	СЧФДОП	Перевыставление УПД, Аннулирование	RECADV
Домашний гастроном	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД	DESADV, RECADV
Домовой (УК Старт)	СЧФДОП	иУПД, УКД	«С нуля»
Дикси	СЧФ, СЧФДОП, ДОП	иУПД, УКД	DESADV, RECADV
Европа	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	DESADV, RECADV
Евроритейл	СЧФДОП	иУПД	RECADV
Журавли (ООО Ритейл)	СЧФДОП	УКД	ORDERS, DESADV
ИКЕА	СЧФДОП, ДОП	иУПД, УКД	«С нуля»
Интерторг	СЧФДОП	Перевыставление УПД, Аннулирование	RECADV
Камаз	СЧФДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД, Аннулирование	ORDERS, DESADV, RECADV
Караван	СЧФДОП	иУПД, УКД	DESADV
Кенгуру (ООО Кенгуру-ОПТ)	СЧФДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	ORDERS, DESADV
Командор-Холдинг	СЧФДОП	УКД	DESADV, RECADV
Комос Групп	СЧФ, СЧФДОП	Перевыставление УПД, УКД	DESADV
Колорлон	СЧФДОП, ДОП	Аннулирование, УКД	ORDERS
Кировский	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД и УКД после получения  «Уведомления об уточнении»	DESADV, RECADV
Краски России (ИП Копытин)	СЧФДОП	Перевыставление УПД	RECADV
Красное и белое (ООО Лабиринт)	СЧФДОП	Перевыставление УПД, УКД, Аннулирование	RECADV
Красный Яр	СЧФДОП	Перевыставление УПД	RECADV
Крымская сырная компания	СЧФДОП	иУПД, УКД	ORDERS
Лама	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	RECADV
Лента	СЧФ, СЧФДОП	иУПД, УКД	ORDERS (для СЧФДОП / ДОП); DESADV, RECADV (для СЧФ).
Лента-Центр	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД, Аннулирование	ORDERS
Ленкапитал	СЧФДОП, ДОП	УКД	ORDERS, DESADV
Линия (АО Корпорация ГРИНН)	СЧФДОП, ДОП	иУПД , УКД, Аннулирование	RECADV
Магнит (АО Тандер)	СЧФДОП, СЧФ+ДОП	иУПД, УКД	ORDERS, DESADV, RECADV
Магнолия	СЧФДОП	иУПД, УКД	ORDERS
Макси	СЧФДОП	иУПД, УКД, Аннулирование	DESADV (УПД с содержанием маркировки, отправляется до поставки) RECADV (УПД без маркировки, отправляется после поставки)
Максидом	СЧФДОП	Перевыставление УПД	RECADV
Мастер Вин	СЧФДОП	Перевыставление УПД	ORDERS
Мирадин	СЧФДОП, ДОП	УКД	ORDERS, DESADV
Молния-SPAR	СЧФДОП, ДОП	иУПД, УКД	DESADV
Монетка	СЧФДОП	УКД, в случае расхождений в «шапке» документа – перевыставление УПД	RECADV
Мегастрой (ООО Агава)	СЧФДОП, ДОП	УКД, Аннулирование	«С нуля»
АО Мерседес-Бенц РУС	СЧФДОП	Аннулирование	–
Метрополис	СЧФДОП, ДОП	УКД, Аннулирование	RECADV
Мираторг (ООО ПродМир)	СЧФДОП	Перевыставление УПД, УКД	RECADV
Мясная компания	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	«С нуля»
Нелт-Ритейл	СЧФДОП	Перевыставление УПД, УКД	RECADV
Нестле Кубань	СЧФДОП, СЧФ СЧФ+ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	«С нуля»
Низкоцен (ООО Холлифуд)	СЧФДОП, ДОП	иУПД, УКД	RECADV. Если товар с маркировкой, то DESADV.
НОВЭКС	СЧФДОП	Перевыставление УПД	RECADV
Нск Холди	СЧФДОП,  СЧФ+ДОП	иУПД, УКД на бумаге	DESADV, RECADV
О’кей	СЧФДОП, СЧФ, ДОП	иУПД, УКД	DESADV (не используется при УПД (ДОП), RECADV, ORDERS
Оптоклуб Ряды	СЧФДОП	иУПД, УКД	RECADV
Ордер (ИП Хавронин)	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	RECADV (DESADV по доп.соглашению)
Паритет Консалт	СЧФДОП, ДОП	УКД	ORDERS, DESADV
АО Парфюм	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД	DESADV (рекомендуется), RECADV
Пловдив (ООО Петроторг)	СЧФ, СЧФДОП	Перевыставление УПД, УКД	RECADV
Подружка (ООО Табер Трейд)	СЧФДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	RECADV
Покупочка (ГК «Тамерлан»)	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	DESADV, RECADV
Правильная корзинка (ООО Корзинка-6)	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД	«С нуля»
Призма	СЧФДОП, ДОП	иУПД, УКД	ORDERS
Петрович	СЧФДОП	иУПД, УКД	ORDERS, DESADV
Реалъ	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	DESADV, RECADV
РосАл (ООО Актив)	СЧФДОП	иУПД, Аннулирование	DESADV
Русская рыбная компания (ООО РРК Ритейл)	СЧФ, СЧФДОП, ДОП	УКД, иУПД	ORDERS, DESADV
Самокат (ООО Умный Ритейл)	СЧФДОП, ДОП	УКД, иУПД, иУКД	DESADV
СПАР Миддл Волга	СЧФ – для всех поставщиков СЧФДОП – для поставщиков маркируемой продукции	иУПД (в случае ошибки в «шапке» документа) УКД (в случае ошибки в товарной части и итоговых суммах)	RECADV
СПАР Тула	СЧФДОП	Перевыставление УПД, УКД	RECADV
Сельта	Входящий СЧФДОП	—	—
Семишагофф	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, УКД, Аннулирование	RECADV
Семья (Пермь)	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	DESADV, RECADV
Сибирский гигант	Исходящий: СЧФДОП Входящий: СЧФДОП	иУПД	ORDERS, DESADV, RECADV
Система глобус	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД	DESADV
Сити Гурмэ (ООО Делюкс)	СЧФДОП	иУПД	DESADV
Сладкая жизнь	СЧФДОП	иУПД, УКД	RECADV
Солнечный круг	СЧФДОП	УКД	RECADV
Строительный двор	СЧФДОП	иУПД, УКД	ORDERS, DESADV, RECADV
Стройландия (ИП Филиппов)	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД	ORDERS, DESADV
Табрис (ООО ТВК-Р)	СЧФДОП, ДОП	УКД, Аннулирование	ORDERS, DESADV
АЗС «Татнефть»	СЧФ	УКД	ORDERS, DESADV
Текиладжаз	СЧФДОП, ДОП	УКД	ORDERS, DESADV
ТД «Сима-Ленд»	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД, УКД, Аннулирование	«С нуля»
Улыбка радуги	СЧФДОП, ДОП+СЧФ	иУПД, УКД	DESADV
Фруттрейд	СЧФДОП, ДОП	УКД	ORDERS, DESADV
ФЦ Сибирь	СЧФДОП, СЧФ+ДОП	иУПД, УКД на бумаге	DESADV, RECADV
Хилти Дистрибьюшн ЛТД	Входящий: СЧФ, СЧФДОП, ДОП	—	—
Холидей Классик	СЧФДОП, СЧФ+ДОП	иУПД, при приёмке УКД только на бумаге	DESADV – СЧФДОП и ДОП (до приёмки) RECADV – СЧФ (после приёмки)
ИП Чогандарян	ДОП	Отсутствует	«С нуля»
Челны-Хлеб	СЧФДОП, ДОП	Перевыставление УПД, иУПД	ORDERS, DESADV, RECADV
Эссен (ООО Оптовик)	СЧФДОП	иУПД, корректировка на бумаге	RECADV
Яндекс	СЧФДОП	Перевыставление УПД	ORDERS, DESADV
Яндекс.Лавка	СЧФДОП, ДОП	иУПД, УКД, Аннулирование	ORDERS, RECADV
Ярче! (ООО Камелот-А)	СЧФДОП	иУПД, Перевыставление УПД, Аннулирование	RECADV

Автор: Марина Климова – профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Первичные документы

Традиционные методы внесения исправлений в документы, оформленные на бумажном носителе, не подходят для электронного документооборота.

В нормативной базе только-только начали появляться правила внесения исправлений в электронную первичку. Причем в Законе о бухучете этому вопросу внимание вообще не уделяется (есть только общие слова в п. 7 ст. 9, которые никак не применить к цифровым документам). Так что до момента вступления в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» хозяйствующие субъекты в этом смысле были предоставлены сами себе и им оставалось только действовать по аналогии с порядком исправления ошибок в счетах-фактурах.

А вот какое решение предлагает ФСБУ 27/2021 (п. 18, 20):

• допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются экономическим субъектом. Это означает, что приемлемый для компании подход нужно закрепить в учетной политике;
• первичный документ, составленный в электронном виде, можно исправить путем составления нового (исправленного) электронного документа;
• новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Обратите внимание: вносит исправления и заверяет их своей электронной подписью составитель документа, а не иное лицо, поскольку за достоверность данных отвечает именно подписант и вносить корректировки без его ведома недопустимо. Если исполнитель к моменту внесения правок сменился, это целесообразно оговорить в примечаниях к исправленному документу, чтобы констатировать, что нормативные требования не нарушались;
• средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

По существу, предложен вариант, аналогичный составлению исправленных счетов-фактур: нужно сохранить дату и номер (при наличии) подлинника, указать номер и дату исправления, тем самым связав первоначальный и скорректированный документы, а остальные реквизиты привести уже без ошибок. Тогда по совокупности в первоначальном документе и документе с исправлениями будет в наличии информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями ответственных лиц.

В тех случаях, когда формат первичного электронного документа разработан ФНС России, именно такой порядок внесения исправлений и реализуется, например, применительно:

• к формату акта о приемке выполненных работ (Приказ ФНС России от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@),
• к формату документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке (Приказ ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@),
• к формату документа о передаче товаров при торговых операциях (Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).

При самостоятельной разработке форматов электронных первичных документов логично пойти этим же путем.

Счета-фактуры

Порядок выставления счетов-фактур, в том числе исправленных, определен ст. 168, 169 НК РФ, Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137); особенности порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме установлены Приказом Минфина России 05.02.2021 № 14н (далее – Порядок № 14н).

Исправление осуществляется путем создания нового файла документа.

В исправленном счете-фактуре обязательно проставляется порядковый номер исправления и дата его внесения, но – также обязательно – сохраняются первоначальные номер и дата самого документа. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в общем порядке (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137 (далее – Правила)).

«Такском-Файлер» – универсальный сервис электронного документооборота

• Прост, как электронная почта
• Надёжен, как автомат Калашникова
• Web-версия + мобильное приложение
• Идеальный вариант для розницы, работающей с маркированным товаром

Обратите внимание: если исправленный счет-фактура составляется после того, как первоначальному был составлен один или несколько корректировочных счетов-фактур, то в графах 3 (количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав); 4 (цена (тариф) за единицу измерения (без НДС)); 5 (стоимость всего количества (объема) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (без НДС); 6 (сумма акциза); 8 (сумма НДС); 9 (стоимость (с учетом НДС) исправленного счета-фактуры данные приводятся без учета изменений по строке Б (после изменения), а в графах 5, 6, 8 и 9 – без учета изменений по строкам В (увеличение), Г (уменьшение) (абз. 1 п. 7 Правил).

Всегда ли при выявлении ошибки нужно составлять исправленный счет-фактуру? Нет, можно ограничиться случаями, когда ошибка препятствует налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименования товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, и когда ошибка вкралась в реквизиты прослеживаемости. В остальных случаях в силу прямого указания в п. 7 Правил новые экземпляры счетов-фактур не составляются. Это объясняется тем, что несущественные ошибки не мешают покупателю воспользоваться вычетом налога (см. п. 2 ст. 169 НК РФ), а значит, лишний документооборот ни к чему.

Исправленный электронный счет-фактура подписывается УКЭП руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, ИП. Интересно, что в случае со счетами-фактурами законодательство не требует, чтобы исправленный документ был заверен тем же подписантом, что и первоначальный.

Если ошибку в электронном счете-фактуре заметил покупатель, он направляет продавцу через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении электронного документа. При получении уведомления продавец устраняет указанные в нем ошибки в счете-фактуре и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме (п. 17, 18 Порядка № 14н).

К слову, формат уведомления об уточнении электронного документа утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ и обновлен Приказом ФНС России от 21.02.2023 № ЕД-7-26/133@. С учетом новой редакции документа формат уведомления можно использовать не только для обращения к продавцу с целью исправления счетов-фактур, но и для обращения участника ЭДО к своему контрагенту с просьбой о внесении исправлений в первичные документы: формат сделали универсальным.

После обнаружения существенной ошибки – самостоятельно или с подачи покупателя – продавец обязан сформировать и направить контрагенту исправленный счет-фактуру, но, к сожалению, заставить несознательного продавца сделать это невозможно: ни налоговое, ни гражданское законодательство не содержат положений, позволяющих понудить его к этому. Если ошибка, которую отказался исправлять продавец, препятствует вычету НДС у покупателя, тот может обратиться в суд с иском о возмещении причинных ему бездействием продавца убытков.

УПД

Статус УПД до сих пор остается спорным: что это – счет-фактура «с довеском» или первичный документ, совмещенный со счетом-фактурой? То есть, какова природа этого документа, какая его часть – локомотив? Если начать разбираться, становится понятно, что никакого электронного документа, который официально назывался бы «УПД», вообще не существует.

Бумажному УПД со статусом «1» (счет-фактура и передаточный документ (акт)) соответствует т. н. «счет-фактура с дополнительной информацией» – счет-фактура, применяемый при расчетах по НДС и первичный учетный документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав), в результате которой изменяется финансовое состояние передающей и принимающей стороны (функция «СЧФДОП») (п. 2 Формата, утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, Приложение 3 к Письму ФНС России от 28.05.2021 № ЕА-4-15/7407).

В целях формирования такого документа показатели счета-фактуры, установленные п. 5 ст. 169 НК РФ, дополнены на основании п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137, информацией, позволяющей применять электронный документ в качестве первичного документа.

Получается, что «биполярность» этого электронного документа заставляет нас при внесении в него исправлений учитывать как правила, предусмотренные налоговым законодательством для исправления счетов-фактур (в той части его реквизитов, которые соответствуют счету-фактуре), так и бухгалтерскими НПА для исправления первичных учетных документов (в той его части, где он выступает в роли документа об отгрузке).

Радикальное решение

Когда весь документ – одна большая ошибка, его можно аннулировать.

Нигде в законодательстве нет понятия или описания порядка аннулирования первичных документов, счетов-фактур или УПД.

Под аннулированием же вообще принято понимать признание чего-либо недействительным, не состоявшимся, не имеющим правовых последствий.

Например, если документы составили по ошибке в отношении не имевшего места факта хозяйственной жизни, то оснований для их исправления или корректировки не имеется – их логично аннулировать.

ФНС России в Письмах от 31.10.2022 № СД-4-3/14664, от 15.02.2023 № ЕА-3-26/2155@ не отвергает возможности аннулирования документов по договоренности контрагентов о признании отсутствия гражданско-правовых последствий ошибочно сформированного документа. Способ такого признания может быть установлен соглашением сторон.

Не имеющий правовых последствий и составленный по ошибке первичный документ следует изъять из учета (как бухгалтерского, так и налогового), а ошибочно внесенные при тех же обстоятельствах в книгу покупок или книгу продаж на основании недействительных счетов-фактур (УПД) записи аннулировать, зарегистрировав такие документы снова, но со знаком «минус».

Если ошибка выявлена до окончания налогового периода, запись делается в регистре за этот же квартал; если по окончании, то в дополнительном листе книги покупок или книги продаж за квартал, в котором такой документ был изначально зарегистрирован (по аналогии с нормами п. 11 Правил ведения книги продаж, п. 4, 9 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).

Если аннулирование записей в доплистах книги покупок (продаж) привело к увеличению суммы налога к уплате, налогоплательщик обязан представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию по НДС (п. 1 ст. 81 НК РФ). Аналогично следует действовать, если из-за ошибочно составленного и принятого к учету документа (который в дальнейшем аннулировали) оказались занижены начисления по налогу на прибыль за прошедший отчетный (налоговый) период.